10档案管理制度
河南迪克物业管理有限公司质量体系文件 编号 DK-XM-001
名 称 档案管理制度 版本/修改状态 B/0 第1页
编 制 孙燕 审 核 盛升 批 准 狄旭梁 生效期 2018年10月10日
档案管理制度
为了确保管理处及本单位物业管理所使用的常规服务
文件的有效性，规范业主档案的保管与跟踪工作，特制订本
管理制度。
一、资料或档案的收集与保存
首先，在物业接管移交时，要力争全面、准确地收集到本单位与
开发商及设计单位、施工单位在合作方面的工程建设及工程技术等原
始资料。其次，业主入住、进行房间调配阶段，业主资料以及在日常
管理中的房屋维修档案、设备运行档案、投诉回访记录等相关资料，
都需要工作人员将其全面收集起来并妥善保管。
二、资料或档案的整理与分类
所有原始资料应当统一由客服集中整理。剔除作废的和无效的记
录后，按类别进行装订并整理成册，做到整齐清晰、分类合理、便于
查找。按照档案资料的不同，管理内容可以分类为以下几类。
1.工程技术资料：包括住宅区规划图纸、项目批文、用地批文、建筑
许可证、投资许可证、开工许可证、拆迁安置资料、红线图、竣工总
平面图、地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告等。
2.业主及各办公部门档案：包括业主及各办公机构详细资料登记表，
进出小区人员登记表，业主、各办公机构房间的维修档案等。其中，
业主档案内容具体包括有经业主签署后的业主公约、经业主签署后的
消防安全责任书、业主家庭情况登记表、钥匙领用登记表、业主证领
用登记表、业主入住验房表以及业主的有关证件复印件等。
3.装修档案：包括二次装修申请审批表、相关图纸及装修施工队资料、
装修责任书、施工企业资质证明、装修人员登记表、室内设计平面图、
装修竣工图等。
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4.维修资料：包括维修申请记录、回访记录、维修派工单以及设备、
设施巡检记录等。
5.业主反馈信息：包括服务质量回访记录、业主意见和调查统计记录、
业主投诉及处理记录、业主来访纪录等。
6.本部门员工管理资料：包括员工个人资料、聘用记录、员工业绩考
核及奖罚记录、员工培训计划、培训档案、考核记录、员工晋升记录、
员工薪金变动记录及内务管理记录等。
7.行政文件资料：包括相关值班及检查记录、有关财务记录、主管部
门文件、公司文件、内部管理规章制度、通知、通报文件等。
三、资料或档案的归档
对于所有分类整理好的信息资料，客服人员必须进行归档保存。
1、档案管理实行原始资料和计算机档案双轨制，使储存方式多元化，
尽可能确保资料转化为计算机磁盘储存，便于查找。
2、对本单位利益影响较大的档案应加密保存，使此类档案在计算机
中按级别检索，对保存在档案室的原始资料应严格控制借阅。
3、档案应编制统一的档案分类顺序进行组卷、逐一编号、登记造册、
编制目录、分柜保存。
4、根据档案盒规格准备相应的档案标贴纸，在档案标贴纸上打印出
标准黑体一号字体的档案类别名称，制作好的档案标志贴应当贴在档
案盒左侧上方，并将档案盒整齐排列在档案柜中。
5、各业主的档案资料应按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在
档案盒内。按档案盒内各档案的排列顺序将档案有关内容登记在业主
档案目录内，详细、清晰地注明序号、档案编号、业主姓名、入住时
间、档案页数、备注等内容。
6、档案室应配备相应的文件柜、文件盒以及消防器材等，并随时保
持干燥、通风、清洁，确保储存地点符合防火、防虫防鼠、防潮等要
求并定期巡查。档案室钥匙交由档案管理员专门保管，档案室应避免
无关人员任意进出，以保证档案的安全和完善。
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7、所有档案盒资料都应妥善保存，注意保持整洁，不得擅自涂改、
外借，未经授权，任何人不得私自复印或打印保密资料或文件。
四、资料或档案的运用
工作或服务的过程中应当充分发挥档案资料的作用，内部员工可
通过管理处内部局域网，查阅文件档案授权范围。由于业主档案属绝
密档案，借阅原始资料的使用者，应该按档案的不同密级经相关负责
人批准方可借阅，特殊情况如需查阅须报管理处。
五、业主档案的跟踪
当业主联络方式发生变化或业主发生更替时，服务中心应将变化
