归档文件整理标准
归档文件整理规范
06
归档文件整理案例研究
企业档案整理案例
总结词：高效有序
详细描述：某大型企业对其历年来的业务档案进行了系统性的整理，按照年份、 项目、部门等进行了分类，并采用电子化管理，提高了档案查询和使用效率。
政府机关档案整理案例
档案利用规范
档案借阅程序
01
建立档案借阅制度，规定借阅程序，确保档案的完整性和安全
性。
档案使用方式
02
档案使用应遵循相关规定，不得涂改、损坏、丢失档案，使用
后应及时归还。
档案复制管理
03
对档案复制应进行严格管理，确保复制件与原件一致，防止失
密。
档案销毁规范
档案鉴定
定期对档案进行鉴定，确定无保存价值的档案进行销毁。
归档文件的重要性
历史记录
归档文件是记录历史事件、人物 和发展的重要资料，对于研究历 史和文化具有重要意义。
法律凭证
归档文件可作为法律凭证，用于 证明事实和权益，如合同、协议、 产权证明等。
行政管理
归档文件是行政管理的重要依据， 对于决策、规划、执行等方面具 有指导作用。
归档文件的分类
按内容分类
根据文件内容进行分类，如人 事档案、财务档案、项目档案
等。
按时间分类
根据文件的形成时间进行分类 ，便于对文件的形成过程进行 追溯和管理。
按部门分类
根据文件的形成部门进行分类 ，便于对各部门的工作进行管 理和监督。
按重要性分类
根据文件的重要性程度进行分 类，便于对重要文件进行重点
管理和保护。
02
归档文件整理流程
收集与鉴定
文件归档规范
文件归档规范文件归档是组织和管理文件的重要方式，它能够确保文件的安全性、可访问性和可持续性。
为了有效地实施文件归档工作，以下是文件归档的基本规范。
一、文件分类与标识1.1 文件分类根据文件的性质和用途，将文件进行分类。
常见的分类方式包括：行政文件、财务文件、人事文件、工作汇报等。
根据实际情况，可以进一步细分分类。
1.2 文件标识每个文件都应该有清晰明确的标识，以便于快速定位和检索。
文件标识应包括文件名称、日期、作者、相关部门等信息。
可以使用标签、封面或附加文件进行标识。
二、文件保存期限2.1 文件保存期限的确定根据文件的价值和法律法规的要求，确定文件的保存期限。
不同类型的文件保存期限可能存在差异，例如，合同文件通常需要长期保存，而日常行政文件可以根据需要适时清理。
2.2 文件销毁到达文件保存期限后，应按照相关规定进行及时销毁。
销毁文件时应做好记录，并确保文件内容的安全不受泄露。
三、文件整理与存放3.1 文件整理将同一类别的文件进行整理，确保文件的有序性和易查性。
可以根据文件编号、时间顺序或其他标准进行整理。
3.2 文件存放文件应该存放在干燥、通风和安全的地方，远离火源和湿度较高的地方。
存放时可以使用文件柜、密封袋或文件夹等工具，避免文件的损坏或丢失。
四、文件备份与恢复4.1 文件备份为了防止文件丢失或损坏，必须定期进行文件备份。
可以使用云存储、硬盘或光盘等手段进行备份，确保文件的多重备份。
4.2 文件恢复当文件损坏或丢失时，应及时进行恢复。
通过备份文件或其他手段，恢复原始文件的内容和格式。
五、文件权限管理5.1 访问权限根据岗位职责和需要，对文件的访问权限进行分级管理。
确保只有经过授权的人员可以访问敏感文件，防止文件泄露和滥用。
5.2 修改权限只有经过授权的人员才能进行文件的修改和编辑。
对于重要文件，应设置修改记录，以备查看和审计。
六、文件检索与借阅6.1 文件检索为了快速检索文件，可以建立文件索引和目录，便于使用者根据关键词或内容查找所需文件。
归档文件的整理原则
归档文件的整理原则归档是企业管理中非常重要的一个环节，通过对文件的整理归档，可以为企业管理带来许多便利。
然而，如何进行归档是一个需要认真考虑的问题，合理的归档方案可以为企业带来高效和便捷，而不合理的归档方案则会增加企业管理的难度，甚至引起混乱和错误。
因此，在这篇文章中，我们将介绍几个归档文件的整理原则，希望对企业实践有所帮助。
一、分类原则归档文件的分类原则可以根据不同的企业性质和实际需求来制定，一般有以下几种分类原则：1.按申请单位或部门分类按照不同的申请单位或部门进行分类，这种分类方法是企业管理中非常常见的分类方法，特别适用于需要管理的申请文档较多的企业。
2.按文档类型分类按照文档的主要类型分类，如合同、报告、简历、申请文档等等。
这种分类方法适用范围广，几乎适用于各个类型的企业。
3.按关键词分类按照关键词进行分类，这种分类方法通常适用于需要管理的文档非常多，而且文档之间含有关键词的情况。
4.按归档时间分类按照文档归档的时间进行分类，这种分类方法适用于文档的数量相对较少，但需要根据时间进行管理的情况。
二、分级原则在对归档文件的分类基础上，还要根据文件的保密级别、重要程度等因素进行分级，这样才能更好地实现文档的管理和控制。
