公司文书管理规定
公司文书权限管理制度
第一章总则第一条为规范公司文书管理工作，确保公司内部信息流转的顺畅和保密性，提高工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有文书的管理，包括各类文件、报告、通知、请示、批复等。
第三条公司文书权限管理制度遵循以下原则：（一）分级管理：根据文书的机密程度和重要性，对文书进行分级管理，明确各层级权限；（二）责任到人：明确文书管理责任人，确保文书管理的责任落实；（三）保密原则：严格遵守国家保密法规，确保公司内部信息的安全；（四）高效原则：提高文书处理效率，确保文书及时传达、反馈。
第二章文书权限划分第四条文书权限分为以下级别：（一）公司级：公司总经理及董事会成员拥有公司级文书的审批、签发权限；（二）部门级：各部门负责人拥有本部门文书的审批、签发权限；（三）员工级：员工拥有本岗位职责范围内的文书处理权限。
第五条文书审批流程：（一）公司级文书：由总经理或董事会成员审批、签发；（二）部门级文书：由部门负责人审批、签发；（三）员工级文书：由员工按照职责范围自行处理。
第三章文书管理职责第六条文书管理部门职责：（一）制定和修订公司文书管理制度；（二）对各部门文书管理工作进行监督和指导；（三）负责公司内部文书的归档、保管和借阅；（四）负责公司外部文书的接收、分发和处理。
第七条各部门职责：（一）严格按照文书管理制度执行文书管理工作；（二）对收到的文书进行分类、登记，并按权限进行审批、签发；（三）及时传达、反馈公司内部文书；（四）做好本部门文书的归档、保管和借阅工作。
第八条员工职责：（一）按照职责范围处理文书；（二）确保文书内容准确无误；（三）保守公司秘密，不得泄露公司内部信息。
第四章文书保密第九条文书保密要求：（一）公司内部文书不得随意公开，未经授权不得对外提供；（二）对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文书，应采取加密、封存等措施；（三）员工离职时，应将所持有公司文书交回公司，不得带走或泄露。
第五章附则第十条本制度由公司办公室负责解释。
文书管理制度（5篇）
文书管理制度第一章总则第一条为确保文书事务正常顺利进行，促进与提高____管理工作的效率，特制定本制度。
第二条所谓“文书”是指日常工作上往来的公文、报告、会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、财务预算、财务决算等一切的公文和用书。
第三条文书的收发、领取与寄送，原则上由院长办公室负责。
其他部门的文书管理，也应参照本制度。
第二章文件的收发和催办第四条对文件、信凼的处理，必须做到及时、准确、安全、保密。
凡属上级机关、兄弟单位发来的文件及学院的文件或信凼，均由学院机要员统一签收、登记、传递、催办或承办。
第五条文件登记后，机要秘书应即编号登记并在文件首页加盖收文印件，粘贴“文件批阅单”，由院办主任根据文件内容和性质签送院领导批阅。
为避免文件、电报积压，延误工作，一般应在当天批阅完，紧急文件要速阅速办。
第六条学院外出开会人员带回的文件及资料统一由机要秘书登记，按文件的要求进行传阅不得个人保存。
第七条为加速文件流传，提高工作效率，机要员一般应在当天或第二天将文件送至院领导和承办部门，承办部门接到文函件、电报后应立即指定专人办理。
如关系到二个以上业务部门，按批示次序依次传递，最迟不超过二天(特殊情况除外)。
如经办需备查的，主办部门经办人员要征得院长办公室同意后予以复印和摘抄，原件应及时周转归档。
第八条各部门要指定专人负责收交、保管文件并负有催办、督促、保密、检查的责任，各部门承办的文件均需在文件批阅单上签注承办意见和结果，承办人要签注姓名及年、月、日，以示负责并备查考。
第九条机要员对文件负有催办检查督促的责任，承办部门对学院统一编号的文件要及时处理、归档，不得分散或自行保存，所有附件不得抽存，以防丢失。
第三章文件的借阅和清退第十条各部门有关人员因工作关系需借阅、查阅文件，需经本部门领导签字同意，有密级的文件，需经院长办公室处长同意后方可借阅。
第十一条借阅文件应严守登记、签收手续，遵守借阅时间，按期归还，以免影响文件的使用和保管。
文书管理规定
一、文印室管理规定第一条公司的文件,有打印必要时方予打印;内部递传的简单请示报告或其他不需打印的文件,一般不予打印;第二条公司发文,需由起草人定稿抄正,经有批准发文权的领导签字同意后方准打印;一般文件的打印、复印、传真,须经所在部门负责人签字同意后才予办理；部门经理不在时,可经总裁办公室主任同意后办理;第三条私人资料,不得在公司打印、复印或用公司传真机递送,以免影响公司的正常工作;第四条文印室工作人员应认真做好本职工作,按时完成任务;对收到的文件资料,应及时给有关部门、人员送发,或及时通知有关人员到文印室来拿取回,不得延误;第五条文印室人员应树立严格的保密观念,不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人,不得截留任何文件;第六条文印室对送来打印、复印、传真的文件资料,应做好登记,并在月终作统计核算;属业务部门的,由各部门承担费用；属行政、管理部门的,统一归列行政开支;第七条文印室工作人员初次违反上述规定的,给予批评或处50元以上罚款,屡教不改或给公司造成不良的社会影响或较大经济损失的,处50元以上罚款直至辞退;三、文件收发规定一公司的文件由办公室负责起草和审核,公司总经理签发；党支部的文件由办公室负责起草和审核,党支部书记签发；公司本部各部门的文件由各部门负责起草办公室审核,总经理签发;二文件签发后,送办公室统一安排打字,打印后送回起草部门校对,校对无误方能复印、盖章;三文件和原稿,由办公室分类归档,保存备查;四属于秘密的文件,核稿人应该注明“秘密”字样,并确定报送范围;秘密文件按保密规定,由专人印制、报送;五文件统一由办公室负责发送;送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,并向文件签发人报告报送结果;秘密文件和由专人按核定的范围报送;六外来的文件由办公室专人负责签收,并分类登记;由办公室主任提出处理意见后,签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门,不得积压迟误,属急件的,应在接件后即时报送;七传阅文件由办公室专人负责收回,对领导指示的文件,办公室应及时组织传达和落实;四、企业报刊、邮件、函电收发制度一全厂公私报刊、外来邮件、外发公启、函电由厂收发室负责收发;二外发函、电要求;1.