档案归档目录著录细则
中华人民共和国行业标准档案著录规则
档案著录规则DA／T 18一1999（中华人民共和国行业标准）档案著录规则是在编制档案目录时，对档案的内容和形式特征进行描述以形成条目的技术规定。
档案著录标准化是实现档案管理现代化的一项基础工作，为建立健全我国统一的案检索体系，广泛开展档案的报道与交流，深入开发档案信息资源，充分发挥档案在我国社会主义建设事业中的作用而制定本标准。
1 范围本标准规定了单份或一一组文件、一一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。
本标准适用于各类档案的著录。
对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本标准制定细则。
本标准不包括以全宗和类别为对象的著录，也不包括目录组织的方法。
2 引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文，本标准出版时，所示版本均为有效。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB 3792.1一1983 文献著录总则GB 7156一1987 文献保密等级代码GB 9704一1988 国家机关公文格式GB／T 15418一1994 档案分类标引规则GB／T 3860一1995 文献叙词标引规则DA/T 1—1992 档案工作基本术语DA/T 19—1999 档案主题标引规则3 定义本标准采用下列定义。
3.1 著录在编档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
［DA／T 1中5]3.2 著录项目揭示档案内容和形式特征的记录事项。
包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项人才间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。
3.3 条目又称款目，档案著录的结果，是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。
3.4 著录格式著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。
3.5 档案目录按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。
4 著录项目档案著录项目共分七项，每项分若干著录单元(小项)。
档案著录规则
中华人民共和国档案行业标准档案著录规则Bibliographical description for archives中华人民共和国档案行业标准档案著录规则DA/T18-1999(代替GB/T3792.5-85)中华人民共和国国家档案局1999-05-31批准1999-12-01实施________________________________________1 范围本标准规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。
本标准适用于各类档案的著录。
对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本标准制定细则。
本标准不包括以全宗和类别为对象的著录，也不包括目录组织的方法。
2 引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。
本标准出版时，所示版本均为有效。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB/T3792.1-1983 文献著录总则GB/T7156-1987 文献保密等级代码GB/T9704-1988 国家机关公文格式GB/T15418-1994 档案分类标引规则GB/T3860-1995 文献叙词标引规则DA/T1-1992 档案工作基本术语DA/T19-1999 档案主题标引规则3 定义本标准采用下列定义。
3.1 著录在编档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
［DA/T1中5]3.2 著录项目揭示档案内容和形式特征的记录事项。
包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。
3.3 条目又称款目，档案著录的结果，是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。
3.4 著录格式著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。
3.5 档案目录按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。
