档案管理作业指导书

档案管理作业指导书1．目的为进一步规范项目工程资料管理，标准化，根据国家、地方建设工程文件归档整理规范和标准，特编制本标准。

2．适用范围本指导书适用于杭州捍联置业有限公司的工程资料管理。

3．定义3.1工程资料：指工程营造过程中涉及的所有资料，包括建筑安装、景观、精装修、成本等各个专业的工程资料。

3.2工程档案资料员：指项目公司工程管理部负责施工工程资料管理的人员，为项目工程类文件资料收发的统一窗口。

3.3内部台账：指项目公司工程管理部工程资料员自行编制的各类文件台帐，仅限内部查阅、使用。

4．归档范围在项目工程中产生的所有过程记录。

5．工程档案收集及传递流程原则5.1对外上级主管部门工程文件具体由前期负责人收集，包括立项文件、建设用地、征地、拆迁文件、开工审批文件等，在文件办理完毕预整理后立刻交工程部资料员归档。

其中《土地出让合同》、《立项文件》、《土地证》、《规划用地许可证》、《规划许可证》、《施工许可证》原件由办公室行政专员存档，工程资料员留存复印件，由相应人员整理、登记、编号后归档、发放、移交。

5.2对设计院和集团内部相关工程文件由各相关专业工程师负责签证完毕并加盖公章（集团内部文件不需加盖公章）后，立刻移交工程部资料员，由工程资料员负责整理、登记、编号后归档、发放、移交。

5.3对监理单位、承建商和供货商的工程文件由工程部资料员接收，工程部资料员负责整理、登记、编号后交相关专业工程师负责签证办理，各专业工程师办理完毕后，交工程资料员负责整理、登记、发放、移交。

5.4对内公司内部流转的工程文件包括联系单、合同、通知等由各相关经办人负责完成本部门内容后，交工程资料员统一登记、编号后送交公司各相关责任部门会签，回收办理完毕的正式文件整理后归档、发放、移交。

5.5工程文件经工程资料员整理分类归档后，编制台账，并录入电脑。

5.6作废的图纸、文件应及时销毁，部分需留做凭证的，需在明显位置加盖作废章后予以保留，确认销毁的，须经相关人专业工程师签字确认。

6．工作程序6.1工程资料统一编号，编号原则按第七节《归档分类编号》。

6.2所有的工程文件必须满足第八节规定的《归档文件要求》，否则工程资料员不予接收。

6.3工程部资料员在文件归档时需检查文件是否与相关移交人的移交内容一致。

6.4各专业工程师在移交需要OA审批的工程文件时必须附有审批单，留底的资料中必须有专业工程师、工程部经理、工程副总和项目总经理的签字。

6.5各图纸修改的图纸会审纪要、设计修改联系单，各专业工程师在移交相关资料时必须将相关的修改内容修改到工程部资料员相关留底的图纸上，并同时注明修改的图纸会审纪要或联系单的编号和修改日期，并在该图纸上附《上图确认单》（见9.3.1），各专业工程师未完成相关图纸修改，工程部资料员不得发放相应的联系单。

6.6重新出图的图纸，各专业工程师在取得图纸后，在留底的图纸上，需注明修改原因，原作废图纸的图号或编号，由工程资料员负责在发放新图的同时，收回作废图纸，并在明显位置加盖作废章保留两份，其他作废图纸，经相关人专业工程师签字确认后销毁。

6.7工程资料员每月10日前，完成上月联系单签证情况的统计工作，完成《联系单数量统计表》（9.3.10），交工程部经理和成本部经理，并抄送工程副总。

7．归档分类编号各方的工程文件必须有自己的统一编号原则，不得产生重号。

在收发过程中，做好收发记录工作、签收姓名和日期，以便日后查阅和追溯。

建立收发文台账、合同台账、图纸台账、联系单台账、工程报告及相关资料台账、借阅台账等各类文件台帐，并跟踪记录文件流转动态。

资料归档的原则，有原件的只写原件并写清原件份数，复印件可省略；没原件的写复印件。

资料存取的原则，必须本人手签、姓名完整、日期完整、外部人员单位注明。

7.1工程文件统一编号方法：***-****- 12-001#年份文件分类缩写7.2编页号对文件逐一编号，以编码的排列顺序，页号一般编在文件目录的右下角，特殊情况编在背面。