1.按保密级别分级按照文件的保密级别和重要程度进行分类，涉及机密、重要、普通等级别，对不同级别的文档进行不同的管理和控制。
2.按工作流程分级根据工作流程将文档分为创建、审核、批准、执行、归档等阶段，并根据不同阶段对不同的文档进行管理和控制。
3.按阅读范围分级按照文档的阅读范围进行分类，分为公开、内部和秘密等级别，并对不同级别的文档进行不同的管理和控制。
三、归档方式归档文件的方式可以多种多样，企业可以根据自身情况和实际需求选择合适的归档方式。
1.纸质归档将文档打印后，按照分类和分级原则放入文件夹或盒子中进行归档，是一种传统的归档方式。
2.电子归档将文档扫描后，保存为电子文件，通过网络或存储介质进行归档。
归档文件整理规则
归档文件整理规则
文件归档整理规则可以根据个人或组织的需求进行调整，
下面是一些通用的规则可以供参考：
1. 分类标准：根据文件内容、类型或者其他特定属性进行
分类，例如按照主题、日期、文件类型、部门等进行分类。
2. 文件命名规范：确保文件名清晰、简洁、易于理解，避
免使用过长或复杂的文件名。
可以考虑使用日期或其他关
键词作为一部分文件名。
3. 文件夹结构：建立清晰的文件夹结构，使得文件能够有
层次地整理归档。
可以根据分类标准在根目录下建立各个
分类的文件夹，然后在每个分类文件夹内进一步细分子文
件夹。
4. 标签或关键字：为文件添加标签或关键字，以便于搜索
和查找。
可以使用文件管理软件或操作系统提供的标签功能。
5. 删除过期文件：定期审查文件，删除不再需要的文件或
者将其归档到较低访问级别的存储设备中。
6. 文件备份：定期进行文件备份，以防止数据丢失。
可以
使用云存储或外部硬盘等媒体进行备份。
7. 文件保密性：对于需要保密的文件，可以进行加密处理，以确保文件安全。
8. 文件操作记录：在归档过程中，可以建立文件操作记录，包括文件的移动、复制和删除等操作，以便追踪文件的变
动历史。
以上是一些常用的文件归档整理规则，具体的规则可以根
据个人或组织的需求进行调整和拓展。
归档文件整理规则
归档文件整理规则（DA/T22-2000）1 范围本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
本标准适用于各级机关、团体和其他社会组织。
2 定义本标准采用下列定义。
2.1归档文件立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2.2归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2.3件归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。
3 整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4 质量要求4.1归档文件应齐全完整。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。
4.2整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
5 整理方法5.1装订归档文件应按件装订。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。
5.2分类归档文件可以采用年度—机构(问题)—保管期限或保管期限—年度—机构(问题)等方法进行分类。
同一全宗应保持分类方案的稳定。
5.2.1按年度分类将文件按其形成年度分类。
5.2.2按保管期限分类将文件按划定的保管期限分类。
5.2.3按机构(问题)分类将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。
5.3排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
5.4编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。
归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项(见图A1。
图中“*”号栏为选择项，不选用时无须设置。
档案归档范围及整理规范实施细则
档案归档范围及整理规范实施细则第一条为强化公司档案建设和管理工作，进一步明确档案归档范围及整理规范，特制定本实施细则。
第二条档案归档范围详见《公司管理类档案规档范围及保管期限表》。
第三条档案整理原则（一）归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，分不同价值，便于保管和利用。
（二）归档文件应齐全完整，无缺页和破损；已破损的文件予以修整，字迹模糊或易褪变的文件应予以复制，过大的文件应折叠。
（三）归档文件所用的书写材料、纸张、装订材料应具有耐用性和耐腐蚀性。
