办公自动化系统方案
写字楼智能化方案
6.智能办公系统
（1）办公自动化：实现文档管理、审批流程、信息发布等自动化功能。
（2）会议预约：提供在线会议预约、会议室资源管理等功能。
（3）访客管理：实现访客预约、身份认证、智能导览等功能。
（4）智能语音助手：提供语音助手服务，协助员工处理日常事务。
3.营造舒适、节能的办公环境。
4.提升写字楼整体形象，增强企业竞争力。
三、系统架构
本方案主要包括以下子系统：
1.信息通信系统
2.安防监控系统
3.智能照明系统
4.空调自控系统
5.能源管理系统
6.智能办公系统
7.智能停车系统
四、详细方案
1.信息通信系统
（1）网络架构：采用高可靠性的星型拓扑结构，确保网络稳定运行。
（1）温度控制：实现分区温度控制，满足不同区域需求。
（2）节能运行：采用变频技术，实现空调系统高效运行。
（3）智能调控：根据室内外温差、人员在场情况自动调节空调运行状态。
5.能源管理系统
（1）能源监测：实时监测水、电、气等能源消耗，为节能提供数据支持。
（2）节能管理：制定能源管理制度，实现能源消耗可视化。
（3）入侵报警：设置周界报警设备，及时发现并处理非法入侵行为。
（4）巡更系统：建立智能巡更路线，提高保安人员的工作效率。
3.智能照明系统
（1）照明控制：采用分区、分时控制策略，实现节能降耗。
（2）智能调节：根据室内外光线及人员在场情况，自动调节照明亮度。
（3）能耗监测：实时监测照明能耗，为节能提供数据依据。
7.智能停车系统
（1）车位引导：实时查询空余车位，为车主提供导航服务。
机关办公自动化系统解决方案
机关办公自动化系统解决方案机关办公自动化系统解决方案随着信息技术的发展和现代化的不断推进，机关办公也更加注重效率、便捷、安全等方面。
机关办公自动化系统就是针对机关办公这一行业特点的自动化管理软件，它主要是为机关单位提供协助管理、信息查询、工作流程优化等功能。
一、机关办公自动化系统的特点1.效率高：机关办公自动化系统可以实现自动办公，大大提高了办公效率。
2.操作简便：机关办公自动化系统的操作非常简单，即使没有专业人士的指导，新手也可以迅速掌握。
3.工作流程明确：机关办公自动化系统可以在整个办公过程中自动化的指导，让员工专注于核心工作。
4.安全可靠：机关办公自动化系统具备数据的备份、加密等安全性保证，不用担心机密文件泄露的问题。
二、机关办公自动化系统解决方案1.人工辅助软件机关办公自动化系统解决方案的第一步是人工辅助软件。
这种软件的主要目的是协助机关办公室的工作，为员工提供更好的工作效率和安全保障。
在人工辅助软件的基础上，还可以进一步拓展功能和提升使用效果。
2.管理模块软件机关办公自动化解决方案的第二步是管理模块软件。
这种软件主要利用信息技术，为机关办公室提供卓越的管理功能。
通过此类软件，员工可以增加管理能力，并且提高机关办公室各项工作的执行效率。
3.信息化软件机关办公自动化解决方案的最后一步是信息化软件。
这种软件具备非常强的信息管理、收集、整合和分享能力。
通过这类软件，机关办公室可以提高信息处理效率，让重要的公告和消息得到更好的分发传播。
三、机关办公自动化系统的广泛应用机关办公自动化系统不仅被广泛应用于政府机构、企业和金融机构，也逐渐被中小企业和个人用户所熟知和使用。
在政府机构中，它用于办公效率提升、公文传阅和文件共享等方面；在企业中，它则用于财务、人事、客服等方面。
配合人工辅助软件、管理模块软件和信息化软件，机关办公自动化系统能够让企业和政府机构更加高效化、安全化地运营业务。
四、机关办公自动化系统的未来随着人工智能技术的不断普及、区块链技术的不断成熟，机关办公自动化系统也将会得到进一步的发展与完善。
办公自动化详细解决方案
