4.2文件控制程序
COP4.2工作指令文件控制程序
4.1当需要制订工作指令文件时，由责任人员拟制，交由部门主管审核，经公司分管领导批准后执行，当文件需要跨部门执行时，可由公司分管领导批准执行。
4.2工作指令文件的格式不作统一，基本格式要求：题目、编号、拟制人、批准人、批
准／生效日期，内容要求切合实际，具有可操作性，文件应有版本控制标记。
4.3工作指令文件编号可按下列规定执行：4.3.1编号方法：
4.3.1工作指令文件编号方法
ＷＩ·××·××
文件顺序号（阿拉伯数字，位数不限）
部门代号
工作指令代号（Working Instruction的缩写）
如WI·QA表示QA监察部发行的工作指令文件。
未经同意不得复印
通用电子有限公司运作程序文件
编号：COP 4.2
第3页，共4页
4.3.2各部门代号：
通用电子有限公司运作程序文件
第A版
受控号：
1.目的
1.1本程序用于控制与公司质量管理有关的工作指令（简称WI）的编写、发放、修改和处理。
2.范围
2.1本程序适用于工作指令文件。工作指令文件包括但不限于检验计划、模具及设备检
验规程、设备操作规程等。
2.2技术工艺文件控制按COP4.3《技术文件和工艺文件控制程序》执行。
3.职责
3.1部门主管负责批准工作指令文件，并监督工作指令文件的实施。
4.7当工作指令文件需要修改时，由部门主管指定有关人员进行修改，并按原审批程序审批后发放。
4.8各部门文件管理人员发放经修改后的工作指令时，必须收回过时的工作指令文件，统一销毁或另行保存，负责二次发放的部门文件管理人员也要将过时文件收回，统一销毁或另行保存。
4.9根据需要，取消工作指令文件时，由部门主管指定有关人员在工作指令文件修改记录上作好取消记录，按原审批程序审批后取消，被取消正本保存一年，各部门文件管理人员（含二次发放）及时收回旧的工作指令文件，统一销毁或另行保存。
文件控制程序的基本要求
文件控制程序（文件名）审批信息：审批记录：6: 版权A I E I N质量所有，更多相关A I E I N质量了解正文：1目的对与公司质量管理体系有关的所有文件（含适当范围的相关外来文件）进行控制，以确保体系文件的编制、审核、批准按照既定的流程执行，同时确保各相关场所使用的文件均为有效版本，保证质量管理体系顺利实施。
2范围适用于本公司所有与质量管理体系相关的文件。
3职责3.1总经理负责批准发布质量手册、相关程序文件和外来文件。
3.2各部门负责相关文件的编制、审批、使用和保存。
3.3质管部负责与质量管理体系有关的所有文件的编号、标识、发放、修订、收回、销毁、存档等管理工作。
负责组织对现有质量管理体系文件的定期评审工作，负责文件的归口管理，其他部门配合。
4控制程序4.1文件分类4.1.1质量管理体系文件包括质量手册、程序文件、管理制度、表单等。
4.1.2本公司质量管理体系文件分为受控文件和非受控文件。
受控文件一律加盖红色“受控”印章。
4.1.3受控文件非经总经理授权，持有人不得对外展示、复印。
外借和复印均须到质管部办理签收手续。
6: 版权A I E I N质量所有，更多相关A I E I N质量了解4.2文件的编号4.2.1质量管理体系文件的编号4.2.1.1质量手册编号Q（质量）-XX(公司简称缩写)-SC（手册）-01E（环境职业健康安全）- XX(公司简称缩写)--SC（手册）-014.2.1.2 程序文件编号Q（质量）- XX(公司简称缩写)-CX（程序）-XXX（标准条款号,7.1,6.3等）-XX（序号，01,02,03...）E（环境职业健康安全）- XX(公司简称缩写)-CX（程序）-XXX（标准条款号,7.1,6.3等）-XX（序号，01,02,03...）注：条款号只取到点号后一位4.2.1.3管理制度编号Q（质量）-XX(公司简称缩写)-ZD（管理制度）-XXX（标准条款号,7.1,6.3等）-XX（序号，01,02,03...）E（环境职业健康安全）-XX(公司简称缩写)-ZD（管理制度）-XXX（标准条款号,7.1,6.3等）-XX（序号，01,02,03...）