各部门因公需外发函、电,经办人员应于每天下午××点以前将函件、电报底稿送到收发室,另填写挂号、平信、电报外发登记表;2.每天下午××点以前,厂收发室应将当月外发函、电清点,累计送交邮局寄发;三外来邮件管理1.外来邮件一律经厂收发室签收分发;2.凡挂号、纸包、包裹单、汇款单、货运单等由收发室通知收件人到收发室当面签收;3.一般公启函、电和厂内职工私人信件,由收发室开具清单分放到各单位信报箱内;4.私人不明平信一律放到信架信袋内,由个人自取;5.不论公私邮件收发室应随到随清,及时分发,不得丢失损坏,搁置延误,对国外来函应检封口、邮戳,如发现拆封或邮票被撕应拒绝签收,并向邮局反映,查明原由;6.凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人,在收发室通知发出后,应随即到收发室领取邮单,并及时去邮局取款取件;超期罚款,收发室概不负责;四报刊订购与收发;1.报刊订购;1订购时间：上半年、下半年2订购手续：不论单位和个人,均需先到收发室查阅报刊目录,再将需要订购的报刊代号、名称、出版日期、单价、订购份数、期数填写清楚交收发员核对算价,确认无误后,当面缴款开票;公费订购报刊由收发员持订单到财务部门办理付款托收手续;归口管理报刊公费订购的单位除按上述要求填写预订单外,尚须填写报刊分发清单,详细写明各种报刊分发到哪些单位或领导;2.报刊收发;1收发员每天对邮局送来的报刊应对照邮局分送清单分类清点,发现有差错应及时登记并要求补缺退余;2收发员收到邮局送来的报刊后应及时分发,不得耽搁延误;收发员清点分发报刊时间为××小时,任何人不得进入收发室;3每天分发到各单位信报箱的报刊应随附分发清单;4各单位应固定专人按时领取报刊和公启函电;领取时,要对照分发清单清点检实签名,发现差错,应当面向收发员提出增补退换要求,并进行差错登记;当面未提出,则视为分发无差错;五收发员应坚守工作岗位,节假日、星期日应有人值班,休星期日应采取换休形式;六收发室内外应经常保持整齐清洁;七收发室由××部门负责管理,其工作质量由××部门进行检查、考核,并承担责任;五、企业打字、油印工作制度第一条凡以厂部或党委名义上报下发的文件、报表工作计划、总结、请示、报告、简报、纪要通知、通报、通告、信函、规章制度、宣传教育材料、任免决定、表彰或处理决定,以及厂领导批准翻印的文件、材料均属打印范围;第二条由归口部门负责拟订、编写的带有全局性指导意义的全厂性的月季生产、工作计划和一个时期全厂性的工作安排以及重要专题会议的纪要等,也应安排打印;第三条不需上报的各部门的工作计划,临时性工作安排,非全厂性活动讲课提纲,非上报的一般表格、一般技术资料和便函都不属打印的范围;第四条凡需打印的文件、资料应将其底稿首页附上“发文单”经主管部门负责人审查同意并经××审核修改、统一编号,有关部门会签,分管厂领导签发,方能交付打印;第五条打字员接稿后,应认真检查文件签发手续是否完备,书写是否工整,是否符合文件归档要求等,对发文手续不全、书写不符合要求的文件,打字员有权拒绝打印;第六条打字室要建立打字登记簿,对各类文件材料按规定内容和要求统一登记;并根据厂办安排的轻重缓急次序,进行打字;打字时要做到快速、准确、排版合理美观、用力均匀;第七条打字员要严格遵守保密制度,不得将打字的内容向外泄露,与工作无关人员不得进入打字室、油印室;第八条打字员要爱护打字、油印设备和物品,按规定做好维护保养工作和物品领用登记费用统计工作;第九条文稿打完后,打字员要把原稿和打字清样交给两办秘书或拟稿人校对;校对者校完后应在原稿上签字,以示负责;第十条凡是以党委、厂部名义上报下发的文件材料见第一条范围分别由两办或拟稿人负责校对,由厂办打字室负责油印、装订,达到字迹清晰、版面清洁、装订整齐;由两办机要员上报下发;以部门名义下发的生产工作计划安排,专题会议纪要,由归口部门负责校对,油印、发送;第十一条两办秘书对文件的差错情况,要进行登记考核;第十二条油印文件要严格按照审批份数印刷,油印者不得私自增加份数或私自留存,油印底板和废页,余页应及时销毁;六、文书管理规则□总则第一条目的为使文书管理制度化,以增进文书处理之品质及效率,特订定本规则;第二条范围本规则所称文书管理,指总管理处各部、室、中心或各公司含事业部、业务执行部门与外界来往的文书包括电报及关系企业含公司内容各部门间来往文书包含签呈,自收发文至归档全部过程之办理与控制;□承办部门第三条总收发部门总公司各部门与外界来往文书的收发由总管理处总务部门统一办理,各公司工厂所在地的总收发由其所属总务部门办理;总收发部门负责文书之收受及发送;第四条管理部门一总管理处各部、室、中心及各公司以公司名义与外界来、往的文书,以各公司总经理室或管理处为管理部门；营业、采购、工务、资料、法律、服务、训练等业务部门的文书,得以各该业务部门的最高主管部门为管理部门;二各公司工厂所在地与外界来往属地区性文书,以其所在地之经理室或管理处或总务部门为管理部门;三关系企业各公司、部门间来往文书原则上以厂、处、部、室以上部门为管理部门;四管理部门应指定人员负责来往文书的核稿及收发、拆封、登记、分文、稽催、校对、监印、档案管理等事宜；文书未按规定处理者,管理部门不得受理;第五条□行文第六条行文类别一函：发布规章或临时性规定及对机关团体、公司行号、私人或关系企业各公司间及公司内各部门间行文使用;二公告：就主管业务向公众或特定对象宣布时使用;三便函：关系企业各公司、部门间或公司内各部门间业务接洽时使用;四签呈：下级对上级有所请示或报告时使用;五电报：业务处理须以电报行文时使用;六表格式公文：政府机关规定之表格式公文及公司人事令等,可依实际需要印为固定格式使用;七其他：1.