公司办公室行政企业总机管理规定
企业总机管理制度
企业总机管理制度引言企业总机是公司对外联系的重要窗口。
因此，企业总机的管理工作具有极其重要的意义，合理的管理制度可提高企业对外形象，更好地服务客户。
目的和应用范围目的本制度的目的是规范企业总机管理，确保各部门与客户联络工作的质量与效率，提高企业形象，确保通讯信道畅通、有序。
应用范围本制度适用于公司所有部门的统一管理，所有工作人员都应严格遵守此规定。
基本要求•总机应切实提高接听的专业素质，要求懂行业术语，了解公司情况，熟知部门业务情况，能对电话咨询及时、准确地反馈和协调。
对一切商户、客户的来电均要礼貌、热情地接听。
•严格执行接听规程，保证所有的电话咨询均得到回答，对与本职工作无关的来电，应礼貌告知客户并及时转接至相关部门处理。
•每个人都应将接电话常规工作列为工作要务，不得将其列为最后待办，保证各类电话咨询及时、准确地处理。
•全体员工应积极协作，配合总机工作人员，协助各部门及时接听、记录、处理有需要转达的消息、与其他部门衔接等，保证公司信息畅通。
•每日上岗前，总机员工应对接收调度的通知进行确认，确保人员配备、工作交接、设备运行正常等工作再安排工作。
工作流程接听电话•来电细节记录：应有规范的记录流程，并保留有关记录资料。
针对不同类型客户的咨询问题有个性化的解决空间。
并在规定时间内和客户进行及时回访。
•联系人密码安排：每个部门应就总机电话开一个根据权限不同的管理体系的联系人密码。
并及时上报被分配的密码变更状况。
信息录入•如为新客户，应将所有信息录入总机客户档案中（标记“新客户”），并有志愿为新与老客户介绍公司产品的营销部同志与其联系，在获得客户授权后处理与客户的信件、传真、电话等全部咨询。
•公司信息公示板上必须公示的有关公司的一般信息，也包括推销信息。
为了使有关资料达到量和质的良好水平，应每日准确输入相关产品信息，以便让客户及时获得公司的有关情况。
性能考核考核内容主要包括接待质量、态度及工作质量。
一线总机员工绩效考核结果与工作评分成正比，实行年终评分制，突出工作成果。
企业总机管理制度
十一、企业总机管理制度
第一条总机房是全厂通讯联络的机要重地，无关人员未经批准不
第二条
1.
2.
3.
4.精心操作，爱护设备，每天上班前、下班后做好机房、机台清洁工
5.
6.
第三条凡因公需要挂长途电话的部门和个人，必须先到××履行登记手续，填写登记卡，经批准后，总机房才能办理。
未经批准，话务员
第四条原则上不接私人和外单位人员长途电话，特殊情况，需到××履行登记批准手续，并到财务部门办理缴交押金手续后，总机室才予
第五条机房内不准抽烟、喧闹和闲谈，不准将易燃易爆物品带入
第六条话务员应经常检查机台完好状态，发现故障无法排除应及
第七条
第八条电话维修人员须按规定定期对机房各种设备进行维护保
第九条××应经常对总机的通讯情况和邮电局转来的各类长途电话。
总机室管理制度
总机室管理制度第一章总则第一条为规范总机室管理，提高总机室工作效率和服务质量，保障通讯畅通、信息准确，特制定本管理制度。
第二条本管理制度适用于全公司总机室相关工作人员及使用总机室服务的人员。
第三条总机室是公司通讯中心和信息服务中心，承担着接听电话、转接电话、记录留言等职能，是公司对外沟通的窗口。
第四条总机室管理要求遵循“服务至上、质量第一、效率为本、规范为要”的原则，确保总机室工作有序高效进行。
第五条总机室管理工作应当坚持人性化服务，尊重每一位来电者，维护公司形象。
第二章总机室的职责和权限第六条总机室的职责包括但不限于：1. 接听来电，进行转接或留言记录；2. 了解公司各部门业务情况，提供相关信息和帮助；3. 协助进行电话会议安排和组织；4. 维护总机室设备，确保通讯畅通；5. 定期进行总机室工作人员的培训和考核。
第七条总机室人员应当具备良好的职业素养和沟通能力，能够准确、迅速地处理来电和转接电话，维持良好的服务态度。
第八条总机室人员在工作中拥有一定权限，包括但不限于：1. 转接电话；2. 留言记录；3. 安排电话会议；4. 处理突发事件。
