保管期满的会计档案能否一“销(毁)”了之？

您的好帮手——《档案界》网站
专 题 沙 龙
5
档案管理
5/2017
总第228期
李兴利：据媒体报道，冯先生1997年4月在某银行存入45万元，当年取了20万元后便没有再进行任何存取款，2012年取款时被告知他的活期储蓄账户余额仅有利息2000余元。

在多次交涉未果后，冯先生将银行起诉到法院。

涉事银行表示，银行记账凭证的保管期限仅为15年，冯先生账户的相关凭证已销毁。

近日，北京二中院对该案二审宣判，银行被判赔偿25万元存款及利息。

请大家从档案管理的角度，围绕“保管期满的会计档案能否一‘销（毁）’了之”问题，谈谈对此事的认识和看法。

郭东升：我认为会计凭证档案保管期满，必须由会计人员与档案人员共同复查鉴定。

对于未了结的债权债务原始凭证，应抽出另行立卷保管。

我们这里要问：冯先生1997年4月在某银行存入45万元，当年取了20万元后便没有再进行任何存取款。

这样的记账凭证难道不是未了结的债权债务原始凭证吗？某银行销毁它时按规定鉴定了没有？无论鉴定没有，责任都在某银行，因为其不应该销毁这份档案。

销毁了，除有档案违法责任外，其必须为此负赔偿储户经济损失全责。

余厚洪：赞同郭东升对此案的质疑。

从档案管理角度说，尽管会计档案有“到期销毁”一说，但涉事银行拿不出“凭证”，所做的“冯先生的账户在1997年9月3日曾经发生一笔20万元的取款记录，由此可以确认冯先生已支取了账户内的款项”回应显得苍白无力。

一审法院和二中院都认定“银行方面并没有提交相关证据证明，因此银行方面应承担赔偿冯先生账户存款损失的责任”。

从一定程度上说，档案管理有“期限”，而“凭证”之力“无止境”。

田煜：此案例引发我对档案工作的如下思考：首先，档案具有凭证作用，具有优于其他类型证据的法律效力，并且凭证作用不随保管期满而失效；其次，会计凭证保管期限一刀切式的划分标准值得商榷，会计凭证的保管期限尽管从15年延长到30年，仍会出现在30年保管期内未进行过任何利用，而30年保管期满销毁后具有重要利用价值的情况发生；再次，档案价值的再鉴定是一项有组织、有程序的科学、慎
重、严谨细致的工作，银行在会计凭证刚满15年后立即销毁存在未了事项的会计凭证，有毁灭证据的嫌疑；最后，档案不销毁全部永久保管，显然不现实也不合理，但哪些销毁哪些不销毁，目前的档案价值鉴定理论恐怕也难以解决这项难题。

吴翠英：如何科学管理会计档案是各个银行和相关单位的重要议题。

第一，会计凭证档案保管期限15年，是最低保管期限，2012年正好保管15年，如果销毁档案，应该经过鉴定，确实无保存价值，方能销毁，所以，到期就销毁是非常不妥的做法。

第二，银行会计凭证形成数量多，鉴定起来确实难度很大，所以改为保管30年确有必要。

第三，现在网络平台、电子凭证，为会计档案查询提供了强大的技术支撑。

因此，电子会计档案为“异地备份、永久保管”提供了可能。

何思源：首先，实现所有会计档案的永久保存几乎是不可能的，其成本过于高昂；其次，我们应当在期满之后对其进行再次鉴定，确定是否可以销毁，是否存在潜在的价值，销毁时“慎之又慎”；最后，应当进一步推进会计档案（其他凭证性档案亦是如此）工作的无纸化，这样尽可能降低保存成本，尤其是有助于解决库房空间问题，尽可能实现对会计档案的长期保存。

陈少敏：通过本案例，我认为保管期满的会计档案不能一概而论地销毁，有保存价值的到期会计档案，应重新划定保管期限。

《会计档案管理办法》第十八条规定，经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁：(一)单位档案管理机构编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

(二)单位负责人、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

如果销毁会计档案按照以上程序依法进行，是不会出现本案例中的情况的。

王凤珍：其实各地都出现过类似媒体报道的案例。

一些
保管期满的会计档案能否一“销（毁）”了之？
管先海，李兴利 整理
专 题 沙 龙
档案管理5/2017总第228期
保管期满的会计档案，往往在几十年以后仍对处理历史遗留问题有重要参考价值。

台前县档案馆早就注意到了这一点，采取了积极、慎重、稳妥的方法，把保管期满的会计档案移出会计档案库房另处存放。

同时对移出的期满会计档案登记造册，以备不时之需。

巩磊：财政部、国家档案局新修订的《会计档案管理办法》第十六条规定：“单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。

