05信息交流控制程序
信息交流控制程序
信息交流控制程序修订记录﹕制定部门﹕制定﹕审核﹕核准﹕1 目的﹕建立、实施并保持一套程序，对本公司环境因素和环境管理体系的有关信息进行程序化管理，保证内部与外部信息交流的有效性。
2 范围﹕本程序适用于公司环境管理内、外部信息的交流。
3 定义﹕无4 职责﹕4.1. EHS委员会为环境信息的综合管理部门，负责与上级环保部门、行政主管部门等相关方信息的接受、传递和处理，并记录其决定；4.2.各职能部门指定专人负责本部门环境信息交流和记录。
5 作业流程﹕5.1. 总则5.1.1 信息交流分内部信息交流和外部信息交流。
5.1.2 信息内容应真实。
5.1.3 信息交流的途径可以是口头的或书面文档，以及其它一切可以利用的通讯及宣传工具。
5.1.4 信息传递要求准确、快捷，输入、输出控制良好。
5.2.内部信息交流：公司环境管理体系运行中内部各层次和各职能间的交流。
5.2.1内部信息包括：5.2.1.1日常信息：环境方针、环境目标、环境指针、环境管理方案、监测记录、内部审核与管理评审报告；环境法律、法规和其它要求的传递；有关化学物质的毒性、安全、数据等以及体系正常运行时的其它记录等。
5.2.1.2 不符合信息：日常运行中和体系内部审核时不符合报告，纠正和预防措施处理记录等。
5.2.1.3 紧急信息：出现火灾、台风、爆炸等情况下的环境信息与记录。
5.2.1.4 重要环境信息：与重要环境因素相关的信息、有较大环境影响的环境事故等。
5.2.1.5 其它内部信息：员工的建议、投诉等。
5.2.2 内部信息交流处理5.2.2.1 信息由相关部门收集回馈到EHS委员会，并及时按照相应程序的规定传达到各部门。
对需处理的不符合信息或需协调的重要信息应由相应负责部门填写记录并及时传递到EHS委员会，原则上应在3日内予以答复。
5.2.2.2 各职能部门根据体系实施情况，定期（至少每半年一次）向管理者代表汇报，包括环境绩效、运行控制、目标指针和环境管理方案实施情况以及法律法规的遵循情况，详见《环境监测与测量控制程序》BWUX-OHSEP-E015。
信息交流与沟通控制程序
信息交流与沟通控制程序信息交流与沟通控制程序本程序的目的是为了建立畅通的沟通渠道，明确信息交流的内容、范围和形式，规定内部和外部沟通的方法，以及通过及时、准确、快捷地接收、传递和处理公司内部和外部的质量、环境、食品安全和诚信信息，实现管理体系的有效运行。
本程序适用于公司生产经营管理等活动所涵盖的所有部门和层次内、外部的信息交流和控制。
在本程序中，管代/HACCP小组长负责公司内部和外部沟通事宜的审批和管理工作，技术中心负责公司管理体系信息交流的全面管理，配合收集行业、政策等方面的信息、整理、分析、研究，供公司领导和有关部门参考。
行政部负责相关部门的外部沟通，各部门负责人负责本部门员工之间的沟通，并配合技术中心和行政部作好公司信息交流、传递和处置工作。
在外部沟通方面，本程序规定了外部信息的来源，包括认证机构、当地环境保护机构、质量技术监督局等监测或检查的结果及反馈的信息，管理方针通告给相关方，对质量、环境、食品安全、计量管理有关的法律法规、条例、规范和标准等信息的获取与执法部门的联系，相关方的投诉、抱怨、期望和要求，包括顾客、供应商及周围社区居民的沟通，涉及重要环境影响的处理，伤亡事故的上报等，行业技术信息，上级或地方主管部门发出的规定、决定、要求、指示等信息，供方和其它分承包方的信息，以及环境监测和职业安全健康等有关的信息，以及与参观者、检查人员及发生业务关系的人员进行有关管理体系方面的信息交流。
在外部信息沟通方面，本程序规定了各部门应该注意获得法律法规的信息，上级行政部门传达的信息由公司行政部统一接收，行政部负责接收当地环保部门的环境监测信息，来自XXX的信息由各相关部门接收，各部门在与客户、社会与其他相关方接触或合作时，应将企业内必要的信息，如公司的管理方针及保护环境和预防、减少环境污染的思想、企业管理体系绩效以及企业适用的法律、法规等，向相关方进行宣传。
