相关方信息交流控制程序
信息沟通控制程序
4.3.2 信息的传递
（1）信息传递主要通过文件、报告、通报、学习材料、书信、通信和会议等途径与相关部门和单位传递，发布信息。
编号：XK－ZC5.5.3－2016
版本：2016-E
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36、信息沟通控制程序
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（2）营销中心、客服部和研发中心等与外界有接触的部门同相关方进行信息传递、反馈。
编号：XK－ZC5.5.3－2016
版本：2016-E
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36、信息沟通控制程序
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1 目的
为确保企业与员工和其它相关方就管理信息进行相互沟通，保证内外信息及时、有效的交流，特制定本程序。
2 适用范围
本规定适用于公司管理体系内外部信息沟通的控制。
3 管理职责
3.1 行管中心副总负责公司内部信息沟通，管理者代表负责对外信息沟通和协商；
（4） 不论内部和外部，对相关方关注的问题和对重要环境因素影响的信息、重要危险因素影响的信息都要特别加以注意，并迅速采取处理措施，记录处理决定。紧急状况执行应急准备和响应程序。
（5） 发生突发事件或在紧急状态下，执行《事故应急救援预案》。
5 相关文件
《法律法规和其它要求控制程序》
6 主要相关记录
《适用的法律法规和其它要求清单》
（5） 同行业技术信息和专业会议信息，竞争对手的产品信息、服务信息和技术信息。
（6） 管理体系方针的对外宣传。
4.3 信息交流
4.3.1 信息的收集和整理
（1） 各职能部门和人员负责收集本部门工作有关的信息；
（2） 营销中心、客服部和研发中心等与外界接触的部门负责收集相关方的信息；
沟通和交流控制程序
1.目的建立适当的沟通与交流过程，及时地收集和反馈公司内部和外部的信息交流，多层次、多渠道地加强沟通和交流，确保管理体系相关信息在内部和外部得到及时传递与沟通。
2.范围适用于公司内不同层面和岗位之间的相互沟通和交流以及与外部相关方进行信息交流和沟通。
交流和沟通的信息包括与质量、环境、职业健康安全体系相关的信息。
相关方包括客户、工程合同方、供应商、废弃物收购方、运输公司、政府机构、消防部门、医院、社区、环保组织、认证机构、监测站、环卫部门等与本公司有直接或间接关系或关注本公司质量、环境、职业健康安全行为和业绩的组织或个人。
3.职责3.1运营部职责负责本程序文件的起草。
3.2体系管理负责人职责负责本程序文件的批准；负责本程序文件日常执行的监督。
4.定义无。
5.工作程序5.1沟通与交流职责a）运营部负责对管理体系的建立、实施与维护情况进行沟通，负责信息沟通与交流的归口管理，协调公司部门之间的沟通及公司对外的沟通，并向管理层汇报；负责与外部的政府、环境、安全主管部门、服务商等相关方沟通；b）供销部负责与客户、供应商沟通；c）各部门负责本部门内部的沟通，确保工作范围内相关信息在本部门得到沟通和理解。
5.2沟通与交流范围a）公司各层面和各部门之间就内部和外部信息进行广泛地沟通和交流；b）内部信息指各部门管理体系中所进行的过程实施和运行结果、体系运行的有效性、内部体系审核的结果、纠正预防措施及员工建议等；c）外部信息包括国家相关政策及法律法规、上级主管部门及政府有关部门相关文件资料、客户的有关信息、相关方的反馈及投诉，以及建议和可借鉴的经验。
5.3沟通与交流要求a）沟通与交流必须及时、有效，内容必须准确；b）明确各自职能和权限，使信息逐级传递和及时反馈,保证信息的畅通性，并且将信息传递到所有需要得到和利用信息的相关部门和人员；c）可采取书面或口头进行交流和沟通；可采取自上而下或自下而上的双向渠道；d）利用一切通讯和宣传工具，如发文、会议、网络、简报、公告栏、员工满意度调查等，会议若有决议项，需做《会议纪要》。
信息交流与沟通控制程序
