精品PPT课件----数学建模：秘书问题与计算机模拟共32页
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秘书课件PPT课件
三、行政公文的作用 （一）法规依据作用 （二）领导与指导作用 （三）宣传教育作用 （四）联系沟通作用 （五）依据凭证作用 现实的凭证工作（公文是处理工作的依据） 历史凭证作用
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第一节 起草撰写公务文书 秘书办文工作
四、行政公文的格式、行文规则与语言运用 一、行政公文的格式 （一）文头格式 1、 文件报头 2、 发文字号：机关代字、年代、序号、组成 作用：统计发文数量，便于引用和查询 3、 秘密等级 4、 紧急程度 5、 签发人 6、 公文份号
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第一节 起草撰写公务文书 秘书办文工作
一、行政公文的含义 行政公文，就是行政机关的公务文书，是行政机关在行政管理
过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的书面材料。 二、行政公文的分类 公文的种类：
《国家行政机关公文处理办法》 与《党的机关公文处理办法》 公文种类比较：
党的公文，14个正式文件 ；行政公文，12类13种 ： A：相同9种：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函 B：不同4/5种： （1）行政4种：命令（令）、公告、通告、议案。 （2）党务5种：决议、指示、公报、条例、规定。
5、 用纸格式
10
第一节 起草撰写公务文书 秘书办文工作
四、行政公文的格式、行文规则与语言运用 二、行文规范 （一）行文关系 1、 上行文：逐级行文、多级行文、越级行文 2、 平行文：同级、不相隶属，直接行文 3、 下行文：逐级行文，多级行文，直达行文
（二）行文规则
1、 根据隶属关系行文 2、 根据职权范围行为 3、 党政分开行文
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第一节 起草撰写公务文书 秘书办文工作
四、行政公文的格式、行文规则与语言运用 （二）正文格式 1、 标题：发文机关、事由、文种组成 要求： ⑴公文标题要求完整 ⑵采用版头文件时，可以省略发文机关 ⑶通告、公告、公布性的文件可省略，例：《XX市人民政府公告》 2、主送机关 3、正文：公文的核心部分 要求：⑴严格遵守一文一事的原则 ⑵正文的撰写必须程序进行
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第一节 起草撰写公务文书 秘书办文工作
四、行政公文的格式、行文规则与语言运用 一、行政公文的格式 （一）文头格式 1、 文件报头 2、 发文字号：机关代字、年代、序号、组成 作用：统计发文数量，便于引用和查询 3、 秘密等级 4、 紧急程度 5、 签发人 6、 公文份号
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第一节 起草撰写公务文书 秘书办文工作
一、行政公文的含义 行政公文，就是行政机关的公务文书，是行政机关在行政管理
过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的书面材料。 二、行政公文的分类 公文的种类：
《国家行政机关公文处理办法》 与《党的机关公文处理办法》 公文种类比较：
党的公文，14个正式文件 ；行政公文，12类13种 ： A：相同9种：决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函 B：不同4/5种： （1）行政4种：命令（令）、公告、通告、议案。 （2）党务5种：决议、指示、公报、条例、规定。
