信息交流控制程序
信息沟通控制程序
4.3.2 信息的传递
（1）信息传递主要通过文件、报告、通报、学习材料、书信、通信和会议等途径与相关部门和单位传递，发布信息。
编号：XK－ZC5.5.3－2016
版本：2016-E
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36、信息沟通控制程序
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（2）营销中心、客服部和研发中心等与外界有接触的部门同相关方进行信息传递、反馈。
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36、信息沟通控制程序
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1 目的
为确保企业与员工和其它相关方就管理信息进行相互沟通，保证内外信息及时、有效的交流，特制定本程序。
2 适用范围
本规定适用于公司管理体系内外部信息沟通的控制。
3 管理职责
3.1 行管中心副总负责公司内部信息沟通，管理者代表负责对外信息沟通和协商；
（4） 不论内部和外部，对相关方关注的问题和对重要环境因素影响的信息、重要危险因素影响的信息都要特别加以注意，并迅速采取处理措施，记录处理决定。紧急状况执行应急准备和响应程序。
（5） 发生突发事件或在紧急状态下，执行《事故应急救援预案》。
5 相关文件
《法律法规和其它要求控制程序》
6 主要相关记录
《适用的法律法规和其它要求清单》
（5） 同行业技术信息和专业会议信息，竞争对手的产品信息、服务信息和技术信息。
（6） 管理体系方针的对外宣传。
4.3 信息交流
4.3.1 信息的收集和整理
（1） 各职能部门和人员负责收集本部门工作有关的信息；
（2） 营销中心、客服部和研发中心等与外界接触的部门负责收集相关方的信息；
信息交流控制程序
信息交流控制程序1目的为了及时、准确地收集、传递及反馈有关质量、环境和职业健康安全有关信息控制，做好信息的管理，确保内外信息有效沟通。
2范围本程序文件适用于公司与整合型管理体系有关的内部信息的传递与处置，以及与外部相关方的信息交流。
3职责3.1质安部、办公室、工程部、经营部等部门及各项目部负责对应相关方信息的收集。
3.2各职能部门及各项目部负责工作范围内信息的传递与交流，并及时将有关整合型管理体系信息反馈到质安部。
3.3质安部负责统筹公司对内、外相关信息的传递与处理，保存和管理相关的信息。
3.4工程部和质安部负责紧急事故方面信息的处理。
3.5总经理主持管理评审，对整合型管理体系的运行现状进行总结交流。
3.6管理者代表向总经理汇报体系的运行情况及相关方的要求，质安部将体系内部审核及管理评审的结果传递到各职能部门及各项目部。
4工作程序4.1内部信息交流4.1.1内部信息内容：1）公司的质量、环境和职业健康安全方针、整合型管理体系运行情况；2）有关法律、法规及其他要求的获取和更新；3）目标、指标、管理方案的完成情况及效果；4）体系审核、管理评审、外部审核及环境监测结果、不符合/纠正与预防措施；5）公司人员培训情况；6）各管理层之间、各部门之间、各岗位之间的日常有关整合型管理体系方面的联络、常规报表及其他信息通报；7）紧急情况信息；8）重要环境因素和危险源控制情况。
4.1.2内部信息交流方式4.1.2.1质量、环境和职业健康安全方针以培训、闭路电视、局域网、宣传板报等传递到全体员工；4.1.2.2管理者代表将公司质量、环境和职业健康安全管理体系运行情况、目标指标、管理方案实施情况及效果以文件形式通过管理评审向总经理汇报；4.1.2.3通过体系审核、各部门及各项目部与管理者代表进行质量、环境和职业健康安全目标、指标、管理方案完成情况及效果、环境监测结果、不符合、纠正与预防措施的传递；4.1.2.4各部门及各项目部在体系运行过程中产生的质量、环境和职业健康安全信息，通过电话、会议、各类报表和信息交流单等形式实施，信息交流单由各单位保存；4.1.2.5质安部将政府职能部门对公司的环境监测结果复印下发，传递到各有关部门。
信息交流控制程序
信息交流控制程序1、目的确保及时、准确地收集、传递及处理有关信息，以对质量管理体系的有效性进行沟通。
