机要档案管理规定
高校机要室档案管理制度
第一章总则第一条为加强高校机要室档案管理工作，确保档案的完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合高校实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于高校内部所有机要室档案的管理工作。
第三条机要室档案管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保档案的完整、连续、系统；2. 安全性原则：采取有效措施，确保档案的安全；3. 利用性原则：方便档案的查阅和利用；4. 保密性原则：严格遵守国家保密法规，确保档案的保密性。
第二章组织机构与职责第四条高校机要室由学校行政部门负责管理，设专人负责档案的收集、整理、保管和利用工作。
第五条机要室档案管理人员的职责：1. 负责档案的收集、整理、归档和保管工作；2. 严格执行档案保密制度，确保档案的保密性；3. 定期对档案进行鉴定、整理和归档；4. 为校内外的查阅者提供档案查阅服务；5. 参与档案鉴定、销毁工作；6. 完成上级领导交办的其他工作任务。
第三章档案收集与整理第六条档案收集范围：1. 学校各类重要文件、资料、报表、证书等；2. 教职工、学生的各类人事档案、学籍档案、奖惩档案等；3. 学校科研、教学、管理等方面的档案资料；4. 其他需要归档的文件、资料。
第七条档案整理要求：1. 按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类、编目、立卷；2. 档案卷内文件应按照时间顺序排列，编号；3. 档案卷内文件应填写卷内目录，卷内文件名称、编号、页数等信息应准确无误；4. 档案卷内文件应装订整齐，封面、封底、目录、文件等要素齐全。
第四章档案保管与利用第八条档案保管要求：1. 档案库房应保持通风、干燥，温度控制在18℃-25℃；2. 档案库房内不得存放易燃、易爆、腐蚀性物品；3. 档案库房内应设置防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施；4. 档案管理人员应定期对档案进行检查、维护。
第九条档案利用要求：1. 查阅档案应提前预约，填写查阅申请；2. 查阅档案时，应遵守档案保密规定，不得擅自复制、摘抄、拍照；3. 查阅档案应登记，记录查阅人、查阅内容、查阅时间等信息；4. 查阅完毕后，应及时归还档案。
机要密码干部档案管理制度
第一章总则第一条为加强和规范机要密码干部档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国密码法》等相关法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我单位所有涉及机要密码工作的干部档案管理。
第三条机要密码干部档案管理应遵循以下原则：（一）真实性原则：档案内容必须真实反映干部的工作情况；（二）完整性原则：档案内容应全面、系统，无遗漏；（三）安全性原则：确保档案在存储、使用、销毁等环节的安全；（四）保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息的安全。
第二章档案收集与整理第四条机要密码干部档案的收集范围包括：（一）干部个人基本信息；（二）干部工作经历、学习经历、奖惩情况；（三）干部参与机要密码工作的相关材料；（四）干部退休、离职等相关手续。
第五条机要密码干部档案的整理应按照以下要求进行：（一）分类整理：按照档案内容性质，将档案分为个人基本信息、工作经历、学习经历、奖惩情况、机要密码工作相关材料、退休离职手续等类别；（二）编目索引：对每份档案建立目录索引，方便查询；（三）归档时间：按照档案形成时间顺序，将档案进行归档。
第三章档案存储与保管第六条机要密码干部档案的存储应采用安全、可靠的档案库房，确保档案的物理安全。
第七条机要密码干部档案的保管应遵守以下规定：（一）定期检查：对档案进行定期检查，发现损坏、丢失等问题，及时采取措施；（二）防潮、防霉：保持档案库房干燥、通风，防止档案受潮、霉变；（三）防火、防盗：采取有效措施，防止档案火灾、盗窃等事故发生；（四）保密措施：严格执行国家保密法律法规，确保档案信息的安全。
第八条机要密码干部档案的查阅，需经单位负责人批准，并严格遵守保密规定。