5、 用纸格式
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第一节 起草撰写公务文书 秘书办文工作
四、行政公文的格式、行文规则与语言运用 二、行文规范 （一）行文关系 1、 上行文：逐级行文、多级行文、越级行文 2、 平行文：同级、不相隶属，直接行文 3、 下行文：逐级行文，多级行文，直达行文
（二）行文规则
1、 根据隶属关系行文 2、 根据职权范围行为 3、 党政分开行文
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第一节 起草撰写公务文书 秘书办文工作
四、行政公文的格式、行文规则与语言运用 （二）正文格式 1、 标题：发文机关、事由、文种组成 要求： ⑴公文标题要求完整 ⑵采用版头文件时，可以省略发文机关 ⑶通告、公告、公布性的文件可省略，例：《XX市人民政府公告》 2、主送机关 3、正文：公文的核心部分 要求：⑴严格遵守一文一事的原则 ⑵正文的撰写必须程序进行
秘书学全册精品完整课件
会议后续工作
负责会议纪要的整理、发布和执行情 况的跟踪等工作，确保会议效果得到 落实。
文书处理与档案管理
文书处理
档案管理
负责各类文书的撰写、修改、审核等工作 ，确保文书内容准确、格式规范。
建立并执行档案管理制度，负责档案的分 类、编号、归档、保管等工作，确保档案 完整、安全。
档案利用
档案销毁
提供档案查询、借阅等服务，支持公司各 项工作的顺利开展。
秘书学全册精品完整课件
contents
目录
• 秘书学概述 • 秘书工作基础 • 秘书职业素养 • 秘书实务操作 • 秘书沟通与协调 • 秘书职业发展
01 秘书学概述
秘书学的定义与性质
秘书学定义
秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是 一门综合性、应用性的学科。它以秘书工作为研究对象，着 力研究秘书工作的内在规律、基本原理、一般方法和现代秘 书人员的素养及能力等问题。
近现代以来，随着社会的快速发展和 科技的进步，秘书工作面临着新的挑 战和机遇。为了适应新形势的需要， 秘书学逐渐从经验型向科学型转变， 开始注重理论研究和学科建设。同时 ，秘书人员的职业素养和综合能力也 得到了不断提升。
当代秘书学的展望
当代秘书学在继承和发展传统秘书学 的基础上，更加注重创新和实践。未 来，秘书学将继续关注秘书工作的新 变化和新趋势，加强与国际秘书学界 的交流与合作，推动秘书工作的科学 化、规范化、高效化进程。同时，秘 书学还将注重培养具有国际视野和创 新精神的高素质秘书人才，为社会的 可持续发展做出积极贡献。
办公室安全管理
制定并执行办公室安全管理制度，确保员工 人身安全和财产安全。
会议策划与组织
会议策划
根据会议目的、主题、规模等因素， 制定会议策划方案，包括会议议程、 时间安排、场地布置等。
《秘书学》全套课件完整版
可向行政管理、人力资源管理、市场营销等相关领域转型。
转型准备
了解目标领域的知识和技能需求，提前进行学习和准备。
THANK YOU
做好接待的后续工作，包括送别、回 访、总结等。
接待服务
热情、周到地接待来宾，为来宾提供 优质的服务和便利。
05
秘书沟通与协调
秘书沟通概述
1 2
沟通定义 沟通是人与人之间、人与群体之间思想与感情的 传递和反馈的过程，以求思想达成一致和感情的 通畅。
秘书沟通特点 秘书沟通具有明确的目的性、内容的务实性、方 式的策略性、过程的互动性等特点。
《秘书学》全套课件完整版
目录
• 秘书学概述 • 秘书工作基础 • 秘书职业素养 • 秘书实务技能 • 秘书沟通与协调 • 秘书参谋与辅助决策 • 秘书培训与职业发展
01
