非正式组织对正式组织的影响作用及其发展导向

2005 年 第 1 期 总第 142 期
兰 州 学 刊 Lan zhou x ue kan
N o. 1 2005 General. No . 142
社会学 管理学研究
非正式组织对正式组织的影响作用及其发展导向
陶春丽
( 西安交通大学 公共政策与管理学院, 陕西 咸阳 712000)
[ 摘要 ] 伴随着组织设计的运行 , 便会产生非正式组织 。 管 理者无法消 解它 , 但却可以分 析其利弊 , 通过特 定的方式 和途 径 , 发挥非正式组织对正式组织的积极功能 , 抑制其消极功能 , 从而达到组织交融整合的目的 , 引导以成员情 感和心理需要的感 性为目的的 、 人性化的非正式组织服务于组织 目标和任务理性设计的 、 钢性的正式组织 , 从而实现管理目标 。 [ 关键词 ] 非正式组织 ; 正式组织 ; 作用影响 ; 发展导向 [ 中图分类号 ] F281 文献标识码!A 文章编号!1005- 3492( 2005) 01- 0209- 02 组织既是管理的载体 , 又是管理的职能。在管理过 程中 , 组织的设计对于管理目标的实现和管理任务的顺利完成非常 重要。然而伴 随着 组织 设计 的运 行 , 便会 产 生非 正 式组 织。 这种存在于 正式组织之中 的非正式 组织 , 会对 正式组 织产生 怎样的影响 、 作用 , 其 发展导 向如何 , 是当 前各种 正式组 织的 管理者必须重视的问题。 一、 非正式组织的产生及其特征 正式组织是为了有效实 现组织 目标 , 经过人 为的筹 划和 设计 , 并且具有明确而 具体的 规范、 规则和 制度的 组织 , 因此 它带有明确的管理者的意图和价值取向。正式组织一般具有 专业分工性、 明确的科层性、 法定的权威性、 统一的规范 性、 相 [ 1] 对的稳定性、 职位的可取代性以及非人格性等 。 这种正式的 组织结构形 式避免了任性 专断和感 情用事 , 其 基本精 神与价 值就是理性 。然而 , 这种 技术化 的设计和 合理的 组织结 构形 式 , 虽然在组织运行过程中取得了巨大的成绩 , 但由于其自身 存在的缺陷 , 现代社会环境的发展变化以及人们对心理 、 感情 满足的追求 , 也面临着 许多危 机。正如张 康之先 生对最 具典 型正式组织结构形式的官僚制所描述的那样 , ∀ 官僚制是建立 在合理性地原则上的 , 但所鼓励的却是盲目服从和随大 流 ; 官 僚制首先是 被作为组织理 论而存在 的 , 是对组 织系统 的合理 性设计 , 但却忽视非正式组织的存在 ; 现代官僚制是在批判性 的考察了历史上的官僚制提出的。所要强调的是它自身的现 代性 , 而实际上却要求 其成员 墨守陈 规 , 不 考虑突 发事件 ; 官 僚制极力通 过体制结构而 实现系统 的合理 协调 , 却往 往使内 部交流、 沟通受到压制、 阻隔 , 创 新思想被 埋没甚 至无法 有效 地解决上下级、 部门之间的矛盾 ; 最为致命的是官僚制使人的 个性受到扭 曲 , 使官 僚制 条件 下的 每一 个人 都 变成 阴郁、 灰 暗、 屈从于规章制度的# 组织人∃ 。 % [ 2] 由此看来 , 正式组织的缺 陷主要表现为 : 第一 , 组织的僵化臃肿。正式组织是以层级节 制形式来维 持组织的权威 性 , 以 组织的 规模和 等级来 体现组 织的优越性 , 因此导致 组织规 模的无 限制膨 胀。同时组 织结 构的钢性特征 , 使得组织难以适应外界环境的变化 , 从而表现 出整体的无 效率性。第二 , 人是 理性主 义的工 具。