司法文书依据司法部门规定程序实施；诉讼文书,依政府有关部门诉讼审议委员会规定程序实施;2.会议纪录及例行表报等的发送不必行文;第七条行文名义、署名及印信借用一对关系企业外机构行文的名义、署名及用印规定如下：1.以公司名义由董事长署名盖董事长职章：属政策性或影响公司重大权益的行文;2.以公司名义由总经理署名盖总经理职章：对政府各部、会、局、署及其所属一级、二级机构或省政府、市政府及其所属一级机构等之行文;3.以公司名义由总经理署名、盖总经理职衔签字章;①对省政府、市政府所属二级机构等的行文;②对当地市、县政府及其所属一级机构的行文;③对税务、金融机关的行文;④总管理处各部、室、中心代表各公司对外的行文但本款第六项另有规定者从其规定;4.以公司名义,由经理署名、盖经理职衔签字章;对本款第二项所列以外的公家机构或公民营企业、法人团体的行文;营业、资料、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对客户、厂商之行文;5.以部门名义,由厂处长署名盖厂处长职衔签字章;营业、资材、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对客户、厂商的行文;6.以部门名义盖部门章：①采购部门对厂商的行文;②人事、服务、训练、法律等部门于经办业务之权责范围内对公民营事业、民间机构或个人的行文;7.应依本款第四项的名义、署名及用印规定行文而该行文单位无经理者,得盖用公司公章行文;8.因环境特殊或事实需要,须另行规定行文名义、署名及印信使用者,应专案签送总管理处总经理室转呈董事长或总经理核准;二关系企业各部门间应以部门名义行文,并依下列规定签署、用印：1.正式行文者,以公司名义由总经理或事业部经理署名盖职衔签字章为之；以业务接洽便函行文者,由经办部门主管及经办人署名,盖用部门章;2.总管理处各部、室、中心对各公司行文的油印函件,盖用部门章;3.工务、资材、会计、总务等服务部门对其他部门的行文盖部门章;4.厂、处以上部门主管对其直辖部门行文以部门主管之职衔签字章签署;三公告、人事通知单、聘任书、奖状、契约及依法令或特定业务如进出口、税务、关税、劳保、投标等,须加盖公司或业务专用章的文件,均应盖章,并视业务需要依规定加盖董事长或总经理之职衔签字章或职章或加盖于其权限或授权范围内的部门主管签字章或私章;四特定签署人及印信的文件从其规定;五需以对等身份的签署人名义复文者,应斟酌实情处理;第八条行文的判行权限一以董事长署名行文者,应送总管理处总经理室转呈董事长判行;二以总经理署名行文者,除总管理处各部室、中心代表各公司对外行文得由经理主任判行者外,应送各公司总经理室转呈总经理判行;三以事业部经理署名行文者、应送经理室转呈经理判行;四以部门名义由厂处长署名行文者,应由部门主管判行;五以部门名义行文者,应由部门主管判行;六以公司名义盖用公司公章行文者,应由经理级人员判行;七因专案业务需要,如进出口、税务、关税、劳保、投标等使用公司名义,须盖用董事长或总经理之业务专用章者,行文时应经各该业务部门主管于授权之范围内经核准后始得为之;八固定格式文书,应由署名的主管于原稿判行后,授权业务主办部门主管依式行文;□文书处理程式Ⅰ.通则第九条文书分类一机密类：具有专利性、独特技术性的资料及特定列管的业务机密文件,应依本规定第八章规定办理;二A类：凡关系重大,足以影响公司权益的文书,应呈总经理核阅后始得分文办理;三B类：一般文书及经常性业务往来文书;四C类：一般通知或参考性的函件无须呈判者,仅登记分文直接交经办部门处理后归档;五其他类：与公司业务无直接关系之表报、宣传或印刷函件,无需收文、登记,可直接送有关部门参阅;第十条收发文登记单一第一联为收发文登记单,收发人员按流水号码顺序装订存查;二第二联为催办单,于送经办部门签收文件后,收发人员收回,按处理期限或待复日期之先后次序整理,按日核对催办;三第三联为主管催办单,经办部门主管于交办文件后留存,按处理期限或待复日期之先后整理,以备随时稽催督导用;四第四联为经办人员存查联,于文件办妥后按结案、未结案分类存查;五第五联为核查联,于文件办妥时随文归档,如系代行或授权判行的文件,由收发人员转送主管核阅后归档;第十一条收发文字号的制定管理一对外行文的字号1.公司：X1X2X3总字第○○○○号;X1X2为公司简称；X3为地区别,不需分地区者省略；○○○○为公司收发文流水号;2.事业部含直属部门：X1X2X3X4字第○○○○号X4为事业部或直属部门代字,由各公司总经理室制定管理;3.营业部门：由各公司总经理室制定;二对关系企业行文的字号1.由各公司总经理室统一制定管理;2.总管理处各部、室、中心由总管理处总经理室统一制定管理;三收发文编号1.由文书管理部门按年份依流水号码一文一号编列;“业务接洽便函”另行编定,亦采流水号码一文一号编列;2.复文以收文号码为发文号码,如有二号以上来文并案处理,以最后的收文号码为发文号码;3.主动发文号码与一般收复文号码采取同一编号顺序;Ⅱ.