采购、付款及发票管理制度
公司采购进出款管理制度
公司采购进出款管理制度一、目的和原则制定本制度的目的，在于明确采购活动中的资金支付与收款流程，确保每一笔款项的使用都有据可依，有迹可循。
本制度遵循以下原则：- 合规性原则：所有采购活动必须遵守国家法律法规及公司内部规定。
- 透明性原则：采购过程中的资金流动应公开透明，接受监督。
- 效率性原则：优化流程，简化手续，提高资金使用效率。
二、职责划分- 采购部门负责制定采购计划，选择合格供应商，并负责采购合同的签订与执行。
- 财务部门负责审核采购合同及相关单据，办理款项的支付与收取，并进行账务处理。
- 审计部门负责对采购活动的合规性和财务部门的账务处理进行监督检查。
三、采购流程1. 需求确认：各部门根据实际需要提出采购申请，由采购部门汇总并制定采购计划。
2. 供应商选择：采购部门负责筛选合格的供应商，并进行价格谈判，确保采购成本的合理性。
3. 合同签订：与供应商达成一致后，签订采购合同，明确双方的权利与义务。
4. 货物验收：收到供应商提供的货物后，相关部门应进行验收，确保货物质量符合要求。
5. 付款申请：验收合格后，采购部门向财务部门提交付款申请，并附上相关单据。
6. 财务审核：财务部门对提交的单据进行审核，确认无误后办理款项支付。
7. 款项支付：按照合同约定的支付方式和时间，完成款项的支付工作。
四、款项收取1. 发票开具：供应商应根据合同约定及时开具发票并交付给公司。
2. 款项确认：财务部门收到发票后，应核对金额是否正确，并确认款项收取。
3. 账务处理：财务部门根据发票内容进行账务处理，确保账目清晰。
五、监督与考核- 定期审计：审计部门应定期对采购活动进行审计，确保制度的执行到位。
- 绩效考核：将采购效率和成本控制纳入相关部门及个人的绩效考核体系。
- 违规处理：对于违反采购进出款管理制度的行为，应依据公司规定进行处理。
六、附则本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，由公司管理层根据实际情况补充完善。
本制度的解释权归公司管理层所有。
公司内部进销发票管理制度
一、目的为规范公司内部发票管理，确保发票的真实性、合法性和合规性，加强税务风险管理，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内部所有与销售、采购、服务等相关业务的发票管理。
三、职责分工1. 财务部：负责发票的审核、开具、保管、归档及税务申报等工作。
2. 销售部：负责销售业务的发票开具，确保发票的真实性、合规性。
3. 采购部：负责采购业务的发票验收、核对、保管等工作。
4. 仓库部：负责库存管理，对入库、出库业务的发票进行核对。
四、发票管理要求1. 发票开具（1）销售部在销售商品或提供服务时，应及时开具发票。
（2）发票开具内容应包括：发票代码、发票号码、开票日期、购买方名称、纳税人识别号、地址电话、商品或服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税率、税额、价税合计、收款人、复核人等信息。
2. 发票验收（1）采购部在收到发票后，应仔细核对发票内容与采购订单、合同等相关凭证的一致性。
（2）如有不符，应及时与销售方沟通，要求重新开具或更正。
3. 发票保管（1）发票应妥善保管，不得遗失、损毁。
（2）发票保管期限按国家相关规定执行。
4. 发票归档（1）财务部负责对发票进行分类、归档，确保归档工作及时、准确。
（2）归档后的发票应定期进行核查，确保归档资料完整、准确。
五、税务风险管理1. 财务部应密切关注税务政策变化，及时调整发票开具、管理方式。
2. 加强发票开具、保管、归档等环节的监督检查，防范税务风险。
3. 定期对发票进行自查，发现问题及时整改。
