物业工程资料管理
物业工程档案管理资料
工程档案管理一、工程档案：是指物业本体建设、设施设备安装及物业管理活动中直接形成的有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件资料，它是我们实施对物业建筑本体，公用设施设备的检查、维护、管理、使用、改造等工作的原始依据。
二、工程档案包括：工程竣工验收资料、施工设计资料、机电设备资料（安装资料、设备使用说明书及操作手册）以及所管辖区域内设施设备的维修、保养资料等三、工程档案的分类：工程档案分为：设备技术资料、系统竣工图、接管验收文件、维修保养资料四大类。
1、设备技术资料：指设备使用说明书，操作手册，维护保养手册，设备安装调试报告等随机资料。
2、系统竣工图：指总平面布置图，总竖向布置图、建筑、结构、水、电、气、设备、附属工程各专业竣工图及地下管线综合布置竣工图等竣工资料。
3、接管验收文件：指设备台帐/设施设备统计表，配套设施台帐；物业接管验收表即按设施设备系统分类进行接管的物业接管验收表(含资料、实物、遗留问题)，设施设备实物数量移交清单等。
4、维修保养记录：主要指设施设备月、季度、年度维修保养计划，设施设备专项检修、更新改造计划，专项维保记录，重要设备维修统计，设备故障记录。
四、工程档案整理1、按上述分类要求整理归档，并对各类档案编号。
2、工程档案编号规则：按类别、设施设备系统进行统一编号，方法为：××（××）-××档案顺序号设备系统代号档案类别代号（1）档案类别代号：设备技术资料（JS），系统竣工图（TZ），接管验收文件（JG），维修保养记录（JL）（2）设备系统代号：按系统名称取汉语拼音第一字字头：.空调（KT），供配电（GD），消防系统（XF），给排水系统（GP），电梯（DT），楼宇系统（LY），柴发系统（CF），影音系统（YY），多媒体（DM），锅炉(GL),其它（QT）．．．．．．（3）档案顺序号：每个系统从头开始编号。
即01,02,03．．．．．（4）例：JS（KT）-0101号空调系统设备技术资料五、归档要求：1、管理处在实施设施设备代管后一月内，工程负责人应对主要的设施设备按系统进行分类统计，将填写后的《设施设备统计表》/设备台帐，交部处档案保管人归档；并在一周内报公司物业部备案。
物业档案、资料管理的内容
物业档案、资料管理的内容物业项目档案、资料管理的内容1、资料的收集资料的收集坚持"来源多、内容广"的原则。
从物业管理的实际工作出发，扩大信息资料的来源，从建筑规划到工程竣工;从建筑物本体维护到一花一木的养护都有详尽的档案资料收集。
2、档案资料的分类所收集的档案资料，根据其来源、内容、形式，进行集中整理和科学分类，做到条理清晰、分类合理，便于使用、查找、检索。
移交资料项目资料名称规划资料1.项目批准文件2.用地批准文件3.投资许可证、建筑许可证、开工许可证4.拆迁安置资料5.房地产平面图工程技术资料1.竣工图、总平面图，建筑、结构、设备及附属工程及隐蔽工程的全套图纸2.地质勘查报告、工程建设投标文件3.工程合同及竣工报告4.工程预决算5.图纸会审记录6.工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录)7.隐蔽工程验收签证8.沉降观察记录9.竣工验收证明书10.钢材、水泥等主要材料的质量保证书11.新材料、构配件的鉴定合格证书12.水电气、空调、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书13.砂浆、混凝土试块试压报告14.供水、供气、空调的试压报告15.园林绿化图纸和清样16.设备清单、设备供货合同，设备安装调试记录，使用注意事项、说明，质保书和保修单17.