（四）归档文件应为原件，因故无原件应保存具有凭证作用的复印件，并写明原件的存处。
（五）归档文件一般一式一份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可以适当增加份数。
（六）归档文件应按保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。
（七）归档文件整理应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。
第四条档案整理细则（一）组件1.件的构成归档文件一般以每份文件为一件。
- 1 -（1）正文、附件为一件。
（2）来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可为一件。
（3）有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。
（4）会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件。
（5）正文正本与定稿（包括章程、制度等重要文件的历次修改稿）为一件。
（6）报表、名册、图册等一册（本）为一件（作为文件附件时除外）。
（7）转发文与被转发文一件。
（8）简报、周报等材料一期为一件。
（9）原件与复印件为一件。
（10）正本与翻译本为一件。
（11）中文本与外文本为一件。
2.件内文件排序（1）正文在前、附件在后。
（2）正本在前，定稿在后。
（3）有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后。
（4）来文与复文作一件时，复文在前，来文在后。
（5）正文在前，发文稿纸和定稿在后。
（6）转发文在前，被转发文在后。
（7）原件在前，复印件在后。
归档文件整理的原则与方法
2024/8/1
归档文件整理的原则与方法
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（1）历史的观点 （2）全面的观点 （3）发展的观点 （4）效益的观点
2、鉴定的标准 档案的价值是客观存在的，但人们对客观事物的认识能力是
不同的，难免带有主观性和片面性。为了使人们的主观认识活动 最大限度地符合实际，保证鉴定工作的质量，必须建立明确的档 案价值鉴定标准。按照这一标准认识和评价档案的价值，可提高 档案鉴定结论的客观性、可靠性和准确性。
这些制度由机关档案部门根据本单位实际需 要提出，征求文书部门和业务部门的意见，经主 管领导批准后颁布实施并报同级档案行政管理机 关备案。
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归档文件整理的原则与方法
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（五）档案整理的质量要求 1、 归档文件应齐全完整 2、 文件修整包括：修裱破碎文件、超大纸张折叠、去 除金属物 3、归档文件所使用的书写材料,要符合档案保护要求
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归档文件整理的原则与方法
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（二）分类——是指全宗内归档文件的实体分类。 《规则》中选择了年度、组织机构（问题）和保
管期限三种方法作为通用的分类方法。因为这三种方 法的使用率最高，也便于档案的管理。 １、 年度分类法
根据文件的年度对归档文件进行分类，正 确判定文件的日期并归入相应的年度。 ２、 机构分类法
包括：科技文件材料、人事文件材料等，不仅有 纸质的，还有非纸质的磁性载体文件、电子文件等。
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归档文件整理的原则与方法
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2 、机关文件材料的不归档范围 （１）上级机关的文件材料中，普发不需要本机关办 理的文件材料 （２）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用 价值的事物性、临时性文件 （３）同级机关不需要贯彻执行的、不需办理的抄送 文件 （４）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况 反映 ，抄报或越级抄报的文件材料
归档文件整理的基本原则
归档文件整理的基本原则归档文件整理是指对公司或个人的各种文件进行整理、分类、归档和存储，以便日后能够快速、准确地检索和使用。
