卫生行政处罚案卷制作归档及注意事项解析
卫生行政执法档案移交及归档制度
卫生行政处罚立案登记及档案移交及归档制度为提高工作效率使处罚案卷及时归档、及时结案。
制定档案移交及归档制度。
一、对当场作出的行政处罚及收缴的罚款，应及时上缴财务，由财务开具罚款收据，５日内将案卷交至法制科。
二、一般程序的行政处罚由监督科室自作出立案决定起３个工作日内，持《立案报告》到法制科进行立案登记。
三、法制科负责登记立案案卷的类别、案由、立案时间、登记时间及承办人，并由承办人核实后签字确认。
四、监督科室应当自立案之日起１０日内做出行政处罚决定。
因特殊原因，需要延长调查时间的由相关科室报请所领导批准，并将有关结果告知法制科登记备案。
五、监督科室在收缴罚款并收到罚款收据后，将该处罚档案结案。
每月末将本月结案的处罚档案交至法制科进行审查。
六、法制科在收到移交档案后于５日内审核完毕，对审核中发现问题的案卷，填写书面审核记录，并返回有关科室。
七、监督科室在审核后的处罚案卷后，对存在问题的部分及时改正或补充。
５日内将档案制作完成交至法制科。
八、法制科接到移交档案后，进行最后审核，并填写处罚档案封面，于３日内装订后存档。
行政处罚案卷制作注意事项
行政处罚案卷制作注意事项行政处罚案卷制作实用提醒案卷是烟草专卖行政执法的有效载体，是执法水平的直接体现。
但在制作的过程中，经常会出现一些不规范问题，一些细节方面的错误，笔者结合工作实践总结了烟草专卖行政处罚案卷制作需注意的“11注意”，以此提高案卷质量，规范行政执法行为。
一、注意“涉嫌”两字要写明从案件发生到案件调查终结之前，也就是案件未定性前，所有的案卷文书中的案由都要加注“涉嫌”两个字。
如果案件已定性，在《案件处理审批表》、《行政处罚决定书》、《结案报告表》等文书中案由就不再写“涉嫌”两字，切记关键点就是案件是否已定性。
二、注意“陈述权”的中“述”字要正确书写目前在审查案卷时发现有案件承办人在告知当事人享有陈述权时，将“述”写为“诉”，一字之差意义大不相同。
“述”与“诉”都是指说话，但“述”指讲话和陈述，偏向于叙述，是一个中性词，而“诉”侧重诉求、控告，感情色彩比较强烈。
陈述权是指当事人对行政机关给予行政处罚所认定的事实及适用法律是否准确、适当，陈述自己对事实的认定以及主观的看法、意见，同时也可以提出自己的主张、要求。
在这里更多的是强调当事人的叙述案件的权利，为自己及时申辩的权利。
而只有在告知当事人享有的诉讼与复议的权利时，这里才用“诉”。
三、注意“案由”要写清在案卷中几乎每项文书中都涉及“案由”一项，但发现在《责令整改通知书》、《先行登记保存通知书》等文书中，出现未写案由的问题，如只写“X年X月X日在X街X店的行为违反了XXX条款”，只写清楚了案发的时间、地点未写案由，也就是未写出当事人的违法行为。
在此一定要注意，没有案由就没有将案情表述清楚，也是一种不规范行为。
四、注意“日期”要一致案件中的日期是整个案件发生、案件调查、案件结束的一个详细记录与体现。
一定要在书写时注意写对，注意前后文书中的日期是否一致、是否符合逻辑。
如案发时间是5月22日，《询问笔录》里案发时间写成5月21日。
同时要注意案件各阶段的法定办理时限。
浙江省卫生行政处罚案件档案整理规则
舟山市卫生监督所
俞惠飞
一.目的 为规范制作、妥善保管
和科学整理卫生行政处罚案件档案， 进一步提高全市卫生行政处罚案件 档案的质量，更好地服务于卫生监 督行政执法工作.