在信息传递方式方面，本程序规定了可以通过电话、传真、邮件、资料传递、走访、座谈等形式与顾客、供方、立法和监管部门或与管理体系有关的组织进行信息交流。
信息交流控制程序
信息交流控制程序ISO/TS16949程序文件文件会签□总经理□常务副总经理□生产总监□研发中心□人事行政部□计划采购部□内销部□外贸部□品管部□各生产车间□汽车OEM研发部□市场部□生产工程部□财务部□客服部文件发放范围□总经理□常务副总经理□生产总监□研发中心□人事行政部□计划采购部□内销部□外贸部□品管部□各生产车间□汽车OEM研发部□市场部□生产工程部□财务部□客服部文件更改记录容备注1、目的：规范公司内外沟通方法，在公司内部与外部建立适当的信息沟通过程，以确保对管理体系的有效性进行信息沟通。
2、适用范围：本程序适用于公司内各层次和职能间的内部信息沟通，以及与外部相关方联络的接收、文件化形成和答复等沟通。
3、定义：无4、管理职责：各部门负责对工作范围内相关信息的收集、整理、传递、沟通与保存，及相关紧急信息的处理。
体系专员负责质量管理体系各类相关信息的收集、整理、传递、沟通与保存5、工作程序：输入工作流程权责重点说明支持性文件输出（表单）公司生产、服务等活动的信息交流外部信息：a)政府部门、行政机构、上级主管部门发布的有关质量的政策法规、行政命令和指导性文件；b)质量技术监督部门、认证审核机构等监测或检查的结果及反馈的信息；c)国际、国家、地方或行业标准信息，如各种有关的产品标准、计量标准、行业规范等；d)来自外部相关反馈的质量信息及其投诉意见等，包括顾客、供方、服务方等；e)市场动态、竞争对手水平等；f)各部门直接从外部获取的有关产品方面的信息。
内部信息：a)本公司质量管理的宗旨和方向，包括质量方针、质量目标和指标；b)本公司体系、过程和产品方面的信息，包括人员状况、资金、成本和风险；设备和工作环境方面的信息；c)各种证据笥和结论性信息，包括检验监测记录、内部审核报告、管理评审报告、质量目标完成情况报告、质量成本分析报告、顾客满意度评价报告、产品质量综合分析报告等；d)不合格和潜在不合格方面的信息，包括各种不符合报告、不合格品分析以及纠正和预防措施信息分类AA等；e)内部员工的经验交流和合理化建议等；f)其他内部信息。
05协商、沟通与信息交流控制程序
4.2.3员工对于影响作业场所职业健康安全的任何变化，包括管理程序制订及其他职业健康安全事务之意见或建议应反馈到公司OH&S代表, OH&S代表根据实际情况,逐级上报.
4.3.2公司其他部门收到除了第三方认证机构外的其它相关方的有关信息及时提交到行政部,行政部将相关方通过电话、传真、来信、来访等方式提出的要求、建议、抱怨等一一记录并填写“外部信息交流与答复记录单”,对于需答复的外部信息,行政部进行调查核实后，组织各责任部门及相关人员进行讨论制定措施,答复外部相关方,如超出行政部的职责范围,行政部应通报管理者代表处理.
协商、沟通与信息交流控制程序
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编制部门(者)：品管部
审核者：安全管理者代表__________
批准者：厂长__________
职能部门：行政部、品管部
相关部门：公司内与职业健康安全有关的所有部门
实施日期：二零一零年八月六日
文件发布原始印章
一．目的
制定本程序旨在建立通畅的信息交流渠道，使安全管理体系ห้องสมุดไป่ตู้行时的内部和外部信息及时进行传达和交流。
4.3.9外部政府机构等OHS检查、参观、访问由职业健康安全管理小组或安全主任(厂长)负责接待，并将结果传达给公司所有相关人员。
4.4内外部的意见投诉一般五日内回复,有特殊要求,则可根据实际情况协商回复.