4 著录项目档案著录项目共分七项，每项分若干著录单元(小项)。
著录细则
档案著录细则一、题名---档案馆、档案室必著项目，不可以为空值题名一般由文件责任者（发文机关或单位）、事由（问题）、名称（文种）三个基本部门组成，用于揭示文件的内容和成份为查找利用提供线索。
题名包括正题名、副题名、说明题名文字和并列题名。
（一）正题名1.在通常情况下，参照原文著录。
题名中化学符号、类型标记、阿拉伯数字、外文字母、汉语拼音等均原文招录，不能省略。
如安徽省档案局转发国家档案局关于档案安全问题的通知2.单份文件没有题名，应依据其内容拟写题名，并加“[ ]”，如建国时期的文件。
自拟题名中一般不加标点符号。
有的题名中包括法规、规章的名称，著录时应加书名号。
会议记录没有题名时，应根据其内容拟写题名，题名中应包括召开会议的组织机构，会议的主要内容，并标明会议记录。
如[ 安徽省人民委员会关于半耕半农专科学校学生学历问题的批复]；[ 中共安徽省委关于印发《安徽省绿化达标奖惩办法》的通知]；[财务局讨论干部任免事项的会议记录 ]3. 单份文件的题名过于冗长时，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部分，节略内容用“…”号表示。
4. 案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长时，一般应重新拟写，将原题名修改好后再著录。
5．需要根据内容另拟题名附后的是以下3种情况：（1）文件题名只有责任者和名称，不标明事由，如《国家档案局令》《安徽省人民代表大会常务委员会公告》需要根据内容另拟提名附后并加[ ]，如国家档案局令[ 国家档案局为颁发《中华人民共和国档案法实施办法》]（2）文件题名中，省略责任者和事由，只标明名称，如《通知》，《布告》需要根据内容另拟提名附后并加[ ]，如通知[ 安徽省文化厅关于召开老干部座谈会的通知]（3）题名含义不清楚，不能全面揭示其内容，又没有副标题可以补充。
需要根据内容另拟提名附后并加[ ]，如：含山县关于执行安徽省委…1998‟25号文件精神的通知[含山县关于执行安徽省委进一步加强农业生产的通知]（二）副题名及说明题名文字副题名是解释或从属于正题名的另一题名。
档案著录规则
档案著录规则Bibliographical description for archives中华人民共和国档案行业标准档案著录规则DA/T18-1999(代替GB/中华人民共和国国家档案局1999-05-31批准1999-12-01实施________________________________________1 范围本标准规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。
本标准适用于各类档案的著录。
对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本标准制定细则。
本标准不包括以全宗和类别为对象的著录，也不包括目录组织的方法。
2 引用标准下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。
本标准出版时，所示版本均为有效。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB/ 文献著录总则GB/T7156-1987 文献保密等级代码GB/T9704-1988 国家机关公文格式GB/T15418-1994 档案分类标引规则GB/T3860-1995 文献叙词标引规则DA/T1-1992 档案工作基本术语DA/T19-1999 档案主题标引规则3 定义本标准采用下列定义。
著录在编档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
［DA/T1中5]著录项目揭示档案内容和形式特征的记录事项。
包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。
条目又称款目，档案著录的结果，是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。
著录格式著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。
档案目录按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。
4 著录项目档案著录项目共分七项，每项分若干著录单元(小项)。
题名与责任说明项正题名并列题名＊副题名及说明题名文字＊文件编号＊责任者附件＊稿本与文种项稿本＊文种＊密级与保管期限项密级＊保管期限＊时间项载体形态项载体类型＊数量及单位＊规格＊附注与提要项附注＊提要＊排检与编号项分类号档案馆代号＊档号电子文档号缩微号主题词或关键词～中有“＊”号者为选择著录项目或单元(小项)。
