秘书管理制度
秘书部规章制度
秘书部规章制度
第一条为了规范秘书部工作，提高工作效率，保障工作质量，制定本规章制度。
第二条秘书部成员应遵守国家法律法规，严格遵守公司规章
制度，严禁违法违纪行为。
第三条秘书部成员应当保守公司机密，严禁泄露公司重要信息，确保公司利益不受损害。
第四条秘书部成员应当认真负责，积极配合领导安排工作，
完成领导交办的各项任务。
第五条秘书部成员应当保持良好的工作态度，积极主动，善
于沟通，保持良好的团队合作精神。
第六条秘书部成员应当保持工作环境整洁，妥善保管办公用品，严禁浪费公司资源。
第七条秘书部成员应当不断提升自身专业能力，不断学习，
不断进步，为公司发展贡献自己的力量。
第八条秘书部成员应当遵守工作纪律，准时上下班，不迟到
不早退，不擅离职守。
第九条秘书部成员应当保持良好的形象，严格遵守着装规范，不得穿着不得体的服装上班。
第十条秘书部成员应当积极参加公司组织的各项培训活动，
提高自身综合素质。
第十一条秘书部成员如有违反本规章制度的行为，将受到相
应的纪律处分。
第十二条本规章制度自颁布之日起生效。
2024年文秘人员管理制度
2024年文秘人员管理制度第一章总则第一条为了加强对文秘人员的管理，提高工作效率和工作质量，根据《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国职业教育法》等相关法律法规，制定本管理制度。
第二条适用范围：本管理制度适用于公司内所有文秘人员。
第三条文秘人员应遵守公司的各项规章制度，履行相应的职责和义务。
第四条公司要为文秘人员提供必要的培训和学习机会，提高其专业素质。
第二章入职管理第五条文秘人员的招聘工作由人力资源部门负责。
第六条入职条件：应聘者应具备相应的文秘专业或相关专业的学历背景，具备良好的沟通协调能力和组织能力。
第七条入职程序：应聘者经过初试、复试、体检等环节，通过后可与公司签订劳动合同。
第八条入职培训：新入职的文秘人员要接受公司组织的入职培训，了解公司的文化、制度和工作流程等，并进行实践操作。
第三章岗位职责第九条文秘人员的岗位职责主要包括：（一）协助领导完成文件的收发、传递和归档等日常工作；（二）负责会议的组织、会务安排和记录等工作；（三）协助领导进行日常办公室管理工作；（四）负责行政文件的起草和整理等工作；（五）协助领导处理日常办公室的突发事件。
第四章绩效考核第十条文秘人员的绩效考核采用定期考核和每年一次的综合考核相结合的方式进行。
第十一条定期考核：按照公司制定的绩效考核指标，对文秘人员的日常工作表现进行定期评估。
第十二条综合考核：每年一次的综合考核主要评估文秘人员在一年内的工作表现和成果，包括工作态度、工作效果等。
第十三条绩效考核结果将作为晋升、奖惩和薪资调整等方面的依据。
第五章奖惩措施第十四条奖励：对于工作突出的文秘人员，公司将考虑给予以下奖励：（一）表扬信或奖金；（二）晋升或职称提升；（三）培训和学习机会的优先安排。
第十五条处罚：对于工作不达标或违反公司规章制度的文秘人员，公司将采取以下措施：（一）警告或批评教育；（二）工资降低或停发；（三）调整岗位或辞退。
第六章工作条件第十六条公司为文秘人员提供良好的工作条件，包括：（一）舒适的办公环境和办公设备；（二）完善的办公系统和工作流程；（三）合理安排的工作时间和休假制度。
公司秘书服务管理制度
公司秘书服务管理制度第一章总则第一条为加强公司内部管理，提高工作效率，规范公司秘书服务行为，订立本制度。
第二条公司秘书服务人员是指受雇于公司的特地从事日常办公文秘、协调内外部资源、提高工作效率的专业人员。
