档案管理理论
档案管理理论与实务试题
档案管理理论与实务试题1.文件的根本属性是信息记录。
2.文件工作的综合性要求文件管理必须实行集中统一管理。
3.保证档案质量最基本的要求是应归档的文件材料必须齐全、完整。
4.我国最基本的组卷法是“六个特征”立卷法。
5.在六个立卷特征中，除了通讯者特征外，其他五个特征可以根据文件的实际情况结合选用。
6.根据《机关档案工作条例》的规定，机关文书部门或业务部门一般在第二年上半年向档案部门移交档案的时间。
7.机关、人民团体、事业单位的档案机构一般设在办公室（秘书处）。
8.《机关文件材料归档围和文书档案保管期限规定》规定，编制机关文件材料归档围和文书档案保管期限表，须经同级档案行政管理部门审查同意后执行。
9.判断归档材料重要性的原则中“以我为主”的“我”是指以本机关、本单位重要职能和主要活动中形成的文件材料为主。
10.文件整理中或档案管理中发现的卷文件的缺失、破损、移出等情况都应一一记录和补充在备考表，便于今后档案管理者和利用者了解有关情况。
11.以“件”为保管单位进行整理时，永久保管的归档文件宜采取线装法装订。
12.文件材料整理完毕后，档案人员应对拟归档案卷文件的系统性进行检查，系统性检查主要看卷（件）文件排列是否正确。
13.XXX收集围的档案，自形成之日起满20年，向市综合档案馆移交。
14.档案室通常负责全宗档案的分类、案卷排列和编号等工作。
15.经过全宗整理后，立档单位与全宗历史考证存入全宗卷中，并在档案移交时一同进馆。
16.适用于全国各机关、团体、企事业单位鉴定档案使用的保管期限表是标准档案保管期限类。
17.一个机关中人员的任免、奖惩材料的保管期限一般为永久。
18.档号“J4-WS·2015-D10-办公室-56”中的“WS”指档案门类代码。
19.记录和反映科技活动的文字、图表、声像等技术文件的是科技文件。
20.某制造业企业的工艺设备档案按照工艺设备台套管理，这体现了科技档案构成的成套性这一特征。
档案管理概论
第一章档案管理概述第一节档案及档案管理工作的性质和特点一、档案的性质和特点（原始记录性）（凭证作用、参考作用）二、档案管理工作的性质和特点性质第二节档案管理工作的内容与范围一、档案管理工作的内容：（收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编纂、利用）二、档案的类型及档案管理工作的范围：第三节档案管理工作的基本原则档案管理工作的基本原则：（统一领导、分级管理；维护档案完整与安全；便于社会各方面的利用）一、统一领导、分级管理国家全部档案二、维护档案的完整与安全（手段）维护档案的完整（档案数量齐全；档案管理的系统性）维护档案的安全（实体安全；内容安全）三、便于社会各方面的利用（根本目的）第四节档案管理机构及职能二、文件中心和档案寄存中心第二章档案管理的基本理论第一节来源原则我国的全宗理论：全宗的含义：档案集合体第二节文件生命周期理论第三节档案价值鉴定理论一、1789年法国大革命至19世纪末四、20世纪80年代初至今】i第三章现代档案的特点与档案管理工作的发展趋势第二节档案管理工作的发展趋势一、档案管理模式的变革——文档管理的一体化和图书、情报、档案管理的一体化二、档案管理手段的变革——数字化和网络化三、档案管理对象的变革——纸质档案与电子文件的长期并存四、档案管理工作内容的深入——由档案实体管理向档案信息组织与管理发展五、档案管理机构社会职能的拓展——档案馆的公共性和社会化服务将越来越突出第四章档案的收集第一节档案资源状况与档案流向一、状况贫乏、馆藏数量不足、二、流向第二节档案收集工作的内容、意义与要求二、档案收集工作的意义第三节文件的归档一、归档制度二、归档范围、时间及归档案卷的质量要求（一）归档范围（二）归档时间（第二年上半年）（三）归档案卷及文件的质量要求第四节档案馆对档案的收集（方式方法、途径）1、档案馆对现行单位档案的接收2、档案馆对撤销单位档案的接收4、接受捐赠5、购买6、寄存7、交换第五章档案的整理第一节档案整理工作的程序、内容和基本原则档案整理工作的基本程序：1、全宗的组织及排列；2、全宗内档案的分类3、案卷的编立和排列4、案卷目录的编制档案整理工作的内容：1、在正规工作条件下，档案室所接收的是文书部门和业务部门按照归档要求整理好的案卷，档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。