注：条款号只取到点号后一位4.2.1.4记录编号Q（质量）-XX(公司简称缩写)-JL（记录）-XXX（标准条款号,7.1,6.3等）-XX（序号，01,02,03...）6: 版权A I E I N质量所有，更多相关A I E I N质量了解E（环境职业健康安全）-XX(公司简称缩写)-JL（记录）-XXX（标准条款号,7.1,6.3等）-XX（序号，01,02,03...）注：条款号只取到点号后一位4.2.2外来文件编号4.2.2.1外来文件按下列定义分类a.外部质量管理体系方面的文件（包括法律法规、顾客合同等）成为外来文件，外来文件可按类别分为A、B、C...类，便于识别；4.2.2.2编号方法Q（质量）-XX(公司简称缩写)-WJ（文件）-A-XX（序号，01,02,03...）E（环境职业健康安全）-XX(公司简称缩写)-WJ（文件）-A-XX（序号，01,02,03...）4.3文件的编写4.3.1质管部组织管理文件及程序文件的编写、汇编和装订工作。
QPTS-4.2-01 - 文件控制管理程序
QP/TS-4.2-01 文件控制管理程序1 目的确保与质量管理体系有关的文件得到有效控制和各相关场所使用的文件为有效版本，并正确使用。
2 范围适用于公司各部门的文件和资料的控制，包括适当范围外来文件的控制，如：国家国际标准，法规及相关方提供的文件、图纸等。
3 职责3.1 质量部负责组织质量管理体系管理类文件的编写、评审、更改、发放、回收和归口管理。
3.2 技术部负责组织质量管理体系技术类文件的编写、评审、更改、发放、回收和归口管理。
3.3 各部门负责人对本部门编制文件的适用性进行审核。
并负责本部门文件的使用与管理。
3.4 总经理负责批准、发布质量手册。
3.5 管理者代表负责质量手册的审核、程序文件及作业文件的批准。
4 工作程序4.1 质量管理体系文件分类质量管理体系文件分为四个层次,即:a) 第一层次文件：质量手册，内容包括质量方针、质量目标及实施的过程等；b) 第二层次文件：程序文件，是描述质量管理过程方法的文件；是描述质量管理中各项重要的作业内容的输入、输出及横向接口的运作文件。
这一类的作业通常为跨部门的作业。
c) 第三层次文件：作业文件，是描述各职能部门内部的某项作业的具体步骤、细节的运作文件。
这一类的作业通常为单一部门性质的作业。
如技术类文件（含设计文件、工艺文件、检验文件）等。
d) 第四层次文件：记录，质量管理过程中所进行的记录/表格。
4.2 文件的编制与审批4.2.1 质量管理体系管理类文件4.2.1.1 质量手册由质量部编制，管理者代表审核，总经理批准。
4.2.1.2 程序文件和作业文件由质量部组织各职能部门编制，部门负责人审核，管理者代表批准。
4.2.1.3 质量记录按《质量记录管理程序》执行。
4.2.2 技术类文件由技术部负责编制，部门负责人审核，产品图纸和工艺通则由总经理批准，其他工艺文件由总经理或其授权人批准。
4.3 文件的编号4.3.1 质量管理体系文件的编号4.3.1.1 质量手册的编号QM/TS-SC—××××QM/TS：质量手册代号/TS16949， SC：公司代号，××××：文件发布年份（2010、…）4.3.1.2 程序文件的编号QP/TS-××—**QP/TS：程序文件代号/ TS16949，××：标准条款号，**：流水号（01、02、03、…）4.3.1.3 作业文件的编号WD/TS-××—**WD/TS：作业文件代号/ TS16949，××：标准条款号，**：流水号（01、02、03、…）4.3.1.4 技术类文件编号，按《技术文件编号规则》规定执行4.3.2 外来文件的编号采用原编号，无原编号的按收集顺序编号。
质量管理体系文件：文件控制程序
文件控制程序1 目的为使与质量管理体系和产品有关文件的编制、修改、发放、废止等进行有效控制，并确保使用现场均能得到最新有效的版本，防止误用失效或作废的文件。
特制定并执行本程序。
2 范围本程序适用于公司所有与产品和质量管理体系有关的内部文件和外部文件。
