档案的收集和整理规范

档 案 管 理 学
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教学内容 : 第一讲 档案的收集与整理 第二讲 档案的鉴定与保管 第三讲 档案的检索
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档案管理的程序
角度一：从档案工作的角度 基础工作——收集、整理、鉴定、保管、
检索、统计 利用工作——编研、提供利用
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档案管理的程、保管 信息管理——检索、统计、编研、提供利
立的机关，或某种特殊需要，都可单独构成全 宗。
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全宗划分举例：
省级机关的档案全宗的划分（档案数量较多、立档单 位重要程度高）：
中共省委、省委办公厅、各部委的档案，分别构成全 宗
中共省纪委的档案构成全宗 省直属机关党委的档案 省级政协、工会、共青团、妇联、各民主党派、工商
联的档案，分别构成全宗 省人大常委会、省人民政府、省政府办公厅的档案，
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3、档案室收集工作
归档制度——重点
归档：指各机关文书部门或业务部门，将 工作活动中形成并办理完毕的文件整理立 卷，定期移交级本机关档案室集中保存的 过程。
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3、档案室收集工作
归档制度的内容：
（1）归档范围 :参见《机关文件材料归档范围和文书档案
保管期限规定》
（2）归档时间 : 第二年上半年 （3）归档案卷质量要求 （4）归档手续：归档文件移交目录
大流水编号法：按进馆顺序自然数由小到 大顺序编号。一般档案馆常用。
体系分类编号法：按某种逻辑框架，将档 案馆所接收的全宗构造成逻辑类别体系。 如：J，指旧政权全宗。
分类流水编号法：上述两种方法的结合。 大型档案馆使用。如：旧25，指旧政权档 案第25号全宗。
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2、档案整理的程序
全宗内档案分类，主要对文书档案室而言。 核心：运用分类方法，编制分类方案。
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2、档案整理的程序
档案分类方案的编制
分类方案的编制原则：
求实性 统一性 逻辑性 发展性
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a.某省机关档案分类办法 b.工业企业档案分类试行规则 c.高等学校档案实体分类法
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举列：某企业档案分类方案
一级类目
党群工作类 DQ
二级类目 按年度设置
三级类目
党务工作、组织工作、宣传工作、统战工作、纪检工 作、工会工作、共青团工作、协会工作
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2、档案整理的程序
全宗内档案分类的方法
全宗内文书档案常用的分类方法：
年度分类法 组织机构分类法 问题分类法 保管期限分类法
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2、档案整理的程序
全宗内档案分类的方法
一般情况下，分类都是采取以上分类方 法的结合，即复式分类法 ，如下：
年度—机构（问题）—保管期限分类法 保管期限—年度—机构（问题）分类法
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4、档案馆征集工作
征集途径和方法：
途径：各级国家机关、社会组织；个人 少数民族地区；国外
方法： （1）加强宣传； （2）调查研究； （3）注意方式。
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知青档案征集
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2009年9月，河南省委办公厅、省政府办公厅印发了《河南省 重大活动档案管理办法》。2010年3月成立了河南省档案局重 大活动档案征集办公室，正式启动重大活动档案征集工作。我 们寻找线索，主动联系，积极服务，成功地参与了庚寅年黄帝
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2、档案整理的程序
编件号
全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪
年，如1978。 保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。 件号：文件的排列顺序号。件号又分为室编件号和馆
编件号（进馆时按进馆要求编写，档案室暂不填写） 两种。可按同一年度、同一类目、同一保管期限内从 “1”开始逐卷流水编号。 机构（问题），是指作为分类方案类目的机构（问题） 名称或规范化的简称。
行政管理类 XZ
年度
行政事务、公安保卫、法纪监察、审计工作、人事管 理、教育工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作
经营管理类 JY 生产技术管理类
SC
产品类CP 科学技术研究类
KJ 基本建设类JJ 设备仪器类SB 会计档案类KJ 人事档案类RS
年度
经营决策、计划工作、统计工作、财务管理、物资管 理、产品销售、企业管理
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例：采用年度-组织机构-保管期限分类时，保管 期限为最低一级类目，编号方法为：
1999年 办公室 永久 1 2000年 业务处 长期 12
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第七章 归档文件的编号 第三十条 归档文件编号，是指归档文件在全宗中的位置标识符号，并以
归档章的形式在归档文件上注明。其内容有：编件号、盖归档章及填写 归档章内项目。 第三十一条 件号为文件的排列顺序号。件号又分为室编件号和馆编件号 （进馆时按进馆要求编写，档案室暂不填写）两种。室编件号的编制办 法为：按不同保管期限依文件排列顺序每年都从“1”开始编制。在同一 保管期限内，类目与类目之间件号可以连编。企业事业单位过去按同一 年度、同一类目、同一保管期限内从“1”开始逐卷流水编号的方法，在 这次改革中可保持不变。 第三十二条 归档章设置全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、室编 件号、馆编件号等项目。 全宗号，是指同级档案馆给立档单位编制的代号。 年度，是指文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。如“2001”。 保管期限，是归档文件保管期限的简称。直接标“永久”、“长期”、 “短期”。 件号，见第三十一条。 机构（问题），是指作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化的 简称。
