物业管理企业档案管理制度
山东聊城建工物业管理服务有限公司企业档案管理制度一、档案管理规定根据国家有关法律法规的规定，结合企业实际制定的档案管理方面的总制度，它应对本企业档案工作原则、管理体制、各项业务和工作人员职责等内容做出具体规定。
二、企业各类文件材料的归档制度是保证企业各种文件材料、准确、及时归档的一项重要制度。
主要包括各类文件材料的归档范围、归档时间和归档要求，必要时须明确归档份数和归档手续。
三、企业档案利用制度是企业档案利用工作进行规范的制度。
一般应包括利用范围、利用手续、利用要求及注意事项等内容。
四、企业档案保密制度是为保证企业档案信息安全而制定的专门制度。
内容主要包括档案人员的保密职责、利用涉密档案的审批手续、涉密档案管理规定等。
五、企业档案保管制度—1—是有关档案保管条件和档案管理人员保管档案职责的规定。
具体内容应包括档案的接收、档案的排架、库房的管理以及特殊载体保管等要求。
六、企业档案鉴定销毁制度是规定档案保管期限鉴定方法、组织以及对保管期满档案进行鉴定销毁的程序、手续的制度。
内容应包括档案鉴定的依据、鉴定工作的组织、档案销毁的程序和手续等。
七、企业档案人员岗位责任制这是专门针对企业档案管理人员岗位职责而制定的制度，其内容主要包括主管档案工作领导、档案部门负责人、档案部门档案员、各部门（物业管理项目）负责人和兼职档案人员、形成或承办文件的管理及专业技术人员档案工作责任制。
—2—一、档案管理规定为了加强本企业档案业务建设，进一步提高档案管理水平，根据国家有关档案管理的法律、法规，制订本规定。
（一）本规定所指的档案，是指本企业在物业管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。
（二）企业档案工作是企业各项管理的基础工作，是维护本企业经济利益、合法权益和历史面貌的一项工作。
（三）企业档案工作实行统一领导、分级管理的原则。
（四）企业成立综合档案室，指定专责的档案人员，负责统筹、协调、组织和管理本企业档案工作，开展综合档案室的日常管理工作和各项具体的档案工作事务。
（五）档案员必须忠于职守，保守企业和业主的秘密，接受档案专业培训，具备档案专业知识。
（六）综合档案室由企业一位领导分管，并纳入主管领导任期目标管理和岗位职责。
（七）各部门（物业管理项目）应指定兼职档案员，负责本部门（物业管理项目）形成的文件材料积累、整理，并按规定向综合档案室移交档案。
—3—（八）企业文件材料的形成和积累须纳入各部门（物业管理项目）工作计划和有关人员岗位职责。
（九）凡本企业在经营管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料都必须归档。
归档的具体范围、时间和要求按相关文件材料的归档制度执行。
（十）企业综合档案室对接收的档案要按照一定要求，编制必要的档案检索工具。
（十一）开展档案的鉴定。
根据本企业档案保管期限的规定，定期对保管期限已满的档案进行审查鉴定，剔除确无保存价值的档案，经企业主管领导批准后进行销毁。
（十二）开展档案的统计工作。
建立档案管理台帐，对档案数量、档案借阅人次，档案的利用效果、编研情况进行统计。
（十三）认真做好档案库房管理。
按照防火、防盗、防光、防尘、防虫、防高温、防潮湿、防有害气体等防护要求，做好档案库房的管理工作。
（十四）将档案管理现代化列入企业现代化管理的整体计划，努力实现企业档案管理信息化。
（十五）积极开发档案信息资源，为企业生产和各项管理工作服务。
对积极开发和提供利用档案并取得显著效益的人员，企业将给予表扬和奖励。
—4—二、企业各类文件材料的归档制度为了完整、系统地保存本企业工作活动中形成的各种门类、各种载体的档案，提高归档文件材料的质量，以满足企业各方面的需要，特制定本制度。
（一）归档范围根据附件所列内容，结合企业实际工作，制定具体归档内容。
（二）归档时间1、企业自身形成的管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。
2、基本建设、设备项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内整理归档，周期长的可分阶段、单项归档。
