文书档案管理实施细则
档案管理制度_工作细则
第一章总则第一条为了加强档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本细则。
第二条本细则适用于本单位所有档案的管理工作，包括文书档案、科技档案、声像档案、电子档案等。
第三条档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中管理，便于利用；（三）科学管理，规范操作；（四）保密安全，确保档案安全。
第二章组织机构与职责第四条成立档案工作领导小组，负责本单位档案工作的全面领导和管理。
第五条档案工作领导小组下设档案室，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用和开发等工作。
第六条档案室设主任一名，副主任一名，负责档案工作的具体实施。
第七条档案工作人员应具备以下条件：（一）热爱档案事业，具有高度的责任心和敬业精神；（二）熟悉档案业务，具备一定的档案管理知识；（三）具备良好的职业道德，保守国家秘密和单位秘密；（四）具备较强的沟通协调能力和团队合作精神。
第三章档案收集与整理第八条档案收集范围：（一）本单位形成的各类文件、资料、图表等；（二）上级机关、外部单位发来的文件、资料、图表等；（三）本单位购置、接收、交换、捐赠的档案资料；（四）其他具有保存价值的文件、资料。
第九条档案收集要求：（一）及时、全面地收集档案资料，确保档案的完整性；（二）对收集的档案资料进行分类、整理，便于归档；（三）对收集的档案资料进行鉴定，剔除无保存价值的资料。
第十条档案整理要求：（一）按照档案分类标准进行分类；（二）按照档案排列顺序进行排列；（三）按照档案编号规则进行编号；（四）编制档案目录，便于查阅。
第四章档案保管与鉴定第十一条档案保管要求：（一）建立健全档案库房管理制度，确保档案库房安全；（二）按照档案保管期限和保存条件，对档案进行分类存放；（三）定期对档案进行清洁、消毒，防止档案霉变、虫蛀；（四）定期检查档案保管设施设备，确保档案安全。
第十二条档案鉴定要求：（一）按照档案鉴定标准，对档案进行鉴定；（二）对已鉴定出的档案，按照规定进行销毁或存档；（三）对需要继续保存的档案，及时进行归档。
文书档案管理细则
企业原则Q/6DG02.02－99文书档案管理细则1主题内容与合用范围本原则规定了文献材料旳立卷及归档旳规定，文书档案旳保管、运用、鉴定及进馆等工作规定。
本原则合用于工厂文书档案旳管理，亦合用于有限企业文书旳管理。
2引用原则HB6380 档案卷夹与表格HB6381 航空工业档案著录细则Q／6DG02.02 档案记录管理细则Q／6DG02.21 档案借阅制度Q／6DG02.22档案鉴定、銷毁制度Q／6DG02.23 档案库房技术管理制度3总则3.1 文书档案是指在党（共产党）务、政（含科研生产、经营等各项管理）务、工会、共青团等各项工作中形成旳，具有保留价值旳文献材料。
3.2 文书档案是企业档案旳重要构成部分，是党和国家旳宝贵财富和重要机密，是各项管理工作不可缺乏旳条件和根据。
3.3 文书档案必须实行集中统一管理，维护其完整、精确、安全，保证其有效运用。
4 文献材料旳立卷归档4.1 凡办理完毕，具有保留价值旳文献材料，应由文书处理部门进行整顿、立卷、归档、档案馆要对其进行监督、检查和业务指导。
4.2 文献材料旳归档范围与保管期限4.3文书档案旳保管期限规定为永久（50年以上）、长期（16～50年）、短期（如下）三种。
确定保管期限旳原则是：但凡反应单位重要职能活动和基本历史面貌，需要长远运用旳档案，列为永久保管；是反应单位一般工作活动，在较长时间内有查考运用价值旳文献材料，列为长期保管；但凡在较短时间内有参照运用价值旳文献材料，列为短期保管。
4.4文献材料旳立卷归档每年进行一次，当年旳文献在次年旳六月底此前归档。
4.5归档旳文献材料，属永久保留旳归档二份，长期、短期旳归档一份，同步归档一套按流水号保管旳文献材料。
4.6文献材料立卷归档旳规定，a、立卷归档旳文献材料要搜集齐全，先按年度——组织机构分类，再按永久、长期、短期分别立卷。
对外来普发性旳文献按作者、文号单独立卷，作为资料卷保管。
b、立卷应按照文献形成旳自然规律，保持文献之间旳有机联络，遵照同一问题，同一会议，同一案件旳文献一起立卷旳原则，将正件与附件、打印件与底稿、请示与批复、转发文献与原件、多种文字类型旳同一文献一起立卷。
