物业管理档案的建立与管理
物业管理档案的建立与管理
物业管理档案的建立与管理随着社会经济的发展，城市化进程不断加快，各类房产不断涌现，物业管理也随之成为了城市发展中一个十分重要且必要的繁琐工作。
而物业管理档案的建立与管理，是物业管理的重要基础之一。
一、物业管理档案的建立1.建立物业管理档案的必要性物业管理是一个涉及到多个方面的工作，包括基础设施管理、安全管理、公共设施维护等多个方面。
建立物业管理档案可以方便物业管理人员快速获取到相关信息，并且查看历史数据，从而更好地完成各项管理任务。
同时，物业管理涉及到多个部门的合作，而物业管理档案可以将各部门之间的协作变得更加高效和无缝，真正做到资源共享，节省沟通成本。
2.建立物业管理档案的内容建立一个完整的物业管理档案需要包含以下几个部分：（1）公共设施维护记录（2）物业安全监管和巡查记录（3）物业费用收支情况（4）业主投诉处理记录（5）物业管理人员工资和奖金发放记录（6）物业维修记录（7）物业装修审批记录（8）物业设施资料和图纸记录以上内容是物业管理档案必不可少的部分，其他针对不同类型物业的档案内容也有所不同。
3.建立物业管理档案的编制方法（1）选择适合自己的管理软件随着科技的不断发展，越来越多的管理软件涌现在市场上，可选择性也不断提高。
物业管理人员应该根据实际情况，选择适合自己物业的管理软件。
（2）严格按照标准格式建立档案物业档案建立必须按照标准格式，包括文件封面、文件号、文件名称、机密等级、起草日期、签发日期、文件的起草单位和负责人等。
如此一来，不仅方便物业管理的使用，更有利于日后的文件存档。
二、物业管理档案的管理1.物业管理档案的存储物业管理档案是需要存储的，因此生产一个物业管理档案后，需要将其妥善存放。
不仅要确保存储环境的良好，而且还要防止文件遗失、损坏等问题。
2.物业管理档案的定期检查管理者在定期检查时，不但可以看到文件之间的关系，还可以发现档案存储的问题、意见和建议，以便进一步完善管理。
3.物业管理档案的更新针对现有档案的不足和缺陷，会根据实际情况进行文件更新。
物业档案管理和管理制度
物业档案管理和管理制度一、引言物业档案管理是指对物业管理过程中产生的各类文件、资料进行规范化、系统化的管理工作。
物业管理制度是指为了规范物业管理行为，保障物业管理工作的顺利进行而制定的一系列规章制度。
本文将详细介绍物业档案管理和管理制度的相关内容。
二、物业档案管理1. 档案分类根据物业管理的不同需求，将档案分为基础档案、业务档案和管理档案三类。
基础档案包括物业项目的基本信息、权属证明、建筑图纸等；业务档案包括物业管理合同、租赁合同、维修记录等；管理档案包括物业管理规章制度、会议记录、投诉处理记录等。
2. 档案存储建立统一的档案室，对档案进行分类、编号和归档。
采用电子化管理系统，将档案进行数字化存储，方便检索和管理。
同时，要确保档案的安全性和保密性，设置权限控制，限制档案的访问范围。
3. 档案整理与归档定期对档案进行整理和归档，确保档案的完整性和准确性。
制定档案整理和归档的流程，明确责任人和时间节点。
对于过期或无效的档案，及时进行淘汰和销毁，避免占用空间和资源。
4. 档案检索与利用建立档案检索系统，方便用户查询和利用档案信息。
制定档案借阅和归还的规定，确保档案的安全和完整。
同时，要加强档案利用的宣传和培训，提高员工对档案管理的重视和认识。
三、物业管理制度1. 建立管理制度体系制定物业管理制度体系，包括组织架构、岗位职责、工作流程等。
明确各级管理人员的职责和权限，确保管理工作的顺利进行。
制定制度执行的考核和奖惩机制，激励员工积极履行职责。
2. 物业服务规范制定物业服务规范，明确物业服务的内容和标准。
包括物业维修、保洁、安全等方面的规定。
建立服务投诉处理制度，及时解决业主的投诉和问题，提高物业服务质量。
3. 财务管理制度建立财务管理制度，包括收支管理、资金监管、财务报表等方面的规定。
确保物业费用的合理使用和透明度。
制定财务审计制度，定期对物业财务进行审计，确保财务的准确性和合规性。
4. 安全管理制度制定安全管理制度，包括消防安全、物业安全、人员安全等方面的规定。
物业管理服务档案管理方案
物业管理服务档案管理方案引言概述：物业管理服务档案管理是指对物业管理过程中产生的各类档案进行有效管理和利用的一项重要工作。