3、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。
4、企业职工外出参加各种公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。
5、会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。
6、电子文件的逻辑归档实时进行，物理归档要与纸质文件归档时间一致。
7、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。
—5—8、需要随时归档的文件有：物业管理项目交接，基本建设和设备设施类变更、修改、补充的文件材料；企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；企业产权变动过程中形成的文件材料；其它临时活动中形成的文件材料。
（三）归档要求1、归档的文件材料应为原件。
因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。
2、文件材料归档后不得更改。
3、归档的文件材料要齐全完整，同一份文件、一个问题的内容要完整。
4、归档的文件材料字迹要符合长期保管需要，严禁使用易褪色的书写材料如圆珠笔、铅笔、复写纸、纯蓝(红)墨水等书写。
5、对破损的文件材料要予以修复或托裱，用易于褪变、扩散的材料（热敏纸等）书写的文件，要予以复制并与原件一起归档。
6、对大于A4规格的文件，应按A4规格加以折叠，对小于32开规格的文件，应按A4规格托裱。
7、两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与其承担任务相关的文件材料，有合同、协议规定的，按其要求执行。
8、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。
外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。
—6—9、具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。
（四）归档份数归档文件材料一般一式一份。
重要的利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。
（五）归档手续向档案部门移交档案时，必须填写《归档文件移交清单》一式两份，归档时交接双方按清单交点清楚，确认无误后，双方签字，各留一份，以备查考。
三、企业档案利用制度为维护档案的完整与安全，服务企业各项工作，根据企业档案管理的具体情况，制订本制度。
（一）本企业员工因工作需要，可以借阅与其工作有关的档案和资料。
（二）借阅本企业档案须办理登记手续，保密的档案须履行相应的手续经主管领导批准后方可借阅。
（三）本企业档案一般不外借，借阅时应在档案部门指定的地方进行阅览。
确须外借的档案，要经主管领导或办公室主任同意，按时归还，借阅期一般不得超过七天，确因工作需要不能如期归还者应办理续借手续。
—7—（四）所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案进行更改或涂写。
对借阅档案时造成的档案丢失、损坏或泄密的，要追究当事者责任。
（五）借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。
（六）摘抄或复印档案材料的有关内容，须按有关规定，经主管领导批准后方可复制。
（七）借出档案只限在本部门有关人中查阅，不得转借其部门或个人，如需转借时，应到档案室办理转借手续。
（八）调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。
（九）外单位人员借阅本室档案须持有所在单位介绍信和本人工作证，并办理有关手续。
四、企业档案保密制度为确保企业档案信息的安全，制定本制度。
（一）档案管理人员必须严格遵守职业道德、遵纪守法、保守本企业和业主的机密。
（二）档案管理人员应适当区分文件的密级并划分范围，采取保密措施，对不同密级范围的档案采取相应的保管措施和借阅制度。
