1文件控制程序
1文件控制程序
文件控制程序编号:DYBZ/CX-01版本:A1 目的和范围对文件的编制、批准、发放、使用、更改、作废和回收等进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效版本。
防止误用失效或作废的文件和资料。
本程序适用于质量/环境/职业健康安全管理体系有关文件的管理和控制。
2 职责2.1 办公室负责体系文件的归口管理，办公室负责外来文件及公司其他文件的归口管理。
2.2 总经理负责批准和发布质量/环境/职业健康安全体系管理手册。
2.3 管理者代表负责审核管理手册、程序文件；以及三级文件的审批。
2.4 办公室负责对公司现有体系文件定期评审。
2.5 各部门负责相关三级管理文件的编制、使用和保管。
3 工作程序3.1 文件的分类3.1.1 按文件性质分类a)质量/环境/职业健康安全管理手册（包括形成文件的质量/环境/职业健康安全方针、政策、目标）；b)形成文件的程序（为质量/环境/职业健康安全管理体系所编制的程序文件）；c)公司为确保其过程有效策划、运行和控制所制定的文件（如管理考核文件、工艺文件、检验试验规程文件、设备操作维护文件、培训需求文件等）；d)标准要求的记录；e)外来文件（包括法律法规/标准和顾客提供的图样、政府部门的有关文件等）。
3.1.2按文件载体分类：a)纸张性文件；b)非纸张性文件。
3.2文件的编号3.2.1 手册编号（见右图）DYBZ/SC-年号DYBZ---东营宝泽能源科技有限公司代号SC---手册代号3.2.2 程序文件编号 DYBZ/CX-00CX---程序文件代号00----指文件编号3.2.3体系三级文件的编号 DYBZ/QEO-00体系代码的表示：Q代表质量管理体系E代表环境管理体系O代表职业健康管理体系3.2.4 记录的编号DYBZ/JL-00（见02程序文件）3.3 文件的编写和审批3.3.1 质量/环境/职业健康安全管理手册由办公室组织编写，管理者代表审核，总经理批准。
3.3.2 程序文件由相关部门编写，部门主管审核，管理者代表批准。
1文件控制程序
1、目的对与质量管理体系运行有关的文件和资料进行控制，确保在使用处获得适用文件的有关版本。
2、适用范围适用于本公司范围内，与质量管理体系运行有关的管理性文件、技术性文件以及外来文件的控制。
3、术语、缩略语本程序采用质量手册中的术语、缩略语。
4、职责和权限4.1企业负责人负责组织质量方针、质量目标的制定，负责质量手册等体系文件的批准；4.2管理者代表负责质量手册、程序文件的组织编写，并负责系统审核；4.3质量部是所有文件的归口管理部门，负责归口范围内文件的组织、存档、发放、回收、协调工作。
其他部门为协办及配合部门；4.4各职能部门负责本部门使用文件的编制与管理。
5、工作程序5.1文件的分类及编号5.1.1 管理体系文件的分类1）质量手册(包括质量方针、质量目标)；2）EN ISO13485：2016、MDD93/42/EEC以及适用的法规等适用的法规所要求形成文件的程序（如：程序文件等）；3）本公司确定的为确保其过程有效策划、运行和控制所需的文件以及国家或地区法规规定的其他文件（诸如本公司内部使用的各类技术标准、管理标准、操作标准、验证标准以及外来文件等），具体执行表1规定；4）EN ISO13485：2016、MDD93/42/EEC以及适用的法规等适用的法规所要求的记录。
