公文一公文概述
公文写作基础知识
公文写作基础知识第一节公文概述什么是公文?公文是公务文书的简称，它是一级机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。
公文是党组织、国家机关、企业、事业、团体、学校等在党务活动、政务活动、技术活动和经济活动等公务活动中的产物；公文还是宣布和传达政策法令、指导工作、报告和商洽国家事务的一种工具。
公文具有直接生效的指导作用。
这种指导作用包括命令作用、法律作用、执行作用、指示作用、宣传作用、教育作用、交涉作用……等等。
写作公文不能离开政策和法律，必须符合党和政府的方针、政策和法规、法律。
只有不断提高公文写作水平，才能不断提高办文质量，使公文发挥它的特殊的功用。
根据国务院办公厅1993年11月发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，我国现行的国家行政机关公文分12类13种：①命令(令)；②议案；③决定；④指示；⑤公告、通告；⑥通知；⑦通报；⑧报告；⑨请示；10 批复；11 函；12 会议纪要。
根据中央中央办公厅1996年5月印发的《中国共产党机关公文处理条例》规定，我国现行的各级党的机关公文有14种：①决议；②决定；③指示；④意见；⑤通知；⑥通报；⑦公报；⑧报告；⑨请示；10 批复；11 条例；12 规定；13 函；14 会议纪要。
以上两个文件是党政机关公文制发的依据，同时也成为企事业单位、社会团体、行业等选择通用公文文种的依据。
当然一些专职机关，如军事、外交、经济、法律等的机构另有一些专用公文。
公文的处理程序一般包括：①收文；②分办、批办；③催办；④拟稿；⑤审核、签发；⑥编号、印发；⑦立卷（归档）；⑧销毁。
与写作有直接关系的是拟稿。
二、公文的格式与要素三、公文具有规定的格式，公文要按规定的格式写作。
这样可以保证公文的完整性、准确性和程序性，并且便于公文的处理，提高办文的工作效率。
公文的格式要素一般包括：（一）发文机关（版头）发文机关即公文的作者，发文机关应写机关全称或规范化的简称。
同级政府、政府各部门、上级政府部门与下级政府可以联合行文，各级政府及其部门与同级常委、军队、人民团体和行使行政职能的事业单位、公司也可联合行文。
公文概述
注意： （１）机关代字是机关最有代表性的字，它固 定不变，又不能与其他单位的代字重复。如 “京政”是北京市人民政府，“冀财”是河 北省财政局，“京财预”则是北京市财政局 预算处的代字。 （２）发文年度号用阿拉伯数字，必须用全称 。发文年度号外用六角括号。（见教材P20) （３）序号不编虚位，不加“第”字。 发文字号的作用是为检索和引用该文件 提供专指性很强的代号，并为统计和管理公 文提供依据。
2、根据公文的传递方向分有： 上行文、下行文、平行文三类。 3、按缓急程度划分： 特急件、急件、一般文件（平件）三类。 紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。 电报应当分别标注“特提”“特急”“加急 ”“平急” 4、根据公文内容涉及的保密程度分有： 绝密件、机密件、秘密件三类。
公文的行文规则
行文规则是关于正确有效传递文件的规定，也是撰拟 公文的指导依据。 行文规则的主要内容包括： 根据机关间的工作关系准确行文；选择适宜的行文 方式，一般不越级行文；正确选择主送、抄送机关； 明确发文权限，不越级行文；坚持“党政文件分开 ”；联合行文时，作者应为“同级”；行文前需就有关 问题协商一致；严格控制文件数量，简化行文手续
经济,它使今年以来已不景气的世界信息产业雪上加霜, 拥有巨大市场的某电子集团也不能不做出裁员的反应 了.