第三条公司秘书服务人员应遵守本制度，尽职尽责，为公司的顺利运营供应支持。
第二章公司秘书服务管理流程第四条公司秘书服务人员应依照以下流程进行工作：1.接受任务：接受上级布置的任务，并了解任务的具体要求和期限。
2.组织协调：依据任务要求，协调相关部门、人员资源，确保任务的顺利完成。
3.进行布置：订立认真的工作计划和进度表，合理布置时间和资源，确保任务定时完成。
4.汇报反馈：及时向上级汇报工作进展和问题，并依据反馈调整工作计划。
5.完成任务：经过充分准备和协调，完成任务并保证质量。
6.维护档案：依据公司规定，将任务相关的文件、资料进行归档和保管。
第五条公司秘书服务人员应依照以下原则进行工作：1.保密原则：对公司的机密信息和商业秘密要严格保密，不得泄露给外部人员。
2.效率原则：高效、精准明确地完成工作任务，提高工作效率和质量。
3.沟通原则：与上级、下级、同事之间要保持畅通的沟通渠道，及时沟通工作进展和问题。
4.合作原则：协调相关部门、人员资源，乐观搭配合作，共同完成任务。
5.服务原则：为公司供应优质的秘书服务，满足各部门的工作需求。
第三章公司秘书服务内容及要求第六条公司秘书服务内容包含但不限于以下方面：1.文件处理：负责收发公司文件、报告等，保证信息的及时传递和归档存档。
2.会议支持：负责会议室、会议设备的预约、布置和管理，供应会议记录和决议文件。
3.差旅布置：负责公司员工差旅的机票、酒店、交通等布置工作。
4.行政支持：帮助领导处理日常行政事务，如文件起草、会务布置、会议记录等。
5.日程管理：负责为领导布置和管理日程，并供应相应的日程布置和会议提示。
6.电话接待：负责公司来访电话的接听和转接，做好来访人员的接待工作。
文字秘书有哪些规章制度
文字秘书有哪些规章制度一、工作时间1、文字秘书应遵守公司的工作时间制度，按时到岗上班。
2、如果需要调休或请假，需提前向领导请假，并确保工作正常进行。
3、遇有突发事件需要加班时，需主动与领导沟通，并按公司规定加班费标准进行加班。
二、工作态度1、文字秘书应保持良好的工作态度，尊重领导和同事，积极配合完成工作任务。
2、处理工作时要认真负责，不可懈怠和敷衍了事。
3、遇有问题要及时向领导汇报，不可隐瞒或瞒报事实。
三、保密管理1、文字秘书接触到的文件和资料可能涉及公司的商业机密，文字秘书有义务保护公司的商业机密，不得擅自泄露。
2、在处理文件和资料时要注意保密，不可随意外传文件和资料。
3、离开岗位时要将工作桌面整理干净，确保重要文件和资料得到妥善保管。
四、沟通协调1、文字秘书是公司内外沟通的桥梁，要善于与各部门协调沟通，保持信息畅通。
2、有时需要代表领导参加会议、接待客户等活动，文字秘书需要具备良好的沟通能力和服务意识。
3、在处理纷繁复杂的事务时，文字秘书要善于总结归纳，提高工作效率。
五、专业素养1、文字秘书需要具备一定的专业知识和技能，能够熟练操作办公软件和办公设备。
2、要不断学习进步，关注行业动态，提升自身的综合素质。
3、积极参加培训和学习，提高文字处理能力和沟通能力。
六、其他规定1、文字秘书如有违纪违法行为，将视情节轻重给予相应处罚。
2、公司有权根据工作需要对文字秘书的职责和权限进行调整。
3、文字秘书要服从公司领导的安排，完成公司交办的其他工作。
总结：文字秘书在企业中扮演着重要的角色，要履行好自己的职责，做到高效、准确、保密。
企业为了规范文字秘书的工作行为，会制定一系列规章制度，包括工作时间、工作态度、保密管理、沟通协调、专业素养等方面的规定。