第三章总机室的工作流程第九条总机室工作流程应当清晰明确，包括来电接听、信息记录、电话转接、电话会议等具体环节。
第十条来电接听应当遵循“先问后听、先礼后语”的原则，礼貌接听电话并了解来电者需求。
第十一条信息记录要求准确完整，包括来电者姓名、联系方式、留言内容等信息。
第十二条电话转接要求及时迅速，确保电话能够顺利转接到目标人员。
第十三条电话会议的安排和组织要求周密，确保会议进行顺利，通讯畅通。
第四章总机室的服务质量管理第十四条总机室服务质量是评判公司形象的重要标准，要求总机室工作人员提供优质、高效的服务。
第十五条总机室服务质量管理要求适时进行满意度调查，收集用户反馈意见，及时改进工作方式。
第十六条总机室服务质量管理要求对工作人员进行定期培训和考核，提高工作人员的服务水平和专业能力。
公司办公室管理规定模版
公司办公室管理规定模版一、工作时间和考勤1.工作时间为每周五天，具体为周一至周五，每日上午9点至下午6点，中午12点至1点为午休时间。
2.员工需严格按照工作时间规定准时上下班，不得迟到早退。
如有特殊情况需要请假，需提前向上级领导提交请假申请并经批准方可离岗，离岗时间不得超过3个小时。
3.公司将采用电子考勤系统进行考勤管理，员工需按照系统提示进行打卡签到、签退操作。
员工不得代打卡或者随意修改考勤记录，一经发现将视情节轻重给予相应处理。
二、办公室设备和用品的使用1.办公桌面和文件柜的使用：每位员工应按照规定使用自己的办公桌面和文件柜，不得占用他人的工作空间和存储柜。
离岗时应清理干净个人物品，确保整洁有序。
2.电脑和办公设备的使用：员工应合理使用公司提供的电脑等办公设备，不得私自安装或使用未经授权的软件、硬件。
使用完毕后应妥善保存设备和数据，防止损坏或遗失。
3.办公用品的使用：员工需合理使用办公用品，不得私自带离公司。
如有需要，可向行政部门申请，经批准方可领取。
三、办公室设施和环境保护1.员工应共同维护办公室的设施和环境卫生。
使用完毕后应及时清理工作区和个人用品，确保桌面干净整洁，垃圾放置到指定区域。
2.禁止在办公室吸烟、嚼食等影响办公环境和他人健康的行为。
3.禁止将宠物带入办公室区域。
四、机密信息和资料保护1.员工在工作中接触到的涉及公司机密的信息和资料，应保密并妥善保存，不能私自复制、外传或丢失。
2.员工离岗时应关闭电脑，锁好文件柜和办公室门窗，确保工作区安全。
离岗期间如遇到重要信息和资料的处理，应及时上报或交接。
五、办公室行为规范1.员工在办公室内应保持良好的工作态度和行为举止，不得大声喧哗、争吵，不得进行个人娱乐活动。
2.禁止在办公室进行与工作无关的私人通话、音乐播放等行为，以免影响他人工作。
3.禁止在办公室内进行私人聚餐、喝酒等行为，严禁酗酒上班，以免影响工作效率和企业形象。
六、员工责任和惩罚措施1.员工需自觉遵守公司办公室管理规定，不得故意违反规定，给公司造成损失或影响。
公司总机管理制度
公司总机管理制度公司总机是企业日常通信的重要工具，对于保障企业内外沟通的顺畅与高效起着关键作用。
为了规范公司总机的使用与管理，提升通信质量，确保通信流程的高效进行，特制定本公司总机管理制度。
一、总机管理责任公司总机的管理责任由公司行政部门负责，具体人员为行政部门主管。
行政部门主管需确保本公司总机管理制度的实施与执行，并负责总机系统的维护与更新。
二、总机的使用与保管1. 总机的使用a. 总机接听人员应以礼貌、热情的态度，准确、迅速地处理来电，并及时将来电相关事宜通知到对应处理人员。
b. 总机接听人员应遵循统一的电话接听用语，语速应适中，声音要亲和自然，语调稳定，避免使用方言或行话。
c. 在接听电话时，应记录来电人姓名、单位、联系方式、来电事由等重要信息，以便后续查询和跟进。
d. 严禁在总机座席上处理个人事务、接打私人电话或进行无关工作的聊天。
2. 总机的保管a. 公司总机安装在行政部门内部，接待大厅或其他指定区域，必须定期进行检查与维护，确保总机设备的正常运行。