信息交流与沟通控制程序信息交流与沟通控制程序本程序的目的是为了建立畅通的沟通渠道，明确信息交流的内容、范围和形式，规定内部和外部沟通的方法，以及通过及时、准确、快捷地接收、传递和处理公司内部和外部的质量、环境、食品安全和诚信信息，实现管理体系的有效运行。
本程序适用于公司生产经营管理等活动所涵盖的所有部门和层次内、外部的信息交流和控制。
在本程序中，管代/HACCP小组长负责公司内部和外部沟通事宜的审批和管理工作，技术中心负责公司管理体系信息交流的全面管理，配合收集行业、政策等方面的信息、整理、分析、研究，供公司领导和有关部门参考。
行政部负责相关部门的外部沟通，各部门负责人负责本部门员工之间的沟通，并配合技术中心和行政部作好公司信息交流、传递和处置工作。
在外部沟通方面，本程序规定了外部信息的来源，包括认证机构、当地环境保护机构、质量技术监督局等监测或检查的结果及反馈的信息，管理方针通告给相关方，对质量、环境、食品安全、计量管理有关的法律法规、条例、规范和标准等信息的获取与执法部门的联系，相关方的投诉、抱怨、期望和要求，包括顾客、供应商及周围社区居民的沟通，涉及重要环境影响的处理，伤亡事故的上报等，行业技术信息，上级或地方主管部门发出的规定、决定、要求、指示等信息，供方和其它分承包方的信息，以及环境监测和职业安全健康等有关的信息，以及与参观者、检查人员及发生业务关系的人员进行有关管理体系方面的信息交流。
在外部信息沟通方面，本程序规定了各部门应该注意获得法律法规的信息，上级行政部门传达的信息由公司行政部统一接收，行政部负责接收当地环保部门的环境监测信息，来自XXX的信息由各相关部门接收，各部门在与客户、社会与其他相关方接触或合作时，应将企业内必要的信息，如公司的管理方针及保护环境和预防、减少环境污染的思想、企业管理体系绩效以及企业适用的法律、法规等，向相关方进行宣传。
在信息传递方式方面，本程序规定了可以通过电话、传真、邮件、资料传递、走访、座谈等形式与顾客、供方、立法和监管部门或与管理体系有关的组织进行信息交流。
信息交流控制程序
信息交流控制程序1.目的规定公司在产品与管理体系方面与顾客、供方及其他相关方（如政府部门、认证机构、公司周边相关）的信息沟通的接受、传递、处理及反馈，以确保信息交流的顺畅。
2.适用范围适用于本公司产品及管理体系等信息交流的管理。
3.职责3.1技检部负责内、外部质量、环境信息的收集、传递、交流以及处理与答复。
3.2业务部负责安全及社会责任方面信息的收集、传递、交流以及处理与答复；并且作为公司对外窗口协助3.1技检部的职责内容。
3.3各部门负责工作范围内信息的收集和传递。
3.4管理者代表负责内/外部审核、管理评审及体系管理相关信息的处理与答复，并对公司信息的传递和处理进行监督。
4.工作程序4.1信息的分类及职责归属：4.2信息交流的方式信息可采用口头、书面资料、记录、会议、电子媒体、通讯等方式予以传递。
4.2.1外部信息的交流：职责部门接受信息后，登记于《外来文件接受登记表》，通过管理会议，电话传达的方式传递信息；需要内部书面传达信息有职责部门发行《信息交流单》予以传达；需要予以培训信息召开培训会议，并制作《培训记录表》作好记录；如问题重大，职责部门向管理者代表报告，并按照《纠正和预防措施控制程序》对纠正或预防措施的有关信息提交管理评审。
4.2.2内部信息的交流：日常信息有各部门按相关文件的规定收集并传递。
内部会议有组织部门负责编制《会议记录》通过会议传达传递信息；公司需要将质量、环境方针与环境重要因素对相关方进行传达与交流时有技检部记录《文件发放、回收登记表》并发行传递；异常的不符合或潜在的不符合信息，有发现这填写《信息交流单》交责任部门处理；4.2.3信息的记录和保管各部分按照职责归属做好信息的记录与保管，具体按照《记录控制程序》处理。
5.相关程序与文件记录《记录控制程序》《纠正和预防措施控制程序》《外来文件接受登记表》《文件发放、回收登记表》《信息交流单》《培训记录表》《会议记录》。
信息交流控制程序
5．信息交流控制程序1目的为了及时、准确地传递及反馈有关信息（含适用法律法规），以及其他应遵守的要求，特制定本程序。
2范围适用于公司在质量、环境、职业健康安全管理活动过程中内部信息的传递与处理，以及与外部各方的信息交流。
3职责3.1 管理者代表负责本程序的归口管理。
