企业信息化建设中的问题及对策研究

收稿日期:1999206214

基金项目:国家自然科学基金资助项目(7970036)

作者简介:石双元(19622),男,湖北红安人,华中理工大学管理学院副教授,主要研究领域为管理信息系统、信息资源管理(ER P )、专家系统及决策支持系统等。

企业信息化建设中的问题及对策研究

石双元,张金隆,蔡淑琴

(华中理工大学管理学院,湖北武汉430074)

摘　要:企业信息化建设是当前企业发展的一个关键问题,我国企业在信息化建设过程中普遍存在着忽视其重要性及建设简单化的现象,针对这种状况,提出了改变重硬件轻软件的思想,慎重选择开发方式,注重基础管理、系统维护、人才培养及数据重组等方面的工作的对策。

关键词:企业信息化;管理信息系统;系统集成

中图分类号:F 270.7 文献标识码:A 文章编号:100623889(2000)022*******

The Study of the Problem and Its Solution to

the En terpr ise I nforma tiona l iza tion

SH I Shuang 2yuan ,ZHAN G J in 2long ,CA I Shu 2qin

(Colleg e of M anag e m ent ,H U S T ,W uhan 430074,Ch ina )

Abstract :T he developm en t of en terp rise info rm ati onalizati on is one of the crucial issues fo r en terp rise devlopm en t .W hereas ,it has been neglected in the p rocess of the devlopm en t .B ased on th is ,the article p u ts fo rw ard the suggesti on of refo rm ing the ex isting app roach .A tten ti on shou ld be p aid to the w ays of developm en t ,basic m anagem en t ,m ain tenance of system ,p ersonnel train ing and data rebu ilding .

Key word :en terp rise info rm ati onalizati on ;m anagem en t info rm ati on system (M IS );system in tegrated

世界范围的社会信息化和经济信息化发展异常迅速,信息化正以不可阻挡之势深入社会的各个方面,并在不同层次上促进社会的加速发展和变革,引起企业生产经营方式和人们生活方式的变化。企业信息化是社会信息化建设的基础和重要组成部分,是信息化建设成败的关键环节。从总体上说,我国企业信息化建设仍处于起步阶段,大中型企业还没有达到大规模推广应用信息系统的水平,企业信息化建设及应用水平与当今社会的“网络热”、“信息热”形成很大的反差。

一、我国企业信息化在认识上存在的误区

1、认为我国目前企业信息化的条件不成熟由于一些企业的基础管理工作较薄弱,企业信息化工作的难度很大。由于方法不当使企业信息系统建设的成功率并不高、效果也不明显,使一些企业在认识上产生了偏差,认为我国目前企业信息化的条件不成熟,不宜搞企业信息化,对信息化建设有抵触情绪,加之目前企业的效益普遍不好,因此企业信息化的热情不高,与当今国际社会的“网络化”、“信息化”形成很大的反差。

在当今信息化社会,信息技术迅速发展,“虚拟企业”、“电子商务”、“网上银行”和“金融信息电子化”第14卷第2期

V o l .14,N o.2华中理工大学学报?社会科学版Jou rnal of HU ST ?Social Science Editi on 2000年5月M ay,2000

的纷纷出现,促进了全球经济一体化,也必将引起企业生产经营方式的变化,引起全新的企业经营革命。信息化为企业腾飞带来了新的机遇,也给我国企业带来了冲击和压力。对于企业来说已经不存在要不要信息化的问题,而是如何尽快地搞好信息化建设的问题。我国企业的信息化程度远远落后于发达国家,如不抓住当前良好的机遇,迎头赶上,就很难适应信息社会的发展,更谈不上参与国际市场竞争。面对知识经济的兴起和信息技术浪潮的冲击,企业信息化这条路非走不可,否则就无法与国际经济接轨。面对这种现象,我们要有正确的认识,对企业信息化建设应有充分的信心。

2、把企业信息化建设简单化

一些人认为企业信息化就是计算机化和网络化,在硬件上投入大量资金,而忽视软件建设、企业基础管理工作和数据管理,结果应用效果当然不会好,并且造成资金浪费,这样会对企业信息化失去信心,认为企业信息化是花架子、不实用。

