高等学校财务电子档案的管理分析
高校电子教学档案管理与利用问题
/【摘要】伴随中国进入到信息化社会,电子档案的管理与利用在档案工作方面发挥着越来越重要的作用。
高校繁重的教学管理由于使用了电子档案而变得更加科学和便捷,并逐渐成为高校教育管理的重要组成部分。
本文针对高校档案管理的工作特点,着重分析电子档案在高校教学管理应用中的主要特点,以找到科学有效地制定高校电子教学档案管理的对策。
本文旨在通过研究电子档案管理推动高校教育教学改革,促进高校的可持续发展。
【关键词】高等学校；档案管理；电子档案随着信息化时代的发展，高校早已不是通过单一的纸质档案来进行教学管理，而是以电、磁、光等媒介为信息载体，形成电子教学档案进行档案的管理与利用。
电子档案不仅具有保存价值，而且可以被多种软件兼容。
一、高校教学档案管理现状根据2008年9月1日颁布的《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）,高等学校档案是指“高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”。
但是纵观近几年高等教育发展状况,由于扩大招生数量，高校(含普通高校和成人高校)数量正在逐年递增，高校教师数量日益增多，高校中的教育教学档案也成几何数量增长。
每年数以千万的教学档案的变动、更新、维护,确实是对高校教学档案的管理工作形成巨大的挑战。
具体地看，全国高校教学档案管理现状呈现以下几个方面的特点:（一）高校教学档案工作量巨大由于高校的独特工作性质，新专业会不断涌现，每年都会产生大量的教学档案；不符合时代的、专业的不断淘汰，每年又需要对档案进行筛选与封存。
这就造成了高校教学档案的变化呈现数量大、变动频繁等特点。
（二）高校教学档案信息化程度亟待提升先进的信息技术是进行档案管理的有效手段，但是目前在高校教学档案管理过程中还没有完全发挥其优势。
高校中的教学档案主要还是凭借纸质作为其保管的媒介，电子信息管理只在高校教学档案中起着检索、备份、交换等辅助作用。
2023年学校档案管理制度_2
2023年学校档案管理制度2023年学校档案管理制度1第一章总则第一条为规范高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，制定本办法。
第二条本办法所称的高等学校档案(以下简称高校档案)，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。
第四条国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。
省、自治区、直辖市的人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。
国家档案行政部门和省、自治区、直辖市的人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。
第五条高校档案工作由高等学校校长领导，其主要职责是：(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度;(二)将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展;(三)建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费;(四)研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。
第二章机构设置与人员配备第六条高校档案机构包括档案馆和综合档案室。
具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆：(一)建校历史在50年以上;(二)全日制在校生规模在1万人以上;(三)已集中保管的档案、资料在3万卷(长度300延长米)以上。
未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。
第七条高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。
需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。
分室是高校档案机构的分支机构。