4.5行政部根据内外部投诉的严重程度决定是否向管理者代表或最高管理者报告。管理者代表负责内外部投诉实施过程中的协调工作,对于因技术、资金等问题一时无法落实措施的，由整改部门提出书面意见，经管理者代表批准、并根据情况将其转化为目标与指标。
信息交流控制程序
信息交流控制程序1.目的规定公司在产品与管理体系方面与顾客、供方及其他相关方（如政府部门、认证机构、公司周边相关）的信息沟通的接受、传递、处理及反馈，以确保信息交流的顺畅。
2.适用范围适用于本公司产品及管理体系等信息交流的管理。
3.职责3.1技检部负责内、外部质量、环境信息的收集、传递、交流以及处理与答复。
3.2业务部负责安全及社会责任方面信息的收集、传递、交流以及处理与答复；并且作为公司对外窗口协助3.1技检部的职责内容。
3.3各部门负责工作范围内信息的收集和传递。
3.4管理者代表负责内/外部审核、管理评审及体系管理相关信息的处理与答复，并对公司信息的传递和处理进行监督。
4.工作程序4.1信息的分类及职责归属：4.2信息交流的方式信息可采用口头、书面资料、记录、会议、电子媒体、通讯等方式予以传递。
4.2.1外部信息的交流：职责部门接受信息后，登记于《外来文件接受登记表》，通过管理会议，电话传达的方式传递信息；需要内部书面传达信息有职责部门发行《信息交流单》予以传达；需要予以培训信息召开培训会议，并制作《培训记录表》作好记录；如问题重大，职责部门向管理者代表报告，并按照《纠正和预防措施控制程序》对纠正或预防措施的有关信息提交管理评审。
4.2.2内部信息的交流：日常信息有各部门按相关文件的规定收集并传递。
内部会议有组织部门负责编制《会议记录》通过会议传达传递信息；公司需要将质量、环境方针与环境重要因素对相关方进行传达与交流时有技检部记录《文件发放、回收登记表》并发行传递；异常的不符合或潜在的不符合信息，有发现这填写《信息交流单》交责任部门处理；4.2.3信息的记录和保管各部分按照职责归属做好信息的记录与保管，具体按照《记录控制程序》处理。
5.相关程序与文件记录《记录控制程序》《纠正和预防措施控制程序》《外来文件接受登记表》《文件发放、回收登记表》《信息交流单》《培训记录表》《会议记录》。
05信息交流程序
SMS信息交流程序0 修改记录1目的本程序旨在确保船上人员能够获得用他们懂得的语言所编写的有关安全管理体系(SMS)的各种信息，确保与SMS有关的所有人员对SMS信息充分理解。
2 适用范围本程序适用于公司安全管理体系各部门和船舶对SMS各种信息的传递和熟悉。
3 职责3.1 NSM办公室：负责收集SMS的信息，并据信息内容制定相应的措施。
3.2 各职能部门：.1协助NSM办公室收集与本部门有关的外部信息、情报。
.2 负责SMS信息的传递、记录并对收到的信息进行熟悉和执行。
3.3 船长：负责船舶SMS信息交流，组织船员学习，并落实在各项工作中。
3.4 二副协助船长对有关信息进行管理。
4 定义4.1 SMS内部信息:公司安全管理体系建立、运行、修改、保持以及审核等需交流的信息。
4.2 外部信息.1 国际国内标准化组织、国际海事组织、船舶检验机构、主管机关、海运行业组织等发布的有关公约、规定、规则、规范、指南等；.2 主管机关、船舶检验机构发布的有关法规、规范、通告、通函等信息或文件；.3 航海、轮机等专业技术杂志；.4 港口国检查方面的信息；5 实施步骤5.1 SMS外部信息处理5.1.1 NSM办公室应密切注意国内安全管理新动向，收集有关外部信息。
5.1.2 各职能部门也应主动收集与本部门有关外部信息并报NSM办公室。
5.1.3 NSM办公室对收到的外部信息按表格P05-01进行登记，对于需要传递的信息，应根据其性质确定发放范围，并经NSM办主任批准后予以发放。
5.1.4 对于新发布或新修改的有关规则规定, 应纳入受控文件的,应按《SMS文件控制程序》要求，配给受控文件编号, 修改文件总清单, 发放有关部门和船舶。
5.1.5各职能部门/船舶对收到的外部信息应及时签阅或按《SMS人员培训程序》要求组织学习, 以便使各有关人员能够充分理解信息的内容, 并在工作中落实信息要求。
5.1.6 船舶应长期保存外部信息, 对于航海、轮机等专业技术杂志应由二副按表格P05-03要求登记，并置于公共场所，供大家阅读。