六、奖惩措施1. 对严格遵守本制度，发票管理规范、成绩突出的部门和个人给予奖励。
2. 对违反本制度，造成发票管理混乱、税务风险事件发生的部门和个人，予以通报批评、经济处罚。
七、附则1. 本制度由财务部负责解释。
2. 本制度自发布之日起实施。
公司内部进销发票管理制度旨在规范公司内部发票管理，提高发票管理的效率和合规性，降低税务风险。
各部门应认真贯彻执行，共同维护公司利益。
采购业务发票管理制度
采购业务发票管理制度第一章总则第一条为规范采购业务发票管理，明确责任、权限和程序，保障采购业务的合法合规，提高管理效率和透明度，根据《财务管理制度》等相关法律法规，制定本制度。
第二条本制度适用于全公司范围内的采购业务发票管理工作，包括采购订单、采购合同、发票审核、发票录入等工作。
第三条全体员工必须严格遵守本制度，任何单位和个人不得擅自改变或违反。
第二章采购发票的开具与接收第四条供应商在向公司开具发票前，应当按照实际交易内容和金额填写发票，并加盖单位公章，确保内容真实、准确。
第五条公司接收到发票后，采购部门应当及时核对发票内容，确保相符。
如发现问题，应及时沟通协商解决。
第六条采购部门应当按照相关规定建立供应商档案，将采购发票及时归档保存，确保发票存档完整、清晰。
第七条财务部门应当对接收到的发票进行及时录入系统，确保发票信息准确、完整，以便后续的结算等工作。
第三章发票审核与付款第八条采购部门应当对发票内容进行审核，包括核对金额、商品名称、数量等信息，确保符合采购合同或订单的内容。
第九条财务部门应当对经过采购部门审核的发票进行再次核对，确认无误后方可进行付款操作。
第十条财务部门应当按照相关规定及时进行付款，避免逾期付款导致损失或信誉损害。
第十一条财务部门应当及时更新付款信息，确保发票审核、付款等工作得到记录和归档。
第四章发票管理的监督和风险防控第十二条公司领导应当加强对发票管理工作的监督，确保各项工作按照规定进行，规避潜在风险。
第十三条内部审计部门应当定期对发票管理工作进行审计，发现问题及时纠正并提出改进意见。
第十四条公司应当建立健全的风险预警机制，及时发现和应对潜在的发票管理风险。
第十五条公司应当加强内部培训和沟通，提高员工对发票管理制度的认知和执行力度。
第五章不当行为的处理第十六条对于违反本制度的行为，公司将根据公司章程和相关规定进行处理，包括但不限于警告、扣减奖金、辞退等。
第十七条如发现有员工或单位故意违反相关法律法规，导致严重后果，公司将保留追究法律责任的权利。
采购发票管理规定细则(3篇)
第1篇第一章总则第一条为加强公司采购管理，规范采购发票的使用和管理，确保公司资金安全，提高采购效率，根据国家相关法律法规和公司实际情况，制定本规定。
第二条本规定适用于公司所有采购业务，包括但不限于货物、工程和服务采购。
第三条采购发票管理应遵循以下原则：（一）合法合规原则：严格遵守国家法律法规，确保采购发票的真实性、合法性和有效性。
（二）真实性原则：采购发票内容必须真实反映采购业务情况，不得虚构、伪造或篡改。
（三）及时性原则：及时办理采购发票，确保采购资金及时支付。
（四）安全性原则：加强采购发票的保管，防止丢失、被盗或损坏。
第二章采购发票的取得第四条供应商应向公司提供合法、有效的采购发票，包括但不限于增值税专用发票、普通发票等。
第五条采购发票应当符合以下要求：（一）发票内容真实、完整，不得有遗漏、涂改、伪造等情况；（二）发票印章清晰，不得有模糊不清、破损等情况；（三）发票号码连续，不得有跳号、断号等情况；（四）发票金额准确，与合同、订单等文件相符。
第六条采购人员在收到采购发票后，应当进行以下检查：（一）发票是否符合本规定第五条要求；（二）发票内容与合同、订单等文件是否一致；（三）发票金额是否准确；（四）发票开具时间是否在合同、订单约定的时间内。
第七条采购发票的审核分为以下环节：（一）采购人员审核；（二）财务部门审核；（三）主管领导审核。
