完善现代施工企业合同管理体系建设

完善现代施工企业合同管理体系建设
作者：穆帅
来源：《城市建设理论研究》2012年第36期
摘要：当前我国施工企业合同管理工作已有所改善，但仍存在许多长期未能解决的普遍性问题。

通过对这些普遍问题的总结分析，构想建立科学完善的合同管理体系的解题思路，并从完善制度、设立机构、人才培养、优化流程四个方面做出了具体的方法解答。

关键词：施工企业；合同管理；体系建设
中图分类号：[F235.3]文献标识码：A 文章编号：
引言
施工企业开拓市场，扩大市场份额，也就是寻求更多机会订立更多合同的过程。

合同管理已成为最大的风险源，大多数的法律纠纷都直接或间接的与合同管理中的某个环节有关，可以说，施工企业管理的成败取决于合同管理的成败。

目前，我国施工企业合同管理工作已有很大改观，不少施工企业逐渐意识到了企业合同管理的重要性，但是施工企业在合同管理工作中还存在很多亟待解决的问题。

1当前我国施工企业合同管理体系的现状分析及解决思路
1.1当前施工企业合同管理工作的种种现状
1.1.1合同管理工作得不到重视。

很多施工企业的管理层不能从战略高度认识和分析合同管理对企业生存和发展的重要意义，缺乏对合同管理职能的重视。

1.1.2企业合同管理制度缺失。

合同归口管理、分级管理和授权管理机制不健全，缺乏最基本的管理制度。

或有制度不执行，该履行的手续不履行，或有制度但陈旧落后。

1.1.3相关合同管理机构缺位。

重视市场公关和预算管理，轻视施工合同管理，甚至没有专门机构从事施工合同管理工作，日常合同管理业务往往以兼管的形式由其他部门处理。

1.1.4专业合同管理人员匮乏。

从业人员数量少，思想素质、业务能力参差不齐。

多数是非专业出身，有的是施工技术人员，缺少经济管理和法律方面的知识和经验；有的具备经济管理和法律方面的知识，却又不懂工程技术。

1.1.5企业合同业务流程缺失或繁杂。

业务流程过于简单，缺少必要的审查环节。

业务流程不顺畅，不具备可操作性，造成形式化严重，合同工作进展缓慢或停滞。

1.1.6合同管理层级关系脱节。

尤其作为施工企业，企业合同管理与项目合同管理未能有效搭接，项目合同管理工作游离于企业合同管理工作之外，处于无人管理，无人监督的状态。

1.1.7合同管理信息化程度不高。

合同管理粗放，合同管理信息的采集、存储加工和维护手段落后，合同管理应用软件的开发和使用相对滞后。

1.2合同管理体系的建立
从上述普遍存在于各类施工企业合同管理工作中的问题中不难发现，当前施工企业的合同管理工作缺乏规范化、法制化和科学化，管理水平偏低。

笔者认为，改善当前施工企业合同管理现状，首要的解决方式是建立一个科学完善的合同管理体系。

合同管理体系是合同方法、指挥和控制组织的管理体系，它致力于建立和实现合同方针和合同目标。

笔者认为建立完善的合同管理体系要有一条切实可行工作思路，具体可以描述为四个环节：完善制度、设立机构、人才培养、优化流程。

2 建立健全现代施工企业合同管理体系的具体方法
2.1完善科学严格的合同管理制度
设计科学、程序严密的合同管理制度，不但能大幅提高企业合同管理工作的效率，并且可以最大限度地防范风险。

完善的企业合同管理制度应具备合法性、预防性、前瞻性、统一性、可操作性，针对当前施工企业合同管理的现状，更应加强以下具体制度的建立和健全：
2.1.1法定代表人授权委托代理制度。

