行政处罚案卷制作实用
行政处罚案卷的制作及归档管理、证据种类与取证技术
行政处罚案卷的制作及归档管理随着社会的发展和进步，行政管理日益复杂，行政处罚案件的数量和复杂程度也在不断增加。
行政处罚案卷的制作及归档管理成为了行政执法工作中至关重要的环节。
合理规范的制作和归档管理，不仅是保障执法工作的正当性和公正性，也是维护行政执法机关的形象和权威的重要保障。
一、行政处罚案卷的制作1. 依法确定行政处罚事实和证据行政处罚案卷的制作首先要依法确定行政处罚事实和证据。
行政执法人员在开展执法工作时，必须严格依法行使权力，依法取证，依法确定行政处罚事实和证据。
行政处罚事实和证据的确定要实事求是，客观公正，不能有任何武断和片面性。
2. 合理、规范的程序操作在确定行政处罚事实和证据的基础上，行政处罚案卷的制作需要进行合理、规范的程序操作。
程序操作包括对案卷的整理、组织和归档等工作，需要根据执法程序和规定进行，确保案卷的内容真实、完整、准确。
3. 完善的书写和记录行政处罚案卷的制作需要注意书写和记录的完善性。
书写要规范清晰，记录要真实客观，不能有任何涂改和篡改。
尤其是对于相关当事人的陈述和证明材料，要尽可能做到逐字逐句记录，确保案卷的真实性和完整性。
二、行政处罚案卷的归档管理1. 根据分类规定进行归档行政处罚案卷的归档管理需要根据相关的分类规定进行。
不同的行政处罚案件根据性质和类型进行分类，需要制定相应的归档管理规定，确保案卷的归档能够有条不紊地进行。
2. 建立健全的档案管理制度行政处罚案卷的归档需要建立健全的档案管理制度。
这包括档案管理的组织结构、工作职责、岗位设置、人员配备等方面的规定，以及对档案管理工作的监督和考核机制等方面的制度规定。
3. 加强档案保管和档案利用除了对行政处罚案卷进行归档管理外，还需要加强档案的保管和档案的利用。
档案的保管要做到安全、完整，避免遗失、损毁等现象的发生；档案的利用要充分发挥其价值，在法律、行政等方面的工作中发挥重要作用。
证据种类与取证技术随着科技的发展和进步，证据种类与取证技术也在不断地更新和完善。
行政处罚案卷的制作和保管
行政处罚案卷的制作和保管《行政处罚程序规定》第七十七条、第七十八条和第七十九条明确规定了行政处罚案卷的制作与保管。
一、立卷的基本要求《行政处罚程序规定》第七十七条规定：“行政处罚决定执行完毕，工商行政管理机关应当按照下列要求及时将案件材料立卷归档：（一）案卷应当一案一卷，案卷可以分正卷、副卷；（二）各类文书齐全，手续完备；（三）书写文书用毛笔、钢笔或者打印；（四）案卷装订应当规范有序，符合文档要求。
”《行政处罚程序规定》第七十七条是对工商行政管理机关行政处罚案卷立卷归档工作的原则性规定，包括5个方面的内容。
1.一卷一案。
一卷一案即把在查办案件过程中形成的档案材料单独放在一起，针对每件案件制作一份档案。
一案多卷或者多案一卷，内容杂乱无章，无法有效发挥案件材料的存档备案作用。
2.可分正卷、副卷。
行政处罚案卷可以根据具体情况，如可以公开的程序、材料的多少等，分为正卷和副卷两个部分。
一般来说，如果案情复杂、涉及材料多，特别是包含反映内部程序或决策过程方面的内容，这种案卷在制作时就需要分为正卷、副卷两个部分。
如果案情相对简单，材料不十分复杂，又没有不适合公开的内容，这种案件只需要制作一套案卷，不必分为正卷、副卷。
一般在实践中，正卷部分的材料是可以对外公开的材料，用以反映案件事实清楚、证据充分、适用法律正确和程序合法，便于司法审查。
副卷部分的材料是不宜对外公开的材料，主要包括涉及举报者情况的材料、反映办案机关内部决定情况的材料等。
副卷部分的材料虽不能单独说明案情或案件实质，但可以辅助正卷说明案件的形成和处理过程，为实施行政处罚内部监督提供重要依据，对于反映案件全貌必不可少。
3.书式齐备、手续齐全。
书式齐备、手续齐全是对档案材料完整性的要求。
为规范行政处罚行为，国家工商总局制定了一系列行政处罚文书，一些地方省级工商行政管理机关还根据实际执法需要作了必要的补充和完善。
在行政处罚案件中，认真、准确地使用相关文书是办好案件的重要保障。