信息交流与沟通控制程序
信息交流与沟通控制程序1 目的建立有效的信息交流与沟通渠道，确保内、外部信息得到及时、有效地传递和交流。
2 范围本程序适用于公司有关环境与职业健康安全内、外部信息的收集、处理、反馈以及与外部相关方的信息交流。
3 术语和定义本程序无新术语。
4 职责4.1 管理者代表4.1.1 负责协调处理环境与职业健康安全重要信息。
4.1.2 负责环境与职业健康安全重要信息与外部（包括上级主管部门、新闻媒体）的沟通与交流。
4.2 员工代表负责收集员工职业健康安全方面的意见和建议，并及时将有关信息反馈到公司工会。
4.3 人事部4.3.1 负责将员工代表反映的意见和建议进行收集、汇总，报管理者代表或行政部协调处理。
4.3.2 参加职业健康安全方面问题的协调、处理。
4.4安保部负责对上级或地方主管部门有关环境与职业健康安全方面的文件进行收集、传递。
4.5 各相关职能部门负责本部门职责范围内环境与职业健康安全方面信息的收集和交流，并及时将有关信息反馈到各对口管理部门。
5 工作流程5.1 信息的分类5.1.1 外部信息a）上级主管部门下发的文件、检查或监测结果；b）各相关职能部门接收到的有关法律法规和其它要求；c）来自相关方（如供方、工程合同方、社区居民等）的投诉、抱怨；d）其它外部信息，如各相关职能部门直接从外部获得的有关环境、健康安全等方面的信息。
5.1.2 内部信息a）公司环境与职业健康安全方针完成情况和管理体系运行情况；b）环境与职业健康安全目标、指标和管理方案完成情况及检查结果；c）环境与职业健康安全监测和测量结果，内部审核报告以及事故、事件、不符合、纠正和预防措施等；d）其它内部信息，如员工建议等。
5.2 外部信息的传递与沟通方式5.2.1 公司安全保障部将接收到的上级主管部门有关环境与职业健康安全方面的文件进行编号，填写“公文处理签”，呈报公司主管领导审批后，下达到各责任部门。
5.2.2 法律法规、标准类资料信息由相关职能部门负责收集，传递到行政部。
信息交流与沟通控制程序
信息交流与沟通控制程序文件编号：1 目的为了保证公司质量、环境管理体系信息交流的及时性，有效性，确保管理体系的有效运行，特制定本程序。
2 范围本程序适用于公司质量、环境管理体系信息交流的传递和处理。
3 职责3.1 交流、沟通工作由总经理、管理者代表、总经理办公室、综合部等各部门负责实施。
3.2 总经理办公室牵头管理内外交流沟通过程。
3.3 各部门3.3.1 负责来自于公司内外部的有关质量、环境的信息的接收、处理、应答、回复。
3.3.2 规定交流的方式并予以实施，并对处理结果进行确认。
3.3.3 必要时形成记录，进行统计分析并报告。
4 程序4.1 内部沟通4.1.1 沟通内容a) 正常信息，如方针、目标指标、检查监测记录、重要环境因素、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其他记录等。
b) 不符合、潜在不符合信息，如内审、外审中的不符合报告、纠正和预防措施处理记录等。
c) 合规性评价的信息。
d) 紧急信息，如发生火灾等。
e) 满足顾客和相关方要求的重要性，法律法规要求的重要性。
4.1.2主要沟通方式a) 部门间的沟通：①公司定期召开部门经理办公例会。
会议应包括各部门负责人介绍上月的体系运行状况，并每月报告本部门的目标指标情况，必要时在统计分析的基础上采取了纠正措施和预防措施。
②有文件规定的，按规定方式进行沟通。
③电子邮件、口头沟通等。
b) 自上而下的沟通：①公司每周一召开晨会，内容应包括及时通报有关顾客和其他相关方要求、法律法规要求（特别是相关要求发生变化时），有关领导关于质量和环境管理体系的指示和要求。
②总经理通过定期召开的部门经理办公例会，提出关于质量和环境管理体系的指示和要求。
③总经理通过体系文件的发布，规定各部门和子公司负责人的职责和权限。
④管理者代表不定期通过内部简报、宣传栏等方式，以提高员工关注顾客的意识及满足法律法规要求的意识。
c) 自下而上的沟通：①各部门通过定期召开的部门经理办公例会，向总经理汇报体系运行状况和改进需求。
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信息交流控制程序