3.2 工程部负责内部和外部有关质量、环境、职业健康安全的信息收集、传递和处理。
3.3 党群工作部负责与其上级主管部门的信息交流及内部员工反映问题的反馈工作。
3.4 各部门、分公司、项目经理部负责相应业务范围内的信息传递与交流，以及对相关方信息的收集和处理。
4工作程序4.1信息分类4.1.1外部信息交流的内容a）质量、环境、职业健康安全管理有关的法律法规、条例、规范和标准等信息；b）工程建设方对工程质量和质量管理水平的评价；c）同行业其他施工企业的经验教训；d）质量回访和服务信息；e）上级或地方主管部门发出的规定、要求、指示等信息；f）环境监测和职业健康安全监察等有关的信息；g）重要安健环因素信息；h）伤亡事故的上报等。
4.1.2内部信息交流的内容a）体系运行的信息：包括方针、目标、管理方案、职责、权限、培训、监视与测量、内审和管理评审等信息；b）各管理层次工程质量管理情况；c）工程质量的检查结果；d）有关不符合的信息；e）紧急信息：包括事故、事件等；f）员工及其代表关注的环境、职业健康安全问题，包括作业场所环境、职业健康安全状况、劳动保护的改善；g）其他的内部信息。
4.2信息交流的方式及要求a）具体信息交流的方式和要求详见附件1；b）项目经理部应指定人员每天在公司OA系统下载相关通知、文件等信息，并交项目经理传阅或在项目部传达、实施。
5相关文件5.1 《施工过程控程序》 Q/GJ-B-095.2 《安健环管理运行控制程序》 Q/GJ-B-106记录信息交流方式及要求：信息交流控制流程。
ISO9001信息沟通控制程序(含流程图)
信息沟通控制程序（ISO9001-2015）1.0目的为使公司各内外部门之间的信息能够得到及时的传递、处理和解决，促进相关方准确、高效运转，特制定本程序。
2.0范围适用于本公司所有经营活动所涉及的相关部门的内部及与外部的信息交流与沟通。
3.0定义与术语3.1信息：有意义的数据；3.2相关方：与组织的业绩或成就有利益关系的个人或团体。
4.0职责4.1各部门负责相应业务范围内相关信息的接收、传递及处理；4.2品保课门负责顾客、部分官方机构及供应商产品质量方面的沟通；4.3管理部业务与生产部生管课负责顾客的沟通；5.0作业流程5.1信息分类a.内部信息包括：1.正常信息，如质量方针（目标）及完成情况、测量和监控记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其它记录等；2.（潜在）不符合信息，如体系内部审核的《不符项目报告》、《纠正预防措施处理单》等；3.紧急信息，如出现重大质量事故等情况下的信息与记录；4.其它内部信息（如员工合理化建议等）。
2外部信息包括：1.质量技术监督局、计量检定所、环保局、商检局、消费者协会、公证处、认证机构等监测或检查的结果及反馈的信息；2.政策法规标准类法规，如质量法律、法规、条例、产品标准等；3.相关方（顾客、供方）反馈的信息处理及其投诉等；4.其它外部信息，如各部门直接从外部获取的有质量改进技术、质量管理等方面的信息。
5.2信息沟通的方式信息可采用资料、质量记录、公告栏、会议、讨论交流、电子媒体、通讯等沟通的工具或方式给予传递。
5.3信息处理：a.内部信息的收集及处理：1.正常信息的处理：各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常信息，按照相应程序文件的规定向有关部门传递质量方针目标及其完成情况、内部审核结果、更新的法律法规等信息；2.潜在）不符合信息的处理详见《纠正预防措施管制程序》；3.紧急信息（如出现重大质量事故时）由发现部门迅速通知相关部门（如品管课）组织处理，可采用电话，传真等方式紧急沟通；4.其它内部信息，员工合理化建议按《合理化提案规定》实施，其它内部信息提供者可用《内部联络单》、电子邮件等形式反馈给相关部门进行处理。
协商、沟通与信息交流控制程序
协商与信息交流控制程序一、目的：通过与相关方及公司员工的协商、沟通与信息交流，确保有关质量、职业健康安全和环境的信息沟通，使所有受到质量、职业健康安全和环境影响的员工及其他相关方参与和支持公司的质量、职业健康安全和环境方针和目标的实现，并吸取相关方的合理建议和意见，进一步改进公司的质量管理体系、职业健康安全和环境管理体系。