—8—（三）档案管理人员不得私自将秘密文件、档案资料带出档案室，未经批准，不得将秘密档案、资料给无关人员阅读。
在调换工作时，对所管的档案要办理交接手续，离职后对所了解的机密情况，不得泄露。
（四）有关部门需查阅机密以上档案须经企业主管领导批准。
（五）不得与无关人员谈论涉密档案内容。
（六）下班时，应将涉密档案文件收起锁好，并关好门窗。
（七）经批准销毁的档案材料和不需要归档的文件，应指定专人进行销毁，销毁机密文件应登记造册，并有人负责监销。
（八）档案人员一旦发现档案材料有丢失、损毁情况，应及时向有关领导报告，采取必要的挽救措施。
五、企业档案保管制度为保护好本企业的档案材料，维护档案的完整与安全，制定本制度。
（一）接收档案必须认真验收，并办理交接手续。
（二）案卷入库要做到卷、目、卡相符，排放整齐，便于查找，以保证提供利用快速准确。
（三）管理人员要掌握各门类档案的特点和规律，熟知案卷摆放地点、上架顺序，做到调档、还档及时准确。
—9—（四）研究和改进档案保护技术，定期对档案进行检查，发现问题及时采取措施进行处理。
（五）档案的接收、移出、鉴定、销毁、利用要有登记，统计准确。
（六）借阅完毕的档案经核对无误后，要及时入库，以防丢失。
（七）存放胶片、照片、录像带、磁带要用专用卷盒。
（八）每年要对库藏档案进行一次全面的检查，认真核对，做到账物相符。
对破损或载体变质档案，要及时进行修补和复制，发现档案发霉或虫害，必须及时采取消毒杀虫措施加以处理。
六、企业档案鉴定销毁制度（一）企业成立档案鉴定工作小组，由主管领导、办公室主任、档案人员及业务部门负责人组成。
（二）企业各部门在文件材料归档时，应根据本企业制定的《档案保管期限表》，准确区分档案的保管期限。
（三）对保存在企业档案部门的保管期限届满的档案，先由企业档案部门进行初步鉴定，提出鉴定意见，交企业档案鉴定小组审定。
（四）对经过鉴定小组审定应该销毁的档案，由企业档案部门写出鉴定报告，连同档案销毁清册一起送企业主管领导批准后进行销毁。
—10—（五）销毁档案时，应指定二人以上进行监销。
档案销毁前，监销人应认真核对要销毁的档案与销毁清册，档案销毁后，监销人应在销毁清册上签字，并注明销毁的方式和日期。
（六）销毁档案时要严格执行保密规定，对在销毁档案过程中出现失密或对单位造成损失的，将根据国家和单位有关规定进行处理。
（七）档案销毁后，应将销毁清册，鉴定形成的材料及领导批示等，一并整理存入全宗卷，永久保存。
七、企业档案人员岗位责任制为加强本企业档案管理工作，充分发挥档案应有的作用，不断提高档案管理水平，特制定主管档案工作领导、档案部门负责人、档案部门档案员、各部门（物业管理项目）负责人和兼职档案人员、形成或承办文件的管理及专业技术人员档案工作责任制。
（一）主管档案工作领导1、统一领导本公司档案工作，认真贯彻国家《档案法》和上级关于档案工作方针、政策、规定在本公司的实施。
2、及时协调解决档案工作中存在的问题。
3、负责本公司的档案的鉴定销毁审批工作。
4、监督执行档案工作岗位责任制的考核及奖惩。
—11—（二）档案部门负责人1、认真贯彻执行上级关于档案工作的指示、规定及有关标准，发动和组织本公司档案工作人员全面完成档案工作任务。
物业档案规范管理制度范本
物业档案规范管理制度范本第一条总则为加强物业档案管理，保障物业档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《物业管理条例》等法律法规，制定本制度。
第二条物业档案管理范围物业档案管理范围包括：物业基本情况档案、业主档案、物业服务档案、设施设备档案、财务管理档案、合同协议档案、员工档案等。
第三条物业档案管理职责（一）物业档案管理由物业服务企业负责，设立专门的档案管理部门，配备相应的档案管理人员。
（二）档案管理人员负责物业档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。
（三）物业服务企业应定期对档案管理人员进行培训，提高档案管理水平和能力。
第四条物业档案管理要求（一）物业档案应采用统一的档案表格和分类标准，确保档案资料的规范化和标准化。
（二）物业档案应真实、准确、完整、及时地反映物业管理的实际情况。
（三）物业档案应采取电子化和纸质化双重管理方式，确保档案的安全和长期保存。