合理的档案管理方案可以提高物业管理效率，保障物业管理服务的质量和安全。
本文将从五个方面详细阐述物业管理服务档案管理方案。
一、建立档案管理制度1.1 制定档案管理规定：制定明确的档案管理规定，包括档案的分类、命名、存储、借阅等方面的要求，确保档案管理工作有章可循。
1.2 设立档案管理部门：成立专门的档案管理部门，负责档案的整理、归档、借阅等工作，确保档案管理的专业性和高效性。
1.3 培训档案管理人员：对档案管理人员进行培训，提高其档案管理的专业知识和技能，确保其能够胜任档案管理工作。
二、建立档案管理系统2.1 数字化档案管理：采用数字化技术对物业管理过程中产生的各类档案进行电子化存储和管理，提高档案的检索和利用效率。
2.2 建立档案数据库：建立物业管理服务档案数据库，按照档案的分类和属性进行组织和管理，方便档案的存储和检索。
2.3 建立档案管理平台：搭建档案管理平台，实现档案的在线借阅和查询，提高档案管理的便捷性和透明度。
三、加强档案保管和防灾措施3.1 设立档案保管室：建立专门的档案保管室，保证档案的安全、整洁和防火防潮。
3.2 定期备份档案数据：定期对档案数据库进行备份，确保档案数据的安全性和可靠性。
3.3 制定档案防灾措施：制定档案防灾措施，包括防火、防水、防震等方面的措施，确保档案的安全性和完整性。
四、规范档案利用和借阅4.1 制定档案利用规定：制定档案利用规定，明确档案借阅的条件、流程和权限，确保档案的合法利用和保密性。
4.2 建立档案利用登记制度：建立档案利用登记制度，记录档案的借阅情况，便于档案的追溯和管理。
4.3 提供档案查询服务：为物业管理人员和相关单位提供档案查询服务，提高档案利用的便捷性和效率。
五、定期档案审查和整理5.1 定期档案审查：定期对档案进行审查，剔除无效档案，确保档案的准确性和完整性。
物业管理档案的建立与管理
物业管理档案的建立与管理
物业管理档案的建立与管理
1. 简介
物业管理档案是物业公司或物业管理部门用于记录和管理物业
管理工作的文件集合。
建立和管理好物业管理档案对于提高物业管
理工作的效率和质量至关重要。
2. 物业管理档案的建立
2.1 归档原则
物业管理档案的建立需要遵循一定的归档原则，包括按照时间、地点、项目等分类归档，确保档案的有序和易查性。
2.2 归档内容
物业管理档案的内容包括但不限于以下几个方面：
物业权属证明文件
投资、建设和规划文件
客户合同和租赁协议
物业设备维护记录
日常巡视巡查报告
报修和投诉记录
安全和消防检查报告
突发事件处理报告
物业费收款记录
3. 物业管理档案的管理
3.1 档案存储
物业管理档案应统一存放于专门的档案室或档案柜中，确保档案的安全和完整性。
3.2 档案管理职责
物业管理公司或物业管理部门应指定专人负责档案管理工作，包括档案的整理、归类、索引、借阅和销毁等工作。
3.3 档案查询和调阅
任何人员需要查询或调阅物业管理档案时，应填写相关申请，并经过相关负责人的批准，确保档案的安全和保密。
3.4 档案备份
为了防止档案的丢失和损毁，物业管理部门应定期进行档案备份工作，确保档案的安全性和可持续性。
4. 结论
建立和管理好物业管理档案对于物业管理工作的高效和有序进行至关重要。
物业公司或物业管理部门应遵循归档原则，建立完善的物业管理档案系统，并加强档案管理和保护工作，以确保物业管理工作的顺利进行。
档案的建立与管理
档案的建立与管理档案资料是物业的重要组成部分，档案资料的建立与管理是物业管理工作的重要内容。
针对物业的实际情况，服务中心将特别设立档案柜，由管理员专职管理，建立完善的档案管理体系，使档案管理工作在物业的使用、维修、改造、扩建等方面发挥重要作用。
为此，我们将重点抓好以下几方面工作：1、完善建档流程，严格档案管理制度；2、明确建档内容，实行系统收集、集中管理；3、对使用率高的档案实行档案室、使用部门双档管理制。
4、对资料档案实行“双档”（即电脑档案、文本档案）管理。
5、推行现代化、系统化、科学化、多元化、规范化、经常化管理。
一、档案的建立建档流程：收集→整理→分类→编号→登记→输入电脑→入柜二、档案资料的分类将收集到的资料整理后分类，做到条理清晰、分类合理、便于查阅。
三、档案资料的管理1、档案室、使用部门双档管理制为避免档案的损坏、遗失，使重要档案能永久性保存，而又方便经常使用，对使用频率较高的档案实行档案室对重要原始档案进行严格管理，服务中心使用部门保存复印件的存档管理制度。
