会议会务工作人员组织架构表
会议事务处理工作表格
是否安排好会议记录？
是否使用幻灯机或摄像机等设备？
会议活动筹备细节审核表
项目
审核
项目
审核
1、活动费用预算
灯光
2、招待对象的层次
音响效果、录音
3、总人数（查人员名单）
茶水饮料供应
4、活动日期及时间
16、宴会的形式
5、活动天数
餐桌入座式
6、活动负责人
自助餐入座式
女工作人员着装
入场运输计划
25、新闻方面
现场装设计划
文字记者
A、展示产品
新闻稿
B、展示器具
摄影记者
C、现场电气安装工程
录像记者及电源准备
解说体系
26、安排用餐方面
A、海报
住宿者的用餐事宜
B、产品宣传说明资料
来宾、司机的用餐问题
C、解说员
服务人员的用餐
迁出计划
演艺人员、乐队的用餐
茶水点心
27、活动行程方面
舞台装备、音响
30、展示会方面
会场布置
展示、装饰、演出计划
用餐问题
活动行程表
洽谈室
司仪开场白
接待记者采访人员
主持人致辞
展示会费用预算
来宾致辞
宣读贺电
致谢辞
播放背景音乐
28、服务柜台的工作方面
来宾出、缺席的确认
发放胸牌
发放活动行程表
引导来宾到休息室
发放纪念品
设置临时电话
来宾签名纪念
29、表演节目的总预算方面
本单元的活动安排
节目策划及演出
节目执导
节目主持人
舞台灯光
会议（活动）事务处理工作表格
会务管理
会务管理会务服务是政府物业管理的特色服务之一，也是机关日常工作中的重要服务内容之一。
在过去几年的实际服务过程中，结合我司经验和行政办事中心及会议大厦的实际，形成了个性化、酒店式、全天候、立体式的服务模式。
搭建了以“客户服务中心”为信息发布、指挥、调度中枢，会议服务部、安全管理部、环境管理部、工程技术部及各区域客户服务助理各尽其职的会务服务模式，为各单位提供含会标制作、会场布置、名牌打印、花卉租摆、礼仪服务于一体的综合会务服务。
行政办事中心及会议大厦的会务服务将在客户服务热线的协调、主导、指挥下，由各部门按各自分工具体执行。
一、人员配置及素质要求：会务管理服务机构设置方案（一）总的原则：因事设岗，精干、高效的原则（二）会务管理服务机构设置方案1、管理组织架构：2、组织架构图说明：（1）广晟物业公司：全面监督和指导行政办事中心及会议大厦物业项目客户服务管理工作。
（2）物业服务中心：是行政办事中心及会议大厦项目现场总负责部门，负责所有具体事务。
（3）客户服务部：具体实施计划、落实任务、自我检查。
（4）大堂经理：主要负责各楼栋现场服务协调、沟通、组织及实施。
（5）信息处理中心：主要负责会议室预定、调配，与各会议组办单位对接各项服务要求并组织实施：收集、汇总、反馈、跟进各类服务信息并编制每日服务通知及每周业务简报。
（6）会议服务中心：具体由会议服务班及音控服务班组成，具体实施会议、接待现场服务及音响系统保养维养、现场音响服务以及普通办公室及领导办公室室内清洁服务。
（三）会议服务人员配备1、人员配置原则因事设岗与精干高效的原则2、会议服务管理人员配备图：行政办事中心及会议大厦会务服务配置人数：60人（主管1人，大堂经理3人，信息处理中心6人，音控服务4人，会议服务中心46人）服务人员配置人数：3、人员配备说明客户服务部主管是统筹协调各项客户服务事项的现场总管，他要对整个项目客户服务管理工作进行计划安排、现场监督和品质检查，遇到重大事项有向上级报告的责任。
工作会会务方案
3.加强安全保卫工作，保障与会者人身和财产安全。
4.提高服务水平，关注与会者需求。
本会务方案在执行过程中，如遇特殊情况，可根据实际情况予以调整。各部门应密切协作，确保会议的顺利进行。通过严谨的组织和专业化的服务，力求将本次工作会办成一场高水平的行业盛会。
二、会务目标
1.实现会议预定目标，推动行业发展。
2.确保会议服务质量，满足与会者需求。
