文件管理程序
文件管理程序规定
文件管理程序规定1. 简介本文件旨在规范文件管理程序，确保文件的安全性和有效性。
以下是文件管理的相关规定。
2. 文件分类为了便于管理和查找，所有文件按照类别进行分类。
以下是常见的文件类别：- 重要文件：包括合同、协议、法律文件等；- 会议文件：包括会议议程、会议纪要等；- 培训文件：包括培训材料、培训手册等；- 公司文件：包括组织架构、规章制度等；- 项目文件：包括项目计划、进展报告等。
3. 文件命名规范为了方便识别和检索文件，所有文件应遵循统一的文件命名规范。
以下是文件命名规范的要点：- 使用清晰的文件名，能够描述文件内容；- 避免使用特殊字符和空格，可以使用下划线或连字符代替；- 文件名应简洁明了，尽量不超过30个字符。
4. 文件存储位置为了确保文件的安全性和可访问性，所有文件应存储在统一的文件存储位置。
以下是文件存储位置的规定：- 创建统一的文件夹结构，按照文件类别和年份进行分类；- 文件夹的命名应简洁明了，能够描述文件内容；- 为每个文件夹设定合适的访问权限，限制文件的访问范围。
5. 文件版本管理为了确保文件的变更可追踪和历史记录的完整性，所有文件的版本应进行管理。
以下是文件版本管理的相关规定：- 每个文件应有唯一的版本号，用于标识文件的不同版本；- 每次对文件进行修改时，应记录修改的日期、修改人和修改内容；- 旧版本的文件应保留一定时间，以备查阅和回溯使用。
6. 文件备份与恢复为了应对意外情况和数据丢失的风险，应定期对文件进行备份。
以下是文件备份与恢复的要求：- 定期将文件备份至稳定可靠的存储设备或云端；- 在备份时应确保文件的完整性和一致性；- 出现文件损坏或丢失时，应及时进行恢复或重新备份。
7. 文件销毁与归档为了遵守相关法律法规和保护信息安全，需要定期对文件进行销毁和归档。
以下是文件销毁与归档的规定：- 对于不再使用的文件，应及时进行销毁，并确保文件内容无法恢复；- 对于需要长期保留的文件，应进行归档，并设定适当的访问权限。
文件管理程序
质量程序文件程序名称：文件管理程序版本：2.0程序编号：拟制：审核：批准：会签部门会签人/日期会签部门会签人/日期品质部人事行政部生产部PMC部SMT部采购部技术部研发部塑胶部商务部体系管理部版本号更改部门更改人/日期审核人/日期批准人/日期生效日期更改内容1.0 文控中心1.1 体系管理部2.01目的为了对与质量体系有关的文件和资料（质量记录除外，质量记录的控制见《质量记录控制程序》）进行控制，确保其正确性、有效性和可追溯性，防止使用失效或作废的文件，特制定本程序文件。
2适用范围本程序适用于xx科技实业（深圳）有限公司和深圳市xx科技有限公司。
3职责3.1体系管理部文控中心：负责公司体系文件的编号、发放、更改控制和管理；负责外来文件的发放、更改控制和管理；3.2文件接收使用部门：负责接收文控中心发至的各类体系文件，并作签收登记，按照要求对各类体系文件进行传阅登记、建立目录检索；3.3各部门相关岗位人员：负责与本部门质量职责相关的各类质量体系文件的编制；4名词解释4.1质量体系文件质量体系文件是指质量体系实施中所涉及和形成的质量文件。
分三个层次：一级质量手册、二级质量程序文件和三级质量文件。
4.2质量手册质量手册是指阐述组织质量方针，并描述其质量体系的文件。
包括质量方针的陈述、引用的程序文件、与质量有关人员的岗位职责、权限，以及对手册的评审、修改和控制的规定等。
4.3质量程序文件是指为完成质量体系要求的某项质量活动所规定的途径。
它是针对一组相关的质量活动而制定的，它是质量手册的支持性文件，在结构上包含程序部分、流程图和相关表式。
4.4 三级质量文件详细的作业文件，如：检验规范、设计文件、工艺文件、工作指引、作业指导书、质量记录、测试软件等。