秘书学概述
秘书学的定义与性质
秘书学定义
秘书学是研究秘书工作规律和秘书 人员任职要求的科学，是一门综合 性、应用性的科学。
秘书学性质
谦虚谨慎
虚心向他人学习，谨慎处理事务，避免出错。
抗压能力
具备较强的抗压能力，能够应对各种复杂情 况。
04
秘书实务技能
文书处理技能
公文写作
熟练掌握各类公文的格式、 内容和写作技巧，能够撰 写规范、准确、简洁的公 文。
文件处理
熟悉文件的收发、登记、 传阅、催办等流程，能够 高效、准确地处理各类文 件。
在领导决策过程中，积极与相关部门和人员 进行沟通协调，确保决策顺利实施。
辅助决策概述
辅助决策的定义与作用
辅助决策是指秘书人员在领导决策过程中所提供的辅助性服务。其作用是帮助领导完善决策 方案、优化决策程序、提高决策效率。
转型准备
了解目标领域的知识和技能需求，提前进行学习和准备。
THANK YOU
做好接待的后续工作，包括送别、回 访、总结等。
接待服务
热情、周到地接待来宾，为来宾提供 优质的服务和便利。
05
秘书沟通与协调
秘书沟通概述
1 2
沟通定义 沟通是人与人之间、人与群体之间思想与感情的 传递和反馈的过程，以求思想达成一致和感情的 通畅。
秘书沟通特点 秘书沟通具有明确的目的性、内容的务实性、方 式的策略性、过程的互动性等特点。
《秘书学》全套课件完整版
目录
• 秘书学概述 • 秘书工作基础 • 秘书职业素养 • 秘书实务技能 • 秘书沟通与协调 • 秘书参谋与辅助决策 • 秘书培训与职业发展
01
秘书学概述
秘书学的定义与性质
秘书学定义
秘书学是研究秘书工作规律和秘书 人员任职要求的科学，是一门综合 性、应用性的科学。
秘书学性质
谦虚谨慎
虚心向他人学习，谨慎处理事务，避免出错。
抗压能力
具备较强的抗压能力，能够应对各种复杂情 况。
04
秘书实务技能
文书处理技能
公文写作
熟练掌握各类公文的格式、 内容和写作技巧，能够撰 写规范、准确、简洁的公 文。
文件处理
熟悉文件的收发、登记、 传阅、催办等流程，能够 高效、准确地处理各类文 件。
在领导决策过程中，积极与相关部门和人员 进行沟通协调，确保决策顺利实施。
辅助决策概述
辅助决策的定义与作用
辅助决策是指秘书人员在领导决策过程中所提供的辅助性服务。其作用是帮助领导完善决策 方案、优化决策程序、提高决策效率。
秘书基础课件：秘书基础第三章.ppt
秘书基础课件：秘书基础第三章.ppt包括产品资料信息、产品销售信息、求购信息等。
便于了解行业现状.简讯是用概括的语言报道最新动态信息的三次信息产品。
精炼简短。
调研报告是在调查研究的基础上经分析研究得出的能真实反映事件本质特征的信息产品。
属于三次信息开发，综合性大。
面对大量信息，如何筛选？讨论交流2.筛选从大量繁杂的信息中提取、挖掘有效信息，剔除失真、无效信息，对提高信息的准确性和利用率是很重要的。
筛选信息的具体要求有：(1)重要，重大信息是指关系全局的重要信息，包括政策性、思想性、动态性的信息。
(2)新颖，新颖就是信息中所反映的问题或提出的观点有新意。
(3)准确，准确是信息的生命。
准确就是要真实、全面地反映客观事物及其本质特征。
(4)完整，完整是指一篇信息材料，对所涉及的问题或事件的性质、处理方案、发展趋势等都要交待清楚。
如事件还在进行或事故尚未处理，应交待明白。
(5)及时，这是由信息时效性的特征决定的。
由于社会动态发展变化快，秘书在筛选信息时，一是不要延误，二是要注意反映事态发展的时间连续性。
3.加工信息的加工就是对信息从总体上进行系统的归纳、整理, 分析研究，综合处理，或者从中找出重要课题进行调查研究，最后形成比较系统、比较丰富的信息。
加工后的信息应有利于决策者把握全局情况，有利于领导人发现规律性的变化或倾向性的问题，有利于领导人预测未来，适时作出科学决策。
知识讲解4.传递信息传递的要求1)迅速。