情况记录在业主档案中。客服应当由专职主管负责每季度进行一次家
庭情况的普查，对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业
主，管理员应至少每隔两周跟踪一次。
六、过期资料或档案的销毁
对于作废或失效文件，相关人员应在失效文件上标注作废标记，
防止继续使用。根据文档的保存期限和性质，管理人员应该定期对过
期和作废的文档进行剔除和销毁，防止档案的堆积和混淆。对于已过
保存期的档案经主管领导批准后可进行销毁，但销毁的同时必须建立
已销毁文档的清单，便于备查。
档案管理办法(精选10篇)
档案管理办法档案管理办法是组织、管理、保护和利用档案的规章制度，是现代管理中不可或缺的一环。
随着社会的快速发展和信息技术的不断进步，档案管理办法也在不断完善和升级，为各行各业提供了更加高效、规范的档案管理服务。
一、档案管理办法的基本概念档案管理办法是规范组织、管理、保护和利用档案的一种制度，具有行政、法律、历史和文化的多重意义。
档案管理办法是指政府机关和企事业单位为实现对档案的有效管理和保护，所制定的各项制度和规章。
二、档案管理办法的基本原则1.规范性原则：档案管理应按照法律法规的规定，遵循档案管理的各项规范要求。
2.史料价值原则：档案管理必须尊重史料的特殊价值，积极发掘和利用档案升华国家文化品位。
3.权责明确原则：各级档案管理部门应当在档案管理中秉持着明确的行政职责，确保管理与保护工作有序进行。
4.监督管理原则：各级档案管理部门应当加强对档案的监督管理，掌握档案的去向和利用情况。
5.公开透明原则：档案管理部门应当依照法律规定和档案分类处理规定，加强对档案的公开，保证公众知情权。
三、档案管理办法的主要内容1.档案管理制度：包括档案的收集、整理、保管、利用、销毁等各个环节，制定统一的档案管理流程和工作程序，确保档案管理工作有序进行。
2.档案管理规定：对档案的分类、保密、使用、处置等方面制定规定，明确档案管理机构的行政权限和责任范围。
3.档案保管制度：制定档案保管区域的管理办法、保管设施、管理人员的职责、责任和考核等。
4.档案利用办法：制定档案利用的程序、标准、方式、限制和授权等管理制度，确保档案有效利用，保护档案史料的价值。
5.档案销毁规定：制定档案销毁操作程序、原则和标准，严格控制档案的销毁范围和销毁流程，防止档案销毁过程中的不当行为。
四、档案管理办法的作用1.规范档案管理行为：档案管理制度是档案管理的重要环节，它能够规范档案管理机构的工作行为，防止档案管理机构的不当操作和违规行为。
2.保护档案安全：制定严格的档案保管制度，加强档案保管设施的安全管理和档案机密保护，确保档案安全无虞。
公司档案管理制度范文10篇
公司档案管理制度范文10篇机关应当统筹做好传统载体档案数字化、电子文件归档、电子档案管理等安全工作，采取有效措施，严格防止信息被篡改、丢失或泄露。
下面是小编给大家带来的档案管理制度范文，希望能够帮助到大家!档案管理制度范文1第一章总则第一条为了加强各级党和国家机关、人民团体(以下统称机关)档案工作，推进机关档案科学、规范管理，丰富国家档案资源，为各项工作提供有效服务，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》等法律法规，制定本规定。
第二条本规定所称的机关档案，是指机关在公务活动中形成的，对国家和社会有查考、利用和保存价值的各种形式、各种载体的历史记录。
第三条机关档案工作是档案工作开展的基础，是国家档案事业的重要组成部分。
机关档案工作是机关不可缺少的基础性工作，是推进依法行政、促进科学决策、提高治理水平的必要条件，是保护单位和个人合法权益、维护机关历史真实面貌的一项重要工作。
第四条机关档案工作实行统一领导、分级管理。
国家档案行政管理部门负责全国机关档案工作的统筹规划、组织协调、统一制度，负责中央和国家机关档案工作的监督、指导和检查。
地方档案行政管理部门在上级档案行政管理部门指导下，负责本行政区域内机关档案工作的统筹协调、制度建设，负责本行政区域内机关档案工作的监督、指导和检查。
档案行政管理部门履行检查职责时，以进入相关场所检查，询问有关人员，查阅、复制有关档案资料等方式开展。
中央、地方专业主管机关应当根据本专业的管理体制，在档案行政管理部门指导下对本系统和直属单位的档案工作进行监督、指导。
中央、地方专业主管机关进行监督、指导时，应当遵循统一领导、分级管理原则。
第五条机关的全部档案应当集中、统一管理。