(最新)档案管理办法及实施细则
（最新）档案管理办法及实施细则档案管理规定第一章总则第一条目的为了加强、规范公司档案管理工作，有效保护和利用档案，维护其完整性、安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《哈尔滨市档案条例》、《哈尔滨市企业档案管理办法》和《黑龙江省城市建设档案管理规定》等有关条例，特制定本规定。
第二条定义公司档案指公司筹建以来各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料。
第三条适用范围本规定适用于及下属各项目分公司。
第二章管理部门及其职责第四条管理部门档案管理实行统一领导，分级管理的原则。
档案管理工作由总经理/项目分公司经理领导，集团行政部所属档案员直接负责各部门和所属各项目分公司的具体档案管理工作。
各项目分公司行政部设专职或兼职档案管理人员担任项目档案管理专员，负责各自项目分公司日常档案管理工作。
各部门专职或兼职档案管理人员负责本部门档案管理工作。
第五条管理职责集团总部档案室、各项目分公司、各部门及专职或兼职档案管理人员应严格执行档案管理办法，履行各自管理职责。
档案管理专员在档案工作上接受档案负责人的领导，档案负责人接受行政人事总监领导(部门及岗位管理职责详见附件二)。
第三章文件材料的收集与归档1第六条集团总部及下属各项目分公司、各部门日常工作中产生的文件材料必须及时收集、整理，按年度立卷。
第七条一项工作若涉及几个部门参与办理，由主办部门负责收集立卷。
第八条项目工程档案资料的收集应与项目建设同步进行。
第四章档案的管理第九条集团总部及各项目分公司应设专门的档案库房对档案进行存放、保管，并指派专人负责档案库房的管理工作。
第十条各部门形成的文件材料，由各部门专职或兼职档案管理人员负责收集管理，并于每年3月31日之前向集团总部/项目分公司行政部办理移交。
工程档案按各单位工程或在工期各节点分批移交。
第十一条集团总部档案室在接收移交的档案后，应对移交档案进行检查、汇总，并编制档案总目录。
第十二条集团总部档案室对档案应区分全宗、区分年度、区分类别分别存放、排列，存放档案必须有专用的档案装具，档案排列方法要科学，以便查找。
档案管理制度细则时限要求
一、总则为规范档案管理工作，确保档案资料的安全、完整和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本细则。
二、归档时限要求1. 文书档案：（1）一般文书档案：自文件形成之日起，次年1月底前归档。
（2）重要文书档案：自文件形成之日起，7个工作日内归档。
（3）保密文书档案：自文件形成之日起，3个工作日内归档。
2. 科技档案：（1）一般科技档案：自项目完成后，次年1月底前归档。
（2）重要科技档案：自项目完成后，5个工作日内归档。
（3）保密科技档案：自项目完成后，3个工作日内归档。
3. 会计档案：（1）一般会计档案：自会计年度结束后，次年5月底前归档。
（2）重要会计档案：自会计年度结束后，4个工作日内归档。
（3）保密会计档案：自会计年度结束后，3个工作日内归档。
4. 人事档案：（1）一般人事档案：自员工入职或离职之日起，次年1月底前归档。
（2）重要人事档案：自员工入职或离职之日起，5个工作日内归档。
（3）保密人事档案：自员工入职或离职之日起，3个工作日内归档。
三、档案整理时限要求1. 文书档案整理：自归档之日起，15个工作日内完成整理。
2. 科技档案整理：自归档之日起，20个工作日内完成整理。
3. 会计档案整理：自归档之日起，10个工作日内完成整理。
4. 人事档案整理：自归档之日起，10个工作日内完成整理。
四、档案验收时限要求1. 文书档案验收：自整理完成之日起，5个工作日内完成验收。
2. 科技档案验收：自整理完成之日起，7个工作日内完成验收。
3. 会计档案验收：自整理完成之日起，5个工作日内完成验收。
4. 人事档案验收：自整理完成之日起，5个工作日内完成验收。
五、档案利用时限要求1. 档案查阅：自提出查阅申请之日起，5个工作日内提供档案。
2. 档案复制：自提出复制申请之日起，10个工作日内提供档案。
六、附则1. 本细则自发布之日起实施。
2. 本细则由本单位档案管理部门负责解释。
文书档案管理细则(三篇)
文书档案管理细则第一章总则第一条为了规范文书档案管理工作，确保文书档案的完整性、真实性、可靠性和安全性，提高文件利用效益，保护国家利益和公民权益，制定本细则。