迅速不仅是传递效率上的要求，而且是关系到时效性的根本性要求，必须及时迅速传递, 否则就会使的价值降低甚至失去使用价值。
加速信息传递的方法，一方面要尽量采用现代化通讯手段；同时要通过建立直接联系点、简化审批手续等方式疏通传递渠道。
2）准确。
要求信息内容在传递中不变形扭曲，准确无误。
书面信息传递要注意字体清楚，标点正确；口头信息传递要避免因方言、笔录差错或通话线路干扰而造成的信息失误。
3）保密。
要求传递者根据内容的祕密程度，选择适当的传递方式和严格控制传递范围，并建立健全必要的保密制度，采取必要的保密措施。
新编秘书实训课件-模块十一 常用办公设备训练共29页
模块十一 常用办公设备训练
一、计算机
（二）计算机的日常护理
1. 完善计算机使用的规章制度和 管理措施。
2. 定期扫描病毒，发现病毒立即 清除。
3. 谨慎使用公用软件。 4. 禁止未经病毒检测就直接使用
外来的软盘、U盘等可移动磁 盘。 5. 保护好系统盘。 6. 对新购的盘也要检测，不使用 和复制那些来历不明的盘。
六、照相机
（一）使用方法要点
1.了解镜头的分类与功能
分 类 鱼 眼 镜 头 超 广 角 镜 头 广 角 镜 头 标 准 镜 头 中 焦 镜 头 长 焦 镜 头 超 长 焦 镜 头
焦 距 8毫 米 以 下 8-12毫 米 21-40毫 米 40-70毫 米 70-100毫 米 100-300毫 米 300毫 米 以 上
合人眼的视觉习惯。见图11-1-8 ② 广角镜头，拍摄的景物略有些夸张和变形，但由于它清晰的像场，
大的景深范围和足够的视角越来越受到摄影者的重视。见图11-1-9 ③ 超广角镜头：拍摄的景物有很大的夸张和变形，对于摄距小而场面
大的拍摄现场的表现极为有利。见图11-1-10 ④ 鱼眼镜头，是一种视角达180度—220度的超广角镜头，为了获得最
2．接收文件
模块十一 常用办公设备训练
二、传真机 （三）常见故障分析及排除 常见故障分析及排除 请见教材第164-165页
模块十一 常用办公设备训练
三、复印机 （一）复印机的操作流程图
模块十一 常用办公设备训练
三、复印机 （二）复印机的清洁保养 复印机的清洁保养，请见教材第166-167页。
（三）常用故障分析及排除 常用故障分析及排除，请见教材第168-172页。
模块十一 常用办公设备训练
一、计算机
《秘书学概论》ppt课件
办公设备操作
熟练掌握打印机、复印机、扫描仪等办公设备的使用技巧。
办公软件应用
运用Word、Excel、PowerPoint等办公软件，提高文档处理效 率。
网络通信工具
使用电子邮件、即时通讯工具等，实现高效沟通与协作。
文件管理与档案整理方法
文件分类与标识
按照文件性质、内容进行分类，采用 统一标识方法，便于检索和使用。
保密原则在信息处理中应用
• 加密原则：对敏感信息进行加密处理，确保信息安 全。
保密原则在信息处理中应用
保密措施
制定保密规章制度，明确保密责任和要求。
加强保密宣传教育，提高员工保密意识。
采用先进的保密技术和手段，如加密技术、防火墙等。
防止泄密措施和应对策略
防止泄密措施 加强物理安全，如设置门禁系统、监控摄像头等。 加强网络安全，如使用强密码、定期更换密码等。
档案保管与利用
03
选择合适的保管场所和保管方式，确保档案的安全性和可用性；
同时，积极开展档案利用工作，发挥档案的价值。
会议筹备、记录及跟进技巧
会议计划制定
明确会议目的、时间、地点、参会人员等要素，制定详细的会议计划。
会议资料准备
根据会议议题，准备相关背景资料、讨论材料等，确保会议的顺利进行。
会议筹备、记录及跟进技巧
明确沟通目标
在团队内部沟通时，首先要明确 沟通的目标和意图，确保信息传
达的准确性。
倾听与理解
积极倾听团队成员的意见和建议， 理解对方的立场和观点，促进有 效沟通。
表达清晰
用简洁明了的语言表达自己的观 点和想法，避免使用模糊或含糊 不清的措辞。