在信息社会,企业管理者应充分认识到,信息已成为一种重要的资源,而其价值的实现依赖于管理者如何使用它,以及如何加强对信息资源的管理。以计算机技术为核心的企业信息化建设不应该看作是一项工程的实施,也不仅仅是技术问题;不应只是信息技术的延伸,更重要的是企业管理与组织理论的延伸。其实质是要在先进的信息技术的支撑下,使管理者能充分、及时利用信息资源,及时把握市场机遇,更好地组织企业人力、物力、资金等资源进行生产经营活动。

企业信息化是一项系统工程,涉及面广,不仅要投入大量人力和物力,还涉及到企业的组织机构、管理体制、工作方法和工作基础等一系列重大问题。从某种意义上讲,企业信息化就是对企业的人、财、物资源及产、供、销环节在信息处理、工作方式、管理机制和人们的思想观念、习惯等方面进行一次次的新变革。尤其是必须认识到,企业信息化程度的高低直接影响着企业技术进步水平的高低,从而影响到企业的发展和壮大,这就要求企业领导一定要目光远大,对新生事物要敏感,对新技术要支持。这些问题,只有在企业各级领导的支持下,尤其是主要领导的亲自参与下才能解决。把它当作现代化建设和技术进步的重要组成部分,并亲自组织和指挥计算机应用的规划制定和项目开发,使企业的信息化建设工作始终紧跟企业发展的步伐,有力地推动企业的技术进步。

二、运用信息工程方法,统一规划,分步实施

企业信息化建设一定要遵循统一规划,分步实施的原则。对信息系统的一些全局性问题,如总体数据规划、公用数据和代码、系统平台等,如不作好统一的规划与设计,待各子系统建成之后再做“接口”打“补丁”,就为以后的数据共享以及系统集成留下无穷的后患。

企业信息化建设,必然要涉及到企业的各个方面:包括管理体制、现代化管理方法、企业管理基础工作等等,其本身是一项系统工程,要运用系统工程的理论与方法全面深入地对企业进行系统调查和系统分析、确定系统目标、指定总体规划,只有统筹规划、合理安排,有计划有步骤地实施,才能做到目标明确、胸中有数,避免系统开发的盲目性和不必要的浪费。

同时,由于信息系统本身具有层次性,加之在一个企业中人们对推行信息系统认识上的层次性,决定了信息系统的建设应在全面规划的前提下分步实施,分期分批逐步建成。首先应选择一些管理基础工作比较好,效益比较明显,积极性比较高的部门优先实施,这样可避免一次性投入过大,为进一步实施积累经验。对已选定的系统要尽量缩短开发周期,使用户极早见到效益,提高其配合的积极性。为其他系统的开发取到宣传的推动作用。此外,由于计算机软件的迅速更新,如果开发周期过长,会使正在开发的系统在开发过程中就已过时,不得不重复开发,造成人力、物力的浪费。

三、克服“重硬件轻软件”的思想,合理投入资金和人力

我国企业在信息化建设过程中,大部分存在重视硬件轻软件的倾向,资金投入比例不合理,很多企业在信息化建设中贪大求洋,认为只要买先进的设备,请计算机公司把网络连接起来,就实现了信息化,把本来就有限的资金大部分都投入到硬件上。由于软件投入资金少,软件建设跟不上,造成大量的计算机闲置或充当打字机在用,建立的网络也无信息可共享,加之计算机硬件的更新速度很快,使硬件投资

贬值或过时,从而使企业投入大量的人力、物力和材力没有发挥作用。

造成这种现象除了对信息化建设的内容和实质认识不足,还有以下几种原因:一是硬件建设比较容易,能很快见“成效”;二是由于软件是“无形”的,对其价值和成本估计不足,加之我国目前在软件的保护和报价上不规范。其结果是企业把有限的信息系统建设资金绝大部分用在硬件上,一时难以见到效果,影响了企业信息系统建设的信心,另一方面软件开发的资金得不到保证,也影响了软件系统建设的效率和质量,使软件系统迟迟不能投入使用,影响整个信息系统的建设。