二 .卫生行政处罚案件档案
是指按照法定程序，在办理卫生行政处 罚案件过程中直接形成的、反映执法活 动全过程、具有保存价值的文字、图表、 声像等各种形式的历史记录，具有历史 凭证和日常查考作用。
十五.档号按DT／T1 3--1994 规定编制
由全宗号、年度、类别号、案卷 号、保管限组成。档号可采用以下结 构：全宗号一年度一类别号一案卷 号—保管期限示例：“J036—2005”食
品 卫生—021—长期’’
全宗号：档案馆(室)给定每一个全宗 的代码。全宗号用四位代码标识。其中第 一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三 位用阿拉伯数字标识某一全宗的进馆顺序 号。
(五)案件涉及有关图像、影像、声 音等各种载体的材料和书写材料应符合 耐久性要求。
(六)案件办结后，将有关文件材料 按档案整理要求装订后，于3个月内交综 合档案室统一保管。
第四条 卫生行政处罚案件档案的 分类
卫生行政处罚案件档案分为简易行 政处罚案件档案、一般程序(包括听证程 序)行政处罚案件档案两大类。
(二)硬封面的规格：封面采用300mm ×200mm(长×宽)。封底尺寸同封面尺寸。 卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种 厚度，封面和封底翻口处要另有2 5Illnl 的折叠保护纸舌，卷脊左右两侧各留2 0ram宽的装订纸舌。
(三)软封面的规格：软封面的规格为 封底封面尺寸相同，封面内页可打印或印 制案卷备考表。
六. 卫生行政处罚案件档案 的归档范围和保管期限
行政处罚案卷的制作及归档管理、证据种类与取证技术
行政处罚案卷的制作及归档管理随着社会的发展和进步，行政管理日益复杂，行政处罚案件的数量和复杂程度也在不断增加。
行政处罚案卷的制作及归档管理成为了行政执法工作中至关重要的环节。
合理规范的制作和归档管理，不仅是保障执法工作的正当性和公正性，也是维护行政执法机关的形象和权威的重要保障。
一、行政处罚案卷的制作1. 依法确定行政处罚事实和证据行政处罚案卷的制作首先要依法确定行政处罚事实和证据。
行政执法人员在开展执法工作时，必须严格依法行使权力，依法取证，依法确定行政处罚事实和证据。
行政处罚事实和证据的确定要实事求是，客观公正，不能有任何武断和片面性。
2. 合理、规范的程序操作在确定行政处罚事实和证据的基础上，行政处罚案卷的制作需要进行合理、规范的程序操作。
程序操作包括对案卷的整理、组织和归档等工作，需要根据执法程序和规定进行，确保案卷的内容真实、完整、准确。
3. 完善的书写和记录行政处罚案卷的制作需要注意书写和记录的完善性。
书写要规范清晰，记录要真实客观，不能有任何涂改和篡改。
尤其是对于相关当事人的陈述和证明材料，要尽可能做到逐字逐句记录，确保案卷的真实性和完整性。
二、行政处罚案卷的归档管理1. 根据分类规定进行归档行政处罚案卷的归档管理需要根据相关的分类规定进行。
不同的行政处罚案件根据性质和类型进行分类，需要制定相应的归档管理规定，确保案卷的归档能够有条不紊地进行。
2. 建立健全的档案管理制度行政处罚案卷的归档需要建立健全的档案管理制度。
这包括档案管理的组织结构、工作职责、岗位设置、人员配备等方面的规定，以及对档案管理工作的监督和考核机制等方面的制度规定。
3. 加强档案保管和档案利用除了对行政处罚案卷进行归档管理外，还需要加强档案的保管和档案的利用。
档案的保管要做到安全、完整，避免遗失、损毁等现象的发生；档案的利用要充分发挥其价值，在法律、行政等方面的工作中发挥重要作用。