正式 组织 犹如一台理 性、 精密的 机器 , 人只是 其中的 一个部 件 , 人 们只 能在其中例行公事 , 服从于铁面无私的工作纪律 , 人的个性和 热情被压抑 , 人的工作 变得愈 来愈无 意义 , 更无人 性化可 言。 第三 , 目的和手段的倒 置使形 式合理 性步入 误区。组织 的规 则、 程序是实现 组织 效率 与价 值的 手段 , 但 是由 于组 织 的膨 胀 , 不得不制定更多的规则制度 , 当为实现 组织目标而不断地 [ 3] 完善其手段时 , 手段日益成为管理的目的。 非正式组织是从正 式组织 中衍生 而来 , 而且是 相伴相 生 的。正式组织的钢性结 构和非 人性化 的组织 形式 , 无法满 足 组织成员特定的心理或感情需要 。在其实 际活动和共同的相 处过程中 , 自发和自然形 成各种 团体 , 如利益 型团体、 爱好 型 团体、 信仰型团体、 历 史型团 体、 亲 缘型团 体、 互 补型 团体等 , 这些团体便成为正式组织中的非 正式组织。因为非正式组织 形成是基于特定的需要 , 是组织成员自发形成的 , 因此其组织 特征与正式 组织 具有 明显 的区 别 : 第一 , 没 有明 确的 组织 目 标。非正式组织只是基 于组织 成员的 心理需 要而形 成的 , 除 了这种共同的心理需求外 , 非正式组织没有共同的组织目标。 而且这种心理需要与他 所存在的正式组织的目标没有任何关 系 , 也就是说 , 既不以正式组织的目标作为 追求也不反对正式 组织的目标。第二 , 没有明确的成文制度和规则。一方面 , 非 正式组织形成于组织 成员的 多种心理 需要 , 产生 于组织 成员 的自发行为。另一方面 , 非 正式组 织的形式 和成员 是经常 变 动的。因此 , 非正式组织的形成和实际存在并没有一定之规 , 也没有正式组织那 样明确 的成文 制度和规 则。第三 , 非正 式 组织具有很强的凝 聚力。非正 式组织 以感情 为维系 的纽带 , 来满足不同个人的心理 需要 , 因而具有很强的聚合力。 二、 非正式组织对正式组织的影响作用 正式组织中一定存 在非正 式组织 , 这是 不以管 理者的 意 志为转移的 , 因此非正式组 织与正 式组织 共生是 一种必 然的 现象 , 而且非正式组织会对正式组织产生许多的影响和作用 , 具体表现在 : 1. 对组织目标的影响 非正式组织没有 明确的 组织目标 , 但 却有心 理需 要。当 其心理需要与组织目 标相一 致时 , 靠感情 维系的 强有力 的凝 聚力 , 就会使组织成员齐心协力来满足其心理需要 , 从而实现 组织目标。而非正式组织的心理需要与正 式组织的目标指向 相反或者相悖时 , 往往会破 坏以理 性为基 础的正 式组织 制度 和规则 , 它所形成的人际 集团 , 可能造 成组织 中的成 员分裂 , 甚至造成与管理者抗 衡的团 体 , 从 而严重 妨碍组 织的稳 定和 团结 , 妨碍管理者意志的贯彻和实际管理活动的进行 , 从而阻 碍正式组织目标的实现 。 2. 对组织结构的影响 非正式组织一般具有三种基 本存在形式 : 水平集团、 垂直