公文的分类
2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公 厅印发《党政机关公文处理工作条例》（中办发 〔2012〕14 号）。 对公文的分类从不同的角度分大致有以下几类： 1、按适用范围划分，有十五种：决议、决定 、命令、公报、公告、通告、通知、通报、议案 、报告、请示、批复、意见、函和纪要。
党 政 公 文
第一节
行政公文概述
公文，是行政机关在行政管理过程中形 成的具有法定效力和规范体式的文书，是依 法行政和进行公务活动的的重要工具。
公文基础知识考点
公文基础知识考点摘要：一、公文概述1.公文的定义与分类2.公文的作用与重要性二、公文格式规范1.公文文头2.公文编号3.公文正文：一、公文概述1.公文的定义与分类公文是指在党政机关、企事业单位和人民群众之间，用于处理公务的正式文件。
根据用途、性质和格式等方面的不同，公文可分为上行文、下行文、平行文和事务性公文等。
2.公文的作用与重要性公文在机关、企事业单位的日常工作中起着至关重要的作用，它是传递信息、沟通上下级、汇报工作、请示意见、指导工作、签订协议等的重要工具。
掌握公文写作知识，对于提高工作效率、规范工作流程具有重要意义。
二、公文格式规范1.公文文头公文文头是公文的标志，一般包括发文机关名称、文件字号和发文日期。
文头应简洁明了，便于识别。
2.公文编号公文编号是公文的唯一标识，由发文机关代码、年份和序号组成。
编号应完整、规范，便于查找和管理。
3.公文正文公文正文是公文的核心内容，应做到观点明确、论述严谨、条理清晰。
正文结构一般包括开头、正文主体和结尾三个部分。
4.公文附件公文附件是公文正文的补充材料，应与公文正文紧密相关。
附件应标注序号和名称，并注明页数和份数。
5.公文签发与盖章公文签发是指领导人对公文审批同意后签字的过程。
盖章是指在公文上加盖发文机关公章。
签发和盖章是公文生效的标志。
三、公文写作技巧1.明确主旨与目的在撰写公文时，要明确公文的宗旨和目的，确保内容紧密围绕主题展开。
2.结构清晰公文结构要层次分明，逻辑清晰，使读者能够快速了解公文内容。
3.语言简练公文语言要简洁明了，避免冗长、啰嗦。
同时，注意措辞得体，符合规范。
4.规范用词公文中应使用规范的汉字、标点符号和计量单位，避免错别字、口语化和不规范的表达。
5.注重行文逻辑公文行文应注重逻辑性，论证充分，避免跳跃性和矛盾性。
四、公文处理流程1.拟稿拟稿是公文写作的第一步，要做到内容完整、结构合理、语言准确。
2.审稿审稿是对公文内容、格式等进行审查，确保无误。
文秘学堂—公文写作之常见公文文种及写作格式
文秘学堂—公文写作之常见公文文种及写作格式文秘学堂—公文写作之常见公文文种及写作格式一、公文概述公文是指符合国家行政管理规定格式，用以表达行政机关意志或者行政管理活动的正式书面文件。
公文的撰写需要遵守一定的写作格式和规定，以确保的准确性、规范性和权威性。
本文将详细介绍常见的公文文种及其写作格式。
二、常见公文文种1. 公文：用于传达国家机关、组织机构内部的事务性文件。
公文分为电子文、纸质文两种形式，其写作格式包括密级、公文种类、发文日期、题名、正文、签署、附件等。
2. 通知：用于通报行政机关内外各类重要事项，其写作格式包括标题、发布日期、正文、发文单位、连系人等。
3. 通告：用于向社会发布有关政策、法规、规章等方面的声明，其写作格式包括标题、发布日期、正文、发文单位、连系人等。
4. 命令：用于国家机关发布的具有法律效力的文件，其写作格式包括标题、发布日期、正文、签署、承办等。
5. 决定：用于对特定事务作出决策、安排或者解决具体问题的文件，其写作格式包括标题、发布日期、正文、签署、承办等。
6. 确认函：用于确认对方某一实质问题的文件，其写作格式包括标题、发布日期、正文、签署、连系人等。
7. 报告：用于向上级机关汇报工作情况及提出建议、意见的文件，其写作格式包括标题、发布日期、正文、签署、附件等。
三、公文写作格式1. 密级：根据公文的机密程度划分为绝密、机密、秘密和普通。
2. 公文种类：使用相应的公文种类名称，如公文、通知、通告等。
3. 发文日期：标明公文的发布日期，普通应写成年月日的格式。
4. 题名：简明扼要地概括公文的主要内容。
5. 正文：详细叙述事实、说明原因、提出建议、做出决定等。
其中，正文要求言简意赅、层次清晰、逻辑严密。
6. 签署：公文的签署需遵循相关规定，署名要规范明确，签署人应是有相应职权的人员。
7. 附件：根据需要，公文可能需要附带相关文件、报告、调查研究材料等。
四、附件列表本所涉及附件如下：1. 附件一：示例公文模板2. 附件二：通知模板3. 附件三：通告模板4. 附件四：命令模板5. 附件五：决定模板6. 附件六：确认函模板7. 附件七：报告模板五、法律名词及注释本所涉及的法律名词及注释如下：1. 行政机关：指国家法定机关行使行政管理职能的组织。