第八条采购人员审核应重点关注以下内容：（一）发票的真实性、合法性、有效性；（二）发票内容与合同、订单等文件的一致性；（三）发票金额的准确性；（四）发票开具时间是否符合规定。
第九条财务部门审核应重点关注以下内容：（一）发票的真实性、合法性、有效性；（二）发票内容与合同、订单等文件的一致性；（三）发票金额的准确性；（四）发票开具时间是否符合规定；（五）发票的报销流程是否符合规定。
第十条主管领导审核应重点关注以下内容：（一）发票的真实性、合法性、有效性；（二）发票内容与合同、订单等文件的一致性；（三）发票金额的准确性；（四）发票开具时间是否符合规定；（五）发票的报销流程是否符合规定；（六）是否存在舞弊、违规行为。
采购部门发票管理制度
采购部门发票管理制度一、概述采购部门发票管理制度是为规范采购部门的发票管理流程，确保采购流程的合规性和准确性。
二、发票管理流程2.1 采购人员收到发票采购人员在确认收到货物或服务后，应及时向供应商索取相应的发票。
发票的内容应与采购订单或合同一致。
2.2 验收发票准确性采购人员应当仔细核对发票的有关信息，包括但不限于发票号码、开票日期、购买方和销售方的信息、商品名称、数量、单价和金额等。
如发现任何错误或疑问，应及时与供应商联系进行核实。
2.3 发票复核采购部门应设立专门的发票复核岗位，以确保发票的准确性。
复核人员应负责核对发票的相关信息，并与采购人员确认无误后，将发票交予财务部门进行后续处理。
2.4 发票登记财务部门接收到发票后，应及时进行登记，记录有关发票的基本信息，包括但不限于发票号码、开票日期、购买方和销售方的信息、商品名称、数量、单价和金额等。
2.5 发票审核财务部门应对所有收到的发票进行审核，验证其准确性和合规性。
审核人员应仔细核对发票内容与登记信息是否一致，以及发票是否符合相关法律法规的规定。
2.6 发票分类和归档财务部门应根据发票的性质和用途进行分类，并将发票归档存储。
发票的存储应保证其安全性、易检索性和防火防水等基本要求。
三、发票管理制度的执行和监督3.1 员工培训和沟通为确保发票管理制度的正确执行，采购部门应对相关员工进行培训，使其了解并掌握发票管理制度的要求和流程。
同时，采购部门应与财务部门进行充分的沟通和协作，确保工作的顺畅进行。
3.2 内部审计和监督采购部门应定期进行内部审计，检查发票管理制度的执行情况，并及时发现和纠正存在的问题。
此外，采购部门应加强对发票管理工作的监督，确保发票的准确性和合规性。
3.3 外部审计和监督为确保发票管理制度的有效性和合规性，采购部门应积极配合外部审计，并接受相关部门的监督。
采购部门应提供相关的发票资料和信息，并配合外部审计人员进行核查和调查。
采购付款及发票管理制度
采购付款及发票管理制度一、引言采购付款及发票管理是企业采购和财务管理的重要环节，对于保证企业资金的安全和合规运营至关重要。
本制度旨在规范采购付款和发票管理的流程和要求，提高采购付款和发票管理的效率和透明度，从而确保企业采购活动的合规性和财务数据的准确性。
二、制度范围本制度适用于企业的采购付款和发票管理活动，包括采购付款申请、发票验收和管理、发票核对和录入、采购付款审批等环节。
三、采购付款流程1.采购付款申请：采购人员在收到供应商发来的发票后，需填写采购付款申请表，包括发票号码、金额、付款账户等信息，并附上发票原件、采购合同等相关文件。
2.发票核对和录入：财务部门接收到采购付款申请后，对发票进行核对和录入。
核对包括核对发票的真实性、准确性和合规性，确保发票上的金额、品名、税率等信息与采购合同一致。
录入包括将发票信息输入财务系统，并确保准确无误。
3.采购付款审批：财务部门根据采购付款申请的审批流程，将发票及付款申请提交给相关审批人员审批。
审批人员对发票的核对结果、合规性、付款金额等进行审核，确保符合企业的财务政策和规定。