环境行政处罚案卷制作
环境行政处罚案卷制作时间：2023年6月12日申请单位：XXX环保部门案由：某公司违反《环境保护法》规定，排放污水超标一、违法事实和证据1.1 违法事实：某公司生产过程中排放的废水超标，未能按时达到排放标准，严重影响周边环境。
1.2 证据采集：1.2.1 环保监测报告：监测数据表明，该企业废水排放超标；1.2.2 环保检查记录：检查记录表明，该企业在生产和排放过程中存在违法行为；1.2.3 企业自查报告：企业对其生产、运行情况进行了自查，并主动上报了问题；1.2.4 相关通知文件：环保部门提出整改要求，但企业未能按要求整改。
二、行政处罚依据2.1 法律法规基础：《中华人民共和国环境保护法》，《中华人民共和国处罚法》等相关法律、法规。
2.2 处罚依据：根据环保监测报告、环保检查记录、企业自查报告及相关通知文件，该企业存在不合法排放行为，符合环保法规定的违法行为，应实施行政处罚。
三、行政处罚决定3.1 处罚依据：根据以上证据和法律法规，对该企业进行行政处罚。
3.2 处罚决定：对该企业处以罚款30万元，并要求即将住手违法行为并整改到位。
四、处理结果通知已通知该企业接受行政处罚，并告知其可以依法申请行政复议或者提起行政诉讼。
总结：1、本文档所涉及简要注释如下：- 违法事实和证据：包括违法事实描述和相关证据采集；- 行政处罚依据：包括法律法规基础和具体的处罚依据；- 行政处罚决定：包括具体的行政处罚措施和整改要求；- 处理结果通知：包括已通知企业接受处理和相关申诉手续等方面。
2、本文档所涉及的法律名词及注释：- 环境保护法：中华人民共和国环境保护法，是为了保护和改善环境质量，维护生态安全，保障人民群众健康的法律；- 处罚法：中华人民共和国处罚法，是为了规范行政处罚程序，保证行政处罚的合法性、公正性和权威性的法律。
行政处罚案卷制作规范杨文菁
二、总则和基本标准
事实证据要求
■调查取证的“五核实”：
身份核实、事实核实、情节核实、证据核实、记录核 实
■行政执法的“三告知”：
1示证告知：身份、事由、当事人权利义务（主动示 证） 2事先告知：A 违法的事实、理由和依据 B 陈述、申辩权利（要求听证的权利）
3决定告知：处罚结果、执行要求、救济渠道
2.日期和时间
日期--具体到年、月、日 。一般应用于内部审批文书、 处罚决定、送达和告知文书
时间--具体到年、月、日、时、分。一般应用于询问笔 录、检查笔录、看验笔录、听证记录等调查取证文书
二、总则和基本标准
基本概念的区分
基本概念的区分
3.地址和地点
地址--主要用于确认身份信息和送达文书。应具体到省、 市、区、街（乡镇）、门牌号。如：北京市西城区槐柏 树街2号
☆在笔录中询问是否能够独立承担责任
二、总则和基本标准
事实证据要求
■事实证据要求：
1.认定的违法事实是法律、法规、规章规定应当给 予行政处罚的事实 2.法律文书能够准确记载违法行为的时间、地点、 情节、程度和后果 3.证据应当具备合法性和有效性
4.证据能够形成完整的证据链，证明违法行为的性 质、情节、程度和危害后果
二、总则和基本标准
适用法律要求
例如：
《中华人民共和国人口与计划生育法》第三十五条 严禁利用超声技术和其他技术 手段进行非医学需要的胎儿性别鉴定；严禁非医学需要的选择性别的人工终止妊娠。 第三十六条第（二）项 违反本法规定，有下列行为之一的，由计划生育行政部门
或者卫生行政部门依据职权责令改正，给予警告，没收违法所得；违法所得一万元 以上的，处违法所得二倍以上六倍以下的罚款；没有违法所得或者违法所得不足一 万元的，处一万元以上三万元以下的罚款；情节严重的，由原发证机关吊销执业证
行政处罚案卷归档封面
行政处罚听证告知书
9
行政处罚事先告知书
10
行政处罚决定书
11
结案报告表
12
缴纳罚款银行回执单
当场处罚决定书
当罚字[ ]第（）号
当事人
性别年龄法定代表人职务
联系地址电话邮编
你（单位）与年月日在
因行为，违反了
的规定，根据
和《行政处罚法》第二十三条的规定，现责令你（单位）于年月日前改正上述行为，并决定依法对你给予罚款（大写）千佰拾元的处罚。