第二条本细则适用于国家机关、企事业单位以及其他组织的文书档案管理工作。
第三条文书档案是指以印制、书写、印章、打印、拍摄等方式制成的载体，经过审批、签发、传送、交换或者领导批示、批准、意见等确定的文字、图像、声音等记载事项。
第四条文书档案管理是指对文书档案的收集、鉴定、归档、整理、利用等工作活动的组织实施和监督管理。
第二章文书档案管理的基本原则第五条文书档案管理应坚持以下基本原则：（一）依法依规原则。
文书档案管理工作必须严格遵守法律法规和有关政策规定。
（二）全面性原则。
文书档案管理工作应覆盖全面、无缺漏，确保档案的完整性和真实性。
（三）分类管理原则。
根据文书档案的性质、用途和状态，进行分类管理，确保档案的系统性和可操作性。
（四）统一管理原则。
文书档案应当由专门的机构或者人员负责管理，实行统一管理办法。
（五）机动性原则。
文书档案应当在需要时能够方便地调阅和利用，不得设置不合理的限制。
（六）保密性原则。
根据国家有关保密规定，确保文书档案的保密安全。
（七）出移交备查原则。
文书档案根据需要，可以移交相关单位进行查阅或者提供给外事机关、司法机关等有关单位使用。
第三章文书档案管理的组织机构第六条文书档案管理工作应当设立专门的机构或者人员负责组织实施和监督管理。
第七条国家机关应当设立文书档案管理机构或者设立专门的文书档案管理岗位，负责组织文书档案管理工作。
第八条企事业单位和其他组织可以根据实际情况，设立文书档案管理部门，也可以由行政人事、办公服务等部门负责文书档案的管理工作。
第四章文书档案的收集与登记第九条文书档案的收集范围应包括涉及本单位工作范围和业务的各类文书档案。
第十条文书档案应当在制作完毕后及时收集，并填写登记表，记录档案的名称、编号、文件日期、制作人员等基本信息。
文书档案管理细则
文书档案管理细则1 范围本标准对文书档案管理的权责划分、操作流程、审批权限进行了明确和规范，是开展文书档案管理的制度依据。
本标准适用于集团有限公司（下简称“集团公司”）本部及全资、控股的项目公司，专业公司、非控股的项目公司可参照执行。
2 术语和定义文书档案，是指集团公司在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓，包括命令、指示、决定、公告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。
3 职责3.1 集团公司综合管理部为集团公司文书档案的归口管理部门，负责文书档案的收集归档、整理编号、编目、保管、利用和销毁工作，并对文书档案工作实行统筹规划、组织协调、监督、检查和指导，其管理职责如下：3.1.1 贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，制定集团公司各项文书档案工作规章制度，并组织实施。
3.1.2 对集团公司各职能部门工作活动中形成的文书档案材料进行收集、整理和归档前的指导工作。
3.1.3 做好每年度各职能部门文书档案整理归档工作，集中统一管理集团公司各项活动中形成的各种门类、各种载体的文书档案和资料。
3.1.4 按照档案保管的要求，做好日常档案库房的管理工作。
3.1.5 做好文书档案的提供利用工作，为集团公司内外提供良好的服务。
3.1.6 对项目公司文书档案工作进行监督、检查和培训。
3.1.7 对本细则进行解释和修订。
3.2 各职能部门指定兼职档案员负责部门范围内文书档案归档前的收集、整理和编目工作。
兼职档案员职责如下：3.2.1 集中统一管理本部门日常活动中形成的文书档案。
3.2.2 配合集团公司综合管理部做好文书档案的收集、整理、归档工作。
3.2.3 做好文书档案的预立卷工作，在规定时间内归档至综合管理部。
3.2.4 参加集团公司综合管理部组织的档案学习培训。
4 文书档案的归档4.1归档范围集团公司各职能部门在工作中形成的具有长远保存价值的文件材料，具体归档范围参照《文书档案归档范围及保管期限表》（GTR52301-01-02，详见附录4、附录5）。
北京大学文书档案管理实施细则
北京大学文书档案管理实施细则校发[2003]142号为加强对文书档案的整理立卷和归档工作，更好地为学校各项工作和社会服务。
根据《中华人民共和国档案法》及国家有关规定，结合学校具体情况，制订本细则。