表1：文件分类表5.1.2 文件编号本公司所有质量体系文件（不包括记录，记录编号执行《记录控制程序》）均由质量部控制并给定代号，各类型文件编号控制执行如下要求： 5.1.2.1质量手册QM-JH-XXX-X/X版本号，A/0,B/0开始流水号，以三位阿拉伯数字表示，自001开始； 本公司名称缩写“奎峰”的拼音代码； 质量手册代号；5.1.2.2程序文件QP-JH-XXX-X/X 版本号，A/0,B/0开始流水号，以三位阿拉伯数字表示，自001开始； 本公司名称缩写“奎峰”的拼音代码； 程序文件代号；5.1.2.3第三层次文件除国家、行业主管部门对编号有限定规则的文件外（如产品技术要求），本公司第三层次文件执行如下规则：XX-XX-XXX-X/X 版本号，A/0,B/0开始同代码文件流水号，以三位阿拉伯数字表示，自001开始；文件代码，具体见下表2；本公司文件类型（TSP、SOP、SOR等）；表2 第三层次文件代码5.2文件的编制、审核、批准文件的编制（起草）人原则上是责任编制（起草）部门中的最佳人选（一人或多人），是最熟悉所编制（起草）的文件涉及内容的人员或职责所要求其熟悉所编制（起草）文件内容的人员，编制人必须了解文件体系的结构和内容，并了解文件的编写要求。
1文件控制程序
— 为构成管理体系的各种活动提供基本的和具体的程序文件。
5.1.2 由公司最高管理者制订质量方针、安全方针，并批准管理手册，文控中心负责管理手册的发放和管理。
5.2程序文件
5.2.1程序文件是战术性文件，确定谁、做什么、何时做，目的在于为执行构成管理体系的所有主要活动规定程序和方法，并明确具体的职责和权限，操作程序说明每个活动的内容、原因、时间、责任人、相关部门、结果记录方法等。
3.2文控中心负责受控印章的保管，任何其它部门不得私自雕刻、使用印章。
3.2文控中心负责整个质量、食品安全卫生体系的标准化审核。
3.3文控中心负责质量、食品安全卫生管理体系手册的拟制，管理者代表负责手册的审核，总经理批准发布。
3.4程序文件由各职能部门拟制，文控中心负责审核，总经理或管理者代表批准。
DG-HM-SC-XX
—DG-HM表示公司名称缩写
—SC表示管理手册专用代码
—XX表示手册修订次数
发行日期：手册最初版次制订发行日期。
修订日期：手册修订发行的日期。
实施日期：文件发行或修订后开始生效执行日期。
修订次数：首次发行，修订次数为0；首次修订，次数为1，依次类推。
文件版次：首次发行，版次为A，第二次发行版次为B，依此类推。
5.5.2程序文件编号方式， 发行日期，修订日期，修订次数，文件版次
DG-HM-CX-XXX
—DG-HM表示公司名称缩写
—CX表示程序文件专用代码
—XXX表示顺序号
发行日期：程序文件最初版次制订发行日期。
修订日期：程序文件修订发行的日期。
实施日期：文件发行或修订后开始生效执行日期。
修订次数：首次发行，修订次数为0；首次修订，次数为1，依次类推。
1 文件控制程序
1 文件控制程序山东樱花五金集团编号：YH-CX-01 版次：C/0 修订时间：2021-11-01文件控制程序 1.目的对质量环境管理体系所要求的文件的编写、标识、更改、评审、批准、发放、使用、回收和作废等过程进行控制，以确保公司各部门和工作场所使用的文件和资料为现行有效版本，保持公司质量环境管理体系合规运行。
2.范围适用于本公司质量环境管理体系文件的控制。
3.职责企管处对质量环境体系文件进行控制。
4.工作程序（流程图见附录） 4.1文件编号一级文件：质量环境手册樱花/管理手册--04/00 樱花 / 管理手册― **/** 第**次换版/第**次修订公司代号管理手册代号二级文件程序文件樱花/KCX第( )号―04/00 樱花 / KCX第( )号文件代号文件序号公司代号三级文件：樱花/ ― --04/00 版本号作业文件樱花/文件类别[2021] 第 ( )号**** 公司代号类别：技术要求、操作规程、作业指导、管理文件…..。