b. 总机操作权限应根据职责及需要进行分配，未经许可，不得擅自更改设置、删除或添加电话号码。
c. 总机设备不得私自携带离开工作岗位，离岗时应关机或切换到其他接听人员处于待机状态，以确保通话的顺畅。
三、总机接听和转接流程1. 总机接听a. 总机应24小时保持通畅，确保来电的畅通无阻。
b. 来电咨询公司业务的，总机接听人员应以礼貌的口吻详细解答，如遇不熟悉的问题应立即转接到相关人员解答。
c. 来电索取、咨询与员工私人信息相关的，总机接听人员应严格保密，遵守公司信息安全政策。
2. 总机转接a. 总机接听人员应根据来电事由准确判断并转接到相应部门或人员，确保来电信息的迅速到达目标人员。
b. 转接电话时，总机接听人员应简要告知来电人信息转接目标并等待确认，确保转接正确无误。
四、总机备份与应急处理1. 总机通信记录备份a. 公司总机应定期备份通信记录，并妥善保存备份数据，确保通信记录的安全和可用性。
总机(总台)管理办法
总机（总台）管理办法第一条、目的总机（总台）是公司对外的一个窗口，是公司形象的体现，依照公司有关管理规则，特制定本规章。
第二条、范围适用于公司总机（总台）以及办公室相关人员第三条、工作范围一、负责公司电话的接转、控制好外线电话；二、接待外部来访客人或来宾；三、、负责各种文件资料的复印，做好电脑、复印机的维护和管理；四、做好公司各类传真的收发和登记工作；五、搞好办公室大厅的卫生，保持干净整洁；六、完成总经理、部门主管交办的其它工作任务。
第四条、工作标准一、总机（总台）上班时应着工装、化淡妆、举指大方，坚守工作岗位；二、普通话标准，接转外来电话时用标准的用语和语言与客人答话（总话标准用语附后），声音柔和动听，用语简洁、清晰、回话礼貌、耐心；三、因工作需要拔打外线或长途电话的部门和个人，必须履行登记手续，经批准才能拔打；四、外部有关单位电话通知，应做好电话记录，如：提货电话通知，应记录对方的电话号码、地址、货物的数量、运费、提货时应准备的相关证件等；五、总机电话应减少通话时间，以免占线影响其它外线的进入。
总机接外线电话转分机时，一般电话铃声响五次无人接听即挂机，禁止任何人用总机打外线电话；六、接待来访客人或来宾时，应主动上前迎接客人，并将客人带到前厅就座，用微笑和蔼的表情和语言询问客人办什么业务，需要找谁接洽业务等。
尔后，按照客人提供的信息通知所接洽的业务人员或部门负责人。
如果公司领导因其它原因不会见客人时，应向客人说明原因和理由，如公司领导需要会见客人时，把客人带到指定的会客地点，备好茶水，客人离开后，应及时收拾茶具；七、每天早上上班前十五分钟，清扫办公大厅的卫生，沙发，柜台保持整洁明亮，接待客人的茶具每天清洗一次；八、保持会议室的整洁，早晚各检查一次，放在会议室的报刊杂志应挂在报夹内，不得有紊乱的现象。
会议室开会时，应事先通知清洁工做好卫生工作并准备好茶水，会议结束后，立即清理会议室；九、复印各种文件、资料时，应按时完成，并认真做好登记。
企业总机管理制度
企业总机管理制度第一章引言1.1制度目的本制度的目的是规范和优化公司总机管理，确保总机工作高效有序，提高客户服务水平，同时维护公司形象。
1.2适用范围本制度适用于公司总机接待人员，包括总机操作员、前台接待等相关工作人员。
所有接待人员都应遵守该制度。
第二章总机接待人员的基本素质要求2.1专业素养2.1.1总机接待人员应具备出色的沟通和表达能力，能够熟练操作通信设备，了解公司业务及相关信息。
2.1.2对于电话接待、信息传递等基本业务，要有扎实的操作能力。
2.2外貌及仪容仪表2.2.1总机接待人员的仪容仪表要求整洁、得体，彰显公司专业形象。
2.2.2在工作期间，接待人员应佩戴工作牌，维护公司形象。
第三章总机操作规范3.1来电接听3.1.1来电应在三铃内迅速接听，用标准用语热情地问候并主动获取来电者的需求。
3.1.2在来电时，接待人员不得玩手机、交谈或干扰他人，确保专注接听。