第四章档案利用与销毁第九条机要密码干部档案的利用，需遵循以下原则：（一）合法合规：确保档案利用符合国家法律法规和单位规定；（二）保密原则：在档案利用过程中，严格遵守保密规定，防止信息泄露；（三）真实性原则：确保档案利用结果的真实性。
机要文件管理规定
机要文件管理规定文件管理规定第一章总则第一条文件管理的目的：为了规范机关、企事业单位的文件管理行为，确保文件的安全、完整、准确，提高工作效率和服务质量，满足信息资源管理的需要，制定本规定。
第二条适用范围：本规定适用于机关、企事业单位的文件管理工作，包括纸质文件和电子文件管理。
第三条文件管理原则：1. 法律原则：文件管理工作必须遵守国家法律法规、规章制度。
2. 完整原则：对于机关、企事业单位的全部业务活动，应建立相应的文件管理制度，确保文件的完整性。
3. 安全原则：文件管理工作必须保证文件的安全，防止文件的丢失、泄露和损毁。
4. 便捷原则：文件管理工作应提供便捷的查询、检索、借阅和利用服务，方便用户获取所需的文件信息。
5. 效率原则：文件管理工作应高效、规范，提高工作效率和服务质量。
第二章文件的创建和登记第四条文件的创建：1. 文件是机关、企事业单位在开展工作过程中产生的载有事实、观点和决策等内容的记录材料。
文件的创建必须符合事实、准确、合法、规范的原则。
2. 文件的创建应当与业务活动相配套，确保文件的完整性和可查性。
第五条文件的登记：1. 文件的登记是指对文件进行编号、归档、登记入库，并对文件的属性、位置、责任人等信息进行记录的活动。
2. 文件的登记应当标注文件的唯一标识符，便于后续的查询和管理。
第六条电子文件的创建和登记：1. 电子文件的创建应当采用合法、规范的电子文档格式，确保文件的真实性和完整性。
2. 电子文件的登记应当包括文件的存储位置、访问权限、备份策略等信息，并进行定期更新和维护。
第三章文件的保管和使用第七条文件的保管：1. 文件的保管应当建立合理的存储设施，确保文件的安全、防火、防虫和防潮。
2. 文件的保管应当制定相应的保密措施，对于涉密文件应进行严格的管理和控制。
3. 纸质文件和电子文件的保管应当定期进行检查和整理，确保文件的完整性和可读性。
第八条文件的使用：1. 文件的使用应当遵守法律法规，不能超越权限和涉及机密信息，确保文件的安全和保密。
机要文件日常管理制度
第一章总则第一条为加强机要文件的管理，确保国家秘密和工作秘密的安全，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有涉及国家秘密和工作秘密的文件、资料、数据等。
第三条机要文件的管理工作应遵循以下原则：1. 安全保密原则：确保机要文件不被非法获取、泄露、篡改、销毁。
2. 依法管理原则：严格按照国家法律法规和保密制度进行管理。
3. 责任到人原则：明确责任，落实保密措施，确保机要文件安全。
4. 规范操作原则：按照规定程序和标准进行操作，确保管理工作的规范化。
第二章机构与职责第四条本单位设立机要文件管理领导小组，负责机要文件管理的全面工作。
第五条机要文件管理领导小组的主要职责：1. 制定机要文件管理制度，并组织实施。
2. 组织开展保密宣传教育，提高全体人员的保密意识。
3. 定期检查机要文件管理情况，及时发现和纠正问题。
4. 处理机要文件管理的重大事项。
第六条设立机要文件管理办公室，负责机要文件的具体管理工作。
第七条机要文件管理办公室的主要职责：1. 负责机要文件的收发、登记、保管、传递等工作。
2. 负责机要文件的安全检查和清点工作。
3. 负责机要文件的销毁工作。
4. 负责机要文件的保密宣传教育工作。
第三章机要文件的分类与标识第八条机要文件分为绝密级、机密级、秘密级三个等级。
1. 绝密级文件：封面和文件材料上标有“绝密”字样。
2. 机密级文件：封面和文件材料上标有“机密”字样。
3. 秘密级文件：封面和文件材料上标有“秘密”字样。
第四章机要文件的收发与传递第十条机要文件的收发：1. 收发人员必须熟悉机要文件的管理规定，严格遵守保密制度。
2. 收发文件时，要认真核对文件名称、份数、密级等，确保无误。
3. 收到的机要文件应及时登记，并妥善保管。
第十一条机要文件的传递：1. 传递机要文件应使用机要文件袋或专用的传递箱。
2. 传递人员应遵守交通规则，确保文件安全。
机要文件管理规定
机要文件管理规定为做好我院机要文件的管理工作，落实机要人员责任制，特作如下规定：一、收文1 .收到文件首先检查文件袋有无破损，发现问题及时查明原因。
