电话接听和拨打礼仪

电话接听和拨打礼仪学习导航通过学习本课程，你将能够：●了解接听电话的基本礼节；●掌握接听电话的通话要点；●学会在适当时间拨打电话；●注意接打电话的细节。

电话是现代人之间交流和沟通的便捷工具，在商业活动中的应用越来越广泛，掌握接听、拨打电话的基本礼节和技巧对职场人士来说越来越重要。

一、接听电话的基本礼节1.左手持听筒大多数人习惯用右手拿电话听筒，但是，在与客户的电话沟通中往往要做文字记录，于是选择将话筒夹在肩膀上，稍有不慎，电话就会掉下并发出刺耳的声音，给客户带来不适。

为了消除这种尴尬现象，提倡用左手拿听筒、右手写字或操纵电脑，轻松自如地达到与客户沟通的目的。

2.三响内迅速接听电话很多员工担心处理方式不当得罪客户，招致老板的责备，因此把电话当做烫手山芋，抱着能不接就尽量不接的想法。

实际上，与客户进行电话沟通是对自身能力的锻炼，只要养成良好的接听习惯，接电话并不是困难的事情。

通常来说，要在电话铃声响过两声之后接听，千万不要等到第三声响过。

如果铃声三响之后仍无人接听，会让客户对公司产生不好的印象。

3.快速、礼貌报出公司名称随着年龄的增长，很多人的身价会越来越放不下来，拿起电话就问“喂，找谁，干嘛……？”这是很不礼貌的，很容易引起对方的反感。

正确的做法是，电话接通之后，接电话者应该主动向对方问好，立刻报出本公司或部门的名称，如“您好，这里是某某公司……”4.确定来电者身份、姓氏电话是沟通的命脉，很多较大规模公司的电话是通过前台转接的，因此确定来电者的身份非常重要。

如果接听者没有问清楚来电者的身份，在转接遇到问询时就难以回答清楚，浪费工作时间。

需要注意的是，在确定来电者身份时，要给予对方亲切、随和的问候，以免造成对方的不耐烦。

5.搞清对方来电目的清楚来电目的，有利于采取合适的处理方式。

接听者应弄清楚以下问题：本次来电的目的是什么？是否可以代为转告？是否一定要指名者亲自接听？是一般性的电话销售还是电话往来？……公司员工都应该积极承担责任，不要因为不是自己的电话就心不在焉。

6.通过声音传递表情沟通过程中表现出来的礼貌，最能体现人的基本素养。

养成礼貌用语随时挂在嘴边的习惯，可以让客户感到轻松、舒适。

在接听电话时，要注意声音和表情。

声音好听、待人亲切，会让客户产生来公司拜访的冲动；暴露不良心情、声音，会损害公司形象。

7.保持正确姿态接听电话过程中，应该始终保持正确的姿态。

当身体稍微下沉，丹田受到压迫时，声音常常无法正常发出。

因此要保持端坐的姿势，尤其不要趴在桌面边缘，这样声音就会自然、流畅、动听。

此外，保持笑脸也能够使客户感到愉悦。

8.复述对方来电要点电话接听完毕之前，要复诵来电要点，防止记录错误或偏差。

例如，应对会面的时间、地点、联系电话、区域号码等信息进行核查校对，避免出现错误。

9.最后道谢并送出祝福最后的道谢也是基本礼仪。

来者是客，以客为尊，不要因为不直接面对电话客户而认为其不重要。

客户是公司的衣食父母，公司的成长、盈利的增加都与其密切相关。

公司员工对客户应该心存感激，向他们道谢并送出祝福。

10.让对方先收线不管是制造行业，还是服务行业，在接打电话的过程中，要牢记让客户先收线。

先挂上电话，对方将听到“喀嗒”的声音，会感到不舒服。

在通话即将结束时，应该礼貌地请客户先收线，整个沟通过程才算圆满结束。

【案例】电话洽谈事务以下是台湾林宇女士与时光公司同仁的通话过程。

同仁：时光公司，您好！请问您找谁？林宇：请问高琦在吗？同仁：请问您是哪里？林宇：我是台湾的林宇。

同仁：麻烦您稍等，我帮您转接，看他在不在。

林宇：谢谢您！同仁：林小姐，很抱歉！高琦出去还没回来！请问您有什么事需要我转告他吗？林宇：麻烦您帮我转告高琦，录像带的脚本我已经发送到他的邮箱了，请他回来看看有没有需要修改的地方。