4.5 受控（质量）文件在质量体系中，从制定到作废的整个过程受文件管理控制的文件为受控文件，以“受控文件”章或文件编号作为受控文件的标识（文件正本在文件背面盖“正本文件”章）。
文件管理控制程序
文件管理控制程序1．目的及范围：建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及更新、储存等程序，确保公司文件得到及时准确的处理与安全有效的运转。
该程序适用于以上环节所涉及的有关部门及个人。
2．职责：2.1总经理室负责公司文件管理的总协调及总监督，并受理各部门有关文件延误的投诉；2.2各部室资料员负责文件管理的具体工作，即收发、登记、传递、用印、立卷、归档与销毁等。
3．工作流程：3.1 文件分类：3.1.1通用文件：指公司在生产经营活动中普遍使用的文件，分为内部文件、外来文件与外送文件。
A. 内部文件：即公司制作的只在公司内部使用的文件。
如请示单、报告、工作联系函、通知、会议文件、周记、制度文件等B.外来文件：即公司收到的由外单位制发的文件。
如法律法规、政府来文、供方来文、顾客来文、公共事业单位来文等C. 外送文件：即公司制作的对外发出的文件。
如对政府、供方、顾客、公共事业单位发出的文件等3.1.2 专用文件：指只在公司一定工作部门或者业务范围内使用的专门文件。
分为技术文件、财务文件、人事资料、合同文件与签价单与决算资料等。
A．技术文件：即以图纸为核心的工程建设专用文件。
如报批文件、标准图集、内业资料、图纸等。
B．财务文件：即在公司会计工作中形成与使用的会计核算专业材料。
如会计凭证、帐簿、报表及有关的财务报告等。
C．人事资料：即公司员工在应聘、转正、考评等人事活动中形成的反映个人基本情况、工作表现的个人资料。
D．合同文件：即在公司生产经营活动中与外单位签定的具有法律效力的文件。
如各类工程合同、设计合同、售楼合同等。
E．签价单：即审计核算部在签价认价时专用的文件。
F．决算资料：即审计核算部在办理工程结算审核过程中产生的文件。
3.1.3 记录：即公司各项质量活动留下的记录，是一种特殊类型的文件。
如合格供应商名录、培训记录、各类签到表、登记表等3.2 总要求：3.2.1 文件处理务必做到及时、准确、安全。
3.2.2 内外行文要求做到格式统一、要素完整、文号分明。
文件管理控制程序文件
文件管理控制程序文件一、目的为了确保公司文件的准确性、完整性、可用性和安全性，提高文件管理的效率和质量，特制定本文件管理控制程序。
二、适用范围本程序适用于公司内部所有文件的生成、审批、发布、存储、检索、使用、修改、废止等全过程的管理。
三、职责分工1、文件的起草者负责按照公司的规定和业务需求，准确、清晰地起草文件，并确保文件内容符合相关法律法规和公司政策。
2、部门负责人对本部门起草的文件进行审核，确保文件内容的合理性、准确性和完整性，符合部门的业务需求和公司的整体战略。
3、相关职能部门对涉及到本部门职责范围内的文件进行会签，提出专业意见和建议。
4、文控中心负责文件的编号、登记、存档、发放、回收和销毁等管理工作，确保文件的流通和使用符合规定。
5、公司管理层对重要文件进行最终审批，确保文件符合公司的发展方向和战略目标。
四、文件的分类1、按文件的性质分类（1）管理性文件：包括公司的规章制度、工作流程、岗位职责等。
（2）技术性文件：包括产品标准、工艺文件、检验规范等。
（3）记录性文件：包括各种表单、报告、台账等。
2、按文件的来源分类（1）内部文件：由公司内部自行编制的文件。
（2）外部文件：来自于公司外部的法律法规、标准规范、客户文件等。
五、文件的编号1、编号原则文件编号应具有唯一性、系统性和可识别性，便于文件的检索和管理。
