工程物资设备采购管理实施计划方案

1.采购管理

1.1采购原则和策略

1.1.1概述

项目采办部全面负责合同围的工程建设所需物资的采购、供应、服务以及相关事务的组织和管理工作，并向业主提供所需管理文件，包括：采办部组织机构规划、岗位职责、采购进度计划、采购执行计划及实施案、质量保证体系和质量保证措施、HSE 管理体系、采办合同管理程序和措施、驻厂监造和出厂验收管理案、催交催运管理办法、现场物资收发存管理程序、现场仓库和露天堆放场地的管理办法等。

1.1.2采办分包商的工作原则

采办分包商将本着竭诚为业主服务的思想，以业主的利益为出发点，格控制采购工程所需产品的质量，保证满足业主的技术要求；确保在采购过程中的安全；保证满足工程进度的需要；选择合格的供应商，保证提供的产品满足业主的要求；积极支持和协助业主的免税和退税工作，为业主节约资金，最大限度的维护和保证业主的利益。

1.1.3采办分包商的工作策略

根据中俄原油管道漠河-段工程和物资采办供应管理工作的需要，采办分包商按照精干高效，职责明确的原则设置，并在工程PC项目部的领导下，根据项目部的总体部署和施工计划，对工程所需物资（包括业主提供物资）的采办、催交、检验、运输、清关、储存、调拨、结算、核销等工作统一安排、统一协调、统一管理。其主要职责包括：

（1）负责物资供需计划的编制和供应进度计划的编制；

（2）负责物资采购资金使用计划编制及资金控制管理；

（3）采办分包商设物资采购招标办公室，负责大宗、关键物资供货厂商询价、资格预审、招标文件的编制发售、招标会议组织、技术和商务谈判、合同签订以及物资采办招标的日常管理工作；

（4）负责工程建设物资的质量监控信息反馈工作；

（5）负责PC非招标物资的竞争性询价、采购工作；

（6）负责工程物资抵达中转站后的物资保管工作及物资现场管理和办理物资供应的收发交接手续等工作；业主应为免税和退税工作提供各种相应的文件支持；

（7）负责物资供应有关管理、组织、协调等工作；

（8）负责组织供货厂商的售后服务和现场调试工作；

（9）负责物资核销和剩余物资的回收工作；

（10）负责物资采购竣工资料的编制、管理、归档工作；

（11）负责编写物资采购完工报告。

1.2. 组织机构

1.2.1采办分包商的组织机构

1.2.2关键岗位职责

（1）采办经理

采办经理由PC项目经理批准、任命。采办经理在PC项目经理领导下，负责采购及其相关的全面工作。

（2）综合计划及管理

根据工程物资材料汇总表编制物资采购计划。进行市场调查及询价，编制采购资金使用计划。根据施工工期的安排，编制采购进度计划。对采购计划、采购进度计划进行管理和调整。掌握采购合同的执行情况。编写采购工作报告。

（3）采办工程师

接受材料请购文件，包括：请购单、数据表、采购说明书、询价图纸等。根据请购文件编制商务询价文件，包括：询价函、报价须知、订货合同的基本条件、运输、包装要求等。确定询价厂商，负责询价、报价工作。组织报价评审，组织召开厂商协调会。确定供货厂商，发出订单，签订订货合同。

（4）督办（催交）工程师

负责编制督办（催交）计划，及时了解供货厂商的生产进度，督促供货厂商按合同规定的交货进度组织生产、运输，保证按期交货。负责编制采购状态报告和定单状态报告。

（5）管理与统计管理员

参与采办所签订的物资采购合同的评审工作，负责合同的审查和盖章。建立物资采购合同台帐，对采购合同进行归档管理。定期了解合同执行情况，编制和按规定报送合同执行进度报表和物资收、发、存报表。参与对其他竣工资料的收集、整理及存档。

（6）文控管理员

负责采办所涉及的所有文件资料的接收和传递工作，对接收和传递的资料进行编

号、登记，以及整理、归档工作。

（7）质量、HSE管理员

负责采办的质量、HSE管理，熟悉并认真执行有关质量和HSE管理文件；遵纪守法；努力作好本职工作，实现本工程的质量和HSE目标；按质量和HSE管理文件要求填写各种记录；接受有关培训；执行相关规定，接受各相关对项目部的质量和HSE管理运行情况进行检查监督。

（8）现场调度

负责物资到达的接收工作，做好到货记录，安全、及时组织装、卸车，指挥现场作业，发现问题及时处理并向有关部门汇报。统筹安排物资装卸、倒运、堆码工作，按规定存放货物。组织物资发放，配合保管员现场监装，做到24h保生产。每天做好调度记录，各种资料齐全、准确、规。

（9）仓库管理员（保管员）

仓库管理要认真执行物资工作法令、法规和EPC项目部制定的采购文件，保证本工程建设的物资需要，做好物资的接收、保管与发放工作。运用科学的保管保养办法建立各种标识和记录，使所收物资记录清楚、标识正确、码放有序、资料存档合理；所管物资不腐、不损、不丢；所发物资手续正确、数量准确、时间准时、记录清楚、可追溯性完整。运用现代化的管理手段和操作规程，提高工作效率和管理水平，确保物资完好供应到位。最大限度的提高相关的满意程度和降低事故的发生。

1.3采购程序

1.3.1采购工作依据

（1）业主批准或确认的设计材料表、图纸及资料。

（2）业主批准或认可的采购计划和采购进度计划。

（3）业主确认的更改计划。

（4）业主或采办监督部门审核批准的临时采购批准单。

1.3.2采购申请和审批

（1）编制采购申请

根据采办计划和项目进度，采办部应准备每份订单的采购申请。设计规、相应的数据表和工程请购单等文件得到业主批准后由设计部返回给采办部。工程请购单包括日期，产品名称、设计规、参考规图纸、供货商数据要求、材料清单、备件要求等。接到工程请购单文件后，采办部立即准备采购申请。

①采购申请容

A.业主批准的技术规格

B.商务要求

C.设备材料清单

D.业主批准的ER文件

E.邀请投标商清单

F.询价函

②采购申请格式

采购申请封面应包含项目名称，承包商名称和地址，采办经理和PC项目经理的签字。

③检验技术规格书和数据表

采办部应该检验设计部门提交的技术规格书和数据表，并格按照业主已经批准的技术规格书和数据表进行采购活动。