7.3联系单编号说明：***-JSLX(TJ)-201101-001#年月份文件分类缩写8．归档文件要求：8.1归档文件应为原件，需齐全完整、字迹清晰，已破损的文件应予修整。

书写部分一律使用蓝黑墨水或碳素墨水的钢笔、签字笔，严禁用圆珠笔、铅笔书写。

凡由易褪色书写材料（如复写纸、热敏传真纸等）形成的文件资料，应附复制件。

8.2归档的图纸反映的图形尺寸、材质、规格等内容须图物相符，图面整洁、反差良好、规格统一、签字手续完备。

8.3归档照片、音像带需附说明，其中照片、录像带说明内容包括事由、时间、地点、人物、背景，摄影者等；录音带说明内容包括录制日期、讲话人姓名、职务、主要内容、讲话时间等。

重要的声像档案尽可能采用存储空间小、稳定性好，利于长久保存的电子档案形式。

8.4归档的电子档案内容应准确、完整，文件名称应与内容一致。

文字、图片类的电子档案要求有对应书面文件存档。

8.5归档的实物档案要求附有说明，并有对应数码照片。

9．档案过程管理9.1合同管理9.1.1督促专业分管人员起草合同，并根据集团审批权限要求进行审批，附上OA审批单。

建立健全合同台帐，对已签订的合同要逐份进行分类、编号、登记，并进行归档。

借阅需办理借阅手续。

9.2工程图纸管理相关规定9.2.1工程图纸在整理完毕并按规定发放后，档案室保存一份以上正式文本，分类按编号顺序存放。

9.2.2图纸提供给日常施工参考使用，非项目部人员借用、调用、查阅要填《图纸借阅登记表》，经有关领导批准并办理借阅手续后，方能借出。

9.2.3工程竣工后对图纸进行归档。

9.3工程联系单管理相关规定9.3.1对工程联系单进行统一编号、汇集、整理、保管，应建立好联系单管理目录。

档案室存档联系单的原件份数做到至少保存有二份，所以各分管人员必须上交七份以上。

9.3.2建设单位联系单发放前检查签字、审批流程是否齐全，督促施工单位对联系单内容在规定日期内进行反馈，提醒分管人员进行最终的结果验证。

9.3.3及时归档设计、勘察、监理、施工单位上报的联系单，要督促各分管人员在规定期限内进行审批，并及时收集相应的通知回复单。

9.3.4督促各分管人员在所有工程变更联系单下发后立即修改上图，并检查完成后签字确认。

9.3.5工作联系单一般使用于内部联系单，包括集团下发的联系单。

9.3.6临时联系单指未经最终确认、或还未经各个单位部门签章认可的联系单，单独建立临时联系单台账。

9.3.7编页号对文件逐一编号，以编码的排列顺序，页号一般编在文件目录的右下角，特殊情况编在背面。

9.3.9变更联系单及图纸会审上图确认单，具体格式为：浙江万翔房地产有限公司联系单及图纸会审上图确认单9.3.10每半月对联系单进出做好汇总工作，具体日期为每月1日和每月15日。

9.4工程过程中的报告及相关资料管理9.4.1报告及相关资料管理相关规定工程过程中所有的报告及相关资料，除合同台账、图纸台账、联系单台账等外的资料均存入此目录下，按入档时间进行统一分类、编号、登记，并归档。

建立工程报告及相关资料目录，存、取均登记。

借阅需办理借阅手续。

收集每周／月的报告、纪要、进度计划等文件，建立会议纪要台账。

9.4.2编制《工程报告及相关资料目录》，具体格式为9.5档案的借阅的相关规定9.5.1档案只供本公司利用，一般不外借。

如情况特殊，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。

逾期不还者，档案管理员要及时催还。

9.5.2档案借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借。

9.5.3对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。

复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。

复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。

如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。

9.5.4借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。

9.5.5借阅登记9.5.5.1借阅必须及时登记，表格中的原编号表示在合同台账、图纸台账、联系单台账、工程报告及相关资料台账中的编号（包括归档编号），备注表示还阅情况。