档案管理员专业知识
档案管理员专业知识档案管理员是负责管理和维护档案资料的专业人员。
他们需要掌握一定的专业知识，以便有效地管理和利用档案资料。
以下是档案管理员专业知识的一些重要内容。
1. 档案管理理论档案管理员需要了解档案管理的基本理论，包括档案的定义、分类、鉴定、归档、检索、保护和销毁等方面的知识。
他们需要掌握档案管理的原则和方法，以便能够正确地管理和利用档案。
2. 档案管理制度档案管理员需要了解档案管理的相关法律法规和规章制度，包括档案管理法、档案管理规定等。
他们需要熟悉档案管理的流程和程序，以便能够按照规定进行档案管理工作。
3. 档案分类与鉴定档案管理员需要了解档案的分类和鉴定方法。
他们需要根据档案的性质和用途，将档案进行分类，确定档案的保存期限和价值。
他们需要掌握鉴定档案真伪和完整性的方法，以便能够确保档案的可靠性和可信度。
4. 档案归档与检索档案管理员需要了解档案的归档和检索方法。
他们需要制定档案的归档规则和标准，将档案按照一定的顺序和方式进行归档。
他们需要掌握档案的检索方法，以便能够迅速地找到所需的档案资料。
5. 档案保护与修复档案管理员需要了解档案的保护和修复方法。
他们需要制定档案的保护措施和措施，确保档案的安全和完整。
他们需要掌握档案修复的技术和方法，以便能够修复受损的档案。
6. 档案数字化管理随着信息技术的发展，档案数字化管理越来越重要。
档案管理员需要了解档案数字化管理的基本原理和方法。
他们需要掌握数字化档案的采集、存储、处理和检索等技术，以便能够有效地管理和利用数字化档案。
7. 档案管理软件档案管理员需要了解档案管理软件的使用方法。
他们需要掌握档案管理软件的功能和操作，以便能够利用软件进行档案管理工作。
他们还需要了解档案管理软件的选择和购买，以及软件的安装和维护等方面的知识。
8. 档案管理实践经验档案管理员还需要积累一定的档案管理实践经验。
他们可以通过参与实际的档案管理工作，不断提高自己的实践能力和工作经验。
档案高级管理理论与工作实务
档案高级管理理论与工作实务引言档案管理是一项重要的工作，在现代社会中扮演着至关重要的角色。
随着信息时代的到来，各行各业都面临着大量的数据和信息的积累和管理。
如何高效地管理和保护这些信息成为了各个组织和机构面临的挑战。
在这篇文档中，我们将探讨档案高级管理的理论和工作实务，了解如何通过档案管理来提高组织的效率和竞争力。
档案管理的基本概念档案管理是指对各种类型的档案进行策划、组织、管理和利用的过程。
它包括档案的收集、整理、存储、调用、保护和销毁等环节。
档案管理的目标是确保组织信息的完整性、可靠性和易用性，为组织的决策和工作提供可靠的基础。
档案管理的基本原则包括：完整性、可追溯性、价值性、保密性和可持续性。
完整性要求档案资料的完整无缺，不得随意更改或遗失；可追溯性要求档案能够被快速、准确地找到；价值性要求档案能够为组织提供有效的决策支持；保密性要求档案能够保护个人隐私和组织的商业机密；可持续性要求档案能够长期保存，并且不受时间和技术的限制。
档案高级管理理论资源管理理论资源管理理论是档案管理的核心理论之一。
它认为档案是一种重要的资源，有限的资源需要进行合理、有效的配置和管理。
资源管理理论涉及到档案的收集、整理、分类、存储和利用等方面，旨在提高档案管理的效率和效果。
资源管理理论的核心思想是将档案视为有机的整体，通过合理规划和配置资源，实现档案管理的最佳效果。
这需要在档案收集阶段就进行详细的调研和规划，了解组织的信息需求和档案的价值，从而确定合适的收集策略和方法。
在档案整理和分类阶段，应根据档案的特点和组织的需求，制定科学、系统的分类方案和标准，以便快速、准确地检索和利用档案。
风险管理理论风险管理理论是档案管理中不可或缺的一部分。
随着信息技术的发展和应用，档案管理涉及到了大量的电子档案和网络数据。
这些档案和数据面临着各种风险和威胁，如病毒攻击、数据泄露、文件损坏等。
如何科学、有效地管理和保护这些档案和数据成为了档案管理的重要课题。
档案理论知识
档案理论知识1. 档案的定义档案是指由公、私机构和个人在活动中产生、收集、组织的各种记录性资料的整理、保管和利用，以满足社会、政府和个人的需要的一种特殊文献资料。
档案可以是纸质、电子或其他形式的记录材料，在各个领域都起着非常重要的作用。