1 目的
为了及时、准确地收集、传递及反馈有关信息，同相关方进行沟通与协商，作好信息的管理，确保体系的有效运行。
2 范围
本程序适用于公司内外部信息的交流、收集、传递与处理。
3 职责
3.1综合部负责组织信息交流活动，外部信息的收集，以及内部信息的最终收集和处置。
3.2其它相关部门在各自的职责范围内收集原始信息，并及时传递和反馈。
4 程序内容
4.1 信息的分类
4.1.1 外部信息
a) 地方监测站、环保局、认证机构等检测或检查的结果及反馈的信息；
b) 政策法规标准类信息，如环境法律法规、条例、标准等；
c) 相关方反馈的信息及其投诉等，相关方指顾客、合同方、供应商、废物收购方、运输公司等；
d) 其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关环境、安全技术等方面的信息。
4.1.2 内部信息
a) 正常信息，如方针目标指标、检验检测记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其它记录等；
b)不符合（包括潜在不符合）信息，如体系内部审核的不合格报告，纠正和预防措施处理单等；
c) 紧急信息，如出现火灾、洪涝灾害和爆炸等情况下的环境信息与记录；
d) 其它内部信息（如员工的建议等）。
4.2 信息的收集与处理
信息可采用书面资料、记录、讨论交流、电子媒体、声像设备、通讯、板报等方式予以传递。
4.2.1 外部信息的收集与处理
4.2.1.1综合部负责政策法规、标准和反馈信息的收集，并传递到公司相关部门，资料的管理，详见《法律法规及其它要求控制程序》及《文件控制程序》。
4.2.1.2 地方监测站、环保局、认证机构等监测、检查结果的资料信息由综合部负责收集、更新、整理，保存，当监测或检查结果出现不符合情况时，按照《纠正和预防措施控制程序》的要求进行处理。
4.2.1.3综合部负责与合同方、物资供应商、废物收购方、运输公司等进行信息沟通，对其环境施加影响，详见《相关方环境行为影响控制程序》；负责与顾客进行信息联络；以满足顾客的要求；对来自上述相关方投诉的处理详见《纠正和预防措施控制程序》；当对方有要求时，应在一周内给予解决和答复；上述相关方反馈的其它信息，可由对应部门以“信息联络处理单”或信息原件的形式传递给综合部组织处理。
4.2.1.4各部门直接从外部获取的其他类信息，如质量、环境，质量、环境管理信息等，在一周内反馈到综合部，由其负责分类、整理，根据需要传递到相关部门。
4.2.2 内部信息的收集与处理
4.2.2.1正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常正常信息；综合部按照相应程序文件的规定传递方针、目标和指标、管理方案、内部审核结果、更新的法律法规等信息。
4.2.2.2 (潜在)不符合信息的处理详见《纠正和预防措施控制程序》。
4.2.2.3紧急(环境)信息由发现部门迅速传递给综合部组织处理，可采用电话、传真等方式，参见《应急准备与响应控制程序》。
4.2.2.4其他内部信息，提供者可以“信息联络处理单”反馈给综合部进行处理。
4.3 信息库的建立和应用
4.3.1 综合部负责建立公司的信息库，不断汇集各方面反馈回的信息，按照信息载体的不同(如纸张、磁碟、光碟、胶片、声像制品等)，提供适宜的环境分别存放，统一保存；并参照图书分类的方式，进行整理分类，制成索引，确保以获取信息的完整性和可用性。
4.3.2 综合部根据合同评审、采购、施工、检验等不同过程的需要，提供各部门所需信息相应的拷贝，各部门也可根据索引，在综合部调阅所需的信息，综合部负责组织各部门对上述各类信息进行归纳、分析，寻找体系持续改进的机会。
4.4 对体系运行过程中各类记录的控制详见《记录控制程序》。
4.5 各部门对接收、传递的信息予以记录。
内部信息的沟通，发送方为主要责任方，但接受方应至少每月进行一次询问和督促。
4.6 记录的保管
本程序涉及到的记录，按《记录控制程序》的要求执行。
5相关文件
文件控制程序
纠正和预防措施控制程序
记录控制程序
法律法规及其他要求控制程序
相关方环境行为影响控制程序
应急准备与响应控制程序
6 记录
信息联络处理单。