档案管理理论与档案整理

档案管理学档案的分类：1按照来源标准，即按其形成的性质可分为国家机关档案、党派团体档案、企业档案、事业单位档案、名人档案等。

2按照内容标准有两种划分方法：3按照载体的形式标准，有金石档案、甲骨档案、泥板档案、简牍档案、锦帛档案、纸质档案等；记录信息的方式可分为：文字档案、图形档案、音像档案、电子文件；音像档案：照片、录音、录像、影片档案。

4按照时间标准划分：古代档案、近代档案、现代档案5按照所有权标准：国家所有档案、集体所有档案、个人所有档案【国外分为：公共档案、私人档案】 6在中国常见的档案种类：文书档案、科技档案、专门档案档案管理理论分析1环节论：（最常见的一种形式）六环节论：收集→分析→鉴定→保管（保护）→统计→利用;八环节论：收集→分析→鉴定→保管（保护）→统计→利用→检索→编研2信息论：（《档案管理信息论》）输入→加工→输出→反馈3三阶段论：形成→管理→利用档案的起源1文字产生前的档案：①结绳记事②书契③岩画2文字产生后的档案①文字②载体国外：纸莎草—泥板—贝叶—羊皮（蜡版）国内：甲骨—金石—简牍—绵帛—纸档案的定义：复杂定义：档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成，保存完备的各种形式和载体的数据、信息和知识的记录。

简化定义：档案是原始数据、信息和知识的记录。

1 直接分为党务档案、行政档案、诉讼档案、军事档案、外交档案、科学技术档案等2 先分为普通档案【如：党务档案、国家政务档案等】和专门档案【如；公安档案、诉讼档案、会计档案、科学技术档案等1法语国家：档案是文件三个方面：2英语国家：档案是进入到档案馆的文件3苏中国家：文件经归档后即为档案—文件中心档案的属性：1本质属性：原始性2一般属性：知识性：储存传播知识信息性：①扩充性②可压缩性③可替代性④可传输性文化性：表现为①民主和开放的环境②档案机构性质的转变③为公众为社会服务档案的价值和作用1价值：凭证、参考→【行政凭据、法律信任、史料共计】2作用：机关工作的直考依据、政治斗争的必要手段、生产建设的参考依据、科学研究的可靠资料、宣传教育的优秀材料（以上都是国家作用）国家、组织、个人维权的重要（个人作用）档案工作的基本原则1我国档案事业管理体制——集中制国家所有（立档单位）集中管理分级设馆馆网庞大2基本原则（基本原则建立在管理体制上）①统一领导，分设管理：A分设按行政级别来分级B按专业来分设②维护档案的完整与安全：A数量要求完整，质量保证B安全性：实体安全、内容安全3便于社会各方面利用：（1）以档案原件提供利用（2）以档案复制品提供利用（3）综合档案内容编写书面资料提供利用收集的定义：档案的收集工作，就是按照法律、法规的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各组织、个人手中和散失在其他地方的档案，分别集中到各级档案保管机构。

收集的内容：1对本单位需归档文件的收集2对现行、撤销机关永久文件的接收3对历史档案的接收和征集工作收集工作的要求：1、馆藏现状：（1）范围上：主要收集一级单位档案，对于二、三级单位档案选择收集（2）内容上：以机关档案为核心（3）门类上：以纸质档案为主（4）时间上：建国以后档案为主2、丰富馆藏的标准：（1）数量充分，质量优化（2）成分充分，结构合理（3）内容广泛，层次分明3、收集工作的要求：（1）归档文件齐全完整（2）加强归档文件的指导（3）保持全宗的不可分散性（4）推行入馆（室）质量标准化单位内文件的归档：1、归档制度的定义：归档制度：各单位在工作生活中不断产生的文件，处理完毕以后，经由文书部门或文件工作人员整理，定期移交给档案室集中保存，称为“归档”。

在我国，这是党和国家规定的一项制度，即通常所说的“归档制度”。

2、归档范围：3、归档时间：大单位，每年3~4月份；小单位，随办随归4、归档要求：①遵循文件材料形成的规律和特点老范围 上级机关下发的文件资料 本级机关形成的文件资料 下级机关上报形成的文件资料 同级机关交往形成的文件资料 本机关主要职能活动文件以我为“中心”权益文件 需执行的上级机关的文件 其他有关查考文件 新范围不归档范围②保持文件间的有机规律③区分不同价值，便于保管利用档案鉴定：一般是指对档案真伪和档案价值的鉴定，而经常的业务工作则是后者。