第八条高校档案机构的管理职责是：(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作;(二)拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实;(三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料;(四)编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源;(五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;(六)开展档案的开放和利用工作;(七)开展学校档案工作人员的业务培训;(八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能;(九)开展国内外档案学术研究和交流活动。
学校财务档案管理制度规定
学校财务档案管理制度规定学校财务会计档案和学校校舍财产档案是学校档案管理的重要组成部分，为使学校资产管理工作规范化、制度化制定本管理办法。
1、学校档案资料包括建筑、场地、绿地、消防等能反映校舍现状的有关资料及相关文件。
2、校舍资料应随学校建设的发展而变化，做到资料与实际情况相符合。
凡是新建改扩建的项目必须对原资料进行补充或更改，如建筑平面图、水电图等。
3、建筑档案必须有专人负责收集，做到内容齐全、不遗漏，并及时归档。
4、校舍资料属学校永久性保存资料，应按制度借阅，不得随意销毁。
5、按照《会计档案管理办法》规定，会计人员应对当月的会计凭证进行全面整理，记账凭证按编号顺序排列齐全，装订成册，并填写封面及背脊，说明年度、月份起讫日期，凭证种类，起讫号码，并由装订人在装订线封签处盖章。
对会计凭证类，会计账簿类，会计报表类和其他会计资料类等，按时分类立卷归档。
6、归档案卷封面的各个项目均应填写清楚，案卷标题确切简明，卷内应有次序的编页码，归档案卷要编制案卷目录一式数份，交接时双方根据目录清点核对并履行签收手续。
7、认真做好校舍资料统计工作，对各种资料的改进、补充须附说明。
8、资料管理人员做到规范化整理立卷，由档案部门集中统一管理，有关部门借阅须按规定办理登记手续，发现短缺及时查找。
9、资料保管必须切实做好防盗、防潮、防虫、防霉等保护工作，确保资料完好无损。
学校财务档案管理制度篇2为了加强会计档案的管理，提高科学管理水平，更好地为社会主义经济建设服务，根据《普通高等学校档案管理办法》和《中华人民共和国会计法》的法律、法规，制定本制度。
一、会计档案指会计凭证、会计帐簿、会计报表等会计核算材料。
它是记录和反映本单位经济业务活动的原始记录，具有重要的凭证、参考作用和史料价值。
二、财务会计部门形成的会计档案，从会计年度(公历1月1日起至12月31日止)终了之日起，保管一年期满后，由财务会计部门编制移交清册移交综合档案室保管。
高校档案管理中存在的问题及对策
提 出 了新 的要 求 。长期 以来 ， 直存 在 的文 本档 案类 型 如 ： 政 管理类 ， 一 党 在学 校党 群 、 政管 理 活动 中直 接形 行 成 的具有保 存 价值 的及 上级 有关 党 政工 作 的综合 性 材 料 。教 学类 ， 教 学 管理 和 教 学 实践 活 动 中直接 形 成 在 的具有 保存 价 值 的材料 。招 生 、 录取 、 业 等学生 相 关材 料 。基建 、 会类 这都 是 长期存 在并 且 必须 保存 的 。 毕 财
要 ： 密 围 绕 目前 高等 学校 档 案 管 理 的 特 点 ， 合 档 案 管理 工作 的 实 际 ， 我 国 高校 档 案 管 理 中存 在 的 问题 进 紧 结 就
行 了认 真 分 析 ， 并提 出 了相 应 对 策 。 关键词 ： 高校 档 案 ； 问题 ； 策 对
中图分类号 ：２３ Ｇ ０
（） １ 高校 档案 数量 聚增 ， 型复 杂 化 。 随着 高 校 体 制改 革 的不 断 深入 ， 项 建 设 不 断 推进 ， 校档 案 越 类 各 高
来越 呈现 出数 量 急剧增 长 ， 内容 形 式越来 越 复 杂 的现象 ， 使 利 用 范 围扩 大 ， 致 利用 形 式 多样 对 档 案 管 理本 身
管材 料 同时 利用 管理 不严 格 ， 需要 文件 时 乱翻 乱抽 ， 阅档案 、 阅档 案登 记 不 严 格 ， 的 长期 借 用 不 归还 ， 查 借 有 也没 有催 要记 录 ， 造成 重要 文 件时 有流 失 ； 对具 有 特殊 保护 的档 案没 有 具体 利用 保护 措施 。