2、编号规则（1）管理性文件：以“GL”开头，后面接部门代码、文件序号和版本号。
（2）技术性文件：以“JS”开头，后面接产品代码、文件序号和版本号。
（3）记录性文件：以“JL”开头，后面接部门代码、记录序号和版本号。
六、文件的起草1、文件起草的依据文件起草应依据公司的业务需求、法律法规、标准规范以及相关的管理要求。
2、文件起草的要求（1）文件内容应准确、清晰、完整，语言简洁明了，避免使用模糊、含混的词汇。
（2）文件格式应规范，包括字体、字号、行距、页边距等。
（3）文件应具有可操作性，明确规定各项工作的流程、方法和要求。
内部文件管理程序(一)
内部文件管理程序（一）引言概述：内部文件管理程序是一种用于组织、存储和管理组织内部文件的软件工具。
通过该程序，用户可以方便地查找、共享和更新文件，提高工作效率和协作性。
本文将详细介绍内部文件管理程序的五个主要方面。
正文：一、文件分类和组织1. 创建文件分类体系，根据业务需求和文件属性划分不同的类别，如销售、财务、人力资源等。
2. 确定每个分类下的文件存储结构，建立有效的文件夹和子文件夹，使文件组织结构清晰可见。
3. 设定文件命名规则，以便用户能够快速定位和识别文件。
二、权限管理和文件访问1. 分配不同用户或用户组的访问权限，确保只有授权用户可以查看、编辑或删除文件。
2. 支持细粒度权限控制，允许在文件夹、文件和功能级别上设置权限，以满足不同角色和职责的用户需求。
3. 提供版本控制功能，记录文件的修改历史，并可回滚到之前的版本，保证数据完整性和可追溯性。
三、文件搜索和检索1. 提供全文搜索功能，使用户能够通过关键词快速定位文件和相关信息。
2. 支持高级搜索选项，如按文件类型、日期、作者等进行过滤和排序，提供更精确的搜索结果。
3. 开放API接口，与其他工具或系统集成，实现跨平台文件搜索和检索。
四、文件共享和协作1. 允许用户在内部共享文件夹或项目组中分享文件，提高协作效率和信息共享。
2. 支持版本同步和冲突解决，确保团队成员可以同时访问和编辑文件，避免数据丢失或冲突。
3. 提供评论和讨论功能，在文件中留言、建议、讨论信息，方便团队内部交流和反馈。
五、安全和备份1. 设定文件管理程序的系统级安全策略，包括用户身份验证、访问日志记录、加密传输等，保证文件的安全性。
2. 定期进行备份，避免数据丢失和灾难恢复困难。
3. 提供灾难恢复功能，使用户能够在系统崩溃或故障后快速恢复文件，保护组织数据的可用性。
总结：内部文件管理程序在组织内部文件的分类和组织、权限管理和访问、文件搜索和检索、文件共享和协作、安全和备份等方面发挥重要作用。
文件控制管理制度程序
文件控制管理制度程序第一章总则第一条为规范文件的创建、使用、传阅、保存和销毁等管理活动，提高工作效率，确保信息安全，健全文件管理制度，制定本制度。
第二条本制度适用于全单位内各类文件的管理工作。
第三条文件指各类文字、图表、图纸、档案资料及其他载体上的文字、符号、声音、图形等。
第四条文件管理应遵循准确、规范、及时、方便、完整的原则。
第五条对文件的管理机构和人员应保密，严格控制获取文件的权限。
第六条高度重视文件管理工作，提高文件管理能力，有效地防范、识别、处置文件中存在的安全风险。
第二章文件的创建和登记第七条单位各部门要按照职责分工，合理确定文件的创建人员。
第八条创建文件应遵循准确、规范、完整的原则，确保内容清晰明了。
第九条所有文件应由制定人签署日期，并向文件管理机构提交。
第十条文件管理机构应对文件进行登记，包括文件名称、创建人员、日期、编号等信息。
第十一条文件管理机构应根据文件的次序编号进行统一管理。
第十二条文件的创建、修改、废止等操作必须经过文件管理机构审查。