信息技术的发展使企业信息化的硬件基础设施的更新换代加快,即使投资再大、计划再好也难以保证其硬件具有较长时间的先进性和适应性。因此硬件投资上一定要根据当前以及稍超前的需要购置设备,使每一台设备都能在当前充分发挥作用。现在的信息技术硬件市场,尤其是计算机市场完全可以使企业信息化建设在硬件上实现“零库存”。因此,在信息系统建设初期,硬件投资不要过大,而应加大软件投资的比重。

四、慎重选择开发方式

信息系统的建设重在软件建设,合理选择信息系统开发方式是建设信息系统的首要任务,开发方式是否恰当直接关系到信息系统的成败。通常信息系统的开发方式主要有如下几种:自行开发、委托开发、联合开发和直接购买商品化软件四种,这几种方式各有特点,对企业来说也各有利弊。每个企业都有自身的特点和要求,这就决定了企业不可随意选择开发方式,而只能通过慎重分析,确定对本企业最为有利的开发方式。

自行开发方式使企业能控制信息系统建设的全过程,开发的系统能够充分、真实地反映企业的实际业务要求,能较迅速地满足企业主要业务的需要,且针对性较强。但由于大多数企业的人员组成结构不尽合理,一般企业的开发队伍中业务人员多、技术人员少,尤其是高水平的系统分析员少。虽然企业清楚自己的需求,但往往受系统分析员能力的限制,而不能准确、完整地体现本企业的需求。开发人员一味地“迁就”部分业务人员的需求,使系统的灵活性和开放性很差,为以后的系统维护留下沉重的包袱。

委托开发方式是企业委托具有雄厚技术实力和丰富软件开发经验的计算机软件公司、科研机构、高等院校等外部技术单位完成。这种方式对单位开发人员要求不高,但也会存在如下问题:

(1)被委托单位人员一般不熟悉业务知识,开发的系统实用性差;

(2)在实现用户需求上往往限于模拟手工处理过程,软件的时间适应性差,这也与业务人员对信息系统的要求和理解有关,一些业务人员由于不了解信息技术,在一些细节上(如报表格式)提出过分要求,如不“迁就”就会产生矛盾。

(3)使用单位对信息技术认识不充分,难以提出较好的要求,或难以对开发单位的需求说明和设计资料进行准确的评价,往往到后期才发现设计中的问题,或者才有较为准确的需求,使开发单位无所适从。同时不利于培养自己的维护人员。因此采取委托开发方式要慎重选择开发单位。

联合开发方式开发的信息系统实用性较强,而且由于有本单位人员参与,系统使用和维护也比较方便。采取联合开发的方式,企业技术部门可以学习专业软件公司的开发方法,由软件公司负责解决技术难点,对开发过程进行科学的安排和控制。企业技术人员负责编制代码。这样就回避了企业信息开发队伍开发经验少、技术低下的问题。同时由于在联合开发中锻炼和培养了企业的信息技术人员,所以联合开发的效果一般好于自行开发。联合开发也存在选择合作对象的问题,如果合作对象选择不好,也会带来很多麻烦。

商品软件一般具有一定数量的用户,并经过实际应用的考验,一般都比较成熟与稳定,在约定条件下,质量有所保证。但系统的适应性较差,因为商品软件从通用化与用户面考虑,其功能无论在范围上还是在深度上都只能使企业的需求得到部分满足,功能选择有较大的局限性,一般不能完全满足企业要求,还需要进行二次开发;同时现在的一些商品化软件基本上是单项应用,各系统之间数据共享困难;另外由于没有原程序代码也不便于系统维护。