公文概述——精选推荐
公⽂概述公⽂概述第⼀节公⽂的概述公⽂是公务⽂书的简称，指在公务活动中按⼀定（程序）和（格式）形成和使⽤的、表达（社会集团意志）的⽂字材料。
公⽂有⼴义和狭义之分。
⼴义的公⽂，范围包括法定公⽂、专⽤公⽂和事务公⽂；狭义的公⽂仅指法定公⽂和专⽤公⽂。
法定公⽂⼜称通⽤公⽂，是指在党政机关、团体、企事业单位中普遍⾏使⽤，具有法定效⼒和规范体式的公⽂。
专⽤公⽂，是指局限在⼀定的⼯作部门和特定业务范围内根据特殊需要⽽使⽤的公⽂。
事务公⽂⼜称业务⽂书或⽇⽤⽂书，是机关、团体、企事业单位处理⽇常事务所使⽤的⾮正式⽂件的统称，如计划、总结、简报、报表、记录、调查报告等。
第⼆节公⽂的特点1.法定的权威性【发⽂机关、制发机关】2.作者的法定性【公⽂作者?机关】3.制定的程序性【公⽂办理程序】4.明显的时效性【特定的时间期限内】5.语⾔的庄重性【谨慎的态度】试题、 1、公⽂的权威性和⾏政约束⼒，来⾃（）的权威性和合法地位。
A.收发机关B.公⽂作者C.审核机关D.制发机关2、公⽂的作者是指（）A.审核⼈B.发⽂机关C.撰稿⼈D.签发⼈（只有上⾏⽂才有）第三节公⽂的语⾔1.公⽂的语⾔特点：庄重、准确、朴实、精炼、严谨、规范试题1、公⽂的主要语⾔特征是（A）A.庄重、严谨B.华丽、流畅C.威严、有⼒D.古朴、典雅2.公⽂的语⾔表达⽅式：叙述、议论、说明试题2、公⽂写作常⽤的表达⽅式不包括（）A.记叙B.描写C.议论D.说明第四节公⽂的分类⼀、公⽂的种类党政机关公⽂处理⼯作条例（2012年4⽉修订）（中办发（2012）14号）规定公⽂种类有15种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通知、意见、通知、通报、报告、请⽰、批复、议案、函、纪要⼆、公⽂的分类试题、下列关于公⽂分类的说法，正确的是（）A.《国家⾏政机关公⽂处理⽅法》按适⽤范围将公⽂分为17种B.按公⽂的来源，可分为收⽂和发⽂两种C.按涉及机密程度，保密公⽂分为绝密件、秘密件、普通件D.按办⽂时限要求，分为紧急件、加急件、平件2、从⾏⽂⽅向来看，既可以下，也可以上⾏和平⾏的是（）A.通知B.公告C.意见D.报告第⼆章公⽂格式公⽂的构成要素也称公⽂的组成部分，⼀份完整的公⽂是由⼀些规定的要素构成的，如发⽂机关标志、发⽂字号、公⽂标题、主送机关、正⽂、印章、成⽂时间等。
公文的种类及定义
公文的种类及定义
一、公文的概述
公文是指政府机关、企事业单位和社会团体等组织机构内部或者与外部进行沟通、交流和协调的一种书面文件。
公文是组织机构内部管理和外部交流的重要工具，具有法律效力和规范性。
二、公文的分类
1. 行政类公文
行政类公文是指政府机关在履行职责过程中所发出的各种书面文件，包括行政命令、行政处罚决定、行政许可证书、行政复议决定等。
2. 经济类公文
经济类公文是指企业或事业单位在经营管理过程中所涉及到的各种书面文件，包括合同、协议、报价单、发票等。
3. 社会团体类公文
社会团体类公文是指各种社会团体在开展活动过程中所涉及到的各种书面文件，包括章程、规章制度、通知等。
4. 外交类公文
外交类公文是指国家间或者国际组织间进行沟通和协商时所发出的各种书面文件，包括谈判记录、条约协议等。
5. 法律类公文
法律类公文是指法院、检察院、公安机关等司法机关所发出的各种书面文件，包括判决书、起诉书、调查报告等。
三、公文的定义
公文是组织机构内部或者与外部进行沟通、交流和协调的一种书面文件，具有法律效力和规范性。
公文分为行政类公文、经济类公文、社会团体类公文、外交类公文和法律类公文等五大类。
不同种类的公文具有不同的特点和用途，但都是组织机构内部管理和外部交流的重要工具。
在撰写公文时，需要注意格式规范、语言简洁明了、内容准确清晰等方面的要求。
公文概述
普通公文 1）对外公开：内容不涉密，对国内外发布， 如通过报刊发布的法律法规公告公报等 2）限国内公开：内容不涉密，但不宜向国 外发布，仅在国内公布。 3）内部 ：仅限于组织内部知晓的公文 保密公文 1）绝密 2）机密 3）秘密
2.党政机关公文的概念
党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、
处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，
是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和
规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复
问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
