公司档案管理规定及流程
公司档案整理流程
公司档案整理流程公司档案整理流程是指对公司内部的各种文件、合同、报表等各类档案进行分类、整理、归档和保管的过程。
一个高效的档案整理流程可以帮助公司提高工作效率、减少工作中的重复劳动和沟通成本，确保档案的准确性和安全性。
下面是一个针对公司档案整理的常规流程的简要说明。
1.明确整理范围和目标：在整理公司档案之前，首先需要明确整理的范围和目标。
这一步可以通过与有关部门的沟通和调研来完成。
确定整理的范围，例如整理一些特定部门或一些时间段的档案，并明确整理的目标，例如整理出一些特定类型的档案，或者按照特定的分类方式整理档案。
2.创建整理团队：根据公司档案的规模和需要，创建一个专门的整理团队。
团队成员应具备一定的档案管理和整理知识，积极性高，责任心强，并且能够有效地进行沟通和协作。
3.档案分类：根据整理范围和目标，将档案进行分类。
分类可以根据不同的维度进行，例如按照部门、时间、类型、重要性等方式进行分类。
分类的目的是为了让档案整理更加有序，方便日后的查找和管理。
5.档案编号：为了方便档案的管理和查找，可以为每个文件设定一个唯一的档案编号。
档案编号可以根据公司的具体情况和需要来进行设置，可以包括日期、部门、分类等信息。
6.档案归档：在文件整理和编号完成后，需要将档案归档到指定的位置。
归档的顺序和位置应该按照公司的规定进行，并且要保证归档的安全和完整性。
7.录入档案信息：将档案的相关信息录入到电子系统或档案数据库中。
这一步骤可以包括档案编号、名称、分类、存放位置等信息的录入。
录入信息可以帮助管理人员更好地查找和管理档案。
8.保管和维护：归档和信息录入完成后，需要对档案进行保管和维护。
保管档案时要注意环境和安全措施，避免火灾、水灾等损坏档案的风险。
定期进行档案的检查和维护，包括检查档案的完整性、档案记录的准确性和完整性，以及检查档案存储设施的安全性等。
9.定期清理和销毁：公司档案的积累会导致存储空间逐渐增加，为了节约空间和保护公司数据的安全，需要定期对档案进行清理和销毁。
公司档案管理规定及流程
公司档案管理规定及流程一、引言档案是企业管理中重要的组成部分，对于企业的发展与运营起着至关重要的作用。
因此，建立科学、规范的档案管理制度，确保档案的安全、完整和易于检索，对于提高企业管理效率和保护企业合法权益具有重要意义。
本文将详细介绍公司的档案管理规定及流程，包括档案的分类、管理、保管和利用等方面。
二、档案分类公司档案按照内容、形式和用途可以分为三类：行政档案、财务档案和生产档案。
1.行政档案：包括人事档案、合同档案、会议纪要档案、规章制度档案等。
2.财务档案：包括财务凭证、会计账簿、财务报表、纳税记录等。
3.生产档案：包括生产计划、生产报告、产品检验报告、产品质量保证档案等。
三、档案管理流程1.档案登记：新建档案需要进行档案登记，包括档案编号、名称、类别、挂接目录等信息的录入和档案封面的打印。
2.档案归档：对于不同类型的档案，按照一定的归档规则进行分类整理，然后装订成册，标明档案编号和归档日期。
3.档案存放：根据档案的分类和保管要求，将档案放置于专用的档案柜或架上，并制定存放位置标识。
4.档案借阅：对于需要借阅的档案，用户需要填写档案借阅申请表，并提供有效证件，经过审核后方可借阅。
借阅期限一般为不超过一个月。
5.档案归还：档案借阅期满或者使用完毕后，需要及时归还，并填写档案归还登记表，由负责档案管理的部门进行确认。
6.档案销毁：对于已经过期或者无效的档案，需要进行销毁。
销毁前需要进行备案，并由相关部门按照一定的程序进行销毁，同时填写销毁报告。
四、档案管理规定1.安全性要求：档案要保存在防火、防潮、防尘、防蛀等条件良好的环境中，并采取相应的防盗措施。
2.完整性要求：档案必须按照规定的归档规则进行整理，并严禁篡改、遗失或损坏。
3.可检索性要求：档案应该建立清晰的档案目录，并设置索引，方便用户快速查询所需信息。
4.保管责任人制度：每个档案室都应指定专职人员担任保管责任人，负责档案的保管、借阅和归还等工作。
公司档案管理制度及流程
公司档案管理制度及流程公司档案管理制度及流程一、制度概述公司档案管理制度是为规范公司档案的收集、整理、保存和运用等各项工作，促进公司管理工作的科学化、规范化和信息化，加强对公司资产的保护，确保档案管理工作的长期稳定和协调推进的重要规定，旨在提高公司的管理效率和服务水平。
二、适用范围适用于公司所有部门、各级领导和在职人员，在公司档案开发、管理和应用方面具有直接或间接责任的人员。
三、档案收集1、档案管理部门要根据公司的业务需求和管理要求，进行档案分类及收集。
2、各部门有必要为业务活动涉及到的各个方面及环节建立相应的文件，定期进行归类、转交，并配以相应的签字、盖章、日期等记录。
应注意：立卷日期、档号、工作人员签名及盖章，照片等必须清晰，不能模糊，表达要清晰。
3、每月工作结束后一定要进行档案收箱或完成存档工作，并及时移交给档案室。
4、对于公文、合同、发票、报告、备忘录等文件必须贴上安全绳或露红章。
5、电子格式档案一经发现，必须全部归档备份，后续工作必须进行注销或销毁。
原始文件只保留副本，并标记为已作废。
6、各类文件、资料、物品、图表等归档要求，应按照“分类、盒装、封装、标注、存放”的原则进行。
四、档案整理1、档案室负责对收集的文件开展整理工作，根据档案产生的时间、档案内容等因素进行分类。
2、档案部门应根据档案存放时间和清理周期，制定并执行档案整理计划，及时清理整理不合规的档案，进行摸底、筛选、销毁等工作，提高存放效率。
3、清理和整理时标注一级标签和二级标签，并制作库房台账，记录在册管理档案。
五、档案保管1、档案室应制定档案保管制度，确保档案的安全保管、保密和防火等方面的要求，在规定的保管时间内，保证档案的完整、准确和可靠。
2、档案库房划分为区域，每个区域有专人负责，禁止随意进入，保证保密性。
3、电子档案应采用备份方式进行存储，每天定时备份至指定的存储文件，确保数据安全性，保障档案长期保留。
4、管理人员应当做好档案的定期巡查工作，防止突发事件导致档案的损毁和遗失，保证档案按期整齐存放。
公司档案管理制度(优秀6篇)
公司档案管理制度（优秀6篇）在当今社会生活中，接触到制度的地方越来越多，制度一经订立颁布，就对某一岗位上的或从事某一项工作的人员有管束作用，是他们行动的准则和依据。
到底应如何拟定制度呢？以下内容是本店铺为您带来的6篇《公司档案管理制度》，希望能够给您供应一些帮忙。
公司档案管理制度篇一1、文件档案的管理:1.1文件档案紧要是指公司各种有价值的凭证信函，文字记录和业内资料等内容。