为了防止出现越权代理、滥用代理权等不规范的代理行为给企业造成损失，合同管理制度中必须建立严格的授权制度。

2.1.2合同归口管理制度。

明确合同管理工作应由专门成立的法律事务部门具体开展，各相关部门协助配合。

2.1.3合同起草、会签、审查、审批和风险分析制度。

合同签订前要审查对方的签约资格，合同条款等，在正式合同签订前还应对合同风险作全面的分析和预测。

2.1.4合同交底制度。

在合同签订后、实施前，应该对相关合同内容逐级进行分析和交底，让有关人员都能熟悉合同中的主要内容，了解相应的合同责任和工程范围、各种行为的法律后果等。

2.1.5合同履约评价及总结制度。

在合同实施过程中，定期对合同履约情况进行定性、定量评价分析，并在合同执行完毕后及时进行评价总结，作为借鉴。

2.2设立配套齐全的管理层级及机构
合同管理的任务必须由一定的组织机构和人员来完成。

要提高合同管理水平，必须使合同管理工作专门化和专业化，保证合同管理工作的独立性、自主性。

2.2.1合同管理层级的设置
企业合同管理机构组织结构，根据职责来分，可以分为决策层、监督层、执行层。

决策层一般是指合同管理领导小组，主要职责包括制定合同管理制度、设置合同管理机构、检查合同管理工作、听取并决策企业合同管理中的重大问题。

监督层一般是指合同统一管理机构，具体职责包括执行合同谈判、起草、签订、纠纷解决以及合同执行情况动态监控和分析工作等事项。

执行层一般是指具体、专门从事合同管理工作的人员，是企业合同管理组织的终端执行者，负责不折不扣执行并完成合同管理各项工作。

2.2.2合同管理部门的配置
企业合同管理机构组织结构，根据功能来分，可以分为：
合同业务部门负责起草与职能相关的合同草案。

合同审核部门负责对合同文本形式和内容的合法合规性进行审查。

合同批准部门为拥有相应职权的部门或人员最后审核并在合同签字认可。

发文归档机构为企业的印章档案管理部门。

2.3加强施工企业合同管理人才队伍建设
完善的合同管理人员体系需要培养一支懂法律、懂经营、会管理的合同管理队伍。

提高和改善企业的合同管理人才素质结构，需从以下几个方面开展具体工作：
2.3.1内部培训与内部转岗
组织企业中高层领导人员和有关职能人员进行合同管理轮训、定期或不定期组织合同管理经验交流会、邀请合同管理专家讲学，提高各层级人员的专业知识水平和实践技能。

对内部人员短缺的解决可从内部挑选既具备经济管理与法律知识，又具备工程施工技术、造价的人员转岗从事合同管理工作，定向培养合同管理专业人员。

2.3.2外部公开招聘与合作
一类是招聘法学专业应届毕业生，二类是招聘社会有成熟法律事务经验的法律工作人员。

对上述人员的招聘要以具备相关职业资格为优先考虑条件，如法律职业资格、企业法律顾问资格、合同管理师职业资格等。

同时可与专业合同管理和研究机构建立长期合作关系，与高等学校、咨询单位合作进行项目合同管理的研究和指导实践。

2.3.3打通合同管理人员职业规划发展通道
对合同管理人员要实行岗位责任制，建立竞争上岗机制，选拔具有一定合同管理素质的管理人员进入领导层。

建立合同管理激励机制，设立合同管理专项奖励基金，对提出合理化建议、避免重大损失或是给企业争取额外经济效益的人员予以奖励，以此激发和提高合同管理人员的工作积极性、主动性和创造性。

2.4制定规范易执行的合同管理流程
当前施工企业的合同管理活动中每个环节都有相应的业务流程，涉及的职能部门众多，层级管理复杂，制定规范、简单、快捷、易执行的合同管理流程，是提高合同管理工作效率的关键。

尤其在以下几个业务流程方面，需要重点把控：
2.4.1合同评审流程的制定及实施。

从企业利益的角度分析，合同评审的终极目的是要判断合同是否能够保证自己达到交易目的，以及合同条款是否能够有效的维护企业自身利益。

流程设计过粗，不注意识别风险点，最终只能流于形式，起不到风险控制的作用；流程设计过分追求理想化，忽视企业现实资源的有限性，也将变得累赘不堪，降低审批效率。

2.4.2优化合同档案管理流程，提高合同档案信息化水平。

建立施工企业合同及法律事务综合管理信息系统，实现合同在网上的起草申报、审查审批、签订管理、履约管理、数据统计、分析汇报等功能，以信息化技术提高企业合同管理水平。

提高合同审查审批的节奏和效率，科学高效的管理合同信息数据，便于相关业务部门的数据传递。

3 结语
建立科学完善的合同管理体系是实现我国现代施工企业长效稳定发展的一个重要命题。

将合同管理贯穿于从投标到工程竣工的全过程，渗透于施工企业运营管理、项目开展的各个环节中，力求做到全方位的有效管理。

既有利于合同目标的实现，又可使技术和经济相结合，产生良好的经济效益，增强其在行业中对内、对外的竞争力。

参考文献：
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[4]全国合同管理师职业认证考试辅导教材编委会．全国合同管理师职业认证考试辅导教材[M]．北京：经济科学出版社，2011,222-241.。