工程监理报告日常物业管理档案、信息资料项目资料名称物业资料--物业基本资料、分区资料、商业网点资料、娱乐设施资料等业主资料--业主须知、业主基本资料、租赁合同、物品出入登记等装修资料--装修申请表、报建批文、装修工程图、装修施工安全责任书、装修施工人员出入证、施工单位营业执照、装修巡查记录、装修验收记录等维修资料--维护计划与方案、维修申报表、维修服务派工单、维修回访记录、公共设施维修记录等绿化养护资料--绿化检查记录、绿化养护记录、礼仪摆花协议等清洁、保洁资料--清洁服务整改通知单、保洁日检记录等消防管理资料--消防巡视记录、消防设施检查记录、动火作业审批表、消防设施运行记录、火灾隐患整改通知等治安交通管理资料--日常巡查记录、交接班记录、查岗记录、闭路电视监控系统录像带、紧急事件处理记录、车辆管理记录、保安巡逻签到表、安全隐患整改通知等设备管理资料--设备台帐、设备维修保养计划与申请报告、设备维修保养记录、设备运行记录、设备维修分包协议、设备检查记录等社区文化活动资料--活动实施方案、活动宣传图片、录像记录、传媒报导、总结报告等员工管理资料--员工个人资料、聘用表、员工培训计划、员工培训记录、员工业绩考核及奖罚记录、员工内务管理记录等服务质量反馈资料--服务质量回访记录、展户、参展人员意见调查、统计记录、业主人员投诉及处理记录等行政文件资料--政府相关文件、法规、法律;房地产公司有关文件、通知、函件;物业规章制度、通知、通报等文件;物业荣誉档案;物业接待、参观记录等3、档案资料管理的要点⑴、重要的档案资料(如竣工资料)的交接必须经过双方负责人或其指定责任人验收，完善交接手续后方能分卷立档。
工程资料管控制度
工程资料管控制度一、目的建立和实施工程资料管控制度，以确保所有工程文件的准确性、完整性和可追溯性，同时满足法规要求和合同规定，支持项目管理决策和工程质量控制。
二、适用范围本制度适用于所有参与工程项目的部门和个人，包括但不限于设计、施工、监理、供应商以及项目管理团队。
三、职责分配1. 项目经理负责整体的资料管理工作，确保资料的完整性和准确性。
2. 设计部门负责提供设计文件和图纸，并及时更新变更。
3. 施工部门负责现场施工记录、检验报告等资料的编制和提交。
4. 监理部门负责监督施工过程中的资料记录和整理工作。
5. 供应商负责提供材料、设备的合格证明和相关技术资料。
6. 资料管理员负责资料的收集、归档和保管工作。
四、资料分类与编号1. 工程资料应按照性质和用途进行分类，如设计资料、施工记录、检验报告、会议纪要等。
2. 每类资料应有明确的编号规则，便于识别和检索。
五、资料编制与提交1. 所有资料必须按照规定的格式和要求进行编制。
2. 资料提交应及时，遵循“谁主管、谁负责”的原则。
3. 对于关键性资料，应实行双重审核制度，确保资料无误。
六、资料存储与保护1. 所有工程资料应妥善保存在指定的档案室内，防火、防潮、防虫害。
2. 电子资料应备份在安全可靠的服务器或云存储中，防止数据丢失。
3. 对于涉密资料，应实行严格的访问控制和权限管理。
七、资料检索与使用1. 资料管理员应建立有效的检索系统，确保资料能够快速准确地被找到。
2. 资料的使用应遵循相应的保密规定，不得随意外传或泄露。
八、资料更新与作废1. 随着工程进展，相关资料应及时更新，保持最新状态。
2. 作废的资料应明确标记，并在适当的时候进行销毁处理。
九、监督与改进1. 定期对资料管理情况进行审查，发现问题及时整改。
2. 根据项目实际情况和管理经验，不断完善资料管控制度。
十、附则本制度自发布之日起生效，由项目经理负责解释，如有变更，应及时通知所有相关人员。
物业公司工程材料管理制度
物业公司工程材料管理制度一、总则为规范物业公司工程项目中的材料采购、管理、使用等过程，提高工程施工质量和效率，保障项目的顺利进行，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于物业公司所有工程项目中的材料管理工作。
三、材料采购1. 材料采购应按照国家相关法律法规和公司规定程序进行，制定采购计划，由专人负责采购工作。
2. 在选择供应商时，应综合考虑供货商的信誉、资质、价格及服务等因素，确保采购的材料质量符合要求。
3. 采购过程中应签订正规的采购合同，并在合同中明确材料的规格、数量、价格、交付时间等重要内容。
4. 对于有品质问题或不符合要求的材料，应及时退货或更换，确保项目进度和质量。
四、材料验收1. 材料验收应由专人负责，验收前应核对采购合同和配送单，确保材料规格、数量等与约定的一致。
2. 对于有质量问题或不符合要求的材料，应立即通知供应商并做好记录，以备查证。
3. 合格的材料应及时入库，并按照标准对其进行分类、编号、保管等工作。
五、材料管理1. 对于不同性质的材料，应根据其特点进行合理的保管和储存，确保材料不受损坏或丢失。