（四）物业档案应按照档案法律法规的规定，进行分类、归档、编号、登记和造册。
第五条物业档案的收集和整理（一）物业档案的收集应包括物业管理的各个环节，确保档案资料的全面性和连续性。
（二）物业档案的整理应按照档案的性质、类型和形成时间进行，确保档案资料的有序性和可读性。
（三）物业档案的整理应采用科学的分类方法和编目体系，便于检索和利用。
第六条物业档案的归档和保管（一）物业档案的归档应按照档案的性质、类型和形成时间进行，确保档案资料的完整性和安全性。
（二）物业档案的保管应采取防火、防盗、防潮、防虫、防霉、防磁等措施，确保档案的物理安全。
（三）物业档案的保管应建立查阅和借阅制度，限制档案的查阅和利用范围，保护档案的保密性和隐私性。
第七条物业档案的利用和销毁（一）物业档案的利用应建立查阅和借阅制度，确保档案资料的合理利用和保护。
（二）物业档案的销毁应经过审批程序，确保档案资料的安全和合规性。
（三）物业档案的销毁应采取可靠的方法，确保档案资料的不可恢复性。
物业公司档案管理制度(六篇)
物业公司档案管理制度(六篇)物业公司档案治理制度篇一加强档案治理，标准公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、精确性和系统性。
供应符合公司需求和保证治理体系有效运行的证据。
1、公司内部经营形成的各种资料。
2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。
1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业治理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案治理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、供应利用等活动。
1、行政部：1）负责公司档案的集中治理和制度执行及检查工作，并负责催促指导部门档案治理；2）建立健全公司档案治理制度，指导、监视和检查执行状况；3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4）负责公司档案的利用和销毁治理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案治理工作；5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6）负责组织学习和培训档案治理方法、使用学问。
2、其他各部门相关人员：1）负责在工作变动时，做好或帮助移交工作，并准时通知行政部； 2）向行政部移交合同或文件资料原件或复印件；3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4）财务治理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；3、各部门档案主管人员1）负责部门档案的治理。
4、各部门负责人1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置；2）负责对本部门档案治理的监视检查。
5、各公司总监/副总1）负责对档案治理监视检查报告的审批。
1、档案资料的收集1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进展收集，并编制部门《文件（合同）治理记录名目》。
2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进展整理，并编制《移交名目》，每季度向行政部移交。
绿城物业档案管理制度
一、总则为了加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，提高档案管理工作的科学化、规范化水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
二、档案管理范围1. 公司各类档案，包括但不限于：文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、基建档案、声像档案等。
