FB-0009 合约审查

參 標 准 書 名 稱
與 制 定 人 員 (二) 合約審查 編 號 FB-0009
起案 / 審議 / 裁決
現
職姓名Fra bibliotek起案： 起 案 者 起案單位主管 業務部 副課長 業務部 副理 張良艷 郭于正
審議： 審 議 者
製一部 經理 製二部 副理 製三部 經理 終檢部 經理 品管部 副理 工程部 副理 工務部 經理 資材部 副理 生技部 副理 品保部 處長
編 號 改 訂 日 期
FB-0009
頁 2008.7.15
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與口頭之約定等，當為電話或口頭之約時，經辦人員必頇要向客戶隨要到訂單后才可以鍵入 電腦系統轉發成<內部訂單>（FB-000904） ，如果很急，需以相關客戶確認的 Mail 或有客戶簽 名的為佐證，針得上級主管同意后才可以鍵入電腦系統轉發成『內部訂單』 （FB-000904） ，以 供審查或日後之追尋，並請客戶盡速補齊正式訂單。 5.3.1.2 如審核過程中，有相關部門提出異議或意見時，業務人員應匯總並與客戶溝通、達成共識。 5.3.2 試作訂單的審查 5.3.2.1 業務單位接受合約(訂單)後，若為試作訂單，應根據下述 5.3.3.2~5.3.2.8 流程進行初審。若非 為現行標準管理而頇另行提供相关测试报告時，業務單位依客戶之要求填制<送審客戶资料 窗体>(FB-000905)，並通知工程/品管單位作可行性研究，依《工程設計試作管理規范》管理。 5.3.2.2 新產品應由業務單位先行檢視合約（訂單）是否能提供或厘清下列的要項，並將其數據 連同<工程设计资料审查表>（FCAL00903）提交工程單位審查；若為舊客戶新規格產品視其 需求審查。 5.3.2.3 對於合約（訂單）的要求有不同於現行作業或可接受之標準時，业务单位提交<合約審查会 办理单> （FB-000902） 各相關單位應就其所應負品質責任的角度，予以審查期合適性。例如： 5.3.2.3.1 工程與/或品管單位應審查規格與圖樣等技術檔的相容性。 5.3.2.3.2 資材單位應審查制程、備料（庫存與採購）的配合性。 5.3.2.2.3 品管單位應審查品質保證之協定、驗證方法之協定與接收檢驗之條款。 5.3.2.2.4 業務單位應負責審查解決品質糾紛的條款，必要時得請求法律顧問的協助。 5.3.2.4 各單位應在<合約審查会办理单>（FB-000902）所規定回復期限內，將審查意見填具並 交回業務單位。 5.3.2.5 如有需要與客戶就訂單（合約）內容溝通時，由業務單位負責溝通或安排客戶與相關單 位溝通。 5.3.2.6 合約審查過程中（包含廠內溝通與客戶溝通過程）牽涉的一些重要的 E-mail、傳真及其它附 件資料應予以存檔，並複印後附在相應的<合約審查会办理单>（FB-000902）後。 5.3.2.7 如有必要，業務單位主管應召集相關單位主管“<合約審查会办理单>会议，並作成結論。 5.3.2.8 必頇待所有合約（訂單）問題全部解決，且亦能依客戶與本公司雙方品質要求生產與交貨 時，方能接受該合約（訂單） 。 5.3.3 量產訂單的審查 5.3.3.1 若為批量初次生產之排程產品且無特別要求時，業務人員填写<工程变更申请书> （FB-0002803）知会各部门,并签核, 召开转量产会议，若无异议, 业务轉發成『內部訂單』 （FB-000904） ，完成內部訂單作業。 5.3.3.2 如為持續批量訂單，則由業務部直接转发<內部訂單>（FB-000904） ，完成內部訂單作業。 5.3.4 變更或修改合約（訂單） 在合約（訂單）履行期間，雙方因實際的需要或變更或有修改合約（訂單）內容與條款的舉動發 生時，處理合約（訂單）的變更與修改，除另有規定外，悉依下列規定作業： 5.3.4.1 由於制程、備料等原因而不能依合約（訂單）指定日期與/數量交貨時，相关單位應通知業 務單位與客戶做必要的溝通，以取得諒解並公司 ERP 中的 D/N. 5.3.4.2 由於不能達到規格要求或生產需要而做工程變更時，業務單位應尋求客戶對工程變更的同 意，必要時並修改合約（訂單）要求內容，並填寫《工程設變作業辦法》中的附件<工程變 更申请书>（FB-0002803）給相關部門會簽。
