第5章 电子化采购管理

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4.采购业务流程
网上采购业务流程的设计完全体现了中国石化现行采 购管理体制，共有总部直接集中采购、总部组织集中采购 和企业自行采购三种采购类型，协议采购、询比价采购、 动态竞价采购、招标采购、配送采购、特殊采购等6种采 购方式。对于总部直接集中采购，操作主体为总部业务员， 企业计划员提报订单后，由总部进行操作，合同执行完毕 后由企业采购员核销合同;对于总部组织集中采购和企业自 行采购，操作主体为企业业务员，企业业务员按照网上采 购流程自行完成采购业务操作。以询比价采购为例简要描 述如下： 询比价采购流程。适用于一般大宗、通用且为买方市 场的物资，分为公开、定向询比价两种，其中定向询比价 要求供应商必须在三家以上。

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采取的措施和取得的成效

第一，借助电子商务，中国石化传统采购模式实现了重大变革。中 国石化生产建设所需的90%以上的物资实现了网上采购，信息封闭、 资源割裂已经成为历史，中国石化迈进了电子化采购时代。 第二，借助电子商务，中国石化显著地规范了采购业务。对需求计 划、采购询价、供应商报价、确定供应商、确定价格等传统采购业 务进行改造，实现了采购流程的统一。将订单提报、询价方案、询 价书、报价书、采购方案、合同等采购关键环节固化在系统中，实 现了采购过程的公开。物资需求信息、询报价信息、审批信息、合 同信息保存在系统中，各级经过授权的管理人员可以随时调阅、查 询、分析，实现了采购数据的永久追溯。
采购管理的目标

适时适量保证供应 保证所购物品质量


费用最省
协调供应商、管理供应链
问题
采购管理的内容

采购部门的组织结构
– 产品结构形式
将企业所需采购的产品分为若干类，每一个或几个 采购人员分成一组，负责采购其中的一种或几种商品。 – 区域结构形式
将企业采购的目标市场划分为若干个区域，每一个 采购人员负责一个区域的全部采购业务。 – 顾客结构形式 将企业采购的目标市场按顾客属性进行分类，每一 个采购人员负责同一类顾客。 – 综合式采购组织 比如较为复杂的多事业部的采购组织结构。
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采购方案管理。采购方案由采购员根据询价书、报价书 生成。采购方案为本次采购行为的最终确定，内容包括 价格确定和供应商确定。采购员要组织采购相关人员对 每一份报价书进行打分评价。采购方案编制完成后必须 由部门或科室领导审批。采购员可以生成、修改、删除 采购方案。 合同管理。合同由采购员根据采购方式依据订单、询价 方案、采购方案等生成。网上合同为合同要素。主要内 容包括供需方名称、交货时间、地点、标的、总价和物 资明细等。采购员可以生成、修改、删除合同。合同签 订后采购方应组织相关人员对合同执行情况进行打分评 价，合同执行完毕后采购员要对合同进行核销。 采购交易管理还包括直接集中采购反馈单管理、招标信 息发布与招标结果录入管理、协议管理、配送管理等内 容。


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(2)采购管理：


订单管理。网上的采购需求订单是企业经 过平衡后的采购需求计划，由企业计划员提报 到网站。一条订单仅包括一个物资品种。计划 员可以录入、提报、修改、删除订单。 询价方案管理。询价方案是本次采购业务 行为政策的具体体现。主要内容包括采购方式 的选择、供应商范围的确定。询价方案由计划 员编制，部门或科室领导审批。询价方案编制 完成并经领导审批通过后由计划员下达给采购 员。计划员可以录入、提报、修改、删除询价 方案。

采购重要吗？


1.都佰商店为什么采购了这么多薄丝面料？ 2.都佰商店的采购方式有什么问题？ 3.你会向都佰商店提出什么建议来改善他们的采 购呢？ 4.美味蛋糕店的采购有哪些错误的地方？ 5.如果美味蛋糕店不改善他们的采购会发生什么 事情？ 6.事百达商店的采购有哪些错误的地方？ 7.如果事百达不改善他们的采购会发生什么事情？
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主要功能和业务流程 中国石化物资采购电子商务系统是构筑在 国际互联网上专门用于物资采购业务操作和信 息传递的内部网站系统。中国石化各企业和中 国石化供应商网络成员单位可以通过中国石化 内部网或公网登录到网站，根据不同的用户角 色和所分配的业务权限执行浏览信息、提报采 购需求、询价、报价、比价的采购相关业务操 作。网站信息根据角色和权限的不同相互之间 严格保密并且可以全程追溯。
采购重要性


