物料采购跟单
物料跟单员工作职责及流程
物料跟单员工作职责及流程
跟单工作比较复杂，需要跟单员系统的仔细的进展开展。
那么跟单员工作流程及工作内容详细是什么呢?让我们一起来看看吧!
跟单员的定义跟单员，是在国际贸易过程中，根据已签署的商务合约中有关出口商品的相关要求，代表公司选择消费加工企业，指导、监视其完成消费进度以确保合同如期完成的人员。
跟单员工作内容1、熟悉公司所经营的产品，准确报出销售价格。
2、积极主动与客户保持联络，促使客户及早下订单。
样品寄给客户之后，应在快递网页上查阅客户是否已经收到样品，确认客户样品收到后，应立即发信给客户，询问客户对样品的评价，询问客户是否有下订单的可能。
3、客户下订单后，业务员应在第一时间出中文订单，并立即下发到有关消费部门。
全身心投入到对客户订单的分析，如有客户交待不清的，应立即发电子邮件与客户书面确认。
4、产品准备过程中，货款结算问题亦同步进展，货物备妥后，根据合同安排货物的最终发运。
采购跟单的工作职责和工作流程
采购跟单的工作职责和工作流程一、采购跟单的职责：负责安排公司所有的订货计划、生产跟踪、发货情况、货物发出后与财务的对接（就是把单子交到财务做帐）、跟踪物流情况。
二、采购跟单的工作流程：三、订货单里有不同厂家的产品的单子要分开填写采购单，并分别传至生产厂家。
四、然后把客户订货单的内容汇总至“昆明文港商贸有限公司订货单”内，填写备注栏信息，并在相应产品后备注已下至哪一生产厂家，订单号填写完成后扫描传至郑办五、不同厂家的采购单按订单号管理，下班后放到相应未发货订单盒内。
六、每天自己下的订单心中有数，要清楚自己下了些什么单,登记在发货跟踪表上。
七、样品采购单直接扫描传至郑州办，不用传到生产厂家。
八、每天收到强民乳业发货明细后，复印两份（核对了价格、规格后再复印）原件给出纳，复印件一份给财务开单，一份自存“强民发货明细”九、每天收到“发货确认函”和“托运单”时，在“发货跟踪表”上填写“实发、运费、发货日期、汇款情况”等。
十、按单子上的信息每个客户发短信，通知客户货物已经发出，短信内容必须说明货物的总件数、运费、物流单号等。
十一、把“采购单”“发货确认函”“托运单”呈A4纸大小形状粘在一起，订单注明“到岸价”的托运单要复印一份。
十二、粘好后按发货日期顺序整理好后，将相应信息登录在跟踪本上确定是登记信息与“发货确认函”一致。
十三、登记完以后，给财务打单，如没有“发货确认函”和“托运单”则打电话到郑办跟踪。
十四、若“订货单”或“托运单”上写明到岸价的，则托运单要复印一份给财务，写明出厂价的则不用。
十五、财务把红联销售单拿过来就要核对价格、产品数量以后，按销售单号粘贴，并在跟踪本上注明“销售单号”十六、按销售单号顺序归档《已发货确认函及相应订货单》以备查，然后把一个月所有的销售单收订。
十七、收到三峰的发货明细按“跟踪表”填写相应“发往地、收货人”核对其件数、金额是否正确。
如正确复印两份原件给出纳，复印件一份留，另一份粘贴。
采购跟单员岗位职责
采购跟单员岗位职责（经典版）编制人：__________________审核人：__________________审批人：__________________编制单位：__________________编制时间：____年____月____日序言下载提示：该文档是本店铺精心编制而成的，希望大家下载后，能够帮助大家解决实际问题。
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物料采购跟单
Form of Assessment
Nature of Assessment
Format
Weighting
Attendance