2. 特殊要求的材料应单独分类、标识，并按照要求进行保护和管理。
3. 材料的出库应按照项目需要进行，严格控制出库数量，避免浪费和损失。
4. 对于有库存的材料，应进行定期检查和清点，确保材料的数量和质量。
六、材料使用1. 施工人员在使用材料前应认真查阅使用说明书，了解材料的规范用途和使用方法。
2. 使用过程中应按照规范操作，严格控制用量，确保材料的合理使用。
3. 对于使用中出现的问题或质量异常，应立即停止使用并报告相关人员，及时处理。
4. 使用完毕的材料应及时清点和归还，以备下次使用。
七、材料统计1. 物业公司应建立完善的材料统计制度，对每批材料的采购、验收、使用、库存等过程进行记录和统计。
2. 定期对材料的使用情况和库存情况进行分析，及时发现问题并制定对策。
3. 根据实际需要对材料的供应商、品牌、规格等进行评估和整理，为今后的采购工作提供参考。
物业工程资料档案管理制度
第一章总则第一条为规范物业工程资料档案的管理工作，确保工程资料档案的完整、准确、安全，提高物业工程管理水平，特制定本制度。
第二条本制度适用于本公司所有物业工程项目资料档案的管理。
第三条本制度遵循以下原则：1. 完整性原则：确保工程资料档案的完整性，防止遗失、损坏。
2. 准确性原则：保证工程资料档案内容的准确性，确保工程管理的科学性。
3. 安全性原则：加强工程资料档案的安全管理，防止资料泄露和非法使用。
4. 规范性原则：按照国家相关法律法规和行业标准，建立健全工程资料档案管理制度。
第二章职责分工第四条工程资料档案管理工作由工程部负责，具体职责如下：1. 制定、修订和完善工程资料档案管理制度；2. 指导、监督各部门执行工程资料档案管理制度；3. 负责工程资料档案的收集、整理、归档、保管和借阅工作；4. 定期对工程资料档案进行清理、分类、归档和更新；5. 配合有关部门对工程资料档案进行监督检查。
第五条各部门职责如下：1. 设计部门：负责工程图纸、设计变更等资料的编制、审核和提交；2. 施工部门：负责施工过程中产生的各类资料收集、整理和归档；3. 质量部门：负责工程质量检查、验收等资料的收集、整理和归档；4. 安全部门：负责工程安全检查、事故处理等资料的收集、整理和归档；5. 物业管理部门：负责工程竣工验收、移交等资料的收集、整理和归档。
第三章管理流程第六条工程资料档案的收集：1. 工程资料档案的收集应按照工程进度进行，确保资料档案的完整性和准确性；2. 各部门在工程实施过程中产生的资料应及时收集，并按类别、时间顺序整理归档。
第七条工程资料档案的整理：1. 工程资料档案的整理应按照国家相关标准和行业规范进行；2. 档案资料应分类、编目、标注，便于查阅和管理。
第八条工程资料档案的归档：1. 工程资料档案归档前，应进行审核、整理和编号；2. 归档的工程资料档案应按照类别、时间顺序存放，并建立档案目录。
第九条工程资料档案的保管：1. 工程资料档案的保管应按照档案室的要求进行，确保档案安全；2. 工程资料档案的保管期限按照国家相关法律法规和行业标准执行。
物业工程资料档案管理制度
一、总则为了加强物业工程资料档案的管理，确保档案资料的安全、完整、准确，提高物业工程管理水平，特制定本制度。
二、档案管理范围1. 物业工程项目的规划、设计、施工、验收、保修等全过程的技术文件、图纸、报告、照片等资料。
2. 物业工程项目的合同、协议、会议纪要、验收报告、质量保证书、保修卡等法律文件。
3. 物业工程项目的设备、材料、构件的合格证明、检验报告、采购合同等。
4. 物业工程项目的各类验收记录、检查记录、维修记录、改造记录等。
5. 物业工程项目的各类技术标准、规范、规程等。
三、档案管理制度1. 档案资料应按照统一分类、统一编号、统一保管的原则进行管理。
2. 档案资料应当由专人负责收集、整理、归档和保管。
3. 档案资料的收集应当及时、准确、完整，确保档案资料的真实性和有效性。
4. 档案资料的整理应当分类清晰、编号规范、目录完整。
5. 档案资料的保管应当采取防潮、防尘、防虫、防火、防盗等措施，确保档案资料的安全。
6. 档案资料的借阅应当经主管领导批准，并做好借阅记录。
7. 档案资料的销毁应当经主管领导批准，并按照规定程序进行。
四、档案资料管理职责1. 物业工程部门负责人负责档案资料管理的总体工作，确保档案资料的安全、完整、准确。