证据种类与取证技术随着科技的发展和进步，证据种类与取证技术也在不断地更新和完善。
(稽查科)姑苏区卫生行政处罚案卷常见问题及处理办法
• 当事人的违法行为，行政处罚依据（适用的法律、法规、规章 名称及条、款、项、目）未具体载明相关条、款、项、目。
• 行政处罚事先告知书、决定书中对当事人称谓混用。 • 行文中出现差别字、标点符号等书面形式错误。
姑苏区卫生行政处罚案卷常见问题及处理办法
• 卫生行政机关应当在七日内作出处理决定，卫生法律、法规另 有规定的除外。
姑苏区卫生行政处罚案卷常见问题及处理办法
• 第二部分：卫生行政处罚相关期限（时限）说明
• 四、告知：在作出行政处罚决定之前，应当告知
• 《行政处罚法》第三十一条 行政机关在作出行政处罚决定之 前，应当告知当事人作出行政处罚决定的事实、理由及依据， 并告知当事人依法享有的权利。
姑苏区卫生行政处罚案卷常见问题及处理办法
• 第二部分：卫生行政处罚相关期限（时限）说明
• 三、先行登记保存：7天内作出处理决定 • 《卫生行政处罚程序》 第二十二条 卫生行政机关在收集证
据时，在证据可能灭失、或者以后难以取得的情况下，经卫生 行政机关负责人批准，可以先行登记保存，执法人员应向当事 人出具由行政机关负责人签发的保存证据通知书。
• 二、询问笔录 询问调查笔录
• 我们依法就
有关问题进行调查，请
予配合。依照法律规定，对于调查人员，有下列情形之一的，必
须回避，你也有权申请调查人员回避：（1）系当事人或当事人
的近亲属；（2）与本案有直接利害关系；（3）与当事人有其他
关系，可能影响案件公正处理的。
• 问：你是否申请调查人员回避？
• 答：
姑苏区卫生行政处罚案卷常见问题及处理办法
• 第一部分：行政处罚案卷常见问题、处理办法
2005至2007年秦皇岛市卫生行政处罚案卷的制作及常见问题分析
#管理#科教#2005至2007年秦皇岛市卫生行政处罚案卷的制作及常见问题分析李丽 边吉才作者单位:066000 河北省秦皇岛市卫生执法监督所=关键词> 卫生行政处罚案卷;制作;问题;秦皇岛市=中图分类号> R 197.322 =文献标识码> A =文章编号> 1002-7386(2009)11-1386-02 秦皇岛市2005年成立卫生执法监督所以来,稽查科每季度对全所卫生行政处罚案卷及执法文书评查一次,通过评查和讲解,文书书写及案卷制作水平有了很大的提高。
市监督所每年9月份对全市各县区的案卷进行一次评查,评查结果通过监督网或以简报的形式进行公布。
但是如果因为我们在监督执法过程中,发现了当事人的违法行为,并决定要对他进行行政处罚,而我们处罚程序不合法,文书书写有误,对违法事实认定不清楚,被当事人申请行政复议,或到法院起诉,我们被法院判决撤销处罚决定或被判决重新做出具体行政行为,另外不管是通过复议还是诉讼,当事人认为他们的合法权益受到损害,请求国家赔偿,我们的监督员就要受到一定的责任追究。
1 基本情况5卫生监督稽查工作规范6实施以来,对单位内部文书案卷的评查是稽查工作之一,3年来我们对600余份处罚案卷进行了评查,从中发现了一些共性的问题。
因为大多卫生违法事实或行为不可逆即不可重复或模拟,法律文书的记载就是法律事实,所以要求规范制作和填写执法文书。
这里的规范有两方面要求,一是形式上的规范,按要求填写不能空项、缺项,字迹清楚等;二是法学意义上的规范也是实质上的规范,要求事实记载清楚,引用法律条文得当,表述准确严谨无漏洞。
2 案卷中存在的问题2.1 执法主体错误 行政执法的执法主体是政府设置的主管行政部门。
