信息交流与控制程序.doc
信息沟通控制程序
4.3.2 信息的传递
（1）信息传递主要通过文件、报告、通报、学习材料、书信、通信和会议等途径与相关部门和单位传递，发布信息。
编号：XK－ZC5.5.3－2016
版本：2016-E
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36、信息沟通控制程序
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（2）营销中心、客服部和研发中心等与外界有接触的部门同相关方进行信息传递、反馈。
编号：XK－ZC5.5.3－2016
版本：2016-E
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36、信息沟通控制程序
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1 目的
为确保企业与员工和其它相关方就管理信息进行相互沟通，保证内外信息及时、有效的交流，特制定本程序。
2 适用范围
本规定适用于公司管理体系内外部信息沟通的控制。
3 管理职责
3.1 行管中心副总负责公司内部信息沟通，管理者代表负责对外信息沟通和协商；
（4） 不论内部和外部，对相关方关注的问题和对重要环境因素影响的信息、重要危险因素影响的信息都要特别加以注意，并迅速采取处理措施，记录处理决定。紧急状况执行应急准备和响应程序。
（5） 发生突发事件或在紧急状态下，执行《事故应急救援预案》。
5 相关文件
《法律法规和其它要求控制程序》
6 主要相关记录
《适用的法律法规和其它要求清单》
（5） 同行业技术信息和专业会议信息，竞争对手的产品信息、服务信息和技术信息。
（6） 管理体系方针的对外宣传。
4.3 信息交流
4.3.1 信息的收集和整理
（1） 各职能部门和人员负责收集本部门工作有关的信息；
（2） 营销中心、客服部和研发中心等与外界接触的部门负责收集相关方的信息；
信息交流与沟通控制程序
信息交流与沟通控制程序信息交流与沟通控制程序本程序的目的是为了建立畅通的沟通渠道，明确信息交流的内容、范围和形式，规定内部和外部沟通的方法，以及通过及时、准确、快捷地接收、传递和处理公司内部和外部的质量、环境、食品安全和诚信信息，实现管理体系的有效运行。
本程序适用于公司生产经营管理等活动所涵盖的所有部门和层次内、外部的信息交流和控制。
在本程序中，管代/HACCP小组长负责公司内部和外部沟通事宜的审批和管理工作，技术中心负责公司管理体系信息交流的全面管理，配合收集行业、政策等方面的信息、整理、分析、研究，供公司领导和有关部门参考。
行政部负责相关部门的外部沟通，各部门负责人负责本部门员工之间的沟通，并配合技术中心和行政部作好公司信息交流、传递和处置工作。
在外部沟通方面，本程序规定了外部信息的来源，包括认证机构、当地环境保护机构、质量技术监督局等监测或检查的结果及反馈的信息，管理方针通告给相关方，对质量、环境、食品安全、计量管理有关的法律法规、条例、规范和标准等信息的获取与执法部门的联系，相关方的投诉、抱怨、期望和要求，包括顾客、供应商及周围社区居民的沟通，涉及重要环境影响的处理，伤亡事故的上报等，行业技术信息，上级或地方主管部门发出的规定、决定、要求、指示等信息，供方和其它分承包方的信息，以及环境监测和职业安全健康等有关的信息，以及与参观者、检查人员及发生业务关系的人员进行有关管理体系方面的信息交流。
在外部信息沟通方面，本程序规定了各部门应该注意获得法律法规的信息，上级行政部门传达的信息由公司行政部统一接收，行政部负责接收当地环保部门的环境监测信息，来自XXX的信息由各相关部门接收，各部门在与客户、社会与其他相关方接触或合作时，应将企业内必要的信息，如公司的管理方针及保护环境和预防、减少环境污染的思想、企业管理体系绩效以及企业适用的法律、法规等，向相关方进行宣传。