2．范围适用于本公司内部信息交流以及于顾客的信息交流。
3．职责3.1 各部门负责各自工作范围内的信息（包括非体系运行信息）的收集、传递与处理。
3.2 供应销售部负责与顾客的信息联络与处理。
4．工作程序4.1 内部信息交流4.1.1 对质量管理体系正常运行时所产生的各种信息，如管理评审记录、设计和开发记录、监视和测量记录等，各部门直接按照体系文件的规定收集、传递并处理。
4.1.2 对于体系文件未明确做出规定的信息的处理由相关部门以《信息联络处理单》的形式或其他适当的形式传递到与之相关的部门以做适当的处理，必要时需报告管理层予以协调解决。
4.1.3当出现各种紧急、意外、矛盾或意见不一等情况而导致不能按正常体系文件规定执行时，可由有关部门迅速以《信息联络处理单》的形式传递至管理层，由管理层予以协调解决。
4.1.4 信息可采用面谈、会议、通讯设施、声像设备、电子媒体及布告栏、内刊、简报等各种书面资料等方式予以传递。
4.2 与顾客的信息交流4.2.1供应销售部负责接收顾客有关产品要求的信息，并按《产品要求确定与评审程序》的要求将其传递到相关部门，在按上述程序初步明确了产品要求并经评审后由供应销售部负责与顾客联络以最终确认产品要求。
当顾客对产品要求提出变更时，亦由供应销售部予以接收，经评审后再由供应销售部负责与顾客确认并传递到相关部门。
当本公司对产品要求提出变更时，则由供应销售部负责与顾客联络，征得顾客同意后，再由相关部门组织评审，并由供应销售部回复顾客并传递到相关部门。
4.2.2供应销售部应通过问卷调查、主动拜访、收集情报、查阅资料等各种方式主动了解潜在顾客的需求，把握市场动向，并将得到的有关信息汇总整理，向管理层报告，以有利于准确识别顾客的需求与期望，为新产品开发指明方向。
4.2.3供应销售部应礼貌地接待顾客以各种方式所进行的问询、拜访等活动，热心解答顾客的各种问题，并就有关信息积极向管理层报告。
信息交流控制程序
7.5.6工会、员工代表就职业健康安全相关信息协商的安排以及本公司鼓励员工积极参与体系的协商交流等应以公告或通过教育传达给员工。
8.0Record记录
7.4.3安环部和各部门应与相关方保持联系沟通，并对其相关方反映或投诉的问题及时分析、处理。详见《相关方环境和职业健康控制程序》。
7.4.4市场部收集、传递客户的需求，行政人事部针对我司的服务与客户进行信息沟通,详见《新客户导入控制程序》及《顾客满意度控制程序》。
7.4.5各部门就供应商、承包商、工程服务提供方等提供产品或服务安全方面的要求进行联络与信息沟通，对其的选择、评估应考虑其是否具备相应的安全资质要求。同时将有关的安全信息，及时传递至本部门的各相关部门,详见《供应商选择和评价控制程序》及《环境因素识别与评价控制程序》。必要时，应紧急优先将与安全有关的信息传递给安环部。
7.2信息交流方法
7.2.1内部信息的传达：公告、意见箱、发放资料、宣传墙报、会议、培训和书面通知等；
7.2.2外部信息的交流：信函、刊物、图文传真、电话和会议、互联网等。
7.3内部信息交流的实施
7.3.1正常信息的处理
7.3.1.1各部门依据相关文件的规定直接收集并传递日常正常信息；
7.3.1.2对目标/指标达成情况、内部审核结果，更新法律法规等信息进行收集和处理。
May. 16,202x
A
新发行
Revised Description List修订对照表
A
B
1.1.1
Content目录
1.0Purpose目的
信息交流控制程序
1、目的为了及时、准确地收集、传递及反馈有关信息，作好信息的管理，特制定本程序。
2、适用范围适用于公司内部信息的沟通与管理，以及与外部各方信息交流传递。
3、职责3.1最高管理者：负责与认证机构的信息交流。
3.2EHS3.2.1负责公司内部环境管理信息的及时传递及法律法规及其它要求获得传递。
3.2.2 负责与外部相关方的信息交流，主要是政府有关部门、工业区管委会。
3.3Sales：负责与客户之间的环境信息沟通。
3.4物流部：负责与供方之间的环境信息沟通。
3.5各部门：负责按接收信息的要求及时反馈和处理。