1. 目錄及內容如有修訂，必頇發行更正，並且注明修訂日期 2. 關於本標準書，如有任何意見或疑問，請向起案部門研商。
制定日期 2005.8.1
實施日期 2005.8.8
起案部門 業務部
事務局 品保部
改訂日期 2008.7.15
修 訂 履 曆 記 錄 表 (一) 標準書名稱 項目 1 2 3 日 期 2006/05/25 2007/11/27 2008.7.15 全文 4-6 頁 數 合約審查 變 更 內 容 重新修訂，並將受訂作業辦法更名為合約審查 重新修訂 重新修訂 5.3.1.1。重新修訂 5.3.4.4.2 編號 FB-0009 記 錄 者 李佩玲 王雪莲 張良艷
公 (名稱) 合約審查 目 內 *修訂履歷記錄表 *參與制定人員 一、 目的 二、 適用範圍 三、 組織與權責 四、 定義 五、 作業內容 六、 流程圖 七、 相關文件及表單 容
司
標
准 編 號 版 本 錄 頁 次 (一) (二) 4 4 4 4 4-7 7 8-12 備 注 D FB-0009 總頁數 20
編 號 改 訂 日 期 的讓步或偏離許可，方可採取降級/特准允收。 5.3.4.4 客戶變更合約（訂單）
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5.3.4.3 由於成品不能達到規格要求時，業務和品管單位應與客戶協調降級/特准允收事宜，得到客戶
5.3.4.4.1 如客戶變更合約（訂單）(一般合約)時，業務單位應填寫<工程變更申請書> （FB-0002803） ，注明修訂或變更事宜，業務主管審查完，請相關單位審查； 5.3.4.4.2 如有機構/BOM 變更訂單，則填寫<工程設變作業辦法> (FB-0028 )中的附件<工程變 更申請書>(FB-0002803)、<訂單變更通知單>（FB-000912）,給相關部門會簽。再依資 材部門回覆的交期，與客戶溝通協商。如訂單數量、交期、貿易方式之變更方式變更， 業務修改 ERP,待業務主管核准后，以 MAIL 通知資材部門確認，單價變更只需業務 部門内核准。 5.3.5 簽署合約（訂單） 5.3.5.1 合約（訂單）完成審查作業，並決定接受該合約（訂單）時，即由業務單位將合約（訂單） 連同審查紀錄交由權責人員核准；合約（訂單）頇經雙方代表簽署後始生效。 5.3.5.2 生效後的合約（訂單）由業務單位保管，工程單位負責樣品試作排程事宜，生管單位 負責量產生產事宜。 5.4 訂單的受理 5.4.1 備料生產 5.4.1.1 量產機種，資材部依業務單位的<業務 forecast 備料申請单>（FB-000906）申請備料。 5.4.1.2 試作機種，工程部依業務單位的<業務 forecast 備料申請单>（FB-000906）申請備料。 5.4.2 產品之生產製造依<生產管制辦法>(FB-0019)和<制程管制作業辦法>(FB-0021)作業。 5.5 交期跟催及出貨 5.5.1 業務單位依客戶需求頇與生管或工程試作人員密切配合，依雙方協議(mail 或依照客户指定格式) 結果所排定之交期跟催每一筆訂單，使均能符合客戶交期需求。 5.5.2 量產產品經 OQC 驗收後，業務單位頇開立<出貨指示>(FB-000907)給資材,資材部門依<出貨查核 管理辦法>，安排出貨, 对于由厂内原因造成延迟交货的部分, 业务持续跟催并通知客户取得谅解, 由资材部门自行填写出货指示,安排相关作业。並由資材部門轉出<銷貨單>(FB-000908)和 <INVOICE>(FB-000909） 、<PACKING>（FB-000910）給関務，関務報關後核准<銷貨單>（FB-000908） 和<INVOICE>、<PACKING>並給財務開發票。如客戶對出貨文件有特 殊需求，則依客戶需求作成。 5.5.3 樣品則由業務製作<INVOICE>、<PACKING>，開立<銷貨單>給関務並負責安排出貨事宜。如客戶對出 貨文件有特殊需求，則依客戶需求作成。 5.6 收款 5.6.1 定期做成<對帳單>（FB-000911） ，依客戶所定日期於時間內完成。 5.6.2 <對帳單>的做成：在 ERP 系統中 D1V7 中生成。若客户有特殊要求, 则按照客户要求格式做成. 5.6.3 將<對帳單>傳給客戶確認，並在時間內回簽（需特別注意期限時間） 。 5.6.4 將客戶回簽之<對帳單>傳給資財部&關務&財務。 5.6.5 確認關務是否已報關，核銷資料是否已經寄送（轉廠&出口加工區） 。 5.6.6 每月底前確認開票狀況。 5.6.7 將發票影印留底，正本寄給客戶。 5.6.8 將蓋有公司印章和有相關負責業務簽名之<INVOICE>（FB-000909）寄給客戶（如客戶為國外） 。
