中旭股份《九段秘书》
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九段秘书的4R教材
机密
锡恩顾问
10
科思技术
质量最好的德国门锁——坏了！ 坏了！ 坏了 质量最好的德国门锁
为什么以前门锁 只用半年就坏了 呢？
德国制造 ￥200元 元 所有的事都压在老总和高层的 头上，是当今中国企业家最痛 苦的难题！
机密
锡恩顾问
11
科思技术
4R管理是获得结果的有效方法 4R管理是获得结果的有效方法
• • •
绿灯： 绿灯：顺利实施 黄灯： 黄灯：执行预警 红灯： 红灯：执行失败
红绿灯系统
探照灯系统 机密 锡恩顾问
警察系统 5
科思技术
建立奖惩不过夜， R4 ：建立奖惩不过夜，黑白分明的即时激励机制
你激励什么，你就会得到什么！ 你激励什么，你就会得到什么！
11月29日，记者一大早就来到北京海洋馆，几个年轻的训练师正在海洋 剧场的大水池边给五只海豚喂鱼。他训练它们时，经常会用夸奖、抚摸、 食物奖励等办法，用他们的职业术语来讲就是“正强化训练法”，即以 积极的鼓励、奖励为主。
•
只要有任何一个人不能完成工作， 只要有任何一个人不能完成工作，
•赛车手随时都 赛车手随时都 会失去争夺冠 军机会！ 军机会！
4
机密
锡恩顾问
科思技术
R3－结果跟踪：人们不会做你希望的， R3－结果跟踪：人们不会做你希望的，只会做你检查和监督的
• 从不相信信誓旦旦，从不相信别人的承诺，他只相信已经发生的事实，只关心正在发生的事实和数据。 从不相信信誓旦旦，从不相信别人的承诺，他只相信已经发生的事实，只关心正在发生的事实和数据。
• 不同的门，不同的目的，自然是不同的结果！ 不同的门，不同的目的，自然是不同的结果！
机密 锡恩顾问 3
九段秘书
九段秘书何为执行力呢？所谓执行力，执行力是将目标变成现实的核心能力！执行力确实是从上到下按质按量、不折不扣地完成工作任务的一种能力。
它是企业竞争力的核心，是把企业战略、规划转化成为效益、成果的关键。
具体讲来确实是工作执行的步骤、执行的细节以及执行的力度。
任务与结果的差不，是当今专门多企业的“心病”：有时候并不是职员不尽力，大伙儿看起来都在工作，但企业却拿不到结果，导致销售下降，质量波动，人心浮动，没有业绩。
同样，这也是职员们的疑咨询：我这么努力，“圆满”地完成了任务，什么缘故老总依旧不中意呢？关键就在于，我们没有把重点放到结果上，被“完成任务”困惑了。
事实上在大多数情形下，关于我们想要的结果，不是办不到，是因为我们没有执著地办到，没有专门好地明白得执行力，那么如何才能做到真正的做到任务和结果的统一呢？笔者近期参加了《赢在中层》的企业治理培训讲座，对其中提到的“九段秘书”的概念感叹颇深，或许我们能够从中得到些如何加大工作执行力的启发，九段秘书的提法是源于一个总经理要秘书安排会议的一个案例，总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。
在这件事下，什么是任务？什么是结果？通知到所有参会的人员，想要的结果是什么呢？针对同一个会议，一段秘书到九段秘书给出了不同的答案。
模拟测试：总经理要秘书安排会议总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。
在这件事下，什么是任务？什么是结果？通知到所有参会的人员，想要的结果是什么呢？下面是一至九段秘书的不同做法。
一段秘书的做法：发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后预备有关会议用品，并参加会议。
二段秘书的做法：抓落实——发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。
三段秘书的做法：重检查——发通知，落实到人后，翌日在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，赶忙汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情形，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时刻。