2 .及时拆封，清点、查对文件数量、收文单位与登记是否相符，避免号码和分数出现差错。
3 .对文件进行登记、编号，注明密级、收文日期等。
二、阅文1 .机要文件履行文件批办手续后，由机要文书负责传阅。
各级领导要在办公室或机要室内阅文，全过程注意保密。
特别对绝密级文件、电报，除传阅范围内人员和机要人员外，不得外传。
绝密级文件、电报要限时传阅，阅完后及时收回，不得在机要室以外过夜。
2 .阅文人员应严格遵守保密制度，不得向规定范围以外的人员泄漏或公开引用文件内容。
传阅过程中文件不得抽离文件夹。
阅后要签名、注时，当日送机要秘书，严禁横传或将文件带回家中阅读。
3 .领导出差前请将未阅完的文件返还文书室。
领导阅后退回时，对文件要逐一进行核对；领导对所送文件如有批示，要及时通知有关部门或领导阅读文件及批示。
三、借阅1 .借出机密级以下机要文件须办公室主任批准，不得超过两天，要登记清楚时间、文件名称、文件编号及份数，双方核对清楚，借用人签名后，方可带走文件。
借阅者归还文件时，机要文书核对无误后，办理还文手续。
确需继续使用的，须经办公室主任批准，办理续借手续。
2 .借阅机密级以上机要文件须经党委书记批准，并不准带出机要室。
四、文件的复制机密级文件复制须经机要文书审核，机密级以上文件复制须经党委书记批准，复制时不得遮盖机密级标志、保密期限及知悉范围。
文件处理完毕请及时将复印件返还文书室。
五、文件的清销1 .机要文书每月要检查文件的阅读和保管情况，按要求进行分类、清点整理。
2 .需要交还的文件按时上交上级机要处；允许留存的文件，留存在机要室保存，并备有文件目录以供查阅。
3 .清销的机要文件、内部资料，送指定部门监销。
4 .清点整理文件中，如发现丢失，确认无法找回，要写出书面报告，及时报送办公室领导。
学校机要管理制度
学校机要管理制度一、机要工作的范围1. 机要工作的内容包括学校文件的处理、存档、传送、印刷、复制等工作。
2. 机要工作的对象包括学校领导、各部门、教职工及学生等。
3. 机要工作的要求包括及时性、准确性、保密性。
二、机要工作的流程1. 文件的处理（1）学校领导起草文件交由机要科员进行处理。
（2）机要科员审核文件内容是否准确完整后，打印文件并交由领导审批。
（3）经领导批准后，机要科员进行存档，并通知相关部门。
2. 文件的传送（1）文件传送需经过机要科员审核和盖章，并填写传阅记录。
（2）传送文件需按照机要管理制度要求的方式进行，保障文件传送的及时、准确。
3. 文件的印刷与复制（1）对于需要大规模印刷与复制的文件，需提前计划并报备机要科。
（2）机要科员负责文件的印刷与复制，并定期清查打印机、复印机等设备的工作状况。
三、机要工作的管理1. 机要科的组织架构（1）机要科设立科长一职，负责机要工作的整体管理与协调。
（2）机要科设立文员多名，主要负责文件的处理、传送、印刷、复制等工作。
2. 机要科的工作环境（1）机要科设立机要室，并配备必要的办公设备，如电脑、打印机、复印机等。
（2）机要室要保持整洁，保障机要工作的顺利进行。
3. 机要科的工作流程（1）机要科员需按照机要管理制度的要求进行工作，保障文件的及时处理。
（2）机要科员需定期进行档案整理，保障文件存档的有序性。
四、机要工作的保密1. 对于涉密文件，机要科员有义务保密。
2. 机要室内禁止外人入内，保障文件的安全。
3. 对于机要科员的培训（1）机要科员需定期接受机要管理相关培训，了解机要工作的规范与要求。
（2）机要科员需签订保密协议，承诺保守涉密文件。
五、机要工作的考核与奖惩1. 对于机要科员的工作绩效进行考核，评选优秀员工，并给予奖励。
2. 对于机要科员的工作失误或违规行为进行处理，如停职、处罚等。
六、机要管理制度的完善与落实1. 机要管理制度需定期进行检查与评估，保持制度的有效性。
机要文件管理规定模版
机要文件管理规定模版文件管理规定模板第一章总则第一条为规范机构文件管理，提高工作效率，加强信息共享，保护机构文件的安全性和完整性，制定本规定。
第二条本规定适用于机构所有文件管理工作。
第三条文件管理工作应遵循权责明晰、规范操作、便于查找、安全可靠的原则。
第四条文件管理工作应按照法律法规、规章制度和相关管理要求进行。
第五条机构文件管理工作应有专职人员负责，定期进行评估和监督，确保规定的顺利实施。
第二章文件的分类和归档第六条文件应按照内容和形式进行分类、编号和归档。
第七条文件的分类包括：行政文件、业务文件、财务文件、人事文件等。