Individual
N/A
10%
Participation
Individual
N/A
10%
Practical Training Exercises
大型零部件、成套设备部件、大型电子装置部件需现场检验；电子元器件、轻小型物品送采购方检验。
对紧急原材料、零部件要优先检验。
进行原材料检验
一般原材料，正常检验程序。重要原材料，质量不稳定的，严加检验。不重要原材料，质量稳定的，放宽检验。检验结果：合格材料、不合格材料不合格材料：致命缺陷、严重缺陷、轻微缺陷检验结果应以数据监测以及相关记录描述为准。
_____________________________________________________
二、供货厂家名称、地址或电话：1. ________ 2. ________3. _________三、以前曾有类似的采购？□否 □是（请写采购编号__________________________）四、是否需要指定品牌：□否 □是 理由如下：_____________________________________）
2、物料采购跟单的基本要求（重要考点）
物料采购跟单基本要求
适当的交货时间适当的交货质量适当的交货地点适当的交货数量适当的交货价格
一、适当的交货时间
（一）延迟交货会增加企业的生产成本由于原材料进货的延误，出现生产待料空等或延误，导致生产效率下降。为追上生产进度，需要加班或增加员工，致使人工费用增加。采用替代品或使用低品质的原材料，造成产品质量不符合要求，引起纠纷。交货延误的频含义
采购跟单员的岗位职责
采购跟单员的岗位职责采购跟单员的岗位职责11.所负责物料的规格型号，熟悉所负责物料的相关标准，并对采购订单的要求、交期进行掌控。
2.及时更新相关材料的《合格供应商一览表》及相关资料。
3.配合PMC部将原材料采购到位，确保生产顺利进行。
并做好物料交货异常信息反馈日报表。
4.追踪MRB会议决议的`执行情况，积极跟踪供应商品质改善，将供应商回复的结果及时反馈到品管部。
5.追踪外发加工产品全部回仓及跟进外发余料库存情况。
采购跟单员的岗位职责21、负责生产订单审批、物料备货，统计汇总生产情况；2、熟悉掌握各生产工序变化，根据实际情况进行适当调整，以保证生产计划的顺利进行；3、负责电子物料及生产原料的采购和库存管理。
4、根据生产计划做好产品的物料备货，成品及半成品库存控制，订单交期变更报告，控制订单对应的生产计划的完整性；5、控制采购成本，对于采购中遇到的'突发状况及时与领导沟通，以便其做相应的对策调整；6、负责生产原料入库时核实数量、规格、种类，并进行日常盘点和季末盘点，确保电子物料仓库存货账实相符；7、负责与财务部沟通好发票和付款细节的问题，及时向财务部申请货款；8、管理采购合同以及供应商相关资料，建立供应商信息资源库。
采购跟单员的岗位职责31、了解项目背景和实施方案，依据销售合同、说明等进行采购2、了解所购买产品的性能指标、市场行情和销售渠道。
3、督导项目物资的按时到货，管理物资采购到货进度4、多家价格比对，充分利用电子采购平台，采购价格合理。
5、处理和解答相关体系提出的`到货异议。
6、提交项目物资采购的预决算成本表7、负责供应商的审核评审工作采购跟单员的岗位职责41、负责采购计划、物料计划的'编制与汇总；2、下达采购计划和任务，安排和控制采购作业进度；3、根据生产进度及时对采购计划进行调整并进行监控，保证计划完成率；4、负责跟进订单情况并保证货物及时出货；5、及时对生产异常做出反应，发现问题及时追踪，并提出合理化建议；6、参与提高生产效率和改善产品质量的行动计划与实施；7、外发跟单，品质把控，保质保量按时交货。
采购跟单岗位职责