3.营造良好的会议氛围，促进与会者间的互动交流。
4.保障会议的顺利进行，体现专业会务组织水平。
三、会务组织架构
1.大会组委会：负责会议总体策划、组织与协调。
2.会务组：负责会议场地、设施、餐饮、住宿等具体事务。
3.秘书处：负责会议文件、记录、简报等文案工作。
5.宣传推广：通过多种渠道，广泛宣传本次会议，提高会议的知名度和影响力。
五、会务实施
1.报到注册：设立报到台，引导与会代表完成报到注册手续，发放会议资料和代表证。
2.开幕式：组织开幕式，介绍会议主题、议程和重要嘉宾。
3.分会场：根据会议议程，组织各分会场的讨论和交流，确保会议内容的丰富性和专业性。
4.闭幕式：总结会议成果，表彰优秀论文和贡献突出的个人或单位。
5.会务保障：确保会议期间各项服务保障工作到位，包括餐饮、住宿、交通、医疗等。
六、会务监督与评估
1.设立会务监督小组，负责监督会议筹备和实施过程中的各项工作，确保会议合法合规。
2.对会议效果进行评估，收集与会代表的意见和建议，为今后类似会议提供改进方向。
七、会务费用
1.会议注册费：根据会议规模和预算，合理制定会议注册费标准。
1.设立会务监督小组，监督会议筹备及实施过程，确保合规性。
组织架构及职能梳理
组织架构及职能职责为明确各部门的业务范围，促进部门职能职责有效发挥，确保集团管理体系的有效运营和战略规划的顺利实施，拟对集团各部门职责进行全面梳理，具体如下：集团下设综合办公室、财务部、投融资发展部、工程部共四部门。
一、综合办公室综合办公室是负责公司行政指令贯彻落实、部门协调及归口会务、车辆、通讯、档案、人事管理、采购、接待等行政工作的职能部门，由董事会办公室、人力资源管理办公室、服务保障办公室组成。
（一）董事会办公室职能职责：1、贯彻执行董事会指令,协助组织各项活动，协调各部门及下属企业工作。
对董事会提出的决策所需要解决的课题与目标，组织有关部门调研、论证及方案制订，安排方案的审批，督促方案的实施。
2、全面贯彻实施公司管理体系程序文件要求。
负责核发集团和以集团名义转发下属企业上报下发的各种文件、印鉴和机要文电、传真、邮件的收发、传递工作；负责公司各级行政和有关重要文件的分类、登记、传递、催办工作；负责来信来访、文件材料处理，定期进行文档清理和归档工作。
3、负责公司的会务工作，对公司会议决议进行贯彻、落实、督促、检查.4、负责对集团各部门及下属企业上报的接待计划进行备案、跟踪审批及督办落实。
5、负责董事会办公室、会议室的保洁服务工作.6、负责董事会值班安排工作，及时向董事会报告重要情况,并协助处理有关事项。
（二）人力资源管理办公室职能职责：1、负责集团人力资源工作的规划，根据企业战略发展目标以及人力资源需求定岗定编，建立、执行招聘、录用、试用、培训、考勤、劳动纪律等人事程序或规章制度，并做好中长期人力资源预测的准备;2、负责做好各岗位的职位说明书，并根据公司职位调整进行相应的变更，保证职位说明书与实际相符，并建立行之有效的岗位激励和约束机制;3、负责薪资福利管理，对员工的社会保险、考勤统计、升职、加薪、奖励、公司福利、薪酬进行薪资计算并办理；4、负责劳资关系管理,对员工进行入职事项、劳动合同、人事档案的办理；对员工纪律处分、内部调配、调入、调出、降职、离职、退休等劳资纠纷的处理。
学校会务管理制度
学校会务管理制度一、总则为更好地组织学校会议和活动，提高会务管理的效率和质量，保障会务工作的顺利进行，特制定本制度。
二、会务组织架构1. 学校会务部门主要负责全校各类会议和活动的组织、筹备和管理工作。
2. 学校会务部门设有会务主管和会务人员，分工明确，协作配合。
3. 学校各部门和班级在举办会议和活动时，应征得会务部门的支持和指导。
三、会议组织流程1. 会议筹备阶段a. 根据会议的主题和目的确定会议的时间、地点和参与人员。