3.公文有狭义和广义之分。狭义的公文 主要指有关文件规定的、各级机关要规范 使用的文种。新《条例》规定党政机关使 用的15种主要文种是：决议、决定、命令 （令）、公报、公告、通告、意见、通知、 通报、报告、请示、批复、议案、函、纪 要。这15种公文称为规范性公文，它们在版 面格式、传递方向、使用范围方面都有严 格规定。
5．暂行本
暂行本也是规范性公文正本的一种特 殊形式，即暂时推行本，在规定的暂行期 间具有正式公文的法定效用。暂行本常 用于发文机关因为因时间紧迫公文中的有 关内容可能存在不够具体周密等缺欠，不 长的一段时间之后可能将予修订的情况下 实行的一种稿本。 暂行本的外形特征是在公文标题的文种之 前加注“暂行”字样，如《行政法规制定 程序暂行条例》。
注意 原《条例》党的系统，紧急公文分为特急、加急；《办法》特急和急件
4.按照办理时限划分：紧急公文
5.按照来源划分：
1）发文：本单位制作并对外发出的公文 2）收文：本单位收到的由外部单位制发的公文
公文概述
几种错误的发文字号写法： 1、粤政（2009）15号 2、粤政（2009）015号 3、川政办[2010]第37号 4、川政办发[2010]37号 练习： 湖南省人才培训中心2007年第62号文件的发文字 号应该怎么写？
签发人
签发人三个字和冒号为仿宋体， 签发人的姓名用楷体。 与前面的发文字号处在同一行， 中间空两格，发文字号和签发人 共同居中。 有的文件可以不写签发人，那么 发文字号单独居中。
秘密等级和 保密期限 份 号 紧急程度 发文机关标识
发文字号
红色反线
签发人
（二）主体部分 ▲主体部分包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、 成文时间、公文生效标识（公章）、附注七项。
公文标题 主送机关 附件 公 文 正 文 仿 宋 体
公文生效标识 （落款、公章）
附注
成文时间
（三）版记部分 ▲版记部分包括主题词、抄送机关、印发机关和印发时 间、印刷份数、黑色反线。
2、公文的受文者往往是确定的。
（四）程序性
问：公文必须用印才能生效吗？
公文必须履行规范的程序方为合法有效。
（五）政治性
（六）权威性
来自于公文制发机关的权威性和合法地位。 问：下级机关必须绝对执行上级的公文？
（七）时效性
有效：特定的时间期限内 无效：过了特定的时间期限，或被新的公文取代
三、公文的作用
一、规范和约束作用 二、领导和指导作用 三、沟通和合作作用 四、宣传和教育作用 五、依据和凭证作用 六、档案和史料作用
四、公文的分类
（一）按效力分类
规范性和非规范性 （二）按使用范围划分 通用公文和专用公文 （三）按性质作用来划分
法规性：如命令、章程、条例、规定、办法、细则
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公文概述公文是公务文书的简称。
广义的公文是指党政机关、群众团体、企事业单位处理公务的应用文书。
行政公文则是‚行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
另外，值得一提的是1996年中共中央办公厅曾印发了《中国共产党机关公文处理条例》：当的机关公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布臵和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。
党的机关公文文种为：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要共14种。
其中，决议、指示、公报、条例、规定这5种文中行政公文中没有。
公文的特点：目的的政治性：公文是国家进行管理活动、行政机关行使职权的一条重要渠道，是各级政府及部门依法行政和进行公务活动的重要工具。
公文的制发是一种政治活动，他同国家的方针政策是密切相关的，它是公文的本质特征。
内容的权威性：公文是由政府部门和特定机构和工作人员制定的，刑法中有一条规定：任何人无权假冒任何机关或组织名义擅自发文，对于伪造公文的人要依法治罪。
公文代表政府的意志和态度。
在其发文范围内，公文具有行政约束力，同时还有法定效力。
对于公文中下达的命令和法规条文等，有关人、有关机构都要遵照执行，不得等闲视之。
在特定范围内，公文是权力和威信的象征。
体式的规范性：‚体‛即文体，‚式‛为格式。
公文的种类、格式、制发程序等，都是由国家有关部门统一规定的，不得任意改动。
规范性主要体现在三个方面：一是公文的种类。
不同种类的公文，其适用范围有所不同。
因此，准确选择文种，是进行公文写作的第一步。
二是公文的格式。
每一种公文的制作，从标题、正文到落款都有其特殊的规定和要求。
公文的行文目的是否能实现，跟正确的格式也有关系。