档案归档目录著录细则
档案归档目录著录细则1通用格式1.1责任者：所有责任者须填写单位全称或规范的简称。
如：单位全称：盐商集团人事行政部规范的简称：人事行政部不规范的简称：人事部责任者在著录时应前后保持一致。
如该文件为若干单位联合发文，最多填写三个责任者，被省略的责任者用“[等]”表示，各责任者之间用“；”隔开。
个人责任者（如单位领导年度述职报告、工作总结等），一般只著录姓名，必要时在姓名后著录与文件相应的单位、职务、职称，并加“（）”号。
会议责任者应写明会议全称、举行的届次数。
如：盐商集团2015年度工作会议第一次会议未署责任者或原责任者不完整、不准确时，应著录考证出正确的责任者，并加“[ ]”号。
1.2日期：所有日期均为8位阿拉伯数字表示，年份为4位，月、日用2位数字，足用“0”补齐。
如：92年1月23日正确写法为19920123错误写法：920123 或者1992123如果原文没有精确到日，又不能考证的，日期两位用“00”补齐。
如：原文日期为92年12月正确写法为：19921200如果若干份文件作为一份文件存档，则格式为“最早日期-最晚日期”如：19920101-199203211.3文号：应写全称，年份为4位，括号用方括号“[ ]”表示。
如：原文写法：盐商(人事)发第2015-【011】号正确写法：盐商[人事]发第2015-[011]号如原文有两个以上文件编号的，两者之间以“；”隔开。
2案卷目录格式要求2.1案卷目录著录项目：包括目录号、案卷号、档号、案卷题名、责任者、年度、页数、卷内件数、起始时间、终止时间、保管期限、密级、备注。
2.2著录格式：2.2.1档号：格式为“年度号-分类号”目录号用4位阿拉伯数字表示，分类号用2位英文字母表示一级二级分类号中间用“•”隔开，目录号与分类号中间用半角横线“-”隔开。
位数不足的，以“0”补齐。
如：年度号为2015，分类号为经营管理下资产管理类的档案，档号应为：2015-JG•zg2.2.2案卷题名：一般照录原文，原题名确有错误或不能揭示案卷内容时，应修改后再著录。
DB35 T 161-2002 文书档目录数据交换格式与著录细则
DB35 T 161-2002 文书档目录数据交换格式与著录细则福建省地方标准DB35/T 161-2002文书档名目数据交换格式与著录细则2002-01-25公布2002-03-01实施福建省质量技术监督局公布前言本标准是建设我省档案信息资源库的基础之一。
为了规范我省文书档案名目数据库，特制定本标准。
本标准对文书档案名目数据库分为案卷和文件两个层次，但案卷级有所省略，并要求案卷级和文件级一体化著录，这既考虑到传统档案，又兼顾到今后立卷改革的方向。
本标准是按照GB／T 3792．1—1983《文献著录总则》、DA／T18—1999《档案著录规则》的原则，结合我省建国后文书档案的特点制定的。
本标准差不多上遵循了DA／T18—1999规定的档案著录项目和著录格式。
本标准具有以下特点：规定了文书档案案卷级和文件级名目数据库的差不多结构、著录项目与交换格式；对著录规则和著录格式进行必要的细化；规定了档案著录与运算机档案名目数据库之间的联系；规定了文书档案案卷级名目数据库与文件级名目数据库之间的联系。
本标准在编写格式上采纳GB／T1．1—2000《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写规则》。
本标准从2002年3月1日开始实施。
本标准由福建省档案局提出。
本标准由福建省质量技术监督局批准。
本标准由福建省档案局负责起草。
文书档案名目数据交换格式与著录细则1 范畴本标准规定了《文书档案名目数据交换格式与著录细则》的定义、数据交换格式、数据交换要求、著录细则等内容。
本标准适用于建国后文书档案案卷级和文件级名目数据库的建库和传递，亦可作为编制有关档案治理软件、档案的全文数据库和多媒体数据库的名目治理系统以及建立其他专门档案名目数据库的参考。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准，然而，鼓舞按照本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
文书档案卷内目录著录规范
文书档案卷内目录著录规范文书档案卷内目录著录规范（培训材料）一、正确理解“件”的含义。
通常意义上单份文件为一件，著录为一个条目；但有时为了保持文件之间的有机联系，几份文件在归档时装订在一起为一件，编目时体现为一条条目。
主要有以下几种：1、文件的正本与定稿（底稿）一般为一件，正本在前，定稿（底稿）在后排列，著录正本的文件标题。
但重要文件（如法律法规等）需保留历次修改的不同稿本（包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿等），可将正本与历次稿各为一件，著录多个条目。