经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。

”从第十六条之规定，我们可以认为，对保管期满，确无保存价值的会计档案是可以销毁的，但真正做到对保管期满（除规定不予销毁）的会计档案一销了之，我认为还需做到以下几点：一是要建立健全完善的会计档案鉴定销毁制度；二是要成立全面的会计档案鉴定销毁工作机构；三是要有严格的会计档案鉴定销毁流程；四是要依托会计核算系统，保证双载体归档。

武梦雅：这个案例中冯先生的记账凭证并未了结却将相关凭证销毁，我个人认为责任在于银行。

会计档案的数量巨大，想要全部永久保存也不现实，需要消耗很大的空间以及财力。

我认为可以利用网络平台，将定期的会计档案扫描进行备份，就算销毁了到达保管期限的定期档案，也可以找到电子会计档案。

既节省了空间、降低了保存成本，又实现了永久保管。

但是也存在相应问题，例如电子会计档案的统一管理等，相信随着以后现代化办公的普及，这些问题会逐步解决。

郭东升：利用网络平台，将定期的会计档案扫描进行备份是个好主意。

不知这项工作的成本如何？实在的会计档案鉴定本身就是个大人力成本问题。

王富忠：其实这个案例并非个案，从目前情况来看，不少单位都存在以会计档案保管期限到期为由擅自销毁档案的现象。

我个人认为，他们是在打档案法律、法规的擦边球，并非是会计档案保管期限到期就可以销毁的，不做任何鉴定就擅自销毁会计凭证，小的说是不负责任，大的说就是违法行为。

我们濮阳县档案馆的利用情况也表明，很多会计凭证发挥着越来越重要的凭证作用，比如工资表、固定资产买卖票据、未了的债权债务清单等原始的东西，绝大部分在记账凭证中，工资表能为档案利用者证明工龄、待遇等问题，买卖票据能解决多年的债权债务纠纷、官司等，这些原始凭证都需要长期甚至永久保存。

由此可见，一是需要适当延长会计凭证的保管期限，二是需要从法律的层面上制定完备的销毁程序。

田润：2013年8月的一天，一位查档者来到濮阳市档案馆查找安阳地区某单位的会计档案，查找原因是她父亲的个人人事档案丢失，目前没有任何实据能证明她父亲在那一年
参加工作，只记得在某某年，现在只要在单位某某年会计档案的工资表中找到其凭证，就有了证明是在那一年参加工作的有力证据。

后来经过努力找到了档案，如果按照会计档案保管期限该档案早该销毁了。

结合上一个案例，可以确切地说会计档案是不能一到保管期限就销毁的。

上一个案例尚且可以认定是银行的责任，但我说的案例可以说如果销毁了档案馆是没有任何责任的，因为任何人都不可能想到数十年之后会有人查找工资表证明其参加工作时间。

我认为对于会计档案的销毁一定要建立完备的销毁制度和程序，更要运用现代网络平台，将定期的会计档案进行备份形成电子会计档案。

因为那些到期的档案也许在未来还会发挥出一定的利用价值，不能到期一“销（毁）”了之！
程媛媛：根据《民事诉讼法》第64条第一款的规定：“当事人对自己提出的主张，有责任提供证据。

”因此，冯先生的活期储蓄本就是自己的证据，可以证明25万元自己并未支取。

而银行却拿不出可以证明冯先生已经支取的凭证。

因此，从法律角度上，银行应该被判赔偿25万元存款及利息。

但从档案管理的角度来看，保管期限的设定就尤为重要。

在业务指导中，我就曾经碰到过类似的例子。

以我们当地某银行为例，客户支取的凭证（有客户签名）是永久保存的。

该行每天都会把这类凭证扫描后按时间顺序排列，纸质档案用专业透明袋抽成真空，全部封存以备用，电子档案则便于日常工作利用。

据其客户经理介绍，以前就曾多次碰到过类似于冯先生这种情况的案例。

这些凭证永久保存已经是他们日常工作形成的惯例，并形成制度长期坚持。

因此，个人感觉本案的重点不是档案到了保管期限是不是该销毁，而是根据各个单位的实际情况合理制定保管期限。

关口前移，才能防患于未然。

白桦：此案例再次为我们敲响了警钟，会计档案销毁工作重点在于对满期之后的档案进行鉴定。

我认为，鉴定过程中一些无法判断的会计档案可以采用数字化手段进行留存。

如以下情况：1.未结清的债权债务的原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证；2．正在项目建设期间的建设单位的会计档案；3.征地及相关补偿、房产购置的原始凭证；4.合资企业出资各方的股权认证原始凭证；5.含有员工工资发放表、工伤赔偿等与个人利益相关的支付凭证；6.各单位产生的第一卷会计凭证；7.各类会计账簿、财务报告等等。

鉴定人员依据鉴定销毁的原则和标准，对照会计账簿、年度财务报告，逐卷、逐件、逐页进行价值甄别后，将甄别出的会计档案制成电子文件，文件格式统一为JPG格式，最后将这些制成的电子文件编制电子目录，便于数字化检索。

（摘自《档案界》论坛）。