三是公文办理有一定的处理程序。
从发文到收文都须经过一系列手续。
同时，公文的规范性也是实现办公自动化的条件之一。
语言的简明性：公文的最终目的是要处理好公务。
倘若行文拖沓累赘，让收文者难以知晓，就会导致效率降低，甚至贻误时机。
要做到简明性，首先公文的内容要简明扼要，将要办理要注意的事宜进行概括的叙述，不说套话空话。
其次用词准确，多用书面语及程序化用语。
公文的分类：⑴按使用范围：根据国务院2000年8月24日颁布的《国家行政公文处理办法》中的有关条文，可将公文分为13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要全国性与地方（局部）性公文。
⑵按行文关系①上行文：下级机关向所属的上级领导机关行文，如请示、报告等；②平行文：平级机关或不相隶属机关之间的行文，如函、通知、议案等；③下行文：上级机关向属下的机关行文，如命令、决定、公告、通告等。
⑶按公文的来源①外发公文，指本机关向外部机关发送的公文；②收来公文，指本机关收进外部机关发来的公文。
⑷按公文的作用：①指挥性公文，上级机关制发的用来对下级机关进行指挥、管理的公文，如命令、决定、批复等；②报请性公文，向上级机关回报工作、反映情况、提出建议或请求指示、批准的公文，如报告、请示等；③知照性公文，将有关事项和要求，告知大众的公文，如公告、通告、通知、决定等；④商洽性公文，与有关部门商量探讨问题的公文，主要是函；⑤记录性公文，用来记载会议内容，传达会议精神、议定事项等情况的公文，主要是会议纪要。
公文的行文规则行文规则，是国务院办公厅对公文运行所作的一些规定。
在行文过程中，有许多具体问题要通过有关规定来解决。
⑴分清关系《国家行政公文处理办法》第十四条规定：‚行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
‛行文关系，是各级行政机关之间的组织关系在公文运行秩序中的体现。
主要是隶属和非隶属关系。
其中又包括了上下级关系和平级关系。
隶属关系是指同一垂直组织系统中的上下级的直接关系。
例如：国务院——省政府——市政府——县政府国家财政部——省财政厅——市财政局县政府隶属市政府，市政府隶属省政府，逐级上推。
非隶属关系是不想隶属单位之间的关系，包括平级单位和不同级的单位。
例如：市教委与市税务局省水利厅与市财政局前者是平级单位，后者是不平级的，但是他们之间都没有隶属关系。
职责范围，是指各行政单位职责权力的范围。
行文时如果不顾这一点，势必会做无用功，难以达到行文目的。
例如该由财政厅处理的事务，如果公安厅擅自接收，向下行文，这种公文是没有法律依据的，也不可能生效。
⑵弄清范围《办法》第十五条规定：‚政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关的业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文；部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。
‛第十七条规定：‚属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文，联合行文应当明确主办部门。
须经政府审批的事项，经政府同意也可由部门行文，文中应当注明经政府同意。
制发公文时，要先弄清楚各单位之间的隶属关系和行文关系。
例如：广州市税务局和广州市教育局可以互相行文。
广州市税务局可以向其属下的天河区税务分局下文。
但，如果广州市税务局要向天河区政府行文，就必须事先取得广州市政府的授权，否则不能擅自下文。
⑶联合行文《办法》第十六条规定：‚同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可联合行文。
‛单位之间联合行文，应该确有需要。
除此之外，还要注意，并不是任何单位都能联合行文。
联合行文只能发生在平级单位或部门之间。
例如：广州市政府可以同南宁市政府联合行文；广州市教育局与南宁市教育局也可以联合行文广州市教育局还可以与隶属广州市政府的天河区政府联合行文但是：广州市政府与天河区就不能联合行文。
⑷协商规则《办法》第十九条规定：‚部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。
如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。
‛当有关问题涉及几个单位或部门时，首先要取得一致意见，然后才能制作公文。
倘若未经协调，便随意下文，势必会造成工作的麻烦，增加新的问题。
例如：某单位要建房，此事涉及到土地管理、规划等几个部门，如果一个批准，另一个不批准，这使得问题复杂化，也使下级难以作出决定。