保持开放心态
尊重团队成员的多样性，保持开 放心态，接纳不同意见和观点。
熟练掌握打印机、复印机、扫描仪等办公设备的使用技巧。
办公软件应用
运用Word、Excel、PowerPoint等办公软件，提高文档处理效 率。
网络通信工具
使用电子邮件、即时通讯工具等，实现高效沟通与协作。
文件管理与档案整理方法
文件分类与标识
按照文件性质、内容进行分类，采用 统一标识方法，便于检索和使用。
保密原则在信息处理中应用
• 加密原则：对敏感信息进行加密处理，确保信息安 全。
保密原则在信息处理中应用
保密措施
制定保密规章制度，明确保密责任和要求。
加强保密宣传教育，提高员工保密意识。
采用先进的保密技术和手段，如加密技术、防火墙等。
防止泄密措施和应对策略
防止泄密措施 加强物理安全，如设置门禁系统、监控摄像头等。 加强网络安全，如使用强密码、定期更换密码等。
档案保管与利用
03
选择合适的保管场所和保管方式，确保档案的安全性和可用性；
同时，积极开展档案利用工作，发挥档案的价值。
会议筹备、记录及跟进技巧
会议计划制定
明确会议目的、时间、地点、参会人员等要素，制定详细的会议计划。
会议资料准备
根据会议议题，准备相关背景资料、讨论材料等，确保会议的顺利进行。
会议筹备、记录及跟进技巧
明确沟通目标
在团队内部沟通时，首先要明确 沟通的目标和意图，确保信息传
达的准确性。
倾听与理解
积极倾听团队成员的意见和建议， 理解对方的立场和观点，促进有 效沟通。
表达清晰
用简洁明了的语言表达自己的观 点和想法，避免使用模糊或含糊 不清的措辞。
保持开放心态
尊重团队成员的多样性，保持开 放心态，接纳不同意见和观点。
高教秘书基础第三章信息与秘书工作教学课件-PPT课件
第三章 信息与秘书工 Evaluation only. ed with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2 作
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三、信息工作在秘书活动中的作用
1、辅助领导科学决策必须依靠信息 信息是决策的依据，是决策的必要条件，没 有信息，就没有科学决策。 进行预测和确定目标、拟定决策方案、决策 Evaluation only. ed方案的选优、决策方案的实施、修正等，其客观 with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2 依据都是信息。 Copyright 2019-2019 Aspose Pty Ltd. 2、起草文件必须依靠信息 秘书撰拟公文，就是运用信息为机关服务 3、信访咨询工作需要依靠信息 4、做好日常管理工作必须依靠信息
第一节
信息及其在秘书工作中的作用
•
各级领导的决策，愈来愈依赖于大量的信息收集和 综合处理，信息工作已成为秘书和秘书部门的一项十分重 要的工作，信息工作对秘书活动具有举足轻重的作用。
一、信息的概念与特征 1、信息的含义 Evaluation only. （ 1）信息是客观世界中各种事物运动状态的反 ed with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2 映 Copyright 2019-2019 Aspose Pty Ltd. （2）信息又是事物之间相互联系、相互作用的直 接或间接的表征 （3）信息是经过传递再现客观事物的状态
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Evaluation only. ed with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2 Copyright 2019-2019 Aspose Pty Ltd.