采购跟单岗位职责采购跟单岗位职责11、负责库存预警备货及相关信息；2、负责样品、快递的登记及管理；3、依据生产计划与供应商谈价格、交货及付款相关事宜；4、依据生产进度布置下订单，通知供应商发货（在生产允许条件下尽量少积压库存）；5、到货签收，做入库；6、催供应商开发票，搭配财务适时抵扣发票；7、供应商的'评审、物料的适时采购；8、与供应商对帐，并对分管的工作承当责任；9、每日应到物料的适时跟进与确认、物料帐目的记录及核查；10、帮助处理来料异常、并对分管的工作承当责任；11、负责本部门工作布置，督导其执行效果；12、本部以及与其相关部门的沟通协调工作。
采购跟单岗位职责2重要职责：A.帮助采购主管处理采购部的`相关事宜。
B.帮助处理采购订单的跟进，如布置第三方验货进行订单产品检验，跟客户确认检验结果，跟客户和工厂协调布置出货事宜。
C.采购部的资料整理，如供应商资料归档，供应商考核登记。
D.采购部样板管理，样板收发和寄样跟踪登记。
E.领导交待的其它事宜。
采购跟单岗位职责31、帮助外贸业务顾问跟进订单及货期，订立出货计划；2、布置订单的`订舱，拖车等运输工作，及整合制作报关所需信息；3、负责全部出货文件的制作；4、负责订单核销退税等操作；5、完成上级交办的其他工作。
采购跟单岗位职责41、所负责物料的规格型号，谙习所负责物料的相关标准，并对采购订单的要求、交期进行掌控。
2、适时更新相关材料的《合格供应商一览表》及相关资料。
3、搭配PMC部将原材料采购到位，确保生产顺当进行。
并做好物料交货异常信息反馈日报表。
4、追踪MRB会议决议的执行情况，积极跟踪供应商品质改善，将供应商回复的结果适时反馈到品管部。
5、追踪外发加工产品全部回仓及跟进外发余料库存情况。
6、跟催相关部门对样品的确认结果并在当日内回交供应商。
7、服从采购员的`日常工作布置，并每日做好日清工作。
8、帮助采购员做好对帐工作。
9、服从上级临时布置的其它工作。
采购跟单流程
采购跟单流程采购跟单是指在采购过程中，负责跟踪订单的整个执行过程，确保订单能够按时、按质完成。
采购跟单的流程对于企业来说非常重要，它直接关系到企业的采购成本、供应链的稳定性以及客户满意度。
下面将介绍一般的采购跟单流程。
首先，采购跟单的第一步是接收订单。
当采购部门接收到来自客户的订单后，需要及时进行确认，并核实订单的内容和要求。
在确认订单的过程中，需要与客户进行沟通，确保双方对订单的内容和交期有一致的理解。
第二步是制定采购计划。
根据订单的具体要求，采购部门需要制定采购计划，包括采购物料的种类、数量、交期等。
在制定采购计划时，需要考虑到供应商的能力、交货周期以及市场的供应情况，以确保采购计划的合理性和可行性。
第三步是选择合适的供应商。
在确定了采购计划后，采购部门需要进行供应商的选择和评估。
这包括对供应商的信誉、质量、价格、交货周期等方面进行评估，并与供应商进行谈判，以达成最优的采购合作。
第四步是下单采购。
在确定了合适的供应商后，采购部门需要向供应商下达采购订单，并确保订单的内容和要求与客户的订单一致。
同时，还需要与供应商确认交货周期和交货地点，以确保订单能够按时交货。
第五步是跟踪订单执行。
在订单下达后，采购部门需要对订单的执行情况进行跟踪和监控。
这包括对供应商的生产进度、质量控制、交货情况等方面进行监督，以确保订单能够按时、按质完成。
第六步是处理异常情况。
在订单执行过程中，可能会出现一些异常情况，如供应商延期交货、质量问题等。
采购部门需要及时处理这些异常情况，与供应商进行沟通协商，并寻求解决方案，以确保订单能够顺利完成。
最后一步是订单结算和评估。
当订单完成后，采购部门需要对订单进行结算，并评估供应商的执行情况。
