XX公司公文处理实施细则

XX有限公司

公文处理实施细则

第一章总则

第一条为规范XX有限公司（以下简称公司）公文规范化、制度化、科学化，根据《国家行政机关公文处理办法》、《湖北省国家行政机关公文处理实施细则》，结合我公司实际，特制定本实施细则。

第二条公司公文是本公司在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。

第三条公司综合管理部，是公司公文处理的管理机构，主管本公司的公文处理工作，并指导各项目公司的公文处理工作。公文由综合管理部统一收发、分办、传递、用印和归档。

第四条各部门、各项目公司应当有专人负责公文处理工作。

第五条本实施细则适用于公司及各项目公司的公文处理工作。

第六条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、保密。

第二章公文种类

第七条适应本公司的公文种类主要有：

(一) 决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排；奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级单位不适当的决定事项。

（二）通知

适用于批转下级单位的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。

（三）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

（四）报告

适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问。

（五）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（六）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（七）批复

适用于答复下级单位的请示事项。

（八）函

适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（九）会议纪要

适用于记载和传达会议情况和议定事项。

第八条本公司正式编号文件及适用范围：

（一）“XX党[xxxx]xx号”：以公司名义制发的文件，适用于向上级党支部请示、报告工作；部署公司党群工作；任免干部等，适用范围包括决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见等。

（二）“XX[xxxx]xx号”：以公司名义制发的文体，适用于向上级行政机关请示、报告重要事项;部署公司全局性工作；转发上级行政机关公文；批转项目公司请示、报告；制定和发布公司规章制度；设立或调整公司机构设置；表彰奖励及处罚公司员工的决定；与有关部门联合开展工作；其他需以公司名义印发的文件等。

（三）“XX函[xxxx]xx号”：以公司名义制发的重要平行文，适用于与其它不相隶属机关之间商洽工作、答复询问、征求意见、请求批准等事项。

（四）“XX办[xxxx]xx号”：以公司综合管理部名义制发的平行文、下行文，适用于传达贯彻公司的指示；向公司各部门和项目公司布置具体工作，通报有关事项；与有关部门协商具体工作；印发重要会议通知、会议文件及一般性规章制度等。

（五）“会议纪要”：包括党支部委员会、董事会、总经理办公会会议纪要和专题会议纪要，用于记载和传达有关会议精神和议定事项。

第三章公文格式

第九条公文一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送单位、正文、附件、印章、发文时间、抄送单位、附注等部分组成。除按上述要求外，公文首页上方留出三分之一左右的空白；在单位名称红头右下方、与编号平行的右侧，排印签发人姓名(本公司及联名、会签部门的负责同志)；“请示”文件应当注明联系人的姓名和电话(打印位置在主题词上方)；公文落款处(除会议纪要外)由报送单位加盖印章。

(一)公文标题。应当准确简要地概括公文的主要内容，一般由发文单位、事由、公文种类三部分构成；公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

(二)主抄送单位。主送单位是指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称。抄送单位是指除主送单位外，需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称。

(三)成文时间。一般公文一律以签发人签发日期为准；会签文件和联合发文，应以最后会签部门领导签发的日期为准。会议通过的文件，应注明通过日期。签发日期与实际印发时间一般不得超过3个工作日；遇有特殊情况，综合管理部应注明实际送印时间。

(四)公文编号。一般包括单位代字、年份、顺序号。几个单位的联合发文，主办单位名称应当排列在前，并只标明主办单位的公文编号。

(五)秘密等级。涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

(六)紧急程度。对急需办理的公文，应视紧急程度分别标明“特急”、“急件”；电报则分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。紧急公文须由签发领导审定。凡特急电报及标有“特急件”的文件，从核稿、审批、发文登记、校对、印刷到分发、送递，都应按时限要求，急速处理。

(七)附件。公文如有附件，要在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。

(八)公文落款。除联合下发的公文，落款处必须署名发文单位名称并加盖印章外，其他公文落款处不再署名发文单位名称，只加盖主办单位的印章。

(九)文件加盖印章要规范，位置要压盖年月日。

(十)公文用纸。公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm)。公司党支部发文用“中共XX有限公司支部委员文件”字头专用纸；公司发文用“XX有限公司文件”字头专用纸；公司发函用“XX有限公司”字头便函纸；综合管理部发文用“XX有限公司文件”字头专用纸。

第四章行文规则

第十条应当逐级行文，一般不得越级行文，特别是不能越级请示和报告。对越级向公司请示和报告问题的文，除

因情况特别紧急外，原则上不予受理，并告其按行政隶属逐级向上请示和报告。

第十一条请示性公文应当一文一事，只写一件事和一个主送单位。需同时送其它单位的，应用抄送形式，但不能抄送下属单位。“报告”不得夹带请示事项。

第十二条除公司领导同志直接交办的事项和必须直接报送的绝密事项外，不得以公司的名义向公司领导同志报送公文。特殊情况，需写给公司领导同志个人的公文，可以便函形式发出(要编号、加盖部门的印章)，并在正文后面附领导批示的复印件。

第十三条与有关部门联合行文，必须对所涉及的事项取得一致意见，并由主办单位领导先签署意见，由主办单位编号、印发。

第十四条公司内设机构（各部门）除综合管理部外，不得向外制发政策性、规范性文件。

第五章发文办理

第十五条发文办理指以本公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第十六条草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。