物业管理公司合同管理办法

物业管理公司合同管理办法实施细则第一章总则第一条根据《物业合同管理办法》，制定本细则。

第二条本细则适用于物业管理公司。

第三条任何部门和个人不得利用合同从事违法活动，扰乱公司经营管理秩序，损害公司利益、国家利益或社会公共利益。

第四条合同的管理、经办、审核、履行和档案管理人员等，对合同负有保密义务，严禁泄露商业秘密。

第五条《合同管理办法》第五条“根据交易习惯不需签订书面合同”的情形，包含：（一）交通费、食宿费、通讯费、车辆通行费、会议费（不包括集团公司及下属公司委托外单位组织的专项培训、会议）。

（二）水费、电费、天然气、供暖等公用事业性收费。

（三）税金、罚款等政府部门依法收取的费用。

（四）司法机关、仲裁机构法律文书确定应支付的款项。

（五）停车费等按照物价部门批复的收费标准收取的费用。

（六）其他无法签订书面合同的情形。

第二章工作职责第六条经办人（一）根据本实施细则规定，选择适应的标准合同文本或拟定非标准合同文本；（二）按照合同类型、金额的不同，选定相应的合同审批流程；（三）根据《合同送审资料清单》，填写《合同审核表》并整理合同审核查资料，交相关部门、领导审核（批）；（四）办理合同签署、用印手续，确保用印的合同文本与评审的合同文本的一致性；（五）对合同业务的真实性、合理性、合规性、资料完整性、数据的准确性、合同条款与业务谈判的一致性负责。

第七条经办部门负责人对合同业务的真实性、合理性、合规性、资料完整性、数据的准确性、合同条款与业务谈判的一致性负责。

第八条其他审查人员财务部门、其他会签部门指定的审查人员及公司领导，根据《物业合同管理办法》第二十六条、本实施细则第四章的规定，对合同送审资料进行审核（批）。

第三章合同前期准备管理第九条合同订立前的准备工作主要包括：合同相对方主体资格调查和确认，合同文本的确定，决策依据的出具，项目资金的预算审批等。

第十条合同相对方主体资格调查和确认经办部门负责合同相对方主体资格调查和确认，主要包括以下内容：（一）具有营业执照或政府部门颁发的具备民事主体资格的其他证照；（二）查询“全国企业信用信息公示系统”，核查登记信息是否与营业执照记载的内容一致，且未出现经营异常情况；（三）拟订立合同内容应符合合同相对方的经营范围，涉及专营许可的，具备相应的许可、资质证书；（四）查询“信用中国”“中国执行信息公开网”，未被司法、政府机构列入失信名单；（五）查询“中国裁判文书网”，未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件；（六）合同相对方姓名或名称与决策依据确定的主体一致；（七）其他根据业务需核查的资料。

第十一条合同文本按以下顺序确定：（一）合同相对方为金融、供水、供电、供气、通信等单位，必须采用对方提供合同文本的，则采用对方提供的合同文本；（二）查询《标准合同文本库》，选定与合同项目相适应的标准合同文本，并根据业务实际在文本中规定的位置填写具体内容；可以使用标准合同文本而未使用的，合同经办部门应在合同审核表中说明理由；未作说明的，合同审核部门有权退回经办部门；（三）《标准合同文本库》中无对应的文本或文本不适应业务需求时，可按以下方式使用非标准合同文本：1.优先选用国家或行业的示范合同文本，但仍需认真审查，并根据实际情况进行修改；2.没有国家或行业示范合同文本的，可在标准合同文本基础上进行修改或补充后形成合同文本；或与对方当事人通过谈判协商商定；非标准合同文本使用范围仅限于提交审核时确定的合同相对方。

第十二条合同所涉项目的决策依据，主要包括同意合同项目实施、合同相对方选定、交易价格确定等重要安排，具体决策依据资料要求参照《合同送审资料清单》相关规定。

第十三条合同项目涉及的资金预算须通过审批，主要包括：1.已列入年度预算的文件；2.若未列入年度预算，需提供追加预算相关审批资料。

第十四条合同谈判中，如需向对方当事人提供涉及公司商业秘密的文件资料，应与对方当事人签订保密协议。

第四章合同审批管理第十五条合同经办部门根据《合同送审资料清单》要求，准备资料；对项目资料的真实性、准确性、合规性、完整性负责。

第十六条财务管理部门在1个工作日内，完成对合同资料的审核，重点审核：（一）价款、酬金的确定及运输、保险条款是否合法、合理、完备；（二）价款的结算支付方式是否明确、具体、合法；（三）发票类型、税率是否明确、合法；（四）担保及保险（若有）是否合法、合理；（五）其他应由财务部门审核的内容。