在信息传递方式方面，本程序规定了可以通过电话、传真、邮件、资料传递、走访、座谈等形式与顾客、供方、立法和监管部门或与管理体系有关的组织进行信息交流。
信息交流与沟通控制程序
1 目的为了确保公司内外部之沟通顺畅，有效传达管理品质系统的信息，特制订本程序。
2 适用范围适用于公司内与管理品质信息相关的所有员工。
3 职责3.1公司负责人/管理者代表负责宣导管理系统的信息和协调沟通；3.2市场部负责与客户沟通相关质量/环境信息；3.3人事行政部负责与公司外部其他相关方沟通相关质量/环境信息；3.4品质部负责组织各联络体系的建立、保持和改善；3.5各部门负责本部门内部沟通和具体工作的执行，以及跟踪由本部门发起联络的结果；3.6全体员工积极参与公司内部各种形式的沟通。
4 定义无。
5 参考文件5.1《记录控制程序》——QAP-025.2《客户投诉处理程序》——QAP-045.3《管理评审程序》——QAP-085.4《内部审核程序》——QAP-246 作业程序6.1 对外沟通6.1.1 客户有关产品质量方面的信息传递给品质部，由品质部负责识别、更新和传递给公司内部形成受控的生产条件；6.1.2品质部负责将质量方面的信息按客户需要传递给客户，以持续增加客户的满意度，品质方面的对外宣传由市场部负责，编写所需的宣传材料；6.1.3客户投诉的信息按照《客户投诉处理程序》办理；6.1.4其他外部相关方（如执法机构、参观访问等）的信息由人事行政部负责传递给公司内部，形成相关信息后再反馈给外部。
6.2 内部沟通6.2.1各部门依据体系文件的规定、记录、收集传递并处理日常品质信息，为了达到全员参与，本公司主要采取如下沟通形式：a) 班前会：每班开工前在生产现场进行，主要有品质、安全、文化、生产安排等宣传；b) 厂务会：每天在会议室进行，由各部门负责人汇报前一天各部门的运营情况，协调解决问题并计划落实方法；c) 各部门内部协调会：各部门经理/主管视工作需要，召集部门内相关员工进行协调，以确保本部门的工作品质，必要时形成会议记录分发至相关部门；d) 品质会议（包括QCC小组活动、品质专案会等）：由品质部主导，相关部门共同参加，对生产中的品质问题进行改善，推动公司品质的持续提高；e) 内审首末次会议：管理者代表主持内部质量审核的首次会议、末次会议，具体实施参见《内部审核程序》；f) 管理评审会议：为确保质量体系的适宜性、充分性和有效性，公司对质量体系进行定期评审，会议由公司负责人主持，具体实施参见《管理评审程序》。
信息交流和沟通控制程序(含表格)
信息交流和沟通控制程序
（IATF16949-2016/ISO9001-2015）
1.0 目的
规定内、外部沟通的渠道，以加强信息交流，确保质量管理体系运作的有效性。
2.0 适用范围
适用于公司内、外不同部门和不同层次人员之间的各种信息的沟通。
3.0 职责
3.1管理者代表负责协调质量管理运作中各部门之间的沟通，确保沟通的顺畅。
3.2办公室负责协助管理者代表督查内部信息沟通及处理。
3.3质管部为外部信息的归口管理部门，接收部门负责传递顾客的信息反馈，研发中心负责工艺、工装等技术方面的处理；质管部负责质量问题反馈的处理，质管部负责所有顾客反馈信息的统计、归类、跟踪验证工作。
4.工作程序
4.1外部沟通及信息管理
5.2内部沟通及信息管理
6.相关文件
纠正和预防措施控制程序 会议管理及汇报制度 记录控制程序 7.质量记录 工作联络单
工作联络单.xl s
会议纪要
会议纪要.d oc
外部质量信息传递登记表
质量信息反馈单 (2).d oc 质量信息分析传递
处理单.d oc
顾客反馈问题清单。
信息交流与沟通控制程序(含表格)
信息交流与沟通控制程序（ISO45001-2018/ISO14001-2015）1、目的和范围建立有效的信息交流与沟通渠道，确保内、外部信息得到及时、有效地传递和交流。