第八条文件应按照机构的职能、工作流程和管理层级进行编号。
第九条归档应定期清理、整理和归档，确保文件的完整性和易于查找。
第十条归档文件应在文件保管期满后，按照规定进行处置。
第三章文件的编制和审批第十一条文件的编制应明确文件的目的、内容、形式和依据。
第十二条文件的审批应按照机构的工作流程和权限进行。
第十三条文件的审批程序应合理、规范，确保文件的合法性和有效性。
第十四条文件的审批人员应具备相应的资格和权限，确保文件的准确性和及时性。
第四章文件的传递和保存第十五条文件的传递应进行书面或电子记录，并按照规定的方式进行。
第十六条文件的保存应按照规定的时间和方式进行，确保文件的安全、完整和可读性。
第十七条文件的保存应备份并存档，以防止文件丢失或损坏。
第五章文件的安全保密第十八条文件的安全保密应按照国家相关法律法规和机构的相关规定进行。
第十九条机构应建立完善的文件安全保密制度，对涉密文件进行严格管理和控制。
第二十条文件的复印和打印应进行记录，并限制非必要人员的访问。
第二十一条对于重要文件和涉密文件，应进行加密，控制访问权限，并定期进行防护检查。
第六章文件的销毁和保管期限第二十二条文件的销毁应按照机构的相关规定进行，确保文件无法恢复和利用。
第二十三条文件的保管期限应按照文件的性质和重要程度进行确定，逾期应及时销毁或移交档案馆。
机要档案管理规定
机要档案管理规定 Document number：PBGCG-0857-BTDO-0089-PTT19981．目的规范公司机要档案的管理，规避公司经营风险，为公司经营服务。
2．范围本制度适用于三一帕尔菲格特种车辆装备有限公司。
3．定义机要档案指公司在经营过程中直接形成的有重要保存和利用价值的各种历史记录。
机要档案是指公司土地档案、房产档案、投资项目档案、基建档案、商务合同、产品销售合同、人事档案、专利档案、印章档案、公司荣誉、史料、资质等。
4．职责总经办是公司机要档案归口管理部门，直接负责公司一类档案，并对各部门的档案管理工作进行监督、检查、指导；总经办的行政部负责公司一类档案的日常管理（收发、借阅、保存等），并对档案资料的完整性负责；总经办的风控部负责一类档案中合同类的审核；各二级部门，负责本部门档案室的管理。
5．流程图6．流程说明7．激励措施有下列事迹之一的，各部门应当给予奖励：要档案的收集、整理、提供利用做出显着成绩的；施，避免或减轻损害后果的。
有下列行为之一的，根据情节轻重，处罚5-50分；造成损失的，根据档案价值，责令赔偿损失：档案建账不完整、库房管理不符合要求；档案员异动未及时备案。
借用档案未按时归还；有下列行为之一的，根据情节轻重，处罚50-100分,情节严重的予以辞退。
擅自提供、抄录、公布应当保密的档案；损毁、丢失或者擅自销毁档案；涂改、伪造档案；8．附件附录1《机要档案收集范围、整理要求与归档时限》附录2《机要档案分类和保管期限表》附录3《档号章及相关内容填写要求》附录4《档案库房管理要求》附录5《机要档案利用审批权限表》附表1《归档资料移交清单》附表2《机要档案利用审批表》附表3《机要档案利用登记表》附表4《机要档案盘点记录表》9．附加说明本制度由总经办提出，并负责解释和归口管理附录1：机要档案收集范围、整理要求与归档时限附录2：机要档案分类和保管期限表1.类目设置根据机要档案的收集范围，档案产生的领域范畴，档案记述的内容性质，结合各档案的管理方式、着录要求，确定为十四个一级类目。
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机要档案管理规定公司标准化编码 [QQX96QT-XQQB89Q8-NQQJ6Q8-MQM9N]
1．目的
规范公司机要档案的管理，规避公司经营风险，为公司经营服务。
2．范围
本制度适用于三一帕尔菲格特种车辆装备有限公司。
3．定义
机要档案指公司在经营过程中直接形成的有重要保存和利用价值的各种历史记录。
机要档案是指公司土地档案、房产档案、投资项目档案、基建档案、商务合同、产品销售合同、人事档案、专利档案、印章档案、公司荣誉、史料、资质等。
4．职责
总经办是公司机要档案归口管理部门，直接负责公司一类档案，并对各部门的档案管理工作进行监督、检查、指导；
总经办的行政部负责公司一类档案的日常管理（收发、借阅、保存等），并对档案资料的完整性负责；
总经办的风控部负责一类档案中合同类的审核；
各二级部门，负责本部门档案室的管理。
5．流程图
6．流程说明
7．激励措施
