采购及付款循环流程图
华西云采平台履约系统操作手册(需求方自采)V1.0介绍
四川华西集团有限公司华西云采平台履约系统使用说明（需求方自采订单）（版本：1.0）二零一七年三月目录第一章履约平台综述 (3)一、业务架构 (3)二、功能架构 (3)三、标准流程 (4)四、平台网址 (5)五、运行环境 (5)六、账号获得 (5)第二章月需求计划操作手册 (6)第三章订单管理操作手册 (10)第四章结算管理操作手册 (18)第一章履约平台综述为了贯彻落实国资委、集团公司关于提升采购管理水平的要求，促进采购管理的规范化、透明化、信息化，推动降本增效工作，集团本着“整体规划、分步实施”和“先易后难、从大后全”的推进原则，建立统一的信息化平台，实现采购交易业务活动的精细化、规范化、标准化管理。
真正在管理上、数据上和操作平台上做到高度集中，为集团长远发展发挥精准、及时的管控，同时也为下属单位的生命注入新的活力。
一、业务架构广义的采购概念包括了计划、交易、供应和支付几个环节，其中“交易(采购决策)”部分的管理可提升空间最大，同时标准化程度最高,是本次系统建设的重点目标。
二、功能架构华西云采平台履约系统，功能涵盖月需求计划，订单管理，结算管理，信用证管理等；系统功能交互流程图如下：履约系统分为平台门户、采购管理系统和供应商自助管理系统。
平台门户主要针对系统用户登录，企业外部人员了解招标公告、政策法规等相关信息，并且能够通过申请注册成为供应商用户。
履约系统的主要使用部门为各级采购单位，也包括与采购相关的其他职能部门。
采购管理系统进行授权应用，各单位和个人用户仅提供系统开展自身业务。
同时，用户主要包括人员可细分为：需求方（项目备货人员，订单管理员，验货人员，验货签字人员）；供应商（调度员，业务员，驾驶员）。
三、标准流程需求单位新建月需求计划，下达备货单。
供应商接收备货单后，需求单位建立订单并且下达订单，由供应商调度员接收订单后分配给业务人员，业务人员进行新增发货单以及选择驾驶员，发货后由需求单位验货人员验货，确认无误后由验货签字人员签字确认，发起付款。
标准成本法和实际成本法的成本差异处理方法
标准成本法和实际成本法的成本差异处理方法由于我国会计准则要求采用实际成本法进行存货的计量，所以在期末对标准成本法和实际成本法产生的成本差异进行处理，主要方法有两种：1、结转本期损益法按照这种方法，在会计期末将所有差异转入"利润"账户，或者先将差异转入"主营业务成本"账户，再随同已销产品的标准成本一起转至"利润"账户。
在成本差异数额不大时采用此种方法为宜。
2、调整销货成本与存货法按照这种方法，在会计期末将成本差异按比例分配至已销产品成本和存货成本。
采用这种方法的依据是税法和会计制度均要求以实际成本反映存货成本和销货成本。
本期发生的成本差异，应由存货和销货成本共同负担。
成本差异的处理方法选择要考虑许多因素，差异处理的方法要保持历史的一致性，以便使成本数据保持可比性，并防止信息使用人发生误解。
对存货的成本审计一般散落在内控测试和细节测试中。
对存货的内控测试主要包括采购与付款循环(purchase)以及生产和存货循环(costing)。
采购与付款循环主要包括以下流程：请购商品(劳务)è编制订购单è验收商品è储存商品è编制付款凭证è确认与记录负债è付款è记录先进、银行存款支出。
生产与存货循环流程主要由以下流程组成：计划和安排生产环节è发出原材料è生产产品è核算产品成本è储存产成品è发运产成品。
在执行内控测试时，审计人员一般需要与各环节部门人员进行沟通，根据企业的具体业务情况画出流程图/表(walk through)，标明每项流程的关键风险点和公司采取的相关控制。
指出该项控制的发生频率以及进行有效性测试的参考底稿编号(reference no.)。
审计人员在画出流程图/表之后还需要取得一套完整的佐证流程图的凭证资料，对于资料上的存货成本的具体数字，需要在备注中重新进行计算。
餐饮服务蓝图
图15-3 洗牙与一般的牙医治疗流程图(Fitzsimmons, 1997)
15-17
服务
低接触
中接触
高接触
读者 自修
推广服 看报 务
借阅图 影印资 参考馆 电话咨 参考咨 馆际合 数据库
书
料
藏利用 询
询
作
检索
读者服 务可见 线
普通阅 览室管 理
办理推 广活动
阅报室 管理
阅览流 通服务
书库管 理
期刊阅 览服务
注：读者与读者服务之间，是为馆员与顾客的互动线。读者服务又细分成两个小部分，是为(1)馆员的服 务提供活动，与(2)馆员的准备与后续作业活动，两者之间则以顾客可见线区隔之。读者服务与技术 服务之间，是为馆员与馆员的内部互动线。技术服务与管理之间，是为完成线。
图15-6 图书馆的服务蓝图巨视图
服务管理
管理完成线：后勤人员中技术服务与管理之 间 (一名内部线)
服务管理
15-12