第十三条文件的修改应在原文件上标注修改日期和修改内容，并重新提交文件管理机构审查。
第十四条所有文件的存储必须符合保密要求，确保安全性。
第十五条文件的登记、存储应按文件的保密级别分类管理。
第十六条文件管理机构应及时更新、归档旧文件，保存一定期限后，根据规定销毁无用文件。
第三章文件的传阅和使用第十七条文件管理机构应根据文件的保密级别，控制获取文件的权限。
第十八条获取文件的人员必须提供相关身份证明。
第十九条获取文件的人员必须签署保密承诺书。
第二十条文件传阅时必须记录传阅人员、传阅日期等信息。
第二十一条文件传阅后，应及时归还文件，并签署交接单。
第二十二条文电件传阅时必须使用安全通道，确保信息安全。
第二十三条文件应按规定使用，严禁私自篡改、外传、泄漏。
第二十四条获取文件的人员应根据使用情况及时反馈，以便文件管理机构改进。
第四章文件的保存和销毁第二十五条文件管理机构应建立文件保存目录，确保文件的安全。
文件管理程序
5.14.4设备使用说明书：对于购入设备的说明书，由相关部门归档保存（如：调试设备、编制设备操作/保养规程等）；
5.14.5工程规范:
5.14外来文件管理:
5.14.1外来的客户图纸、标准、检验规范等客户文件，由相应对口部门将客户文件资料转化为公司内部图纸/标准/规范后，再由DCC受控发放到各相关部门。客户原图纸或原文件由文控中心加盖蓝色“外来文件”章后保存在文控中心，不得发放；
5.14.2需要外发给供应商、协力厂商或其它机构的图纸，不得直接使用客户图纸/文件（包括电子档或纸档），外发的图纸/文件不得出现公司客户的LOGO、名称等相关信息；
更改历史
版本号
文件更改号
更改概要
修改人
批准人
01
首次发行
/
/
/
发放范围
1.目的:
为有效控制公司各类文件的发行和控制，确保所有文件在需要现场都能得到有效的版本控制，特制定本程序。
2.适用范围：
适用于公司所有质量/环境管理体系文件、技术/工程资料文件、外来文件等文件资料的管理控制。
3.文件种类:
3.1体系文件（含质量管理手册、程序文件、作业流程、操作规程、管理办法、作业指导书、QIP、PI、控制计划、记录表单等）；
二级文件
程序文件
AA-QP-XXX
（公司代码 + 程序文件代码 + 序列号）
三级文件
作业流程、操作规程、管理办法、作业指导书、控制计划QIP、PI、BOM、ECN、图纸、PAS等
文件控制管理程序文件
文件控制管理程序文件XXX文件控制管理程序目的：本程序旨在对与质量体系相关的文件进行控制管理，确保使用的文件均为有效版本。
范围：适用于本公司与质量体系相关文件的控制管理，包括电子媒体的文件。
职责：总经理负责质量手册的批准和发布；管理者代表负责除质量方针目标、质量手册以外的批准及发布；各部门主管负责本部门编制和提供的文件的审核；各部门经办人员负责各类文件的编制、收集（包括外来）文件和统计，并指定兼职资料员，负责保管好本部门收到的文件，做好文件清单的记录；行政办公室负责文件的文档登记、保管、借用、更改、回收和销毁（包括外来文件）等管理工作。
工作程序：1.行政办公室负责制订文件控制管理程序，相关部门程序要求实施；2.文件控制的流程：起草或更改文件→指定授权部门→文件审核→授权部门负责文件批准→文件归档→办公室负责文件发放→使用部门或使用者按规定评审、修订、申请。
文件分类：1.质量手册：是本公司质量体系描述的纲领性文件；2.程序文件：是本公司各过程中，质量的作业技术活动应遵循的途径和方法；3.其他管理性和技术性文件（第三层次文件）：如管理性的有规章制度、管理办理、各种管理标准、工作计划、记录和报告的表示等；技术性的有产品图纸、产品标准、工艺文件和标准、检验和检测规范、作业指导书、操作法规等；4.外来文件等：国标、国家和行业的标准、国家和地方的法律法规、适用法规和标准，顾客提供的工程规范等，被本公司收集引用的文件。