文字秘书应遵守这些规定，以确保自己的工作顺利进行，为公司的发展做出贡献。
文秘人员管理制度（3篇）
文秘人员管理制度第一章总则第一条为全面提高文秘人员的工作能力和综合素质，规范文秘工作流程，确保文秘工作的高效、有序进行，特制定本管理制度。
第二条本制度适用于本公司所有文秘人员。
第三条文秘人员是指在公司内从事文秘工作的员工，包括行政助理、秘书等职位。
第四条文秘人员应具备良好的文字表达能力、电脑操作能力和沟通协调能力，认真负责，具备一定的保密意识和团队合作意识。
第二章文秘人员的工作职责第五条文秘人员应完成领导交办的各项文秘工作，包括文件起草、会议记录、资料归档等。
第六条文秘人员应协助上级完成各类报告、计划、方案等工作。
第七条文秘人员应负责公司各类会议的组织、安排和记录工作。
第八条文秘人员应负责公司文件的管理和档案材料的整理和保管工作。
第九条文秘人员应及时处理领导发出的各类文件、信息和邮件，做好筛选、整理和归档工作。
第三章文秘人员的工作流程第十条文秘人员应按照公司的工作流程进行工作，确保工作的有序进行。
第十一条文秘人员应按照领导的要求，准备好相关资料和会议记录。
第十二条文秘人员应及时将文件送达领导，并做好相关记录和归档工作。
第十三条文秘人员应及时跟进各项工作进展情况，并向领导汇报。
第四章文秘人员的工作效果评估第十四条公司将定期对文秘人员的工作效果进行评估，包括工作态度、工作质量和工作效率。
第十五条文秘人员的工作效果评估结果将作为晋升、薪资调整和奖惩的重要依据。
第十六条文秘人员在工作过程中应及时总结经验教训，不断提升自己的工作能力和综合素质。
第十七条文秘人员可以提出对工作流程的改进建议和意见，公司应及时进行评估并采纳合理的建议。
第五章文秘人员的权利和义务第十八条文秘人员有权获得公司必要的培训和技能提升机会。
第十九条文秘人员有权知悉公司机密信息，应保守公司机密，并在离职后归还公司所有文件和资料。
第二十条文秘人员有权对领导的不合理要求进行合理的申诉。
第二十一条文秘人员应保证自身健康和工作状态，如有不适应和特殊情况，应及时向公司报告并请假。
秘书处日常工作管理制度范文（4篇）
秘书处日常工作管理制度范文第一章总则第一条目的：为了规范和提高秘书处的日常工作管理水平，确保各项工作有序进行，特制定本制度。
第二条适用范围：本制度适用于秘书处的日常工作管理及相关人员。
第二章组织架构第三条秘书处设主任一名，副主任一名，工作人员若干。
第四条秘书处主任是秘书处的负责人，负责秘书处的日常工作管理和决策。
第五条秘书处副主任协助主任工作，负责秘书处人员的日常管理和工作调度。
第三章工作职责第六条秘书处的工作职责包括但不限于：（一）组织和安排会议、会务事宜；（二）收发公文、文件及信件；（三）管理行政文件和资料的存档；（四）协助领导组织安排各类活动；（五）负责领导的日程安排和行程管理；（六）协助领导处理日常工作事务；（七）协助领导制定工作计划和汇报材料；（八）处理来访、来电等工作；（九）参与重要事务的议题研究和方案制定。
第四章工作流程第七条秘书处的工作流程如下：（一）会议组织1.根据领导的安排，组织会议并制定相关会议文件。
2.协助领导召开会议、记录会议纪要并及时分发。
3.负责跟进会议决议事项的落实情况。
（二）公文收发1.负责公文收发工作，确保公文的及时传达和落实。
2.按规定的程序、格式处理收到的公文和信函，及时转发给有关部门或人员。
3.负责公文登记、归档和备份工作。
（三）日常事务管理1.负责领导的日程安排和行程管理，确保领导工作顺利进行。
2.处理来访、来电等工作，及时传达并落实相关事项。