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集团、 混合集团。水平集 团一般 由地位大 致相同 的组织 成员 构成 ; 垂直集团一般由不同层次和职级的人员组成 ; 混合集团 由不同工作单元、 不同 地位或 职级的 成员交 叉构成。首 先这 些集团可以 协调组织成员 之间的关 系 , 弥补组 织成员 之间能 力和职位形成的差异 , 调节他们之间的矛盾和纠纷 , 形成有利 于组织成员 协作的关系和 氛围 ; 其次有 利于组 织成员 的相互 沟通 , 尤其有利于不同层次和职级的成员之间的沟通 , 不仅使 得组织的管 理者 获得 组织 成员 工作 和心 理的 真实 状况 和信 息 , 而且有利于形成和谐的管理者与被管理者的关系 ; 再次还 可以在一定 程度上调解组 织成员的 精神状 态 , 提供组 织成员 宣泄其心理 紧张、 不安、 焦虑 的途径 , 从而 有利于 组织成 员工 作积极性的发挥 ; 最后可 以为管 理者在 执行特 殊管理 任务时 提供制度外的途径。由于非 正式组 织的形 成原因 不同 , 存在 形式不同 , 对正式组织也会造成很大的威胁 , 一旦有集团利益 被侵犯 , 他们便会集体 抵制 , 而且它 们相互 之间也 存在矛 盾 , 其间的矛盾冲突有时强大到足以影响组织运行的程度。 3. 对组织制度的影响 正式组织强调以权力、 责任来体现其地位 , 而地位则依附 于职位 , 也就是说只有 通过职 位才拥 有权力 和责任。非 正式 组织关注的 是人及其关系 , 其权 力由群 体成员 而并非 由上级 组织授予 , 因此 , 它并不依照正式指令链传递信息。正式组织 和非正式组织权力来源的不同导致正式组织可能会扩展到规 模庞大 , 而非正式组织 ( 至少 成员间 关系密切 的 ) 倾向 于维持 小规模以保 持人际关系为 限度 , 结果是 大组织 里往往 有数百 个非正式组织运作其中。以组织的规模和等级来体现组织优 越性的正式组织 , 为了达到管理目标 , 需要制定更多的管理制 度 , 以解决出现的问题。 管理层 为了避免 与各非 正式组 织的 冲突 , 往往采取迂回绕开的制度设计思想 , 而非正式组织成员 也会利用各 种合法的渠道 , 表达 自己的 诉求以 维护小 团体利 益 , 这使得制度相对于管理目标发生扭曲。当然 , 非正式组织 的存在也使 得正式的组织 制度抉择 不至于 形成利 益集团 , 甚 或还有牵制平衡的作用。 三、 对非正式组织的导向 非正式组织与正式组织共生存是组织的天然属性。从本 质上讲 , 正式组织及其规 定是按 照组织 的目标 和任务 理性设 计 , 并为这一理性服务 的。而非 正式组织 是因成 员情感 和心 理需要的感性而产生并为之服务的。在组织活动和运行过程 中 , 他们会以不同的方 式和途 径 , 同 时发挥 自己的 作用 , 从而 组成完整有效 的系 统。就非 正式 组织 对正 式组 织的 影 响来 看 , 既有积极的一面 , 也有消极的一面。为了能够使二者统一 着力于组织的目标和任务 , 就必须对非正式组织进行分 析 , 在 此基础上加以 引导。因 此使 非正 式组 织与 正式 组织 有 机配 合 , 就是使组织成员的情 感心理 感性与 组织的 目标任 务理性 结合 , 通过特定的方式和途径发挥前者对后者的积极功 能 , 抑 制其消极功能而达到组织交融整合的过程。 1. 正视非正式组织的存在 非正式组织是一种普遍 存在的 人群结 合方式 , 是人 类社 会关系总和中不可分割的一部分。非正式组织作为一种客观 的社会存在 是不以人的意 志为转移 的 , 管理层 必须承 认并接 受它 , 然后对他进行研究分析 , 明确本组织中存在哪些非正式 组织 , 这些非正式组织 是怎样 产生的 , 有多 大规模 , 他们 是怎 样开展活动的 , 有无中心人物 , 中心人物是谁等等。了解了这 些 , 才能对非正式组织进行引 非正式组织不愿变革 , 他们更愿意维持现状 , 现在好的被 认为将来也不会差 , 如果过 去在专 制式管 理下需 要限制 生产 力 , 那么 , 群体会认为现 在依然 需要 , 即便管 理已变 为参与 式 的。