包括以纸张（含照片）、电子媒体（硬盘、光盘等）、标准样品等形式存在的文件。
3 职责3.1行政部负责组织编制公司管理制度、文件的归口管理。
3.2品质部负责编制质量手册、组织编制程序文件等质量管理体系文件及监督管理。
3.3各职能部门负责编制对应的程序文件、部门的管理制度、专业技术与业务文件。
4 管理程序4.1 文件的分类4.1.1按质量管理体系管理性文件层次分为：a）第一层次：质量手册。
b）第二层次：程序文件。
c）第三层次：各部门的相关管理制度、作业指导书和技术文件等。
d）第四层次：表单、记录。
4.1.2按文件的控制状态分为：a) 受控：对文件的使用、修改、作废、换版进行跟踪管理。
b)非受控：对文件不进行跟踪管理。
4.1.3 按文件的来源分为：内部和外来文件。
对重要的外来文件应按照受控文件进行控制。
4.2 文件的编写与审批4.2.1质量手册由分管质量副总经理组织品质部编制，管理者代表审核，总经理批准；4.2.2程序文件由品质部组织对应部门负责编制，分管领导审核，管理者代表或总经理批准；4.2.3各部门的相关管理制度由各职能部门负责人编写，分管领导校对及审核，管理者代表批准；4.2.4各部门的作业指导书、技术文件以及对应的表单、记录等由各部门人员编写，部门负责人校对及审核，分管领导批准；4.2.5对相关文件中已规定编制、审批人的质量记录按文件规定进行审批。
4.3 文件的编号4.3.1除技术、标准、工艺文件、图样和合同外的，所有与产品质量和质量管理体系有关文件的编号规定如下：1) 质量手册2) 程序文件JUST C □□-□□□□发布年号程序文件序号程序文件缩写公司名称3) 质量记录序号文件年份部门编码质量记录缩写公司名称4) 管理文件JUST GL □- □□□□- □□序号文件年份部门编码管理文件缩写公司名部门编码说明：a) 技术、标准、工艺文件、合同的编码按国家或行业标准执行；b) 质量管理体系文件类型采用字母缩写的方式，即质量手册：QM；程序文件：C；质量记录：QR；管理文件：GL；江西佳时特精密机械有限责任公司缩写为：JUST；c) 文件的版本采用数字A、B、C……方式，修改状态采用数字0、1、2……表示，文件的版次用于质量手册、程序文件、管理文件；质量记录不实行版次控制，当文件更改涉及记录时应同时对质量记录的格式进行同步更改或换版。
文件控制程序
1、目的对公司文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。
2、范围适用于与公司质量管理和HACCP体系（包括质量管理和HACCP体系）有关的文件控制。
3、职责3.1 总经理负责批准发布质量管理和HACCP体系手册和程序类文件。
3.2 管理者代表负责审核质量管理和HACCP体系程序文件。
3.3 各部门负责本部门发出文件的编制、审核、使用和保管。
3.4管理者代表负责组织对现有体系文件的定期评审。
3.5 各部门负责本部门与质量管理和HACCP体系有关的文件的收集、整理等。
3.6 人事行政部为文件的主责部门，负责公司文件的打印、发放、备案存档管理。
4、程序4.1 文件分类及保管4.1.1管理手册类文件，质量管理部组织编写，管理者代表审核，总经理批准后发布，人事行政部存档备案。
4.1.2程序文件，质量管理部组织，各责任部门编写，管理者代表审核，总经理批准，人事行政部存档备案；4.1.3 HACCP计划类文件，HACCP小组组织编写，组长审核，总经理批准发放HACCP小组，人事行政部存档备案。
4.1.4公司第三层质量管理和HACCP体系文件分为三类：4.1.4.1作业文件，作为各部门运行质量管理和HACCP体系的常用实施细则：包括工作标准(岗位任职要求和岗位职责等)；技术标准(国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等)；部门记录样表等。
由各相关部门自行保存并报行政部备案存档；4.1.4.2管理文件，如各种行政管理制度、外来文件，包括与质量管理和HACCP体系有关的政策、法规、标准文件等，由人事行政部负责分类、保存。