文件编写导则：1.本公司的各类文件都必须有标题、编号、拟（编）写人、审核人、批准人的签名方为有效；2.文件必须要有版本、修改码和目录及最新状态清单；3.外来文件被采用必须要经过审核和批准。
作废回收处理是一个重要的环节，需要在部门或办公室内进行。
在此过程中，必须得到部门领导的认可签名，以确保流程的顺畅。
文件控制管理程序的版本为A，共14页。
在5.4.2中规定，质量手册和程序文件由管理者代表组织编写，其中质量手册由管理者代表审核，总经理批准。
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文件管理程序1．目的：为了规范本公司的质量管理体系文件的编制、修订、更改、审批和发行的处理方法，以确保各部门使用有效版本，防止作废文件被使用。
2．范围：适用于本公司质量管理体系中所有文件与资料，如本公司质量管理手册、程序文件、作业指导书、表单，以及顾客标准、国家标准、国际标准、国家法律法规等外来文件和资料。
3.权责：3．1．总经理3．1．1．负责一级文件、二级文件的批准、人力资源管理制度及绩效管理制度、销售制度的批准。
3.2．销售部3．2．1．负责对外部图纸资料的保存和转换为内部图纸资料。
3．3．技术部3．3．1．负责图纸等技术资料及工艺类文件的发行、回收与保存原件。
3．3．2．负责对转换为内部文件资料的图纸等技术标准的审核与确认。
3．4．文管中心3．4．1．负责技术文件以外的文件与资料的发行与回收、保存原件，并监管已发行的受控文件的保存状况。
3．5．相关部门3．5．1．负责组织编制本部门内部作业指导书并监督其运作。
3．5．2．根据管理体系文件的适用性提出修订建议。
3．5．3．负责保证受控文件副本在其责任范围内的人员均可参阅及交回过时之程序文件。
4．定义：4．1．文件4．1．1．一级文件：管理制度、体系管理手册、销售制度。
4．1．2．二级文件：程序文件。
4．1．3．三级文件：作业指导书。
4．1．4．四级文件：管理体系中使用到的所有表单。
4．1．5．外部文件：顾客标准、行业标准、国家标准、国际标准及法律法规等外来文件和资料。
4．2．受控文件4．2．1．受更改控制的文件，盖有红色圆形“受控文件”印章标识，如是图纸和零件表等技术作业指导书，则加盖蓝色圆形“受控文件”印章标识，发放时应作登记及签收，正本更改生效后，应回收过时正本进行作废处理。
4．3．非受控文件4．3．1．不受更改控制的文件，发放后正本如更改，可以不回收过时副本。
如是技术部试验性图纸、作业指导书须加盖红色方形“试用文件”印章标识，正式文件生效后须回收进行作废处理。
5．流程图：(附件一) 。
6．作业程序：6．1．新增或修订文件的提出、会签及审批6．1．1．视工作需要,各部门均可填写《文件新增/更改/补发/作废申请表》提出增加新的程序文件或对现行的程序文件提出修订建议，由部门经理与总经理商议。
6．1．2．总经理同意后，将新增或修改文件连同“文件会签记录”交相关部门负责人会签，文件会签完成后，交文管中心审阅，呈报总经理审批后，正本须由文管中心存档。
6．1．3．视工作需要，各部门均可填写《文件新增/更改/补发/作废申请表》向责任部门经理提出增加新的指导书或提出修订建议，责任部门经理须安排人员编写修订指导书，并按编号规则给该指导书进行编号。
6．1．4．作业指导书须送交责任部门经理审批后，正本须送交文管中心存档，如是图纸、技术作业指导书及零件表则由技术部存档。
6．1．5．一级文件、二级文件由各部门经理审核，总经理签署批准；三级文件由各责任部门经理审核，并签署批准。