办公自动化详细解决方案办公自动化（Office Automation，OA）是利用先进的信息技术手段或系统对办公流程进行全面的集成和自动化的管理和处理。
它涵盖了办公自动化软件、办公设备和办公自动化系统三个方面。
下面将详细介绍办公自动化的解决方案。
一、办公自动化软件的解决方案：1.办公协同软件：协同办公是自动化办公的核心。
办公协同软件可以实现文档的实时协作、共享等功能，提高了办公效率和协作效能。
2.电子邮件和即时通讯软件：电子邮件和即时通讯软件提供了快速和高效的沟通方式，方便员工之间的信息交流和沟通。
3.会议管理软件：会议管理软件能够帮助企业高效地组织和管理会议，包括会议日程安排、会议纪要等。
4.人力资源管理软件：人力资源管理软件可以帮助企业对员工的招聘、培训、绩效评价等进行全面的管理和统计。
5.财务和会计软件：财务和会计软件可以帮助企业进行财务管理和会计核算，包括预算编制、财务报表分析和税务申报等。
6.客户关系管理软件：客户关系管理软件可以帮助企业建立和管理客户数据库，实现客户信息的跟踪和管理。
二、办公设备的解决方案：1.多功能一体机：多功能一体机集打印、复印、扫描等功能于一体，提升办公效率和节约空间、成本。
2.数字化会议设备：数字化会议设备可以实现远程视频会议、在线文件共享等功能，节省时间和成本。
3.电子白板和投影仪：电子白板和投影仪可以实现电子化和互动化教学，方便信息的呈现和共享。
4.安全门禁系统：安全门禁系统可以实现对员工进出企业的管理和监控，保护企业的财产和信息安全。
5.无线局域网设备：无线局域网设备可以实现无线网络连接，提供便利和灵活的办公环境。
三、办公自动化系统的解决方案：1.文档管理系统：文档管理系统可以帮助企业实现对文档的数字化管理，包括文档的存储、检索、共享和版本控制等。
2.工作流程管理系统：工作流程管理系统可以帮助企业对办公流程进行规范和自动化管理，包括流程的设计、执行和监控等。
办公自动化提案
办公自动化提案一、背景介绍随着科技的不断发展，办公自动化已成为现代办公环境中的重要趋势。
办公自动化系统可以帮助企业提高工作效率、降低成本、减少人为错误，并提供更好的信息管理和协作能力。
为了提升我们公司的办公效率和竞争力，我向您提交以下办公自动化提案。
二、问题陈述目前，我们公司的办公工作仍然依赖于传统的纸质文档和手工操作，存在以下问题：1. 信息流程不畅：由于纸质文档的传递和处理，信息流程不畅，导致工作效率低下。
2. 任务分配不明确：难以准确追踪任务的分配和执行情况，容易出现任务重复或遗漏。
3. 数据管理困难：纸质文档难以进行有效的管理和归档，数据的查找和整理耗时耗力。
4. 协作效率低下：由于信息传递不及时和协作工具有限，团队协作效率低下。
三、解决方案为了解决上述问题，我们建议引入一个全面的办公自动化系统，包括以下模块：1. 电子文档管理系统搭建一个电子文档管理系统，将公司所有的纸质文档进行数字化存储和管理。
员工可以通过系统上传、查找和共享文档，实现信息的快速传递和共享。
系统应具备权限管理功能，确保文档的安全性和机密性。
2. 工作流程管理系统建立一个工作流程管理系统，实现任务的分配、追踪和执行情况的监控。
系统可以将任务自动分配给指定人员，并提供任务进度的实时监控和报告。
员工可以通过系统查看自己的任务列表和优先级，提高工作效率。
3. 信息协作平台搭建一个信息协作平台，提供团队协作的工具和环境。
平台应包括在线聊天、文件共享、日程安排等功能，方便员工之间的交流和协作。
此外，系统还应提供项目管理功能，帮助团队进行项目进度追踪和协同工作。
4. 数据分析与报表引入数据分析与报表功能，对办公自动化系统中的数据进行分析和汇总，生成各类报表和图表。
这些报表可以帮助管理层了解公司运营状况和员工绩效，为决策提供参考依据。