目前除5公共场所卫生管理条例6外,所有卫生法律法规的执法主体都是卫生行政部门。
执法主体错误卫生行政处罚无效。
有些文书检查机关填写/x 卫生监督所0/xx 卫生防疫站0。
有的监督意见书下面卫生行政机关写成/监督x 科0。
关于规范行政处罚案卷立卷归档有关事项的通知
广元市元坝区工商行政管理局关于规范行政处罚案卷立卷归档有关事项的通知各工商所、队、股、室：为进一步规范执法行为，加强对执法行为的监督，提升行政处罚案卷立卷归档水平，提高行政执法办案质量水平，依据《工商行政管理机关行政处罚程序规定》第七十七条、第七十八条的规定，根据具体办案流程和使用的法定文书种类，结合我局实际，现就有关事宜通知如下：一、一般程序行政处罚案卷立卷装订要求案卷应当一案一卷，证据材料比较多确需分卷装订的，案卷可分正卷、副卷。
（一）案卷一般应当按下列顺序装订：1、行政处罚案件案卷封面；2、卷内文书目录；3、行政处罚决定书（正本及其草拟稿）；4、重大复杂案件集体讨论记录；5、行政处罚（听证）告知书（正本及其草拟稿，后附送达回证）；6、涉嫌犯罪案件移送书（需要移送的情形）；7、调查终结报告；8、案件核审表；9、立案审批表；10、行政处罚决定审批表；11、行政处罚有关事项审批表；12、案件来源登记表（投诉、申诉、举报等案源材料）；13、指定管辖通知书；14、案件移送函；15、现场笔录；16、抽样取证记录；17、委托鉴定书；18、询问通知书；19、协助调查函；20、检查建议书；21、证据证明单；22、营业执照复印件（或抄件）；23、当事人身份证（或户口薄）复印件（或抄件）；24、行政处罚案件授权委托书；25、询问（调查）笔录；26、鉴定结论（包括鉴定结论通知的告知情况）；27、被委托机关调查情况回复情况；28、责令改正通知书；29、先行处理物品通知书（后附财物清单）；30、行政处罚听证通知书；31、行政处罚听证授权委托书（后附送达回证）；32、听证笔录；33、听证报告；34、先行登记保存证据通知书（后附财物清单）；35、实施行政强制措施通知书（后附财物清单）；36、实施行政强制措施物品委托保管书（后附财物清单）；37、解除行政强制措施通知书（后附财物清单）；38、物品处理记录（包括变卖、拍卖或者价格鉴定类文书）；39、分期（延期）缴纳罚款申请书；40、分期（延期）缴纳罚款通知书；41、督办案件通知书；42、督办案件调查处理结果；43、责令重新审查决定书；44、行政处理决定纠正决定书；45、行政处罚案件回访记录单；46、送达回证（各类依据法定文书须单独送达的送达回证）47、卷底。
我国卫生行政许可案卷制作及归档的规范化管理分析研究
我国卫生行政许可案卷制作及归档的规范化管理分析研究作者：潘冲来源：《科学导报·学术》2020年第26期摘要：本文通过介绍卫生行政许可案卷制作及归档规范化管理的必要性和重要性，指出案卷制作和档案管理上存在问题，提出规范卫生行政许可行为、开展案卷评查，提升案卷质量、加强档案室建设，制定档案利用制度和强化卫生行政许可档案管理的建议对策，逐步完善卫生行政许可案卷的制作及归档的规范化管理，不断规范卫生许可工作行为，提升卫生行政许可工作质量。
关键词：案卷制作;归档;规范化;管理卫生行政许可是各级卫生行政机关依法采取事先控制的方式管理卫生事务的一种重要手段[1]。
卫生行政许可案卷是卫生行政部门依法实施卫生行政许可事项的申请、受理、审查、许可决定、许可送达的过程中所形成的具有保存价值的文字、图片等形式的记录，记载着卫生行政许可行为，是卫生行政许可活动的原始记录和法律凭证。
