excel_2007操作技巧_(新)

Excel 2007操作技巧（基础篇）
讲课注意事项：
1.讲解完一个小的知识点后，可以安排实际操作练习，让听众立刻动手练习，以加深印象；
2.讲解过程中语速要放慢。

一.设置单元格格式（以在单元格中输入身份证号码为例）
当在单元格中输入一长串数字（如产品的编码、身份证号码）时，默认会显示为科学计数的方式，即不可正确显示。

此时则需要先将准备输入此类编码的单元格格式设置为“文本”，然后再进行编码的输入。

具体操作如下：
【操作步骤】
1.选中要输入身份证号码的单元格区域，单击鼠标右键，选择“设置单元格格式”命令；
2.在“分类”列表中选择“文本”选项，单击“确定”按钮完成单元格格式的设置，此时在设置了“文本”格式的单元格中编码就可以正确显示了。

【说明】在excel单元格中输入以0开头的编号时，如果直接在单元格中输入编号，则前面的0将会被自动舍序（如输入编号001时，实际显示值为1），此时则需要将准备输入编号的单元格格式设置为“文本”，然后再输入以0开头的编号即可。

二.设置让替换后的内容显示特定格式
设置让替换后的内容显示特定的格式，可以达到特殊标示的作用。

【操作步骤】
1.打开“查找和替换”对话框，分别在“查找内容”与“替换为”文本框中输入要查找的内容与替换为的内容。

单击“选项”按钮，展开“选项”设置；
2.单击“替换为”文本框后面的“格式”按钮，展开下拉菜单；
3.选择“格式”命令，打开“替换格式”对话框，在“字体”选项卡中，可以设置文字字体、字号、颜色等格式；
4.单击“确定”按钮，返回到“查找和替换”对话框中，则原“未设定格式”按钮显示为“预览”按钮格式。

【说明】
在设置替换格式时，还可以设置让替换后的内容满足特定的数字格式（在“数字”选项卡下设置），或设置替换后的内容显示特定边框（在“边框”选项卡下设置），只需要先选择相应的选项卡，然后按与上面同样的方法进行设置即可。

【说明】
在excel 2007中，表格格式已经将表格套用效果与筛选功能整合。

默认状态下，套用表格样式后将无法进行数据的“分类汇总”操作，而需要将套用表格格式的表格转换为正常区域后才能进行“分类汇总”。

具体转化操作如下：
1.选中套用表格格式的表格，在“设计”选项卡下的“工具”选项组中单击“转换为区域”按钮；
2.在对话框中单击“是”按钮，即可将套用表格格式的表格转换为正常区域。

四.使用公式进行数据计算
【注意事项】
1.在excel 2007中输入公式时，注意运算符要在半角状态下输入，否则输入的公式得不到正确的结果；
2.如果想了解某个函数的详细用法，则可以通过Excel的帮助功能来进行查看：在“选择函数”列表中选择需要了解的函数，如Countif函数，然后单击对话框左下角的“有关该函数的帮助”链接，弹出“Excel 帮助”窗口，其中显示该函数的作用、语法及使用示例（向下滚动窗口可以看到）；
五.数据排序
（一）按多个条件排序（此处需要准备Excel举例表格）
若按第一个关键字排序时出现重复记录，则需要按第二个关键字排序，这种情况下，要用到双关键字排序。

【操作步骤】
1.选中表格编辑区域的任意单元格，然后在“数据”选项卡的“排序和筛
选”选项组中单击“排序”按钮，打开“排序”对话框；
2.在“主要关键字”下拉列表框中选择一个选项作为排序的依据（例如：部门），然后在“次序”下拉列表框中选择“升序”或“降序”选项；
3.在“次要关键字”下拉列表框中选择一个选项作为排序的依据（例如：工资），然后在“次序”下拉列表框中选择“降序”选项；
4.单击“确定”按钮，可以看到表格中的数据先按“部门”进行排序，对于同一部门的记录则按“工资”进行排序；
六.数据筛选
（一）添加自动筛选功能
选中表格编辑区域的任意单元格，在“数据”选项卡的“排序和筛选”选项组中单击“筛选”按钮，则可以在表格的所有列标识上添加筛选下三角按钮；（Excel 2007较Excel 2003在此功能上有所改进，E03只能对第一条件进行筛选，而E07能在多条件下进行筛选）
（二）筛选出大于、小于、介于指定值之间的记录
以“筛选出大于指定数值的记录”为例进行讲解
1.添加自动筛选功能后，单击“工资标准”列右侧的下三角按钮，然后在打开的下拉列表中将鼠标指向“数字筛选-大于”选项；
2.单击“大于”选项，打开“自定义自动筛选”对话框，设置“大于”数值为2000，单击“确定”按钮，即可筛选出工资标准大于2000元的记录。