2、管理要求：（1）按照档案对湿度、温度和照明的要求，建立标准化的档案资料室，配备档案专业人员，实行系统管理；（2）采用多种形式的信息贮存方式，如电脑磁盘、录像带、胶卷图表等，并采用适当的保存方式；（3）贯彻国家保密法，确保档案在使用过程中安全，不丢失、不泄密；（4）坚持档案资料收集的系统化；（5）做到档案组卷分类科学化，档案组卷按内容分类，逐一编号、登记造成册、编辑目录，按工作部门分柜保存；（6）实行档案管理工作检查经常化，每季对档案文件的形式、积累、整理和归类要进行一次全面的检查；（7）档案移交、接收、查阅、借用、复印均需办理登记手续。
物业管理公司档案管理制度
物业管理公司档案管理制度标题：物业管理公司档案管理制度引言概述：物业管理公司作为管理多户物业的机构，其档案管理制度对于保障业主权益、提高工作效率至关重要。
本文将从档案管理的重要性、档案管理制度的建立、档案分类与整理、档案保密措施、档案管理的监督与评估等五个方面进行详细阐述。
一、档案管理的重要性1.1 保障业主权益：档案管理可以记录物业管理过程中的重要信息，确保业主权益不受侵犯。
1.2 提高工作效率：规范的档案管理制度可以提高工作效率，避免信息混乱和重复劳动。
1.3 法律合规：合理的档案管理可以确保物业管理公司在法律法规的框架下运作，避免违法行为。
二、档案管理制度的建立2.1 设立档案管理部门：物业管理公司应设立专门的档案管理部门负责档案管理工作。
2.2 制定档案管理规章制度：制定档案管理规章制度，明确档案管理的流程、责任人和权限。
2.3 培训员工：对员工进行档案管理培训，提高员工对档案管理的重视和专业水平。
三、档案分类与整理3.1 按照内容分类：将档案按照内容进行分类，如合同档案、维修档案、财务档案等。
3.2 按照时间分类：将档案按照时间顺序进行分类，方便查阅和管理。
3.3 定期整理：定期对档案进行整理和清理，保持档案的整洁和完整性。
四、档案保密措施4.1 设立权限管理制度：对档案的查阅和修改进行权限管理，确保档案的安全性。
4.2 数据加密：对电子档案进行加密处理，防止信息泄露。
4.3 定期备份：定期对档案进行备份，以防止档案丢失或损坏。
五、档案管理的监督与评估5.1 定期检查：定期对档案管理工作进行检查，确保档案管理制度的执行情况。
5.2 建立评估机制：建立档案管理的评估机制，对档案管理工作进行评估和改进。
5.3 及时反馈：对评估结果进行及时反馈，及时纠正存在的问题，提高档案管理效率和质量。
结语：物业管理公司档案管理制度的建立和执行对于提高公司管理水平和服务质量至关重要。
只有建立完善的档案管理制度，才能更好地保障业主权益，提高工作效率，确保公司的合法合规运作。
小区物业档案的创建与管理规定
小区物业档案的创建与管理规定
一、背景
为了规范小区物业档案的创建和管理，保障物业信息的安全和有效使用，制定以下规定。
二、档案创建
1. 小区管理办公室是小区物业档案的管理单位，负责物业档案的创建和维护工作。
2. 物业档案应当包括小区各种设施设备的资料、房屋拥有者信息及合同档案、小区规划设计图纸等相关资料。
3. 物业档案的创建应当遵循法律法规的规定，确保信息真实、完整、准确。
三、档案管理
1. 物业档案应当建立电子和纸质两个版本，并进行相互备份，确保信息不会因意外事件丢失。
2. 物业档案的管理人员应当严格遵守保密原则，对档案信息进行保密，并不得擅自将其透露给外部人员。
3. 物业档案的管理应当定期进行检查和整理，发现问题及时采取措施进行纠正。
4. 物业档案的使用应当符合相关规定，不得用于违法违规的行为。
四、信息共享与查询
1. 物业档案的信息应当向小区业主、业委会及相关政府部门提供，以促进信息的透明与共享。
2. 物业档案的查询应当便利、快速，业主和相关部门可以通过指定方式进行查询，并获得及时、准确的答复。
五、违约处理
对于未按照规定创建和管理物业档案，或者擅自泄露档案信息的单位及责任人员，将依法进行追责，承担相应的法律责任。
六、附则
1. 在物业档案的管理中，应当遵守国家、地方有关法律法规和政策的要求。
2. 物业档案的创建和管理应当符合信息保护和隐私保护的相关规定。
3. 本规定自发布之日起生效，并可根据需要进行修订。