3.2信息记录与传递3.2.1接待人员要认真记录电话留言、来访者信息等，确保信息准确无误。
3.2.2在信息传递时，要明确并简洁，确保对方能够清晰理解。
第四章来访者接待4.1接待礼仪4.1.1对于来访者，总机接待人员要以微笑和热情的态度迎接，主动提供帮助。
4.1.2针对访客提问，要提供准确、详细的信息，尽可能解答其疑虑。
4.2来访者登记4.2.1来访者到达时，总机接待人员要迅速进行登记，包括姓名、单位、来访事由等。
4.2.2确保来访者佩戴好访客牌，提醒其注意公司的安全规定。
第五章电话转接与呼叫5.1电话转接5.1.1当来电者需要与特定人员通话时，总机接待人员应迅速将电话转接至目标人员。
5.1.2在转接电话前，要先征得来电者同意，并简要说明转接原因。
5.2内部呼叫5.2.1内部呼叫时要使用规范用语，简洁明了。
5.2.2内部呼叫不得频繁打扰非相关人员，确保通话效率和秩序。
第六章突发事件处理6.1电话故障处理6.1.1在电话出现故障时，总机接待人员要及时报修，并通过备用设备维持通信畅通。
公司办公室行政管理规定企业总机管理规定
公司办公室行政管理规
定企业总机管理规定 Revised by Petrel at 2021
企业总机管理制度
第一条总机房是全厂通讯联络的机要重地，无关人员未经批准不得进入机房。
第二条话务员在值班时，应坚守岗位，做到：
1.接、转迅速、准确；
2.值机用话简炼、清晰，回话礼貌、耐心；
3.认真做好原始记录和数据统计工作；
4.精心操作，爱护设备，每天上班前、下班后做好机房、机台清洁工
作；
5.作好交接班和长话记录；
6.严格遵守保密守则，不窃听电话，不泄漏机密。
第三条凡因公需要挂长途电话的部门和个人，必须先到××履行登记手续，填写登记卡，经批准后，总机房才能办理。
未经批准，话务员不得擅自挂长途电话。
第四条原则上不接私人和外单位人员长途电话，特殊情况，需到××履行登记批准手续，并到财务部门办理缴交押金手续后，总机室才予挂接，通话结束后凭总机房回单到财务部门结清费用。
第五条机房内不准抽烟、喧闹和闲谈，不准将易燃易爆物品带入机房，不准干与工作无关的其他事情。
第六条话务员应经常检查机台完好状态，发现故障无法排除应及时报告电话维修员和领导。
第七条话务员应定期进行用户的访问，不断改进服务质量。
第八条电话维修人员须按规定定期对机房各种设备进行维护保养，并做好记录，保证线路畅通。
第九条××应经常对总机的通讯情况和邮电局转来的各类长途电话情况进行检查。
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公司办公室行政企业总
机管理规定
Document number：WTWYT-WYWY-BTGTT-YTTYU-2018GT
企业总机管理制度
第一条总机房是全厂通讯联络的机要重地，无关人员未经
批准不得进入机房。
第二条话务员在值班时，应坚守岗位，做到：
1.接、转迅速、准确；
2.值机用话简炼、清晰，回话礼貌、耐心；
3.认真做好原始记录和数据统计工作；
4.精心操作，爱护设备，每天上班前、下班后做
好机房、机台清洁工作；
5.作好交接班和长话记录；
6.严格遵守保密守则，不窃听电话，不泄漏机
密。
第三条凡因公需要挂长途电话的部门和个人，必须先到
××履行登记手续，填写登记卡，经批准后，总机房才能办理。
未经批准，话务员不得擅自挂长途电话。
第四条原则上不接私人和外单位人员长途电话，特殊情况，需到××履行登记批准手续，并到财务部门办理缴交押金手续后，总机室才予挂接，通话结束后凭总机房回单到财务部门结清费用。
第五条机房内不准抽烟、喧闹和闲谈，不准将易燃易爆物品带入机房，不准干与工作无关的其他事情。
第六条话务员应经常检查机台完好状态，发现故障无法排除应及时报告电话维修员和领导。
第七条话务员应定期进行用户的访问，不断改进服务质量。
第八条电话维修人员须按规定定期对机房各种设备进行维护保养，并做好记录，保证线路畅通。
第九条××应经常对总机的通讯情况和邮电局转来的各类长途电话情况进行检查。