2. 档案管理的意义档案管理是一种对档案进行整理、保管和利用的管理活动，具有重要的意义和价值：•保证信息的可靠性和可获取性：档案管理可以确保文件的准确性和完整性，保证信息可靠，并且方便使用者进行查找和获取所需信息。
•维护社会秩序和正常运转：档案管理是社会运转的基础，通过档案管理可以及时提供各种证据和历史记录，维护社会秩序，促进社会的正常运转。
•保护文化遗产和历史记忆：档案是文化遗产的重要组成部分，通过档案管理可以保护和传承文化遗产，记录历史记忆，使其不会被遗忘。
•促进科学研究和社会发展：档案中蕴含着丰富的信息和知识，对于各种科学研究和社会发展具有重要的参考价值，可以为学者和研究人员提供珍贵的研究素材和历史背景。
3. 档案管理的原则档案管理应遵循一些基本原则，以确保档案的管理工作得以顺利进行：•真实性原则：档案应真实反映活动或事项的情况，不得伪造或篡改档案内容。
•一致性原则：档案内容应与其所属文件或机构的其他文件一致，遵循统一的命名、编制和分类规则。
•完整性原则：档案应保持完整，不得随意删除或破坏，保证档案的历史连贯性和信息完整性。
•秘密性原则：档案管理应严格遵守保密要求，对于涉及个人隐私或国家安全的档案内容，应坚决保密。
•可追溯性原则：档案应具备可查找和溯源的能力，保证档案的可检索性和溯源能力。
4. 档案管理的基本流程档案管理的基本流程包括：档案收集、整理、保管和利用等环节。
•档案收集：收集各种记录性资料，包括纸质或电子文件、合同、报告等，将其移交至档案馆或档案室。
•档案整理：对收集到的档案进行整理、分类、编目和文件编号等工作，使其便于管理和利用。
•档案保管：对已整理的档案进行妥善保管，采取措施防止文件的丢失、损毁或泄露。
档案管理理论与档案整理
档案管理学档案的分类：1按照来源标准，即按其形成的性质可分为国家机关档案、党派团体档案、企业档案、事业单位档案、名人档案等。
2 按照内容标准有两种划分方法：3按照载体的形式标准，有金石档案、甲骨档案、泥板档案、简牍档案、锦帛档案、纸质档案等；记录信息的方式可分为：文字档案、图形档案、音像档案、电子文件；音像档案：照片、录音、录像、影片档案。
4按照时间标准划分：古代档案、近代档案、现代档案5按照所有权标准：国家所有档案、集体所有档案、个人所有档案【国外分为：公共档案、私人档案】 6 在中国常见的档案种类：文书档案、科技档案、专门档案档案管理理论分析1 环节论：（最常见的一种形式）六环节论：收集→分析→鉴定→保管（保护）→统计→利用;八环节论：收集→分析→鉴定→保管（保护）→统计→利用→检索→编研2信息论：（《档案管理信息论》）输入→加工→输出→反馈3 三阶段论：形成→管理→利用档案的起源1 文字产生前的档案：①结绳记事②书契③岩画2文字产生后的档案①文字②载体国外：纸莎草—泥板—贝叶—羊皮（蜡版）国内：甲骨—金石—简牍—绵帛—纸档案的定义：复杂定义：档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成，保存完备的各种形式和载体的数据、信息和知识的记录。
简化定义：档案是原始数据、信息和知识的记录。
1法语国家：档案是文件三个方面：2 英语国家：档案是进入到档案馆的文件3苏中国家：文件经归档后即为档案—文件中心档案的属性：1 本质属性：原始性2一般属性：知识性：储存传播知识信息性：①扩充性 ②可压缩性 ③可替代性 ④可传输性文化性：表现为①民主和开放的环境②档案机构性质的转变③为公众为社会服务档案的价值和作用1 价值：凭证、参考→【行政凭据、法律信任、史料共计】2 作用：机关工作的直考依据、政治斗争的必要手段、生产建设的参考依据、科学研究的可靠资料、宣传教育的优秀材料（以上都是国家作用）国家、组织、个人维权的重要（个人作用）档案工作的基本原则1 直接分为党务档案、行政档案、诉讼档案、军事档案、外交档案、科学技术档案等2 先分为普通档案【如：党务档案、国家政务档案等】和专门档案【如；公安档案、诉讼档案、会计档案、科学技术档案等1我国档案事业管理体制——集中制 国家所有（立档单位）集中管理分级设馆馆网庞大2 基本原则（基本原则建立在管理体制上）①统一领导，分设管理 ：A 分设按行政级别来分级B 按专业来分设②维护档案的完整与安全：A 数量要求完整，质量保证 B 安全性：实体安全、内容安全3便于社会各方面利用：（1） 以档案原件提供利用（2） 以档案复制品提供利用（3） 综合档案内容编写书面资料提供利用收集的定义：档案的收集工作，就是按照法律、法规的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各组织、个人手中和散失在其他地方的档案，分别集中到各级档案保管机构。