2. 公司各部门、子公司及分支机构在业务活动中形成的各类档案。
三、档案管理制度1. 档案收集（1）各部门、子公司及分支机构应按照档案管理要求，及时、准确、完整地收集、整理各类档案。
（2）档案收集应遵循真实性、完整性、连续性和保密性原则。
2. 档案整理（1）档案整理应按照国家档案分类标准和公司档案分类目录进行。
（2）档案整理应遵循时间顺序、重要程度、来源关系等原则。
（3）档案整理应做到条理清晰、层次分明、便于检索。
3. 档案保管（1）档案保管应选择适宜的库房，确保库房干燥、通风、防潮、防虫、防鼠、防火、防盗。
（2）档案保管应按照档案分类、保管期限、密级等进行存放。
（3）档案保管应定期检查，发现问题及时处理。
4. 档案利用（1）档案利用应遵循合法性、真实性、完整性、保密性原则。
（2）档案利用应填写档案借阅单，经档案管理人员审核后，方可借阅。
（3）档案利用过程中，不得擅自复制、摘抄、修改档案内容。
5. 档案销毁（1）档案销毁应严格按照国家档案法律法规和公司档案管理制度执行。
（2）档案销毁前，应经档案管理部门负责人批准。
（3）档案销毁过程中，应确保档案内容不外泄。
四、档案管理职责1. 公司档案管理部门负责公司档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
2. 各部门、子公司及分支机构负责人对本部门、子公司及分支机构档案管理工作负总责。
3. 档案管理人员应具备档案管理专业知识，熟练掌握档案管理技能。
五、奖惩措施1. 对在档案管理工作中表现突出的单位和个人，给予表彰和奖励。
2. 对违反档案管理制度的单位和个人，给予批评教育、通报批评、经济处罚等处理。
物业规章制度档案管理
物业规章制度档案管理一、总则为了规范物业管理工作，保障业主和居民的合法权益，提高物业服务质量，制定本规章制度档案管理办法。
二、档案管理的基本原则1、依法依规管理。
遵循国家法律法规和相关制度规定进行档案管理，保证档案的真实、完整、可靠、安全。
2、严格保密。
对于涉及个人隐私和商业秘密的档案信息，必须严格保密，严禁泄露。
3、专人专管。
设立专门的档案管理部门，由专人负责档案管理工作，实行专人专岗，确保档案管理工作的高效、规范进行。
4、定期审核。
对档案资料进行定期审核，保证档案的更新、完善和规范。
5、科学利用。
档案不仅是文书资料，更是管理工作的重要参考依据，要科学利用档案信息，为物业管理提供支持。
三、档案管理的内容及程序1、档案的建立（1）物业管理档案应当按照规范要求，将物业管理工作的各项文件、资料、凭证等进行分类整理，建立档案目录，确保档案的清晰明了。
（2）建立档案的过程中，应当按照时间顺序进行编号和归档，确保档案的完整和连贯。
2、档案的归档和存储（1）建立一定的档案存储和归档制度，确保档案的安全性和完整性。
（2）对于重要的档案，应当采取加密存储和备份措施，以防丢失或损坏。
（3）对于长期保存的档案，应当进行分类和归档，妥善保管，以备需要时查阅。
3、档案的借阅和利用（1）对于需要借阅和利用档案的情况，应当提出书面申请，并经过相关部门的批准和审核，严格按照程序进行操作。
（2）借阅和利用档案的时限应当明确规定，避免超时使用或滥用档案。
4、档案的销毁（1）在档案保管期限届满或者档案内容已经失去效力的情况下，应当及时对档案进行鉴定和销毁，确保档案的整洁和及时性。
（2）对于涉及个人隐私和商业秘密的档案，应当经过合法程序进行销毁，避免泄露。
四、档案管理的责任和义务1、物业管理公司应当认真执行档案管理相关政策和法规，严格要求档案人员执行档案管理制度，确保档案管理工作的正常进行。
2、档案管理部门负责人应当严格执行档案管理规章制度，定期对档案管理工作进行检查和评估，确保档案管理工作的科学性和规范性。
物业内部管理资料档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业公司的内部管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有内部管理资料档案的管理工作，包括各类文件、记录、图表、影像等。
第三条本制度遵循集中统一管理、分级负责、安全保密、便于利用的原则。