加上若干注记
失误点——F：注意顾客抱怨与提升服务质量 的要点
顾客等候点——W：重视等候线管理。
员工决策点——D (通常以菱形方块表示)： 加快服务流程与排除无附加价值步骤的管理 重 点 。 (Stostack, 1992; KingmanBrundage, 1989)
图15-4 顾客租车服务循环图(Sasser, Olsen, Wyckoff, 1978)
服务管理
15-15
前台服务
订房
后台服务
信息系统
汽车╱司机
接机
接机安排
接待处
数据库存取
房间安排
引导入房 设备使用 餐厅用餐
游泳池 旅游景点 观赏电视
第三章 ERP的财务管理系统
会计科目设置
用友会计科目设置
总账的查询
总账查询功能
总账中的填制和审核记账凭证
转入生成的记账凭证
审核记账凭证
二、应付账模块
应付账款的业务循环主要涉及日常经营所产生的商品或 劳务的取得，是指企业向供货商购买和支付商品或劳务的活
动过程及相关数据处理。
应付账业务流程图
采购、应付及库存管理模块示例
统计报 表 工资卡 人力资源 工资 部门 管理
凭证
采购 部门 应 付 账 款 文 件
凭证 科 目 定 义 文 件
应收账 管理 付款 客 户
发票
销售 部门 应 收 账 款 文 件
银 行 对 账 单 文
财务报表文件
五、会计的日常工作及流程（补充回顾）
会计电算化以手工做账为基础
会计的日常工作主要是会计核算、会计监督、财 务计划与预算； 其业务流程如下：
第一节 ERP财务管理概述
关键词：
财务与会计的区别
会计的分类
财务管理（狭义和广义）
账务处理和业务处理 ERP中财务管理的模块
一、会计工作是经济工作的重要组成部分 现代会计学 财务会计（financial accounting）——外部 管理会计(management accounting)——内部 二、财务管理是对会计工作、活动的统称
ERP中FMIS和其他系统的关系
人力资源管 理系统 管理层 工资福 利信息 在线远程查询 内外部财务 报表生成 生产系统 销售/分销 系统 销售信息 客户关系管 理系统 服务工单 账单实收
库存管理
成本信息
财务管理信息系统
（FMIS）
知识管理信息
办公自动化信息
办公自动化/ 知识管理
项目部物资管理办法
项目部物资管理办法为了认真执行公司物资管理办法，加强和规范项目部物资的计划、采购供应、现场管理、领发使用、核算、统计、废旧回收等管理工作；降低工程成本，提高经济效益；确保施工生产顺利进行，结合本项目特点制定本办法。
一、管理权限和职责1、公司机电物资部为物资部门的业务主管部门，负责对项目部的物资管理部门进行业务指导。
2、项目经理部的工程部门负责向物资部门按月、季、年报送工程物资计划的需用数量、技术质量标准和进场时间，并配合做好限额发料工作。
试验部门负责进场工程物资的取样、送检、试验和报验工作。
3、项目经理部的物资部门负责项目部物资管理，其管理职责为：A、负责项目部物资的计划、采购供应、验收入库、领发、核算、统计、废旧回收等管理工作。
B、负责每月向公司报送材料动态报表和统计报表。
负责工地物资管理和协助做好工地安全文明施工工作。
C、负责体例材料采购计划,合理安排物资进场时间，确保工地物资供应。
D、严格执行公司目标成本管理和质量体系管理工作。
二、物资计划管理1、项目部的工程部门为物资计划编制的主管部门，负责物资计划编制的人员应根据工程图纸设计要求和施工计划安排，合理编制物资计划。
2、物资计划体例分为主材计划和辅材计划：A、主材：统统构成工程主体的材料包括：钢材、木材、水泥、商品混泥土及混泥土管、地材、石材等。
B、辅材：统统不进入工程主体的零星材料及二、三项料。
3、主材计划分月计划和季度计划；物资计划中应详细填写物资名称、规格型号、质量尺度或要求、数量、到场时间、利用工程部位等。
4、物资计划体例好后，应仔细核对，并由项目部司理、总工程师、主管工程师审核签字，确保计划准确无误。
5、体例物资计划时，应充分斟酌物资部门的采购时间、运输状况、资金安排、市场状况等因素；6、因物资计划与实践施工进度、设想图纸产生变革时，工程部门应及时通知物资部门，同时编制追加或变更物资计划，并报项目部相关领导批准；7、特殊情况下，因工程急需的物资，工程部门可以先口头通知物资部门进行采购（专指辅材），但仍需后补书面计划，原则上没有书面计划的材料不予采购；8、物资计划的报送时间：工程部门必须在每月25日前报送次月物资计划，以便物资部门编制采购计划和财务部门编制资金申请计划。
应用控制记录RAC
应用控制记录（RAC）
客户名称___________________________ 客户地址___________________________ 目录
1人工控制活动
1.0财务部门的职能
1.1销售与收款循环
1.2采购与付款循环
1.3生产与仓储循环