档案管理理论
来源原则来源原则指的是档案馆按照档案的来源进行整理和分类，要求保持同一来源的档案不可分散、不同来源的档案不得混淆的整理原则。
来源原则起源于近代法国。
1简介档案馆将档案按其来源和形成单位进行整理和分类的原则。
它要求在整理和分类时不能将同一来源的档案与其他来源的档案相混淆，并尊重原有次序。
按其起源和形成过程，法国的尊重全宗原则是它的发端，德国的登记室原则延伸了它的内涵，荷兰人给予了理论论证。
2发展尊重全宗原则是法国在1841年2月24日颁布的《各省和各地区档案整理和分类基本条例》中首次提出的。
其主要内容包括：①要求把来源于一个行政当局、一个公司或者一个家庭的全部档案归集在一起,组成全宗。
档案人员在整理和分类时要尊重全宗，不得拆散。
②每个全宗内的文件要先按主题后按年代、地区或字母顺序划分和整理。
德国汲取了尊重全宗原则的核心内容──来源，并加以延伸和发展。
1881年7月1日颁布的《普鲁士国家机密档案馆档案整理条例》中提出了登记室原则。
其基本要点是：①要求档案馆把从各机关登记室(相当于机关档案室)收进的档案按来源机关分开保管,不同来源的档案不得相混淆。
②要保持档案在原登记室的整理顺序,不得再重新分类整理,以保持档案中已有的联系。
这样,德国人就把尊重全宗原则中强调的来源，从仅指档案形成机关延伸到还必须保持档案在来源机关的原有次序，故又被称为尊重原有次序原则，显示其对尊重全宗原则的修正及与它的区别。
荷兰1897年正式采用来源原则管理档案，3位档案学家于1898年合著了《档案整理与编目手册》，从理论上进行了论证。
书中指出，来源原则的实质在于来源的一致性。
同一来源的档案组成的档案实体是一个不可分割的有机整体，它符合档案自身的形成和发展规律。
20世纪，来源原则获得更加广泛的传播、运用和发展。
首先，各国都以来源原则为基础，提出并采用了符合本国档案实际的基本管理单元──档案全宗、档案组合、文件组合等。
其次，与来源原则相关的一些概念得到了进一步的论证。
2 档案管理的基础理论
2.1 全宗理论
（二）西方全宗理论对中国档案管理工作的影响
1、建国前西方全宗理论对中国档案管理工作的影响 建国前我国近代档案工作是以机关档案室工 作为主，近代档案学研究的范围也只限于机关 档案室档案的管理。 当时档案学理论在很大程度上受图书馆学理 论的影响，无法采用国外档案学中的来源原则 进行档案分类，而容易采用以问题为区分原则 和以数字或符号为代号的图书管理方法。
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2.1 全宗理论
（四）全宗划分的原则
1பைடு நூலகம்独立性
2、关联性
3、方便性
4、一致性
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2.1 全宗理论
（五）立档单位的变化对全宗的影响
主要是对组织全宗的影响！ 变化主要指根本性的变化——政治性 质、基本职能、生产关系性质上的变化！ 它以政权交替为标志！！！
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2.1 全宗理论
中华人民共和国建国初期对全宗的划分：
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2.2 文件生命周期理论
形成过程：
1950年，英国的艾利斯提出了文件运动的“三阶段论” （现行阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段正好与文件的 保管场所——办公室、文件中心和档案馆是相吻合和相对 应的）。 20世纪80年代，阿根廷档案学者曼努埃尔•巴斯克斯出版 两部专著《文件的选择》（1982）和《文件生命周期研究》 （1987）可算是全面系统论述文件生命周期理论的代表作 他把文件管理程序划分为文件的产生与办理、现行、安全 保存及历史四个阶段。
2.1 全宗理论
二、全宗理论的内容
（一）“全宗”的理解
全宗是独立的机关、团体或个人在社会实践活动中形 成的具有有机联系的档案集合体。 它包括四个方面的含义： （1）全宗是一个有机整体。 （2）全宗是在一定的历史活动中形成的。 （ 3 ）全宗是以一定的社会单位或社会活动项目为基 础构成的。 （4）全宗是档案的基本管理单位。