第二条文书档案是指北京大学各单位及个人从事党群、行政、教学、科研、外事等管理活动形成的，办理完毕的，对学校和社会有保存价值的不同载体形式的历史记录。
第三条文书档案实行文件形成部门整理立卷、归档制度。
各单位应确定一第四条各单位应加强对档案工作的领导，建立档案工作制度，把档案工作纳入各项管理工作之中，布置、检查、总结、验收工作时,同时布置、检查、总结、验收文书档案工作。
第五条各单位文书档案归档范围和保管期限，见《北京大学文书文件材料文书档案的保管期限分短期（15年以下）、长期（16-50年）、永久（51档案馆原则上只接收长期和永久保管的档案。
保管期限的时间从文件材料办理完毕的第二年算起。
第六条二、文件批示应在版心内书写（不要在左侧装订线内书写），或在《北京大五、装订成册的文件材料，应选择胶订或线装，不能用金属材料装订。
第七条单位领导人和承办人员办理完毕、属于归档范围的文件材料，应及时交付本单位有关部门或专（兼）职档案员，以便整理、归档。
个人不得保存应该归档的文件材料。
工作人员调离工作岗位或离退休时，应将本人手中存留的属第八条归档文件材料的具体整理立卷方法见《北京大学文书档案整理要第九条二、单位调整或合并时，撤消单位应在一个月之内负责把调整前的档案整理三、临时性单位，成立时应及时将档案员和联系电话通知档案馆收集指导办公室，工作结束一个月之内完成归档工作。
第十条第十一条一、档案馆会同有关部门共同对文书档案的形成、整理、归档等工作进行监二、档案馆负责文书档案整理立卷和归档的指导工作。
第十二条本细则经2003年6月17日第501次校长办公会讨论通过，自通过之日起执行,同时1993年制订的《党政管理档案的立卷步骤与要求》停止执行。
文书档案管理实施细则
《文书档案管理实施细则》第一章总则一、为规范集团公司档案管理工作，更好地为企业各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《企业档案管理规定》《国有企业文件材料归档办法》结合集团公司的实际情况，特制定本实施细则。
二、本实施细则所指的文书档案，是指集团公司在从事生产经营、工程建设、科学技术、合同管理、行政管理、文化建设等活动中形成对企业有保存价值的各种文字、图表、声像、电子文档等历史记录（工程类档案以外范围）。
三、集团公司实行各子公司文书档案分级管理制度。
总部文书档案管理部门为集团公司综合管理部（以下称“档案管理部门”），负责集团公司及各子公司文件材料归档工作的指导、监督和检查，各子公司档案管理归口部门为各自的行政部门（或档案室），重要的文书档案资料应同时在集团公司归档备案。
四、档案管理部门设置档案资料室，配备文书档案管理专职人员，负责协调、组织、管理集团公司总部文书档案工作和对下属单位文书档案管理进行业务指导。
各子公司须成立相应的档案管理工作机构，并将档案管理工作纳入到各单位的各项工作计划、工作议程中，同时，纳入到有关人员岗位职责内。
五、本实施细则适用于集团公司下属各子公司。
第二章文书档案材料的形成与归档一、文件材料的归档范围：集团公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的直接记述和反映企业生产经营活动的具有现实和长远查考价值的文件材料均应列入归档范围，主要内容有：1、集团公司在组建、改制、重组、重构、兼并、破产过程中行成的可行性研究、申请、报告及上级的批准文件，企业章程等文件材料。
2、集团公司高管（包括董事会、监事会、经理层）构成及其变更，内部产业结构调整、组织机构设置及变更形成的文件材料。
3、集团公司高管（包括董事会、监事会、经理层）开展各项活动形成的文字、声像、影音等文件材料。
4、集团公司综合性行政事务及文秘、机要、保密、信访、档案、史志、印鉴管理等工作形成的文件材料。
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文书档案管理实施细则1 目的为加强公司文书档案管理，保证文书档案管理工作的系统性、科学性、规范性、合理性，根据公司《档案管理制度》及国家相关法规等规定，结合公司实际情况，特制定本细则。
2 范围适用于全公司范围内经营管理、生产技术等工作中形成的文书档案的收集、整理、保管、鉴定与销毁、统计、利用等活动的管理。
3 职责总经办：负责组织档案管理制度的制定和修订；负责对档案管理制度的执行进行业务指导和监督管理；负责公司文书档案的收集、整理、保管、鉴定与销毁、统计和提供利用工作。