6．1．6．如文件在15个工作日内未得到审批人同意，需退回编写或修改负责人。
6．2．新增或修订的文件内容及结构，内容包括但不限于以下各项：1．目的2．范围3．权责4．定义5．流程图6．作业程序7．相关文件8．使用表格6．3．编号及版本号、修改号规则6．3．1．一级文件：质量手册KD-QM-□□□/□版次号年号，年代后2位质量手册代号公司代号6．3．2．二级文件：程序文件KD-QP-□□□/□版次号顺序号，如“01”，“02”，“03”程序文件代号公司代号6．3．3．三级文件：作业指导书6．3．3．1．部门由ED、PD、QD、MD、SD、HD表示，分别代表：ED——技术部；PD——生产部，QD——品管部；MD——仓库；BD——采购；WD——财务部；SD——销售部；HD——行政人事部；6．3．3．2．技术部KD-WI-ED□-□□□□□-□□□/□版次号页数小类别流水号产品类别技术部代号指导书代号公司代号产品类别分为：1、闭门器，用A表示；2、地弹簧，用B表示；3、门夹，用C表示；4、卫浴夹，用D表示；流水号以四位阿拉伯数字来表示，首号以“0001”，新增文件按新增顺序递增，如“0002”，“0003”等。
小类别分别以A、B、C、D、E、F、G、H来表示。
包含：1、产品零件/装配图用A表示；2、作业指导书（加工流程图）用B表示；3、模具图用C表示；4、夹具图用D表示；5、刀具图用E表示；6、设备资料图，用F表示；7、商标图用G表示；8其他(草图)用H表示。
6．3．3．3．其他部门（除技术部外的其他部门）：KD-WI-□□-□□□□/□版次号流水号，如“01”，“02”，“03”其他部门代号，参照6．2．1．3．1指导书代号公司代号6．3．4．四级文件：表单6．3．4．1．程序文件产生的表单KD-QR-P□□-□□－□/□版次号流水号，如“01”，“02”，“03”程序文件顺序号，参照6．2．1．2表单代号公司代号6．3．4．2．作业指导书产生的表单KD-QR-W□□－□□-□□－□/□版次号流水号，如“01”，“02”，“03”指导书顺序号，如“01”，“02”，部门代号，参照6．2．1．3．1所示作业指导书代号表单代号公司代号6．3．4．3．外部文件W□－□□□－□□－□/□版次号年号，年代后2位流水号，如“001”，“002”，“003”种类代号外部文件代号外部文件的种类分为六种：1、图纸，用A表示；2、标准，用B表示；3、法规，用C表示；4、资料，用D表示；5、其它，用E表示；6．3．4．4．记录编号□□□□□□□□顺序号,如“001”，“002”，“003”分类代码，部门自定，如无则用0表示年号，年代后2位部门代号，参照6．2．1．3．1所示顺序号需归零时，与产品批次有关的可按批次归零，其他按年号归零。
6．3．5．文件版本号6．3．5．1．程序文件和作业指导书的版本均以一位大写英文字母表示，初版文件以“A”表示，改版按更改顺序递增，如B，C，D等。
6．3．5．2．程序文件和作业指导书的修改号均以一位数字表示，未更改文件以“0”表示，更改后按更改顺序递增，如1，2，3等。
6．3．5．3．文件经9次以上修改或文件需进行大幅度修改时，应进行改版，原版文件作废，换发新版文件。
6．4．字体，纸张规格6．4．1．字体——文件名称，用加粗小二号宋体；——正文，用小四号宋体；——行距，用“1.5”；6．4．2．纸张规格文件统一选用A4稿纸；表单可根据表单的实际需要，选用“A4”、“A5”、“B5”、“48开”等标准稿纸；6．5．发行、回收、废止及保存管理6．5．1．发行、回收、废止6．5．1．1．审批后的程序文件、作业指导书，由发出部门填写《文件发放/回收登记表》，经总经理审批后分发受控文件副本；如是图纸、零件表等技术作业指导书则由技术部主管审批后分发受控文件副本。