九段秘书工作法培训(2024)
快速响应
在突发事件发生时，能够迅速做出反应，及时采取措施控制事态 发展。
冷静分析
保持冷静的头脑，对突发事件进行深入分析，找出问题的根源和 解决方案。
灵活应对
根据突发事件的性质和严重程度，灵活调整应对策略和措施，确 保问题得到妥善解决。
2024/1/28
15
04
三段秘书：会议筹备与记录整理
2024/1/28
初稿、修改完善等环节。
公文语言表达
运用准确、简练、明确的语言 表达，避免使用模糊、歧义或
过于专业的词汇。
公文审核与校对
具备对公文进行审核和校对的 能力，确保公文内容准确、无
误。
2024/1/28
25
领导演讲稿撰写及演讲辅导
演讲稿撰写技巧
了解演讲稿的基本结构和写作技巧， 能够根据不同场合和需求撰写领导演 讲稿。
九段秘书工作法培训
2024/1/28
1
目录
• 九段秘书概述 • 一段秘书：基础技能与职业素养 • 二段秘书：沟通协调与团队协作 • 三段秘书：会议筹备与记录整理 • 四段秘书：商务旅行安排与外事接待
2024/1/28
2
目录
2024/1/28
• 五段秘书：高级文秘技能提升 • 六段秘书：项目管理能力培养 • 七段秘书：领导决策支持能力提升 • 八段秘书：个人品牌塑造与职场影响力提
5
九段秘书的职场价值
01
02
03
提高工作效率
九段秘书能够合理规划工 作流程，提高工作效率， 减少领导的工作压力。
2024/1/28
促进团队协作
九段秘书擅长沟通协调， 能够促进团队成员之间的 合作，提高团队凝聚力。
提升企业形象
九段秘书培训课件
执行企业决策
一旦企业决策制定，九段秘书需要负责执行这些决策，协调各个部门和团队之间 的合作，确保决策得到有效实施。
企业内部沟通的协调者
协调内部沟通
九段秘书需要协调企业内部各部门和员工之间的沟通，以确 保信息的畅通无阻和工作的协同高效。
建立沟通渠道
九段秘书需要建立多种沟通渠道，以方便员工之间和部门之 间的信息传递和交流，从而避免信息堵塞和误解。
清晰表达与简练
用简洁明了的语言表达自己的意思，避免冗长和 复杂的表述。
积极倾听与反馈
善于倾听对方的意见和建议，给予积极的反馈和 回应，推动沟通的顺利进行。
04
九段秘书在企业管理中的作用
企业决策的参与者和执行者
参与企业战略决策
九段秘书在企业管理中扮演重要角色，他们需要参与并协助制定企业战略，以确 保公司的长期发展和成功。
商务礼仪与职业形象
商务礼仪
掌握商务场合的礼仪规范，如着装、言谈举止、职业微笑等，展 现职业素养。
职业形象
保持整洁、大方的职业形象，注意个人卫生和仪态，树立良好的 个人形象。
商务场合应对
在商务场合中保持冷静、礼貌应对，学会与他人保持良好的沟通 和合作。
高效率的沟通技巧
明确目的与对象
明确沟通的目的和对象，了解对方的需求和心理 ，做到有的放矢。
九段秘书需要具备扎实的现代办公自动化技能，能熟 练地使用各种办公软件，包括Word、Excel、 PowerPoint等。此外，九段秘书还需要具备良好的英 文听、说、读、写、译能力，能够处理各种英文商务 函件和文件。同时，九段秘书还需要具备较强的沟通 协调能力、办事能力和服务意识，能够妥善处理客户 的来访接待和电话接待工作。
3
处理文件与资料
一旦企业决策制定，九段秘书需要负责执行这些决策，协调各个部门和团队之间 的合作，确保决策得到有效实施。
企业内部沟通的协调者
协调内部沟通
九段秘书需要协调企业内部各部门和员工之间的沟通，以确 保信息的畅通无阻和工作的协同高效。
建立沟通渠道
九段秘书需要建立多种沟通渠道，以方便员工之间和部门之 间的信息传递和交流，从而避免信息堵塞和误解。
清晰表达与简练
用简洁明了的语言表达自己的意思，避免冗长和 复杂的表述。
积极倾听与反馈
善于倾听对方的意见和建议，给予积极的反馈和 回应，推动沟通的顺利进行。
04
九段秘书在企业管理中的作用
企业决策的参与者和执行者
参与企业战略决策
九段秘书在企业管理中扮演重要角色，他们需要参与并协助制定企业战略，以确 保公司的长期发展和成功。
商务礼仪与职业形象
商务礼仪
掌握商务场合的礼仪规范，如着装、言谈举止、职业微笑等，展 现职业素养。
职业形象
保持整洁、大方的职业形象，注意个人卫生和仪态，树立良好的 个人形象。