加强卫生许可案卷制作和归档的规范化管理已经成为卫生行政部门从法律层面保证卫生行政许可工作的正常开展，体现自我保护和规避执法风险的重要手段，也成为当前加强卫生行政许可工作的重要内容。
1 卫生行政许可案卷制作及档案规范化管理的必要性和重要性1.1 法律法规的要求 2004 年 7 月正式实施的《中华人民共和国行政许可法》第五条规定“设定和实施行政许可，应当遵循公开、公平、公正的原则”。
“行政许可的实施和结果，除涉及国家秘密、商业秘密或者个人隐私的外，应当公开” [2]。
同年卫生部发布的《卫生行政许可管理办法》第三条规定“实施卫生行政许可，应当遵循公开、公平、公正、便民原则”[3]。
第二十五条规定“卫生行政部门作出的卫生行政许可决定，除涉及国家秘密、商业秘密或者个人隐私的外，应当予以公开，公众有权查阅” [3]。
第二十六条规定“卫生行政部门应当建立健全卫生行政许可档案管理制度，妥善保存有关申报材料和技术评价资料”[3]。
第五十二条规定“卫生行政部门对被许可人提供的有关技术资料和商业秘密负有保密责任”[3]，这四条规定明确而直接地对卫生行政许可案卷制作及档案管理提出了严格的要求。
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事由 时间 地点 人物 背景 摄影者 文字说明的编写要求 概括揭示照片反映的全部信息 文字简洁，语言通顺，一般不超过200字 用阿拉伯数字表示时间，年、月、日用“ . ”来表 示，即2010.05.28。
数码照片的整理要求
平时存放在电脑硬盘中，设置相应的目录文件夹 归档时每一年度的数码照片刻录成一张光盘，给 一个光盘顺序号。 每次活动设一子目录，选几张代表性的，冲印成 照片做成照片档案。 数码照片分辨率最起码要达到1280dpi*960dpi 以上，采用光盘介质bmp或jpg格式。
二、划分年度
将同一年度的文件材料按“一案一 卷”整理 以结案年度为归档年度
三、排序
案件档案卷内排列顺序表（省所） • 结案材料 • 立案材料 • 调查取证材料 • 处罚听证材料 • 复议材料 • 诉讼材料 • 其他材料
1、结案材料
结案报告
2、立案材料
信访受理处理笺 案件受理记录 立案报告 案件移送书
卫生行政处罚案卷 制作归档及注意事项
卫生行政处罚案卷制作参考依据
➢《中华人民共和国档案法》 ➢《全国卫生监督机构工作规范》 ➢《卫生行政执法文书指导手册》 ➢《广东省卫生监督所卫生监督档案管
理规范（试行）》
行政处罚案卷的档案资料
书面材料（执法文书等） 照片档案（正片和底片） 声像档案（数码照片、录音带、 录像带、光盘等）
处罚文书排列顺序（稽查科）：
1、案件受理记录 2、现场检查笔录 3、产品样品采样记录 4、产品样品确认通知书 5、产品样品确认书 6、技术鉴定委托书 7、检验结果告知书 8、证据先行登记保存决定书 9、证据先行登记保存处理决
定书 10、卫生行政控制决定书 11、立案报告
12、询问笔录 13、合议记录 14、案件调查终结报告 15、卫生行政处罚审批表 16、行政处罚事先告知书 17、行政处罚听证告知书
书面材料的整理
书面材料的整理流程表
收集→ 划分年度 → 排序 → 编制页码 → 编印卷内目录 → 编印案卷封面 → 装订案卷→ 电脑著录 → 装盒→ 排架 → 打印案卷目录
一、收集
案件承办人在案件处理结束后，即进行收 集整理 范围包括案件查处过程中形成的所有文件 材料 要求：应归档材料齐全、完整
根据东莞市卫生监督所办公室文件东
卫监办[2010]1号文《东莞市卫生监督 所文书档案保管期限表》的要求，重大 案件调查处理文件材料保存期限为永久， 一般案件调查处理文件材料保存期限为 30年。