第二章管理职责第四条公司档案管理部门负责制定档案管理制度，监督、指导各部门档案管理工作。
第五条各部门负责人为本部门档案管理的第一责任人，负责组织实施本部门的档案管理工作。
第六条档案管理员负责具体执行档案管理任务，包括档案收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等。
第三章管理内容第七条档案收集范围：1. 公司内部管理制度、工作流程、操作规范等；2. 各部门业务档案，如工程档案、业主档案、财务档案、人力资源档案等；3. 公司重大活动、项目、会议、培训等资料；4. 公司与外部单位签订的合同、协议、函件等；5. 公司其他具有保存价值的资料。
第八条档案整理要求：1. 按照档案分类、编号、编目等规定进行整理；2. 保持档案的原始性、完整性、连续性；3. 档案装订、封装应符合规范要求。
第九条档案保管要求：1. 档案库房应保持干燥、通风、防潮、防虫、防火、防盗等；2. 档案资料应分类存放，便于查找和利用；3. 档案资料应定期进行消毒、杀虫处理。
第十条档案借阅要求：1. 借阅档案需填写借阅单，经批准后方可借阅；2. 借阅者应爱护档案资料，不得损坏、涂改、擅自复制；3. 借阅期限不得超过规定时间，逾期未还者按相关规定处理。
第四章管理制度第十一条档案管理制度：1. 制定档案管理制度，明确档案收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等各个环节的要求；2. 定期对档案管理工作进行检查、总结，发现问题及时整改；3. 加强档案人员培训，提高档案管理业务水平。
第十二条档案保密制度：1. 档案资料涉及公司机密、商业秘密、个人隐私等，应严格保密；2. 档案管理人员应遵守保密规定，不得泄露档案内容；3. 借阅者应遵守保密规定，不得擅自传播档案内容。
物业部门档案管理制度
第一章总则第一条为加强物业部门档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我物业部门实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我物业部门所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。
第三条物业部门档案管理工作遵循以下原则：1. 集中统一管理原则；2. 完整性、准确性、安全性原则；3. 效率性、实用性原则；4. 依法依规、规范有序原则。
第二章档案分类与归档第四条物业部门档案分为以下类别：1. 产权档案：包括物业项目权属证明、土地使用权证、建筑工程规划许可证等；2. 管理档案：包括物业管理规章制度、业主大会及业主委员会会议记录、物业服务合同、物业维修基金使用记录等；3. 财务档案：包括财务报表、收支凭证、银行对账单等；4. 人事档案：包括员工招聘、培训、考核、薪酬、奖惩等记录；5. 技术档案：包括物业设备设施维护保养记录、工程图纸、施工验收报告等；6. 安全档案：包括消防安全、治安保卫、安全生产等方面的记录；7. 业主档案：包括业主基本信息、业主大会及业主委员会会议记录、业主投诉处理记录等；8. 其他档案：包括物业部门各类活动记录、宣传资料、客户服务记录等。
第五条档案归档应当遵循以下规定：1. 按照档案类别、时间顺序进行分类；2. 档案编号应当清晰、规范；3. 档案归档应当及时、准确；4. 档案归档前应当进行整理、鉴定、剔除；5. 档案归档应当进行备份，确保档案安全。
第三章档案保管与维护第六条物业部门应当设立档案室，负责档案的保管工作。
第七条档案室应当具备以下条件：1. 满足档案存放要求，具备防火、防盗、防潮、防虫蛀等设施；2. 设有专职或兼职档案管理人员；3. 档案室环境整洁、安全、便于查找；4. 档案室应当配备档案柜、档案架等设施。
第八条档案保管应当遵循以下规定：1. 按照档案类别、时间顺序进行存放；2. 定期检查档案的保管条件，确保档案安全；3. 对破损、霉变、虫蛀的档案进行修复、消毒；4. 对重要档案进行加密保护；5. 对档案进行定期盘点，确保档案的完整、准确。
物业档案管理制度
物业档案管理制度第一章总则第一条目的与依据为规范企业物业档案的管理，确保物业档案的安全、完整和准确性，提高工作效率和管理水平，订立本制度。