与外界来往文件第十二条收文一登记、分文来文由收发人员拆封后,于“收发文登记单”登记收文编号、收文日期、来文者、来文字号、来文日期、附件及摘要后,送分文人员依其性质判定文书类别、经办部门,再由收发人员分发;二文件的分送收发人员分发文件,应留存“收发文登记单”第一联,依收文编号之流水号码装订之;其余第二、三、四、五联连同来文以“分文专用卷宗”送交经办部门主管核定“要”“否”答复及处理期限,记入“收发文登记单”第二、三、四、五联,第二联于当天签收后,夹放于“分文专用卷宗”退还收发人员,由收发人员按处理期限的日期先后予以整理为文件催办之用;三文件交办经办部门主管将文件批交办理时,应将经办人姓名记入“收发文登记单”第三、四、五联,留存第三联按处理日期之先后整理稽催督导,第四、五联连同文件交经办人办理;四文件处理1.经办人办理文件时,应将拟办或复文拟搞签呈主管判行;2.经办人应将处理经过、结果或复文摘要记录于“收发文登记单”第四、五联记要联记要栏如不敷使用时,得以“文书签办单”补充,签办单随同“收发文登记单”第五联流程处理,并填记预定保存期限及销案或待复日期后连同来文复文时需附复文稿经呈判后打字、校对再转送文书管理部门收发人员;经办部门主管于文件判行后,将“收发文登记单”第三联抽出销案;3.收发人员收到办妥的来文及“收发文登记单”第四、五联时：①如无需复文者,依其类别编定档号填记于第四、五联将档号及销案日期转记第一联,抽出原留存的第二联销案,并将第五联同文件归档,将第四联退还经办人;②如需复文者,将复文及复文搞送请监印人员用印后,复文封发投邮；来文、复文稿、复文底本则依其类别编写档号填记于第四、五联后,第五联连同来文、复文稿、复文底本归档,并抽出原留存的第二联销案如需待复者,则将第二联依待复日期的先后整理以备稽催,再将第四联退还经办人;经办部门如业务需要,可以复文底本留存;4.来文附件如属现金、支票、汇票或其他有价证券等,经办部门经办人于接到来文时,应即缴交出纳部门签收不应随文传递;第十三条主动发文一拟稿、登记经办人以公文稿笺拟妥文稿,检附“收发文登记单”一式五联,填写受文者、类别、经办部门、内容摘要、附件、经办人姓名、预定保存年限及销案或待复期限等栏,呈部门主管会核稿人员经判行,送收发人员编号,转打字、校对后,送交文书管理部门收发人员;二发文处理收发人员收到发文文件、原稿“收发文登记单”一式五联,即将发文文件及原稿送请监印人员用印;文件封发投邮后,登记单第一联依收发文编号的流水号装订；无须待复文件,第二、三联即予销案,如须待复者,第二联由收发人员暂存,第三联送经办部门主管,均依待复日期的先后整理以备稽催；第四、五联连同发文原稿及底本依其类别编写档号,将档号及销案日期填记于第一联后,第四联交还经办人存查,第五联连同发文原稿、底本归档;第十四条外界复文的处理收发人员及文书经办部门收到外界复文,除按收文程序处理外,收发人员应抽出原发文的第二联销案,将销案日期转记原发文的第一联,并将收文日期及字号转记于原发文后归档的第五联,经办部门接到复文时,主管应抽出原发文的第三联销案,经办人应于原发文的第四联填记收文日期及字号;Ⅲ.关系企业来往文件第十五条行文方式一正式以公文用纸或油印函件行文者,依本章的规定处理;一般性的规定、通知、公告等函件无需复文时,发文部门仍办理发文手续,受文部门则依下列方式处理：1.主管部门对其直辖部门行文时,受文部门免办收文手续;2.总管理处各部、室、中心及各公司相互行文,由受文公司总经理室或部、室、中心文书管理部门办理收文,其转交所属部门时,所属部门免办收文手续;3.受文部门依前二项的规定免办收文者仍应处理呈核后依收文日期先后顺序归档;二以“业务接洽便函”行文者,依第十六条规定办理;三各类文书的行文,应就组织层级需要数量一次印发,避免逐级转文重印延误时效;第十六条业务接洽便函之处理一发文经办人发文时,应将接洽内容列记于“业务接洽便函”第一联,并填记文书类别、受文者、待复期限、附件等各栏,呈请主管判行后另依式填写三联连同第一联呈主管主管签署,一并送收发人员编号并记载“收发文编号登记表”再送监印人员用印后,由收发人员将“业务接洽便函”第二、三、四联送交受文部门,第一联则依待复日期之先后整理以备稽催;二收文受文部门的收发人员收到“业务接洽便函”第二、三、四联,于便函上填记收文时间、编定收文号码并记载“收发文编号登记表”将便函第二、三、四联送呈部门主管批定经办人后,由收发人员将二、三联交由经办人承办,第四联经经办人签收后由收发人员按发文部门要求的待复日期先后整理,以备稽催;三复文经办人收到来文应于第三联拟具复文稿并填写销案或待复日期,及预定保存期限如需签办,则以“文书签办单”办理,签办单连同“业务接洽便函”第三联处理,经主管判行后,依式填写于第二联,一并呈主管签署再送由收发人员转请用印并抽出原暂存之第四联转记销案或待复日期,将第二联送交受文部门原发文部门,第三、四联编定档号填记于档号栏后；第三联依其类别归档；第四联依收文流水编号的顺序存查;如未结案,则第四联按待复日期先后整理以备稽催;四回文处理发文部门的收发人员收到复文部门送达的便函第二联时,于原暂存的第一联注记复文的收文时间；第二联转送经办人呈阅办妥并注明预定保存期限送收发人员抽出第一联销案,再一并编定档号填记于档号栏,第一联依发文流水编号的顺序装订存查,第二联依其类别存档,如未结案,第一联需加注复文部门要求的待复日期,并按此日期的先后整理以备稽催,再行复文时,则依发文程序办理;□文书处理方式第十七条文书结构一公告：以“主旨”“依据”“公告事项”三段式斟酌运用;二函、签呈：以“主旨”“说明”“办法”“请求、拟办或建议”三段式斟酌运用;三业务接洽便函：以公文三段式或以条例方式逐点叙述;四采用语体文以达到“简、浅、明、确”的要求,可用表格处理的尽量利用表格;第十八条信函处理一指名营业、工务、资材及采购人员收受的信函由信封上的记载可认为公务文书者,应视同公务文书拆封,如系私事,再予发还；未能办认为公务文书的信函,