四级文件：樱花/** JL ― ****号樱花 / ** JL 记录代号公司代号记录类别：生产、环境、程序、检验 4.2文件的编写、签署和审批第( )号序号 [****] 最近修改年份― ****号序号（1）质量环境手册由管理者代表组织编写，总经理批准发布，明确发布日期和实施日期。
（2）程序文件由相应的职能部门编制，分管副总经理审核，总经理批准。
（3）技术文件由技术部门编写，分管副总经理批准发布。
（4）行政管理文件由各分管副总负责编制，总经理批准，企管处登记、发放。
（5）外来行政文件由接收部门签收识别，报总经理处理；（6）外来技术文件，由接收部门识别并负责传达给相关部门，相关部门根据文件的内容向分管副总报告，决定是否执行。
4.3文件的受控状况（1）文件分为：“受控”和“非受控”两大类。
（2）与管理体系运行紧密相关的为受控文件，由各主管部门按规定执行。
所有受控文件须在封面上加盖受控状态印章，并注明分发号。
1文件控制程序
1 目的对与组织质量管理体系有关的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。
2 适用范围适用于质量管理体系有关的文件控制。
3 职责3.1 质量管理部负责全部质量管理体系文件的发放、回收、归档。
3.2 各部门负责相关文件的编制、使用和保管。
4工作程序4.1文件分类与编号4.1.1公司一级文件为管理手册（包含所有过程控制和程序文件）由质量管理部备案保存；4.1.2公司第二级质量管理体系文件包括各作业文件、外来文件、各类管理文件等。
4.1.3文件分为受控和非受控两大类，受控文件接受更改控制，非受控文件不接受更改控制。
4.1.4质量管理体系文件的编号a)一级文件管理手册：公司名称代号-QM-版本号，手册中各章以节号区分。
例如：JD-QM/DC001 A/0，表示公司管理手册第A版。
b)二级文件：例如：JD-QP/DC001 A/0，表示公司文件控制程序第A版c)三级文件：部门代号-文件顺序号-年号。
例如：LG-05-2003，表示质量管理部于2003年发放的第5号文件。
部门识别代码：办公室：BG；综合管理部：ZG；管理策划部：GL；工程部：SC。
绿化清洁部：LQ;保安部：BA，采购部：CG, 质量管理部，LG, 财务部：CW。
b)质量记录表式；QR-GB/T19001:2000的条款号（通用记录替以TY）记录编号例如：QR—5.6—01，表示5.6管理评审中的第1个质量记录文件。
4.2 文件的编写与审批4.2.1 管理手册由管理者代表领导，质量管理部组织编写，管理者代表审核，总经理批准；4.2.2 其它有关公司管理活动的规定由管理者代表批准。
4.2.3 文件审批以在文件上签字的形式予以记录。
4.3 文件的发放与管理4.3.1 经批准发放并经复印后的文件原件交质量管理部归档。
4.3.2 质量管理部发放前制定《受控文件发放范围清单》，交管理者代表批准后，在文件上加盖“受控”印章，在发放的文件和资料上注明分发号，按分发号发放，文件领用者应在《文件发放回收登记表》上签收。
1.文件控制程序
1.文件控制程序1、文件控制程序在当今的工作环境中，文件作为信息传递和工作依据的重要载体，其管理的规范性和有效性至关重要。
文件控制程序就是确保文件从创建、审批、发布、使用、更新到废止的整个生命周期都能得到妥善管理的一套流程和方法。
文件控制程序的首要目的是保证文件的准确性和一致性。
想象一下，如果不同部门依据的是不同版本或内容相互矛盾的文件来开展工作，那必然会导致混乱和错误。
例如，在一个生产企业中，工程部依据的是旧版的生产工艺文件，而生产部门使用的却是最新修订的版本，这就可能造成产品质量问题和生产效率低下。
文件的创建是整个控制程序的源头。
在创建文件时，必须明确文件的目的、适用范围和主要内容。