请问：使用什么档案纸进行保存期限为30年的档案 目录打印
9、装盒
将装订好的案卷按案卷号排列装入档案盒；
3、调查取证材料
现场检查笔录 询问笔录 证据先行登记保存决定书 证据先行登记保存处理决 定书 保存证据通知书 产品样品采样记录 非产品样品采样记录 产品样品确认书通知书 产品样品确认书
技术鉴定委托书 检验结果告知书 产品检验报告 卫生监督意见书 职业禁忌人员调离通知书 卫生行政控制决定书 解除卫生行政控制决定书 合议记录 案件调查终结报告
（送达回执） 18、陈述和申辨笔录 19、行政处罚决定书
（送达回执） 20、解除卫生行文件材料正面的右下角、 背面的左下角盖页号章。 页号位置正确，空页不编页号。
5、编印卷内目录
按排列顺序编写卷内目录，写上“序号、 责任者、文号、文件材料题名、日期、页 号、备注”7个项目。
4、处罚听证材料
行政处罚事先告知书 陈述和申辩笔录 行政处罚听证告知书 行政处罚听证通知书 听证笔录 听证意见书
当场行政处罚决定书 行政处罚决定书 送达回执 责令改正通知书 强制执行申请书
5、复议材料
行政复议申请书 行政复议案件受理通知书 不予受理决定书 行政复议答辩书 停止执行具体行政行为通知书 准许撤回行政复议申请决定书 中止审查具体行政行为通知书 行政复议决定书
7、装订案卷
先将文件材料上的金属物拆除，对超过A4 规格、残缺破损的材料须折叠修补； 将软卷皮、卷内文件材料、卷内备考表按 左则装订成册。 要求： 薄卷用不锈钢钉、超过10mm的厚卷用线 装； 装订牢固、美观，不松散、不漏页。
8、著录
电脑著录卷皮封面各项内容 主题词、互见号为选录项；著录的卷 皮封面内容准确、齐全、便于检索。
要求：
一份文件为一个顺序号；责任者为文件形 成单位或个人；题名要能真实反映文件内 容；日期格式如20100528；
打印内容字体为宋体五号。
6、编印案卷封面
在软卷皮封面打印“处罚文号、案由、案件来源、 被处罚对象（被调查对象）、处理结果、受理日 期、完成日期、承办人、总件数与总页数”。 在右下角填上档号章内容：全宗号、类别号、年 度、期限、案卷号。 要求： 填写或打印的内容须正确、清晰、端正； 未有全宗号时可不填全宗号，其余项目必填；案 卷号不重号。 如一卷材料超过20mm或超过200页的则分2卷， 仍为同一案卷号，填写格式如：1-1，1-2。
在盒面右下端盖档号章并填写与盒脊相同 的内容。
要求：
盒面档号章和盒脊内容填写正确、清晰、齐 全，包括：全宗名称、全宗号、类别号、 年度、期限、起止案卷号。
10、排架
将同一保管期限同一年度的档案，按案 卷号排列上架 排架正确，方便查找
10、排架
将同一保管期限同一年度的档案，按案 卷号排列上架。 排架正确，方便查找。
6、诉讼材料
行政答辩状 行政上诉状 行政申诉状 强制执行申请书
7、其他材料
罚没收入专用缴款书回执 移送资料清单 移送物品清单 委托书、授权书等 人体医学检查结果 卫生许可证原件或复印件 生产许可证复印件 营业执照复印件 产品外包装、使用说明书
产品销售情况登记 医疗机构执业许可证原件 或复印件 医疗机构诊疗科目核定表 医师执业证原件或复印件 护士执业证原件或复印件 毕业证书复印件 身份证复印件 其他
11、打印案卷目录
将每年或多年的案卷目录打印装订成档案 目录。 案卷目录内的案卷号按顺序排列，打印字 迹清晰。
照片档案的整理归档
1、照片档案目前存在的问题：
收集不全
整理凌乱 装具混乱
a、材料不全 b、底片不全 c、照片说明不全
2、归档时间 随时归档 阶段性工作结束归档 年底归档
照片说明