经其本人拆封后如系公务文书,应交收发人员依本规则处理;二指名经副理以上人员的信函,迳送其本人,如系公务文书,再交收发人员依本规则办理;第十九条签呈处理一经办人因特殊案件的处理,需签请主管核示时,以签呈用纸缮写一份行之,签呈经核决并依示办妥后应依类别归档;二经办人签拟后层呈主管核示,如需呈转经副理级以上主管核示者各公司经理室、总经理室以及总管理处各部、室、中心为呈总经理或董事长核示者则于厂处长部、室主管签示后,由厂处、部室收发人员登记于“签呈事务备查表”转呈经副理以上主管各公司经理室、总经理室及总管理处为总经理或董事长核示,于核示后由厂处部室收发人员转记“批示”情形,呈送厂处长部室主管核阅后,交由经办人依示办理,但与会办部门有关者应复印分送会办部门协同处理或备查;经办人办妥后,将签呈交由厂处、部室收发人员编定档号填记于签呈及“签呈事务备查表”后,签呈依其类别归档;签呈内容不宜为公众周知者,应指定专人专案签办;第二十条保管部门收到合约书正本应即贴足印花并予销印后与原稿一并归档;其他业务有关部门均以副本留存备用;。
公司公文管理规定范文3篇
公司公文管理规定范文3篇公司公文管理规定是提高公司的公文质量和办结效率,实现公文管理工作的规范化、制度化及标准化的重要实施措施。
下面是公司公文管理细则，欢迎参阅。
公司公文管理规定范文11.目的：为进一步加强公司的公文管理，严格公文处理程序，提高公文运转时效，明确公文承办要求，实施公文管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。
2.适用范围：本制度适用于集团总公司、子公司。
3.职责范围3.1集团总裁办3.1.1总裁办是公司公文处理的管理部门。
3.1.2负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作。
同时负责指导各部门和各子公司的文件处理工作。
3.1.3负责建立健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改。
负责本制度的实施。
3.2 集团其它各部门、子公司3.2.1不得以集团名义自行对外正式行文。
3.2.2负责按本制度规定执行4. 公文处理原则4.1公文处理原则4.1.1公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。
4.1.2公文处理应按照行文要求和公文处理规范进行，做到准确、及时、安全、保密。
5. 公文的种类：5.1公文的定义5.1.1公司公文是实施管理、处理公务的具有特定效力和规范格式的公务文书，是传达、发布指示、请示和答复问题，指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。
5.1.2常用的公文种类常用的公文种类有：决定、决议、意见、通知、通报、报告、请示、规定、函、会议纪要等。
(一)决定、决议：对重要事项重大行为做出安排，用“决定”;经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。
(二)意见：用于对组织工作重要问题提出见解和处理办法。
(三)通知：用于传达上级部门指示，要求下级部门办理和需要周知和共同执行的事项。
(四)通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。
(五)报告、请示：向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议用“报告”;向上级部门请示指示、批准用“请示”。
办公室公文管理规章制度
办公室公文管理规章制度第一章总则第一条为规范办公室公文管理，提高工作效率，保护机密信息，制定本规章。
第二条本规章适用于公司内各级办公室公文的处理与管理。
第三条办公室公文是指公司内部或者与外部单位之间传达重要信息、决策、命令的书面记录或文件。
第四条公文管理是指对公文的制发、收集、传递、存档、销毁等工作的管理。
第五条办公室公文管理应当遵循合法、准确、及时、保密的原则。
第六条全体员工应当严格遵守公文管理规章，认真履行自己的公文管理职责。
第七条公文管理工作由公司办公室负责，负责公司公文管理制度的建立和监督。
第二章公文的分类第八条公文根据内容和形式，分为内部公文、对外公文。
第九条内部公文是指公司内部单位之间传达信息、通知、通告等公文。
第十条对外公文是指公司与外部单位之间传达信息、通知、通告等公文。
第十一条公文根据紧急程度，分为紧急公文、普通公文。
第十二条紧急公文是指需在规定时间内处理或者回复的公文。
第十三条普通公文是指一般情况下的公文。
第十四条公文根据内容，分为文件、通知、函件、公报等。
第三章公文的制发第十五条公文的制发应当注重规范化、标准化，避免遗漏、错误。
第十六条制发公文应当明确主题、目的、发布日期、签发人等信息。
第十七条制发公文应当经过相关负责人审批，并盖章。
第十八条制发公文应当根据公文的不同性质，确定其传递方式和保密级别。
第十九条紧急公文应当优先处理，并通知相关人员及时回复或执行。
第二十条制发公文应当保存文件原件，并留有存档复印件。
第四章公文的传递第二十一条公文的传递应当明确传递对象、时间、方式，并及时进行。
第二十二条公文的传递应当避免遗漏、失误，确保公文信息的完整性。
第二十三条公文的传递方式可以通过邮件、传真、专递等多种方式。
第二十四条公文的传递应当注意保密，避免泄露公司机密信息。
第五章公文的存档第二十五条公文的存档应当按照规定流程进行，便于查阅、管理。
第二十六条公文的存档应当明确存档日期、存档地点、存档人员等信息。
XX公司公文管理制度
XX公司公文管理制度第一章总则第一条为规范公司公文管理工作，提高办公效率，保证公司公文的规范性、准确性和时效性，制定本制度。