对上述条款的合理性、合规性、合法性负责。

第十七条合同会签部门在1个工作日内，完成对合同中的专业技术条款的审核，重点审核：（一）项目、工程、设备或软件的技术应先进科学，符合实际使用或应用要求，技术或业务条款明确、具体和完备；（二）技术措施完备、可行，技术标准和参数科学、真实；（三）质量技术标准、验收标准和技术服务条款应明确、具体并具有可操作性；（四）其它应由技术、业务或专业职能部门审核的内容。

对交易标的适用专业标准的合规性负责。

第十八条合同管理部门在1个工作日内，完成对合同资料的审核，重点审核：（一）当事人主体资格合法；（二）合同内容、形式和程序合法、有效；（三）合同条款具体、完备；（四）合同文字表述严密、规范、准确；（五）其它应由合同管理部门审核的内容。

对合同条款的合法性、合规性负责。

第十九条业务分管领导在1个工作日内，完成对合同资料的审核，及授权范围内合同流程的审批，重点审查合同签署的必要性及依据；对合同的必要性、合理性、合规性负责。

第二十条经理在1个工作日内，完成对合同资料的审核，重点审查合同签署的必要性；对合同的必要性负责。

第二十一条董事长在1个工作日内，完成对合同流程的审批。

第二十二条重大、复杂合同的评审时间依《物业公司合同管理办法》第二十七条规定执行。

第二十三条合同评审意见应明确、具体。

如有必要，可附书面审查意见。

第五章合同签订第二十四条符合下列所有条件，合同经办部门提交合同印章管理部门在合同文本上用印：（一）合同约定签字并盖章的，法定代表人或授权代表在合同文本签字；（二）合同文本加盖合同管理部门合同审核章（除依合同审核流程不需合同管理部门审核外）；（三）合同审核表上审批流程完毕；（四）合同文本份数与合同约定的份数一致；（五）合同文本中空白部分填写完整或以划斜杠删除（特殊情况，经办部门需作出书面说明）；第二十五条合同文本用印依据《合同审批授权流程》权第四条规定执行。

第二十六条合同相对方为委托代理人在合同文本上签字的，合同经办部门应要求对方提供授权委托书、代理人身份证明。

对授权委托书的审查内容包括：（一）明确的代理权限，代理权限应与合同项目相符；（二）明确的代理期限，是否可转委托；（三）授权委托书上加盖合同相对方的公章。

第二十七条合同管理部门负责统一编制合同编号，合同编号为“物业（20**)第＊号”。

（一）每份合同的编号是唯一的；（二）补充协议编号必须与主合同一一对应；（三）如因合同未履行等原因出现的编号空缺，必须及时添补空号，保证合同编号连贯。

对方有合同编号的，在合同签订后，合同经办部门按照内部格式重新给予编号。

第二十八条若合同文本需办理合同的公证、有关行政部门的审批、备案等手续，合同经办部门负责办理。

第二十九条有下列情形之一的，不得签订合同：（一）有《中华人民共和国民法典》规定的缔约过失，无效合同和可撤销合同情形之一；（二）无营业执照或其他民事主体资格证照；（三）代理人无授权委托书，或者超越代理权，或者代理权过期的；（四）有证据证明对方经营状况不良、资不抵债，或涉及重大债务纠纷，企业法定代表人涉嫌犯罪，不能满足规定要求的；（五）合同主要条款不全的；（六）其它违反法律、法规、规章及公司禁止性规定的。

第三十条合同经办部门根据实际情况确定合同用印份数，公司持有合同原件不少于二份。

合同签署完毕15个工作日内，合同经办部门将公司留存的合同原件、合同审批表及合同送审资料移交合同管理部门归档，合同管理部门在全部合同文本原件上加盖归档印章；合同文本一份交合同经办部门履行合同使用；一份由合同管理部门留存归档。

第六章合同履行、变更和解除第三十一条合同履行前须同时具备以下条件：（一）按照合同约定，合同经各方当事人盖章或签字并盖章，符合生效条件；（二）合同约定的起始履行日期已至；（三）按照规定需报上级主管单位审批的，已取得同意批复；（四）合同约定合同履行须符合其它条件的，该条件已成就。

原则上合同正式签订前，不得实际履行合同。

第三十二条合同变更是指合同履行过程中，各方协商一致就原合同的主要事项，如质量、数量、价格、履行期限等进行变更以及对合同内容的补充。

第三十三条合同变更的审核流程及送审资料，与合同订立程序相同。

第三十四条设有担保的合同进行变更时，应当征得担保人同意。

担保人可单独出具同意变更的书面意见或者在变更协议上签章。

第三十五条需经有关上级主管单位批准的合同，变更或解除合同应报原审批单位批准。

第三十六条合同履行完毕后，合同经办部门应按公司档案管理制度规定，将合同履行资料移交档案管理部门存档。

第七章附则第三十七条本细则由物业办公室负责解释。

第三十八条本细则自印发之日起施行，此前发布的有关规定与本细则规定不一致的，以本细则为准。