机关档案管理应当维护档案的真实、完整、可用和安全，便于检索、利用和开发。
第六条机关应当加强对档案工作的组织领导，将档案工作纳入整体规划、年度工作计划和考核体系，与业务工作同步部署、同步实施、同步发展。
项目档案管理制度(精选10篇)
项目档案管理制度一、编写规章制度的目的项目档案管理制度的目的是为确保项目档案管理的规范化、科学化，防止因项目档案管理不规范而导致的意外事件和责任问题，同时提高公司工作效率和服务质量。
二、编写规章制度的范围本制度适用于公司所有的项目档案管理工作。
三、编写规章制度的制度制定程序制度的制定程序应包含以下环节：1.确定制度的编制标准，明确制度的性质和适用范围；2.明确制度的主要内容，包括制度的名称、目的、适用范围、责任主体、执行程序、违规处罚、制度修订和审查等方面的内容；3.广泛征求意见，听取各方面的意见和建议；4.草拟制度，经过多次修改修改后形成正式版；5.制度审查，经过放部门、法务部门、领导审批，并签署发文；6.宣传普及，执行规章制度后需要通过内部协调、会议等方式进行宣传普及。
四、收集、整理相关法律法规及公司内部政策规定本制度的编制需要遵循相关法律法规及公司内部政策规定，主要包括：1.《劳动合同法》2.《劳动法》3.《劳动保障监察条例》4.《行政管理法》五、制定各项制度的名称、范围、目的、内容、责任主体、执行程序、责任追究等方面的内容1.制定制度名称：项目档案管理制度2.范围：本制度适用于公司所有的项目档案管理工作。
3.目的：为确保项目档案管理的规范化、科学化，防止因项目档案管理不规范而导致的意外事件和责任问题，同时提高公司工作效率和服务质量。
4.内容：（1）项目档案建设的流程和标准，包括档案的分类、归档、管理和保管；（2）各个环节的责任主体，明确责任和权限；（3）管理准则，包括保密措施、保管要求、借阅管理等；（4）归档后管理，包括档案的审查、复制、注销、销毁等流程；（5）项目档案管理的评价、监督和改进。
5.责任主体：（1）项目经理：负责对项目档案的建设、管理和保管；（2）档案管理员：负责对项目档案进行分类、归档、管理、保管、借阅等工作；（3）监督部门：负责对项目档案的监督和评审。
6.执行程序：（1）项目建设阶段，根据公司的制度和标准，对项目档案建设进行计划、指导、检查等工作；（2）项目完结阶段，对项目档案进行归档、管理和保管，在保密、借阅等方面按流程操作；（3）对归档的项目档案进行管理和评估，及时处理档案故障和异常情况。
人事档案收集制度(通用10篇)
人事档案收集制度（通用10篇）人事档案收集制度 1第一章总则第一条为了加强干部人事档案建设，做好档案材料的收集归档工作，为组织干部人事部门历史地、全面地考察了解干部和正确选拔使用人才提供依据，为国家积累档案史料，根据《中华人民共和国档案法》和《干部档案工作条例》等法规制定本规定。
第二条干部人事档案材料收集归档，要本着实事求是的原则，着重收集反映干部政治思想、品德作风、业务能力、学识水平、工作实绩等材料充实档案，有效地为干部人事工作服务，为人事决策工作服务，为社会主义现代化建设服务。
第三条干部人事档案材料形成部门和干部人事档案管理部门，必须认真贯彻执行有关的法律、法规和党的组织干部人事等工作的政策、规定。
收集归档工作受国家有关法律、法规的保护和监督。
第二章收集范围第四条在干部人事工作中形成的履历表、简历表、各类人员登记表等材料。
第五条自传和属于自传性质的材料。
第六条考察、考核干部工作中形成的有关材料：民主评议干部的综合材料，组织审定的考察材料，定期考核材料，年度考核登记表，鉴定材料，后备干部登记表(提拔使用后归档)等材料。
第七条审计工作中形成的有关材料：主要涉及干部个人的审计报告或审计意见材料，离任审计考核材料。
第八条国民教育、成人教育(大中专)、党校、军队院校学生(学员)登记表，考生登记表，学习成绩表，毕业生登记表、鉴定表，授予学位的材料，学历证明书；培训结业成绩登记表，学习鉴定、学员思想小结(结业)，博士后研究人员工作期满登记表等材料。
第九条评审(考试)专业技术职称(资格)和聘任专业技术职务工作中形成的有关材料：专业技术职务任职资格评审表，专业技术资格考试成绩合格登记表，评审高级专业技术职务人员情况简表，业务自传，评审专业技术职务任职资格申报表，聘任专业技术职务审批表，套改和晋升专业技术职务审批表等材料。
第十条创造发明、科研成果鉴定材料，各种著作、译著和在重要刊物上发表的获奖论文或有重大影响的论文等目录。