要求你（单位）：1、当场交款。2、于月日前将款交至
（银行）地址
（逾期缴纳罚款的，每日按罚款数额的3%加处罚款）。
如不服本处罚决定，可在收到本处罚决定之日起60日内
申请行政复议或直接向人民法院起诉。
（印章）
年月日
罚款地点执法人员
签收人签收时间
立案报告表
案件来源
案发时间
案发地点
当事人
联系地址
案情简介
承办部分
和《行政处罚法》第
23条的规定，现责令你（单位）于年月日前改正上述行为，并决定对你（单位）作出
行政处罚。
现要求你（单位）：1、于年月日前将罚款交至
（银行），地址（逾期缴纳罚款的，每日按罚款数额的3%加处罚款）。2、于年月日前履行的行政处罚。
如不服本处罚决定，可在收到决定书之日起60日内向
申请行政复议或依法直接向人民法院起诉。
意见
1、依据
，建议立案。
2、拟由具体承办。
部门负责人：年月日
行政领导审批意见
审批人年月日
备注
现场检查笔录
案发时间
开始时间
年月日
时分
结束时间
年月日
探讨行政管理中行政处罚案卷制作
探讨行政管理中行政处罚案卷制作一、行政处罚案卷制作中的常见问题虽然行政执法机关都很重视行政处罚案卷制作，但很多行政执法机关常常凭着经验和习惯做事，缺少科学化、规范化的行政处罚案卷制作意识和手段，加上近年来行政违法行为复杂多样，行政处罚案卷制作中存在的问题层出不穷，主要问题有形式和内容两个大的方面。
(一)形式问题1.案卷材料范围不明确，案卷目录缺乏整合，材料排序不统一。
首先，在实际工作中，很多案卷存在材料散杂、范围不明确的问题。
案卷是对处罚活动的全面客观反映，不应该包括一些与处罚行为不直接关联的材料，如对举报人的奖励材料。
举报人的举报可能直接决定案件的查处，但对举报人的奖励材料与行政处罚并没有直接的联系。
其次，案卷材料往往缺乏整合，导致案卷目录只是简单地按时间或重要性等一一罗列，材料排序较为混乱。
案卷材料本身要能够反映行政处罚做出的阶段，如立案、调查取证、听取申辩、做出处罚决定等，这样才能为案卷评查提供方向引导，否则，面对一堆杂乱无章又不完整的案卷目录，案卷评查工作势必难以有效开展，也势必会影响到案卷评查的效果。
实践中，有少数行政执法部门办案人员没有意识到这一点，不重视对目录的整理和排序，影响了案卷评查活动的正常开展。
2.字体字号不统一。
在实践中，同一行政执法系统各执法单位甚至同一单位不同执法人员在案卷制作中字体字号不统一，出现字体字号五花八门的案卷文书。
这无疑会给人带来一种不专业和不严肃的印象。
行政处罚决定书内容相对固定，是执法机关实施行政处罚最重要的文书，也是最终交给行政相对人的重要材料，有相当的严肃性。
作为体现严肃性的方式之一，行政处罚决定书的字体字号应统一规范。
3.处罚决定书标题和受处罚人情况交代不规范。
行政处罚决定书是否需要标题存在不同做法。
大多数行政处罚决定书的开头部分都会写文件标题，以使整个文件显得规范正式，但也有一些处罚决定书不写文件标题，各个执法单位标准不一。
另外，行政处罚决定书还经常出现当事人情况交代不一致的情况。
烟草专卖行政处罚案卷标准
烟草专卖行政处罚案卷标准烟草专卖行政处罚案卷。
一、案情概述。
根据《中华人民共和国烟草专卖法》和相关法规，我局对某烟草专卖店进行了行政处罚。
该店铺存在违法销售烟草制品的行为，严重违反了烟草专卖法规定，给社会公共利益造成了一定的损害。
根据相关法律法规，我局对该店铺进行了相应的行政处罚，并对其相关责任人进行了相应的处理。
二、案件调查。
经过对该烟草专卖店的调查发现，该店铺存在以下违法行为：1. 未经许可擅自销售烟草制品；2. 销售烟草制品时未按规定标明价格、品种和产地；3. 销售烟草制品时未出具购货凭证；4. 未按规定向当地烟草专卖管理机构报告烟草销售情况。
以上行为严重违反了《中华人民共和国烟草专卖法》的相关规定，严重损害了烟草专卖市场的正常秩序和消费者的合法权益。
三、行政处罚决定。
鉴于上述违法行为，我局决定对该烟草专卖店进行以下行政处罚：1. 处以罚款人民币10万元；2. 责令停业整顿3个月；3. 责令限期整改，整改期限为15个工作日；4. 对相关责任人进行相应的行政处理。
