低值易耗品管理系统操作手册

低值易耗品概述
《低值易耗品管理系统》可以实现酒店企业对低易耗物品的有效管理，因为对于酒店企业而言，当低值易耗品被部门领用之后，其成本往往一次性摊销，随后酒店对于低值易耗品的管理就以此为终结，从而导致这些低值易耗物品在各部门存放期间，游离于有效的管理之外。

而“低值易耗品管理系统”就切实有效地解决了这一难题。

在该管理系统中，用户可以清楚地查询到低值易耗品被各部门领用之后的去向以及在各部门中的现存数量，并且可以有效地了解低值易耗品在各部门的使用报废情况。

系统功能操作
启用设置当用户第一次使用《低值易耗品管理》系统时，首先要进行系统启用设置。

用户第一次进入《低值易耗品管理》系统后，单击[设置] 按钮后，出现如下界面：
低值易耗品启用设置
用户确定系统启用日期以及低值易耗品的分摊方式后，单击确定后，即可启用“低值易耗品管理”系统。

（注：该系统一经启用后，对低值易耗品的分摊方式就不可修改）。

一次摊销：该摊销方式表示部门领用低值易耗品后就按其金额一次性摊销到部门；五五摊销：该摊销方式是将低值易耗品分两次摊销到部门，即领用时摊销一半，待部门作报废后才摊销另一半。

基础档案低值易耗品中的基础档案与《采购验收系统》中的基础档案是一致的，我们在此仍将基础档案列出是为了提醒客户需注意一点：要管理低值易耗品，必须有存货属于低值易耗品，这需要用户在设置存货档案时将低值易耗品与其他存货区别开来，如下图所示：
在存货档案卡片中，存货属性的低值易耗品已打上钩，这说明该存货属于低值易耗品，在《低值易耗品管理》系统中可以对其进行管理。

反之，则不属于低值易耗品，也就无法在该系统中对该物品进行管理。

日常操作
低值易耗品管理当用户在《库存管理》中对属于低值易耗品的存货填写领用出库单并且审核后，系统就会在低值易耗品管理中自动添加一条低值易耗品的领用记录，并且按系统的摊销方式计算出待摊金额，如是一次性摊销，则待摊金额为零，而五五摊销的待摊金额则是领用出库金额的50%。

而当各部门填写了报废单或调拨单之后，在该表中就会自动记录报废数量或调入调出数量，以准确了解部门的真实现存量。

该列表界面如图所示：
1—低值易耗品管理
用户可以从该表中详细了解到某部门的低值易耗品的走向，该表如实记录了部门低值易耗品的原始数量、已报废数量、调出数量、报废数量以及现存量。

并且可以由记录联查到原始单据，用户只需选中某存货记录，单击右边〖单据〗按钮或者用鼠标双击数据记录，就可以弹出原始单据。

低值易耗品系统中的低值易耗品明细有以下几种方式进行处理，
1、自动进入低值易耗品管理数据正常情况下，用户在《库存管理》系统中出库单，当出库的记录中有属性为低值易耗品的存货时，系统会自动将该记录加载到低值易耗品系统的管理当中，如下图所示：
2—《库存管理》出库单
3—存货档案属性
4—低值易耗品管理
如上所述的三张图所示，该三张图2-《库存管理》出库单、3-存货档案属性、4-低值易耗品管理讲述了低值易耗品自动有仓库的出库单进入《低值易耗品管理》系统的过程，首先，在存货档案的低值易耗品属性为【是】，从图中可以看出，仓库在做出库单时并不需要知道是否为低值易耗品，只需正常做出库单，如上图所示，在2-《库存管理》出库单中有三条出库记录，部门为〖客房〗，而在图4-低值易耗品管理中则只有两条记录，这就表明在出库单中只有这两条记录的所对应的存货为低值易耗品，那么本系统就只将这两条记录自动对应到低值易耗品系统中进行管理。

2、手工入帐单手工入帐单提供给用户管理一些不是由仓库领用出库的低值易耗品。

当用户存在不是由领用出库进入部门的低值易耗品的情况时，用户可以通过手工填写入帐单，当“手工入帐单”审核之后，系统也会自动将记录添加进低值易耗品管理，和领用出库的低值易耗品一样进行管理。

具体操作界面如图（5-手工入帐单）所示。

5—手工入帐单
3、报废单业务报废单业务是当部门耗用掉低值易耗品或者低值易耗品损耗之后由部门进行填写的单据，并在填写单据时注明该低值易耗品对应的出库单或手工入帐单，使用户了解该低值易耗品是何时进入部门使用的。

报废单同样需要进行审核才有效，当报废单完成之后，在低值易耗品管理表中就会有相对应的报废记录。

该业务操作界面如图（6-报废单）所示。

6—报废单
4、调部门业务该业务是针对于部门与部门之间低值易耗品的调拨业务而作的，当某些低值易耗品由一个部门调拨到另一个部门时，部门需做“调拨单录入”，这样便可详细了解低值易耗品的流向，当做好调拨单之后，同样在低值易耗品管理表中也有相对应的记录，显示调出调入数量。

该业务操作界面如图（7-调拨单）所示。

7—部门调拨单
帐表查询
低值易耗品单据列表该表单列出的是部门在该管理系统中所作的单据列表，针对单据类型（手工入帐单、报废单、调拨单）等单据的所有信息，用户可以双击单据记录已联查原始单据。

低值易耗品台帐该表示方便于用户去查询某一种低值易耗品的增减数量的变化以及对该低值易耗品做的单据。

低值易耗品总帐该表列出各部门的低值易耗品的总帐，包括总的金额和总的待摊金额。

低值易耗品部门明细帐该表列出的是个部门的低值易耗品的明细帐，它列出了各部门的各种存在的低值易耗品的当前数量以及金额和待摊金额。

低值易耗品部门增减表该表所列的数据是各部门在某一个时间段内的低值易耗品金额的增减情况，列有部门名称、期初金额、本期增加、本期减少以及期末金额。

低值易耗品分摊表该表列出的是个部门的低值易耗品的分摊情况，如分摊方式为一次摊销，则该表中的数据均为零。

若在手工入帐单中输入有待摊金额，则该表就会有分摊金额。

低值易耗品部门增减明细表该表主要针对酒店中部门的低值易耗品增减汇总情况进行分析的一张报表，该表如实地反映了在某个特定的时间短部门的低值易耗品的增减情况，如下图所示：
8—部门低值易耗品增减明细表。