9.5.5.2编页号以编码的排列顺序，页号一般编在文件目录的右下角，特殊情况编在背面。

9.5.5.5编制《图纸借阅登记表》，具体格式为：9.6工程竣工档案移交档案馆管理督促各分管人员组织检查、监督施工单位、监理单位安装工程竣工验收资料的整理，将竣工档案移交城建档案馆。

9.6.1工程档案归档要求工程档案按三套归档，工程竣工后一套移交城建档案馆，一套移交物业公司，一套由项目公司保管（项目公司注销后移交集团公司综合管理部保管）。

平时积累工程相关档案归档，有归档编号的资料按归档要求存放，并用铅笔在文件的左上角按附录A编号，同时在内部台账归档编号栏注明，一个月整理归档编号，并每月5日前及时上报集团公司。

9.6.2工程档案移交档案馆9.6.2.1移交档案时间工程经质监站竣工验收后，档案验收可以与规划、消防、环保验收同时进行。

档案符合要求后到档案馆领取《城建档案认可意见书》。

9.6.2.2移交流程在项目开工阶段，与城建档案馆签订《建设工程竣工档案移交承诺书》→竣工档案验收申报（移交档案馆前先进行网上申报，在移交资料同时进行现场申报）→初审→复审→科室审核→馆长签批→发放《建设工程竣工档案认可意见书》（参考杭州地区移交流程制定，其他地区请根据当地城建档案馆要求实行）。

9.6.2.3建设工程文件归档整理规范详见国家标准《GB/T50328-2001建设工程文件归档整理规范》、各个地区的《建筑安装工程竣工档案移交书》（附录A）（若有相关规定）。

9.6.2.4归档内容文字资料、图纸资料、各类表格、声像材料和其他应当归档保存的文件。

9.6.2.5归档资料要求9.6.2.5.1真实、准确、完整、与工程实际相符合。

9.6.2.5.2原件。

9.6.2.5.3耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

9.6.2.5.4本人手工签署各类签字，盖章手续完备。

9.6.2.5.5工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面。

9.6.2.5.6归档时应剔除重复文件。

9.6.2.5.7符合要求的声像档案（杭州地区具体要求详见《杭州市建设工程声像档案归档整理规定》，其它地区参照执行）。

9.6.2.6整理汇总好《建筑安装工程竣工档案移交书》（附录A），督促监理、施工及安装、消防等分包单位的资料员参加档案馆归档整个移交流程，直至馆长签批结束。

附录A建筑安装工程竣工档案移交书规划许可证号：施工许可证号：工程项目名称：单位工程名称：监理单位：（盖章）接收单位：（盖章）移交单位：（盖章）移交人：接收人：移交日期：接收日期：说明一、移交书填写说明1．归档的档案材料，应按照《移交书》中的前后顺序编排，同一个归档编号中有多项内容的，应按栏目中内容的前后顺序排放；2．同一归档编号中档案材料较多（一般超过100张），且为单项内容的，则该栏目中的材料应按照一定的原则排列，如：按专业、形成单位、阶段等，并用归档编号N表示，如：专家建议文件的归档编号为“6”，可分为土建专家建议文件，标注为“6-1”，水电专家建议文件，标注为“6-2”等，并相应制作封面，格式同上，归档编号改为：***-N；又如：工程洽商记录，可以以形成单位分，分为建设单位的工程洽商记录，标注为“归档编号-1”，施工单位的工程洽商记录，标注为“归档编号-2”等，若还要细分，则可以在此基础上，再按专业分开，如：建设单位土建工程洽商记录，标注为“归档编号-1-1”，建设单位安装工程洽商记录，标注为“归档编号-1-2”等；3．设备、产品质量合格证等材料，若是标牌式的，或尺寸较小，需裱糊到A4大小的纸上，单面裱糊，张数计为1张，但需在裱糊纸上注明本张共裱糊了几件；4．档案材料的张数，要根据实际情况，在《移交书》的相应栏目中填写，未产生的材料，应在《移交书》的相应栏目上用“／”袁示，做到档案实际数量与《移交书》--对应；《移交书》上的数量单位是“页数”，切勿填写“张数”，更不应填写“份数”；5．较大的子分部工程产生的所有资料，填写在相应分部的“单独归档的子分部施工资料”栏内。