负责对收集起来的档案进行重新编制件号、盒号、档号。
各部门负责人：对本单位或项目的文书档案的收集、整理、保管、提供利用和统计工作负责，对本单位的文书档案工作进行监督、检查、指导和考核。
各部门档案管理人员：负责文书档案收集、整理档案资料；对本单位文书档案完整性、归档质量负责。
负责本部门所有文书档案的初步整理工作，具体包括档案分保管期限、装订、分类、排列、编号（用铅笔编写）、编写目录、装盒等。
4 术语定义编目：指按照一定的规则进行档案着录并将条目组织成目录的过程。
归档文件目录：指登记卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。
备考表：卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。
编件号：是归档文件在最低一级类目内的排列顺序号，按文件排列从“1”开始标注，一份文件编一个件号。
目录的件号要与文件上的件号一致，件号无重号、无空号。
来源单位/部门：文件的形成公司（落款公司）或个人，如为某部门形成，来源单位/部门一栏填写公司全称加上部门全称。
来源单位/部门名称太长可使用通用简称。
过多时可以适当省略。
批准通过的审批表，来源单位/部门为最后的审批机关；未批准的审批表，责任者为填写机关。
文号：发文的字号。
由公司代字、年度、顺序号组成，如实抄录，不能省略。
档案名称：即文件的标题。
文件题名一般要照实抄录，不得随意改动。
如文件没有题名或虽有题名、但不能真实反映文件的实际内容，应在原题名后重新拟写，应加“[ ]”。
重新拟的题名必须包括责任者、问题、文种三要素。
日期：文件的形成时间，由年月日组成，用八位阿拉伯数字表示。
例如：。
页数：为本件归档文件中有效字符的页面总数，空白页不计入页数。
备注：用于填写需要说明的情况。
5 细则内容总则文书档案既是日常经营管理的重要依据，也是考查员工日常工作的凭据。
各部门必须做到保管管理工作，保证档案完整、正确、系统、安全和有效地开发利用，以实现资源有效共享。
员工离职前必须办完档案交接工作方可离职。
文书类档案实行“部门预立卷”的原则。
文书类档案须按照文件自然形成规律，保持文件之间的有机联系，保证归档材料齐全完整，保管期限划分准确，文件整理科学合理，档案保管相对集中，查询利用方便安全。
归档主体、范围及保管期限归档主体：文书类档案按档案产生年限按类目收集归档。
归档范围：是公司自筹建以来开展的各种工作和生产活动中形成的反映公司主要职能活动和基本历史面貌的；需要贯彻执行的上级、同级公司的文件材料，下级报送的重要文件及对其他有查考价值的各种文字、名册、图表、电子等各种载体形式的文件材料。
具体范围见《档案归档范围及分类编号表》中的“文书档案归档范围及保管期限表”。
保管期限：保管期限分为：永久、30年、10年；按照本公司制订的《档案归档范围及分类编号表》中的“文书档案归档范围及保管期限表”来确定每一件文件的保管期限。
收集各岗位人员必须养成工作有记录的好习惯，随时记录和整理工作中形成的文件资料。
各单位负责文件管理的人员应对所有收到和发出文件必须如实登记和妥善保管。
原则上在每年4月30日前，各部门依据归档范围，参考本部门收发文记录，检查核对移交文件材料的种类、数量、时间、完整性及存在问题，根据通知的时间规定移交档案室。
凡是属于归档范围文件材料，必须按规定向公司档案管理部门移交实行集中统一管理，如何个人不得据为己有或拒绝移交。
整理档案室最终档案整理完成时间为6月30日。
档案的整理工作是按照一定的原则建立档案实体的管理次序。
按划分保管期限、装订、分类、排列、编号、编目和装盒上架八个环节进行。
每年归档工作结束后，不应出现未归档的档案；如发现有其它应归档文件材料未归档，可将该文件排在该年度同一保管期限已归档文件之后编号归档。
. 1划分保管期限：按照本公司制订的《档案归档范围及分类编号表》里面的“文书档案归档范围及保管期限表”来确定每一件文件的保管期限。
. 2 装订：以“件”为单位进行装订。
①一般以单份文件为一件。
②各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本、套）作为一件。
正本与定稿为一件、正件与附表为一件、转发文与被转发文为一件、原文与译文为一件、有复印件的，原件在前，复印件在后，作为一件。
文件处理单（表）与被处理文本合为一件。