商务场合应对
在商务场合中保持冷静、礼貌应对，学会与他人保持良好的沟通 和合作。
高效率的沟通技巧
明确目的与对象
明确沟通的目的和对象，了解对方的需求和心理 ，做到有的放矢。
九段秘书需要具备扎实的现代办公自动化技能，能熟 练地使用各种办公软件，包括Word、Excel、 PowerPoint等。此外，九段秘书还需要具备良好的英 文听、说、读、写、译能力，能够处理各种英文商务 函件和文件。同时，九段秘书还需要具备较强的沟通 协调能力、办事能力和服务意识，能够妥善处理客户 的来访接待和电话接待工作。
3
处理文件与资料
九段秘书与九段HR概述(PPT 46张)
4.4 以结果为导向的执行力
做事情之前给自己5秒钟的时间去思考:
这件事情的结果是什么
2019/2/18
Thanks
只为了以后每一次更好的再见……
• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
完成任务
≠
结果
任务只是一个执行的假象，是因为我们绝大多数的人在实际工作 己是在执行的时候，其实是在完成任务，而不是执行，因为没有
员工的脑子中都有这样一个思想，领导安排我做这件事（任务） 事（任务），我只对任务负责，而不去对为什么有这样一个任务 务）要的结果是什么？
2019/2/18
三、九段HR——以招聘工作为例
电脑、 板笔、
四段 五段 六段
七段 八段 九段
勤准备 提前呈 做记录
定责任 追结果 流程化
落实视
资料提
记录本 会议记
将会议组织工作流程化，让每一位新手用九段秘书工作手册就能完成各类 会议。
二、九段秘书——以会议安排为例
2.4 测测你是第几段——九段秘书进阶
发通知 发通知 发通知 发通知 发通知 抓落实 抓落实 抓落实 抓落实 抓落实 重检查 重检查 重检查 重检查 重检查 勤准备 勤准备 勤准备 勤准备 勤准备 提前量 提前量 提前量 提前量 提前量 四段 1500元 三段 1000元 二段 800元 做记录 做记录 做记录 做记录 五段 2000元 定责任 定责任 定责任 六段 3000元 追结果 追结果
四、以结果为导向的执行力
4.3 态度不等于结果
不求最好，但求最累
只有苦劳， 没有功劳
2019/2/18
做事情之前给自己5秒钟的时间去思考:
这件事情的结果是什么
2019/2/18
Thanks
只为了以后每一次更好的再见……
• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •
完成任务
≠
结果
任务只是一个执行的假象，是因为我们绝大多数的人在实际工作 己是在执行的时候，其实是在完成任务，而不是执行，因为没有
员工的脑子中都有这样一个思想，领导安排我做这件事（任务） 事（任务），我只对任务负责，而不去对为什么有这样一个任务 务）要的结果是什么？
2019/2/18
三、九段HR——以招聘工作为例
电脑、 板笔、
四段 五段 六段
七段 八段 九段
勤准备 提前呈 做记录
定责任 追结果 流程化
落实视
资料提
记录本 会议记
将会议组织工作流程化，让每一位新手用九段秘书工作手册就能完成各类 会议。
二、九段秘书——以会议安排为例
2.4 测测你是第几段——九段秘书进阶
发通知 发通知 发通知 发通知 发通知 抓落实 抓落实 抓落实 抓落实 抓落实 重检查 重检查 重检查 重检查 重检查 勤准备 勤准备 勤准备 勤准备 勤准备 提前量 提前量 提前量 提前量 提前量 四段 1500元 三段 1000元 二段 800元 做记录 做记录 做记录 做记录 五段 2000元 定责任 定责任 定责任 六段 3000元 追结果 追结果
四、以结果为导向的执行力
4.3 态度不等于结果
不求最好，但求最累
只有苦劳， 没有功劳
2019/2/18
九段秘书工作法培训PPT课件
会议记录技巧与要点
参会人员名单和职务
重要决策和行动计划
会议议程和讨论内容
会议后续跟进与落实
01
跟进措施
02
整理会议记录，形成会议纪要
将会议纪要发送给参会人员，并征求反馈意见
03
会议后续跟进与落实
• 对1
落实方法
02
03
04
制定具体的行动计划和时间表
信息收集与分析
负责收集、整理、分析各类信息，为领导提供全 面、准确、及时的信息支持。