2、正本与附件一般为一件，正文在前，附件在后；只有在附件数量较多或太厚不易装订时，也可各为一件。
3、原件与复制件（复印件）为一件，原件在前，复制件在后。
4、转发文与被转发文为一件，转发文在前，被转发文在后。
5、来文与复文（即请示与批复）为一件，批复在前，请示在后排列，著录批复的文件标题，如果经过层层转报产生多份的来文和复文，则可将所有的来文、复文分别作为一件。
6、报表、名册、图册等按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件，未装订的同一式样的表格，以一定的单位组合，装订在一起作为一件。
7、对会议记录而言，采用活页形式的可以每次会议记录为一件著录，使用记录本形式的可以一本作为一件著录，重要部门的会议如常委会书记办公会、区长办公会仍要求一会一条。
对工作简报、会议纪要、呈阅件等未装订成册而题名又可概括的多份文件，可作为多件，即需逐份著录，但使用计算机时也可只著录一条。
8、成套的会议材料如召开的全区性的工作大会，其产生的一整套的会议通知、会议名单、领导讲话、日程安排等文件，可按其期限排列各为一件，逐份著录。
9、计算机及网络环境下形成的文件，若定稿无重要修改手迹或无领导批示的，可将正文与发文稿头纸（即签发单）为一件著录，按正文在前，稿头纸在后排列；但定稿有重要修改的可作底稿使用，按正常的正文——发文稿头纸——底稿排列作一件著录；有领导批示的文件一定要及时整理归档，才体现档案的真实面貌。
文书档案著录要求
文书档案著录要求一、必录项1、年度：文件形成年度，4位阿拉伯数字。
例：2016。
2、全宗号：国家档案馆给定每个全宗的代码，用4位代码标识。
3、保管期限：即文件的保存年限，分为永久、定期两种，定期又分为30年、10年。
4、案卷号（归档号）：案卷号是案卷排列的顺序号。
4位代码标识。
5、件号：件号是文件排列的顺序号。
4位代码标识。
6、文件编号：指文件制发机关的发文字号，按原文件编号据实著录。
文件如果没有文号，此项可以为空项。
若出现多个文件编号时，只著录主办机关文件编号。
文件编号的文字类别，年份用“字符”，其余用“汉字”。
年份用4位数表示，字符“[”“]”置于年份的两端。
若年份两端字符为“（）”的，统一改为“[]”。
例：厦档[2019]23号。
内部刊物、简报、信息、领导批示件等编号，不能作为文号著录。
如：《2015年工作简报第一期》，期数不作为文号著录，可在题名中体现。
会议纪要的文号，应在年度前加上公文眉首上的文件类型名称，如：会议纪要[2019]1号、专题会议纪要[2019]1号、常务会议纪要[2019]1号。
7、责任者：指文件的署名者，25个汉字。
机关团体责任者一般要著录全称，在全称字数太多的情况下可以著录统一规范的通用简称，不得著录“本市”“本局”。
文件责任者应以文件的印章为准。
但若是代为盖章的，则著录落款单位名称，不著录印章名称。
无责任者，责任者不完整或有误，经考证后，考证内容外加“[ ]”。
名义上属于个人作者的领导讲话、个人事迹介绍等文件材料，填写个人姓名，必要时在姓名后加上本人的职务、职称或其他身份，并用“（）”号括起。
如：厦门市XXX 副市长讲话，应填写为“XXX（厦门市副市长）”。
联合行文的责任者，应著录列于首位的责任者，立档单位本身是责任者的必须著录，被省略的责任者用“［等］”表示，责任者之间的间隔用全角的“；”。
8、页号：页号是案卷内文件每页的顺序号，文件中有图文的页面为一页，著录档案所在案卷内每一文件首页的页号。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
档案归档目录著录细则
1通用格式
1.1责任者：
所有责任者须填写单位全称或规范的简称。
如：单位全称：盐商集团人事行政部
规范的简称：人事行政部
不规范的简称：人事部
责任者在著录时应前后保持一致。
如该文件为若干单位联合发文，最多填写三个责任者，被省略的责任者用“[等]”表示，各责任者之间用“；”隔开。
个人责任者（如单位领导年度述职报告、工作总结等），一般只著录姓名，必要时在姓名后著录与文件相应的单位、职务、职称，并加“（）”号。
会议责任者应写明会议全称、举行的届次数。
如：盐商集团2015年度工作会议第一次会议
未署责任者或原责任者不完整、不准确时，应著录考证出正确的责任者，并加“[ ]”号。
1.2日期：
所有日期均为8位阿拉伯数字表示，年份为4位，月、日用2位数字，足用“0”补齐。
如：92年1月23日
正确写法为19920123
错误写法：920123 或者1992123
如果原文没有精确到日，又不能考证的，日期两位用“00”补齐。
如：原文日期为92年12月
正确写法为：19921200
如果若干份文件作为一份文件存档，则格式为“最早日期-最晚日期”如：19920101-19920321
1.3文号：
应写全称，年份为4位，括号用方括号“[ ]”表示。