4.1.4.3其他文件：可以是针对特定产品、项目或合同编制的质量计划、设计输出文件或其他标准、规范等,由各部门负责分类、保存、使用。
4.2文件的编号4.2.1 质量管理和HACCP体系文件的编号a)手册：公司名称代号/版次。
例如：CJJT/QH，表示本公司管理手册。
b)程序文件：公司名称代号/CX-序号(编号)。
文件控制程序
1．目的本程序规定了文件编制、修订、审核、批准、发布、替换或撤销、复制、保管、销毁、使用的控制要求，为了保证质量体系运行的各个活动场所均使用相应文件的有效版本，并处于受控状态，确保质量体系正常运行。
2．适用范围本程序适用于公司质量体系运行中有关的所有文件，包括相应的外来文件。
3.职责3.1 质量部负责公司所有质量管理体系文件的归档管理；3.2技术开发部负责技术文件的管理和控制。
3.3各部门负责本部门形成支持性文件和记录的编制、审核，填写及日常归档保管工作。
4.工作程序4.1文件分类和保管4.1.1质量管理体系文件有质量手册、程序文件、质量控制文件（支持文件）、质量记录表单如质量计划等组成，其中质量控制文件（支持文件）包括各种管理规定、操作规程、技术文件（产品技术要求及相关标准、生产工艺规程、作业指导书、检验和试验操作规程、安装和服务操作规程等相关文件）等；4.1.2与质量管理体系有关的所有文件（含记录格式）均由质量部备份电子版并进行归档管理；4.1.3各部门负责受控发放文件及本部门完成质量记录的日常保管及归档管理；4.2文件编号4.2.1管理体系文件编码规则管理手册 XXX- QM-□文件发布年号质量体系代公司代号程序文件程序文件顺序号程序文件代号公司代号支持性文件 XXX-□□-□□文件顺序号部门代号（支持性文件）公司代号记录/表格XXXRD- □□-□□□注：顺序号由“01”开始；版本号由“A”开始；部门代号：部研发-KF 生产部-SC 质量部-ZL 采购部-CG 行政部-XZ 财务部-CW 销售部-XS 4.2.2文件的控制状态以各印章表示：受控文件非受控文件作废作废保留4.3文件的编写、审核、批准4.3.1质量手册由质量部组织各职能部门编写手册草案，管理者代表审核，总经理批准发布；4.3.2程序文件由各过程主责部门编制、修改，相关部门负责人会签，管理者代表批准。
4.3.3质量控制文件（支持文件）由负责该项工作的专业人员拟制，部门负责人审核，管理者代表批准。
编码规则-文件控制程序样版
1．目的对管理体系文件资料进行管理控制，确保有关场所使用有效文件。
2．适用范围适用于管理体系文件和技术文件的控制。
3．职责3．1人事行政部是管理文件的主管部门，负责文件的统一编目、打印、发放、监督本程序的执行。
3．2技术部负责工艺文件的编制、审批和修改。
并对其输出的工艺文件的完整性，有效性负责。
3．3质量部负责质量检验文件的编制、审批和修改。
并对其输出的技术文件的完整性，有效性负责。
3．3其它部门执行本程序，并负责主管文件的编写和执行。
4．控制程序4．1文件的分类和编号：4．1．1文件和资料的分类为：管理手册；程序文件；第三层次管理文件和技术文件；质量记录。
4．1．2文件和资料的编号为：a．管理手册xxxx”的拼音缩写b．程序文件xxxx有限公司”的拼音缩写c．第三层次管理文件或技术文件管理文件版本文件序号部门代码，具体参见下述说明管理规定文件代号“苏州xxxx有限公司”的拼音缩写技术文件版本文件序号技术指导文件类型，具体参见下述说明技术指导文件代号“苏州xxx有限公司”的拼音缩写说明：1. 第三层次文件分为管理文件和技术文件2. 管理文件向下按部门制定，部门代码如下：总经办—GM 人事行政—HR 财务部—FD 质量部—QA制造部—MD 技术部—TD 商务部—BD采购部—PD3. 技术文件向下按照技术类型分，技术文件类型代码如下：机加工艺—JJGY 装配工艺—ZPGY 包装工艺--BZGY 检验规范—JYGF 外来文件xxx有限公司”的拼音缩写质量记录版本和修改状态文件序号部门代码，具体参见下述说明记录代号“苏州xxx”的拼音缩写d．版本号和修改状态：注1：修改次数，0为原版，1、2、3…为修改次。