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来源原则
来源原则指的是档案馆按照档案的来源进行整理和分类，要求保持同一来源的档案不可分散、不同来源的档案不得混淆的整理原则。
来源原则起源于近代法国。
1简介
档案馆将档案按其来源和形成单位进行整理和分类的原则。
它要求在整理和分类时不能将同一来源的档案与其他来源的档案相混淆，并尊重原有次序。
按其起源和形成过程，法国的尊重全宗原则是它的发端，德国的登记室原则延伸了它的内涵，荷兰人给予了理论论证。
2发展
尊重全宗原则是法国在1841年2月24日颁布的《各省和各地区档案整理和分类基本条例》中首次提出的。
其主要内容包括：①要求把来源于一个行政当局、一个公司或者一个家庭的全部档案归集在一起,组成全宗。
档案人员在整理和分类时要尊重全宗，不得拆散。
②每个全宗内的文件要先按主题后按年代、地区或字母顺序划分和整理。
德国汲取了尊重全宗原则的核心内容──来源，并加以延伸和发展。
1881年7月1日颁布的《普鲁士国家机密档案馆档案整理条例》中提出了登记室原则。
其基本要点是：①要求档案馆把从各机关登记室(相当于机关档案室)收进的档案按来源机关分开保管,不同来源的档案不得相混淆。
②要保持档案在原登记室的整理顺序,不得再重新分类整理,以保持档案中已有的联系。
这样,德国人就把尊重全宗原则中强调的来源，从仅指档案形成机关延伸到还必须保持档案在来源机关的原有次序，故又被称为尊重原有次序原则，显示其对尊重全宗原则的修正及与它的区别。
荷兰1897年正式采用来源原则管理档案，3位档案学家于1898年合著了《档案整理与编目手册》，从理论上进行了论证。
书中指出，来源原则的实质在于来源的一致性。
同一来源的档案组成的档案实体是一个不可分割的有机整体，它符合档案自身的形成和发展规律。
20世纪，来源原则获得更加广泛的传播、运用和发展。
首先，各国都以来源原则为基础，提出并采用了符合本国档案实际的基本管理单元──档案全宗、档案组合、文件组合等。
其次，与来源原则相关的一些概念得到了进一步的论证。
如美国档案学者 D.格雷斯第二在其《档案与手稿的整理和编目》(1977)中对"来源"的定性叙述。
他说："来源就是指原来的机
关，即在处理事务中产生或收到并积累文件的机关或行政单位。
个人、家庭、公司或者其他的个人文稿来源，也包括在内。
"国际档案理事会1984年出版的《档案术语词典》，不仅为来源原则下了定义，介绍了它的起源和发展，还对一些相关概念──来源、全宗、组合等，以及相关原则──事由原则、尊重原有次序原则等，分别设条目进行论证。
第三，出现了自由来源原则、马列主义来源原则和资产阶级来源原则的新概念和新提法。
德国档案学家 A.布伦内克在20世纪30～40年代提出了自由来源原则，试图修正和发展来源原则。
他要求从哲学的观点而不是从生物学的观点来理解档案有机体的思想，不要因保持原有次序而把来源机关在整理工作中的缺点和错误也原封不动地保留下来。
对布伦内克的论点评价不一：一种认为他使来源原则得到升华，发展到一个新的阶段；另一种则认为并无实质性的理论突破，因为人们遵守了来源一致，但并没有把保持原有次序绝对化。
马列主义来源原则和资产阶级来源原则是德意志民主共和国的某些档案学者提出来的，他们认为两者的区别在于前者能够表明档案在一种社会形态内的组织联系，后者则只局限于一个机关的档案文件之间的相互联系。
来源原则被公认是组织档案基本管理单元的理论依据和档案学的核心理论。
它使档案与图书在整理和分类上严格划清了界限。
文件生命周期理论
“文件生命周期理论”是研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运动过程、研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论，是对文件—档案运动过程和规律的客观描述和科学抽象。
它试图使文件的整个生命运动过程都得到全貌控制，实现文件管理的高效化，因此也是指导文件—档案全过程管理的基本理论。
1文件生命周期理论的提出和意义
文件生命周期理论：是在20世纪文件数量急剧增长的专业背景下提出的。
文件生命周期理论的形成意味着现代档案学的成熟，为当时已存在的（美国）文件中心提供了理论依据。