第二条公司公文管理制度适用于公司内部各部门和员工，包括公司内部的各类公文、文件、函件等文书资料的管理。
第三条公司公文管理原则：公开、公正、公平、高效。
第二章公文的分类和编号第四条公司公文按照文件的内容和用途进行分类，主要包括通知、报告、计划、决定等。
第五条公司公文编号应当按照年度、部门和序号的原则进行编制，确保公文可以准确、快速地进行查阅和归档。
第六条公司公文按照重要性和紧急程度进行编号，以便及时处理重要文件。
第三章公文的起草和审批第七条公司公文的起草应当遵循公文的规范格式和语言，内容明确、简练、准确。
第八条公司公文的审批程序应当严格按照公司内部的规定进行，确保审批过程的公开、公正。
第九条公司公文的审批权限应当明确，相关部门负责人要按照规定的程序和权限进行审批。
第四章公文的传阅和签发第十条公司公文在传阅过程中，应当注意保密，确保公文的内容不被泄露。
第十一条公司公文在签发时，相关人员应当按照规定的程序进行签名、盖章，确保公文的真实性和合法性。
第五章公文的分发和归档第十二条公司公文在分发过程中，相关部门应当按照规定的程序进行分发，确保公文能够及时传达到相关人员。
第十三条公司公文在归档时，应当按照规定的分类和编号进行归档，确保公文能够方便查阅和管理。
第六章公文的保存和销毁第十四条公司公文的保存期限应当根据文件的重要性和用途进行确定，超过保存期限的公文应当及时进行销毁。
第十五条公司公文在销毁过程中，相关部门应当按照规定的程序进行销毁，确保公司公文的保密性和安全性。
第七章公文管理的监督和评估第十六条公司公文管理应当建立监督机制，定期对公司公文管理工作进行评估和考核。
第十七条公司应当建立不定期的内部审查机制，对公司公文管理工作进行全面检查，发现问题及时进行整改。
第八章附则第十八条对于公司公文管理中出现的争议，应当按照公司内部的规定进行解决，确保公文管理工作的顺利进行。
公司管理内部文书制度范本
公司管理内部文书制度范本第一条总则为加强公司内部文书管理，规范文书工作程序，提高文书工作效率，根据国家有关法律法规和公司章程，制定本制度。
第二条文书分类公司文书分为内部文书和外部文书。
内部文书包括公司内部通知、通报、报告、请示、批复、意见、函等；外部文书包括与外部单位、个人之间的合同、协议、函件等。
第三条文书撰写与审批1. 文书撰写（1）内部文书由各职能部门根据工作需要撰写。
（2）外部文书由业务部门根据业务需要撰写。
2. 文书审批（1）内部文书审批流程：草稿→ 部门负责人审核→ 总经理审批→ 发布。
（2）外部文书审批流程：草稿→ 部门负责人审核→ 总经理审批→ 法定代表人或授权人签署→ 发布。
第四条文书发布与传达1. 文书发布（1）内部文书通过公司内部网站、公告栏等方式发布。
（2）外部文书通过邮寄、电子邮件等方式发送给相关单位或个人。
2. 文书传达（1）内部文书由各部门负责人负责传达至本部门全体员工。
（2）外部文书由业务部门负责传达至相关业务人员。
第五条文书归档与保管1. 文书归档（1）内部文书归档范围：公司规章制度、会议记录、决策文件、合同协议、人事档案等。
（2）外部文书归档范围：与外部单位、个人之间的合同、协议、函件等。
2. 文书保管（1）归档文书应由专人负责保管，确保文书安全、完整。
（2）文书保管期限按照国家和公司相关规定执行。
第六条文书保密与销毁1. 文书保密（1）对公司涉及商业秘密、工作秘密的文书，应按照保密规定进行管理。
（2）不得泄露公司内部文书内容，违反规定的，依法追究责任。
2. 文书销毁（1）对超过保管期限、无保存价值的文书，应按照规定程序进行销毁。
（2）销毁文书时，应由专人负责，确保信息安全。
第七条监督检查1. 公司设立文书管理监督机构，对文书管理工作进行监督检查。
2. 各部门应加强对文书管理工作的自查自纠，确保文书工作规范化、制度化。
第八条附则1. 本制度自发布之日起实施。
2. 本制度的解释权归公司董事会。
文书管理制度(15篇)
文书管理制度（15篇）文书管理制度篇1(一) 文件管理制度第一条管理要点1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
2.文件管理的范围包括:上级下发的文件、各种公司制度文件、对外传真文件、政策指导性文件、各种合同文件。
3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规范，表达无歧义。
4.将所有文件按其属性和类别进行编号，按编号定期归档，并做好相应的文字记录以备参考。
第二条制度规范1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。
2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。
4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。
5.机密文件由行政人事部主管保管，一般文件由办公室人员分类管理，定期整理并制作相关报告，提交部门主管。
6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。
7、办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。
8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。
半年一小清，年终一大清。
9.根据归档时间和归档的必要性销毁文件，应报行政人事主管签字批准，并按文件管理制度办理。