四、预期效果通过引入办公自动化系统，我们预期可以达到以下效果：1. 提高工作效率：自动化的流程和任务分配可以减少人为错误和重复工作，提高工作效率。
写字楼智能化系统方案
写字楼智能化系统方案现代社会发展迅速，科技的进步使得各行各业都在积极寻求创新和提升效率的方法。
作为商业中心的代表，写字楼也不例外。
为了提供更高效、便捷的办公环境，写字楼智能化系统方案应运而生。
本文将介绍一种针对写字楼的智能化系统方案，旨在改善办公体验、提升写字楼的价值。
一、自动化办公设备为了提高办公效率，我们建议在写字楼中引入自动化办公设备。
例如，安装声控灯光系统，员工只需用声音命令灯光开关即可实现灯光的开关与调节，不仅方便，还能减轻日常办公的繁琐操作。
此外，可以安装自动升降桌椅，并配备可调节桌面高度和背部支撑的椅子，以提供更舒适的工作环境。
二、智能办公系统引入智能办公系统可以帮助写字楼提供更便捷、高效的服务。
首先，可以利用人脸识别技术实现门禁系统的自动化管理，提高写字楼的安全性。
其次，可以在大厅、会议室等公共区域安装智能显示屏，及时显示会议室的预订情况和相关信息，方便员工和访客查询。
另外，智能化的访客管理系统可以让员工提前预约访客，实现电子访客登记、验证和通行，提高大厦的工作效率。
三、智能环境管理智能环境管理系统可以提供更舒适、节能的办公环境。
通过智能化的温湿度控制系统，可以实现对每个区域的精确控制，满足员工的舒适需求，同时降低能源消耗。
另外，声音控制的智能照明系统可以根据光线和员工的活动情况进行智能调节，提高照明效果的同时节约能源。
除此之外，还可以安装智能窗帘，通过传感器感知室外光线变化，自动调节窗帘的开合，实现自动遮阳、保护隐私等功能。
四、智能停车管理在写字楼中，停车管理是一个常常让人头疼的问题。
引入智能停车管理系统可以解决这个问题。
通过车牌识别、停车位指示等技术，可以实现精确的停车位管理和导航系统，方便员工和访客停车。
此外，智能停车系统还可以提供实时的停车位监控和管理，通过手机APP或大屏幕显示，让员工和访客随时了解停车位的使用情况和空闲情况。
综上所述，写字楼智能化系统方案可以通过自动化办公设备、智能办公系统、智能环境管理和智能停车管理等方面来实现高效、便捷的办公环境。
oa系统实施方案
OA系统实施方案一、引言随着信息化的迅速发展，越来越多的企业开始使用OA系统来提高工作效率和管理水平。
OA系统，即办公自动化系统，可以帮助企业实现办公流程的自动化和信息化管理。
本文将介绍OA系统的实施方案，包括项目目标、实施步骤、技术架构和实施计划等内容。
二、项目目标OA系统的实施旨在提高企业的工作效率和管理水平，具体目标如下：1.提高办公效率：通过自动化办公流程，减少人工操作和纸质文件的使用，提高工作效率。
2.加强信息管理：将企业的各类业务数据集中管理，为决策者提供准确的数据支持。
3.提升协同能力：通过OA系统，实现员工之间的信息共享和协作，提升团队的协同能力。
4.改善内部沟通：通过OA系统的消息和邮件功能，改善企业内部的沟通效率。
5.加强安全管理：通过权限控制和数据备份等措施，加强对企业数据的安全管理。
三、实施步骤1. 需求调研和分析阶段在这个阶段，需要与企业各个部门的代表进行沟通，了解他们的需求和现有的工作流程。
通过对各个部门的工作流程进行分析，确定OA系统的功能和模块。
2. 系统设计和开发阶段在这个阶段，根据需求调研结果进行系统设计，包括数据库设计、界面设计、功能模块划分等。
然后进行系统开发，使用现有的开发工具进行开发和测试。
3. 测试和调试阶段在这个阶段，对开发完成的系统进行测试和调试，确保系统的功能正常运行。
包括单元测试、集成测试和系统测试等。
4. 系统上线和培训阶段在这个阶段，将OA系统上线，部署到企业的服务器上，并进行相关的培训工作，教会员工如何使用系统。
同时，建立系统运维团队，负责系统的日常维护和更新。