档案界通常所说的档案鉴定，是对档案价值的鉴定。

档案鉴定步骤：1、整理之前：①归档→②移交2、档案室鉴定：①接收档案→②定期鉴定→③入馆鉴定3、档案馆：①接收鉴定→②定期鉴定鉴定工作的历史分期：【卡林斯基，波兰人，提出“档案鉴定的历史分期”，分为三个历史阶段】第一分期（1789—1880）——“粗线条”时期①颁布档案鉴定法规②分类：【革命标准】 有用文件历史文件封建文件无用文件③鉴定规章：明确规定档案的保存或销毁由所有权决定【普鲁七颁发】第二分期（1800—第一次世界大战前）①文件生的速度加快②鉴定标准的出现③禁止销毁年限出现第三分期（Ⅰ战后—Ⅱ战前）①列宁档案法的颁布②档案鉴定所有权发生变化③鉴定理论的出现第四分期（Ⅱ战后——）①文件数量激增 保存销毁②新的标准，层出不穷③档案类型的新型化国外鉴定理论分析：1、年龄鉴定理论——由迈斯奈尔提出①一般标准：a高龄文件应受尊重b应当避免极端c反对过于抽象d暂时性目的的文件处理完毕后销毁e永远性机构起源与发展应保存②涉及事项的标准：A国家行政机关是不动产权利的文件B私人权利、地方公共权利的文件③涉及来源的标准：A保存与行政机关任务有关的文件B关于政策程度及普遍性案卷C保存有关本机关行政事务的文件D下级机关的特殊文件E司法机关保存永久权利诉讼的文件2职能鉴定理论：①分类：（分为A类和B类）A类：指高级机关，形成的各种文档→永久保存，划分标准以行政权力划分B类：低级机关形成的各种文档→选择保存②单份文件鉴定七原则：1一般依据2法律依据3行政要求4历史依据5地理依据6替代位置（文件|档案有一定的重复性）7典型全宗（中小型机关适用）3文件双重价值理论：（现代档案——原则与技术）表明对档案管理最科学发展A第一价值（原始价值）——对本机关内部的价值：行政管理价值，法律管理价值，财物管理价值，科研管理价值B第二价值（从属价值）：证据管理价值，信息管理价值4档案优化论——对档案双重鉴定理论的优化①信息价值优化：a产生环境b内容分析c文件用途②保管费用：a库房b处理c保护d参考③鉴定意见与含义5苏联鉴定四原则（党性原则，全面性原则，历史，发展）6利用决定论：提出了：历史学家的利用需求7宏观职能鉴定理论：核心：社会职能档案的保管期限表：就是用表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性文件。

档案的保管期限表类型： 档案的整理工作：就是将处于零乱状态的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，组成有序的体系。

档案的整理内容：①区分全宗——馆②全宗内档案的分类——案卷③编立保管单位——立卷④案卷的排列⑤编目：对文件的著录、标引档案的整理的原则：1、充分利用原基础2、保持文件的历史职能3、便于保管和利用全宗全宗：全宗是一个独立的机关，组织或人物在社会活动中形成的档案的有机整体。

全宗的类型：独立全宗全宗的构成条件：行政权、财务权、人事权立档单位的变化和全宗划分：①从单位的政治性质考察②从单位的基本职能情况考察全宗的补充形式:1、联合全宗：就是由两个或几个联系密切的立档单位形成的难以区分而统一整理的档案整体，是全宗的一种特殊形式通用档案保管期限表专门档案保管期限表同系统档案保管期限表 同类型单位档案保管期限表单位档案保管期限表2、全宗汇集：是按照一定的特征组成的、档案数量很少的若干全宗的集合体。

也是全宗的一种特殊形式。

3、档案汇集：是由不同的立档单位形成的，按照一定特征集中起来的档案的混合体。

↓ 分类： 全宗内档案分类——案卷1单式分类法（往往是小单位形成档案不多）：A 时间分类法B 机构分类发C 问题分类法（事由分类法）2复式分类法：①年度——机构分类法最为常见，是现行机关最常使用方法②机构——年度针对撤销机关③年度——问题针对专门档案④问题——年度《归档文件整理规则》的颁布标志着文件立卷的消失。

文书立卷改革的原因：1案卷质量得不到保证五大类：党群类、行政类、教学类、科研类、基建类2所需人、财物较多3不利于鉴定4不利于利用档案文件的保管单位——件（一份文件是一件）1正本及不同稿本2正文与附件3与文件处理单4原件与复制件5转发文与被转发文6报表、名册、图志等7来文与复文文件的整理：1 基本形式：是由不明所属全宗的零散档案，依其某些特征组成的机关、组织档案汇集2特殊形式，是由某一杰出人物在其一生活动中直接形成的有关档案以及从各方面收集的有关档案、资料组成的人物档案汇集。

1修裱破损文件2褪变文件的复制3超大纸张的折叠4装订：粘接式、缝纫式、变形材料档案的计算机管理的发展阶段：1单机阶段：①自动、编目和检索②辅助立卷③自动索引（主要指标引）2文档管理一体化①公文子系统②归档子系统③档案子系统3档案信息网络化阶段电子文件：是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

电子文件的特征：1、应用发展的阶段性2、对设备的依赖性3、信息与载体的相分离性4、电子文件的易更改性5、多媒体集成性6、非实体归档性7、对背景信息和元数据的依赖性双套制管理——最主要现象1原因：保证点子文件的远距离利用保护纸质档案保证电子文件的法律地位2注意问题：针对重要文献确保电子文件原始性措施：1、加强电子文件，制作和人员的管理2、制作过程中职责分明3、建立电子文件全过程管理制度4、技术化措施——电子印章5、法律措施——2005年《电子签名法》颁布档案利用：利用档案是指利用者为了研究和解决某种问题而使用档案。

档案利用工作是指档案馆（室）为满足利用需要向利用者提供档案材料，也就是为利用者服务的工作。

档案利用服务方式：1以档案原件提供利用。

2以档案复制品提供利用3综合档案内容编写书面资料提供利用。