不同的企业可以根据自身的条件和信息系统建设的目的、规模确定适合的开发方式,不管选择何种开发方式,企业都要重视人才的培训工作,即使是委托开发。

五、加强基础管理工作

1、强化基础数据管理

信息系统是一个人机系统,是以严格的管理为基础的。一个完整的信息系统不仅要有先进、适应的应用程序,而且要有完整、准确的数据。只有管理体制合理,各种管理制度和技术标准完备,信息渠道畅通、原始数据完整、准确,所建立的信息系统才能真正发挥其应有的作用。信息系统是建立在完整、准确的数据基础之上的,要使信息系统正常运行,必须对企业的各种原始记录、凭证、台帐和报表的形式、内容、数量和流程进行科学分析,消除冗余部分,补充残缺部分,改善其流程,使信息流向合理,实现管理业务的规范化和原始凭证及报表的统一化,以满足信息系统对数据的要求。数据整理的工作量及难度是相当大的,必须引起足够的重视。否则,即使有了好的应用程序,信息也不可能正常运行。尤其是在系统启用初期,基础数据整理的工作量很大,基础管理工作中的一些矛盾在这时都暴露出来,加之这时应用系统还不够完善。这是信息系统建设和推进的一个关键环节,如果不引起足够重视,可能使信息系统的建设“搁浅”或“流产”。

基础数据整理工作应采取专人整理和业务人员整理相结合的方法,因为一些数据的专业性很强,必须由专业人员来整理或参与。但是,在系统启用阶段,信息系统和手工方式是并行运行,不可能马上摆脱手工方式,业务人员既要完成日常工作又要花大量的精力整理数据,给他们增加了工作量。企业领导或信息系统管理部门必须认识到这一点,并采取一定的措施来促进这一阶段工作的顺利进行。

基础数据管理的另一个难点是信息系统中的一些数据的提供部门与收益部门不一致,由于我国企业的信息资源没有实行集中统一管理,一些人认为是在“为他人做嫁衣”,这就要求企业领导来统一协调和管理,避免数据管理上的“真空”,保证数据的完整性和统一性。

2、重视和统一代码管理

建立科学、完整的代码体系是信息系统成功应用的前提,代码设计及代码管理是信息系统的基础工作和重要组成部分,尤其在网络环境下,信息代码是各子系统之间的桥梁。代码设计及其管理是实现一个信息系统的前提条件,建立一套为系统各部分所公用的优化的代码体系是任何一个大的信息系统的基础,代码管理就是对应用系统中所涉及的各种不同类别的代码有组织地进行统一的、规范化的管理,建立一套科学、完整的代码体系。代码应能准确、有效、充分地反应对象的信息,确保信息的检索、分类、访问、判断、统计和控制正确、简单容易,以提高信息的处理效率和信息的利用价值。

统一的代码管理同时也为以后的系统集成打下良好的基础,因为应用系统的集成是以统一的代码为基础的。一个企业的信息系统,作为一个整体,整个应用系统中的代码必须统一,否则达不到信息共享的目的,更谈不上系统集成。

六、重视系统维护与人才培训

信息系统总是基于一定的企业环境和当时的信息技术而建设的,它应是一个动态的系统,不可能一劳永逸。作为一个复杂的人机大系统,随着企业的内外部经营环境变化和信息技术本身的发展变化,信息系统必须发生相应的变化,以适应变化了的环境和技术。从国外的统计资料来看,系统维护在整个信息系统的生命周期中,无论是费用还是时间所占的比例都在70～80%左右,系统维护的重要性已无可争议,而在我国,在一些企业的信息系统建设和使用中,系统维护并没有引起应有的重视,一些企业领导甚至认为系统一旦运行起来就万事大吉。这方面失败的教训实在不少。

从工作内容上看,信息系统的维护包括两个方面:一是系统硬件的维护,二是信息系统软件的维护。从技术上看,硬件维护相对较简单,主要工作量和系统维护的难点集中在软件维护上。信息系统是一个整体的概念,它包括应用程序、数据库、数据库管理系统(DBM S)、数据库系统主语言和操作系统等。除此之外,系统软件还应包括系统技术文档和使用手册,软件维护内容系统日常维护、系统功能维护和系统更新维护。

信息技术的发展,尤其是以In ternet为龙头的网络技术、数据库技术以及从In ternet中派生出来的

In tranet技术的迅速发展,一方面使信息系统的维护较之于传统结构下的信息系统的维护提供了更先进的技术和更新维护的工具,同时也使信息系统的更新性维护更加频繁,对信息系统的适应性、开放性和安全性提出了更高的要求。