四、技术架构为了实现OA系统的高效运行和稳定性，需要合理选择技术架构。
下面是一个常见的OA系统技术架构：•前端开发：使用HTML、CSS和JavaScript等技术开发响应式的Web 页面。
•后端开发：使用Java或.NET等技术开发业务逻辑和数据库相关操作。
•数据库：使用关系型数据库，如MySQL或Oracle等来存储系统的数据。
办公自动化系统方案
办公自动化系统方案一、引言办公自动化系统是指利用计算机技术和信息管理技术对办公室工作流程进行集成和优化，以提高办公工作效率、提升管理水平的一种信息化管理系统。
本文将从系统构成、功能模块、技术支持等方面提出一套完整的办公自动化系统方案。
二、系统构成1.硬件设施：包括服务器、计算机终端、打印机、扫描仪等办公设备，并进行充分的网络配备，以满足系统运行的需求。
2. 软件平台：选用成熟稳定的操作系统，如Windows Server，并结合数据库管理系统，如MySQL或Oracle等，以及办公软件套件，如Office软件等。
3.网络设备：搭建局域网或互联网结构，保证系统的稳定性和安全性。
三、功能模块1.日常办公：包括文件管理、邮件管理、日历管理等，实现多人协作，统一规范办公流程。
2.会议管理：提供会议预约、会议通知、会议记录等功能，支持多人在线参会、在线讨论等，提高会议效率。
3.人事管理：包括员工档案管理、招聘管理、考勤管理等，实现人事信息集中管理，减少劳动力成本。
4.绩效管理：建立绩效考核指标体系，实现绩效目标设定、绩效评估、绩效奖惩等功能，提升员工绩效。
5.项目管理：建立项目管理平台，实现项目的计划、执行、监控和评估等工作，并提供项目进度、资源分配等报表。
6.财务管理：包括财务报销、费用管理、财务决策等功能，实现财务数据的及时录入、统计和分析。
7.客户关系管理：提供客户信息管理、订单管理、售后服务等功能，提升客户满意度和忠诚度。
四、技术支持1.数据安全：采用数据备份、防火墙、数据加密等技术手段保证数据的安全性。
2.系统稳定性：建立系统监控机制，实时监测系统运行情况，并进行故障排除和优化。
3.数据共享：实现不同模块间的数据共享，确保各功能模块之间的协同工作。
4.系统集成：整合已有的信息系统，如ERP、CRM等，实现数据的共享和互通。
5.系统培训：提供系统使用培训，使员工能够熟练使用办公自动化系统，提高工作效率。
办公自动化提案
办公自动化提案【办公自动化提案】一、背景介绍随着信息技术的不断发展，办公自动化已成为企业提高工作效率、降低成本的重要手段。
为了适应市场竞争的需要，我公司决定推行办公自动化系统，以提高办公效率、减少人力资源浪费。
本提案旨在详细介绍办公自动化系统的优势、实施方案以及预期效果。
二、办公自动化系统的优势1. 提高工作效率：办公自动化系统可以实现文件的电子化存储、传输和处理，大大减少了人工操作的时间和错误率。
2. 降低成本：通过办公自动化系统，可以减少纸张、打印机等办公用品的使用，节约了办公成本。
3. 加强信息共享：办公自动化系统可以实现信息的共享和协同办公，提高了团队的工作效率和协作能力。
4. 提高决策效果：办公自动化系统可以提供准确、及时的数据分析和报表，为管理层提供科学决策的依据。
三、办公自动化系统实施方案1. 系统需求分析：根据公司的实际情况，对办公自动化系统的需求进行详细分析，包括文件管理、流程管理、协同办公等方面的需求。
2. 系统设计与开辟：根据需求分析的结果，进行系统的设计与开辟，包括数据库设计、功能模块开辟等。
3. 系统测试与优化：在系统开辟完成后，进行全面的测试，确保系统的稳定性和功能完善性，并根据测试结果进行优化。
4. 系统上线与培训：在系统测试通过后，将系统正式上线，并对员工进行培训，使其熟练掌握系统的使用方法和注意事项。