沟通协调
协助领导进行内外部沟通协调，促进公司各部门 之间的协作与配合。
参谋助手的职责与能力要求
职责：协助领导处理日常事务，提供工作 建议和支持，参与制定和执行工作计划。
具备良好的职业素养和团队协作精神，能 够承担工作压力和挑战。
激励措施设计
根据团队成员的需求和动机，设计合理的激励措施，如物质奖励、晋 升机会、荣誉表彰等，激发团队成员的积极性和创造力。
授权与信任
给予团队成员适当的权力和信任，让他们参与决策和管理，提高其责 任感和归属感。
及时反馈与辅导
领导者应及时给予团队成员反馈和辅导，帮助他们发现问题、改进不 足，提升个人和团队绩效。
九段秘书工作法培训 PPT课件
CONTENTS 目录
• 九段秘书概述 • 一段秘书：接待与礼仪 • 二段秘书：日程管理与时间规划 • 三段秘书：文件管理与信息整理 • 四段秘书：会议筹备与记录 • 五段秘书：商务旅行安排与协调
CONTENTS 目录
• 六段秘书：项目协助与推进 • 七段秘书：高级决策支持与参谋助手 • 八段秘书：团队建设与领导力培养 • 九段秘书：卓越成就与未来展望
解和认同。
2024版九段秘书工作法课件
九段秘书工作法 课件
2024/1/28
1
目 录
2024/1/28
• 九段秘书概述 • 一段秘书：发通知 • 二段秘书：抓落实 • 三段秘书：重检查 • 四段秘书：勤准备
2
目 录
2024/1/28
• 五段秘书：细准备 • 六段秘书：做记录 • 七段秘书：发记录 • 八段秘书：定流程 • 九段秘书：做传承
3
2024/1/28
01
CATALOGUE
九段秘书概述
4
九段秘书的定义与特点
定义
九段秘书是指具备高度专业素养和综合能力的秘书人员，能够 协助领导高效处理各类事务，提供全方位的工作支持。
2024/1/28
特点
专业性强，具备丰富的行业知识和工作经验；综合素质高，具 备良好的沟通协调、组织策划、应变处理等能力；服务意识强， 能够主动为领导排忧解难，提供个性化服务。
容易产生歧义的词汇。
33
确认相关人员对记录内容的理解和认可
2024/1/28
01
在传达记录后，及时与相关人员进行沟通，确认他们是否完全 理解记录的内容。
02
对于重要或复杂的记录，可以要求相关人员复述或概述记录内
容，以确保他们真正理解。
如果相关人员对记录内容有任何疑问或不同意见，应及时进行
03
解释和讨论，确保双方对记录内容的理解和认可。
设立服务监督机制和反馈渠道，及时收集和处理参与人员的意见和建议，持续改进服务质量。
2024/1/28
27
2024/1/28
07
CATALOGUE
六段秘书：做记录
28
做好会议或活动记录
准确记录
确保会议或活动的关键信息、讨论内容和决策结 果等被准确记录，避免遗漏或误解。
2024/1/28
1
目 录
2024/1/28
• 九段秘书概述 • 一段秘书：发通知 • 二段秘书：抓落实 • 三段秘书：重检查 • 四段秘书：勤准备
2
目 录
2024/1/28
• 五段秘书：细准备 • 六段秘书：做记录 • 七段秘书：发记录 • 八段秘书：定流程 • 九段秘书：做传承
3
2024/1/28
01
CATALOGUE
九段秘书概述
4
九段秘书的定义与特点
定义
九段秘书是指具备高度专业素养和综合能力的秘书人员，能够 协助领导高效处理各类事务，提供全方位的工作支持。
2024/1/28
特点
专业性强，具备丰富的行业知识和工作经验；综合素质高，具 备良好的沟通协调、组织策划、应变处理等能力；服务意识强， 能够主动为领导排忧解难，提供个性化服务。
容易产生歧义的词汇。
33
确认相关人员对记录内容的理解和认可
2024/1/28
01
在传达记录后，及时与相关人员进行沟通，确认他们是否完全 理解记录的内容。
02
对于重要或复杂的记录，可以要求相关人员复述或概述记录内
容，以确保他们真正理解。
如果相关人员对记录内容有任何疑问或不同意见，应及时进行
03
解释和讨论，确保双方对记录内容的理解和认可。
设立服务监督机制和反馈渠道，及时收集和处理参与人员的意见和建议，持续改进服务质量。
2024/1/28
27
2024/1/28
07
CATALOGUE
六段秘书：做记录
28
做好会议或活动记录