本程序适用于公司有关环境与职业健康安全内、外部信息的收集、处理、反馈以及与外部相关方的信息交流。
2、引用文件下列文件中的条文通过在本标准的引用而成为本标准的条文。
凡是注日期的引用文件，其随后所有修改（不包括勘误的内容）或修订版均不适用本标准。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
《法律法规获取与更新控制程序》《不符合、纠正预防措施控制程序》《记录控制程序》3、术语和定义本程序无新术语。
4、职责4.1管理者代表4.1.1负责协调处理环境与职业健康安全重要信息。
4.1.2负责环境与职业健康安全重要信息与外部（包括上级主管部门、新闻媒体）的沟通与交流。
4.2员工代表负责收集员工职业健康安全方面的意见和建议，并及时将有关信息反馈到公司工会。
4.3公司工会4.3.1负责将员工代表反映的意见和建议进行收集、汇总，报管理者代表或技安环保处协调处理。
4.3.2参加职业健康安全方面问题的协调、处理。
4.4公司办公室负责对上级或地方主管部门有关环境与职业健康安全方面的文件进行收集、传递。
4.5各相关职能部门负责本部门职责范围内环境与职业健康安全方面信息的收集和交流，并及时将有关信息反馈到各对口管理部门。
5、工作流程5.1信息的分类5.1.1外部信息a）上级主管部门下发的文件、检查或监测结果；b）各相关职能部门接收到的有关法律法规和其它要求；c）来自相关方（如供方、工程合同方、社区居民等）的投诉、抱怨；d）其它外部信息，如各相关职能部门直接从外部获得的有关环境、健康安全等方面的信息。
5.1.2内部信息a）公司环境与职业健康安全方针完成情况和管理体系运行情况；b）环境与职业健康安全目标、指标和管理方案完成情况及检查结果；c）环境与职业健康安全监测和测量结果，内部审核报告以及事故、事件、不符合、纠正和预防措施等；d）其它内部信息，如员工建议等。
信息交流与沟通控制程序
信息交流与沟通控制程序文件编号：1 目的为了保证公司质量、环境管理体系信息交流的及时性，有效性，确保管理体系的有效运行，特制定本程序。
2 范围本程序适用于公司质量、环境管理体系信息交流的传递和处理。
3 职责3.1 交流、沟通工作由总经理、管理者代表、总经理办公室、综合部等各部门负责实施。
3.2 总经理办公室牵头管理内外交流沟通过程。
3.3 各部门3.3.1 负责来自于公司内外部的有关质量、环境的信息的接收、处理、应答、回复。
3.3.2 规定交流的方式并予以实施，并对处理结果进行确认。
3.3.3 必要时形成记录，进行统计分析并报告。
4 程序4.1 内部沟通4.1.1 沟通内容a) 正常信息，如方针、目标指标、检查监测记录、重要环境因素、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其他记录等。
b) 不符合、潜在不符合信息，如内审、外审中的不符合报告、纠正和预防措施处理记录等。
c) 合规性评价的信息。
d) 紧急信息，如发生火灾等。
e) 满足顾客和相关方要求的重要性，法律法规要求的重要性。
4.1.2主要沟通方式a) 部门间的沟通：①公司定期召开部门经理办公例会。
会议应包括各部门负责人介绍上月的体系运行状况，并每月报告本部门的目标指标情况，必要时在统计分析的基础上采取了纠正措施和预防措施。
②有文件规定的，按规定方式进行沟通。
③电子邮件、口头沟通等。
b) 自上而下的沟通：①公司每周一召开晨会，内容应包括及时通报有关顾客和其他相关方要求、法律法规要求（特别是相关要求发生变化时），有关领导关于质量和环境管理体系的指示和要求。
②总经理通过定期召开的部门经理办公例会，提出关于质量和环境管理体系的指示和要求。
③总经理通过体系文件的发布，规定各部门和子公司负责人的职责和权限。
④管理者代表不定期通过内部简报、宣传栏等方式，以提高员工关注顾客的意识及满足法律法规要求的意识。
c) 自下而上的沟通：①各部门通过定期召开的部门经理办公例会，向总经理汇报体系运行状况和改进需求。