5. 系统维护与升级：系统上线后，需要进行定期的维护和升级，保证系统的稳定性和安全性。
四、预期效果1. 工作效率提升：通过办公自动化系统，员工可以更快速、准确地完成工作任务，提高工作效率。
2. 成本降低：办公自动化系统可以减少纸张、打印机等办公用品的使用，节约了办公成本。
3. 信息共享加强：办公自动化系统可以实现信息的共享和协同办公，提高了团队的工作效率和协作能力。
4. 决策效果提高：办公自动化系统可以提供准确、及时的数据分析和报表，为管理层提供科学决策的依据。
五、总结办公自动化系统的推行对于提高企业的工作效率、降低成本具有重要意义。
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办公自动化系统前言现代办公需要先进的办公系统。
电子化、无纸化以及协同办公，都已成为提高办公效率，加强管理的有效手段。
现代企业每天都有大量的商业信函、公文等往来，同时还有各种会议、各种文档、各种批件等管理工作，因此需要一套先进、高效率、覆盖全企业的办公自动化软件来代替以往的手工传递作业，提供更好的文件管理功能，充分发挥协同办公的作用，同时也为与世界先进的办公机制接轨打下良好的基础。
1．系统概况为了满足当前办公业务的实际需求，满足现代企业发展的需要，进一步提高企业办公效率，加快企业信息化进程，达到增收节支的目的，急需建立企业的办公自动化系统，使企业范围内每个人之间都可以通过电子邮件快速、安全地通讯，为企业建立一个安全、快捷的通讯基础设施，并在此基础上扩充办公自动化系统应用的功能和范围，把主要办公业务流程计算机化、网络化，实现文件电子化，无纸化办公，形成企业办公网络，从而使工作人员之间可以更快地交换信息、更好地协同工作，提高办公效率，降低企业开支，建立一个采用先进技术的、流程控制完备的、达到国内先进水平的办公自动化系统。
作为管理信息系统(MIS)的一部分，随着办公自动化系统的建成和应用，将会提高管理人员的计算机应用水平，提高大家对计算机应用的积极性，对将来MIS系统的建成大有帮助。
综上所述，建立办公自动化系统是符合企业当前实际需要的、符合企业发展需要的、符合现代化办公潮流的。
它的建成将会提高企业办公效率、降低企业办公开支、提高企业信息化水平，并将标志着办公自动化水平进入国内先进水平的行列。
2．系统特点2-1通用性办公自动化系统必须适应从局机关到基层的各个单位横向及纵向之间相互关联的办公业务需要，满足各种办公业务的需要，满足各种不同职务的个人的办公需要，而不是针对某一单位或某一种业务流程或某一职务个人的系统，是面向整个企业的、各种办公业务流程的系统。
它必须能适应各个单位各种各样不同的环境，符合国际标准，可以适应各种各样的计算机操作系统平台和网络平台，是一个开放的、可扩充的系统。
2-2实用性办公自动化系统必须面向最终用户，以最终用户为主，做到操作简单方便，界面友好，业务流程合理，真正符合最终用户的实际需要。
经过短期培训，在3～4个月的时间内OA系统可在全公司范围内全面展开。
2-3网络化办公系统要能够随着网络系统的建设，真正覆盖所使用单位和部门以至于覆盖全公司的每个管理人员，使每个人都可以通过办公自动化网络和他人通讯、交流、协作，进行办公业务往来，查询各种企业信息。
通过办公自动化网络进行信息的收集和存储，信息的处理和传输以及信息的发布和共享。
2-4先进性办公自动化系统应采用国际先进的办公自动化技术，结合实际情况，利用Lotus Domino/Notes强大、快速的办公自动化应用开发工具，在今年内把广州恒信的办公自动化系统建成同类型企业中具有国内领先水平的系统，并且逐步向国际先进的办公自动化系统靠拢。
2-5安全性信息共享、网络化办公必须保证信息的安全性，数据的丢失，信息的不安全将会给企业带来巨大的损失。