第三条文件管理流程设计1、内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁3、借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁(二) 文书管理制度第一条管理要点1、为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证公司内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织管理工作的.效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。
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版本号： 4.0签发人：陈凯文书管理规定1文书管理规定关键控制点：1、发文必须有发文会签单。
2、不得以个人名义对外发文。
3、所有收发文必须交由指定人员处理。
4、为保证编号的统一性，收文后即请在\\server\company上的《收发文登记表》登记，并将系统自动生成的流水号注在文件右上角，然后才可以在各部门流转。
5、收发文必须在文件登记簿和计算机上同时登记，每周一由行政部指定人员备份上周电子文档并打印。
1.1文档类型部门文档：以部门名义签发与接收的文档。
公司文档：以公司名义签发与接收的文档。
1.2管理方法公司文档由行政部指定人员负责管理，各业务部门由指定人员负责管理（详见附件1.8.4人员分工表）。
公司所有文档除在部门存档外，还需交行政部存档（个别文档如仅有一份，可暂由各部门保管，行政部在《收发文登记表》备注栏上注明，各部门使用完毕后交行政部存档）。
1.3收文收文办理程序包括签收、编号、登记、分发、批办、传递、归档。
1.3.1公司文档收文处理a.收文：公司文档（包括传真）由行政部秘书统一接收。
直接发给个人的公司文档，个人接收以后应统一交行政部秘书处理。
b.编号、登记：公司文档由行政部秘书统一加盖收文专用章后登记填写《收发文登记表》，并在文件上注明系统自动生成的编号（详见1.5）。
如无法确认所属分项工程，可仅注明序列号，由收文部门补齐。
c.分发：公司文档经登记后，交由行政部经理签署拟办意见后，由行政部秘书放入相应的传阅文件夹送有关人员、部门批阅。
d.批办：公司领导及各相关部门应及时阅处文件并签字（签名并注明阅文日期），一个工作日后由行政部收回。
各有关部门对公司领导已批示的公文要及时处理，需将处理意见或结果标注于文上，并将原件退回行政部归档备案。
e.传递：根据阅批范围，由行政部负责送阅。
f.归档：各相关部门签署意见后，由行政部统一收回并存档。
1.3.2部门文档收文处理a.收文：部门文档由各部门指定人员统一接收。
直接发给个人的部门文档，个人接收以后应统一交指定人员处理。
b.编号、登记：部门文档由各部门指定人员统一填写《收发文登记表》，并在文件上注明系统自动生成的编号（详见1.5）。
c.分发：部门文档经登记后，交由部门经理签署拟办意见后，由指定人员放入相应的传阅文件夹送有关人员、部门批阅。
d.批办：各相关部门应及时阅看文件并签字（签名并注明阅文日期），一个工作日后由各部门指定人员收回。
各有关部门对公司领导已批示的公文要及时处理，将处理意见或结果标注于文上，并将原件退回指定人员归档备案。
e.传递：根据阅批范围，由指定人员负责送阅。
f.归档：各相关部门签署意见后，由指定人员统一收回并存档，所有收文必须另交一份给行政部指定人员存档。
1.4发文1.4.1发文程序拟稿、审核、会签、复核、编号、登记、打印、分发、立卷、归档。
a.拟稿、审核：所有文档，拟稿人拟稿后，需交部门负责人审核确定发文范围、印发份数和缓急程度并由部门负责人负责签发。
b.会签：⚫不需其他部门会签的，可由拟文部门负责人签署《发文会签单》（见附表一）或在文档上直接签字。
⚫不需其他部门会签，但需知会相关部门的，由拟文部门负责人签署《发文会签单》或在文档上直接签字后加注抄送部门名单。
⚫需其他部门会签的，由拟文部门负责人签署《发文会签单》后，交各相关部门签署意见。
c.复核：公司文档，交各部门会签后，由行政部复核后，呈总经理签发。
部门文档经会签后，部门经理负责签发，所有文档必须交行政部归档。
d.公司文档经总经理签署后，由行政部填写《收发文登记表》，进行编号（详见1.5）、登记、打印、分发并归档。
部门文档经部门经理负责签发，由指定人员填写《收发文登记表》，进行编号（详见 1.5）、登记、打印、分发并归档，同时交行政部指定人员存档。
1.5请示及签报a. 请示：凡不涉及合同流转但需要汇报领导批复的事务，均须由主办人汇报情况请示（请示范本见附件），经部门经理签发后交相关部门流转或上报公司领导批复；b. 会签：⚫不需其他部门会签，但需知会相关部门的，由汇报人在《请示》中注明抄送部门名单。
⚫需其他部门会签的，由汇报人在《请示》中注明需会签部门，并将相关资料及《签报单》交各相关部门签署意见。
相关会签部门应根据《签报单》中会签时间给予意见。
⚫不需其他部门会签的，可由汇报人直接将相关资料及《签报单》上报汇报对象。
c. 批复：⚫不需其他部门会签，公司领导就请示事宜直接批复意见。
⚫需其他部门会签的，相关会签部门签署意见后，公司领导批复意见。
1.6文档编号方式对外发文编号采用如下格式予以编号：A-B-C-DA表示项目：按项目名称分类，如：CRLANDSH表示上海公司，BS1表示上海滩花园项目一期；具体参见《收发文登记表》内置编号执行.B表示部门：采用一位字母数字代码：（A、B、C、……Z），具体参见《收发文登记表》内置编号执行。
C表示文档分项：号码采用两位字母数字代码，根据子目录内容不同进行分类，具体参见《收发文登记表》内置编号执行。
D由“流水号”表示。
流水号以四位数计如“0001、0002”等，此号为系统生成的大流水号(即序号)。