如：原文写法：盐商(人事)发第2015-【011】号
正确写法：盐商[人事]发第2015-[011]号
如原文有两个以上文件编号的，两者之间以“；”隔开。
2案卷目录格式要求
2.1案卷目录著录项目：
包括目录号、案卷号、档号、案卷题名、责任者、年度、页数、卷内件数、起始时间、终止时间、保管期限、密级、备注。
2.2著录格式：
2.2.1档号：
格式为“年度号-分类号”目录号用4位阿拉伯数字表示，分类号用2位英文字母表示一级二级分类号中间用“•”隔开，目录号与分类号中间用半角横线“-”隔开。
位数不足的，以“0”补齐。
如：年度号为2015，分类号为经营管理下资产管理类的档案，档号应为：2015-JG•zg
2.2.2案卷题名：
一般照录原文，原题名确有错误或不能揭示案卷内容时，应修改后再著录。
2.2.3责任者：
一般照录原文，规范同1.1。
2.2.4归档年度：
该份案卷的归档年度，用4位阿拉伯数字表示。
如归档年度为92年，应写为1992
一般文件发文年度即归档年度，个别情况下应注意区分。
例：文件《盐商集团2014年工作总结及2015年工作展望》，发文日期为2015年1月10日，如果该文件以总结为主，则应作为2014年文件归档，即归档年度为2014。
2.2.5页数：
填写该卷档案的总页数。
2.2.6卷内件数：
填写该案卷内总件数
2.2.7起始时间、终止时间：
分别填写该案卷中最早、最晚档案文件的时间。
分别用8位阿拉伯数字表示，规范同2.2。
2.2.8保管期限：
按原保管期限分别填入“永久”、“30年”“10年”。
一般将不同保管期限文件分开立卷。
2.2.9密级：
密级一般按文件形成时所定密级著录（如内部、秘密、机密、绝密），对已升、降、解密的文件，应著录新的密级。
2.2.10备注：
填写该份案卷其他需要说明有关事项。
3卷内文件目录格式要求
3.1卷内文件目录著录项目：
包括目录号、案卷号、顺序号、档号、文号、责任者、文件题名、日期、页数、备注。
3.2著录格式
3.2.1档号：
格式为“年度号-分类号-案卷号”目录号用4位阿拉伯数字表示，分类号用2位英文字母表示一级二级分类号中间用“•”隔开，案卷号用3位阿拉伯数字表示，中间用半角横线“-”隔开。
位数不足的，以“0”补齐。
如：年度号为2015，分类号为经营管理下资产管理类第一卷，档号应为：2015-JG•zg-001
3.2.2顺序号：
即本卷中的流水号。
Times New Roman 11号字居中对齐
3.2.3责任者：
规范同1.1。
宋体 11号字居中对齐，若字数过多不能全部显示可缩小字号直到全部显示。
3.2.4文号：
规范同1.3。
宋体 11号字居中对齐，若字数过多不能全部显示可缩小字号直到全部显示。
3.2.5文件题名：
一般照原件著录，如原件没有题名，则应自拟题名，并加“[]”号。
原题名不能反映文件主要内容时，原题名照录，并据其内容另拟题名，加“[ ]”号附后。
如：原题名为：关于转发沪商发[1992]30号文件的通知。
正确著录题名为：关于转发沪商发[1992]30号文件的通知[关于做好汛期安全工作的通知]。
文件除正题名外，有并列题名、副题名、说明题名文字时，应按序依次著录。
文件中，并列题名是以另一种语言文字。
书写的与正题名相对照的题名。
正题名与并列题名之间加“=”号。
副题名是解释或从属于正题名的另一题名。
说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。
副题名、说明题名文字前加“：”号。
文件题名中的责任者与责任者项的内容重复时可省略不著。
但如果责任者名称是题名不可缺少的组成部分时，则应将责任者名称作为题名的一部分著录。
宋体 11号字左对齐，若字数过多不能全部显示可缩小字号直到全部显示。
3.2.6日期：
即文件形成时间，一般公私文书、信札为发文时间，决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等规范性文件为通过或发布时间，条约、合同、协议为签署时间。
规范同1.2。
Times New Roman 11号字居中对齐
3.2.7页数：
页数用阿拉伯数字标识。
计算页数应以文件中有图文的页面为一页，空白页不计算页数。
折叠的文件图表，按折叠前有图文的页面计算，多份文件作为一件时，按各文件页数相加在一起计算。
如果问题的请示与批复，分别为4页和1页，作为一件时，该件页数应为5页。
Times New Roman 11号字居中对齐
3.2.8备注：
该份文件其他需要说明的事项。
主要注明文件附件题名、文件的特殊来源如捐赠、购买、交换、复制、寄存等、文件的真伪判断等情况。
示例1：此件寄存于财务部
示例2：复印件
宋体 11号字居中对齐，若字数过多不能全部显示可缩小字号直到全部显示
4以上标准依据《档案目录数据采集规范》（P档案法规标准汇编-111）及《归档文件整理规则》（P档案工作基础-89）。