陳燕堂 黃文宏 陳大本 張家祥 羅登耀 吴柏元 楊景宏 羅亦傑 梁闌軒 黃崇杰
裁決： 裁 決 者 品保部 處長 黃崇杰
（現 職 為 2008 年 職 務 表 示）
編 號 改 訂 日 期 一、目的
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1.1 確定客戶的要求並有適當的記錄，通過評審落實，確保任何異議得以澄清；當合同有修改時，通過評審而 落實，並知會相關人員。 1.2 在確保客戶合約（訂單）的所有要求均能順利達成，並在公司的利益和風險考慮下接受合約(訂單） 。 二、適用範圍 2.1 凡臺灣毅嘉或其他客戶訂單之要求（包含客戶之特殊要求）本公司已決定承制之產品皆適用之（包括模具 訂單與產品訂單） 。 2.2 本檔敍述客戶合約（訂單）草案的審查與核准，以及合約（訂單）執行期間的修改作業。 2.3 本檔適用於所有合約（訂單）產品的生產與品質相關的單位和個人。 2.4 客戶訂單、內部訂單、變更訂單均需保存至產品有效期年度再加一個日曆年。 三、組織與權責 3.1 業務單位負責客戶的聯絡、合同的管理及客戶的溝通協調，確保最終合約(訂單)的所有要求均能被達成。 3.2 業務單位負責將涉及產品技術、產能、交期問題,特別品質要求的合約(訂單)要求內容，通知相關單位審查。 3.3 工程單位負責審查客戶要求的規格與圖樣，以決定產品是否依據客戶要求予以發展。 3.4 品管單位負責審查合約(訂單)的品質要求，是否能夠達成。 3.5 資材單位負責審查合約(訂單）的交期，所需材料供應商是否如數、如期達成。 3.6 製造部確保已接收的合同按期完成。 四、定義 無 五、作業內容 5.1 市場行銷功能 5.1.1 業務部進行市場調查和研究，每年提出相关市場調查，反映市場動態、競爭對手的狀況，並擬定對 策及建議, 在此基礎上，每年十一月制訂出下一年<銷售計畫>（FB-000901） ，每月 review 一次.填写 实际当月销售计划. 并定期更新<銷售計畫>（FB-000901） ，進行銷售情況分析監控。 5.1.2 與客戶的聯絡管道和介面 業務部直接負責與客戶相關部門建立有關合同事宜的聯絡管道和介面，加強與客戶的溝通，準確查 明產品的要求、市場要求和客戶的要求。對於與合同相關的要求，包括供貨和服務要求的總和以及 所有的邊緣條件都應作描述，並記錄在<工程設計資料審查表>（FCAL000903）上。 5.1.3 相關資料的傳遞 業務部接收到用戶端的技術文檔(如產品圖樣、標準、規範)，並傳至工程部歸檔，工程部視產品需 要，轉換成廠內檔入文管複印分發至相關部門執行。 如客户更改文档，依<工程变更申请书> （FB-002803）管理，样品仅需传至工程签核确认，量产品则需要由各单位全部签核确认。如為品質 管制文檔時（如品質協定等）則依<合约审查会办单>（FB-000902）管理，在此應特別說明：客戶對 產品的整體要求 （品质合约） 應視為產品規範，應按上述程式加以處理,確保所有相關部門都能知道、 理解產品規範並加以執行。從業務接受至回傳客戶不能超过两个工作周。 5.2 詢價、議價 5.2.1 業務單位接受各相關部門之審查意見資料後，如無異議則向客戶提出正式報價<Quotation Plan> （FB-000903）議定雙方價格、服務、品質、交期等條件後，即進行樣品開發，如有異議，則經各部 門主管協商，如無法達成共識，則呈總經理裁示。 5.2.2 如無法制樣，則由業務單位婉拒客戶，不作報價。 5.3 合約審查 5.3.1 合約 5.3.1.1 合約定義為傳遞買賣雙方約定的任何形式的媒體，包括正式的合約、訂單、傳真、電話、mail