4、内容：4.1 信息的分类4.1.1内部信息包括a)正常信息，如环境方针、目标及其完成情况、（重大）环境因素、适用之法律法规、测量和监控记录、内部审核与管理评审报告、环境绩效以及体系正常运行时的其它记录等；b)不符合信息，如公司内部审核的不合格报告，体系运行过程中针对不符合或潜在不符合的纠正预防措施信息等；c)紧急信息，如出现重大环境事故、体系严重缺陷等的信息；d)其它内部信息（如员工的意见和建议等）。
4.1.2外部信息包括a)相关方的需求与期望b)与认证机构的交流信息；c)政策、法规、标准类信息，如环境法律、法规、条例、标准等；相关方交流的信息，包括政府部门的检查信息、环境监测部门的监测信息、相关方的环境投诉的接收与回复等；d)其它外部信息，如环境管理等方面的信息、本公司环境方针、目标等的对外宣传等。
4.2内部环境信息的交流：4.2.1内部环境建议内部员工针对公司环境系统提出的各项建议，均可由部门主管于公司会议上讨论决定。
4.2.2内部环境抱怨和询问内部员工针对公司环境提出的抱怨和询问事项可直接向直属主管提出，主管可在相关会议上提出，作为会议事项进行讨论、改进和追踪。
4.2.3EHS定期把环境方针、目标及其完成情况、（重大）环境因素、适用之法律法规、测量和监控记录、内部审核与管理评审报告、环境绩效、不符合信息以及针对不符合或潜在不符合的纠正预防措施等相关信息以书面张贴和培训宣传等方式传达给公司各员工。
信息交流控制程序
信息交流控制程序1、目的为了确保公司一体化信息的及时、准确地收集、传递及反馈，作好信息的管理工作，特制定本程序。
2、适用范围适用于公司内部信息的传递与处理，以及与外部各方的信息交流。
3、职责3.1 管理者代表负责本程序的归口管理。
3.2 市场部负责统筹公司对内、对外有关质量、环境的信息收集、传递和处理。
3.3 各部门负责与其上级主管部门的信息交流及内部员工反映问题的反馈工作。
4、工作程序4.1 信息的分类4.1.1 外部信息4.1.1.1地方监测站、环保局、质量技术监督局、地方劳动部门、总工会、消防局、当地政府、认证机构网上，购买公司产品的顾客等监测或检查的结果及反馈的信息；4.1.1.2 政策法规标准类信息，如环境法律法规、条例、产品标准等；4.1.1.3 相关方反馈的信息及其投诉等，相关方指顾客、供应商、废物收购方、社区居民、员工家属等；4.1.1.4 其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关环境、质量技术等管理方面的信息。
4.1.2 内部信息4.1.2.1 正常信息，如方针目标、绩效测量和监视记录、内部审核与管理评审报告以及体系正常运行时的其他记录等；4.1.2.2 （潜在）不符合信息，如体系内部审核的不合格报告，纠正和预防措施处理单等；4.1.2.3 紧急信息，如出现火灾等情况下的信息与记录；4.1.2.4 其他内部信息（如员工的建议等）。
4.2 信息的收集与处理信息可采用书面资料、记录、讨论交流、电子媒体、声像设备、通讯等方式予以传递。
4.2.1 外部信息的收集与处理4.2.1.1 各部门负责与地方监测站、环保局、质量技术监督局、地方劳动部门、总工会、消防局、当地政府、认证机构等监测、检查结果及反馈信息的收集，由公司相关部门传递到有关部门，当监测或检查结果出现不符合情况时，按照相关程序文件的要求进行处理。
4.2.1.2 各相关部门按其业务范围将收到的上级主管部门文件呈报部门主管后做出相应的处理，若直接从外部获取的有关的法律、法规和标准等管理信息时，应在一周内以《信息联络处理单》反馈到市场部，由其负责分类、整理，根据需要传递到相关部门。
信息交流控制程序
5．信息交流控制程序1目的为了及时、准确地传递及反馈有关信息（含适用法律法规），以及其他应遵守的要求，特制定本程序。
2范围适用于公司在质量、环境、职业健康安全管理活动过程中内部信息的传递与处理，以及与外部各方的信息交流。
3职责3.1 管理者代表负责本程序的归口管理。
3.2 工程部负责内部和外部有关质量、环境、职业健康安全的信息收集、传递和处理。
3.3 党群工作部负责与其上级主管部门的信息交流及内部员工反映问题的反馈工作。
3.4 各部门、分公司、项目经理部负责相应业务范围内的信息传递与交流，以及对相关方信息的收集和处理。