1.2公司各部门负责本部门归档文件材料的收集，保管，整理和立卷，并定期交档案室集中管理。
1.3归档的文件材料必需完整、精准、系统，文件书写和载体材料必需耐保管，文件材料整理符合规范。
1.4档案资料如因特别情况，需修改，复印，摘抄，涂改等，属绝密或机密文件的必需由总经理审批，属隐秘文件的必需由公司主管领导审批，各部门保密文件由各部门部长审批。
1.5归档的文件档案以打印方式或手写方式形成，手写方式必需使用钢笔或碳素笔。
1.6文件档案纸张的规格以a4纸为标准，特别类型的纸张经整理后达到210mm*297mm尺寸标准。
2、电子文档的管理:2.1收集、积累要求:■记录了紧要文件的紧要修改过程，有查考价值的电子文件应被保存。
当正式文件是纸质时，假如保管部门已开始向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保存，否则可依据实际条件或需要，确定是否保存。
■保管与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互保证精准、牢靠的标识关系。
■在'无纸化'计算机办公或事物系统中产生的电子文件，应实行更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。
同时必需随时备份，存储于光盘或移动硬盘类能够脱机保管的载体上，并对有存档价值的电子文件制作纸质拷贝件保存。
■用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
■用扫描仪等设备获得的图像电子文件，假如接受非标准压缩方法，则应将相关软件一并收集。
■用计算机辅佑襄助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时必需保证其对设备的倚靠性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
公司档案管理规定范文(4篇)
公司档案管理规定范文第一章总则第一条为了规范公司档案管理工作，加强档案保管和利用，保护公司利益和员工权益，制定本规定。
第二条公司档案管理工作必须依法、及时、准确、完整地组织实施，保障档案安全和档案信息的安全。
所有涉及公司运营和员工利益的档案必须按规定管理，禁止私自销毁、私自外借档案。
第三条公司档案管理包括档案的建立、保管、整理、检索、利用、销毁等各项工作。
各部门和岗位应当按职责分工，协同配合，共同完成档案管理工作。
第二章档案的建立和归档第四条公司档案按照归档责任人负责制原则，由各部门和岗位负责建档归档工作。
同时，设立档案管理部门，负责全公司档案的综合管理和监督。
第五条各部门和岗位应当根据工作需要，建立和及时归档相关档案。
档案建立时应当填写有关信息，包括档案题名、文件编号、归档责任人等。
第六条档案的归档负责人应当按照规定的分类和归属原则，对档案进行分类归档和整理。
同时，建立档案目录和检索工具，便于查找和利用。
第七条档案的归档负责人应当定期对归档文件进行鉴定评审和整理。
档案鉴定评审应当清楚标明文件的保存期限和处理方式。
第八条公司档案应当按照档案法规定的保存期限进行保管。
保管期满的档案应当按照规定的程序进行销毁或移交。
第三章档案的保管和安全第九条档案的保管应当确保档案安全，防止遗失、损毁或泄露。
档案保管地点应当避免潮湿、漏雨、日晒和火灾等因素。
第十条档案保管人员应当具备相应的人员素质和岗位技能，按照规定的程序和流程进行档案保管工作。
第十一条档案应当进行编号和标识，确保档案的唯一性和辨识度。
保管人员应当定期进行档案清点和检查，确保档案完整。
第十二条档案的借阅应当按照规定的程序进行，并记录借阅情况。
借阅人应当提供真实有效的借阅理由，承诺保密并按时归还档案。
第十三条档案的电子化管理应当符合国家有关要求，采取合理的防护措施，防止档案信息的泄露和篡改。
第四章档案的利用和查询第十四条公司档案应当按照规定程序进行利用，严禁私自拷贝、外传档案和私自利用档案信息。
最新公司档案管理制度细则 公司档案管理制度及流程【精彩5篇】
最新公司档案管理制度细则公司档案管理制度及流程【精彩5篇】（经典版）编制人：__________________审核人：__________________审批人：__________________编制单位：__________________编制时间：____年____月____日序言下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。
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《档案管理规定》
《档案管理规定》第一章总则第一条为加强档案管理，规范档案管理工作，更好地收集、保管和利用各类档案资料，为公司经营管理服务，制定本规定。
第二条本规定所称的档案是指公司在各项工作中形成的、具有查考利用价值的各种文字、统计报表、声像等不同形式的历史记录。
第三条档案工作是公司的一项基础工作，是维护公司合法权益、防范金融风险、记载历史真实面貌、保证各项工作正常运转的必要手段。
第四条公司档案管理实行“集中管理、分层保管”的原则。
公司设档案室，配专职档案管理员；各部室设置档案柜，配专兼职档案管理员。
第五条公司所有内设机构和全体员工都有保护档案的义务和责任。
第六条档案资料的收集、审核、修整、整理、移交、归档须列入有关人员岗位职责，部室负责人对档案工作负有领导责任。
档案工作落实情况须写入所有内设机构和全体员工的工作总结与工作安排并纳入公司绩效考核。
第二章公司档案管理第一节归档内容第七条归档内容凡是能够反映公司经营活动状况、具有查考利用价值的资料，均应移交公司档案室集中管理。
归档内容详见《公司归档文件一览表》（见附件一）。
公司档案室保管的一级门类档案分为文书档案、会计档案、业务档案、科技档案、声像档案、实物档案六类。
第二节归档时间第八条经办人员应随时将办理完毕的具有保存价值的档案资料移交给部室兼职档案员，并做好交接记录；公司档案管理员每周五集中接收各部室档案管理员移交的归档资料，具体规定如下：（一）文书档案合同（协议）、贷款时效、判决书、调解书等重要文书，必须于公司用印后2日内移交公司档案室。
因合作方的原因，材料不能及时返回，最迟不得超过7个工作日归档，最迟时限以公司档案员工作时间内接收并签字确认为准。
特殊情况不能及时归档的，必须提交书面说明（样表见附件），由经办人、部室负责人、分管总裁、公司审批人签字，报给相关考核部门。
收发文、总裁办公会议记录（纪要）、专业委员会会议记录（纪要）等资料，秘书于次年3月31日前移交公司档案室。