在办公自动化系统的应用系统开发中，还必须考虑到数据的安全性，通过程序的手段控制不同用户的访问权限，保证应用系统的安全性。
必须加强安全管理，建立健全安全管理规章制度，保证数据和系统在物理上的安全性。
2-6可扩充性办公自动化系统必须是开放的、规模可伸缩的、功能可以扩充的系统，完全支持Intranet/Internet标准，它的工作站也是Intranet/Internet浏览器，它的服务器也是Web服务器，通过它可以方便地组成企业Intranet/Internet网，开发Intranet/Internet应用，并且和Internet相连，从Internet上获取信息或者向Internet发布信息。
3．系统边界3-1职能边界按公司各部门的不同职能进行划分，覆盖公司各部门及所有员工的日常办公事务活动。
3-2地理边界在局域网范围内覆盖公司所有部门。
3-3功能边界本系统的功能包括了公司办公系统中的各项目，为各部门和管理人员提供信息共享和数据一元化管理。
按功能具体划分为收文管理、发文管理、会议管理、档案管理、电子邮件、等子系统，各子系统具体功能如下:3-3-1收文管理收文管理子系统用于对全公司的收文进行管理，通过计算机网络完成文件的录入、传递、审批、发送和归档，即实现收文的电子批阅流程。
此系统提供对收文批阅流程的可视化监控、有效的查询和统计手段，以及将文件按年度、分类号、保存期限、小类号进行归档。
3-3-2发文管理发文管理子系统用于对全公司的发文进行管理，通过计算机和网络完成文件的录入、传递、审批、发送和归档，即实现发文的电子批阅流程。
此系统提供对发文批阅流程的可视化监控、代码管理、有效的查询和统计手段，以及将文件按年度、分类号、小类号保存期限进行归档。
3-3-3会议管理本子系统主要用于用来完成组织会议、发送会议通知、撰写会议纪要、安排和落实会议待办事项、会议室管理等管理工作。
3-3-4 公告栏本子系统主要用于对全公司的公告信息进行管理，提供一个发布各种诸如公告、通知、启事等公共信息的场所。
上网人员只要在本系统中发布一项消息就可以通告所有上网人员，上网人员也可以通过此系统浏览全公司的所有公告信息。
可以按照类型、时间、作者对公告信息进行查询。
这样，可以及时地对公司内部的一些信息进行发布，方便公司人员进行信息交流。
本系统可以按照信息分类建成多个专题，比如大事纪要，个人信息公布等。
3-3-5 电子邮件本子系统为每一个上网人员提供了电子邮件收发功能和日程安排功能。
用户在此除了可以查阅、发送邮件外，用户还可以在此创建邀请、约会、事件或纪念日，并将其存储在您的日历中，对邀请对象发送通知，手动回复通知或按预先设定处理通知。
也可以设置闹铃来提醒您约会、事件、或纪念日发生的时间。
在查询时，可以用日历的形式为用户显示当天、一天、一周、两周、一月的日程；在创建新的日程安排时还可以查询别人的空闲时间，设置某日程别人是否可以查看到等。
同时，由于整个办公自动化系统都将以电子邮件作为联系纽带，因此，这将是一般用户在本系统中主要的“办公室”。
意见，是一个不受时间、地点限制的、理想的讨论场所。
3-3-6档案管理本子系统主要用于对公司的各类文档进行分类管理，自动生成案卷目录、卷内文件目录和案卷封面，并可以打印案卷目录、卷内目录和案卷封面。
同时提供对已归档文件的查询、借阅功能。
4．系统功能结构描述办公自动化系统收文管理子系统发文管理子系统档案管理子系统会议管理子系统公告栏子系统论坛子系统专题信息子系统电子邮件子系统5．系统的建设目标办公自动化系统的主要目标是在公司内形成一个以网络技术为基础、计算机为手段、高度信息化的办公平台。
将现行的手工操作为主的办公系统提高到这一平台，以提高管理效率和管理质量。
系统性质分析*办公自动化系统是一个社会—管理—技术系统，它涉及多学科领域，是集计算机技术、网络技术、系统集成技术、管理科学、档案学于一体的综合系统。