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三、信息工作在秘书活动中的作用
1、辅助领导科学决策必须依靠信息 信息是决策的依据，是决策的必要条件，没 有信息，就没有科学决策。 进行预测和确定目标、拟定决策方案、决策 Evaluation only. ed方案的选优、决策方案的实施、修正等，其客观 with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2 依据都是信息。 Copyright 2019-2019 Aspose Pty Ltd. 2、起草文件必须依靠信息 秘书撰拟公文，就是运用信息为机关服务 3、信访咨询工作需要依靠信息 4、做好日常管理工作必须依靠信息
第一节
信息及其在秘书工作中的作用
•
各级领导的决策，愈来愈依赖于大量的信息收集和 综合处理，信息工作已成为秘书和秘书部门的一项十分重 要的工作，信息工作对秘书活动具有举足轻重的作用。
一、信息的概念与特征 1、信息的含义 Evaluation only. （ 1）信息是客观世界中各种事物运动状态的反 ed with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2 映 Copyright 2019-2019 Aspose Pty Ltd. （2）信息又是事物之间相互联系、相互作用的直 接或间接的表征 （3）信息是经过传递再现客观事物的状态
秘书综合实训教程PPT
培养良好的职业素养
秘书应具备良好的职业道德和职业素养，包括保密意识、 责任心、细致认真等。这些素质是秘书职业发展的基础， 也是赢得领导和同事信任的关键。
THANKS FOR WATCHING
感谢您的观看
能够使用电子邮件和即时通讯工具进行日常沟通， 确保信息的及时传递和处理。
信息收集与整理能力
信息收集
能够通过各种渠道收集所需信息，如互联网、图书馆、档案馆等， 确保信息的全面性和准确性。
信息筛选
能够对收集到的信息进行筛选和分类，提取有用信息，去除无关 信息，提高信息利用效率。
信息整理
能够将筛选后的信息进行整理和归纳，形成清晰的信息脉络和逻 辑关系，便于后续的分析和处理。
升企业形象。
04 秘书在现代办公中的应用
办公自动化软件应用
1 2
熟练掌握常用办公软件
如Word、Excel、PowerPoint等，能够高效、 准确地完成日常文档编辑、排版、打印、复印等 工作。
熟练使用办公设备
如打印机、复印机、扫描仪、传真机等，确保设 备的正常运行，提高办公效率。
3
电子邮件和即通讯工具的应用
和困难，确保项目的顺利进行。
05 秘书职业发展路径
从初级秘书到高级秘书的成长过程
掌握基本技能
初级秘书需掌握基本的办公技 能，如文件处理、会议安排、
接待来访等。
承担更多责任
随着经验的积累，逐渐承担更 多责任，如协助领导处理重要 事务、参与项目策划等。
培养专业素养
在工作中不断学习和积累，提 升专业素养，如熟悉公司业务 流程、掌握行业知识等。
成为高级秘书
在多方面表现出色，获得领导和 同事的认可，晋升为高级秘书， 负责更高级别的行政管理工作。
秘书应具备良好的职业道德和职业素养，包括保密意识、 责任心、细致认真等。这些素质是秘书职业发展的基础， 也是赢得领导和同事信任的关键。
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能够使用电子邮件和即时通讯工具进行日常沟通， 确保信息的及时传递和处理。
信息收集与整理能力
信息收集
能够通过各种渠道收集所需信息，如互联网、图书馆、档案馆等， 确保信息的全面性和准确性。
信息筛选
能够对收集到的信息进行筛选和分类，提取有用信息，去除无关 信息，提高信息利用效率。
信息整理
能够将筛选后的信息进行整理和归纳，形成清晰的信息脉络和逻 辑关系，便于后续的分析和处理。
升企业形象。
04 秘书在现代办公中的应用
办公自动化软件应用
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熟练掌握常用办公软件
如Word、Excel、PowerPoint等，能够高效、 准确地完成日常文档编辑、排版、打印、复印等 工作。
熟练使用办公设备
如打印机、复印机、扫描仪、传真机等，确保设 备的正常运行，提高办公效率。
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电子邮件和即通讯工具的应用
和困难，确保项目的顺利进行。
05 秘书职业发展路径
从初级秘书到高级秘书的成长过程
掌握基本技能
初级秘书需掌握基本的办公技 能，如文件处理、会议安排、
接待来访等。
承担更多责任
随着经验的积累，逐渐承担更 多责任，如协助领导处理重要 事务、参与项目策划等。
培养专业素养
在工作中不断学习和积累，提 升专业素养，如熟悉公司业务 流程、掌握行业知识等。
成为高级秘书
在多方面表现出色，获得领导和 同事的认可，晋升为高级秘书， 负责更高级别的行政管理工作。