2. 档案资料管理员负责档案资料的收集、整理、归档、保管、借阅等工作。
3. 物业工程部门其他人员应当积极配合档案资料管理工作，确保档案资料的收集和整理。
五、档案资料管理要求1. 档案资料应当按照规定的时间、内容、格式进行收集、整理、归档。
2. 档案资料应当实行电子化、数字化管理，提高档案资料的管理效率。
3. 档案资料的收集、整理、归档、保管、借阅等工作应当记录在案，便于查询。
4. 档案资料管理人员应当定期对档案资料进行清理、整理、更新，确保档案资料的准确性。
六、奖惩措施1. 对在档案资料管理工作中表现突出的个人和集体给予表彰和奖励。
2. 对违反档案资料管理规定的个人和集体给予批评教育，情节严重的，依法予以处理。
物业工程设备档案管理制度
一、总则为加强物业工程设备档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高设备管理效率，特制定本制度。
二、管理范围本制度适用于物业工程设备档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等各个环节。
三、档案管理职责1. 设备管理部门负责档案的收集、整理、归档和保管工作。
2. 档案管理员负责档案的具体操作，包括档案的接收、登记、编目、分类、上架、借阅、归还、销毁等工作。
3. 使用部门负责设备档案的利用工作，按照规定程序借阅档案，并保证档案的完整和安全。
四、档案收集与整理1. 档案收集（1）设备采购、安装、验收、维修、保养等过程中的各类文件、资料。
（2）设备技术参数、操作规程、维护保养手册等。
（3）设备运行、故障、维修、保养记录。
（4）设备改造、更新、报废等相关资料。
2. 档案整理（1）按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类。
（2）对分类后的档案进行编号、编目，建立档案目录。
（3）将档案按时间顺序排列，确保档案的连续性和完整性。
五、档案保管1. 档案存放（1）档案室应具备防火、防盗、防潮、防尘、防虫等条件。
（2）档案柜应定期清洁、保养，确保档案存放环境良好。
2. 档案查阅（1）查阅档案需经设备管理部门审批。
（2）查阅者应填写查阅登记表，登记查阅内容、目的、时间等信息。
（3）查阅者应爱护档案，不得擅自涂改、撕毁、损坏档案。
六、档案利用1. 档案利用（1）设备管理部门根据工作需要，向档案管理员提出档案查阅申请。
（2）档案管理员按照规定程序提供档案，并做好档案利用记录。
2. 档案借阅（1）借阅档案需经设备管理部门审批。
（2）借阅者应填写借阅登记表，登记借阅内容、目的、时间等信息。
（3）借阅者应按时归还档案，如需续借，需提前办理续借手续。
七、档案销毁1. 档案销毁需经设备管理部门审批。
2. 档案销毁前，需对档案进行清理，确保档案的完整性和准确性。
3. 档案销毁后，需填写销毁记录，并由档案管理员和设备管理部门共同签字确认。
物业工程资料管理
物业工程资料管理物业工程资料管理是指对物业项目的各项工程资料进行有效的分类、整理、存储和管理的过程。
良好的物业工程资料管理可以提高物业项目的运营效率，保证工程项目的顺利进行，并为后续的维修、改造和审计等工作提供必要的支持。
一、资料管理的目的和意义物业工程资料管理的目的是为了保证物业项目的工程资料能够及时、准确、完整地被获取、使用和保存，以满足项目的运营和管理需求。
具体包括以下几个方面的意义：1. 提高工作效率：通过对工程资料的分类和整理，可以快速找到所需的资料，节省查找时间，提高工作效率。
2. 保证工程质量：及时整理和保存工程资料，有助于监督和检验工程质量，及时发现和解决问题，提高项目的质量。
3. 便于维修和改造：合理管理工程资料，能够为后续的维修和改造工作提供必要的支持，减少不必要的成本和风险。
4. 支持审计工作：规范的资料管理可以为审计工作提供必要的依据和证据，保证审计的准确性和可靠性。
二、资料管理的基本原则在进行物业工程资料管理时，应遵循以下基本原则：1. 分类整理：根据资料的性质和用途，对工程资料进行分类整理，确保资料的有序性和易查性。
2. 统一命名：对于各类工程资料，建立统一的命名规范，以便于快速查找和识别。
3. 完整备份：对重要的工程资料进行完整备份，确保资料的安全性和可靠性。