⑸抄送规则《办法》第二十条规定：‚向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
‛——对重要的下行文而言，一般是内容涉及撤换主要领导人、增设机构、批准大型建设项目等的公文。
为了让上级及时了解情况，这些公文要抄送给直接的上级领导。
例如：广州市财政局给下属的县财政局的重要文件，要抄送给广东省财政厅。
第二十三条规定：‚受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。
上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。
‛公文的格式：公文格式包括公文的书面格式、排版、用纸以及装订等。
《办法》第十条规定：‚公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
‛以上这些就是公文的书面格式。
下面分三部分予以说明。
1、文头部分文头，又叫版头，位于文件首页上端，大约占页面的1/3。
文头由发文机关、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人等组成。
⑴发文机关标识发文机关是指制发公文的单位在文件名称部分一定要注明发文机关。
发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后面加‚文件‛组成。
文件名称位于文头的正中位臵。
下行文通常是在发文机关（即公文的制发机关）名称后加‚文件‛字样组成，而上行文或普发性文件则只有发文机关名称。
文件名称一般用大号字套红印刷，因此，正式公文又被称为‚红头文件‛。
某些下行文，还可以用制发机关办公室（厅）的名义发文，如‚广东省人民政府办公厅文件‛。
发文机关应当写全程或规范化简称。
联合行文，主办机关要排列在前。
⑵秘密等级、保密期限和公文份数序号需要保密的公文应注明秘密等级。
按保密程度的递减等级，密级分为：绝密、机密、秘密三级。
在密级后还要加上保密期限。
密级的位臵在文头右上角第一行。
‚绝密‛、‚机密‛级公文还有份号指一份公文在总印数中的编号，也称为‚流水号‛。
普通的公文大都没有份号。
只有在有秘密等级的公文文头标注份号，以便于登记、查询和存档。
份号位于文头左上角第一行。
⑶紧急程度指公文送达和处理的时限要求。
需要紧急处理的公文要根据情况表明‚特急‛或‚急件‛字样。
某些文件可以在公文标题中出现‚紧急‛二字，如关于治理污水的紧急通知》。
紧急程度标注在秘密等级下方。
⑷发文字号又称文号，指发文机关对在一年之内所发公文依次编排的顺序号。
由机关代字、年份和序号三部分组成。
例如：国发“2000”23号，代表国务院在2000年度发的第23号文件。
机关代字是机关名称的缩写，应当准确无误，一般由领导部门统一编定，不得随意变换。
年份是发文的年度，一般要用阿拉伯数字，写完整年份，并且只能用六角括号。
序号是发文的顺序号，除‚命令‛外，序号数字之前不用加‚第‛字，也不必加0.发文字号三个部分的顺序不能调换。
联合行文，只标明主办机关的发文字号。
发文字号在文件名称下面。
公文刊发时，有时没有必要把文头一并刊出，此时，发文字号要写在标题下面。
⑸签发人代表发文机关核准并签发公文文稿的领导人姓名。
一般公文不必有签发人，但在上行文中要标明。
《办法》第十条第五小条规定：‚上行文应当注明签发人，会签人姓名。
其中，‘请示’应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
2、行文部分这部分是公文的主体，包括主题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文时间和印章等。
⑴标题公文标题就是公文名称。
由发文机关名称、发文事由和公文种类构成。
事由部分应当准确简要地概括公文的主要内容。
事由前面通常要加上介词‚关于‛。
文种的选择要符合有关规定：‚应当根据行文目的，发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
标题可分一行或多行居中排列。
回行时，要做到词意完整、排列对称、间距恰当。
⑵主送机关指负责处理公文的主要受理机关。
除少量面向全社会或某单位全体人员发布的公文外，均应当注明主送机关。
上行文、平行文一般只有一个主送机关；而下行文的主送机关可以有多个。
书写时应当使用全称或规范化简称，书写位臵在标题的左下方，顶格写。
若有多个主送机关，要按系统级别顺序排列，需要回行时，第一行也是顶格写，机关后面加冒号。
⑶正文这部分是公文的核心，一般包括缘由、事项、结尾三部分内容。
缘由，用以阐明发文的原因、依据或目的。
事项，这是正文的主体，主要是叙述情况，分析问题、说明做法和提出要求等。