有下列事迹之一的，各部门应当给予奖励：
对机要档案的收集、整理、提供利用做出显着成绩的；
对违反机要档案管理要求的行为及时检举，或立即采取补救措施，避免或减轻损害后果的。
有下列行为之一的，根据情节轻重，处罚5-50分；造成损失的，根据档案价值，责令赔偿损失：
未按要求移交应归档材料；
档案建账不完整、库房管理不符合要求；
未配备档案员或档案员异动未及时备案。
借用档案未按时归还；
有下列行为之一的，根据情节轻重，处罚50-100分,情节严重的予以辞退。
擅自提供、抄录、公布应当保密的档案；
损毁、丢失或者擅自销毁档案；
涂改、伪造档案；
8．附件
附录1 《机要档案收集范围、整理要求与归档时限》
附录2 《机要档案分类和保管期限表》
附录3 《档号章及相关内容填写要求》
附录4 《档案库房管理要求》
附录5 《机要档案利用审批权限表》
附表1 《归档资料移交清单》
附表2 《机要档案利用审批表》
附表3 《机要档案利用登记表》
附表4 《机要档案盘点记录表》
9．附加说明
本制度由总经办提出，并负责解释和归口管理
附录1：机要档案收集范围、整理要求与归档时限
1.类目设置
根据机要档案的收集范围，档案产生的领域范畴，档案记述的内容性质，结合各档案的管理方式、着录要求，确定为十四个一级类目。
2.档号编制及标识
档号组成方式为“全宗号—分类号—年度号—件号”。
分类号是档号的主体，由一、二级类目代号组成(部分由一、二、三级类目代号组成)。
一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母组合而成，二级类目、三级类目的标识，采用阿拉数字“双位制”。
具体请见主表如示。
年度号由四位阿拉伯数字组成。
全宗号:合资公司给每个部门的代号。
各新增事业部需到合资公司机要档案申请全宗号。
年度:文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2017。
保管期限:归档文件保管期限的简称。
分为永久、15、10三类。
室编件号:文件的排列顺序号。
各档案室在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“0001”开始标注。
馆编件号：不需要填写。
机构(问题):分类方案中的二级类目名称。
如:2017收到的第100份有关经营的文书档案档号章的填写方式：
附录4：库房管理要求
1.机要档案室应合理配置专门档案库房等档案工作用房，并配置防盗、防火、防高温、防潮等必要设施。
2.档案库房应远离存有易燃易爆物品等不安全的场所，原则上不得设置在地下楼层或顶层。
3.库房内档案装具应统一编号，排列有序，便于档案上架（入柜）和利用。
4.每年1月30日前完成上一年度进出档案的盘点，并填写机要档案盘点记录表。
5.库房应保持卫生清洁。
要每周定期进行打扫，并注意拉好窗帘，防止强光进入。
6.库房内尚未整理的文件材料不得随处堆放，要有序的存放在档案柜内。
7.库房严禁存放私人物品、非机要档案归档范围的寄存物品。
经营2008
永久0100
8.每天进行巡查库房防火防盗设施及空调、除湿机等设备的运转情况，发现隐患应当
及时处理或报告；下班前，必须关好库房门窗，切断电源。
附录5：机要档案利用审批权限表
1档案移交部门可对其档案中不宜向其它部门开放的部分提出限制利用的意见。
电子文件的使用需求等同于借用档案原件。
2合同档案利用需申请部门与合同移交部门领导会审签字。
合同移交部门档案员可以办理登记直接查阅、复印、借用所移交的合同档案。
公司审计监察人员经其部门总监授权，可以直接调阅所有合同档案。
附表1:
归档资料移交清单
本清单共＿＿页＿＿＿项，一式两份。
交接日期：＿＿＿＿年＿＿月＿＿日。
移交部门：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿，移交人：＿＿＿＿＿＿＿。
接收部门：＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿，接收人：＿＿＿＿＿＿＿。
特别声明：本移交清单经双方签字后正式生效，资料未作特别注明的均视为原件。
移交资料清单：
附表2:
机要档案利用审批表
特别声明：档案未作特别注明的均视为原件；“利用序号”为6位流水号。
附表3:
机要档案利用登记表
特别声明：档案未作特别注明的均视为原件；“利用序号”为6位流水号。
附表4:
机要档案盘点记录表。