四、整改措施。
为了确保该烟草专卖店能够严格遵守烟草专卖法规定，我局要求该店铺在整改期限内完成以下整改措施：1. 停止违法行为，严格按照法律法规规定销售烟草制品；2. 完善销售记录，确保销售烟草制品时能够出具购货凭证；3. 完善销售标识，确保销售烟草制品时能够标明价格、品种和产地；4. 严格向当地烟草专卖管理机构报告烟草销售情况。
五、结案处理。
经过我局的行政处罚和整改要求，该烟草专卖店已完成了整改措施，并且承诺以后将严格遵守烟草专卖法规定，杜绝违法行为的发生。
我局对其进行了结案处理，并将继续加大对烟草专卖市场的监管力度，确保市场秩序的正常运行。
六、结语。
烟草专卖是一个涉及到国家利益和公共健康的重要领域，任何违法行为都将受到严厉的行政处罚。
我局将继续加大对烟草专卖市场的监管力度，依法打击各类违法行为，维护市场秩序，保障消费者的合法权益。
行政处罚卷宗模板
案卷封面卷内文件目录立案审批表询问笔录案由：时间：年月日时分至时分。
地点：被调查（询问）人：性别：年龄：身份证号码：工作单位：职务：电话：住址：邮编：调查（询问）人及执法证编号：、记录人：执法人员表明身份、出示证件及为被调查（询问）人确认的记录：我们是××（执法机关名称）的行政执法人员，这是我们的执法证件（向当事人出示证件，并记录持证人员姓名和证件号），请您过目确认。
被调查（询问）人对执法人员出示证件、表明身份的确认记录：告知陈述（申辩）和申请回避的权利：询问内容：（以下是调查（询问）笔录尾页）应注明“调查（询问）笔录上述内容，记录属实。
”被调查（询问）人签字：年月日调查（询问）人签字：年月日记录人签字：年月日第页共页检查（勘验）笔录时间：年月日时分至时分地点：被检查（勘验）人名称：法定代表人（负责人）：被检查（勘验）人姓名：性别：身份证号码：工作单位：职务或职业：电话：住址：邮编：其他见证人：职务：单位或住址：检查（勘验）人及执法证编号：、记录人：工作单位：告知事项：现场情况：（以下是检查笔录尾页）被检查（勘验）人或现场负责人注明：“笔录上述内容，情况属实。
”被检查（勘验）人或现场负责人签字：年月日见证人签字：年月日检查（勘验）人签字：、记录人签字：第页共页抽样取证通知书罚抽证通字[ ]第号:你（单位）因行为，依照《中华人民共和国行政处罚法》第三十七条第二款的规定，本机关决定对你（单位）（地点或场所）的下列物品予以抽样取证。
被抽样取证人：年月日行政执法人员及执法证编号：、年月日行政机关名称（印章）年月日抽样取证物品处理通知书罚抽处通字[ ]第号：本机关于年月日向你（单位）作出（行政机关名称）抽样取证通知书（罚抽证通字[ ]第号），对等物品进行了抽样取证。
现根据调查（检验、检测、鉴定）结果，依照《××法》第×条第×款第×项的规定，对被抽样取证的物品作出以下处理：被抽样取证人：年月日行政执法人员及执法证编号：、年月日行政机关名称（印章）年月日先行登记保存证据通知书罚登存通字[ ]第号：因你（单位）（案由）的行为，涉嫌违反了《××法》第××条、第×款的规定，（为防止证据灭失或以后难以取得），依照《中华人民共和国行政处罚法》第三十七条第二款的规定，本机关决定对下列物品予以先行登记保存证据。
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行政处罚案卷制作实用提醒
案卷是烟草专卖行政执法的有效载体，是执法水平的直接体现。
但在制作的过程中，经常会出现一些不规范问题，一些细节方面的错误，笔者结合工作实践总结了烟草专卖行政处罚案卷制作需注意的“11注意”，以此提高案卷质量，规范行政执法行为。
一、注意“涉嫌”两字要写明
从案件发生到案件调查终结之前，也就是案件未定性前，所有的案卷文书中的案由都要加注“涉嫌”两个字。
如果案件已定性，在《案件处理审批表》、《行政处罚决定书》、《结案报告表》等文书中案由就不再写“涉嫌”两字，切记关键点就是案件是否已定性。
二、注意“陈述权”的中“述”字要正确书写
目前在审查案卷时发现有案件承办人在告知当事人享有陈述权时，将“述”写为“诉”，一字之差意义大不相同。