会计档案管理制度优秀10篇
会计档案管理制度优秀10篇关于会计档案管理制度篇一一、为了加强会计档案管理，保证会计档案的安全、完整，依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》及《会计档案管理方法》的规定，结合本公司的实际情、况，订立本制度。
二、本制度适用于公司档案部门和财务部门的会计档案管理工作。
第二章会计档案管理部门及人员一、档案部门和财务部共同负责会计档案管理工作的开展和协调。
二、公司档案部门和财务部指定专门人员作为会计档案员负责会计档案的保管工作。
档案员应具备爱岗敬业、认真负责、耐性细致、谙习相关法律法规、持有《会计从业资格证》等条件。
三、依照不相容岗位分别的原则，出纳员不得兼任会计档案员。
第三章会计档案归档的范围一、会计凭证分类标准统一一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他。
会计凭证装订后的注意事项。
a.每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；b.在封面上编好卷号，按编号次序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。
2、会计账簿的装订各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应定时整理立卷。
基本要求是：（1）账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，帐页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数次序排列的帐页、会计账簿装订封底的次序装订。
签章。
在账簿使用日期栏填写移交日期（三）交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。
第六章会计档案的归档保管一、公司档案部门和财务部专门指定档案室或档案柜存放会计档案。
保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。
当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由财务部保管一年，期满后移交档案部门保管。
二、会计档案的保管要求。
四、借出的会计档案，会计档案管理专员要定期如数收回，并办理注销借阅手续。
第八章会计档案的销毁一、会计档案保管期满，需要销毁时由本单位档案机构会同会计机构共同编写《档案销毁申请表》，提出销毁看法，会同财务会计部门共同鉴定、严格审查，编造会计档案销毁清册。
消防档案管理制度(精选10篇)
消防档案管理制度一、目的本制度旨在规范公司的消防档案管理，确保公司各类消防档案的整理、存储、利用、保管和销毁等工作符合法律法规和公司相关政策规定，保障公司及员工的生命财产安全。
二、范围本制度适用于公司内所有部门、员工及与公司有业务关系的合作伙伴。
三、制度制定程序1、制度起草人提出初稿，并征求公司相关部门和人员的意见和建议。
2、通过公司内部程序进行审批、修改和完善。
3、正式发布并进行宣传和培训。
四、相关法律法规及公司内部政策规定1、《中华人民共和国消防法》2、《中华人民共和国劳动合同法》3、《中华人民共和国劳动法》4、《中华人民共和国劳动保障监察条例》5、《中华人民共和国行政管理法》6、公司《消防安全管理制度》五、制度内容1、制度名称：消防档案管理制度。
2、管理要求：（1）建立公司消防档案档案室，负责消防档案管理工作。
（2）明确各类消防档案的管理责任人，并规定其职责和权限。
（3）建立消防档案制度，包括消防设备检测记录、消防演练记录、消防事故处理记录等。
（4）建立消防档案存储制度，包括电子化存档、纸质存档等。
（5）规定消防档案的保管期限和销毁程序。
（6）定期对已存档的消防资料进行清点和整理，确保档案的完整性和正确性。
3、责任主体：（1）公司总经理：对公司消防档案管理工作进行监督和检查。
（2）消防安全管理部门：负责消防档案室的具体工作，统筹公司消防档案管理工作。
（3）各部门、各岗位的责任人：负责本部门或本岗位的消防档案的管理。
4、执行程序：（1）各部门、各岗位根据消防档案管理制度的要求，按照规定的程序、内容、时限提交消防档案。
（2）消防档案室负责对整理、存储、保管和销毁消防档案进行操作。