4.付款：经过审批后，财务部门将付款申请的信息录入银行系统，并通过银行渠道向供应商付款。
四、发票管理流程1.发票验收和管理：采购人员在收到货物或服务后，需进行发票的验收和管理。
验收包括核对发票的真实性、准确性和合规性，确保发票上的商品或服务与实际收到的一致。
管理包括将发票按照发票种类、日期、金额等进行分类和归档，确保发票的安全和有序。
2.发票核对和录入：财务部门接收到采购人员提供的发票后，进行发票的核对和录入工作。
核对包括核对发票的真实性、准确性和合规性，确保发票上的金额、品名、税率等信息与采购合同一致。
录入包括将发票信息输入财务系统，并确保准确无误。
3.发票的保管和安全：财务部门需建立发票的保管和安全控制制度，确保发票的安全和完整性。
发票应妥善保管，防止遗失或损毁，同时应建立相应的备份机制，以防数据丢失或损坏。
采购业务发票管理制度范本
采购业务发票管理制度范本第一条总则为规范公司采购业务发票管理，确保发票的真实性、合法性和规范性，根据《中华人民共和国发票管理办法》等相关法律法规，制定本制度。
第二条发票的开具和管理1. 采购部门在开展采购业务时，应向供应商索取正规发票。
发票种类包括增值税专用发票、增值税普通发票等。
2. 供应商应按照采购合同的约定，向公司开具合法、真实的发票。
发票内容应与采购合同、货物或服务实际相符。
3. 采购部门应妥善保管取得的发票，不得丢失、损坏或篡改。
发票存根联应按照财务会计制度的规定保存五年。
4. 采购部门在取得发票后，应进行核对，确保发票上的信息与采购合同、货物或服务实际相符。
如有不符，应及时向供应商提出异议。
第三条发票的使用和报销1. 采购部门在报销采购费用时，应向财务部门提供合法、真实的发票。
财务部门应按照公司的财务管理制度进行审核。
2. 财务部门在审核发票时，应核对发票的真实性、合法性和规范性。
审核通过后，将发票纳入公司会计账务处理。
3. 财务部门应定期对采购发票进行盘点，确保发票的使用情况与账务记录一致。
第四条发票风险的控制和处理1. 采购部门应加强对供应商的管理，确保供应商能够按照合同约定提供合法、真实的发票。
2. 财务部门应加强对发票的审核，确保发票的真实性、合法性和规范性。
3. 一旦发现虚假、违法发票，应立即向上级领导报告，并按照公司的内部控制制度进行处理。
4. 采购部门和财务部门应定期进行培训，提高对发票管理的认识和能力。
第五条责任与处罚1. 采购部门、财务部门及其工作人员违反本制度的，应承担相应的责任。
2. 违反本制度，造成公司损失的，应依法承担赔偿责任。
3. 涉嫌犯罪的，应依法移送司法机关处理。
第六条附则1. 本制度自发布之日起施行。
2. 本制度的解释权归公司董事会。
3. 公司可根据实际情况对本制度进行修改和完善。
采购业务发票管理制度范本旨在规范公司采购业务发票的管理，确保发票的真实性、合法性和规范性，防范发票风险，提高公司的财务管理水平。
付款及采购发票的管理制度
付款及采购发票的管理制度一、背景为了规范公司的付款和采购发票管理流程，确保合规性和准确性，提高财务管理的效率，制定了本文档，明确了付款和采购发票的管理制度。
二、付款管理制度1. 付款方式公司付款采用电子转账的方式进行，具体分为以下几种方式：•银行转账：通过公司指定的银行账户进行转账；•网络支付：使用公司指定的线上支付平台进行支付；•现金支付：适用于少额付款和特殊情况，需事先获得上级审批。
2. 付款权限付款权限的分配需要根据岗位职责及授权范围进行划分，具体分为以下几个层级：•一级权限：需要董事会或高级管理层授权，可以进行高额付款及资金调度；•二级权限：由财务部门授权，可以进行中额付款；•三级权限：由部门经理授权，可以进行小额付款；•四级权限：由一线员工授权，只能进行经过一线主管审批的小额付款。