4. 定期更新：定期对工程资料进行更新和归档，及时清理过期和无用的资料，保持资料的及时性和准确性。
5. 保密管理：对于涉及商业机密和个人隐私的工程资料，采取相应的保密措施，确保资料的安全性。
三、资料管理的具体步骤1. 资料收集：及时收集各类工程资料，包括设计图纸、施工合同、验收报告、维修记录等，确保资料的全面性和准确性。
2. 资料分类：根据资料的性质和用途，将工程资料进行分类，如按照项目、年份、科目等进行分类，确保资料的有序性和易查性。
3. 资料整理：对于同一类别的工程资料，进行整理和排序，建立相应的索引和目录，便于后续的查找和使用。
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物业工程资料管理
（培训）
物业工程资料主要分几部分：
一、前期资料（项目立项、审批等文件）；全部的竣工图纸，
（包括建施、结施、水电、消防、人防、通讯等等）；室
外管网图纸；设备的图纸（包括配电室、消防控制、楼宇
对讲、楼宇自动控制、电梯、供水等等）；各个验收报告
（材料进场验收、隐蔽工程验收、分项分部工程验收、单
位工程验收等报告、房屋、设施设备的技术资料、保修资
料、合同；承接查验记录，整改报告）。
二、接管后的资料：设施设备的台账（由于有部分项目因为各
种原因前期资料不全，需要根据现场设施设备的铭牌上的
内容）、根据项目现场实际制订年度工作计划、保养计划、
巡检计划等各种计划、日常的各种（给水、排水、用电、
消防、照明、智能化等设施设备）巡检、维修、保养等记
录，按期归档。
三、根据项目现场实际情况，制订各种应急预案（防汛、用电、
用水、电梯困人等），并做好应急演练的记录，及时归档。
四、制订工程部员工的各项培训计划（各项管理制度、专业技
能、入室维修、礼仪礼节、装修管理、应急处理等），并
做好培训记录，及时归档。
五、五、工程部的其他资料，（会议记录、通知、维修通知单、
工程联系单、工具及材料的管理表格等）分类归档。
六、资料的填写规范；笔迹端正、字迹清晰，表格内避免出现
过多的空白项。
空白项建议用横线（或斜线）填写，内容
填写简洁明了。
七、工程资料要有专人管理，做好归档资料的分类整理(建好目
录、编号等)、集中摆放。
一、工程档案目录管理
1、工程档案管理采取纸页档案和计算机档案并行管理方式，基础档案材料要保留纸页档案，过程性档案要逐步向无纸化档案过渡。
2、工程档案设置三级目录，第一级目录为类别目录，第二级目录为程序文件目录，第三级目录为工作单目录。
3.工程档案设置应与上一级档案目录设置一致。
二、工程档案管理程序
1、工程档案管理责任
（1）工程部经理责任：设置文秘档案员；确定档案目录；设置档案保密等级；检查档案情况。
（2）工程部责任：配合工程部经理进行工作。
（3）文秘档案员责任：档案建立；档案修改；档案整理；销毁更新；档案资料分析报告；接受经理和上一级档案管理人员检查；检查工程部各级人员档案工作情况。
（4）员工责任：认真进行原始资料的记录；接受各级领导和档案员的工作检查。
2、工程档案管理程序
（1）工程档案的建立
文秘档案员根据经理意见建立各级档案目录并将各类文件、资料、图纸、记录按目录要求存档。
档案要予以统一编号，并在每卷首页建立目录清单，同时在计算机中进行目录登记。
（2）工程档案的存档
工程档案由文秘档案员整理，按规定目录存档。
（3）工程档案的查阅和借阅
一般工程档案查阅可向文秘档案员借出，在工程部办公室阅览；若需借阅须在文秘档案员处办理借阅手续。
保密档案经工程部经理批准可查阅，不可以借阅。
（4）工程档案的更改清理和销毁
原始档案一般不可修改；工程部工作档案经工程部经理同意可以修改。
工程部档案应定期进行清理，过程性工作档案到期后应及时销毁，但应做好销毁记录。
（5）上级档案存档
工程部档案应由文秘档案员定期上交物业管理中心存档。
（6）保密等级设置和更改
涉及到物业管理中心、项目部、工程部机密的技术和经济档案，如委托管理合同、原始图纸、技术改造方案和图纸、工程招标标底、
施工合同书等应设置密码，其保密等级和密码及其修改由工程部经理决定。
（7）计算机档案管理
工程部档案应积极推行计算机管理，由文秘档案员设置目录菜单，将档案或目录及时录入计算机中，进行资料分析、整理和信息传递。