化 越来 越普 及 ， 在许 多 高校 已经 在教 学 、 研 、 科 党政 机 关等 工作 中运 用 了各 软件 平 台 ， 各平 台都会 产生 大量 的 电子文 件 ， 些 电子 文件 具有 相 当 的存 档 价值 。电子 文件 采 用 的存 储 载体 主要 有 磁 盘 、 这 磁带 和光 盘 ； 物 档 实 案 门类 ， 在学 校有 关 活动 中形 成 的实 物 ， 旗 、 奖 奖杯 、 状 ， 际往 来 过 程 中产 生 的实 物 。实 物档 案 更 生 动形 奖 校 象地 体 现档 案 的实用 价值 。以实 物档 案为 基础 ， 立学 校博 物 馆 ， 为 宣传 学校 的有 利窗 口。还有 教 学作 品 建 成 类、 二级 院校 档案 、 作办 学等 等类 别 ， 案管 理 的趋 于复 杂 化 、 合 档 多样 化 。高校 的档 案 种类 不 断 增 加 ， 给高 就 校档 案工 作 提 出了更 高 的要求 。
浅谈高校电子文档管理工作的优化
态 化 的设 备 、安 全管理 制度 ，定期 、定时对机 器设备和 电 子 文件载 体进行 检测 ，一旦发现 问题立 即补救 ，减少环 境
因素影 响设备产 生的损 失 。同时 由于 电子文件 可 以随 时变 换载 体 ，或被不 留痕迹地 改动 ，所 以为保 证 电子文件 的真 实性 要采 取专 门技 术措施 。例如 ，有 的办 公软件 用 电子 印
２ ４观念意识 问题 ．
传 统纸 质档案 的原始 性不仅 在于其 内容 ，而且还 通过 载 体形式表 现 出来，人们 可 以通 过字 体、 印迹 甚至字 迹 、 纸 张制成材 料对其 原始性 加 以分 析判 断，而 电子形式 生成 的 由实态 变 为虚 态 的 档案 ， 已完 全 没 有 了这 种 “ 始 状 原 态 ”。 因此 在 电子 文件在 实际使 用过程 中，部分 人认 为 电
精 去 杂 的本 意 。
章或 电子签 名 的方 法对 电子文件进 行签发 处理 ，还有 的办
公 自动化 网络 中，可 自动 对每份 电子文件 的修 改、存取 、 传输 等任何 操作都进 行实 时登记 ，以密码 形式存储 并有 防 删 改措施 ，从而为 随时 印证 该 电子 文件 的来龙去脉 提供 完 整、细致 的查考信息 。
陷 ，忽 视 了档 案工作 的特殊 性、技术 性 ，只 是简 单地把 归
档 文件保 存在起 草文件 的计算 机 的硬 盘存储 器上 ，这就容 易造成 一旦本机 系统 出现 问题 ，所有 的 电子 文档就会 被破 坏 、丢 失，且这 种破坏 将是无 法恢 复和弥补 的 。而 有些单 位 偏好 以软磁盘 作为 电子文件存 贮 的主要介质 ，但 由于该
的管理 制 度 建立 应 以实用 性 、简 易 性和 可 操 作性 强 为 目
浅析电子管理在高校档案中的应用
档案 留存的主要作用一方面是保 存高校发展的历史 记录 ，
另一方面也是易被忽视 的方面就是使它产生社会效益 、 经济效 益 ，为高 校未来 的发展服务 。对于档案数据 ，不应该只停 留在 事实的表面 ，而应该进一步挖掘档案数据的潜在价值。 二 、高校档案管理信息化 的现状及存在 问题 １ 、观 念 落后 ， 对档 案 信 息化 的重 要 性 认 识 不足
２ 、档 案 管理 信 息化 是 高校 快 速 发 展 的 必 然 要 求
加强高校档案信息化管理 ，一方面是硬件的建设 ，即信息 化涉及到的设备 、网络等基础设施的建设 ；另一方面是软件 的
加强 ，即档案人员队伍 的加强 ，笔者主要 提出以下几点 建议 。 １ 、加 强领 导对 档 案 管理 信 息化 工作 的 重 视 档案信息化工作的顺利开展 ， 需要大量资金 的投入和优秀 人员的配备 ，这就需要高校领导 的重视和支持 ，更需要加强档 案信 息化工作 的宣传 力度 ，让 大家充 分了解档 案信息 化 的内 容 、产生 的价值 ，使档 案信 息化工作不仅仅 只得到高校领导 的 重视 ，更 能得 到各个职能部 门的配合 ，从 而形成档案信 息化 工 作 的良好氛 围。
、
还存在着信息可以被修改 、被盗用等风险。
三 、 加 强 高 校 档 案 管 理 信 息 化 的 几 点 建 议
高等学校是 以学生群体 为服务对象 的机构 ， 因为高校的这 种特殊性 ，每年都会有 大量教职员工及学 生的档案数据变动 ， 录入或者迁 出 ，加上学生就业 、继续深造等各种情况 ，档案的 变化便呈 现出变动频繁 、数量大 、跨 区域调度等特点 ，而且在 档 案 的保 存 和维 护 上都 需要 耗 费 大量 的人 力 、财力 、耗 时 也 较 长 。再者档案的存储也需要 占用较大的空间 ，加上档案的保存 年 限 受 限 ，极 易 造 成 信 息 的 流 失 ，所 以高 校 档 案 的 这 些 特 点 决 定 了高校 档案必须 实现信息化管 理。