“述”与“诉”都是指说话，但“述”指讲话和陈述，偏向于叙述，是一个中性词，而“诉”侧重诉求、控告，感情色彩比较强烈。
陈述权是指当事人对行政机关给予行政处罚所认定的事实及适用法律是否准确、适当，陈述自己对事实的认定以及主观的看法、意见，同时也可以提出自己的主张、要求。
在这里更多的是强调当事人的叙述案件的权利，为自己及时申辩的权利。
而只有在告知当事人享有的诉讼与复议的权利时，这里才用“诉”。
三、注意“案由”要写清
在案卷中几乎每项文书中都涉及“案由”一项，但发现在《责令整改通知书》、《先行登记保存通知书》等文书中，出现未写案由的问题，如只写“X年X月X日在X街X店的行为违反了XXX条款”，只写清楚了案发的时间、地点未写案由，也就是未写出当事人的违法行为。
在此一定要注意，没有案由就没有将案情表述清楚，也是一种不规范行为。
四、注意“日期”要一致
案件中的日期是整个案件发生、案件调查、案件结束的一个详细记录与体现。
一定要在书写时注意写对，注意前后文书中的日期是否一致、是否符合逻辑。
如案发时间是5月22日，《询问笔录》里案发时间写成5月21日。
同时要注意案件各阶段的法定办理时限。
如调查取证要在30日内完成，立案要在7日内完成等，不可超时、过期，注意法律效力。
五、注意“骑缝章”要加盖
目前，发现部分单位烟草专卖行政处罚案卷未加盖骑缝章，这也是一种不规范行为。
骑缝章的加盖能防止案卷掉页、被抽页、丢失证据等情况的发生，保护案卷的完整性，因此一定要加盖，如果单位没有章，可以用行政处罚机关的公章代替，但一定要经部门负责人批准。
六、注意“证据”要签名按手印
证据是行政处罚案件中能证明当事人违法事实的资料，但在复制、提取证据时发现部分案件承办人只将证据复印件粘贴在了《证据复制（提取）单》上，没有任何说明，这就没有法律效力。
不管采取哪种方式取得的证据，只要是复制的都要在复印件上加上当事人的手印与签名，并要注明“与原件一致”。
如当事人的身份证复印件、进货发票等。
同时建议证据提取尽量在现场进行，这样更有说服力。
如果出现文书记录有误，在修改后一定注意加按手印，以确保信息的准确、合法。
七、注意“数据”要准确
在行政处罚案卷中一定会涉及到数字问题，如在《先行登记保存通知书》、《询问笔录》等文书中都会出现卷烟品牌、数量。
但在实际操作中发现存在不同文书中数据不符的情况，如近期在案件审查时发现查扣了5条假冒卷烟，《先行登记保存通知书》的卷烟也是5条，由于有1条进行了抽样鉴定，案件承办人在没收物品收据中开据了4条，前后数据不一致。
因此案件承办人员在开据票据、填写文书时一定要核对清楚数量，如遇到特殊情况要及时与部门负责人沟通，提高准确性。
八、注意“人称”要统一
随着办案信息平台的使用，现在部分单位用电脑打印文书代替手工填写，但随之也出现了人称先后不统一的问题。
如在《行政处罚决定书》中，在写违法行为基本情况时使用的人称是“你”，而在作出行政处罚决定告知当事人权利时使用的人称是“当事人”，同一文书前后人称不统一，案件承办人一定要注意这一细节。
九、注意“执法证”要有效
目前，在《检查（勘验）笔录》、《询问笔录》、《抽样取证物品清单》、《证据复制（提取）单》、《先行登记保存处理通知书》等文书要求注明执法人员的“执法证号”而且要2名以上人员。
现在我们的行政执法人员中聘用员工占据一半，而这部分人员的检查证件有效期一般为两年，因此一定要注意证件的有效性，否则会出现程序上的不合法，影响行政执法效力。
十、注意“印章”要与行政执法机关一致
经过近期的案卷合法性审查，发现有部分单位文书的落款与印章不符，如行政执法单位落款为“清徐县烟草专卖局”，而印章为“山西省清徐县烟草专卖
局”两者不符，没有使用全称。
虽然是同一个执法部门，但只有印章具有法律效力，且受法律保护，因此，希望各部门在制作案卷时落款一定要按印章全称来写。
十一、注意“两人签名”要写全
在我们目前使用的文书中，只要涉及到检查人员、见证人等签名的部分，一定注意签署两个人的姓名，规范我们的行政执法行为。
同时也要注意，两个人的签名一定不能出现代签情况，否则同样没有法律效力。