降低企业成本和提高资金效率 满足制造产品需求 采购的战略角色 企业采购环节存在巨大的改进空间
上海电机厂采购案例





上海电机厂采购资金大约占销售额60%；初 步估算，目前如果上电厂年产值（销售额） 10亿元人民币，净利润6000万元人民币。 原来采购资金为： 如果可以在原材料采购上降成本压缩10%， 原来采购中每100元的物品用90元采购。 可以节省资金的数量为： 整个公司的利润也只有6000万，所以，只 要能把采购费用降低10％，就(5)自助培训：

自助培训系统可以对以上5类用户进行自助 式培训。以采购员为例：采购员可以根据系统自 动生成的询价方案生成或编制询价书并发给虚拟 供应商，虚拟供应商自动报价，采购员根据系统 提示完成后续报价揭示、采购方案编制、合同等 环节的操作。自助培训系统按照用户角色和权限， 将采购业务流程的操作一气呵成，不再需要培训 教师的介入，非常适合企业自行组织上网操作培 训工作。
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采取的措施和取得的成效
物资采购电子商务网的建设与发展，是中国石化 以信息化带动工业化，利用网络信息技术改造和 提升传统产业取得的重大成果，标志着中国石化 彻底告别了传统的物资采购模式，全面进入网络 化采购新时代。 与传统的采购模式相比，电子商务具有无可比拟 的优越性。在统一的平台上，按照统一的流程， 在统一的供应商网络内实施采购业务，使中国石 化物资采购工作发生了脱胎换骨式的变化。
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中国石化物资采购电子商务网是联接中国石化 总部、各分(子)公司与供应商三方、实时互动 的大型B2B交易网站。既是采购交易网，同时 也是管理网和信息网。 经过8年持续不懈的努力，网站累计成交5860 亿元;网上交易物资超过71万个品种，网站注册 会员达到28000个，中国石化生产建设所需主 要化工原辅料、钢材、煤炭、机电设备全部实 现上网采购。 中国石化物资采购电子商务网已经成为信息共 享、决策制定、过程实施、操作监管和供需协 同工作的综合性采购业务平台。

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具体操作流程为： (1)计划员录入采购需求订单，检查无误后提报到采购网站。 (2)计划员根据订单编制询价方案，采购方式确定为(公开、定 向)询比价采购，经领导审批后下达给采购员。 (3)采购员根据询价方案编制询价书，并将询价书在网上发布。 (4)供应商在网上查看询价书，并根据询价书报价(编制报价 书)。 (5)到达报价截止期后，采购员揭示报价，组织对报价进行打 分评价。 (6)采购员根据报价书编制采购方案，并报领导审批。 (7)采购员根据审批后的采购方案编制询比价通知，发给参与 报价的全部供应商。 (8)采购员根据询比价结果编制采购合同并对采购合同执行情 况进行打分评价。 (9)合同执行完毕后采购员对合同进行核销操作。
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(3)采购监控与查询功能：

主要内容包括对采购过程中以及采购完成后对采 购业务流程主要环节的过程监控和事后检查，以及对 采购结果的统计分析。主要环节包括订单、询价方案、 询价书、报价书、采购方案、合同等内容。
(4)采购论坛：

采购论坛是中国石化采购管理和操作人员进行交 流的平台，目前共有物资管理、现代供应物流、采购 管理、电子商务与网上采购、集中储备等板块。大家 可以在这里发表真知灼见、探讨问题。


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2. 网站系统的主要构成：中国石化物资采购 3. 网站系统的主要功能
网站的主要功能包括采购管理、供应商管理、信息发布和系统管理。 网站系统共设计了五类用户角色：领导用户、采购业务员用户、供应商用户、网上 采购监控用户和系统管理员用户。 领导用户包含集团公司、股份公司、分(子)公司领导，物资装备部及处室领导、分 (子)公司供应部门及科室领导。主要执行信息浏览、采购业务查询、采购过程审批与监 控等功能。 业务员分为计划员、采购员以及自定义采购相关上网用户。主要执行采购业务处理 各环节的操作和信息浏览。 供应商用户是指中国石化供应商网络成员单位的上网用户。主要执行网上报价和配 送报表录入等操作。 网上采购监控用户包括总部、各分(子)公司审计、纪检、监察、合同、质检、价格、 生产、机动、工程设计等采购相关部门的上网用户。主要执行信息浏览和网上采购业务 监控等操作。 系统管理员：分总部系统管理员和分(子)公司系统管理员两部分。主要执行信息发 布、上网机构与用户设置等系统管理与维护操作。

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采取的措施和取得的成效
第三，借助电子商务，中国石化显著地降低了成 本和费用。统一规范的采购业务流程、严格界定 的供应商范围、总部发布的采购指导价格都镶嵌 在电子商务系统中，发挥了中国石化统一对外的 优势，采购价格明显下降。利用互联网传递采购 需求、发询价、收报价极大地节省了出差、开会、 发传真、打电话的费用。八年累计节约采购资金 228亿元，网上采购节约资金率为3.7%。
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