高校财务会计档案管理探析
１ 加 强 领 导 ， 高认 识 、 提
领导重视 是搞好高 校会计 档案管 理工作 的重要 前提 和关
健。高校会计业 务主 管部门 、 校内的分管领导 、 务处长等各级 财 领导应引起 重视 ， 加强 对财 务会计档案管理 工作 的领 导。主管 部门可对 各高校财务档案制度的 建立健全进行指 导 ， 务档 对财 案管理工 作的及 时 、 面 、 全 完整进 行检 查 ， 督促各高校将财 务档
门和财 务部门未 共同派人 员监销 ， 不符合 保密要 求 ， 销毁 直接 以废品变 卖形式代替的现象 。
３ “ 防 ” 施 不 力 、七 措
案 的重要性 在整理初 期并没 有显现 出来 ，如果这 时候粗 心马 虎 ， 至置之不理 ， 甚 档案形成 有缺失 ， 内容不完整 ， 以后需要 时
不是财 务档案的主要 内容 ，在管理上不 能给 予应 有的 果 大量 的文书档案散落于各处 ， 时间一长 ， 往往会丢失 （） ３ 重立卷归档 、 日常管理 。对立卷工作 比较重 轻 平时 的管理则比较松懈 。尤其是档案借 阅管理 ， 缺少
住 、 费投 入 欠 缺 等 原 因 ， 成 了财 务 档 案 管 理 “ 重 、 轻 ” 经 造 三 三 ，
单， 没有按照永久 、 定期 两类分别保管 ， 不仅查找 非常 且 销毁 档案 也不及时 ， 造成会计档案积累过多 、 无处存
算系统 、 校园卡系统等 ） 的软件环 境的 电子档 案更是缺 少必要 份 分散 存放 。会计档案移交时双方 没有按册清点 ， 没 说是 “ 交白卷 ” 。
（） ２重会计档案 、 轻文书档案。只重视会计档案的管理 ， 凭
３ 执 行 不 得 力 、
严格按 照财务会 计档案管 理的时 间 、 内容 、 程序要 求来推
高校学生档案管理工作的现状分析及对策
发展的压力之下， 高校 学生档案工作也面 临着许多挑战。
二、 高校 学 生 档 案 管理 工 作 中的 不足
１档 案 意 识 薄 弱 ， 理理 念 落 后 ． 管
高和保障教学秩序的正常进行都具有重要的作 用。同时， 高
校 学 生 处在 从 学 校 到 社会 的转 折 阶 段 ， 好 高 校 学 生 档 案 管 做
数高校学生档 案工作被分派到学院等行政单位 ，管理 分散 ，
使 档 案 收 集 归档 不 及 时 ， 临时 收 集 归档 的现 象屡 见 不 鲜 。 而
不受重视 的档 案工作 ， 大大降低 了档案的真实性 ， 又 致使档
案 的利 用 价值 在高 校 管 理 工 作 中得 不到 很 好 的 发 挥。 ２学 生 档 案 管理 工作 缺 少 标准 、 范 的 约 束 ． 规
集中在每年 ７月份学 生毕 业离校和 ９月份 新生入校 。在这
两 个 时段 会 有 大 量 的 档 案 流入 或流 出学 校 ， 案 整 理 工 作 繁 档 忙 。 次 ， 案保 存 具 有 周 期 性 。 般 高 校 学 生 的档 案 随 招 生 其 档 一
对于高校 学生管理 ， 国家已经颁发很多文件 ， 普通高 如《
以 高校 学 生 档 案 管 理 工 作 要 紧 跟 社 会 的 变 化 ，不 断 改进 工
业等 多方面 考虑 ， 些学校 将处分 、 查等材料在毕业 前夕 ～ 检
给予 大 范 围 的 “ 销 ” 没 有 全面 真 实 体 现 学 生 在 校 期 间 的 全 撤 ， 貌 和 个 性 发展 特 征 ， 案 材 料 不 完 整 ， 息 量 不 足 ， 案材 料 档 信 档 归档 跟 不上 形 势 的变 化 ， 应 有 的作 用 无 法得 到充 分发 挥 。 其
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高等学校财务电子档案的管理分析
高等学校财务电子档案的管理是高等学校会计电算化应用中的重要环节，也是当前高等学校财务档案管理中不可或缺的主要内容。
在电子与信息技术高度发展的今天，处于知识前沿的高等学校的会计电算化已广泛普及。
由会计电算化产生的，蕴含着高科技的档案贮存介质，就是财务电子档案。
它不仅体积小，容量大，且易于查阅和传递，而倍受青睐。
做好这些财务电子档案的管理工作，进行有效地保管、维护与利用，充分发挥其便利、快捷的特性，成为现代档案管理中不可或缺的一部分。
一、财务电子档案特点：
财务电子档案是指存贮于磁盘、光盘等现代电子介质中的各种票据、凭证、账簿、报表等财务数据资料和系统开发运行中使用的各种基础语言程序及应用程序。
这里主要指用于贮存财务数据和程序的各种电子介质。