（此处可以让大家联系操作“筛选出大于平均值的记录”）
（三）“或”条件和“与”条件筛选
如果想筛选出同时满足两个或多个条件的记录，则需要进行“与”条件筛选；如果想筛选出的结果满足两个或多个条件中的一个，则需要进行“或”条件筛选。

例如：同时筛选出工资标准大于3000元或小于1500元的记录
要想筛选出同时满足两个或多个条件的记录，可以先按某一个关键字进行筛选，在筛选出的结果中再按另一关键字进行筛选。

例如：要筛选出“本科生”中“工资标准”小于3000元的记录。

特备提示：“筛选”和“排序”功能使用的前提是不能合并单元格。

八.高级筛选的应用
采用高级筛选方式可以将筛选到得结果存放与其他位置上，一遍得到单一的分析结果，便于使用。

（一）利用高级筛选功能实现“与”条件筛选
此处准备Excel举例用表
【操作步骤】
1.设置筛选条件，如在空白单元格区域中设置筛选条件；
2.在“数据”选项卡的“排序和筛选”选项组中单击“高级”按钮，打开“高级筛选”对话框；
3.设置“列表区域”为参数筛选的单元格区域，“条件区域”为之前建立的区域、“复制到”位置为显示筛选结果的起始单元格；
4.设置完成后，单击“确定”按钮，即可根据设置的条件筛选出满足条件的记录。

（二）利用高级筛选功能实现“或”条件筛选，例如将条件设定为“本科生中工资标准>3000或<1500”
九.数据分类汇总
分类汇总功能通过为所选单元格自动添加合计或小计，来汇总多个相关的数据行。

在创建分类汇总前需要对所汇总的数据进行排序，即将同一类别的数据排列在一起，然后将各个类别的数据按指定方式汇总。

【举例讲解】以“学历”为单位汇总员工工资额
【操作步骤】
1.选中“学历”列中的任意单元格，单击“数据”选项卡下“排序和筛选”选项组中的“升序”按钮进行排序；
2.在“分级显示”选项组中单击“分类汇总”按钮，打开“分类汇总”对话框；
3.在“分类字段”下拉列表框中选择“所属部门”选项，然后在“选定汇总项”列表框中勾选“工资标准”复选框；
4.设置完成后，单击“确定”按钮，即可将表格中以“学历”排序后的工资记录进行分类汇总，并显示分类汇总后的结果（汇总项为“工资标准”）。

建立分类汇总统计出相应结果后，如果想得出其他分析结果，则可以
重新设置分类汇总选项。

另外，还可以设置只查看分类汇总结果，以及取消分类汇总的分级显示等。

【拓展知识点】
1.进行分类汇总时，默认采用的汇总方式为“求和”，通过更改汇总方式，可以得到不同的统计结果；
2.如果在分类汇总后，想将其转换为普通表格形式，则可以取消分级显示效果，操作步骤为：选中分类汇总结果的任意单元格，然后在“数据”选项卡下的“分级显示”选项组中单击
十.数据有效性设置
数据有效性的设置是指让指定单元格所输入的数据满足一定的要求，例如只输入制定范围的整数、只输入小数、只输入特定长度的文本等。

根据实际情况设置数据有效性后，可以有效防止在单元格中输入无效的数据。

例如：“工资标准”列的数值设定在1500-6000之间，这时可以设置“工资标准”列的数据有效性为大于1500且小于6000的整数。

【操作步骤】
1.选中要设置数据有效性的单元格区域，切换到“数据”选项卡下，然后在“数据工具”选项组中单击“数据有效性”按钮，打开“数据有效性”对话框；
2.在“设置”选项卡下，选择“允许”下拉列表中的“整数”选项，在“最小值”中输入工资标准的最小限制金额，如1500；在“最大值”中输入话费预算的最大限制金额，如6000；
3.当在设置了数据有效性的单元格中输入的数值不再限制的范围内时，会弹出错误提示信息；反之，正确地输入数值，则不会弹出错误提示信息。

【拓展技能】设置选中时提示信息
通过数据有效性的设置，可以实现选中单元格时九显示提示信息，从而达到提示输入的目的。

【此处可以直接进行操作讲解】
要删除设置的数据有效性，其操作方法如下：选中设置了数据有效性的单元格区域，切换到“数据”选项卡，在“数据工具”选项组中单击“数据有效性”按钮，打开“数据有效性”对话框；单击“全部清除”按钮即可
清除设置的数据有效性。

十一.图标
（一）常用图标及应用范围概述
不同的图表类型其表达重点有所不同，Excel支持11种类型的图表，分别是：柱形图、条形图、折线图、饼图、XY（散点图）、股价图、气泡图、曲面图、面积图、圆环图和雷达图，每种标准图表类型都有几种子类型。

XY散点图用于展示成对的数据之间的关系。