以上为《小区物业档案的创建与管理规定》的内容，希望各相关部门和小区业主能共同遵守和落实，确保物业档案的有效管理和使用。
物业档案管理和管理制度
物业档案管理和管理制度一、背景介绍物业档案管理是指对物业管理活动中产生的各类档案文件进行规范、有效的管理和利用。
物业档案管理制度是为了保障物业档案管理工作的顺利进行而制定的一系列规章制度和操作流程。
二、档案管理目标1. 确保物业档案的完整性和准确性。
2. 提高物业档案的利用价值和服务效能。
3. 加强物业档案的保密性和安全性。
三、档案管理职责1. 物业公司档案管理部门负责全面管理物业档案，包括采集、整理、归档等工作。
2. 各部门配合档案管理部门，按照规定的流程和要求，及时提供相关档案资料。
3. 物业档案管理员负责具体的档案管理工作，包括档案的存储、检索、借阅等。
四、档案管理流程1. 档案采集：各部门按照规定的格式和要求，将产生的档案资料及时交给档案管理部门。
2. 档案整理：档案管理部门对采集到的档案资料进行分类、整理，并编制档案目录。
3. 档案归档：按照档案目录的要求，将整理好的档案资料进行归档，确保档案的有序存放。
4. 档案检索：各部门在需要查阅档案资料时，向档案管理部门提出申请，经过核实后，由档案管理员提供相应的档案资料。
5. 档案借阅：在特定情况下，需要借出档案资料的，必须填写借阅申请表，并经过相关部门的审批，由档案管理员进行借阅登记，并妥善保管借阅的档案资料。
6. 档案销毁：根据法律法规和档案管理规定，对于已经失去利用价值的档案资料，进行及时销毁，确保档案的安全性和保密性。
五、档案管理制度1. 档案编号制度：对于每一份档案资料，都应有惟一的编号，以方便档案的管理和检索。
2. 档案存储制度：档案应存放在专门的档案室或者档案柜中，按照文件类型、年份等进行分类存放，确保档案的安全性和完整性。
3. 档案借阅制度：档案借阅必须填写借阅申请表，并经过相关部门的审批，借阅期限普通不超过30天，逾期需重新申请。
4. 档案保密制度：对于涉及个人隐私和商业秘密的档案资料，必须加强保密措施，限制查阅和借阅权限。
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2、建立业主档案
业主档案包括哪些内容？ 业主档案的分类
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业主档案包括哪些内容？
业主姓名、年龄等 家庭成员情况 工作单位 联系电话、联系地址 收缴管理费情况 物业的使用和维修养护情况 源自： 源自：/海量资源免费下载 海量资源免费下载
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什么是产权备案？
• 答： • 由物业管理公司对每个产权人拥有的房地产产权 范围及比例进行备案登记
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为什么要进行产权备案？
为准确界定每个产权人拥有产权的范围和比例，维 护其合法权益，应建立产权备案制度 物业管理就是使产权人的权利得到保障，并承担应 承担的义务 物业中的公共设施和房屋公共部位，是多个产权人 共有财产，其维修养护费用应由共有人按产权比例 分担
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4、资料的收集
档案室 资料收集的两种方式
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档案室专人负责
物业管理企业应设立专门的档案室，由专人负责 管理 在资料收集时应保证内容丰富 渠道广泛 内容丰富及渠道广泛 内容丰富 收集来源按不同的标准有不同的分类 按时间顺序来收集 源自： 源自：/海量资源免费下载 海量资源免费下载 按物业管理参与者的各方面来收集
产权备案和权属登记的区别？
权属登记： 权属登记：是政府行政部门（深圳市规划与国土资源局） 的行业管理，包括土地使用权的出让、房地产开发、 房地产转让、房地产租赁，以及房地产抵押等等，目 的是为了保护产权人的权益，促进房地产市场公开化， 规范房地产市场行为，加强房地产行业的管理 产权备案： 产权备案：是物业管理中十分重要的一个管理环节，是 实施物业管理前必须做且要做好的一项工作