3. 付款流程公司的付款流程如下：1.付款申请：付款申请人填写付款申请单，包括供应商信息、付款金额、付款原因等内容。
2.付款审批：付款申请单需经过一线主管审批后，提交至财务部门审批。
3.付款执行：经过财务部门审批后，财务人员将付款申请单交由银行或网络支付平台进行付款操作，并记录付款情况。
4.付款核对：付款完成后，财务人员将核对付款情况，确保付款无误。
5.付款归档：完成付款核对后，将付款申请单及付款凭证归档，妥善保管。
4. 付款记录和报表为了对付款情况进行跟踪和分析，公司需要定期生成付款记录和报表，包括但不限于以下内容：•付款明细表：记录每笔付款的供应商、金额、付款日期等信息；•付款统计报表：按时间、供应商、部门等纬度汇总付款情况。
三、采购发票管理制度1. 采购发票的获取供应商提供的采购发票应具备以下要求：•发票必须由供应商的正规发票系统生成，包括发票代码、发票号码、开票日期等信息；•发票内容、金额、税率等要与合同或订单相符；•发票必须加盖供应商的公章。
2. 采购发票的验收采购发票的验收由收到发票的部门负责，具体流程如下：1.验收发票：收到发票后，由部门负责人核对发票与合同或订单的一致性。
公司采购发票管理制度
公司采购发票管理制度
一、总则
为规范公司采购发票管理工作，严格控制采购成本，保障公司利益，特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于公司内所有采购活动及相关人员。
三、发票种类
公司采购活动中所涉及到的发票种类主要包括普通发票、增值税专用发票、增值税普通发票、电子发票等。
四、发票的管理
1. 发票要求
（1）所有发票必须真实、完整、清晰、准确，且与相关采购单据、合同等内容一致。
（2）发票必须加盖供应商的专用章，并在发票上注明开票日期、金额、税率等相关信息。
（3）所有发票需按照相关法律法规规定保存备查，需保存一定期限。
2. 发票的验收
（1）发票应在收到货物或服务后进行验收，确保货物或服务与发票内容一致。
（2）验收部门应对发票的真实性、准确性和合法性进行审查，如有问题应及时联系供应
商沟通解决。
3. 发票的报销
（1）发票应在验收确认无误后及时进行报销。
（2）报销发票时应填写报销单，注明相关费用明细及用途，并由相关部门领导签字确认。
4. 发票的归档
（1）发票报销完成后，应按照规定程序进行归档，并保留备查。
（2）发票的归档要求按照时间顺序进行整理，并定期进行归档清理。
五、违规处理
对于违反本制度规定的行为，公司将按照公司规章制度进行处理，涉嫌违法的将移交相关
部门处理。
六、附则
1. 本制度自发布之日起正式实施。
2. 对本制度的解释权归公司财务部门所有。
以上为公司采购发票管理制度，希望全体员工牢记并遵守，共同维护公司的利益，保障公司稳健运营。
采购货物合同付款及发票管理制度
采购货物合同付款及发票管理制度1.前言本制度的目的是为了规范公司在采购货物（工程劳务）方面的合同签订、付款及发票管理行为，确保公司资金的合理使用，并保障公司的合法权益，并提高采购流程的效率和透明度。
2.合同签订管理2.1合同签订程序2.1.1采购部门根据需求向供应商索取报价，并进行评估比较。
2.1.2采购部门与供应商进行谈判，并就价格、交货期、售后服务等事项进行协商。
2.1.3确定合作供应商后，采购部门将谈判结果及合同条款提交给公司法务部门审批。
2.1.4法务部门审核合同是否符合法律法规，并对合同条款进行修订或完善。
2.1.5经法务部门审批后，采购部门与供应商签订正式合同，并保存相关文件备查。
2.2合同要素2.2.2完整、清晰的货物（工程劳务）描述，包括数量、质量、规格要求等。
2.2.3确定交货期、运输方式，以及货物验收标准和验收程序。
2.2.4确定货物价格及付款方式，并明确逾期付款的违约责任。
2.2.5确定返修、退换货、售后服务等事项，并明确双方的责任和义务。