4工作程序4.1信息分类4.1.1外部信息交流的内容a）质量、环境、职业健康安全管理有关的法律法规、条例、规范和标准等信息；b）工程建设方对工程质量和质量管理水平的评价；c）同行业其他施工企业的经验教训；d）质量回访和服务信息；e）上级或地方主管部门发出的规定、要求、指示等信息；f）环境监测和职业健康安全监察等有关的信息；g）重要安健环因素信息；h）伤亡事故的上报等。
4.1.2内部信息交流的内容a）体系运行的信息：包括方针、目标、管理方案、职责、权限、培训、监视与测量、内审和管理评审等信息；b）各管理层次工程质量管理情况；c）工程质量的检查结果；d）有关不符合的信息；e）紧急信息：包括事故、事件等；f）员工及其代表关注的环境、职业健康安全问题，包括作业场所环境、职业健康安全状况、劳动保护的改善；g）其他的内部信息。
4.2信息交流的方式及要求a）具体信息交流的方式和要求详见附件1；b）项目经理部应指定人员每天在公司OA系统下载相关通知、文件等信息，并交项目经理传阅或在项目部传达、实施。
5相关文件5.1 《施工过程控程序》 Q/GJ-B-095.2 《安健环管理运行控制程序》 Q/GJ-B-106记录信息交流方式及要求：信息交流控制流程。
信息交流控制程序
信息交流控制程序1目的促进公司各职能部门和各层次之间信息交流，协调行动及与外部相关方的联络、沟通，明确要求和方法，确保管理体系运行的有效性。
2适用范围适用于公司管理体系范围内各部门及层次之间的要求的信息交流、协商、沟通管理，以及就公司的职业健康安全/环境信息与外部的交流协商。
3 职责3.1 总经理负责向公司全体员工传达公司使命、愿景、核心价值观、战略目标，宗旨、方针、目标。
3.2 质量部负责公司内部各部门之间及层次之间的信息交流与处理；负责执行质量会议制度，督办会议决定。
3.3 企管部负责协调环境及职业健康安全问题，负责与政府主管部门及周边居民或其他相关方协调与沟通，对来自外部相关方的投诉和报怨信息进行详细记录，必要时形成书面决定并以函件方式答复；3.4生产部负责执行生产调度会议制度、督办会议决定。
企管部负责宣传报道公司决议和和生产经营活动成效。
3.5 营销部负责向主要客户寄送公司的管理方针，对客户提出的任何有关质量、环境及职业健康安全的要求和建议应立即报质量部，及讨论答复。
3.6采购部负责向主要原材料供方和合同方联络传达公司的方针，发放调查问卷，提出管理体系要求。
3.7 各部室负责归口业务的对外交流、沟通。
3.8 各部室、车间负责向本部门、车间员工传达公司方针、目标、法律法规要求、危险源、环境因素及管理体系要求，并向质量部、生产部反映部门所管理事务。
3.9 全体员工有责任报告管理体系运行中的不符合事项，并提出建议和要求。
４工作程序4.1信息的种类4.1.1内部信息：●公司简介、方针、目标、与指标、管理方案及实施情况；●公司适用的法律、法规及标准要求；●公司管理体系建立与运行情况、内审及管理评审实施情况；●公司内部责任部门之间的各种信息通报、环境、职业健康的监测结果；●公司内部员工的意见或建议等。
4.1.2外部信息：来自相关方的各种信息。
相关方包括股东、政府机构、消费者、供应商、社会公众等。
4.2信息的交流方式：文件、通知、会议、电话、报告与报表、OA系统、新闻广告媒体。
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信息交流控制程序
1.目的
此程序规定了公司内、外部质量环境职业健康安全信息交流和内部管理沟通的内容、方式和方法，以确保体系的有效运行。
2.范围
适用于公司对内部、外部进行各类质量环境职业健康安全信息的传递和处理以及内部管理沟通的控制。
3.定义
本程序使用的术语如下：
4. 职责
4.1 总经办是环境和职业健康安全信息和内部沟通的综合管理部门，负责与上级环保部
门、卫生防疫部门和行业主管部门的环境和职业健康安全信息的接收、传递和处理，接受环境和职业健康安全投诉，以及内部沟通的管理。
4.2 总经办负责各种质量环境职业健康安全信息的整理和汇总，并确定责任部门。
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4.3环境安全委员会负责向员工宣传、传达各种质量环境职业健康安全信息。