收集资料 分类存档
的
用户档案的建立 建立管理、 建立管理、使用制度
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人名索引
人名索引是揭示档案中所涉及的任务并指明其 档案出处的检索工具
人名索引一般由人名和档案两部分组成
借助人名索引可以查到记载某一人物的材料 源自： 源自：/海量资源免费下载 海量资源免费下载
归档管理
• 对业主和企业利益影响较大的档案应加以保存 • 档案管理人员应编制统一的档案分类说明书及档 档案分类说明书及档 案总目录，并按部门内容、部门、年度、保存期 案总目录 及保密程度的分类顺序进行组卷，逐一编号、登 记造册、编制目录、分柜保存 • 为保证档案的安全与完善，档案室 档案室应随时保持干 档案室 源自： 源自：/海量资源免费下载 海量资源免费下载
5、资料的整理和分类
资料整理要求 根据工作的内容整理和分类 根据文件、档案连贯性整理和分类
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资料整理要求：
• 收集到原始资料后，统一 由档案管理人员集中整理。
剔除作废和无效的记录，
然后按类别进行装订并整 源自： 源自：/海量资源免费下载 海量资源免费下载 理成册，做到条理清晰、
•பைடு நூலகம்
从地下到楼顶
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整理
• 整理的重点是去伪存真 去伪存真 • 留下物业管理有用的资料
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归档
• 归档 归档——指按照资料本身的内在规律进行科学地 分类与保存，可按每一建筑分类 每一建筑分类，也可按系统项 每一建筑分类 系统项 目分类 • 形式——在物业管理中可采用原始资料 计算机 原始资料与计算机 原始资料 档案管理双轨制，以确保储存方式的多元化 档案管理 • 尽可能将资料转化为计算机磁盘储存 计算机磁盘储存以便于查找 计算机磁盘储存 • 录象带、录音带、照片、表格、图片等多种形式 源自： 源自：/海量资源免费下载 海量资源免费下载 保存，使抽象的档案资料具体化、形象化
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业主档案的分类
组团按柜 每栋按位 每单元按盒 每户按册
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用户档案的建立
是通过收集、分类存档和建立管理、 是通过收集、分类存档和建立管理、使用制度完成
按文件、档案连贯性分类
• 实际工作中，文件资料、档案一般不作严格区分， 另外归档时可照顾到从文件到档案的连贯性，进 行分类（见表2-2-1）
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表2-2-1
• • • • • • 产权与工程技术资料 住（用）户档案 装修档案 维修资料 治安交通管理资料 设备设施管理资料（包括 消防） • • • • • • 绿化清洁资料 社会文化资料 员工管理资料 业主反馈 行政文件资料 业主管理委员会资 料
归档作用——“十清”
• • • • • 物业来源清 物业数量清 物业质量清 物业价值清 结构类型清 • • • • • 设备设施清 绿化苗木清 租金费用清 使用情况清 维修更新清
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使用
• 检索——计算机网络技术 • 审批——按档案的不同密级由相 关负责人批准后方可借阅 • 手续——借阅手续的办理（借、 还登记；检查完好程度；借阅时 间规定等） 源自： 源自：/海量资源免费下载 海量资源免费下载
二、物业档案的建立
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1、什么是物业档案资料？
• 答： • 指人们在物业的开发和管理活动中形成的，作为 原始记录保存起来以备查考的文字、图象、声音 以及其他各种方式和载体的文件