信息交流与沟通控制程序
信息交流与沟通控制程序信息交流与沟通控制程序1 ⽬的规定公司内部、外部信息交流的⽅法、渠道和有关要求，确保信息得到沟通。
2 适⽤范围适⽤于公司管理体系信息交流的传递和处理。
3 职责3.1 体系部负责组织、协调质量管理相关信息的交流和沟通。
3.2 综合办负责组织、协调环境管理相关信息的交流和沟通。
3.2 各部门及时传递并沟通各信息。
4 ⼯作程序4.1 信息交流的基本原则信息交流的渠道、⽅式、内容，应有助于公司管理体系有效性、管理效率的提⾼，有助于增进与相关⽅的共识和/或满意程度。
4.2 内部沟通4.2.1 应纳⼊沟通范畴的主要事项1）政策要求：包括法规、相关⽅及公司的政策、要求，如法规、标准、制度等；2）运⾏信息：包括体系运⾏、各项⼯作进展及结果、各类审核/检查/检验结果等；3）辅助信息：有肋于政策理解与实施、有助于优化运⾏过程和结果的其他信息。
4.2.2 沟通范围：公司各层次的纵向沟通、各职能部门的横向沟通。
4.2.3 沟通权责：责任部门/⼈员均有适当的信息通报义务和适当的信息查询责任。
4.2.3 沟通⽅式1）⼝头/书⾯报告，适⽤于任何职能、层次；2）部门⽂件发布、会议/培训召集，适⽤于职能部门及其以上管理层次；3）跨部门或公司级⽂件发布、会议/培训召集、宣传资料等，需经总经办或总经理组织、批准或授权。
4）其他：各级⽂件中有规定的，按规定实施，如相关记录、报表、报告的传递等。
注：《信息交流与沟通记录表》是公司内部沟通的通⽤书⾯格式。
4.2.2 沟通过程的控制1）信息通报/报告（信息拥有部门/⼈员）识别通报内容与对象——确定通报⽅式——实施通报，传递相关信息2）信息查询/质询（信息需求部门/⼈员）识别查询内容与对象——确定查询⽅式——实施查询，获得相应信息4.3 外部信息的接收与回应1）外部信息，专指与管理体系运⾏及其绩效有关的来⾃相关⽅的信息。
2）任何部门/⼈员对接收的外部信息（包括⼝头、书⾯），均应及时向责任部门负责⼈或直接责任⼈通报，具体按内部沟通⽅管理要求实施。
沟通和信息交流控制程序
沟通与信息交流控制程序文件编号：WG-ESP-05版本号：A/0编制：审核：批准：1、目的为在本司建立有效的信息沟通渠道，确保将管理体系要求的相关信息及时对内/外作出交流,相关方的信息得到及时收集、传递和处理，维护管理体系的正常运行，规范信息交流以及内部外信息的畅通，特制订本程序。
2、范围适用于公司就管理体系的内/外部信息交流。
3、职责与权限3.1总经理/管理者代表：3.1.1管理体系相关法规信息的接收、传递和宣导；3.1.2公司经营计划、管理方针、目标的宣导；1.2人力资源部：3.2.1内部员工申诉、反馈、改善意见的信息的接收、处理及回馈；4.2.2与环境、职业健康安全有关的内外部相关方意见的接收、传递和管理；5.2.3与内部员工、当地政府、医院、工会其他外部相关方，关于环境、职业健康安全等方面的信息沟通。
1.3市场部：3.3.1与客户有关的合同、订单、产品信息和顾客回馈信息的接收、传递和处理；4.3.2外部发生的不合格与生产、品质、工程等相关部门的沟通；5.3.3客户有关危害物质过程控制方面的信息的接收、传递和管理；3.4采购部：3.4.1与外部供方有关质量、环境、社会责任方面要求的信息的传递、收集和沟通；3.4.2与外部供方有关危害物质过程控制方面信息的传递和沟通；3.5品质部：3.5.1与产品质量相关的要求及异常信息的接收、传递和处理；3.5.2与供货商有关危害物质过程控制方面的信息的倡导、传递和管理；3.5.3管理体系相关法律法规、标准的收集、传递。
3.6工模部、工程部：产品要求信息的接收、传递和处理；3.7其他相关部门：各部门之间工作相关事宜沟通。
4、定义4.1外部相关方：泛指客户、供应商、加工商、服务商、外协厂、认证机构、检测机构、环保主管机关及社会团体等。