注2：版本号，用A、B、C（S、P除外）…，表示第一版、第二版、第三版……。
注3：文件修订后，首次发布版本号不变，当修改5次后，需要进行版本升级。
4．2文件的编写、审核、批准4．2．1管理手册由人事行政部协助管理者代表负责组织相关人员编制、审核，由总经理批准发布，程序文件由各部门负责人组织编制，主管审核，管理者代表批准，原稿由人事行政部归档保存。
QP4.2工作指令文件控制程序
编号：QP 4.2
程序文件
第3页，共3页
4.5工作指令文件的发放：
工作指令文件统一由QA监察部加盖红色“QA监察部受控”印后发放到责任部门，并将发放记录登记在《工作指令发放登记表》中，确保可追踪。
当有文件修改时，QA监察部在发放新文件的同时，将旧版本收回，作统一处理。
4.6工作指令文件的修改：
ＷＩ·××·××·××
文件顺序号（两位阿拉伯数字）
二级部门代码
系统代码
工作指令代号（Working Instruction的缩写）
如WI·AD·QA·01表示QA监察部发行的工作指令文件。
4.4工作指令文件的管理：
工作指令文件的正本由QA监察部保存，副本由QA监察部加盖红色“QA监察部受控”印章后发放到使用部门保管。各部门文件管理员制作文件目录清单，做到文件易于识别和检索，及时记录文件的更改和修订状态，保证使用有效的版本，所有受控文件登记在《文件汇总表》中以备查阅。
编号：QP 4.2
程序文件
第2页，共3页
工作指令文件控制程序
第A版
1.目的
1.1保证与质量体系有关的工作指令的正确、适用，并达到有效控制。
2.范围
2.1本程序适用于与质量体系有关的工作指令文件(简称WI)。
工作指令文件包括但不限于：管理规定、检验试验计划、操作规程等。
2.2技术工艺文件控制按《技术文件和工艺文件控制程序》执行。
惠州华阳通用电子有限ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ司
编号：QP 4.2
程序文件
第1页，共3页
工作指令文件控制程序
第A版
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- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
4.5.7技术文件更改由更改人填写《文件更改申请表》经行政部负责人审核实施。
4.5.8行政部按《文件发放范围明细表》对所发放的文件进行更改。并将失效或作废文件由发布部门予以收缴，确保有效文件的使用。
4.5.9行政部每年一次（12月份）发布《文件更改一览表》，提示各职能部门做好文件更改确认工作，保证文件的有效性和适宜性。当此期间未发生文件更改事宜可不发布相关《文件更改一览表》。
4.5.5文件更改分为划改、换页和换版。
a)划改：个别文字修改或增加，进行逐本划改，保持原字迹，并加盖“修改”红印章。
b)换页：文件单页修改内容超过1/3时，应进行整页更换。页的修改状态顺序从0到9，“0”表示未作换页修改，“1”表示第一次换页修改，以此类推。
c)换版：文件经多次修改（如修改状态从0到9时）或文件需大幅度修改，应进行换版，原版本作废，换发新版本，文件换版，以A、B、C……，表示第一版、第二版……并以其顺序排列。
4.1.2技术文件：技术标准、技术报告等，技术文件按《技术资料管理办法》执行。
4.1.3外来文件
a)国家级、市级、区局的有关法规、行政文件，质量、环境与职业健康安全体系管理标准；
b)行业有关文件和信息资料；
4.2文件的编制、审核、批准和接收
4.2.1体系文件的第一层次文件---管理手册，由管理者代表组织有关部门编制，经管理者代表审核，由总经理批准颁布。
6.5《文件复制借阅清单》
6.6《受控文件一览表》
6.7《文件更改一览表》
6.8《文件销毁清单》
6.9《文件发放范围明细表》
6.10《作废文件留用表》
4.7文件的复制借阅