来文与复文（请示与批复）各为一件。
③归档文件属永久和长期保存的，拆除金属钉，须用线在文件的左侧装订，属30年、10年和短期保管的可不再用线装订。
装订方法应尽量不破坏档案原貌。
④凡文件尺寸大于A4纸张规格的，要按A4规格进行折叠或裁剪；破损的，要按A4纸张规格另加纸进行裱糊。
（注：小于A4的不加边）⑤归档的文件应为原件。
确因故无法找到原件的，在用副本或复印件代替时，应附有证明作用的文件材料。
复印件一般不归档，公文传递过程中重要的传真件、复印件，如无原件，可进行归档。
分类按保管期限——年度分类。
在分年度时，不同年度的文件一般应分开排放，并遵循以下方法：1)一般的文件材料，放在其形成年度归档；2)长远规划应放在文件内容针对的头一年，多年的总结、报告应放在文件针对的最后一年；3)跨年度的会议（案件），应放在闭幕（结案）的一年。
. 4排列对每一年的文书文件按类目的顺序排列。
排列顺序应相对固定，在排列的时候将同一件事情的若干份文件尽量排列在一起。
编号指填写归档章的项目。
在文件首页上方空白处盖上归档章，归档章须端正、清晰。
归档章中的项目应填写齐全，包括：档案编号、保管期限（永久、30年、10年）、年度、类目等四个项目必须齐全。
归档章油墨颜色统一为红色。
归档章详见《文书档案归档章样式》。
. 6 编目编目指编制归档文件目录，包括件号、文号、来源单位/部门、档案名称、日期、页数和备注、档号共八个项目。
文书档案归档文件目录详见《文书档案归档文件目录》。
①件号：归档章内已编定的编件号。
目录的件号要与文件上的件号一致，件号无重号、无空号。
②来源单位/部门：文件的形成公司（落款公司）或个人，如为某部门形成，责任者一栏填写公司全称加上部门全称。
责任者名称太长可使用通用简称。
责任者过多时可以适当省略。
批准通过的审批表，责任者为最后的审批机关；未批准的审批表，责任者为填写机关。
③文号：发文的字号。
由公司代字、年度、顺序号组成，如实抄录，不能省略。
④档案名称：即文件的标题。
文件题名一般要照实抄录，不得随意改动。
如文件没有题名或虽有题名、但不能真实反映文件的实际内容，应在原题名后重新拟写，应加“[ ]”。
重新拟的题名必须包括责任者、问题、文种三要素。
文件有副题名的，应将副题名录入，附于原题名的后面，前加“——”。
“任免”、“机构设置调整”、“表彰”等公文的标题录入时可在题名后，加上该文涉及的公司或与公司有关的人员名字，并外加“[ ]”。
⑤日期：文件的形成时间，由年月日组成，用八位阿拉伯数字表示。
例如：。
⑥页数：为本件归档文件中有效字符的页面总数，空白页不计入页数。
⑦备注：用于填写需要说明的情况。
⑧文书档案档号：全宗号－文件年度－盒号（详见示例）。
文书档案类文书档案档号：全宗号－一级类目（年度）—二级类目－三级类目—四级类目示例：01- A2014- 经营管理-人事工作—四级类目（如有）-盒号文书档案三级类目文书档案二级类目一级类目全宗号（01）年度：档案形成的年度，如2014归档文件目录一式二份，用计算机管理软件或者电子表单生成并打印。
一份放在盒中，另一份作为手工检索工具。
归档文件目录按年度和保管期限分别装订成册。
每册目录应加封面，封面设置全宗名称、年度和保管期限。
装盒①将完成上述流程的文件按件号次序装入档案盒。
不同年度的文件不能放入同一盒内。
②完整填写档案盒封面和盒脊，盒脊上的项目包括：全宗号、年度、类目（一级、二级、三级）、起止件号，统一用黑色印章盖上去。
③填写《文书档案备考表》，备考表中“文件材料情况栏”主要用于填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需说明的情况，如无上述情况，可暂不填写。
整理人、检查人、整理时间填写齐全。
文书档案备考表详见《文书档案备考表》。
④文书档案盒应使用标准档案盒，须为无酸档案盒。
上架由档案管理人员将档案实体按相对固定的顺序，按年度、类目级别顺序从上到下、从左到右排列上架。
不同保管期限不应排列在一起。
检查验收每年7月份由总经办组织对整理的档案进行检查验收。
档案的保管、鉴定和销毁、统计、利用档案的保管、鉴定和销毁、统计、利用根据《档案管理制度》的要求内容执行。
6 附则本制度的最终解释权归总经办。
对未按本实施细则执行档案管理的单位责任人员，按公司《奖惩制度》相关规定酌情给予考核。
7 附表《文书档案归档文件目录》《文书档案备考表》《文书档案归档章样式》。