办公室超级整理术

Two-1及时整理资料的方法
正在办理文件和已办需保存文件的整理方法：
需要保存的分为三类： 1.近期需要用到的； 2.需要存放起来的；
3.不知以后是否需要，暂且保存起来的。
Two-2 细节
统一文件大小形状，不同形状文件保存，尽量订书针装订，以免遗失； 利用文件夹的颜色进行文件区分 把操作中的文件放入透明文件夹中，方便增减纸页。
seven 彻底执行和遵守规则
如何彻底执行并持续遵守规定？
----创立一种“规则会自己冒出来”体制。 可以在不规定的时间，自动发送各种“检查目录”邮件。
要点： 1.投资回报率能否达到50%以上？ 2.在看清对于这项事业最重要的关键点的 基础上，再进行思考。 3.最大的风险是什么？ 4.如何规避风险？ 5.有哪些竞争对手？ 6.竞争对手的预计销量与预计收益如何？ 7.能否将其系统化？ 8.市场战略。 9.从自身角度看，自己最擅长这项事业哪 方面？ 10.在固定费用和波动费用的基础上，收益 大概能超过盈亏平衡点多少？
一般使用“检查目录”。 用Excel制作目录，“检查目录”包含 月末工作检查目录 扫除时检查目录 早上出勤时检查目录 最后离开办公室时的检查目录 面试时的检查目录 等等 使用检查目录，按照以上的内容 有条不絮的完成工作，工作效率明显提高。
five 开会也要设定规则
全体参会人员都应知晓会议议题
当场做好会议记录并发送给参会人员
员工会议议题检查项目 1.确定今后的方向 2.提高销量的战略
3.消减成本战略
4.扩大受众,增加客户的战略 5.品牌战略 6.员工情况 7.录用战略 8.安全事宜
six 判断开展一项新事业的可能性
创立新项目的四大规则 能否让自己感到愉悦？ 面临的市场是否有发展前途？ 是否是累积型的业务？ 是否对社会有益？
Two 目的和效果
提高工作效率
思路变清晰。 容易找到东西。
更容易产生创意。
工作更有实效。 空闲时间增多。
Three 不整理的威胁
迷失方向，弄错工作的顺位。 浪费时间和头脑。 工作效率低下
Four -1不擅长整理的特点
工作速度慢，晚间以及休息日经常加班。 经常花时间找东西。
引进设计己 操作类
操作类
思考类
空闲时间 操作类 思考类 思考类
2.尽量提高操作类工作效率 操作类 思考类
Four-5超级整理术的要点
其基础为统一化 一元化 和自动化
制定原则，彻底实行 争取减少时间浪费 不过分整理
有效利用整理出来的时间
正在办理中的文件，按照项目分开保存，项目相关内容一起放置，可以使用多个
口袋的透明文件夹。可以给透明文件夹加上封面，写上项目名称和日期，多个透 明文件夹可以保存在大的文件架里面。 正在办理的文件还原尽量放在保存文件架的左边。 已办理，需保存的文件按照项目内容分类，按照顺序进行保存。
Two-3 托盘细节
Three-1使办公桌成为舒适的工作地的方法和目的
目的 想要什么东西立即能拿到 减少找东西的时间
方法
常用的东西放在桌上 东西摆在固定的位置 忘抽屉里摆东西也要有固定的位置
整理的最 终目的： 需要的东 西能尽快 拿到
Three-2使办公桌成为舒适的工作地的整理规则
上方的抽屉：放笔、图章， 透明胶带 中层抽屉：正在办理的文 件 下层抽屉：已办，需保存的 文件
Part Three
超级整理术
03
One
关于电脑和电子邮件整理
Two
电脑内信息整理
Three
输入信息制定 规则
Four
邮件的迅速整 理
充分使用电脑 的功能
One 充分使用电脑的功能
为什么要把信息保存在同一台电脑？ 想要的文件不知存在哪一台电脑 有的资料2台都分别保存了，但不记得哪一份是最新版本。
three 合理委托工作给他人
工作有轻重缓急，需思考区别。
工作可分为“操作行”和“思考型” 思考型--是需要仔细思考的工作，一般不可委托他人。 操作型--可以对其进行彻底的高效化，得以节约时间，如能够委托他人处理，就交于他人帮忙。
four 用检查目录进行整理
为了建立有一种无论是谁都可以完成例行工作的“规则”，
Five 再次弄清楚整理的目的
整理前的准备工作 买好文件夹等文具 活页纸夹好
决定好各种物品的存放位置
制定一个整理日 规律的整理由简单整理开始，养成习惯后再精益求精、循序渐进。 下不了决心来整理的人，请再次思考一下不整理的坏处和整理的好处。 办公桌上乱七八糟的坏处：工作上的 情绪上的 办公桌整理感觉的好处： 工作上的 情绪上的
下班后可以不要整理
Four 书籍 杂志 名片的整理