4.2管理体系:指我司已建立的IS0900司IS01400KIS045001管理体系。
5、程序内容5.1信息交流的途径可以是口头、公/通告、标识牌、电子邮件、腾讯通、微信或书面联络单等其它常用的通讯及宣传工具。
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2012-02-01
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1. 目的
为了保证管理和诚信信息在公司内部和外部及时、畅通、有效的传递交流。
2. 范围
适用于公司各部门之间以及公司与外部相关方（质监、卫生监督、认证机构、商检、税务、银行、统计局、工商、社会保障中心、劳动局等政府职能部门及客户等）之间的信息交流。
3. 职责
3.1 管理层应积极创建有效的内、外部沟通渠道。
3.2 管理者代表负责产品质量及食品安全的内、外部信息反馈，并报告最高管理
者；诚信负责人负责诚信信息的反馈，并报告最高管理者。
3.3 各单位负责收集本部门的质量安全信息并将其及时沟通到相关部门，
收集诚
信信息并将其传递到技术质量部。
3.4 技术质量部负责内部质量和安全信息的受理和传达，涉及重要质量、食品安
全的内、外部信息反馈给管理者代表和诚信负责人。
3.5 行政部负责内部诚信信息的受理和传达，涉及重要诚信的内、外部信息反馈
给技术质量部并及时向诚信负责人汇报。
3.6 销售部负责将收集到的产品质量和食品安全外部信息反馈并传达到技术质
量部、生产部等部门， 并及时向管理者代表汇报； 负责将收集涉及诚信方面的信
息反馈给行政部，并及时向诚信负责人汇报。
3.7 财务部负责公司内部有关财务内容的信息交流和公司外部银行、税务、统计
局等信息交流。
4. 信息交流方式和方向
4.1 信息交流的方式包括：口头、电话、书面、展览展销、会议等形式。
4.2 信息交流的方向包括：上行沟通、下行沟通、平行沟通、对外沟通。
5. 工作程序
5.1 外部信息收集和交流内容
单位
XXXX 有限公司
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CHG/CMS-02-002
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，并及时与相关责任部门进行信息交流。
，并将相关信息反馈给相关部门 （生产部和相关生产单位及相关领导） 采取应对措施。
，并汇报到相关领导手中。
，并反馈给相关责任部门。
，并及时上报给主管领导，协助其采取应对措施。
，并及时上报给主管领导，协助其采取应对措施。
，并及时上报给主管领导，协助其采取应对措施。
，并及时上报给主管领导，协助其采取应对措施。
5.2 内部信息收集和交流内容
；原料、辅料和服务；生产系统和设备；生产场所、设备位置和周围环境；清洁和卫生计划。
，不符合和纠正情况。
，还包括表明与产品有关的健康危害的抱怨情况。
，包括人员的资格水平和职责与权限分配。
单位
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CMS-02-002 XXXX 有限公司
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，程序的执行情况。
，除使用部门和有关领导外，任何人不得进行泄露。
配方由技术质量部保管，由生产部经理、技术质量部经理进行监控， 生产使用部门掌握原辅料部分配方并进行计量，技术质量部对微量成分进行计量。
生产工艺由技术质量部和生产部共同保管。
，信息包括数据统计、文件、文化、思想和情感，信息交流的记录档案有严格的归档程序，保留信息交流的记录，建立信息平台，实现信息共享。
5.3 信息交流的记录管理
本程序所涉及的数据统计方面的和文件记录按《文件控制程序》和《记录控
制程序》规定执行。
批准制订修改次数12 3
修改日期。