这需要对相关的工作流程、业务需求和法律法规有清晰的了解。
例如，制定一份质量手册，就需要充分考虑企业的质量方针、目标以及各项质量控制流程。
创建者还应遵循一定的格式和规范，确保文件的结构清晰、易于阅读和理解。
文件的审批环节是保证其质量和适用性的关键。
审批人员通常是具有相关专业知识和管理权限的人员，他们会对文件的内容进行仔细审查，确保其符合公司的政策、法规要求以及实际业务需求。
对于重要的文件，可能需要经过多个层级的审批，以充分考虑各方面的意见和建议。
文件发布后，需要确保使用者能够及时获得有效的文件。
这可以通过建立文件分发清单，明确哪些部门和人员需要接收哪些文件。
同时，要建立文件的存档机制，以便在需要时能够快速查找和检索。
在文件的使用过程中，使用者应严格按照文件的规定执行工作。
如果发现文件存在错误或不适用的情况，应及时向上级反馈。
例如，在操作一台新设备时，操作人员必须按照设备操作手册的要求进行操作，如果发现手册中的步骤不清楚或不正确，应立即报告给相关负责人。
文件的更新是为了适应业务的变化和法律法规的要求。
当出现新的业务流程、技术改进或法规变更时，相关文件应及时进行修订。
更新文件时，要遵循与创建和审批相同的流程，确保更新后的文件仍然准确和适用。
01文件控制程序
文件控制程序(Q/TMXG-CX-01-2010)1. 目的为了确保对质量管理体系所需用的文件实施有效的控制，特制定本程序。
2. 适用范围适用于对质量管理体系所需文件的编制、审核、批准、发放、使用、评审、修订、保存、失效文件的销毁、外来文件识别与使用的控制。
3. 术语和定义本程序采用GB/T19000-2008 idt ISO9000:2005标准给定的术语和定义。
4. 职责4.1计划处负责本程序的制定、修订，并负责质量管理手册、程序文件的管理；4.2公司办公室负责行政文件的管理；4.3生产技术处负责技术文件的管理；4.4公司其他各处室及各厂矿负责本部门文件的管理；4.5计划处负责对质量管理体系文件使用、保管情况的监督检查。
5. 过程控制5.1质量管理体系所需的文件5.1.1质量管理体系文件是体系运行、持续改进及员工培训的依据，质量管理体系文件应包括：a)形成文件的质量方针、质量目标；b)《质量手册》、程序文件；c)支持性文件，包括：各项管理制度、安全操作规程、作业规程、检验规范及各种记录表格等；d)记录，记录属于特殊文件，按《记录控制程序》的规定予以控制；e)外来文件，包括：适用的法律法规及国家或行业主管部门颁布的标准、规范。
5.1.2质量管理体系文件的载体可以是纸张、图片、胶片、磁带、磁盘等。
5.2文件的编制、审核、批准5.2.1《质量手册》的编制、审核、批准按《质量手册管理规定》要求执行。
5.2.2程序文件及所需记录的表格由各职能部门编制，部门负责人审核，管理者代表批准。
5.2.3公司各项管理制度由各职能部门拟订，公司办公室负责核稿，分管副总或总工程师批准。
5.2.4公司下发的行政文件由各职能部门负责拟稿，公司办公室核稿，分管副总或总工程师签发。
5.2.5质量计划、作业规程、检验规范由生产技术处负责编制，处长审核，总工程师批准。
5.2.6安全管理制度、安全操作规程由安监局负责编制，局长审核，公司主管领导批准。
1文件控制程序
1 目的对与质量管理体系有关的文件进行控制，确保对质量管理体系起重要作用的各个场所均能得到适用文件的有关版本。
2 适用范围本程序适用于与质量管理体系有关的文件的控制。
3 职责3.1总经理批准质量手册和质量目标。
3.2管理者代表兼质量负责人批准形成文件的程序、各类检验文件、规程和其他文件。
3.3 工艺文件由负责工艺生产管理的副总批准。
3.4质保部负责质量手册、形成文件程序、及各类检验规程的编制。