准确记录
确保会议或活动的关键信息、讨论内容和决策结 果等被准确记录，避免遗漏或误解。
九段秘书培训课件-2024鲜版
定义
九段秘书是指具备高度专业素养和 综合能力，能够协助领导高效处理 各类事务，提供全方位、多层次支 持的优秀秘书。
特点
具备扎实的专业知识、高超的沟通 协调能力、敏锐的洞察力、优秀的 分析判断能力和卓越的执行力。
4
九段秘书重要性
提高领导工作效率
九段秘书能够协助领导高效处理 各类事务，减轻领导工作负担，
信息化手段应用
积极应用信息化手段，如办公软件、 数据分析工具等，提高工作准确性和 效率。
2024/3/27
团队协作与沟通
加强团队协作和沟通，促进信息共享 和资源整合，形成工作合力。
持续学习与提升
保持持续学习和提升的态度，关注行 业动态和最新技术趋势，不断提高自 身专业素养和综合能力。
26
THANKS FOR WATCHING
关注行业动态 关注所在行业的最新动态和趋势，及时为企业提 供有价值的信息和建议。
3
拓展业务领域 积极寻找和拓展新的业务领域和市场，为企业创 造更多的商业机会和价值。
2024/3/27
22
CHAPTER 06
九段秘书实践案例分析
2024/3/27
23
案例一：成功策划并执行重要会议活动
会议策划
资源协调
2024/3/27
档案整理与归档
掌握档案整理方法，学习 如何对档案进行编号、装 订、归档等操作。
保密意识培养
加强保密意识，确保文件 和档案的安全性和机密性。
9
会议筹备与记录
2024/3/27
会议筹备
01
学习如何协助领导进行会议筹备，包括会议通知、场地布置、
设备检查等。
会议记录
02
掌握会议记录技巧和方法，能够准确、全面地记录会议内容和
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- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
和决策。有人说我事半功倍,那么至少一半是我 的秘书的贡献。
在GE工作的20年时间里，因为我有位优秀
的秘书最少为我节约了一万多个小时。
——全球第一CEO杰克.韦尔奇
Байду номын сангаас
年薪1200万的“打工皇后”，和 黄集团总经理洪小莲说：“我之所以
有今天的成就是因为我有过18年的秘
书工作的经历”。
——李嘉诚原秘书洪小莲
段
做流程
把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个没有做过 的秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形
成不依赖于任何人的会议服务体系！
九段秘书
1段
发 通 知 抓 首先会用电子 邮件发个会议 通知,通知开会 的相关人员之 后再准备好相 关会议用品,并 参加会议
2段
落 实 重 发通知之后 , 再 打一通电话给 参加会议的相 关人等确认 , 确 保每人被及时 通 知 到
“九段秘书”不仅仅是针对秘书这个职务， 更重要的是每个人做事情的思维习惯，而九 段秘书的逻辑是结果管理；如果每个人或者 每个岗位都做好结果管理那么他就是这个岗
位的九段。
段
做记录
发通知，落实到人，会前通知，测试设备，了解会议性质？提
供相关会议资料，还应该在会议过程中详细做好会议记录（在 得到允许的情况下，做一个录音备份），整理好会议记录并把
记录发给相关人员。
段
定责任
发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，了解会议性质？
提供相关会议资料，做好会议记录，整理好记录并把记录发给相
发通知，落实到 人，会前通知， 也测试了设备， 了解会议性质？ 提供相关资料， 做好会议记录， 整理记录、下发 记录，确定任务， 一对一落实，当 事人确认后、形 成书面备忘录， 交给领导与当事 人一人一份，并 每天或每周跟踪 各项任务的实际 完成情况，并及 时 汇 报 领 导
把上述过程做成标 准化的“会议”流 程，让任何一个秘 书都可以根据这个 流程，把会议服务 的结果做到九段， 形成不依赖于任何 能人的会议服务体 系,通过建立一个培 养九段秘书的机制 来复制和超越自己!