书籍 摘录笔记-保存到电脑 有价值的书籍保存到书柜
杂志
有用信息保存方法到电脑 扫描或者可以剪下 名片 定期整理 名片上标注初次见面时间、地址、外貌特征 分为：频繁打交道和不会来往的，前者用名片夹保存，后者放入一个纸盒保存
忘性大，由于不小心造成的失误很多。
脑中经常在思考多项工作，或者思维混乱。 嘴里总是嘟囔着“忙死了，忙死了”
Four-2不擅长整理的原因
懒惰 不知道整理的技巧。 不会设定规则。 嘴里总是嘟囔着“忙死了，忙死了”
Four-3适合学习整理的人群
上班时间内总是完不成工作。 上班总是不顺，很难往下开展。 文件和资料经常丢失；文件和资料不知放哪了，经常寻找。
为了使两台电脑的信息同步保存，花费更多的时间和精力。
两台电脑里设计的模式有些不同 与客户往来的电子邮件不知在那一台电脑里。 尽量使电脑的信息一体化。 尽量使用WINDOWS搜寻功能。 。
Two-1 管理电脑内信息
给文件夹命名 设一个工作的文件夹，与工作相关的文件都存进去 其中按不同的公司和领域在设大分类公文包
two 清空混乱头脑
“要经常尝试去创造一种能让自己专注于琐碎工作的环境， 想要创造这种环境首先要整理自己身边的事物。只有养成
习惯，工作时发生头脑混乱的情况就会减少的“
使头脑变成有一种“空荡荡”的状态 ---就是指“头脑中既没有担心的事情，又没必须做的工作”
头脑中没有需要挂念的事情，思路清晰。 不需要花时间去回忆
收集信息要确定主题 可以使用摘录专用软件 定期回顾信息 会议记录也要一边记录一边整理
Four 制定规则迅速处理邮件
原则： 迅速阅读，只读一次 在无秒钟内判断
邮件要写的简洁、简短（分条，分项写，灵活运用清单）
无法立即回复的邮件，归在尚未处理那一类里，有空一并回复。 尽快回复邮件，对方也会尽快回复。 已读邮件用分类项目进行整理------仅重要文件 未回复的邮件-----------红色 当天需要用到的邮件----蓝色 正在等待回信的邮件----黄色 先报留下来再说的邮件--橙色 保存资料----------------绿色 收到邮件的处理： 未回复的 等待回信的 先保存下来再说的
Part Four
超级整理术
04
One
关于大脑信息整理
Two
Three
Four
five
six
seven
大脑混乱 的原因
清空混乱 的头脑
合理委托 工作
用检查目 录进行整 理
开会也要 制定规则
判断开展 新事业的 规则
彻底执行 和遵守规 则
one 大脑混乱的原因
日常繁琐的事情太多
不确定事项太多，脑中容易混乱。 事情没做好记录，头脑牵挂却无法得以处理。
Part Two
超级整理术
02
One
创造最好的工 作环境
文件和办书桌的整理
Two
及时整理资料获 得有效利用信息
Three
使办公桌成为 舒适的工作地
Four
书籍杂志名片 的整理
five
整理的目的
One-1 创造良好工作环境方法
分类 还原
丢弃 取出
重 要
保管
One-2 细节
判断文件该不该保留的方法 是不是已办文件 是不是重复文件
超级整理术
01
02 CONTENTS
This Is A List
为什么需要整理 文件和办公桌的整理
03 04
电脑和电子邮件的整理
大脑信息的整理
05
时间整理
Part One
超级整理术
01
为什么需要整理
One
Two
Three
Four
前言
目的
威胁
内容
One 前言
状况
事多，脑子乱，无法集中 精力工作。 制定了计划，不能按计划
Four-6整理的对象
文件及办公桌的整理
电脑及电子邮件的整理
头脑的整理 时间的整理
Four-7方法：设立规则
比如整理电脑内部资料 给文件取名时要统一方法 文件包应分类进行保管
设一个临时保管公文包专门存放未经整理的文件。
定期把资料备份保持 用桌面快捷方式进行搜索 规则越简单越好 规则一定要可行 整理方法不能过细 可干可不干的事情就尽可能的偷懒
电子邮件多的来不及看。
不知该怎么整理电脑内的资料和信息。 办公桌周边环境又乱又脏。 面对一项重要工作，无法全神贯注。 面对工作，总想着拖延。 希望能早点结束工作，有休闲时间。 已经竭尽全力，周围人的评价不高。 度过很多关于整理的书，但依然没掌握整理的方法。
Four-4超级整理术的理念
是不是今后不在用到的文件
无法判断今后是否还有用时，我推荐暂且保留 用过归还原位很重要 尽量少使用纸质文件： 把信息尽量保存在电脑，只要给文件取好名字，随时可以在电脑中搜寻到。