对于一个组织或个人来说，归档文件的整理是一项必不可少的工作，它可以有效提高工作效率，减少工作时间和成本，同时也能够保证工作的顺畅进行。
然而，在进行归档文件整理工作时，也需要遵守一些基本原则，以确保整理的文件能够达到预期的效果。
以下是归档文件整理的基本原则：1. 制定分类规则归档文件整理的第一步是制定分类规则。
分类规则应该简单明了，容易操作，同时也要符合组织或个人的实际需求。
分类规则可以根据文件的类型、内容、来源、日期等因素进行分类。
2. 分类标准统一在制定分类规则之后，需要保证分类标准的统一性。
分类标准的统一可以避免因为不同人员的理解不同而导致的文件分类混乱。
3. 文件命名规则统一文件命名规则也是归档文件整理中非常重要的一步。
文件命名规则应该简单明了，能够清晰地表达文件的内容和重要性。
文件命名规则也需要遵守统一标准，以避免因为文件命名不规范而导致的文件管理混乱。
4. 文件归档位置统一文件归档位置的统一也是归档文件整理的一个重要步骤。
文件归档位置的统一可以避免因为文件存储位置的不同而导致的文件管理混乱。
5. 定期清理归档文件整理并不是一次性的工作，而是需要定期清理的。
定期清理可以避免因为大量无用文件的积累而导致的文件管理混乱。
6. 文件备份文件备份是归档文件整理的最后一步。
文件备份可以保证文件的安全性和完整性，一旦出现文件丢失或损坏的情况，备份文件可以起到重要的作用。
以上就是归档文件整理的基本原则。
在进行归档文件整理工作时，需要遵守这些基本原则，以确保整理的文件能够达到预期的效果。
同时，也需要根据实际情况进行灵活处理，以适应不同的需求。
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归档文件整理标准
（天津市地方标准 B12/T127-2001 2001年6月5日发布，2001年6月5日起实施）
1范围
本标准规定了归档文件整理的原则和方法。
本标准适用于本市各级机关、团体和其他社会组织。
2定义
本标准采用下列定义：
2.1归档文件
立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。
2.2归档文件整理
归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
2.3件
归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件，或者以与一个事由紧密联系的相关文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，简报、周报等参阅材料一期为一件。
3整理原则
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
4质量要求
4.1归档文件应齐全完整。
从整体上，归档文件全面系统地反映立档单位的历史面貌；从个体上，一份文件，一个事由其内容完整无缺；已破损的文件予以托裱、修复；应永久、长期保存的文件，用易于褪变材料书写的，要予以复制，复制件附于原件后一并归档。
4.2整理归档文件材料所使用的书写材料、纸张、装具、装订材料等要符合档案保护要求。
5整理方法
5.1分类
归档文件的分类按照保管期限、年度、机构或问题进行分类，并保持分类体系的稳定。
凡单位内设机构比较健全、职责分工比较明确的，按保管期限——年度——机构分类方法；内设机构比较简单或职能交叉不便按机构分类的，采取保管期限——年度——问题分类方法；单位规模小，年度形成归档文件数量少的，经过同级档案行政管理部门或档案主管部门同意，可采取保管期限——年度分类方法；一个全宗内采用统一的分类方案。
5.1.1按年度分类
将文件按其形成的年度分类。
对计划、总结、统计等归入文件内容针对年度：请示与批复等来往文件，归入文件的批复（有结果）年度；跨年度形成的文件材料，如专项工作、专案、多年的统计表，归入事项的办结年度；会议文件归入开幕年度。
5.1.2按保管期限分类
将文件按规定的不同保管期限分类。
依据本单位制定的档案保管期限表，对文件进行分类。
5.1.3按机构分类
将归档文件按其形成或承办的机构进行分类。
涉及多部门形成的归档文件，归入单位承办部门或综合部门。
5.1.4按问题分类
将归档文件按其内容所反映的问题进行分类。
依据《中国档案分类法》的原理和类目用语，并结合立档单位的实际情况设置类目。
5.2排列
归档文件以件为单位，在分类方案的最低一级类目内，按照事由结合时间、重要程度排列。
在一份文件中，正本在前，定稿在后，其中会议文件、统计报表、简报、刊物、处理信访及纪检监察案件形成的材料要分别集中排列。
5.3装订
归档文件按件装订。
永久和长期保管的要去掉金属物，用档案行政管理部门指定使用的装订材料装订，不得压字。
5.4编号