作为现代高新科技的产物财务电子档案，较之传统的财务档案，有了许多新的特点：
1、财务电子档案的存贮介质具有多种形式。
可存贮于可读写的磁性介质中，还可直接刻录为不可擦写的光盘，也可打印输出存贮于纸质材料中。
2、财务电子档案易于修正、拷贝和重置，便于纠错、携带和传递。
3、财务电子档案的体积小，容量大，占用存储空间小，但对存储条件要求较高。
4、财务电子档案大多不能直接视、读，需要借助一定的仪器设备予以复现;但易于计算、分析，快捷获得所需结果。
5、财务电子档案的高科技信息含量大，要求较高素质水平的管理人员。
6、财务电子档案内涵广泛。
不仅包括票据、记账凭证、账簿、报表等传统会计档案，还包括会计电算化中的各种系统软件和应用程序。
二、高等学校财务电子档案管理的状况
高等学校会计电算化生成了财务电子档案。
对于新介质的档案，既没有前人的管理模式可参照，又没有当前的技术可查考。
所以，早期的管理中往往有些不尽如人意的地方，主要表现在：
1、储存环境欠妥。
早期电算化会计生成的是电子输出档案，即通过打印输出的纸质凭证、帐簿和报表。
较早的针式打印机色带输出的纸质资料原本不够清晰，又受空间、经济条件限制，经日晒、风化，字迹极为模糊，有的甚至已消失。
2、早期软件、程序存留不利以及运行程序版本的更新，造成了原有数据资料的虚设。
如在早期DOS系统环境下，生成的磁性数据资料，虽保存完好，但原有运行环境已不复存在，现今程序又不能兼容，多数数据已不能再现，形同虚设。
3、老化机器的淘汰以及机器设备的快速更新，造成了新、旧运行环境脱节。
如早期微机上运行的win3、win95等，已难在现今机器上顺畅运行。
随着会计电算化的不断发展，财务电子档案的形式和数目日渐增多，
更多替代了原有传统财务档案的功能和效用，财务电子档案的管理也得到了应有重视。
许多高等学校投入了大量资金，用于必要的保护、查询、复现设施的购置和管理人员专业技术的再培训，其财务电子档案管理的环境、条件等硬件设施得到了全面改善。
三、高等学校财务电子档案的现代管理
财务电子档案的现代管理是指运用现代技术手段对财务电子档案实施有效管理，包括四个环节即财务电子档案的收集、整理、保存和利用。
(一)财务电子档案的收集
1、设定固定的收集区间。
一般可视业务量大小，按月、季或年度来设定;也可以视具体项目周期长短，实行分段、分项或全程设定。
但必须注意保证收集区间连续、无间断。
2、制定固定的数据收集程序。
选用质量好、可靠性高的贮存介质，备份所有财务数据，存贮于磁性介质，并刻录于光盘，确保备份的一致有效，必要时还可打印备份于纸质介质;同时应在磁性介质上，附加其运行的语言程序版本及操作环境标识，作为以后复现时的参照。
3、制定软件环境更替的收集程序。
在更换新程序软件时，应首先备份原有的操作系统及语言运行程序，以备旧资料的往复查询。
对转换前的初始数据备份，确保无误后，再做谨慎转换。
4、制定硬件更新的收集程序。
详细记录微机主板的级次、型号，内存的大小、硬盘的容量以及外部设备的配套类型等，有时还可记录下微机的品牌和使用起、止期。
更新后，视储存条件的许可，尽可能留
存一套完整的设备，预防意外。
5、有关登记资料的收集。
制作登记簿，详尽记录系统管理员、程序员的操作资料，区分业务具体操作人，以便于后续追询。
并认真填制电子档案移交清册，区分责任。
(二)财务电子档案的整理与保存
财务电子档案的整理与保存是其管理的关键，关系到整个管理工作的有效性。
不仅需要兼具财务、档案和现代电子技术知识的专业人员来管理，而且还需根据各种介质的特性，实施不同的整理与保存措施。
1、贮存的磁性介质。
磁性介质档案应远离磁场或者专设磁场屏蔽柜，以防消磁，丢失数据。
收集的双备份，应载明操作员姓名、运行环境和形成时间，连续顺序编号，再分放于不同储柜，以防意外。
2、贮存的光盘介质。
光盘介质档案对储存环境的清洁度要求较高，需要专用的防尘储柜;光盘的保护膜应完好无损，防止的盘面磨损、刮擦;每张光盘应附有硬质护壳，避免挤压损毁，不可读取。
3、贮存的纸质介质。
纸质介质是电子介质的辅助文本，多是打印输出，字迹由墨粉形成，见光、受潮易模糊、淡化，因此要注意避光和防潮，置于背光、干燥处。
财务电子档案的多种介质各有其性，管理方式要因质而异。
良好的储存环境是每一介质都所必需的，保持清洁，定期通风，控湿温，创造良好的储存环境，使电子档案维持优良状态，以期最佳利用效果。
(三)财务电子档案的利用
财务电子档案的充分利用是电子介质新载体、高科技特性的全面展现，也是档案管理有效性的最终体现。
财务电子档案具有密集性和微。