2.2.6确定合同的期限、解除合同及争议解决方式等事项。
3.付款管理3.1付款审批3.1.1供应商提供货物（工程劳务）及相应的发票后，采购部门与财务部门共同核对货物的数量、质量和发票金额。
3.1.2核对无误后，采购部门向财务部门提供相应的支出申请，并附上合同及发票等相关文件。
3.1.3财务部门对支出申请进行审核，并根据公司的付款政策和权限进行审批。
3.1.4审批通过后，财务部门安排付款并记录相关信息。
3.2付款方式3.2.1公司推崇使用电子支付方式，如银行转账、电汇等，以确保资金的安全和准确性，并避免资金流失、丢失等情况。
3.2.2对于特殊情况下的现金支付，需经过相关部门的批准，并签署相关的资金管理责任书。
4.发票管理4.1发票验真4.1.1财务部门对供应商提供的发票进行电子签章，并进行真伪鉴别。
4.1.2对于金额较大或特殊情况下的发票，财务部门有权要求供应商提供相关证明材料。
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采购货物（工程劳务）合同、付款及发票管理制度目的：为规范公司各类采购货物（工程劳务）合同、付款及采购（或劳务）发票的管理，结合公司实际情况，制定本制度。
适用范围：**公司内容：公司各类采购业务、工程劳务业务按实际情况不同分以下几种情况处理：（1）、预付款业务，（2）、货到付款业务，（3）、以货易货业务。
第一条、财务对合同管理规定公司各类货物采购及工程劳务业务均需签订合同（对于零星办公用品的采购，价值在500元以下的，凭经部门经理核准的采购计划单进行采购，不需订合同），具体规定如下：（一）、合同的签订及审批1、采购业务合同：公司生产用各类材料物资及固定资产的采购合同的签订应由供应部采购业务经办人经根据经批准的《采购计划单》及《采购合同价格申报单》进行。
《采购计划单》、《采购价格申报单》及《采购合同》按采购物资属性及价值不同由相应的领导审批：（1）、正常生产用直接原辅材料及机物料等低值易耗品采购由分管副总批准；（2）、技术改造、设备等固定资产采购，采购价值2万元以下的由分管副总批准，超过2万元的由董事事长（总经理）批准。
（3）、对于设立最低库存量的材料物资，由供应部提出《采购计划单》经保管员核实库存报分管副总批准后实施采购2、工程劳务业务合同：公司所有工程建设及设备安装、保暖、维修等接受劳务业务，应提前签订工程劳务合同及工程预算表。
合同额在2万元以下的由分管副总批准，超过2万元的工作劳务合同由总经理批准。
（二）、合同内容填写要求（1）、合同内容应按规范格式内容完整填写，合同中要特别约定发票事项（采购业务需分增值税专用发票与增值税普通发票，接受劳务需取得本公司主管税务机关许可的劳务发票，并注明出具时限为收货后一个月内寄达）、详细品名规格单价、结算方式、结算时限、费用承担及供应商（服务商）帐号信息等内容。
（三）、合同的报送及执行（1）、合同报送：各类采购及工程劳务合同由公司各分管业务责任人负责签订，报分管领导核准后由业务经办人将生效的合同报送一份到财务部材料会计处存，同时实施采购。
（2）、合同执行：所有采购合同业务均应由供应部实施采购，劳务合同由工程设备部执行实施，对于特殊情况下经总经理特批的采购（工程劳务）业务除外。
财务部将按合同约定执行付款事宜，款项支付与否及支付方式原则上按合同规定正常办理。
在付款时，除支付财务帐面应付帐款外，在提交用款申请的同时还应附有合同，对一次签定合同、同一价格多次进货的，在第一次进货时发票要附合同,在以后价格不变的业务发票后可不附合同，但要在价格发生变化时的第一笔业务发票后附有供货方的调价函（各类包装材料采购业务，供应部采购员应于每月5日前报一份经董事长批准的按不同供应商分材质、规格填列的各类包装材料采购价格表交财务部，作审核采购价格之参考依据。
月中如有变化应及时列表经董事长批准后报至财务部备案）。