二、范围：适用于公司质量管理、职业健康安全和环境管理体系的协商、沟通与信息交流管理。
三、职责：1、最高管理者负责对重大质量、职业健康安全和环境信息的决策。
2、管理者代表负责对重大质量、职业健康安全和环境信息的处理。
3、综合管理部负责与上级主管部门、行业主管部门、其他相关方及公司内部的信息交流、传递和处理。
4、工会代表员工参与职业健康安全和环境管理事务。
参与有关职业健康安全和环境方针、程序等的讨论、决策。
5、各有关部门负责与相关方进行信息交流、传递和处理，并向综合管理部或管理者代表通报传递和处理情况。
6、各有关部门负责相应职能范围内的质量、职业健康安全和环境信息交流。
四、管理内容与方法：1、内部信息⑴内部信息内容包括：——质量、职业健康安全和环境方针、目标的实现情况；——法律、法规、规范、标准及其他要求；——顾客要求过程、危险源和环境因素调查、评价及更改信息；——企业质量、职业健康安全和环境目标、指标及质量、职业健康安全和环境管理方案；——各部门的质量、职业健康安全和环境职责：——质量、职业健康安全和环境培训的信息；——监测、测量结果；——不符合与预防纠正措施的信息；——质量管理体系、职业健康安全和环境管理体系内部审核结果的信息；——管理评审结果的信息；——员工的建议与意见。
⑵综合管理部负责按规定要求将所要传达的企业质量、职业健康安全和环境管理体系运行过程中的上述各种信息及时、准确地传达至各部门主管。
⑶工会作为员工代表机构，负责组织员工积极参与管理体系的有关事务，负责收集员工的意见和建议，并在员工与行政中建立沟通、协商交流的桥梁和渠道。
信息交流与沟通控制程序
信息交流与沟通控制程序文件编号：1 目的为了保证公司质量、环境管理体系信息交流的及时性，有效性，确保管理体系的有效运行，特制定本程序。
2 范围本程序适用于公司质量、环境管理体系信息交流的传递和处理。
3 职责3.1 交流、沟通工作由总经理、管理者代表、总经理办公室、综合部等各部门负责实施。
3.2 总经理办公室牵头管理内外交流沟通过程。
3.3 各部门3.3.1 负责来自于公司内外部的有关质量、环境的信息的接收、处理、应答、回复。
3.3.2 规定交流的方式并予以实施，并对处理结果进行确认。
3.3.3 必要时形成记录，进行统计分析并报告。
4 程序4.1 内部沟通4.1.1 沟通内容a) 正常信息，如方针、目标指标、检查监测记录、重要环境因素、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其他记录等。
b) 不符合、潜在不符合信息，如内审、外审中的不符合报告、纠正和预防措施处理记录等。
c) 合规性评价的信息。
d) 紧急信息，如发生火灾等。
e) 满足顾客和相关方要求的重要性，法律法规要求的重要性。
4.1.2主要沟通方式a) 部门间的沟通：①公司定期召开部门经理办公例会。
会议应包括各部门负责人介绍上月的体系运行状况，并每月报告本部门的目标指标情况，必要时在统计分析的基础上采取了纠正措施和预防措施。
②有文件规定的，按规定方式进行沟通。
③电子邮件、口头沟通等。
b) 自上而下的沟通：①公司每周一召开晨会，内容应包括及时通报有关顾客和其他相关方要求、法律法规要求（特别是相关要求发生变化时），有关领导关于质量和环境管理体系的指示和要求。
②总经理通过定期召开的部门经理办公例会，提出关于质量和环境管理体系的指示和要求。
③总经理通过体系文件的发布，规定各部门和子公司负责人的职责和权限。
④管理者代表不定期通过内部简报、宣传栏等方式，以提高员工关注顾客的意识及满足法律法规要求的意识。
c) 自下而上的沟通：①各部门通过定期召开的部门经理办公例会，向总经理汇报体系运行状况和改进需求。
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相关方信息交流控制程序
（IATF16949-2016/ISO14001-2015）
1.0目的
为保证QMS＆EMS＆BLC管理体系信息在工厂内外交流窗口信息及时畅通传递、交流。
2.0范围
适用于工厂内外信息交流相关单位。
3.0权责
3.1业务部：正常订单及报价信息窗口;对客户需求及供货商要求信息联络窗口.