3.协助领导处理日常工作事务，确保各项工作有序进行。
4.参与重要事务的议题研究和方案制定，提供秘书支持。
第五章工作纪律第八条秘书处的工作纪律包括但不限于：（一）工作时间：1.工作日上班时间为每天上午9点至下午6点，中午休息1个小时。
2.加班工作需要事先经过主任批准。
（二）工作态度：1.工作人员应端正工作态度，服务领导和同事。
2.保守机密，不得泄漏工作机密和个人信息。
（三）工作效率：1.工作人员应以高效、务实的工作态度完成各项任务。
秘书人员管理制度条款
第一章总则第一条为了规范秘书人员的管理，提高工作效率，维护机构形象，特制定本制度。
第二条本制度适用于本机构所有秘书人员。
第三条秘书人员应遵守国家法律法规，坚守职业道德，树立良好的职业形象。
第二章职责与权限第四条秘书人员的职责：1. 负责机构领导的日常事务处理，确保领导工作有序进行；2. 负责机构文件的收发、归档、保密工作；3. 负责机构会议的组织、筹备、记录及纪要整理；4. 负责机构办公用品的采购、分发及管理工作；5. 负责机构领导的日程安排及出差行程安排；6. 负责机构内部及对外联络工作；7. 负责领导交办的其他工作。
第五条秘书人员的权限：1. 在授权范围内，负责机构文件的收发、归档、保密工作；2. 在授权范围内，负责机构办公用品的采购、分发及管理工作；3. 在授权范围内，负责机构领导的日程安排及出差行程安排；4. 在授权范围内，负责机构内部及对外联络工作；5. 在授权范围内，负责机构会议的组织、筹备、记录及纪要整理。
第三章工作要求第六条秘书人员应具备以下基本素质：1. 具有良好的职业道德和敬业精神；2. 具备较强的组织协调能力、沟通能力和文字表达能力；3. 具备较强的保密意识，严格遵守保密规定；4. 具备一定的法律、财务知识；5. 具备良好的心理素质和应变能力。
第七条秘书人员应按照以下要求开展工作：1. 认真执行领导交办的任务，确保工作质量；2. 严格遵守工作纪律，按时完成工作任务；3. 主动汇报工作进展情况，及时沟通工作问题；4. 保持工作环境整洁，维护机构形象；5. 遵守保密规定，不得泄露机构秘密。
第四章培训与考核第八条机构应定期对秘书人员进行业务培训，提高其业务水平。
第九条机构应建立健全秘书人员考核制度，对秘书人员的工作绩效进行考核。
第五章奖励与惩罚第十条对工作表现优秀、成绩突出的秘书人员，机构给予表彰和奖励。
第十一条对违反本制度、工作失职、给机构造成不良影响的秘书人员，机构给予批评教育、通报批评、罚款等惩罚。
秘书部门规章制度
秘书部门规章制度第一章总则第一条为规范和加强秘书工作，提高工作效率，保障公司日常运转，特制定本规章制度。
第二条秘书部门是公司的重要职能部门，主要负责为公司领导及各部门提供文秘支持和协助。
第三条秘书部门必须严格遵守国家法律法规、公司规章制度，服从公司领导的工作安排。
第四条秘书部门要努力提高工作效率，提升服务质量，不断提升综合素质和专业技能。
第二章部门设置第五条秘书部门设部长一名，正秘书若干名，兼职秘书若干名。
部长由公司领导任命，负责整体工作协调。
正秘书是部门主要执行人员，承担日常工作任务。
兼职秘书是在其他部门或职能岗位的员工担任，辅助正秘书开展工作。
第六条秘书部门设立办公室，负责公司文件资料的管理、文件的起草、呈报和存档等工作。
第七条秘书部门设立接待室，负责接待来访客户、处理电话、传真、信函等。
第三章工作职责第八条秘书部门的工作职责包括：（一）协助公司领导安排会议日程，准备会议资料，记录会议纪要等。
（二）负责公司文件的起草、呈报和存档工作，确保文件资料的及时、准确。
