商务接待方案

商务接待方案

2014年3月17日

一、总则

1、为规范公司商务接待活动，在保证商务接待效果的前提下，加强商务接待费用控制，特制订本方案。

2、商务接待工作是公司重要的对外窗口之一，参加接待的工作人员要遵守纪律，有礼有节、热情大方，树立公司的良好形象。

3、本方案规定了公司商务接待的管理职能、管理内容与要求、检查与考核，适用于公司的全部商务接待活动的管理。

二、管理职能

行政部是公司接待工作的管理部门，公司商务接待以及宴请用餐等均由行政部统一安排。

三、商务接待工作原则

1、以对等接待、各负其责、相互配合为原则。商务接待工作涉及面广，必须坚持重点、兼顾一般，按照对等接待、各负其责、相互配合的原则，上下一致，齐心协力，共同做好接待工作。

2、规范高效、安全节俭、服务一流的原则。商务接待工作应规范服务，提高办事效率、热情周到，视客情适度接待，提倡节俭，反对浪费，注重思想情感交流，不推诿扯皮，不应付拖拉。

3、统一标准、预算管理、严格控制的原则。按照公司商务接待标准，对各项商务接待费用实行预算管理，由行政部负责人根据核定的预算严格控制使用，商务接待费用原则上不得超过限额，如需追加预算，由总经理另行审批。

四、接待职责分工

1、接待工作是公司窗口式工作，对于塑造企业良好形象、实现公司经营目标，具有十分重要的意义。各相关部门及人员必须高度重视且规范行为。

2、接待内容包括：迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观介绍及招待服务等。分工如下：

行政部：

提供一般接待良好环境的保障及备品准备，负责接待服务并陪同洽谈及参观介绍；负责来客引入及会议室的环境保持；

提供信息沟通保障及调度控制和来客记录，安排来宾行程、食宿等。

工程部及相关负责人：负责接待洽谈并陪同始终。

五、商务接待细则及标准

1、商务接待细则

对于因接待需求经常往来的餐馆、宾馆、副食品店或其他机构应争取以签约形式约定折扣价，原则上应定点采购和安排餐饮、住宿等事项。

在商务接待过程中，原则上酒水、香烟应自带，未经允许的前提下自行购买物品和安排的招待事项而产生的费用公司不予报销。

2、商务接待标准

公司商务接待标准，根据来访者的人员级别及访问目的不同，适用不同标准。主要划分为3个级别：普通接待、中级接待、高级接待。

六、商务接待流程

1、商务接待的申请与审批

①各部门实施商务接待前，应填写《商务接待申请表》，经部门主管审核，分管副总审批后报由总经理签字确定后，报行政部申请安排接待；

②申请部门在《商务接待申请表》内应明确来宾人数、级别、接待时间、接待事由、接待负责人等信息及相关接待要求建议；

③公司高层领导的商务接待活动，由其相关接洽人员填写《商务接待申请》，并作为接待负责人；

④行政部接到《商务接待申请表》后，应根据公司商务接待标准进行商务接待行程设计并核定接待预算后，填写《接待行程安排表》，反馈至接待申请部门确认；

⑤经申请部门确认后的《接待行程安排表》，按接待标准进行审批；

⑥如接待申请部门要求部分或全面超标准接待，《接待行程安排表》应按照相应接待标准进行审批；

⑦行政部将获批后的《接待行程安排表》报公司财务部，作为预支、报销接待费用的预算凭证。

2、商务接待的实施

①行政部依据获批的《接待行程安排表》，落实各项接待安排的责任人及物品置办；

②行政部将《接待行程安排表》副本发至申请部门接待负责人，以及接待活动相关领导，以便合理安排时间；

③行政部依据接待行程安排，协调接待负责人和公司车辆或租用车辆的时间安排；

④行政部依据接待行程安排，制作《来宾接待手册》，交由接待负责人，送至来宾；

⑤接待负责人或公司，应根据接待行程安排，前往车站、机场接送来宾，并陪同来宾办理入住、结算手续；

⑥接待负责人应严格执行接待行程安排，保证各项接待活动的有序衔接；

⑦公司领导与来宾合影后，由行政部将照片制成相框，交由接待负责人送达来宾，留作纪念；

3、商务接待行程的变更

①商务接待过程，如来宾要求对行程安排进行调整，现场陪同人员（接待负责人、司机及其他陪同人员）应及时将调整意见通知行政部；

②行政部收到行程调整意见后，应立即对《接待行程安排表》进行调整；并通知相关部门及人员。

七、费用报销

1、原则上商务接待费用应开据正规发票并经相关证明人签字确认，特殊情况需提前与财务及公司相关负责人员沟通。

2、商务接待结束后，参与接待人员应在5天内将粘贴好的票据交至行政部根据公司商务接待标准和细则对相关费用进行初审。实际发生费用在已获批预算额度内的，行政部初审合格后返报销人办理费用报销手续；实际发生费用超出获批预算额度的，由责任人填写《费用超额审批表》说明超额原因，到总经理处进行审批，获批后方可报销。对于无故超过30天未提供票据的，不再予以报销，由财务部从责任人的工资中扣回预支费用；

八、商务接待过程要求

1、接待人员须严格遵守公司相关规定，不允许有任何越格行为发生；

2、商务接待人员于接待进行时，须密切注视接待动态，做好控制指挥工作，保证规范进行。

3、接待过程中遇有来宾提出办理限制事宜，须婉言解释。

4、接待环境标准

①物品摆放整齐，且表面无灰尘；

②地面干净无脏物，空气流通清新；

③室温适度，灯光合适；

④备品齐全。

5、公司参观规定

①安排来宾参观公司，须提前通知行政部；

②公司情况参观介绍由行政部安排资料，其他人员配合；

③技术交流方面由各负责人负责安排相关资料。

6、接待礼仪要求

①参与商务接待人员应着正装，举止礼貌；

②接待人员到车站、机场迎接来宾，应提前10~20分钟到达，恭候来宾到达，对不熟悉的来宾应事先准备迎接牌，注明单位名称和来宾称谓；

③接到来宾后，接待人员应主动向来宾致以问候，并主动帮助来宾提取行李；

④到达住宿地点后，接待人员应主动协助来宾办理入住手续，并提行李送至房间；

⑤接待人员到车站、机场送行，应根据航班、列车时刻合理提前到达，主动帮助来宾拿取、托运行李，办理相关手续；

九、附则

1、本方案由行政部依据实际情况变化，不定期进行修订；

2、本方案由行政部附则最终解释；

3、本方案于2014年4月1日起执行。

附件：

申请部门：负责人：

1、客人信息：

2、接待时间：年月日至年月日共日

3、接待事由：

4、洽谈参加人员：

5、陪同人员：

6、招待项目：

□交通□住宿□宴请□娱乐□游览□其它：

7、其它要求：

接待行程安排表接待部门：接待负责人：制表人：

配合内容清单：

招待费用预算：

□交通：□住宿：□宴请：□娱乐等：

合计：

商务招待费用超额审批表申请部门：负责人：

1、招待对象：

2、招待时间：年月日至年月日

3、招待事由：

4、获批招待费用预算：

□交通：□住宿：□宴请：□娱乐等：合计：

5、实际招待费用情况：

□交通：□住宿：□宴请：□娱乐等：合计：超额：

超额原因说明：

另：来宾登记手册另行定制或设计