4.7.1需借阅或复制管理文件，技术文件和资料应填写《文件复制借阅申请单》经管理者代表批准后方可执行。
4.7.2行政部负责归档文件的保管，存入电脑软盘中的文件均须有备份，行政部负责保留资料。
4.7.3有效版本的复印件由原有文件部门实施控制。
4.8文件的保管
4.8.1对受控文件各部门应及时填写本部门使用文件的《受控文件一览表》。
4.8.2各部门应每半年一次对本部门受控文件保管情况进行审查。
4.9作废文件的销毁
4.9.1作废文件应由文件发放部门按《文件发放记录表》全数收回。作废文件应加盖“作废”印章，并记录于《作废文件回收记录表》。
4.9.2需作资料保留的作废文件，应由文件所属部门填写《作废文件留用表》。并加盖“保留”印章后归档保管。
4.2.2体系的第二层文件———程序文件由管理者代表组织有关部门编制。经管理者代表审核后，由总经理批准颁布。
4.2.3体系的第三层文件———相关文件由管理者代表确定有关人员编制，经部门负责人审核后，由管理者代表批准。
4.2.4技术文件———本公司接收的技术文件必须是行政部接收以后，执行《技术资料验收制度》及《技术资料管理办法》。
4.2.5外来文件———按文件分管类别，填写《外来文件受控登记表》，报管理者代表审核，按文件规定进行分类接收控制。
4.3文件的控制状态
4.3.1文件分为受控文件和非受控文件，凡与质量体系运行相关的文件列为受控文件。
4.3.2文件的标识
a)受控文件加盖“受控”印章，并标注文件发放编号。
b)非文件受控文件加盖“非受控”印章，并进行编号。
3.2行政部对质量、环境与职业健康安全管理文件及技术文件进行定期评审管理。
3.3行政部负责归档文件的管理。
4.工作程序
4.1文件的分类
4.1.1质量、环境与职业健康安全管理文件
a)管理手册、程序文件、相关文件；
b)评审资料、质量、环境与职业健康安全记录表等其他质量、环境与职业健康安全管理文件；
c)电脑软件等。
4.5.10电子文件修改参照《软件管理办法》并填写《文件更改申请单》注明软件。
4.6文件的评审
4.6.1各类受控文件应明确标识相应的版本标识。
4.6.2文件持有部门应建立文件有效版本控制清单，以便识别文件的现行修订状态。
4.6.3各部门应确保使用具有有效性版本的文件。
4.6.4行政部每年一次（12月份）进行文件评审，并执行4.5.9条款。
4.5文件的更改
4.5.1文件发布前，应由规定的人员对文件的准确性和适用性进行审核，并由经授权的主要负责人批准。
4.5.2文件更改应由文件原编制部门实施，若由其他部门更改时必须在取得该文件的背景资料后实施。
4.5.3《管理手册》更改由管理者代表填写《文件更改申请单》，总经理批准后实施。
4.5.4《程序手册》、《相关文件》、质量记录表单的更改由文件原编制部门填写《文件更改申请单》经部门负责人审核，管理者代表批准后实施。
4.9.3对确认无保留价值的文件和资料，由文件所属部门填写《文件销毁清单》经行政部批准后实施销毁。
5.相关文件
5.1《文件编码规则》
5.2《技术资料验收制度》
5.3《技术资料管理办法》
5.4《软件管理办法》
6.质量记录
6.1《文件发放记录表》
6.2《外来文件受控登记表》
6.3《作废文件回收记录表》
6.4《文件更改申请单》
c)各类受控文件和资料均应明确标注相应的标识。行归口管理，文件资料的版本号，编号按《文件编码规则》统一编号管理。文件发放范围由管理者代表拟定《文件发放范围明细表》，经总经理批准后，由行政部负责发放。
4.4.2文件发放时，由文件发放部门编制《受控文件一览表》和《文件发放登记表》。
1.目的
对公司质量、环境与职业健康安全管理体系中的有关管理文件，技术文件进行控制，确保各有关部门使用有效版本的文件。
2.适用范围
适用于公司质量、环境与职业健康安全管理体系所涉及的文件和资料的控制（包括电脑软件等资料的控制）。
3.职责
3.1行政部是质量、环境与职业健康安全管理文件、技术文件和资料管理的归口部门，负责公司质量、环境与职业健康安全管理体系文件、技术文件和资料的控制。