本制度的编制依据有相关法律法规和企业管理的实际要求。
第二条适用范围本制度适用于企业内全部物业档案的管理工作，包含但不限于合同档案、设备档案、维护和修理档案等各类物业档案。
第三条名词解释•物业档案：指企业内全部与物业相关的文件、记录、合同等资料。
•档案管理员：指负责物业档案管理工作的专职人员。
•归档：指对物业档案进行整理、分类、编号并存放到适当的储存介质中。
•借阅：指因工作需要，短时间借出档案给有关部门或人员使用，并在肯定时间内归还。
第二章档案管理职责第四条档案管理机构公司设立档案管理中心，负责全面管理物业档案的收集、整理、存储、借阅和销毁工作。
第五条档案管理员职责档案管理员是公司档案管理的具体责任人，具体职责包含但不限于：1.负责物业档案的归档和存储工作，确保档案的完整性和安全性；2.组织档案的检索和借阅，确保使用部门能够及时取得需要的档案资料；3.订立档案管理制度和流程，引导档案工作的规范化开展；4.定期对档案进行盘点和整理，确保档案的准确性和时效性；5.对档案进行分类和标注，使其易于查找和使用；6.负责销毁过期、无效的档案，保证档案库空间的有效利用；7.供应档案管理相关的培训和引导，提升员工的档案管理水平。
第三章档案的收集与归档第六条档案的收集1.档案管理员负责向相关部门征集物业档案，并进行初步筛选和分类；2.新产生的物业档案必需及时归档，确保信息的完整性和真实性；3.公司内全部部门都有义务及时供应相关的物业档案。
第七条档案的归档与编号1.档案管理员负责对物业档案进行归档和编号，并记录档案的基本信息；2.档案的归档要依据文件的性质、主题和时间进行分类存放；3.档案编号要遵从统一的编号规定，确保编号的唯一性和长期性。
第八条档案的存储和保管1.档案要存放在特地的档案库房中，并依照文件种类和紧要性进行分区存储；2.档案库房要保持干燥、防潮、防火和安全，定期进行消毒和清理；3.档案要做好防火和防盗措施，禁止擅自移动和拆动档案架；4.档案库房要进行定期的温湿度检测和灭火器等设备的维护保养。
物业四个档案管理制度
1. 工程档案是物业管理公司重要的历史资料，对物业设施设备的维护、更新具有重要意义。
为确保工程档案的完整性和准确性，特制定本制度。
2. 工程档案包括：工程设计文件、施工图纸、施工记录、验收报告、保修卡、维修记录、设备运行记录等。
3. 工程档案的管理工作由物业管理公司工程部负责，设立专兼职档案管理员。
4. 工程档案应按照档案分类、编号、编目、装订、归档等要求进行管理，确保档案资料完整、齐全。
5. 工程档案的借阅、复制、销毁等，需经工程部负责人审批，并做好登记手续。
6. 工程档案的保管期限根据档案的性质和规定执行，定期进行整理和归档。
7. 工程档案的保管环境应满足以下要求：干燥、通风、防潮、防火、防盗、防虫蛀。
二、业主档案管理制度1. 业主档案是物业管理公司了解业主情况、维护业主权益的重要依据。
为确保业主档案的完整性和安全性，特制定本制度。
2. 业主档案包括：业主基本情况登记表、购房合同、租赁合同、装修申请表、维修记录、投诉记录等。
3. 业主档案的管理工作由物业管理公司客服部负责，设立专兼职档案管理员。
4. 业主档案应按照档案分类、编号、编目、装订、归档等要求进行管理，确保档案资料完整、齐全。
5. 业主档案的借阅、复制、销毁等，需经客服部负责人审批，并做好登记手续。
6. 业主档案的保管期限根据档案的性质和规定执行，定期进行整理和归档。
7. 业主档案的保管环境应满足以下要求：干燥、通风、防潮、防火、防盗、防虫蛀。
三、财务档案管理制度1. 财务档案是物业管理公司财务状况的重要反映，对物业管理工作的开展具有重要意义。
为确保财务档案的完整性和安全性，特制定本制度。
2. 财务档案包括：财务报表、收支凭证、发票、合同、银行对账单、税务申报表等。
3. 财务档案的管理工作由物业管理公司财务部负责，设立专兼职档案管理员。
4. 财务档案应按照档案分类、编号、编目、装订、归档等要求进行管理，确保档案资料完整、齐全。
5. 财务档案的借阅、复制、销毁等，需经财务部负责人审批，并做好登记手续。
长城物业档案管理制度