3.5开发部负责设计和开发文件的管理及工艺文件的编制。
3.6各类规程和其他文件由所涉及的条款的主管部门编制。
3.7 办公室负责各类文件的发放、更改、回收，以及外来文件的发放及回收。
3.8 任何发放的文件记录办公室(资料室)必须保存一份正本。
但其中f类的’财务票据’由财务室保存；收发货单、各类派工单等由相关部门自行保存；I类：《人事档案》由综合部办公室管理；《设备档案》由质保部管理；《研发产品档案》由开发部及综合部办公室管理；《生产产品档案》由质保部管理；《供应商档案》由生产部供应部管理；《进货检验档案》由质保部管理；《客户档案》由市场部管理；《应付帐款档案》和《应收帐款档案》由综合部财务室管理。
3.9文件使用部门应建立文件受控清单。
4 工作程序4.1文件、记录的分类A.公司资质、证书：营业执照、税务登记证、荣誉证书、型号注册卡、制造计量器具许可证等；B.检验报告：型式试验、抽检报告等；C.标准、规约、技术条件、招标技术要求、外来文件等；D.技术文件：设计文件、工艺文件、操作规程、检验方法、母片、源程序、光盘（所有文件连同电子版同时保存）等；E.管理文件：质量体系文件;内部管理文件等;其中质量体系文件分为：E-A.质量手册；E-B.质量目标；E-C.形成文件的程序；F.票据：财务票据、收发货单、各类派工单等；G.合同、协议书：认可合同、采购订单等；H.书刊：图书、杂志、报刊等；I.各种档案I-A.《人事档案》I-B.《设备档案》I-C.《研发产品档案》I-D.《生产产品档案》I-E.《供应商档案》I-F.《进货检验档案》I-G.《客户档案》I-H.《应付帐款档案》I-I.《应收帐款档案》R－记录（见RDK/R 4.2.4 记录控制程序）。
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文件与资料控制程序批准日期：2014-3-25 生效日期：2014-3-25
1.目的：为了更好的进行文件与资料管理，确保公司各个场所都使用相应的有效版
本文件，特制订本程序。
2.范围：适用于本公司所有质量管理体系的文件控制活动。
3.定义：（无）
4.职责：
4.1行政部:负责手册、程序文件、三级文件、外来文件及技术标准等文件的归档、
发行、修订、回收、作废等管理。
4.2各部门: 负责接收的受控文件的保存。
5.流程图：（见附页）
6.程序
6.1质量文件编号指南：
6.1.1 质量管理手册编号
YTX-QM：质量手册。
6.1.2 程序文件编号
YTX-QP-XXX QP：质量程序文件； XXX文件顺序数；
如：YTX-QP-001 表示质量管理体系第一个程序文件；
6.1.3 作业指导书及工程图纸的编号
YTX-WI- XX WI:质量管理作业指导书；XX:序号。
YTX-EN-XX EN：技术文件 XX：序号。
6.1.5外来文件编号采用其原来的图纸编号。
6.1.6记录编号
YTX-XX-YYA YTX：远拓兴公司； XX：部门代号； YY：记录序号；A 是版本号。
如：YTX-SC-01A 表示远拓兴公司质量管理体系中生产部的第01个第一版次的的记录。
6.1.7 版本/修订次
版本/修订次：X/XX， X/XX：第几版本/第几次修订,两位阿拉伯数字，
文件与资料控制程序批准日期：2014-3-25 生效日期：2014-3-25
新版未经修订，版本为：A，修订次为 0；经五次修订后版本升为B，或者
修改内容一次达30%时须换版。
6.1.6 部门及职能代号：
取部门前两位拼音字母作为代号，有相同的加工多一位（如：工程部GC
采购部CG 品质部PZ 业务部YW 行政部XZ 生产部SC）
6.2文件发布前的审核和确认,所有体系文件发布前都应经相应的授权人员审批。