公司档案保存管理制度规定
公司档案保存管理制度规定一、目的与范围制定本制度的目的，在于规范本公司的档案管理工作，确保档案资料的完整性、安全性、可用性和保密性。
本制度适用于公司所有部门及员工的档案保存和管理行为。
二、档案分类与归档要求1. 按照档案的性质和用途，将档案分为财务档案、人事档案、合同档案、技术档案等类别，并明确各类档案的归档时间、保存期限和责任人。
2. 每份档案应包含完整的内容，如相关文件、附件、审批记录等，并确保信息的真实性和准确性。
3. 归档的档案应清晰标注档案编号、名称、日期等信息，便于检索和使用。
三、档案保存与保密1. 根据档案的重要性和保密等级，采取相应的物理和技术措施保护档案安全，防止档案遗失、损坏或泄露。
2. 对于涉密档案，实行严格的访问控制和权限管理，仅限授权人员查阅和使用。
3. 定期对档案进行维护和检查，确保存储环境的适宜性，防止因环境因素导致的档案损害。
四、电子档案管理1. 电子档案应备份至少两份，一份用于日常使用，另一份作为备用存档，存放在不同的存储介质或地点。
2. 建立电子档案管理系统，实现档案的数字化、信息化管理，提高档案检索效率和利用率。
3. 定期更新防病毒软件，确保电子档案不受病毒侵害，同时对重要数据进行加密处理，增强数据安全性。
五、档案借阅与归还1. 制定档案借阅流程，任何借阅行为都需经过审批，并由专人负责登记备案。
2. 借阅者应当爱护档案资料，不得随意涂改、折叠或损坏，使用完毕后应及时归还。
3. 归还的档案需由管理员检查确认无损后，方可完成归还手续。
六、档案销毁与转移1. 对于已经过期或不再具有保存价值的档案，应按照国家相关法律法规和企业规定进行销毁。
2. 销毁档案前需进行登记备案，并有相关负责人审批。
3. 对于需要移交外部机构或长期存储的档案，应按照相关规定办理转移手续，并确保档案在转移过程中的安全。
七、监督与责任1. 公司设立专门的档案管理部门或指定专责人员，负责监督和检查档案保存管理制度的执行情况。
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公司档案管理规定及流
程
Company number：【WTUT-WT88Y-W8BBGB-BWYTT-19998】
公司文件档案管理制度及流程
一、目的
加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。
提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
二、适用范围
适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
三、术语和定义
1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活
动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电
脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。
四、职责
1、行政人事部：
1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；
2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；
3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；
4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；
5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；
6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。
2、其他各部门相关人员：
1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件；
3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归
档；
4）财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料；
3、各部门档案主管人员
1）负责部门档案的管理。
4、各部门负责人
1）负责对部门档案管理监督检查。
五、工作程序
1、档案资料的收集
1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。
2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政人事部移交。
a)归档范围及移交时间：每季度结束后次月10日前。
b)档案资料的标识
各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。
c)档案资料的日常管理：
⑴电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内。
⑵文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，
以便
检索利用。
⑶文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整
齐排
放在文件／档案柜中。
d)档案借阅
(1)借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。
借阅档案原件只限在公司内，
不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准；
⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必
须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；
⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；
⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、
摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；
e)档案销毁
⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部