（三）接待来访客户，处理电话、传真、信函，解答相关问题，协调解决问题。
（四）协助领导安排出差行程，预订机票、酒店等，跟踪出差进度。
（五）负责公司机要文件和重要资料的保管与维护，保密工作。
（六）协助领导处理一般性事务，如订购办公用品、协调日常工作等。
第四章工作流程第九条秘书部门的工作流程如下：（一）领导安排会议、出差等事务，秘书部门接到通知后，进行会议日程安排和出差行程预订。
（二）领导需起草文件、准备会议资料等，秘书部门按照时间要求完成。
（三）来访客户或外部电话、传真等需接待办理，秘书部门负责及时处理。
（四）公司文件、资料需存档整理，秘书部门按规定存档分类。
（五）领导需处理机要文件和重要资料，秘书部门做好保密工作。
（六）其他特殊事宜，由领导指示后，秘书部门协助处理。
第五章管理制度第十条秘书部门设立监督检查制度，对部门工作开展定期抽查检查，确保工作质量。
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（1）需要院长本人审阅的，打开邮件内容请示院长阅示，并将附件内容存入相应文件夹，督促、协助院长在规定时间内处理相关事宜。
（2）以院长名义回复时，要在语气上予以注意，编辑好回复内容后请示院长无误方能从院长的信箱发出。
3、由秘书来代为处理的：
（1）转给其他相关负责人，并督促其承办，并将结果反馈给院长;
1、 参与决策调研，提供有分量的信息。首先是广泛收集信息，多提供真实情况。其次是超前搞好调研，多提供决策预案。再次是和领导同步思维，多提供有分量的文稿。其中要把握三点：
第一， 要有观察力，跟踪了解院长的思维轨迹，敏于捕捉领导的思想火花。
第二， 要站在领导工作的角度思考问题，才有一定的高度、广度和深度。
（3）如接听到找院长的电话，而不能把握院长是否要和对方通话的情况下，不能随便回答院长“在”或“不在”，可说“请问您是哪位，有什么事情？请您稍等一下，我去看看院长是否在？”，然后请示院长后再确认是否转呈院长接听。在对方不肯告知身份及事由的情况下，经反复询问后未果，可委婉结束通话。
（4）如果对方喋喋不休，废话连篇，可以说“请问您还有别的事吗？”或“对不起，我还有急事要办”等结束通话。
第五章秘书的礼仪素质
秘书要充分发挥礼仪的作用，达到工作自如的效果，除了把握好基本的礼仪原则外，还应从以下几方面加强对自身素质的培养。
一、要有良好的道德修养
礼仪是道德的一种外在表现形式，良好的道德会令人自然展示优雅得体的举止仪态，表现谦虚恭敬的态度。
1、公正客观。要公正地评价他人，不要以自己的好恶来评说他人，也不用自己的好恶要求他人。在处事中，不能感情用事，要以是非标准而不能以职务的高低论曲直，提批评、建议要出于“公心”，帮助他人要出于“诚心”。
（二）辅助院长塑造良好的形象
1、语言形象
院长在正式场合发表讲话，要事先准备好文字材料、发言提纲。公务活动之前，提供广泛适用的背景资料（包括活动内容、所要解决的基本问题及与此相关的人文等知识）供院长参考准备。
2、协助院长树立行为形象。要在事务安排中，尤其是学院内部活动中，多接触普通员工和学生，了解情况，融于基层之中，才能使领导的形象得以升华。
3、协助院长树立感化形象。秘书要协助院长做好以下几项工作：
（1）要待人热情，例如在院长开展某项活动之前，详细了解该项活动所涉及的人员情况，包括姓名、身份、履历等，以便领导掌握对方的信息，为开展热情友好的交际活动创造条件。
（2）对外交往要真诚情切，秘书要很好地领会和把握院长的处事原则，并在对外交往中很好地运用，必要时提醒院长率先垂范，以身作则。以感化、教育和鼓舞他人。