b. 确定会议的议程和日程安排，制定会议计划书。
c. 制定会议预算并进行资金安排。
d. 协调会务部门及相关部门的工作，做好会议前期准备工作。
2. 会议执行阶段a. 按照会议计划书组织会议，确保会议的顺利进行。
b. 负责会议的记录、文件整理和资料归档。
c. 协调会议期间的各项事宜，确保会议取得圆满成功。
3. 会议总结评估阶段a. 对会议的组织和执行过程进行总结和评估。
b. 提出改进建议，完善会议管理制度和流程。
c. 归档相关文件和资料，并及时汇总报告。
四、活动组织流程1. 活动筹备阶段a. 确定活动的主题和内容，制定活动方案。
b. 确定活动的时间、地点和参与人员。
c. 确定活动的预算和资金安排。
d. 协调会务部门和相关部门的工作，做好活动前期准备工作。
2. 活动执行阶段a. 按照活动方案组织活动，确保活动的顺利进行。
b. 负责活动的记录、文件整理和资料归档。
c. 协调活动期间的各项事宜，确保活动取得圆满成功。
3. 活动总结评估阶段a. 对活动的组织和执行过程进行总结和评估。
b. 提出改进建议，完善活动管理制度和流程。
c. 归档相关文件和资料，并及时汇总报告。
五、会务管理制度的执行与监督1. 会务部门应根据实际情况积极主动地组织和指导会议和活动的筹备和管理工作。
2. 学校领导和各部门应积极配合会务部门的工作，保证会务管理制度的贯彻执行。
3. 学校各教职员工及学生应严格遵守会务管理制度，发挥团队协作精神，共同完成会务工作。
组织架构及工作职能运行图
3.1 管理机构图东电项目人员组织架构图（共计：132人）中国**集团公司四川公司 成都****物业服务有限公司**项目办公楼管理处项目经理1人四川****管理有限责任公司项目副经理1人环境维护部32人 设施设备维护部25人 秩序维护部29人 客户服务部10人餐饮部 32人副主管 1人 主管 1人 技工 23人 队长 1人副队长 1人 班长 3人队员 24人主管 1人保洁员 31人主管 1人客房领班 1人 客房服务员3人VIP 专员 2人 总台 2人收发 1人内勤 1人餐饮部经理1人餐厅主管 1人 厨师长 1人厨师 9人 管事员4人厨工 1人餐厅领班 1人 会议领班 1人 会议服务员3人VIP 服务员 3人库管 1人 服务员 4人传菜员 2人物业服务中心2人品质主管 1人3.2 工作职能组织运行图在具体物业管理服务活动中，管理处项目经理既是物业服务工作的指挥者也是执行者，中国东电集团公司江苏公司是物业服务的监督机构。
在服务提供过程中各部门负责人及时了解和记录业主的需求和意见，并及时反馈给项目经理，项目经理组织管理人员对业主需求和意见进行分析、总结，不断改进完善我们的服务并付诸实施，使我们的服务作到更快、更好、更周到，不断持续改进。
公司总部是管理处物业管理工作的资源支撑点，公司总部将给予项目以人员、技术、物资等方面的支持。
同时锦江宾馆作为物业服务顾问，提供酒店式培训和必要时的人力支援保障，确保办公大楼的餐饮、客房等服务达到五星级的酒店标准。
公司与江苏东电办公大楼项目管理处工作指导关系流程信息反馈 （公司信息中心）管理内审 （品质管理部）各项管理服务作业指导 （各职能部门） 管理服务监督 （总经理） 管理服务环节指导 （各职能部门） 服务中心各类人员培训 （人力资源部） 华电项目管理处成都诚悦时代物业服务有限公司各类计划性工作管理处项目经理各部门主管相关班组物业服务中心各类非计划性工作执行情况反馈安排落实安排落实执行情况反馈跟踪调整跟踪调整传达管理处日常工作运行图信息处理工作指令相关部门主管各部门领班管理处项目经理客户服务需求客户服务部服务需求反馈秩 序 维 护 队员设施设备运行员 设施设备维护员保 洁员环境绿化员客房.