文件管理程序(1)

修改记录

目录

1. 目的

2. 适用范围

3. 相关文件

4. 职责

5. 工作程序

6. 记录

7. 附录

1.目的

通过对环境管理体系文件的编制、接收、核对、标识、发放、记录和更改控制,确保在所有场所都能及时得到和使用有效的文件并及时撤出失效的文件。

2.适用范围

本程序适用于公司的环境管理体系文件的控制(包括外来环境信息文件的控制)。受控文件范围如下:

a)公司环境管理手册及其附件(目标指标及环境管理方案、环境法律法

规及标准等)；

b)环境管理程序文件；

c)工作程序、内部管理程序或操作规程；

d)与相关方来往信函

上述文件可为任何媒体介质形式。

3.相关文件

EMS-SM-001 环境管理手册

4.职责

4.1文件中心负责文件的接收、标识、出版、分发、登记、更新、保管、归档、

处置;

4.2各要素主管部门、相关部门负责编制相应体系程序、工作程序、内部管理

程序，并组织实施与管理。

4.3文件接收部门负责该部门所接收文件的管理，并保证及时将环保方面的信

息及时传达到相关岗位。

4.4环境管理者代表负责组织对环境体系文件进行评审和修订。

5.工作程序

5.1文件编号方法

5.1.1环境管理手册编号

EMS－SM－001

5.1.2

EMS－SP

5.1.3

EMS－OP－×××

标准节、条号指GB/T24001第四章各节及各节的条号。其中4.4.6涉及的程序序号设定为460－489，4.4.7为490－499。

5.1.4环境体系对外信函编号：

LCLS ××××××MISC

5.2文件格式及编写要点

5.2.1环境体系文件按下列格式进行编写：

①目的

②适用范围

③相关文件

④职责

⑤工作程序

⑥记录

⑦附录

5.2.2文件编写通常包括活动的目的和范围，做什么和谁来做。何时何地以及何

时做，应采取什么设备和文件，如何对活动进行控制和记录等。

5.2.3工作程序是描述为实施环境管理体系所涉及的活动和过程。

5.2.4

5.3环境文件的编制、审查和批准

5.3.1环境体系文件的编、审、批权限规定

环境管理体系文件的编、审、批权限如下表：

5.3.2环境文件的编、审、批过程

5.3.2.1编写

文件的编写人员必须熟悉环境管理体系的相关要求，并且具有一定的工作经验和文字表达能力。

5.3.2.2审查

由编写人将编写完后的环境文件交文件中心打印并确定编号、版次、状态、补加封面（封面格式见附录A），之后由文件编写人按文件编写/审批权限规定的要求，报有关人员审查签字。

5.3.2.3批准生效

环境文件经批准人批准签字后，该文件即生效，生效日期即为批准人签字日期。

5.4文件的标识与分发

5.4.1文件经批准后，由文件中心编制文件的发放方案，经QA部审查，环境管

理者代表签字。文件中心根据文件的发放方案, 在发放的复印件上加盖受控标识，受控版本标识章为“受控版本供使用”；非受控版本标识章为“非受控版本仅供参考”。

5.4.2文件中心按文件发放方案将文件发送至各相关部门，各相关部门的文件接

收人员在发放方案上签收，并建立本部门的接收和借阅台帐。

5.4.3以上受控环境体系文件不得随意翻印，如工作需要确需翻印，须征得文件

中心同意，并在翻印件封面上加盖“非受控版本仅供参考”章。

5.5文件的更改(不包括外来文件)

5.5.1更改部门提出“文件更改申请单”(见附录B)。

5.5.2文件的更改申请由文件原会签及审批部门或人员审批，更改申请人员在申

请单上注明需哪些相关部门进行会签。

5.5.3原审批部门或人员因故不能合理审批时，原会签的审批部门或人员应向被

指定的会签及审批部门或人员提供审批所需要的有关背景资料或信息。

5.5.4文件中心根据审批的“文件更改申请单”的内容对文件进行修改。

当文件只有局部改动时由文件中心采用换页的形式更改。

当文件经过3次（包括3次）修改或主要内容修改后，文件应升版。5.5.5文件中心文件管理员将一份更改后的文件归档,抽出并销毁作废的文件,

将更改后的文件发送至相关部门。

5.5.6相关部门和人员将签收的文件进行登记，作废的文件由文件中心收回并销

毁。

如果作废的文件需要保留,则应由文件中心加盖“作废”章，方可留作参考。

5.5.7根据管理评审、内部审核及第三方审核的意见，对环境管理手册和程序进

行定期的或必要的修改，以保证环境管理手册和程序对现场活动控制的符

合性、适宜性和有效性。在环境管理手册和程序的前面要有修改的记录，修改记录中须包含下列信息：版次、修改段落、页码及范围，以及修改依据的文件。所有修改之处应用垂直线在页边标识。

5.6文件的保管

5.6.1QA部保存一套修改前的环境管理手册和程序。

5.6.2文件应保管在办公室文件橱(架)上，并贴有公司标志和文件名称的标签，

以方便查阅。

5.7文件的计算机管理

5.7.1文件中心发放的环境管理手册、程序和作业指导书等将同时登入公司内部

计算机网，以方便查询。

5.7.2文件中心将在公司内部计算机网络中建立“表格库”，汇集环境管理过程

中使用的各种空白表格，公司各部门或人员可直接调用。

6.记录

所有保存文件的部门，都要建立文件的接收、发放或借阅台帐。

7.附录

附录A 环境文件标准封面

附录B 文件更改申请单