（5）如一个未完又来一个，应视电话内容和对方身份，让紧急的、重要的人员先讲，同时礼貌的告诉另一方稍候片刻，或记录对方电话，稍侯打过去。
（6）整理电话留言，在院长回来后汇报相关信息。
（二）传真
1、将传真分类：
（1）需要院长本人审阅的，根据院长授意处理。
（2）由秘书来代为处理的：
A、转给其他相关负责人
B、由秘书本人回复的，需要注意一下几点：
1、表情。表情中最主要的因素是眼神和微笑。
2、举止。手势和行立坐态都能表现出谦虚而恭敬的态度。言谈中注意语言的文雅与委婉，说话方式轻松自如，语速不急不徐，落落大方。
3、牢记别人的姓名，称呼恰当亲切。即使忘记了对方的姓名，也要委婉地“套”出或不动声色地处理。切忌直白对方“记不起了”或“我忘记了”等让对方难堪。
（2）由秘书本人回复的，要将事情汇报院长，请示院长意见后再行回复。以秘书名义发送时，要说明邮件内容为院长授意；
（3）如发出的邮件需要追踪结果或确认对方是否收到，需要设置回执，如对方未能及时查看，需电话告知。
4、重要邮件内容要及时进行存档。
（四）文件管理
1、收到文件，首先阅读文件，判断是否应由院长处理，然后审核文件格式是否正确、内容表述是否清晰、完整。
（3）确认出差陪同人；
（4）如有具体对接人，要与出差地相关人员沟通，确定周到的日程安排（明确如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程时间、接待人员等信息。
（5）做出完善细致周到的日程表（时间、地点、对方参会人、议程等）
（6）根据院长的习惯，准备出差用物品（见物品携带表）。
2、出差中
（1）根据院长日程安排，随时汇报学院各项工作及院长关心事宜的进展情况；
（五）名片及相关通讯录
1、分类：可根据实际情况分类，如类型、地域等；
2、存放：名片盒；录入到电子名片档中（更易查找，但需要录入时间）
3、应准备一名片夹，存放与院长联系紧密且重要的人员名片，并保证查找时方便快捷。
4、院长常用通讯录要归类放置，保证是最新更新的。旧通讯录分类放置归档，以便随时翻阅。
二、日程安排
2、忠诚守信。要忠诚老实，办事恪守原则，忠于承诺，能办的事要千方百计办，不能办的事要向对方说明情由以得到他人的谅解。
3、摆正站位。秘书一定要摆正自己的位置，在与不同身份的人交往处事中，要正确履行自己的职责，而不能超越权限，既要积极地配合工作，又不能干预领导的决策或其它部门的工作。
二、要有谦虚而恭敬落落大方的态度
2、适应性(Flexibility)
3、团队精神(Team work)
4、尊重他人(Respect for People)
5、创新精神(Creativity)
6、坚持原则(Uncompromising Integrity)
7、服务与贡献(Service & Contribution)
8、认同与分享(Sharing)
学院办公室秘书管理制度
第一章总则
为促进学院办公室秘书工作的规范化、制度化、流程化，提高各项工作的质量和效率，促进院长与学院各部门之间的信息沟通，协助院长顺畅处理日常事务，现结合我院实际情况，制定本制度。
第二章 管理原则
一、双重管理原则：即秘书受院长及所在学院办公室主任管理；
二、双重负责原则：即秘书对院长及所在学院办公室主任负责；
4、培养温文而雅的仪表风度。秘书正式场合应着整洁得体大方优雅的职业装。
三、要有作为领导辅助人员应具备的基本礼仪
秘书作为院长工作的辅助人员，除完成日常业务事宜外，更多的精力是为院长服务。一个好的秘书既是领导的助手又是领导的参谋，在日常工作中既要辅助领导进行决策，同时还要辅助领导树立良好的公众形象。