门总经理批准，批准后方可销毁。
⑵执行销毁任务时，必须由行政人事部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁
目录上签字。
最后，把销毁目录和批准手续文件，一并存档永久保存。
2、档案管理细则
1）档案资料的归档范围
⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；
⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决
定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；
⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；
⑷公司领导的批示、指示等；
⑸重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议
简报、会议记录等；
⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；
⑺公司的各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；
⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；
⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳
动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；
⑽本公司发布的各类广告、宣传材料；
⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；
⑿外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；
⒀财务档案资料；
⒁各种实物档案；
⒂其他具有利用和保存价值的文件资料。
3、档案资料的归档要求
⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件
等必须齐全。
⑵一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存
档。
经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。
如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政人事部以影印本归档。
⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。
⑷子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。
⑸各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归
档，并保持其完好无损。
4、档案资料的归档时间
⑴即时归档
下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：
a)公司规定的密级文件；
b)重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；
c)合同、协议书等正本及过程资料；
d)公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；
e)其他认为需要即时归档的资料。
⑵定期归档
a)部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政人事部；
b)部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政人事部；
⑶电子声像档案的归档
a)重要电子声像档案应实时进行、随办随归。
b)一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。
c)每年3月底前必须向行政人事部移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政
人事部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。
5、档案交接
⑴部门内档案交接
部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门负
责人指定的接收人核实无误后签字，行政人事部见证。
6、档案移交公司的流程
a)经办部门检查文件或档案，编制移交清单；
b)行政人事部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核
对；
c)档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双
方各保存一份；
7、档案保管
⑴档案编号
a)档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原
则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
b)档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称
及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
c)档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之
用。
d)档案分类及编号的增补、修订等由行政人事部结合工作和部门要求，组织实施修
订。
任何部门和个人不得随意修改。
e)建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。
8、附则：本办法由公司行政人事部制定并负责解释。
六、相关记录
1、《文件（合同）管理记录目录》
2、《文件档案移交目录》
3、《档案移交清单表》
4、《档案借阅审批单》
5、《档案分类编号表》
6、《档案管理流程》
文件（合同）管理记录目录
记录编号: 日
移交目录
记录编号: 日
档案移交清单表
记录编号: 日
档案借阅审批单
记录编号: 日期：
卷宗号：目录号：部门：日期：
档案分类编号表LYJ+部门+类别+年份+编号文件。