同仁：好的，我会转告高琦的。

林宇：谢谢您！同仁：不用客气！林宇：再见！二、接听电话的基本技巧掌握接听电话的必要技巧和手段，对于自我行销、让客户对公司产生良好印象，是很有帮助的。

一般来说，要想在电话中令人产生好感，应掌握5W1H通话要点。

1.遵守5W1H通话要点WHY（理由）WHY是指打电话的理由。

通过此次电话要达到什么目的？这个电话是不是非打不可？……这些是在打电话之前需要考虑清楚的，保证电话沟通的有效性。

打电话也要占用工作时间，能节省的要尽量节省。

WHAT（内容）WHAT是指打电话所要传达的内容。

为了使电话达到最大绩效，应该事先准备好所要讲述的内容，并思考采用何种方式传达信息，使对方能够马上领会。

电话的内容要使客户产生宾至如归的感觉，为公司赢得良好的口碑。

WHO（对象）WHO是指打电话的对象。

通话对象可能是总经理，也可能是普通职员，在电话开始时需要确认接电话者是不是所要找寻的人。

接电话的对象不同，涉及不同礼貌用语的使用。

不管接听对象是谁，在选择称呼时，都应该满足对方的优越感，以获得相应的回报。

WHEN（时间）WHEN是指选择对方比较合适的时间。

避免在对方工作忙碌、例会、用餐、休息等时间段内打电话，平时多注意收集详细资料，建立客户档案，从而获得对方较高的认同度。

WHERE（场所）WHERE是指确定与客户约会的具体地点。

一般来说，很多公司只有一个电话线路，地点确定不下来，占线时间过久定会影响对外通话系统。

打电话之前应该大致选好约会地点，通常选择两公司之间的某个地方。

HOW（方法）HOW是指如何在电话中恰当表达问题。

实在来不及在约定时间交货时，应该选择较妥善的说辞，能够让客户接纳。

简简单单的抱歉话语，是很难让客户接受的。

2.确定对方尊称及电话号码确定完5W1H问题后，还需要确定如何称呼对方、对方电话号码是否有误等。

出现电话号码或打电话对象错误时，应该向对方道歉，并想办法找到正确的。

3.真心诚意应答并感谢与客户的通话应该是真心诚意的。

在电话沟通过程中，可能会遇到不招人喜欢的客户，应注意不要对其表现出个人情绪，要始终保持心胸开阔和个性沉稳。

必要时，及时向对方表示感谢。

4.对答时不矫揉造作接电话时尽量轻柔一点儿，不要大声嚷嚷。

如果开口便是“你哪里？找谁？干啥……”，客户可能会有两种反应：着急挂电话或者采用更重的口气。

轻柔并不代表装腔作势或者矫揉造作，一定要把握好尺度。

5.专心应答，勿词不达意通话过程中，应始终专心应答，千万不要词不达意。

接电话的同时还做其他事情，没有听清楚客户的言语并要求其复述时，很可能让客户不耐烦。

电话铃声就是专心应答的开始，千万不要敷衍了事。

三、拨打电话的基本礼节打电话的许多礼节包括很多方面，具体而言，主要包括以下内容：1.选择适当的通话时间了解时间限制注意在恰当的时段内打电话。

通常，早上10：00～11：30、下午2：00～4：00是所有公司的“黄金”时段，尽量选择这些最有绩效的时段。

通话时机最佳的通话时机主要有两个：一是双方预先约定的时间，二是对方方便的时间。

尽量选择最佳通话时间，避开不适当的时段。

例如：某个公司最近发生了重大事情，这时候就不要频繁打电话，否则很容易造成尴尬的结果。

通话过程应做到待人以礼和文明大度，尊重自己的通话对象，尤其要注意语言、态度和举止文明，绝不能用粗陋庸俗的语言攻击对方，损害公司形象。

语言文明。

语言文明体现为牢记电话基本文明用语。

通话之初，要向对方恭敬地问一声“您好”，并自报家门；终止通话时，必须先说一声“再见”。

态度文明。

文明的态度有益无害。

当电话需要通过总机接转时，要向总机话务员问好和道谢，使他们感受到尊重；要找的人不在，需要接听电话的人代找或代为转告、留言时，态度更要礼貌；电话忽然中断，应立即回拨，并说明是线路故障所致，不要等对方来电；拨错电话号码，应对接听者表示歉意。