（3）、财务部不受理涂改及未经公司董事长（总经理）或有权签字副总签批的合同。
第二条、付款管理规定采购（往来）付款业务流程图：业务经手人持用款申请（含附件）→1、财务部往来会计核实→2、申请人分管领导签字→3、财务负责人签字→4、董事长（总经理）签批→5、财务出纳员付款所有因采购货物、接受劳务的付款业务均需凭经核准的“用款申请”付款。
“用款申请”由业务经办人出具，经财务部往来会计、部门负责人及分管领导审核，报财务及总经理审批后，按财务管理制度规定手续办理付款事宜。
各采购业务经办人员应对所提交的用款申请中列示的收款人信息及帐号的真实性、准确性负责，如因提供收款人信息不真实造成财务误付款，给公司带来经济损失的，由采购业务责任人承担责任；因用款申请中收款人帐号信息错误造成退汇、退票的，该笔业务金融机构手续费由业务责任人个人承担，由此造成的误工误产及一切后果由业务责任人承担。
所有付款业务的用款申请单，除第一次付款的新增供应商外，均需由业务经办人到财务部往来会计处查询并填写与收款单位帐面往来余额情况后方可继续下一流程环节。
业务经办人在申请正常业务付款时需持“用款申请”依上述签批流程图顺序依次履行签字手续，如因董事长出差不能及时签批的，经财务负责人签批后付款；如属特殊业务付款，则由业务部门负责人、董事长签批，最后交财务负责人审核后付款。
出纳员在接到业务经办人交来的经财务负责人或董事长总经理批准付款的用款申请时，按实际批复的付款金额及付款方式付款，如果批复付款栏及批复付款方式栏为空的，按申请付款金额及付款方式办理付款手续。
1、预付款业务：无特殊情况，除采购生产急需材料业务外，其他预付款业务在未结算总货款或工程款前，不得预付全部价款。
预付款业务流程图：业务经手人持用款申请（含合同采购计划单等附件）→财务部往来会计核填帐面往来余额→分管领导签字→财务负责人签字→董事长（总经理签字）→财务出纳员付款（1）、预付款业务付款手续：业务经办人员出具经分管经理、财务经理及总经理、董事长批准的用款申请附合同书、采购计划单，到财务办理支付款项手续。
（2）、对于预付货款的经济业务, 各物资采购及工程劳务部门必须慎重把关,确保与供应商业务关系良好，合同正常执行。
对于财务帐面“应付账款”中连续半年出现未发生变化负数金额的业务单位, 由各物资采购部门业务经办人负责将款项追回, 以避免公司利益受到损失（预付工程款不在此内）。
2、货到付款业务：原则上必须先取得发票再付款，但在不超出财务规定的到票时间内付款的，按《财务管理制度—货币资金及承兑汇票管理制度》中的付款规定办理。
具体如下：货到付款流程图：业务经手人持用款申请（含附件）→财务部往来会计核填应付款余额→分管领导签字→财务负责人签字→董事长（总经理签字）→财务出纳员付款（1）、对货到付款，发票未到的规定：对于货到入库、发票未到，需按合同付款的，由业务经办人出具用款申请，报材料会计在付款申请单上标示验收入库单号或临时收料单号（注：入库单必须在付款之前传达材料会计处），及货款金额，并附“采购合同”。
材料会计签名确认后报财务负责人审签、董事长核准后付款。
对于含量待检的，原则上在未办理入库手续前（即入库单未传达财务前），财务部不受理该笔业务付款，特殊情况确需付款的需总经理特批（由财务认定）。
(2)、对货到已验收、发票已到要求付款的（即帐面应付款）：货到验收入库，相关单据传递手续已完毕，并收到该笔业务发票的，要求该笔业务经手人对发票的内容（货物数量、价格、金额）进行审核，参照该业务入库单及合同等进行核对，确认无误后在发票右下角签章确认，将发票附入库单等单据交财务部，并按规定出具用款申请，交财务部办理付款手续：材料会计核填帐面应付该供应商款项金额、申请部门负责人签字、财务负责人审签、董事长核准后付款。