关人员，将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人， 然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给领导与当事人一人
一份。
段
追结果
发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，了解会议性质，
提供相关资料，做好会议记录，整理记录、下发记录，确定
任务，形成书面备忘录，交给领导与当事人一人一份，并每 天或每周跟踪各项任务的实际完成情况，并及时汇报领导。
3段
检 查 勤 发通知，落实到 人后，第二天在 会前30分钟提醒 参会者，确定有 没有变动，对临 时有急事不能参 加会议的人，立 即汇报给领导知 悉缺席会议者的 情况，也给领导 确定缺席者是否 必须参加会议留 下时间
4段
准 备 细 发通知，落实 到人，会前通 知后，再测试 会议上使用的 投影仪、电脑、 麦克等工具是 否工作正常， 并在会议室门 上贴上小条： 此会议室明天 几点到几点有 会 议
5段
准 备 做 发通知，落实到 人，会前通知， 测试设备，还先 了解这个会议的 主题和性质是什 么，领导的议题 是什么，然后给 参会者发去过去 与这个议题相关 的资料，供他们 参 考
6段
记 录 定 发通知，落实 到人，会前通 知，测试设备， 了解会议性质， 提供相关会议 资料，还应该 在会议过程中 详细做好会议 记录（在得到 允许的情况下， 做一个录音备 份），整理好 会议记录并把 记录发给相关 人 员
您是否有过
类似的经历？
秘书总会说：我忘记了！
秘书总会说：我通知了！
秘书总会说：我不知道！ 秘书总会说：我不会做！ 秘书总是很忙，可总是提供不了你要的结果！ 秘书本想帮你分担一些事情，谁知她更多问题来问你，最后领导变成了秘书的助理！ 秘书换了很多，却没有一个让你满意……
第三章
战略管 秘书对于我的工作而言,有时不亚于一位副 理过程 !因为他的存在,才使我专注于思考 总裁的重要性
7段
责 任 追 发通知，落实 到人，会前通 知，也测试了 设备，了解会 议性质？提供 相关会议资料， 做好会议记录， 整理好记录并 把记录发给相 关人员，将会 议上确定的各 项任务，一对 一地落实到相 关责任人，然 后经当事人确 认后，形成书 面备忘录，交 给领导与当事 人一人一份
8段
结 果
9段 做 流 程
发通知
首先会用电子邮件发个会议通知,通知开会的相关人员之后 再准备好相关会议用品,并参加会议。
段
抓落实
发通知之后,再打一通电话给参加会议的相关人等确认,
确保每人被及时通知到
段
重检查
发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒参会者，确定
有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给领 导知悉缺席会议者的情况，也给领导确定缺席者是否必须参加
一个优秀的秘书要具备什么
条件？
结 果 思 维
九段秘书
案例
老总安排秘书通知销售经理参加紧急会议，秘书打 电话挨个做了通知，但开会时几个重点区域的销售 经理没有来，于是问秘书，秘书说：我打电话通知
他们了，不知道为什么没来？
最后一查才知道，有的销售经理临时出差了，有的
把开会的事情忘了……
段
会议留下时间。
段
勤准备
发通知，落实到人，会前通知后，再测试会议上使用的投影仪、 电脑、麦克等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条： 此会议室明天几点到几点有会议。
段
细准备
发通知，落实到人，会前通知，测试设备，还先了解这个会议 的主题和性质是什么，领导的议题是什么，然后给参会者发去
过去与这个议题相关的资料，供他们参考。
在GE工作的20年时间里，因为我有位优秀
的秘书最少为我节约了一万多个小时。
——全球第一CEO杰克.韦尔奇
Байду номын сангаас
年薪1200万的“打工皇后”，和 黄集团总经理洪小莲说：“我之所以
有今天的成就是因为我有过18年的秘
书工作的经历”。
——李嘉诚原秘书洪小莲
段
做流程
把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个没有做过 的秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形
成不依赖于任何人的会议服务体系！
九段秘书
1段
发 通 知 抓 首先会用电子 邮件发个会议 通知,通知开会 的相关人员之 后再准备好相 关会议用品,并 参加会议
2段
落 实 重 发通知之后 , 再 打一通电话给 参加会议的相 关人等确认 , 确 保每人被及时 通 知 到
“九段秘书”不仅仅是针对秘书这个职务， 更重要的是每个人做事情的思维习惯，而九 段秘书的逻辑是结果管理；如果每个人或者 每个岗位都做好结果管理那么他就是这个岗
位的九段。
段
做记录
发通知，落实到人，会前通知，测试设备，了解会议性质？提
供相关会议资料，还应该在会议过程中详细做好会议记录（在 得到允许的情况下，做一个录音备份），整理好会议记录并把
记录发给相关人员。
段
定责任
发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，了解会议性质？
提供相关会议资料，做好会议记录，整理好记录并把记录发给相
发通知，落实到 人，会前通知， 也测试了设备， 了解会议性质？ 提供相关资料， 做好会议记录， 整理记录、下发 记录，确定任务， 一对一落实，当 事人确认后、形 成书面备忘录， 交给领导与当事 人一人一份，并 每天或每周跟踪 各项任务的实际 完成情况，并及 时 汇 报 领 导
把上述过程做成标 准化的“会议”流 程，让任何一个秘 书都可以根据这个 流程，把会议服务 的结果做到九段， 形成不依赖于任何 能人的会议服务体 系,通过建立一个培 养九段秘书的机制 来复制和超越自己!