这包括对供应商的交货准时率、产品质量、服务态度等方面进行评估，并据此对供应商进行考核和奖惩。
综上所述，采购跟单流程是一个复杂而又重要的过程，它直接关系到企业的采购成本和供应链的稳定性。
通过建立科学、规范的采购跟单流程，可以提高企业的采购效率，降低采购成本，提升客户满意度，从而帮助企业获得更好的竞争优势。
采购跟单技巧
采购跟单技巧简单说一下，采购主要需做到：“恰质、恰量、恰时”。
恰质：指的是恰当的质量，盲目的追求高品质就会提高成本。
（注：不管是哪款物料，最重要的是要看质量。
质量好成本才会提高。
）恰量：指的是恰当的数量。
在不影响生产的前提下，尽可能的减少库存。
（如果生产要多少数量就给多少，当然可以恰当的给些备品，千万不要盲目的加大数量。
一来的话库仓就加大了，这样导致该来的料不来，不该来的料一大堆。
还有会照成资金问题。
）恰时：指的是最恰当的到货时期，以提高物料的周转率。
还有我做的以下几点：1、收集产品信息：我不熟悉这个产品，但是我会尽我最大的努力寻找懂得这个产品信息的人，从别人那去学到自己本来不知道的东西。
那怕是一丝丝信息都算是学习和进步。
2、做事有条理：我基本上会每天记录下来，我所做过的工作，处理的事，对没有处理好的事，要求次日，或紧接处理，尽量做到问题不推迟，尽最快解决。
3、工作有计划：在每一天结束前我会在头脑里打旋我什么事没完成，明天的主要事情是什么，做个计划。
很重要的，或事情较多，我会记录下来，逐个或交叉处理。
4、学会主动与人沟通，交流：经常与车间，仓库，打样车间、品质的相关人员接触，这样便于自己了解产品，跟踪需要，减少工作失误，提高工作效率。
5、难点重点有总结：对工作中的难点，事后尽量做个简短的书面总结便于自己以后总结经验。
6、供应商的管理：尽量用条款有效的文件去约束牵制他们，让他们能主动争取配合我们工作，及时解决问题，让其感受有压力又有动力。
7、订单的跟踪：工作要有责任心，要严谨，要主动出击，不要寄希望于供应商肯定没有问题，要及时做好跟催工作，要分析供应商的每一次看似合理的理由，是否隐藏着丝丝供货风险或其它东西。
要做好记录，便于查询和统计，及配合相关部门做好工作。
8、问题处理：反应要快，汇报要及时、处理问题要敏捷果断，要有自己较好的处理建议提供，并能与供应商做个合适的谈判结论。
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一、适当的交货时间
（一）延迟交货会增加企业的生产成本
① 由于原材料进货的延误，出现生产待料空等或延 误，导致生产效率下降。 ② 为追上生产进度，需要加班或增加员工，致使人 工费用增加。 ③ 采用替代品或使用低品质的原材料，造成产品质 量不符合要求，引起纠纷。 ④ 交货延误的频率越高，跟催工作费用就越高。
物料采购跟单的含义
物料采购跟单
物料（面料、零部件、辅料）采购跟单是指跟单 员根据外贸合同所列明的品名、规格、质量、数 量和交货期等条款向国内有关原材料供应商进行 采购，并及时向加工生产企业提供，保证出口商 品的有序生产。
2、物料采购跟单的 基本要求 （重要考点）
物料采购跟单基本要求
一．适当的交货时间 二．适当的交货质量 三．适当的交货地点 四．适当的交货数量 五．适当的交货价格
原材料采购跟单的要求
适当的交货时间是采购 跟单的中心任务
交货时间合理
交货质量合理
满足企业的使用需要
只要离企业最近， 方便企业装卸运输 的地点都是适当的 交货地点
交货地点合理
够用就好
交货数量合理 交货价格合理
尽可能保有三个以上 供应商的报价
打样时应令厂方同时报来耗量,如同 款由不同工厂打样,更应令各厂同时 报来以便比较核对!