第一章总则第一条为加强长城物业管理有限公司（以下简称“公司”）档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司各部门、子公司及所属项目在档案收集、整理、保管、利用、鉴定和销毁等各个环节的管理。
第三条公司档案管理工作遵循真实性、完整性、准确性、及时性和保密性原则。
第二章档案分类与归档第四条公司档案分为文书档案、科技档案、会计档案、声像档案、电子档案等类别。
第五条文书档案包括公司规章制度、会议记录、文件、合同、往来函件等。
第六条科技档案包括工程设计、施工、验收、维护等资料。
第七条会计档案包括会计凭证、账簿、报表等。
第八条声像档案包括录音、录像、照片等。
第九条电子档案包括电子文件、电子邮件、网页等。
第十条公司各部门、子公司及所属项目在产生档案时，应当按照归档范围和保管期限要求及时归档。
第三章档案整理与保管第十一条档案整理应当遵循统一标准，确保档案的有序性、完整性和便于利用。
第十二条档案整理包括分类、编目、排列、装订等环节。
第十三条档案保管应当符合以下要求：（一）档案库房应当保持干燥、通风、防潮、防虫、防鼠、防火、防盗等条件；（二）档案柜架应当稳固、整齐、清洁；（三）档案材料应当按照类别、时间、编号等顺序存放；（四）档案的复制、借用、转出等应当经过批准，并做好记录。
第四章档案利用第十四条公司档案的利用应当遵循以下原则：（一）依法利用，保护档案的完整性和保密性；（二）便民高效，提供优质服务；（三）维护档案的真实性、准确性。
第十五条档案利用包括查阅、复制、摘录等。
第十六条查阅档案应当遵守以下规定：（一）查阅人应当出示有效证件；（二）查阅档案应当填写查阅登记表；（三）查阅档案不得擅自涂改、损毁、借出档案。
第五章档案鉴定与销毁第十七条公司应当定期对档案进行鉴定，确定档案的保存价值。
第十八条档案鉴定应当遵循以下原则：（一）尊重历史，尊重事实；（二）注重档案的保存价值；（三）兼顾档案的利用价值。
物业公司的档案管理制度
第一章总则第一条为了加强公司档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部各类档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条公司档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）依法管理，严格保密；（三）集中保管，方便利用；（四）规范流程，责任到人。
第二章档案分类与归档第四条公司档案分为以下类别：（一）文书档案：包括公司文件、函件、纪要、会议记录、报告、请示、通知、决定等；（二）工程档案：包括项目验收、设计、施工、监理、验收等文件；（三）合同档案：包括公司各类合同、协议、招投标文件等；（四）财务档案：包括财务报表、凭证、账簿、审计报告等；（五）人事档案：包括员工招聘、培训、考核、晋升、离职等文件；（六）设备档案：包括设备采购、安装、调试、维修、保养等文件；（七）其他档案：包括照片、录音、录像、奖状、荣誉证书等。
第五条档案归档要求：（一）档案资料应真实、完整、准确、规范；（二）档案资料应分类存放，便于查阅；（三）档案资料应按照档案编号顺序排列；（四）档案资料应使用统一格式的档案盒、档案袋；（五）档案资料应定期整理、鉴定、销毁。
第三章档案保管与利用第六条档案保管要求：（一）档案室应配备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施；（二）档案员应定期检查档案保管情况，发现问题及时处理；（三）档案员应定期对档案进行整理、鉴定、销毁；（四）档案员应严格执行保密制度，确保档案安全。
第七条档案利用要求：（一）档案利用者应凭有效证件办理借阅手续；（二）档案利用者应遵守档案保管规定，爱护档案资料；（三）档案利用者应按期归还档案，不得擅自复制、摘抄档案内容；（四）档案利用者应保护档案的完整性和安全性。
第四章档案销毁第八条档案销毁应按照以下程序进行：（一）档案员对拟销毁的档案进行鉴定，确认无保存价值；（二）档案员填写《档案销毁审批表》，经主管领导审批；（三）档案员将审批后的《档案销毁审批表》报送档案管理部门备案；（四）档案员在销毁档案前，对档案进行整理、分类、编号；（五）档案员在销毁档案时，应有两人以上在场监督，确保档案销毁彻底。