6．5．1．2．每份受控副本发出前，文管中心对发行的文件副本界定受控状态，并在每页加盖红色“受控文件”印章后分发。
如是用于生产的图纸、零件表及作业指导书则须经技术部加盖本部门章确认，文管中心加盖蓝色“受控文件”印章后，由技术部负责发行及控制。
6．5．1．3．文管中心将受控文件登录在《文件一览表》并注明发行情况；6．5．1．4．收件人必须在《文件发放/回收登记表》上签收，并交回此文件之过时版本。
6．5．1．5．文件分发人将回收过时的版本文件，交由文管中心/技术部予以销毁或盖上“作废文件”章后与现行正本分开保存，对外发行的文件（如提供顾客、供应商）根据实际情况确定是否回收。
6．5．1．6．外来文件须用于制造、检验时，图纸等资料应由销售部转化为内部文件交技术部确认审批，由技术部负责发行及控制。
6．5．1．7．外来文件原稿由销售部编号并填写《受控文件一览表》交销售部经理处保存；检验标准等应由接收部门及时转交文管中心受控后发行或保存。
6．5．1．8．如需新增发受控副本，申请人须填写《文件新增/更改/补发/作废申请表》向总经理/技术部主管提出，经同意后由文管中心/技术部主管安排取出正本复制，按6．3．1．1—6．3．1．4发行。
6．5．1．9．因顾客需要或教育训练所需的文件须由所需部门填写《文件新增/更改/补发/作废申请表》经总经理/技术部主管批准后，才可办理发放。
6．5．2．任何非受控制的文件皆属无效。
6．5．3．保存6．5．3．1．文管中心保存经总经理核准发行的文件原稿；6．5．3．2．技术部的图纸、零件表及作业指导书由技术部保存文件原稿；6．5．3．3．各相关部门应妥善保存发行的受控文件，如发现文件有损坏、缺页、遗失等现象，应及时填写《文件新增/更改/补发/作废申请表》要求补发，遗失受控文件根据不同情况追究当事人责任；6．5．3．4．各相关单位/部门不得将已盖章确认的受控文件复印使用，一经发现有黑色“受控文件”章，应立即销毁，并追究当事人责任。
6．5．3．5．文管中心指导相关部门妥善保存受控文件，并不定期检查各受控文件的保存状态。
6．6．文件的更改6．6．1．文件需更改时，应由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填写《文件新增/更改/补发/作废申请表》，说明更改原因，更改内容，对重要的更改还应附上充分的证据。
6．6．2．文件的更改由总经理审核批准，图纸及零件表的更改由技术部主管审核批准。
6．6．3．文件更改批准后，按6．3．1．1—6．3．1．4发行。
6．7．文件的查阅6．7．1．各部门的相关人员均可到文管中心借阅相关文件，查阅时应填写《文件借阅登记表》并注明归还日期。
6．8．文件表格的管理6．8．1．公司所有在用表格必须受控，表格的印刷、报废、新表的使用由相关部门提出，必须经总经办审批，由文管中心统一编号。
7．相关文件无8．使用表格8．1．《受控文件一览表》8．2．《文件发放/回收登记表》；8．3．《文件新增/更改/补发/作废申请表》8．4．《文件借阅登记表》帝华电子有限公司文件控制管理程序附件：一帝华电子有限公司受控文件一览表No．：_______文件类别：□管理手册□程序文件□指导书类□其它三级文件□图纸□外部文件□表单□其它文件发放/回收登记表No．：_______文件类别：□管理手册□程序文件□指导书类□其它三级文件□外部文件□技术文件□图纸文件名称：文件编号：版本号：文件新增/更改/补发/作废申请表No．：_______□新增□更改□补发□作废文件借阅登记表No．：_______文件类别：□管理手册□程序文件□指导书类□其它三级文件□外部文件□技术文件□图纸。