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三、物业档案的管理
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1、什么是物业档案的管理？
• 答： • 指物业公司在物业管理管理活动中，对物业的原 始记录进行收集、整理、鉴定、保管、统计、利 用，为物业管理提供客观依据和参考资料
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根据工作的内容整理和分类
• 办公室——上级文件、内部发文、计划总结…… • 工程部——工程图纸、设备档案、承包合同…… • 服务部——租赁合同、顾客投诉、业主档案…… • 财务部——各类帐册、发票存根、预算报告…… • 保安部——巡查记录、紧急事件、车辆档案…… 源自： 源自：/海量资源免费下载 海量资源免费下载
2、建立动态的物业档案资料管理机 制
• 由于物业档案资料管理具有动态性，因此必须建 立动态管理机制 • 凡是管理程序的各个环节，有关人员都要进行及 时性、经常性、完备性的动态记录
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3、物业档案资料的两个作用
• 凭证作用 • 参考作用
业主档案——基本资料部分示例
房号 业主姓名 家庭电话 工作单位 联系地址 家庭成员 车辆资料 特殊要求 姓名 车牌号码 服务时间 称谓 厂牌型号 民族习惯 性别 车身颜色 信仰 户型 证件号码 移动电话 建筑面积 国籍/ 国籍/户 籍 办公电话 职务 邮政编码 户籍 授权驾驶 忌讳 工作单位 出入证号 来访登记 管理费/ 管理费/ 月 民族 图文传真 电子信箱 入伙日期 职务 车位号 宠物登记 联系电话 其他 其他
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建立标准化的图、档、卡、册、表
• 图——指在实地查丈的基础上，对照1:500房地 —— 产分幅平面图，根据管理需要绘制的各类房屋 平面图 • 档——指在管理活动过程中形成的各种文字资 —— 料，由于其数量大、种类多，因此成为物业档 成为物业档 案的主要成分 • 卡——指根据管理工作需要而制作的目录卡、 ——
按时间顺序来收集
1. 设计规划阶段信息 2. 施工及验收阶段信息 3. 委托管理阶段信息 4. 招商阶段信息 5. 用户入户信息 6. 日常管理信息 源自： 源自：/海量资源免费下载 海量资源免费下载
按物业管理参与者的各方面来收集
在物业接管移交与开发商及设计单位、施工单位 积极合作，力争全面、准确地收集到工程建设产 权及工程技术资料等原始资料 在业主入伙，进行二次装修阶段收集业主、用户 资料 在日常管理中建立和收集房屋维修档案、设备运 源自： 源自：/海量资源免费下载 海量资源免费下载 行档案、投诉与回访记录等以及其他相关资料，
物业管理档案的建立与管理
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一、用户档案的建立
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1、产权备案
什么是产权备案？ 为什么要进行产权备案？ 产权备案与权属登记的区别？
保养卡等，特点：内容浓缩、检索方便 内容浓缩、 内容浓缩 源自： 源自：/海量资源免费下载 海量资源免费下载 • ——指为了提高管理效率而建立的房屋建筑 册——
进行科学的合理的分类存档
• 分类存档——按照档案资料本身内在的规律进行 科学的划分 • 一个有序的资料库是一个完整的树形图 树形图 • 归档要及时，分类要合理 • 档案的分类方法有很多：年度分类法、组织机构 年度分类法、 年度分类法 分类法、问题分类法、作者分类法、地区分类法、 分类法、问题分类法、作者分类法、地区分类法、 文件名称分类法等；一般采用两种以上的分类方 源自： 文件名称分类法 海量资源免费下载 源自：/海量资源免费下载
档案管理的注意事项
强调原始记录的重要性 数据准确、资料详实 不错不漏、帐实相符 妥善保管、查阅方便 保证档案资料的完整、准确、新鲜、安全 源自： 海量资源免费下载 源自：/海量资源免费下载
2、档案的建立的四个环节