原材料检验报告单 在10%，如发现问题再抽取
合同号 总数 原料名称 抽验率
大货面料的抽查率一般控制
10%做同类查验 生产单位
色号 花型
两头色差
两边色差 匹间色差 疵点情况
大货面料检查的重点内容是：颜色、破损、污迹、 样品 缩水率和克重 强力
缩水率 纺织面料主要瑕疵：布面污渍、纬斜、左中右色差、头 密度 尾色差、缸差、手感差、断经、断纬、经痕、油污、色 耐热度 花、粗纱、杂纱、异纱、色污、并经并纬、胶条、胶痕、 漏胶、胶粒等 订货意见
外贸跟单理论与实务
5 物料采购跟单
国际商务教研室 陈园园
学期考评 Assessment
Form of Nature of Assessment Assessment
Attendance Participation Individual Individual
Format
N/A N/A
Weighting
采购单的跟踪
1 2
跟踪供应商的生产加工工艺 跟踪原材料入库
原材料采购的跟催办法： 1、一般监视 2、预定进度时程的监控 3、生产企业的实地查证
3
4
跟踪加工过程
跟踪组装总测
5
跟踪包装成品入库
三、跟踪物料质量检验
确定检验日期 通知检验人员
大型零部件、成套设备部件、 大型电子装臵部件需现场检 验；电子元器件、轻小型物 品送采购方检验。 对紧急原材料、零部 件要优先检验。
单选题
• 在原材料采购过程中，提早交货可能会导 致（ ）。
A. 增加供货方的生产成本 B. 增加收货方的经营成本 C. 增加收货方员工数量 D. 增加收货方的距离 答案：B
单选题
• 在原材料采购过程中，采购方可以通过以 下（ ）方式获得适当的交货价格。
A. 获取多渠道的价格 B. 获取多渠道的信息 C. 获取多渠道的人员 D. 获取多渠道的地方 答案：A
制作采购单（采购合同）
• 企业的物料采购单，常用于长期合作的供应商。 • 对于新开发的供应商，双方在初次合作时，需要做 一个总物料采购合同，明确一系列交易行为，初次 合作成功后，一般多转用物料采购单这种简单、快 捷的形式。 • 采购单是双方交货、验收、付款的重要依据之一。 • 跟单员负责拟定的采购合同的关键点： • 原材料名称、价格、质量标准、采购量、交货地点 、交货日期等，对于关键原材料必要的时候还需附 有图纸、技术规范、标准等。
处理质量检验问题
进行原材料检验
如要求供应商换货， 以及包括扣款、质量 整改、降级用、取 消供应商资格等
进行原材料检验
• • • • • 一般原材料，正常检验程序。 重要原材料，质量不稳定的，严加检验。 不重要原材料，质量稳定的，放宽检验。 检验结果：合格材料、不合格材料 不合格材料：致命缺陷、严重缺陷、轻微 缺陷 • 检验结果应以数据监测以及相关记录描述 为准。
一、适当的交货时间
（二）提早交货会增加经营成本
① 不急于要用的货品提早交货，会增加采购方仓储 费、短途搬运费等费用。 ② 供应商提前交货，采购方提前，增加采购方库存 货物的资金占用时间，导致资金使用效率下降。 ③ 允许供应商提早交货，会导致供应商发生其他交 货的延迟。因为供应商为提高自身资金使用效率 ，会优先生产高价格的货品以提早交货，会造成 其他低价格产品的延迟交货。
单选题
• 在原材料采购过程中，采购方需要获得适 当的交货数量，其中‘适当’含义是（ ）
A. 减少仓储费用 B. 减少人力资源成本 C. 减少从业岗位 D. 减少资源消耗 答案：A
单选题
• 在原材料采购过程中，采购方需要获得适 当的交货质量，其中‘适当’含义是（ ）
A. 满足企业使用要求 B. 满足企业交货要求 C. 满足企业生产要求 D. 满足企业仓储要求 答案：A
二、适当的交货质量
原材料质量达不到企业使用要求：
① 会导致企业内部相关人员花费大量的时间与精力 去处理，增加大量的管理费用。 ② 会导致企业在重检、挑选上花费额外的时间与精 力，造成检验费用增加。 ③ 会导致生产线返工增多，降低生产效率。 ④ 会导致生产计划推迟，有可能引起不能按承诺的 时间向客户交货，会降低客户对企业的信任度。 ⑤ 会引起客户退货，导致企业蒙受严重损失，严重 的会丢失客户。