总台.VIP 接待员 餐饮 及 会议服务员 厨师厨工及管事员工作职能组织运行图物业管理服务质量管理的过程示意图工作职能组织运行保 洁 服 务保 安 服 务 工程维护、运行服务 绿 化 服 务 会 议 、收发服务行政事务管理 财务计划管理 消 防 管 理 物管项目策划及投标物业接管及验收主过程支撑及辅助 过程 服务实现的策划过程服务实现的提供过程测量、分析、 改进过程 人力资源管理 文件、记录管理对外委托管理社区服务管理应急管理标识管理质量监督、检查管理 审核管理 绩效考核管理 行业管理导入ISO9000管理物管合同签订、成立管理处采储管理业主满意程度监控不合格服务（含投诉）管理管理职责资源管理测量、分 析和改进业主及顾客业主 及 顾客满意管理服务质量管理的持续改进满意不满意3.3 管理机构设置公司设立“中国东电集团公司江苏公司办公大楼管理处”。
公司会务组织架构与岗位职责
一、前言公司自2003年成立至今，已发展成拥有全国几十家分公司的集团公司，全国有几十个地区举办大型公开课，培训人数已有几十万人次，高居全国第一！公司站在战略的高度上，智慧的制定了三年上市的战略目标，鼓舞人心。
公司三年上市的战略目标完全可以实现，就是需要公司每个部门全力以赴的共同努力才能实现！随着公司发展的越来越快，开课地区也越来越多，也就要求公司的会务系统必须要高度的统一、规范，以及会务人才的梯队系统培养，这已经成为会务大势所趋必须马上要做的事情，经公司会务人员的共同努力、讨论后，将公司开课以来的一些经验、感悟、想法等汇编成一套比较完善的会务系统，具有系统性、规范性、操作性、实用性等特点，这套会务系统会随着公司的逐渐壮大而逐渐完善，建议可将此套系统作为公司会务的培训教材。
二、目录1、会务之助教团队文化 (4)2、公司会务组织架构 (5)3、会务岗位任职标准 (6)4、会务工作岗位职责及要求 (7)5、公司会务制度 (9)6、会务场外工作岗位作业指导书………………………………………………………一八7、会务场内工作岗位作业指导书 (21)10、会务后勤工作岗位作业指导书 (27)11、会务讲师接待工作岗位作业指导书 (30)12、会务主持工作岗位作业指导书 (33)一三、会务常见问题 (34)会务之助教团队文化助教团队组织地位：聚成大军中的一支召之既来、来之能战、战之能胜的特别铁军助教团队核心功能定义之一：优秀员工、管理干部成长的摇篮——聚成“黄埔军校”助教团队团结信念定义之一：没有完美的个人、只有完美的团队助教团队纪律行为准则：铁的纪律、严的行为、力的执行助教团队纪律准则：没有纪律的团队，就是团伙助教团队使命: 帮助老师教学员的“老师”助教工作目的: 履行职责,而非当听众助教工作态度：对工作结果——负责；对工作过程——负责助教要求: 世界级的万能助教助教态度: 没有借口、马上行动助教要求：合理的要求是训练，不合理的要求是磨练助教执行五度：敏感度、兴奋度、热情度、配合度、速度助教行为标准：完美是及格的唯一标准助教精神：我是聚成一块砖，哪里需要哪里搬助教口号：同心协力，一定胜利!助教形象：一滴水，折射出阳光七彩；助教的一切在学员看来都衬出了聚成的文化与使命助教团队军风：认真、合作、快、坚守承诺助教团队荣誉：自豪、自信、光荣、收获、成长总公司营运中心组织架构图会务岗位人员任职标准会务总监：◆年龄：24岁以上；性别：男女不限；学历：专科以上；专业：经济管理类；健康状况：健康；◆认同公司企业文化与管理模式；◆性格：稳重、热情、态度积极、具有亲和力、办事果断；◆品德：良好的个人工作习惯，高度忠诚、高度敬业、品行端正、能屈能伸；◆有二年以上带领团队工作经验，对会务工作有浓厚的兴趣，对社会公共活动有积极的参与感，优秀的舞台风格，个人才艺和领导执行力强；心理素质良好，个人修养言行至尊，善于调整工作心态；有良好的行业洞察力和职业敏感度及较强的数理分析及统计能力，有独立分析问题及解决问题的能力、团队精神佳。