6.2.1 手册的审批：由管理者代表制定，总经理批准。
6.2.2 程序文件的审批：程序文件由执行该程序的主要责任部门负责人制定，
管理者代表审核，总经理批准。
6.2.3 作业指导书、技术支持性文件的审批：由部门专业人员制订，部门经理
审核，副总批准。
6.3 文件控制
6.3.1 文件控制人员在收到文件时，应确认下列各项：
a.文件上有制定和批准人员的签名；
b.文件号、修订次和页数正确；
c.文件的字迹清晰；
6.3.2 所有文件应登记于相应的《受控文件一览表》上，以表明最新状态。
6.4 文件的发放范围
6.4.1 文件的发放范围以适用部门和人员为原则确定，应严格控制文件的分发，
以便管理和防止泄密。
6.4.2 所有体系文件，除非管理者代表或总经理许可，不得外借给公司以外的
人员；为让顾客了解公司质量体系，一般只提供质量管理手册及相应程
序的非受控版本。
6.4.3一、二级文件发放范围:各部门
6.4.4三级文件发放范围由制定部门通知行政部。
6.4.5 无论是对外发放或借阅质量文件，都适用本程序6.5条款规定的发放和
文件与资料控制程序批准日期：2014-3-25 生效日期：2014-3-25
回收程序。
6.5 文件的发放与回收
6.5.1 行政部应保证及时从所有发放和使用场所收回作废文件受控本。
6.5.2 文件控制人员按规定的发放范围及时发放文件，以保证有关的场所使用
相应文件的有效版本。
6.5.3外来文件及资料发放与回收
与产品有关的外来技术文件由技术服务部进行收集和整理，转给文控中
心负责编制《受控文件一览表》,再发放到相关参考使用部门，并负责做
好发放及回收工作。
6.5.4 一、二级文件、三级文件由文控负责发放及回收并填写《文件发放回收
记录表》；
6.5.5如有文件、资料丢失或损坏，应由使用部门以《文件（新制、修改、作废）
申请表》提出申请，经文控负责人批准，由文控补发并登记；
6.5.6 文件控制人员在相应部门《文件发放回收登记表》中详细登记文件发放
和回收情况并应有文件接收人员的签名；所有发放的质量文件应有编号
以便追溯（对于非受控本无须更换新版或回收）。
6.5.7文件受控应盖有红色“受控文件”, 非受控文件不盖章。
6.5.8 除文件控制人员外,不得私自复印文件。
发放范围以外人员、部门需要时,
应填写《文件（新制、修改、作废）申请表》，经审批人同意,向文件控
制人员领取，同样办理登记手续。
6.5.9作废、失效的受控文件回收后及时处理,作为档案或供今后参考，而保留
的（至少一份）作废文件，应标上“作废保留”以防误用。
6.6 文件的修订
6.6.1为防止对质量文件未经授权的修改，对质量文件的任何更改、修订应同样
遵循6.2中所述的审批程序。
文件与资料控制程序批准日期：2014-3-25 生效日期：2014-3-25
6.6.2 文件的修改应填写《文件修改、作废申请表》,并填写修订记录，写明修
订内容、修订人、修订日期。
6.6.3文件更改的审批应由原审批部门人员进行；若指定其它部门人员审批时，
该部门人员应获得原审批所依据的有关背景资料。
6.6.4 审批部门人员应及时对更改建议的合理性进行审查，确定是否需要修订，
必要时，应进行验证。
6.6.5 质量文件应有修订记录及《受控文件清单》以反映最新的修订次。
6.7 文件与资料保存
6.7.1文控人员负责对受控文件原件的保存；
6.7.2已发放的文件及资料由各接受部门自行保存；
6.7.3将保存文件与资料作明显标识。
6.7.4文件与资料保存在适合的场所,以防变质、损坏和丢失。
6.8对记录的控制详见《记录控制程序》。
7.相关文件与记录
《文件发放回收登记表》
《外来文件清单》
《受控文件清单》
《文件（新制、修改、作废）申请表》。