（一）作好助手和参谋的工作
遵守公文写作规范；
保密文件需要传真时，应先与对方联系，发送到指定传真机上，发送后再与对方确认；
需请对方协助抄送时，务必在文件正文前加以说明，列明抄送范围；
务必在传真件首页上标明总页码，并在每一页文件上标注页码。
2、必要的传真分类存档。
（三）邮件
1、根据邮件类型（如急阅件、待处理件、须知通知、一般通知、报表、报告/总结、新闻/通报、私人邮件等等）或按具体项目设子文件夹。
第三， 主动与院长交流思想，通过听取领导的意见不断调整自己的思维，在事务处理和文稿撰写中更好地体现院长的思想。
2、 参与实践，协助院长推进工作。
（1）积极介入有关工作，及时掌握相关情况，适时提出建议。
（2）经常了解全局情况。
（3）参与要有度，参谋要有方。参与督促检查，工作要“到位”，不能“越位”。
（4）参与工作实践，要当好助手，不能做“主手”，做好牵头、把关、协调的工作。
2、需要院长审阅的由学院办公室办理来文阅办卡，再请院长阅示。
2、对文件进行分类：待批、待阅件，紧急、不紧急，写明文件摘要（必要背景资料、审批原由，重点内容用彩笔标注，便于院长审阅。
3、按院长批改意见复印后转发、呈送，必要的事情进行追踪，反馈结果。
4、必要文件进行存档。
注：传真、邮件、信函等内容为外文的，应及时译出。
1、正直、公平，坚持既定政策和原则
2、诚实守信、实事求是
3、以工作为荣，设定高的工作水准
4、不失约、不违约、不食言、不泄密
5、勤奋努力工作，不断学习
6、有序利落，有条不斋
7、追求效率和效益
8、按约定完成工作，保质、保量、及时
9、客观正确对待意见与批评
10、要有大局观
二、秘书的职业态度
1、主动性（Initiative)
（3）对于无关紧要的人和事，要学会筛选过滤，果断拒绝。
4、通话技巧：
（1）日常礼貌用语：询问对方时，可用：“请问您哪里？”、“请问您怎么称呼？”“请问有什么事？”等；对院长直接领导、保持经常联系的外部、内部人员应在日常工作中尽量熟悉，达到闻其声知其人，并及时告知院长。
（2）如对方有事需要传达，必要时需将对方姓名、单位、电话号码以及需要传达的事再重复一遍，以便必要时再与对方联系。
（1）上级部门及平级部门来电直接记录留言，记录联系电话、联系人，来电事宜，并给对方复述确认无误。如不紧急，记录下来转告院长；情况紧急需转达领导的，要及时汇报院长。遇院长外出参会时，要及时发信息告知院长。
（2）学院内部来电要问清事由，如需要要汇报院长；其他可视情况请示办公室主任后处理。通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话。
（2）如需与有关人员通话，应有礼貌地请对方传呼或转达。
（3）如告知对方的内容较复杂，应主动提醒对方做好记录。
（4）逐一将事情说明，注意语言简明、准确；
（5）通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话。
3、接听电话：3声铃响内将电话接起，平和有礼貌的：“你好！山西工商学院院长办公室**”。接听电话分以下几种情况：
2、拟定会议议题，报请院长阅示；
3、通知相关人员参会，并告知会议议题；
4、准备会议资料；
5、准备会议室相关设备，保证会议室整洁、设备功能正常；
6、做好会议记录；
“日程安排”是指时间排定的领导工作计划，是领导工作量、工作效率、工作成果的一种反映，是时间管理艺术的集中体现。秘书的职责是当好“管家”，按日程安排为领导做好各种必要的准备，并提醒领导实施。