结案
记录并维护档案
原材料采购的一般流程
采购单的主要内容有原材料的名称、型 跟踪原材料供应商的生产 号与规格、价格、质量要求和交货期等。 加工工艺、原料、加工过 程、组装总测和包装入库
跟单员应协调好原材料 供应商与加工企业仓库 之间的送货和接收工作， 对入库货物、包装和数 量及各种单据进行核准 签收
单选题
• 在原材料采购过程中，采购方需要获得适 当的交货地点，其中‘适当’含义是（ ）
A. 间接筹借企业资源 B. 直接提高产品质量 C. 减少仓储与运输费用 D. 减少成品在途时间 答案：C
07年考试判断题
• 在原材料、辅料跟单时，跟单员的中心任 务是重点跟踪合理的交货期、合适的价格 、合乎合同要求的质量和数量。
复核人签字 批准人签字
◇ 跟单员在审查《采购原材料辅料申请单》时应关注的问题： 1、采购人的确认。采购所需的内容，只有需用部门、业务员最为清楚， 由部门、业务员提出采购。 2、确定原材料要求的内容。包括原材料的规格、成分、尺寸、形状、 强度、精密度、耗损率、合格率、色泽、操作方式、维护等以及售后服 务的速度、次数、地点等。 3．以型号规格表明采购的标准。包括厂牌或商标、形状或尺度、化学 成分或物理特性、生产方式或制作方法、市场等级、标准规格、样品、 图纸、性能、效果、用途等。 4．原材料采购量的确认。应与对外合同、订单总量相匹配，或者稍小 于对外合同订单总量。对需求部门或业务员的原材料采购量进行复核。 5、原材料需求日期的确认。
预算金额
元 总价合计
一、采购原因简述： _____________________________________________________ 二、供货厂家名称、地址或电话：1. ________ 2. ________3. _________ 三、以前曾有类似的采购？□否 □是（请写采购编号__________________________） 四、是否需要指定品牌：□否 □是 理由如下：_____________________________________） 五、需维护服务？□否 □是 六、交货地点：___________________________________________________________________ 七、质量要求：___________________________________________________________________ 八、资金准备：□否 □是 □不足，缺少_________元 九、验收时间须超过7天以上？□否 □是 十、审核批准签字 申请部门领导签字 财务部门负责人签字
三、适当的交货地点
合适的交货地点：
只要离企业最近、方便企业装卸运输的地点。比如 港口、物流中心企业的仓库。
因此跟单员应重点选择那些离企业近，交通方便的 供应商。因为交货地点不当，会增加原材料的运输 、装卸和保管成本。
四、适当的交货数量
跟单员应根据资金、资金周转率、储存运输 成本、原材料采购计划等综合计算出最经济 的交货量。效益如下：
10% 10%
Practical Training Exercises
Final Examination
Individual
Written
30%
Individual
Written
50%
跟单基本流程
大货跟单 交付结算跟单 样品跟单
包括原材料采购、 生产进度、生产质 量、包装、运输等 管理和服务跟单 跟单任务
• 答案：对
08年考试多选题
• 外贸跟单员对原材料采购跟单过程的基本 要求是（ ）。 A. 恰当的交货数量 B. 恰当的交货时间 C. 恰当的交货地点 D. 恰当的交货质量
答案：ABCD
3、物料采购跟单的 基本流程
物料采购的基本流程
确认需求 描述需求
选择供应商
确定价格
支付货款
验收货物
货物跟催
订单安排
① 采购所需要的数量，不会或很少产生仓库库存， 可以节省仓储费用，避免装卸费用增加。 ② 采购所需要的数量，不会发生因产品设计变更或 采用替代材料时而出现库存呆料，既节省材料款 ，又不会是仓储费用持续发生。 ③ 每次交货的物料刚好满足企业使用，不会产生过 多的库存。