关人员，将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人， 然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给领导与当事人一人
一份。
段
追结果
发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，了解会议性质，
提供相关资料，做好会议记录，整理记录、下发记录，确定
任务，形成书面备忘录，交给领导与当事人一人一份，并每 天或每周跟踪各项任务的实际完成情况，并及时汇报领导。
3段
检 查 勤 发通知，落实到 人后，第二天在 会前30分钟提醒 参会者，确定有 没有变动，对临 时有急事不能参 加会议的人，立 即汇报给领导知 悉缺席会议者的 情况，也给领导 确定缺席者是否 必须参加会议留 下时间
4段
准 备 细 发通知，落实 到人，会前通 知后，再测试 会议上使用的 投影仪、电脑、 麦克等工具是 否工作正常， 并在会议室门 上贴上小条： 此会议室明天 几点到几点有 会 议
5段
准 备 做 发通知，落实到 人，会前通知， 测试设备，还先 了解这个会议的 主题和性质是什 么，领导的议题 是什么，然后给 参会者发去过去 与这个议题相关 的资料，供他们 参 考
6段
记 录 定 发通知，落实 到人，会前通 知，测试设备， 了解会议性质， 提供相关会议 资料，还应该 在会议过程中 详细做好会议 记录（在得到 允许的情况下， 做一个录音备 份），整理好 会议记录并把 记录发给相关 人 员
您是否有过
类似的经历？
秘书总会说：我忘记了！
秘书总会说：我通知了！
秘书总会说：我不知道！ 秘书总会说：我不会做！ 秘书总是很忙，可总是提供不了你要的结果！ 秘书本想帮你分担一些事情，谁知她更多问题来问你，最后领导变成了秘书的助理！ 秘书换了很多，却没有一个让你满意……
第三章
战略管 秘书对于我的工作而言,有时不亚于一位副 理过程 !因为他的存在,才使我专注于思考 总裁的重要性
7段
责 任 追 发通知，落实 到人，会前通 知，也测试了 设备，了解会 议性质？提供 相关会议资料， 做好会议记录， 整理好记录并 把记录发给相 关人员，将会 议上确定的各 项任务，一对 一地落实到相 关责任人，然 后经当事人确 认后，形成书 面备忘录，交 给领导与当事 人一人一份
8段
结 果
9段 做 流 程
发通知
首先会用电子邮件发个会议通知,通知开会的相关人员之后 再准备好相关会议用品,并参加会议。
段
抓落实
发通知之后,再打一通电话给参加会议的相关人等确认,
确保每人被及时通知到
段
重检查
发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒参会者，确定
有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给领 导知悉缺席会议者的情况，也给领导确定缺席者是否必须参加
一个优秀的秘书要具备什么
条件？
结 果 思 维
九段秘书
案例
老总安排秘书通知销售经理参加紧急会议，秘书打 电话挨个做了通知，但开会时几个重点区域的销售 经理没有来，于是问秘书，秘书说：我打电话通知
他们了，不知道为什么没来？
最后一查才知道，有的销售经理临时出差了，有的
把开会的事情忘了……
段
会议留下时间。
段
勤准备
发通知，落实到人，会前通知后，再测试会议上使用的投影仪、 电脑、麦克等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条： 此会议室明天几点到几点有会议。
段
细准备
发通知，落实到人，会前通知，测试设备，还先了解这个会议 的主题和性质是什么，领导的议题是什么，然后给参会者发去
过去与这个议题相关的资料，供他们参考。