（3）消防安全管理部门对消防档案管理工作定期进行检查和监督。
5、责任追究对未按规定提交消防档案、存储不规范或销毁程序不合法的责任人，将按公司相关规定进行处罚和追究责任。
六、其他1、本制度解释权属于公司总经理。
2、本制度自发布之日起开始实施，如有修改，须经公司内相关程序审批通过后方可执行。
最新档案管理三合一制度(10篇)
最新档案管理三合一制度档案管理是企业管理的一个重点部分，专业的档案管理可以为企业提供更好的数据及知识支持，对于企业的发展起到至关重要的作用。
在进行档案管理时，三合一制度已经成为目前最新的档案管理标准。
下面将对三合一制度进行详细介绍。
一、三合一制度的概念和起源三合一制度指的是在档案管理中，将管理、查询和使用三个档案管理环节整合在一起，形成一个完整的档案管理系统。
该制度的主要原则是“全流程全生命周期管理”，并围绕着档案的质量、安全和合规性进行设计。
三合一制度的起源可以追溯到2007年，当时国家档案局发布了《企业档案管理规定》（2007年5月1日实施），明确了管理、查询和使用三个方面的关系，要求企业档案管理必须处于全流程的监控中。
二、三合一制度对于档案管理的影响1、提高档案管理的效率在传统的档案管理中，管理、查询和使用是分开处理的，工作间没有良好的协同。
而三合一制度的引入可以促进三者的协同作用，从而提高档案管理的效率。
通过制定全流程的标准流程，建立流程化的管理模式，不仅能够减少冗余工作，还能够明确责任和权限，推动不同岗位之间的高效协作。
2、提高档案管理的质量三合一制度要求对档案的管理、查询和使用进行全程管理，对于档案的安全性、真实性、完整性、可控性等方面提出了更高的要求。
通过全流程的监控，可以及时发现档案管理过程中的错误和瑕疵，提高档案管理的质量。
3、加强档案信息的安全保障在档案管理中，档案信息的安全是至关重要的。
三合一制度在整个档案管理过程中都上下求索安全保障，从防火墙、权限管理、数据备份等方面引入安全措施。
全面加强了档案信息的安全保障，有效防止了档案信息泄露和损坏的风险，为企业发展提供了可靠的保障。
三、三合一制度的应用流程三合一制度的应用流程包括档案管理、档案查询和档案使用三个环节。
具体内容如下：1、档案管理流程档案管理流程是指对档案信息进行收集、建档、审查、审核、存档、调度、维护等过程的管理流程。
学校档案管理制度及职责(10篇汇总)
学校档案管理制度及职责（10篇汇总）学校档案管理制度及职责篇1要充分认识校舍档案收集的意义，在思想上重视采取多种方法、途径加以收集，档案的收集方法主要做好立卷归档和日常收集两方面工作。
1、收集之前要明确归档范围、时间、要求。
2、应有积极态度和主动精神，不能坐门等客。
3、一式二份，正本放教育委员会，副本存学校。
4、当撤销学校的校舍档案，应全部移交给市教育委员会。
学校档案管理制度及职责篇2一、档案工作是学校工作的重要组成部分，学校所有工作部门均应按照上级教育部门和的规定进行档案的收集、整理、归档等工作。
二、凡本学期的档案，原则上由行政、德育、教学、总务、安全办分块建档，每学期末，统一汇总交学校档案室归档管理。
学校档案室工作目前由办公室分管。
三、行政办公室、教务处和政教处必须明确专人分管本部门工作。
如有人员调动，必须做好移交工作，档案管理员和各处、室负责档案工作的人员，应熟悉有关档案工作的规定的业务，及时、认真、规范地做好档案工作，并做好归档记录。
四、学校档案室的档案材料原则上不得外借，查阅档案必须在档案室内进行。
特殊情况须经校长同意才能借出档案室外，并于当天归还。
五、借阅档案要履行借阅登记手续。
档案必须整本借阅，不得散借，摘录档案内容需征得管理员同意。
学校印章管理办法一、印章是学校各项管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的管理关系到学校各项管理活动的开展，为规范和加强对各类印章的管理，特制定本办法。
二、凡冠有“深圳市龙岗区__初级中学”字样的各部门印章和各种业务专用章，以及校领导的签名章，均适用本办法。
三、印章的刻制统一由学校办公室审核、办理、备案、保留印模、发文启用并监督使用。
四、学校印章是学校职权的合法代表，主要使用在学校对外出示的证明、证书、合同、公文（函）等文书上。
五、印章是行使组织权力的外在表现形式，学校任何部门必须严格在本部门的权限范围内使用印章，不得越权用印。
六、学校各部门印章使用，应经本部门领导审批同意后方可用印。