4.4 市场部、宣传部、服务中心负责与游客的质量环境职业健康安全信息交流。
4.5采购部负责与供货商之间的质量环境职业健康安全信息交流。
4.6相关部门负责与本部门相关的质量环境职业健康安全信息交流和处理。
4.7管理者代表负责批准质量环境职业健康安全信息处理报告。
5. 工作程序
5.1 总则
5.1.1 信息交流的途径可以是口头或书面文件，以及其它一切可以利用的通讯及宣传工具；
5.1.2 质量环境职业健康安全信息分为内部信息和外部信息；
5.1.3质量环境职业健康安全信息内容应准确可靠；
5.2内部质量环境职业健康安全信息交流
5.2.1 环境安全委员会以会议、培训、报刊、板报、简讯、小册子等各种方式向公司
员工宣传公司的质量环境职业健康安全方针、目标和指标，相关的质量环境职业健康安全法律、法规政策及公司在质量环境职业健康安全方面的绩效，其它相关部门配合环境安全委员会对员工进行教育和信息传达工作；
5.2.2 公司员工如发现质量环境职业健康安全管理方面存在任何问题，或有任何建议
可向总经办提出，填写“内部联系单”提交给总经办，由总经办进行汇总；5.2.3 总经办在收到“内部联系单”后，登录在“质量环境职业健康安全信息登记表”
中，确定责任部门，并对处理结果进行跟踪记录；
5.2.4 必要时，总经办将处理结果向环境安全委员会报告，同时将处理结果反馈给提
出者；
5.2.5 公司设立“意见箱”，收集员工各种意见（包括质量环境职业健康安全方面的意
见），由总经办每月开箱整理后转相关部门处理。
5.3外部质量环境职业健康安全信息交流
5.3.1 总经办负责外部环境信息的收集、整理、汇总和反馈，信息交流内容包括：
（1）收集政府部门对环保和安全法规方面的要求；
（2）与承包商进行环境和安全信息的交流；
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（3）获取旅游局在环境和安全管理政策方面的信息；
（4）接受附近居民的环境和安全方面的投诉；
5.3.2 总经办与危险废物处理商、工程承建商（施工环境管理）进行环境信息交流并
执行法规上的申报事项；
5.3.3采购部负责与供货商进行质量环境职业健康安全信息交流，按《相关方管理程序》
执行；
5.3.4 市场部、导游部、服务中心利用接待来宾、游客，外出公干等机会在对外交流中
宣传公司的质量环境职业健康安全方针和质量环境职业健康安全绩效；
5.3.5 工程部负责向设备保养商等宣传公司环境方针及环境管理要求。
5.3.6 公司如决定对它的某些或全部重要环境因素与外界进行信息交流，就应将其决定形成文件。
并按规定的交流方式执行。
5.4在总经办设立环境和职业健康安全投诉电话，接受环境和安全问题的投诉。
5.5各部门可以通过会议纪要、电子杂志、宣传卡或在合同中规定特别条款，进行内/
外信息的传递及处理。
5.6 环境和安全信息的处理
5.6.1 法律法规和其它要求的信息交流和处理按《法规及其要求控制程序》执行；
5.6.2 有关紧急状态的信息交流和处理按《应急准备与响应控制程序》执行；
5.6.3 有关相关方、供货商的信息交流按《相关方管理程序》执行；责任部门需要采
取纠正或预防措施的，按《纠正预防措施控制程序》处理，并把处理结果反馈给提出者和环境安全委员会。
5.7每年环境安全委员会编写上年度的质量环境职业健康安全管理体系运行情况报告，
提交管理者代表批准，质量环境职业健康安全管理体系运行情况报告内容包括(但不限于)：
——组织概况；
——质量环境职业健康安全方针、目标、指标实施完成情况；
——重要环境因素及其控制；
——重大危险源识别及其风险评价和控制；
——环境监测结果、环境法规遵守情况
——职业健康安全监测结果、职业健康安全法规遵守情况
——质量环境职业健康安全业绩。
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6. 相关文件
6.1《法规及其要求控制程序》
6.2 《应急准备与响应控制程序》
6.3 《相关方管理程序》
6.4 《纠正预防措施控制程序》
7. 相关记录
7.1 内部联系单
7.2环境和安全信息登记表
7.3 环境和安全管理体系运行情况报告
批准：审核：编制：
日期：日期：日期：。