因此成为正式组织变革的拦 路石 , 即使这样 , 管理层也不 能简单斥责 , 而应引导其看到改革的前景、 对整个组织的利益 及非正式组织所得到的 收益。 非正式组织不必拘 泥于墙 上的图 表 , 但 它们要 受限于 习 惯、 风俗及文化等。一致性是非正式组织对成员行为的要求 , 他们毫不妥协地要求 成员服 从强势规 则 , 而成员 仅可以 选择 是否接受弱势规则。在 有关工 作责任 中 , 正 式组织 经常采 用 物质利益惩罚等行 为制裁 方式 , 以使成 员遵从 规范。而非 正 式组织却采取不断引 导意见 并施加压 力的方 式 , 确保成 员行 为不致于偏离群体规范 , 使离经叛道者承受压力与打击 , 直到 他们要么屈服要么 走人。这两 种惩罚 方式 , 对于受 惩罚的 人 来说 , 后者比前者遭受的打击要严重得多。 监控非正式组织。有一种深入把握非 正式组织的网络图 ( networ k charts) 或非正式 组织图 , 这些 图或者 侧重 于个体 间 所表达的人际感情 ( 喜爱、 厌恶、 冷漠 ) 或者 侧重于所呈现的实 际行动。区分这些感情 , 有助于分辨谁信任谁 , 也可帮助找到 谈判对家 , 可就某一棘手 问题达 成可接 受的协 议。非正式 组 织行为特征既可通过 直接观 察交往过 程获得 , 也 可通过 整理 有关 交际特征的 数据获得 , 还可单 刀直入地 询问个人 ( ∀ 你经 常请谁拿主意% ) 。一个简单网络图能揭示 人们的臆想与实际 发生的事情存在的显著 不同。 借助非正式组织 的不稳 定性 , 适时地 予以消 解。由于 非 正式组织是自发产生、 自由结合而成的 , 加 之没有正式的结构 体系和规章制度的约束 , 就呈现出很大的不稳定性 , 它往往随 着环境的变化、 观点的更新、 新的人际关系 的出现等而发生变 动。正式组织便可借助这种不稳 定性 , 对他予以瓦解。 3. 发挥非正式组织的积极因 素 非正式组织能够缓解管理负 担。正规 的计划和政策都是 预先制订的 , 其灵活性较差 , 所以在动态发 展的环境中不是每 一个问题都能迎刃而解。自发而又灵活的 非正式关系却可以 更好地满足这些要求。非正式组织还可填 补管理者能力的空 白 , 如果管理者拙于计划 , 员工 可以非 正式形 式帮助 策划 , 这 样 , 即便管理者 并不 擅长 , 计 划也 能完 成。非 正式 组 织的 存 在 , 激励管理者们计划和行事更加周详 , 这 一点很少被人意识 到。因为如果非正式组织的心理需要与正 式组织的目标指向 相反或者相悖时 , 管理者 们必须 谋定而 后动 , 否则 , 将遭到 非 正式组织的破坏。 非正式组织是挫折 感及员 工其他 感情问 题的安 全阀门。 通过与他人进行坦 诚、 友 好的讨 论 , 员 工能缓 解精神 压力 , 而 非正式组织 中同 事能 提供 这样 一个 环境。 对于 正式 组织 来 说 , 设计满足组织成员情感心理要求的机构和活动 , 设置特定 的场所和机构 , 如联谊组 织、 沙 龙等 , 以满足 组织成 员发泄 心 理不满 , 实现心理交流的要求。也可以举办特定的活动 , 进行 经常性的组织管理者 与一般 成员之间 的心理 和信息 沟通 , 如 茶话会、 春游等 , 以满足组织成员 交流和调节心理的需要。我 国各级组织中的思想政 治工作便是这种沟通和信息交流的重 要形式。 正式组织与非正式 组织最理想的结合是占有统治地位的 正式系统伴随着健康发 展的非正式系统。前 ( 下 转第 198 页 )