归档文件要逐件编号，在文件首页上端的空白处加盖归档章并填写相关内容，文件首页无法加盖归档章的要另附空白纸，填写文件题名后加盖归档章。
归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号、盒号、机构（问题）等项。
5.4.1全宗号
档案馆给立档单位编制的代号。
前面标注“x，，，后面以四位阿拉伯数字标注。
如X02160 5.4.2年度
文件形成年度。
以四位阿拉伯数字标注公元纪年。
如1 9 7 8 0
5.4.3保管期限
归档文件保管期限的符号。
永久用“y”、长期用“c”、短期用“D”。
5.4.4件号
文件的排列顺序号。
件号包括室编件号和馆编件号。
室编件号以不超过四位（含四位）阿拉伯数字标注，馆编件号以不超过六位（含六位）阿拉伯数字标注，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。
室编件号的编制方法为：在同一保管期限内，按归档文件年度分别编制顺序号，或按分类的最低一级编制顺序号。
馆编件号按进馆要求编制。
5.4.5机构（问题）
作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。
5。
4.6盒号
档案盒的排列顺序号。
盒号包括室编盒号和馆编盒号，室编盒号以不超过三位（含三位）
阿拉伯数字标注，馆编盒号按进馆要求编制，以不超过五位（含五位）阿拉伯数字标注。
5.5编目
归档文件依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录及盒内文件目录。
5.5.1归档文件应逐件编目。
归档文件目录及盒内文件目录设置室编件号、馆编件号、责任者、文号、题名、日期、页数、盒号等项目。
多机关联合发文的，只对本机关编目，无本机关的只对第一责任者编目。
5.5.1.1件号
填写件号按照5.4.4的要求编制。
5.5.1.2责任者
制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
5.5.1.3文号
文件的发文字号。
5.5.1.4题名
文件标题。
没有标题或标题不能客观反映文件内容的，要自拟标题，标题字数不得超过
4 8个字，其中每个标点符号占半个字。
自拟标题外加“[]”号。
5.5.1.5日期
文件的成文日期。
以八位阿拉伯数字标注，“月”、“日”是一位数的在一位数前面加“0”。
如1 9 9 9 0 8 0 2 0
5.5.1.6页数
登记每一件归档文件的实际页数。
文件中有图文的页面为一页。
以文件原有页码为序，无页码的文件要编制页码。
5.5.1.7备注
注释文件需要说明的情况。
详见5.6.1.1
5.5.2盒内文件目录置于盒内文件前面，对盒内文件逐件登记。
5.5.3归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297~'lfl3×210mm）。
5.5.4归档文件目录依据保管期限装订成册，归档文件目录夹封面及脊背，设置全宗名称、年度、保管期限、全宗号、目录号等项目填写全宗名称使用全称，全宗号与5.4.1一致，目录号按保管期限各自编顺序号，如：Y1.c 1、C2.D2，归档文件目录要编制目录索引，置于目录前面，其内容包括：年度、机构（问题）、起止件号、所在页数等项。
5.6装盒
将归档文件按室编件号装入档案盒，并填写档案盒盒脊、封面及备考表。
5.6.1备考表
备考表置于盒内文件之后。
备考表项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人、日期、全宗号、保管期限、年度、室编盒号、件数等项（见图A5）。
5.6. 1.1盒内文件情况说明
说明盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
5.6.1.2整理人：负责整理归档文件的人员姓名。
5.6. 1.3检查人：归档文件整理部门负责检查质量的人员姓名。
5.6.1.4日期：归档文件整理完毕的日期。
5.6.2档案盒格式及监制
5.6.1.2档案盒外形尺寸为310mm×22 0rm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为3 0mm、40mm、50mm。
5.6.2.2档案盒封面应标明全宗名称。
盒脊设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号。
填写方法：用号码章在相应栏内从左至右打号。
起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“／”号连接。
5.6.2.3档案盒采用337克以上无酸牛皮纸制作，封底下部印有“天津市档案局监制’’字样。