由于一些企业自身的技术力量有限,大部分的信息系统建设是采取委托开发、直接购买商品化软件的方式,加之我国信息系统维护的理论体系一直没有比较完整地建立起来,维护工作不系统,系统维护的内容、周期、原则和方法等无章可循,系统维护的责任不明确,这也给系统维护带来了困难。一方面,企业认为这是开发方的责任和义务,应无偿地提供维护服务;另一方面,开发方认为系统开发任务已经完成,系统维护应追加投资,在实际执行过程中很难分清哪是系统开发任务,哪是系统维护的范围,使双方都处于十分尴尬的境地。

系统维护贯穿于信息系统的整个生命周期,由于系统维护的长期性和随机性,因此,不管系统建设初期采用何种开发方式,信息系统维护的主要工作应由企业自身承担,企业应具有这方面的能力,这要求企业培养一批既懂业务又具有较强的应用计算机能力的综合人员。此时人才培训工作也就显得十分重要,人才培训应与系统建设同步进行,当前企业推行计算机管理时的一个突出问题表现在两个方面:一是计算机专业人员数量少;二是既懂计算机技术又懂管理的复合型人才奇缺。要建设信息系统必须重视计算机人才的培训。在培训过程中,采取什么方式、培训内容的深度和广度也是值得重视的问题。

即使是委托开发,用户也应自始至终积极参与系统的开发与数据整理,这样在系统开发完成后,用户能很快适应和使用,便于以后的维护和扩充,只有用户参与系统开发,才能使系统适合于用户的工作习惯,具有好的用户界面。同时用户的参与过程也是培训、学习和提高的过程。

七、走出系统“集成”的误区,抓好数据重组工作

建立集成化的信息系统是企业信息化的目标和任务,且现代信息技术也为系统集成提供了更先进的工具。但是,目前大多数企业的信息资源没有达到集成管理的程度,没有从信息资源管理的战略、模式和方法上进行研究。现行的信息系统只是在现有的企业管理模式上建立的,按职能部门划分模块,是一些分散的事务处理系统。系统之间形成一个个“信息孤岛”,即使一些好的系统实现了信息共享,这种共享也是低层次的,还不具备集成化的特征,没有达到系统集成的环境与条件,不可能经过“优化”而成为集成化的系统。

许多企业信息系统建设和使用的成功率不高,而把希望寄托在联网和系统软硬件更新与集成上,以为有了新的环境,只要做出一些应用“接口”,就能实现系统集成。实际上,靠接口是不能实现系统集成的。只有从数据集成抓起,才能走出系统集成的困境。

系统集成是企业信息化建设的重要方式和发展趋势,系统集成应包括网络系统集成、应用系统集成、网络和应用系统的综合集成,而其中应用系统的集成是系统集成的关键。系统集成强调的是“系统”,是系统的内在联系,系统的一致与协调,因此要特别注重各个方面的统一。企业的信息系统应以数据为中心,因为应用系统集成的核心和关键是数据集成。如果只是统一了平台,并在该平台上开发了很多独立的子系统,通过一些数据“接口”把这些子系统中的部分数据“机械地”联系起来,这不是应用系统的集成,只有实现了数据集成才是真正意义上的系统集成。我国大多数企业的信息系统还不具备集成的条件,系统数据共享性差,甚至连一些基本的代码都不统一,寄希望于“集成”能解决一切问题,这样的集成只是“拉郎配”,不会有好的效果。要想达到系统集成,必须正确理解系统集成的真正含义和目的,扎扎实实地做好基础数据和应用软件工作,为系统集成创造条件。

参考文献:

[1]刘仲英1新时期信息系统建设的环境研究及对策[J]1决策与决策支持系统,1993,(3)1

[2]石双元1信息系统建设中存在的问题及其对策[J]1江汉大学学报,1995,(3)1

[3]蔡淑琴1企业信息若干问题的研究[J]1管理信息系统,1998,(5)1

[4]左元1对管理信息系统维护的几点探讨[J]1管理信息系统,1998,(5)1

责任编辑　丘斯迈