其他内容：日期、文件名称、收文发文等内容供查询、存档参考，不作为编号编写依据。
举例：上海滩一期项目设计部发的设计变更，为公司第20个收发文件，则编号为BS1-C-CK-0020上海滩二期项目市场部收广告公司发广告企划方案，是第一百个需要收编的文，编号为BS2-D-DC-01001.7合同编号方式合同编号采用用如下格式予以编号：A-B-CA表示项目：按项目名称分类，如：CRLANDSH表示上海公司，BS1表示上海滩花园项目一期；具体参见《合同登记表》内置编号执行.B表示主办部门：采用一位字母数字代码：（A、B、C、……Z），具体参见《合同登记表》内置编号执行。
C由“流水号”表示。
流水号以四位数计如“0001、0002”等，此号为系统生成的大流水号(即序号)。
其他内容：日期、合同名称、对方单位等内容供查询、存档参考，不作为编号编写依据。
举例：华润置地（上海）有限公司的房屋租赁，由人事行政部主办为公司第12个收发文件，则编号为CRLANDSH-A- 0012上海滩二期项目刊登广告合同，由市场部主办，是第300个需要收编的文，编号为BS2-D-03001.8规章制度及表单编号方式1.8.1按管理体系文件的层次对规章进行分类：a) 程序文件（包括质量手册、程序文件、制度）；b) 作业文件（包括细则、规章、工作流程、岗位职责等）；c）表单1.8.2规章制度文号：a) 程序文件以“QP-部门－编号”格式编写，具体参见《规章制度登记表》；b) 作业文件以“WI-部门－编号”格式编写，具体参见《规章制度登记表》；c）表单以“FM－部门－编号”格式编写，具体参见《规章制度登记表》；d）其他内容：文件名称、实施日期、废止日期等内容供编号、查询、存档参考，不作为编号编写依据；e）所有规章制度编号须由人事行政部统一编写登记，各部门按需要求人事行政部提供规章制度编号。
1.9公司文档命名方式公司电子文档命名一般应以“文件名称+时间”的方式命名，中间用“-”隔开，如有必要可在最后加版本号。
其中时间用“××××年××月××日”表示。
如：2003年10月20日市场部发的例会会议纪要：市场部例会会议纪要-2003.10.211.10文档备份每周一由行政部指定人员备份上周《收发文登记表》电子文档并打印上周文件清单存档。
1.11附件：公文种类及格式1.11.1常用的公文种类决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排。
通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
通知：适用于批转下级单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文；发布规章；传达要求下级办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；员工的职务任免和聘用。
通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关的询问，不得夹带请示事项。
请示：适用于向上级机关请求指示、批准，要求一文一事。
批复：适用于答复下级单位请示事项。
函：适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题。
会议纪要：适用于记载和传达会议情况的议定事项。
1.11.2公文格式及字体规则编号：五号宋体签发人：五号宋体标题：三号仿宋GB2312 居中称呼：四号黑体左齐正文：小四号宋体左齐行间距定义为最小值18磅, 并通过调整字间距, 尽量避免“此页无正文”和段落最后一个字另起一行，以保证页面充实、完整、美观。
正文中的结构层次序数为，第一层为“1”，第二层为“1.1”，第三层为“1.1.1”，第四层为“1.1.1.1”。
除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
附件：正文之后, 成文时间之前，注明顺序和名称。
发文单位及成文时间：小四号仿宋GB2312 左齐以领导签发日期为准印章：除会议纪要及部门文档外, 应加盖印章(需“骑年压月”)。
抄报、抄送：小四号仿宋GB2312 与正文齐用纸：公文用纸统一采用国际标准A4型(长297mm 、宽210mm)，左侧装订。
以公司名义发文，要采用公司信笺，并加盖相应印章。
1.11.3范本请示范本签报单范本会议纪要范本传真范本编号：[在此处键入编号]请示[在此处键入标题][在此处键入汇报对象名称]：[在此处键入内容]华润置地（上海）有限公司[在此处键入发文部门或人员名称]部门签发人：[在此处键入签发人姓名]二零零**年****月****日抄送：[在此处键入抄送人员及部门名称]会签：[在此处键入需要会签部门名称]签报单[在此处键入标题]时间：[在此处键入名称]地点：[在此处键入名称]参加人：[在此处键入名称]内容：[在此处键入内容]华润置地（上海）有限公司[在此处键入召集部门或人员名称]签发人：[在此处键入签发人姓名]记录并整理：[在此处键入记录人姓名]整理时间：[在此处键入整理时间]抄送：[在此处键入抄送人员及部门名称]××部每周例会纪要2003/**/**－2003/**/**时间：[在此处键入名称]地点：[在此处键入名称]参加人：[在此处键入名称]内容：华润置地（上海）有限公司[在此处键入召集部门或人员名称]签发人：[在此处键入签发人姓名]记录并整理：[在此处键入记录人姓名]整理时间：[在此处键入整理时间]抄送：[在此处键入抄送人员及部门名称][在此处键入标题][在此处键入名称]：[在此处键入内容]华润置地（上海）有限公司[在此处键入发文部门或人员名称]签发人：[在此处键入签发人姓名]二零零**年****月****日抄送：[在此处键入抄送人员及部门名称]。