会务组织架构解析
七、讲师接待组职责
1、负责陪同讲师的接送
2、负责讲师休息室、讲师用餐的保障 3、负责讲师每个阶段的提醒及引位 4、负责讲师上课期间及下课期间的茶水、点心、水果的准备 5、负责在接待老师时询问有何需特助协助的成交配合，如舞台营销工
具的展示等
五、后勤总监职责
1、负责安排人员将所有物品打包并送达会场
2、负责各个岗位的物品分发及归档 3、负责仓库的整理及协助文件的工作 4、负责物品最后的清点及送回公司 5、结账及各种款项的交接 6、助教的用餐照顾，并做好登记
六、成交组职责
1、讲师或主持人清楚表达成交产品，调动现场成交氛围
三、内场总监职责
1、 内场所有事务管理、协调、检查
2、内场易拉宝的摆放，内场清洁及桌椅队形管理 3、内场白板、电脑、投影仪、音乐设备调试检查 4、成交人员的服务、与老师活动的配合、促成客户到成交台成交话术
的培训、演练 5、与会务总监及外场总监的沟通协调 6、内场紧急状况处理 7、各岗位的安排、调控及训练 8、及时向会务总监回报内场情况 9、与助理讲师、成交负责人协调，完成成交相关动作，保证结果
舞台组岗位
1、舞台总控
2、灯控、空调 3、投影、PPT及视频
舞台总控岗位职责
1、根据舞台岗位设置进行人员岗位安排及训练
2、为保障舞台流程顺利进行的各类物质准备情况监控 3、人员、物品到位后，模拟流程进行全程演练 4、确保现场舞台流程万无一失 5、突发事件的紧急灵活处理 6、上课前一天一定要把音响及麦克风、电脑音频、视频、投影仪、灯
确保讲师商场前至少30分钟所有资料到位，并调试 6、现场各种情况的应急处理
守门组岗位职责
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会议会务工作人员组织
架构表
Document number：NOCG-YUNOO-BUYTT-UU986-1986UT
会议工作人员组织架构表
1
2
3
3、执行组副总指挥：负责本次会议活动现场布置包装，会议活动的流程和进度，舞美效果，媒体公关活动，演艺人员以及会议品质和效果的全局负责人直接领导会议执行下属3个组的人员安排，工作职责及执行组突发事件的应急决策，甲方代表的直接联络人；（建议索尔企划主要负责人担任）
4、会议会务组人员安排及工作职责:
A、发放邀请函件接受回执、来宾确认、来宾档案及信息管理；
B、会议资料、会议礼品准备装袋；
C、项目现场参观的解说员;
D、领导讲话稿，项目介绍PPT的撰写、保管和现场操作;
E、职工宣誓仪式的组织和排练，以及人员的确；
F、检查规范与会全体工作人员的着装整洁和规范;
（建议同剩设计3-4名行政部门员工担任）
5、会议接待组人员安排及工作职责:
A、与会嘉宾签到，来宾确认，入住登记，安排房间，餐饮座次安排会议座次安排，接洽宾馆餐饮水酒；
B、会议资料、会议礼品发放和剩余物料回收保管；
C、配合礼仪人员完成会议及宴会现场签到，领位，佩戴嘉宾证鲜花;
D、配合礼仪人员完成会议及宴会现场来宾需求服务和维护客情关系；
E、接洽来宾返程日程安排，退订房间，车船票事宜；
F、负责前期车船飞机接站事宜的安排和统筹安排;
（建议同剩设计7-8名业务部门员工担任）
6、会议交通联络组人员安排及工作职责:
A、与会来宾所有接站交通工作；
B、与会来宾会议场地往返交通工作；
C、会议活动中所有联络交通工作;
D、会议物料运输工作;
E、针对会议制定车辆使用方案和行走路线并确保车辆安全和来宾人身安全；
F、会议零时用车的调度和安排;
（建议5-6名司机大巴2辆，小车3-4辆）
7、会议后勤保障组人员安排及工作职责:
A、会议物料的补充和零时购买；
B、会议会务工作的零时机动工作；
C、会议会务所有工作人员生活保障工作；
D、会议活动中突发事件应急支援工作（建议同剩设计采购部门工作人员担任）。