1.4薪资与人事循环
1.5投资与筹资循环
1.6资金管理循环
1.7资产管理循环
1.8期末结账与财务报告循环
2 内部控制风险评价和测试结论
1.0财务职能
与财务职能相关的因素可能会对部门完全或主要负责的流程或系统的控制风险的评估产生影响。
财务部门的组织结构和管理人员设置应与业务系统的复杂程度，规模和整体组织结构相适应。
在较大的企业，财务部门可能会根据不同的职责被分为几个方面。
（如，会计记录，成本会计，财产和现金管理），对每一方面需要分别进行考虑。
2.0内部控制风险评价和测试结论
9
备注：“初步选择”项填列控制风险高、中、低。
如果控制风险认定为高，则不需要进行控制测试。
10。
中石油PPT课件
评估计划
送到使用单位 是否有存货 是
否 否 合同/
开口合同
是
技术环境
发出订单
付款
收货
否 跟催
是 采购
• 上述流程图描述了电子采购的整个周期，阐述了完整的采购流程，即由战略采购 循环和在技术环境支持下的采购流程组成。采购流程是指一般订单操作流程。其 中是否签订合同/开口合同成为是否进行战略采购的判断依据。
低渗透油田开发技术 稠油开发技术
油气勘探 油气开发 油气开发 油气勘探 油气勘探 油气开发 油气开发
中国石油成员公司
LOGO
大事记与社会荣誉
LOGO 企业4P战略 Product
产品
Place
促销
Price
价格
Promotio n
渠道
企业主要产品
•炼制产 品主要有：
•汽油、煤油、 柴油、润滑 油、化工轻 油、燃料油、 溶剂油、石 蜡、沥青等。
实际用户与采购组织的合作和参与
培训和知识转移
交叉功能小组的合作
供应商不断的参与(战略联盟供应商)
LOGO
谢谢观赏
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关系并取得最大优势 考虑品质、弹性、能力及成本 存货时负债及资源流出 整合并求的供应链最佳化
商品行动小组的培训
应对商品行动小组成员有如下方面的培训，只有 当商品行动小组拥有这样能力时，才能真正发挥 商品行动小组的价值
– 战略采购流程
– 基础谈判能力
– 商机评估的发 现能力
供应商和市场分析
市场分析的最根本工作就是资料分析及收集，唯有透过追根究底的收集 相关信息才是谈判成功的制胜关键
转变促成
• 以最低的总成本获取 产品和服务 –需求预测 –订单安排 –订单接受 –订单支付
第五章 了解被审计单位的内部控制
在决策时人为判断可能出现错误和由于人为失误而
导致内部控制失效；
可能由于两个或更多的人员进行串通或管理层凌驾 于内部控制之上而被规避。
16
三、 内部控制的描述（P131-136）
（一）文字表述法
审计人员将所了解到的被审计单位业务的 授权、批准、执行、记录、保管等程序及其实 际执行情况用叙述性文字记录下来，以形成对 内部控制描述的一种方法。 优点:灵活；
调查项目 是 否 √ √ √ √ √ √ 在库存现 金未突破 规定限额 时，部分 小额零星 收入有坐 支现象 不适 合 备注
1、现金收支与记账的岗位是否分离 2、现金支票及现金收付款凭证是否由专人管理 3、现金支票和银行预留印签是否做到分管及签盖分工负责制 4、现金收付款凭证是否符合制单、复核、主管终审 5、是否有现金坐支的现象 6、现金收支是否有合理合法的依据
缺点:不便于抓住重点，不便于清楚地表达 复杂业务的内部控制。
材料采购内部控制文字说明书
A厂的材料采购由供应科负责。材料采购的发生有两种情况 （ 1 ）各车间填写请购单一式三联，第一联送材料供应科， 审核批准后据以复写订购单；第二联存根留车间备查；第三联 存供应科备查。 （ 2）仓库发现库存量达到订购点时填写订购单一式三联， 第一、三联存供应科备查；第二联存仓库准备收料。供应厂商 将材料发来时，直接由仓库根据对方寄来的发票、提货单和本 厂订购单核对验收数量、规格和质量，并填写收料单一式三联 。第一联由保管员据以登记材料卡片账和材料明细账，并留存 材料仓库；第二联送供应科通知材料已收到；第三联送财务科 据以登记才材料总账并付款。 审计员：李文 2010年2月14日
7、现金收入是否及时准确的入账
8、现金支出是否有核准手续并明确款项支付权限 9、现金是否做到日清月结，并建立和实行定期核对制度 10、有无现金收支业务的内部审计制度 11、企业是否根据不同的银行账号分别开设银行存款日记账 12、出纳和会计职责是否分离 13、银行存款日记账是否逐笔序时登记 14、企业除零星支付外的支出是否通过银行结算 15、对于重大的开支项目是否经过核准审批 16、是否严格控制和保管空白支票，签发支票的印章是否妥善保管 17、支票是否由出纳和有关主管人员共同签发
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