（3）支付帐面应付款：对于支付帐面应付款的业务，由业务经办人开具用款申请单，填明申请支付金额，到财务部往来会计处核填帐面应付金额，经财务负责人审核，总经理董事长签字批准后方可交出纳员办理付款手续。
第三条、付款方式及收据的取得要求：付款方式主要有现金、银行电汇、转帐支票、银行承兑汇票等，为了规范开支的管理，防止产生不必要的损失和纠纷，款项的支付主要以银行付款或银行承兑汇票付款为主，原则上超过1万元的业务或经常性的供应商款项均以银行电汇、转帐支票或承兑汇票支付，无特殊情况的均不能支付现金。
对于付出的款项原则上均应取得收款方的收款收据，具体付款方式及相关要求如下：1、现金付款：对于确需以现金支付的业务，在业务经办人员交来的经相关人员审核及总经理批准的用款申请后，视其具体情况分别处理：（1）、收款人派人上门收款的，公司业务经办人员（指采购员）对来人身份进行确认，财务部出纳员验证来人持有的对方业务单位开具并加盖行政公章的介绍信或对方业务单位传真加盖行政公章或财务公章的委托收款证明（传真件证明中需注明来人姓名、身份证号、委托事项，并注明“本传真件与原件内容一致，具有法律效力”字样），经确认无误的，再办理支付手续在收款人点验货款无误后，直接开据收款收据后交出纳员。
收款人要在收款凭据上注明“收款人：XX”字样，并由出纳员填写该收款人的身份证号，特殊情况下经批准后可不需填写收款人身份证号。
（2）、如果是要求公司将款项汇入收款人（指业务单位）指定卡号（或业务经办人提供的收款人卡号）的业务，在汇款前由公司业务经办人负责提供收款人出具的收款帐号、户名并加盖盖有财务章（或公章）及收款方经办人签字盖章的“收款信息确认函”传真件（格式见后附件2），确认函要求注明“本传真件与原件内容一致，具有法律效力”字样。
财务部收到符合要求的确认函传真件并经公司业务经办人签字确认后，方可汇款。
在办理完汇款手续，收款人在确认款项收到后，由公司业务经办人负责：当日内将收款人开具的此笔现金业务的收款据的传真件交至公司财务部，并在汇款日起7日内（以银行业务单时间为准计算起始时间），将收据原件交至公司财务部。
对于没有经过审批或有关人员越权审批的付款业务，出纳员不予受理。
为控制公司资金风险，财务部对手续不全或有疑问的现金打卡付款业务有权拒付。
现金打卡手续费由收款方承担，特殊情况经董事长批准的除外。
（3）、公司派人带现金外出采购业务：除零星办公用品及低值易耗品外的现金，采购金额在10000元以上的材料采购业务，需由总经理批准。
由采购业务经办人提出用款申请，经核准后到财务办理现金借款手续（借款人应为采购业务经办人指定的公司员工），无特殊情况超10000元的采购业务不得以此种方式进行采购，（4）、对于正常采购（或劳务）业务付款，因相关申请部门计划不到位、不及时，导致原可以电汇或承兑汇票支付的款项，而需要财务部以现金打卡方式加急支付的，财务部有权拒绝，对于董事长特批的此种情况下的付款，在保证手续完备，所支付款项安全的前提下，付款手续费由业务经办人（即付款申请人）承担，如果造成资金损失的，还要由业务经办人承担相应损失。
2、银行电汇付款：财务部凭业务经办人出具的经核准无误的用款申请中列示的收款人信息办理电汇付款业务。
银行电汇付款可暂不要对方出具收据，但对同一供应商，既有现金付款、又有银行付款业务的，原则上，只要对方收款,就要出具收款据。
退汇重办业务：是指银行已办理电汇付款手续，因收款人信息填写有误或其它原因，造成正常电汇付款业务退汇，需要重新办理付款的。
退汇重办业务按以下几种情况处理：（1）、收款单位提供收款信息有误的，由业务经办人负责重新出具用款申请办理付款；（2）、公司采购（或劳务）业务经办人工作失误造成退汇的，由责任人在退汇单上签名确认，并由经办人提供准确信息，重新办理汇款，同时该退汇业务的原付款手续费由责任人承担。
（3）、出纳员个人工作失误退汇的，由出纳员据退汇单重新填制电汇单办理汇款，同时，原汇款手续费由出纳员个人承担。