注意： 此处排列是件的排列。这里的“件”一般指每份文件。
如：正本与定稿为一件； 法律法规历次修改稿为一件； 正文与补充说明文字、图表等原则上为一件； 原件与复印件、手抄件为一件； 报表、名册、图表类文字材料应按其装订方式，一册 （本）为一件； 请示与批复、报告与批示、函与复函原则上为一件。
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正件在前，附件在后； 印件在前，定稿在后； 批复在前，请示在后； 转发件在前，被转发件在后； 重要法规文件的历次稿依次排列在定稿之后；
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2、档案整理的程序
第一步：分类（区分全宗、全宗内档案分 类——重点）
第二步：将档案归类 第三步：类后文件排列、编号、归档文件
目录 第四步：装盒
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2、档案整理的程序
第一步：分类（区分全宗、全宗内档案分 类——重点）
（1）区分全宗，是档案分类的第一步，主 要对档案馆而言。
（2）全宗内档案分类——常用的档案分类， 主要对档案室而言。
年度
生产调度、质量管理、劳动管理、能源管理、安全管 理、科技管理、环境保护、计量工作、标准化工作、 档案和信息管理
按产品种类或型号设置
按课题设置
按工程项目或建筑项目设置
按设备种类或型号设置
年度
凭证、帐簿、报表、其他
干部档案、工人档案、离退休职工档案、死亡职工档案
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人物全宗内档案分类
生平传记材料 创作材料 公务活动材料 个人书信 经济材料
亲属材料 评价材料 特殊载体材料 其他材料
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2、档案整理的程序
第二步：将档案归类——
第三步：归类后文件排列、编号、编写归 档文件目录——
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2、档案整理的程序
排列，确定文件的先后顺序，以事由为主。 按事由原则结合时间、重要程度排列。
按事由原则排列，可参照分类方案中的顺 序。
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分别构成全宗 省级各委、厅局、院、行、社等档案，分别构成全宗 省级各厅、局所属院校、所、工厂、公司等，单独构
成全宗
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说明：
区分全宗，也就是大的档案分类。多在档 案馆进行。根据来源原则，一般情况下， 一个立档单位形成的档案整体为一个全宗。
档案室一般管理一个全宗，档案馆管理很 多全宗。
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全宗的编号方法
索工具能较全面地体现档案信息。 统计：是档案工作科学管理的重要手段。 编研：档案管理中档案信息开发的重要措
施，详细地体现档案信息内容。 提供利用：档案管理的目的。
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第一讲 档案的收集与整理
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一、档案收集工作的几大问题
1、收集工作的内容 2、收集工作的要求 3、档案室收集工作（归档制度）——重点 4、档案馆收集工作（馆藏建设）
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二、档案整理工作
档案整理工作，就是将处于零乱状态 和需要进一步条理化的档案，进行基 本的分类、组合、排列和编目，组成 有序体系的过程。
注：这里讲的档案整理指的是档案的 实体整理。
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1、档案整理的原则——重点
（1）充分利用原有的整理基础。 （2）保持文件之间的历史联系。 （3）便于保管和利用。
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2、档案整理的程序
第一步：分类——区分全宗，主要对档 案馆而言。
全宗：一个独立机关、组织或著名人物 在社会活动中形成的档案有机整体。或 者一个独立机关或著名人物在社会活动 中形成的全部档案。
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2、档案整理的程序
立档单位：形成全宗的单位，也称为“全宗的 构成者”。
立档单位的构成条件： A、独立行使职权； B、经济完全独立； C、有人事任免权。 注意：确定立档单位不能死板，只要是一个独
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4、档案馆收集工作
接收方式： 逐年接收：现行机关每年向档案馆移交一
次 定期接收：现行机关每隔一定时期向档案
馆移交一次 。 注意：1、档案必须保管期满。
2、根据实际情况灵活运用。
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4、档案馆收集工作
接收档案质量要求： （1）全宗完整性 （2）经过鉴定、有长久保存价值 （3）编研材料和检索工具一并进馆
——《河南省档案局〈归档文件整理规则〉实施细则》
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2、档案整理的程序
编制归档文件目录
目录项目：
件号 责任者 文号 题名
日期 页数 备注
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2、档案整理的程序
编制归档文件目录 归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、 日期、页数和备注七项。其释义和具体填写要求 如下： 件号，是指室编件号。 责任者，是指制发文件的组织或个人，即文件的 发文机关或署名者。 文号，是指文件制发机关的发文字号。 题名，即文件标题 日期，是指文件的成文日期。 页数，是指每一件归档文件的页数。空白页不计 数 备注，用于填写归档文件需要补充和说明的情况， 如缺损、修改、移出、销毁、插入文件等。 51