3.2行政部:内外部QMS＆EMS＆BLC管理体系信息交流窗口,负责对内外部QMS＆EMS＆BLC管理体系信息的受理和传达。
3.3品管部:质量改进与追溯信息窗口;
3.4各部门负责本部门信息接收和传递。
4.0定义
无
5.0内容
5.1内部信息
5.1.1本公司内部信息之沟通藉由各项会议，倡导公告，广告牌，联络单等方式
进行。
5.1.2各信息接收单位须依信息内容，对权责工作展开后续作业，幷将作业结果回馈原始信息发出单位。
5.1.3行政部应针对管理手册规定的内部信息和交流事项及时通知有关部门推进员，或张贴公告，具体事项包括：
5.1.3.1QMS＆EMS＆BLC方针（或修改后的QMS＆EMS＆BLC方针）应在2天内书面递交给各部门推进员，并于10天内制作新的公告板挂于厂区显著位置。
5.1.3.2（新识别或修改）环境因素应于3天内书面递交有关部门推进员，推进员在收到通知后5天内整理出新的《环境因素识别表》。
5.1.3.3（新收录到的）适用的法律法规及其它要求应于3天内整理出新的《环保法律法规清单》。
5.1.3.4（修改的）目标指针和管理方案应于2天内递交给有关部门。
5.1.3.5培训计划及记录、试卷应于完成后的三天内递交给各部门。
5.1.3.6（新的或修改的）文件应于批准颁发后当天递交各部门。
5.1.3.7紧急响应演习情况应于演习后5天内传达到各部门。
5.1.3.8监测与测量的信息在5天内传达至有关部门。
5.1.3.9其它为公众所知的环境信息载体，如环保报纸、杂志、宣传画、论文、照片等，应张贴于厂区公共宣传栏，有新资料时及时更换。
5.1.4各部门推进员在收到其它部门的信息数据后，对新的或修改的数据要分类保存，而过期作废的信息数据立即加盖“作废”印章另行存档。
5.1.5各部门推进员要把如下信息及时传达到其它部门或本部门员工。
5.1.5.1运行控制有关程序和作业指导书规定要传达的信息应于当天递交至有关部门。
5.1.5.2紧急情况发生时应按《应急准备与响应控制程序》立即通知有关部门和人员。
5.1.5.3对运行控制、目标指针达成状况和环境绩效的监测结果应按《监视和测量控制程序》要求定期公布于本部门宣传栏，并同时递交至品管部。
5.1.5.4针对本部门监测和内审发现的不符合，推进员应立即书面通知有关人员，并在纠正、预防措施制定后当天书面通知有关人员予以纠正。
5.1.5.5针对员工的有关环保方面的投诉或建议，推进员应于2天内通知行政部。
5.1.6各部门（或人员）之间的信息沟通，均需填写《信息接收及处理报告书》(附件一)，连同信息数据一起交付，接收人接收时要签字。
《信息接收及处理报告书》(附件一)由发出部门保存。
5.2外部信息
5.2.1外部信息藉由电话、传真、书面、口头或EMAIL等方式接收，接收窗口必须将各信息数据记录于《信息接收及处理报告书》(附件一)再依各信息数据处理之权责单位分发，权责单位于接收时须在《信息接收及处理报告书》(附件一)中签署。