因此，系统的实现需要公司管理者的大力支持和公司全体人员的通力合作。
*办公自动化系统是一个人—机的统一体，它是建立在现代计算机通讯技术基础之上的，利用计算机作为辅助工具，完成各项办公工作。
因此，系统要充分利用现有的计算机资源，发挥工作人员的主观能动性，才能提高系统的性能。
*由于手工作业中因客观条件限制，在实际的办公过程中存在一些不科学、不规范的管理方法，而且工作效率相对较低。
因此，本系统的应用应奉行一切从实际出发的原则，以科学的态度对系统进行应用，体现现代化办公的特点。
6．系统功能介绍6-1收文管理子系统6-1-1系统描述该系统是办公自动化系统的一个重要的子系统，主要用于对全公司的收文进行管理，通过计算机和网络完成文件的录入、审批、发送，并将文件按年度、分类号、保存期限进行归档。
它是办公系统中很重要的环节，直接影响到办公自动化水平的高低。
6-1-2业务流程图6-1-3功能说明●来文登记由秘书登记，填写收文处理单。
●来文扫描和录入通过扫描仪把来文原文扫描成图片，录入到计算机中。
●收文流程依据实际业务流程，文书先把收文处理单和文件发往办公室主任批办后，再发往主管领导批示，最后安排传阅和承办。
●收文查询在视图中可以按日期、文种、来文单位进行查询并可以指定时间段；利用查询按钮可以进行特定条件的组合查询。
●收文号管理收到来文的计数，可以对收文号进行修改。
●统计对公文的日收文数量进行统计，在此基础上进一步得出各时间段的统计数字，同时提供一些图形显示方式。
●打印可以用白纸或标准办公稿纸打印收文登记薄、收文处理单、文件传阅单、部门代码等。
6-2 发文管理子系统6-2-1系统描述本系统是办公自动化系统的一个重要的子系统，主要用于对全公司的发文进行管理。
通过计算机和网络完成文件的录入、审批、发送，并将文件按年度、分类号、保存期限进行归档。
它是办公系统中很重要的环节，直接影响到办公自动化水平的高低。
6-2-2发文业务流程6-2-3功能说明●发文生成发文拟稿人起草发文稿件，并填写发文处理单。
其中，拟稿时可以采用WORD97进行。
●发文流程依据发文实际业务流程，文件拟稿人把发文处理单及发文件依次发往部门领导进行审签填写送审意见、办公室主任核稿、领导签发，秘书文件编号，最后发送文件。
●发文查询在视图中可以按日期、文种、发文部门代码或发文部门名称、签发人进行查询，利用查询按钮可以进行特定条件的组合查询。
●部门代码管理每个发文部门都对应着一个代码，并有发文文号，可以对这些代码和文号进行查询、增加、删除和修改。
●统计对公文的日发文数量进行统计，在此基础上进一步得出各时间段的统计数字，同时考虑提供一些图形显示方式。
●打印可以打印发文登记簿、发文正文、发文处理单、部门代码、纪要文稿等。
除使用A4纸打印外，对特定文档可以采用标准办公用纸—带格式的稿纸进行打印。
同时，在流程的每一步都提供打印功能，方便用户在必要时手工进行批阅流程，从而提高系统的灵活性，以下各功能模块中的打印与此相同。
6-3档案管理子系统 6-3-1系统描述本子系统主要用于对全公司的各类文档进行分类管理，生成案卷目录、卷内文件目录、案卷封面，并可以打印案卷目录、卷内文件目录和案卷封面。
另外提供对已归档文件的查询和借阅功能。
6-3-2业务流程 6-3-2-1归档业务流程 6-3-2-2借阅业务流程6-3-3功能说明●初始化光盘把用来归档的光盘进行编号，并贴上标签，初始化用来保存归档公文文件的数据库。
●公文归档由系统或档案员自动定期从收文和发文库中提取待归档文件,把文件保存到光盘上的数据库中，在档案库中生成一个文件的条目，记录文件的简要信息如分类号、保存期限、年度、小类号、文件类型、文件标题、主题词、保存文件的光盘号等等，用于生成目录，供借阅人查询以及查找文件所处的位置等。