举止文明。

通话过程中虽然不直接见面，也应该注意举止文明。

例如，打电话时不要把话筒夹在脖子下，不要趴着、仰着、坐在桌角上，更不要把双腿高架在桌子上；不要以笔代手去拨号；通话时的声音不要过高，免得令对方深感“震耳欲聋”；话筒和嘴的最佳距离保持3公分左右；挂电话时应轻放话筒；不要说脏话，更不要对电话机采取粗暴举动。

2.确认通话对象身份电话接通之后，确认通话对象是必不可少的步骤，避免由于通话对象不对而闹出笑话或尴尬。

很多家庭成员的声音非常相似，如果在电话中冒失地将其他人当做通话对象，会让对方觉得打电话者缺少修养，甚至会闹出笑话。

3.征询通话者是否方便接听电话电话接通后，要先征询通话对象是否方便接听电话。

如果通话对象正在开会、接待外宾或者有急事要出门，应该晚一点儿再打过去。

要知道，当一个人处在繁忙之中时，是很难心平气和地接电话的。

4.长话短说，控制通话时间对通话时间控制的基本要求是：以短为佳，宁短勿长。

有些公司的通话系统只有一条外线，占线太久，很可能造成对方所有的对外通信被迫中断，耽误其他重要联络工作。

因此，打电话要遵守“3分钟原则”，牢记长话短说。

为了节省通话时间并获得良好的沟通效果，打电话之前和之中都需要斟酌通话内容，做到“事先准备、简明扼要、适可而止”。

事先准备把对方的姓名、电话号码、通话要点等通话内容整理好并列出一张清单。

这样做可以有效避免“现说现想、缺少条理、丢三落四”等问题的发生，收到良好的通话效果。

简明扼要通话时，最忌讳吞吞吐吐、含糊不清、东拉西扯。

经过简短的寒暄，就应当直奔主题，力戒讲空话、说废话、无话找话或者短话长说。

适可而止按照礼节，应该由打电话的人终止通话。

要传达的信息已经说完，打电话者应当果断地终止通话。

不要话已讲完，依旧反复铺陈，让人觉得做事拖拉、缺少素养。

5.问话清晰，不玩猜谜游戏在商务电话接听过程中，不要和对方玩猜谜性游戏。

很多时候，通话对象会一时无法想起打电话者的声音和名字，如果非要让其去猜，会令对方感到非常尴尬，甚至产生强烈反感。

6.最后表示祝福和感谢最后的祝福和感谢，是电话结束的必须步骤。

用轻柔的声音给予对方简单的祝福，能够给其留下美好印象。

四、接打电话的注意细节工作人员在打电话过程中，应注意以下事项：1.语音、语意要表达清楚通话过程要简单明了，尽量将语意表达清楚。

说话含糊、口齿不清，容易让通话对象感到不耐烦。

需要注意的是，在通话过程中，嘴里不要含着食物或其他东西。

2.平等待客，保持同样的通话口气不要因为对方身份的改变而改变通话语气，应始终以亲切、平和的声音，平等对待客人。

如果客人听到声音发生转变，很容易产生反感，认为打电话的人势利、没有教养。

3.多用尊称、礼貌用语打电话时要多使用“请”“谢谢”“对不起”“您好”“请问您哪里，请问有什么可以帮忙吗”等礼貌用语。

4.语速恰当、抑扬顿挫通话过程中，要注意言谈举止，三思而后言。

语速适当，既可以让对方听清楚所说的每一句话，还可以自我警醒，避免出现没有及时发现说错话。

语调尽量做到抑扬顿挫和流畅，给人舒服的感觉。