照片档案六要素说明格式
照片档案收集方法和规则
照片档案收集方法和规则一、数码相机拍摄的电子照片：修改照片文件名为“8位阿拉伯数字照片拍摄日期+照片说明”，例如：“201009102010.9.10国家档案局经科司李晓明司长（左3）等在省档案馆三楼库房检查档案安全工作”；前面的8位阿拉伯数字必须为半角数字，不足8位用0补齐，比如，只知道年份，就写为“20130000”；只知道年月，就写为“20130400”；文件扩展名为“.jpg”。
注：请一律将照片旋转为正向。
按要求修改好文件名后的照片电子文件，无需按年份分文件夹，所有照片放在同一级文件夹下即可。
二、纸质照片：按年度分开放置，照片背面用铅笔写明照片说明及拍摄日期。
也可以将一批照片（建议不超过20张）作为一组。
可以用铅笔在照片背面进行编号。
然后采用小纸条的形式写编号所对应的照片说明及拍摄日期。
用文件夹或其他形式，将纸条和照片放在一起照片内容如果有领导，需要注明领导的名字和在照片中的位置。
三、关于“照片说明”的要求：1、文字说明的成分包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。
a 事由：照片影像所反映事件，事物的情由；b 时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；c 地点：被摄物所在的具体地点；d 人物：照片影像上主要人物的姓名、身份；e 背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景；f 摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。
2、文字说明的编写要求a 综合运用5.2.2.1条中的六个要素，概括地揭示照片影像反映的全部信息。
b 文字简洁、语言通顺。
一般不超过200字；c 用阿拉伯数字表示时间。
年、月、日用“.”表示。
例:1953年3月2日写作1953.3.22例如：2010.9.10国家档案局经科司李晓明司长（左3）等在省档案馆三楼库房检查档案安全工作。
照片档案整理方法与流程
照片档案整理方法与流程
1
照片的分类
①分保管期限
②分年度
③分永久、30年、10年
2
照片的排列1-同年同一保管期限内
①同一内容集中排
②根据时间顺序排
③重要内容往前排
照片的排列2-反映同一内容的一组照片
①先总后分
②先集体后个人
③先特殊后一般
3
照片的编号
①在同一保管期限下从1编流水册号
②每册内照片从1编大流水的张号
③一组照片给定一个组联符号
④每册内组联符号从1编大流水号
⑤单张照片不编组联符号
4
照片入册
①使用国家规范照片册
②大照片平放或卷放于档案盒中
5
照片说明的格式及内容题名：
简明概括、准确反映照片的基本内容
（人物、时间、地点、事由等）
照片号：纸质照片的档号
底片号：底片的档号
参见号：与照片密切联系的其他载体档案的档号摄影时间：拍摄时间，8位阿拉伯数字
摄影者：一般填写个人，必要时加注单位
文字说明：对题名的补充
成组照片说明的填写与单张照片的区别
◆每组照片之前填写组合说明
◆每张说明应标注组联符号
◆组内照片的题名可以简化
6
填写相册脊背
7
纸质照片的编目。
照片档案管理方法
照片档案管理1、照片档案概念：照片档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。
（见《照片档案管理规范》GB/T 11821—2002。
）照片档案可以分为两类：传统的照片档案、新型的照片档案。
传统的照片档案是指以感光材料为载体，以影像为反映方式的有保存价值的历史记录。
新型照片档案是指运用数码影像技术与计算机技术形成的照片档案。
它属于电子档案，其形成、传输、存储和利用都离不开计算机等现代化技术和设备。
第一节照片档案管理一、照片档案的积累与收集(一)直接收集和征集1、找业务部门收集2、定人、定点、定期收集3、全面收集与重大活动重点收集相结合4、协商与协作收集5、深入实际部门，发现收集线索6、收集与翻拍相结合7、自摄（二）直接收集的保障措施1、宣传教育手段2、行政手段3、经济手段4、档案人员直接参与（三）收集要求1、对属于收集与归档范围的照片，应定期归档，集中管理，不得据为己有。
2、对存有真伪疑义的照片进行鉴定3、归档照片应主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁4、底片、照片说明齐全5、底片、照片影像一致6、翻拍与制作照片7、符合相关标准要求（四）收集时间及时整理，不跨年（五）照片档案的归档范围1、反映单位主要职能活动和工作成果的照片档案。
2、领导人和著名人物参加与单位、地区有关的重大公务活动的照片档案。
3、单位组织或参加的重要外事活动的照片档案。
4、记录单位、地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片档案。
5、反映地区地理、古迹以及自然风光和民间风俗的照片档案。
6、与其他载体档案有密切联系的照片档案。
7、其他具有保存价值的照片档案。
二、照片档案的归档要求（一）常规照片的归档要求1、归档的照片材料必须含有照片、底片与文字说明。
2、归档的照片内容应具有真实性。
3、归档的照片和底片应清晰和无损伤（最好为5吋）。
（二）文字说明六要素：照片说明的六要素是：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。
照片档案管理规范
照片档案管理规范一、引言照片档案管理是指对照片进行系统化的分类、整理、存储和检索的过程。
合理的照片档案管理规范能够确保照片的安全性、完整性和可访问性，提高照片档案的管理效率和服务质量。
本文将介绍照片档案管理的标准格式，包括照片档案的分类、整理、存储和检索等方面的要求。
二、照片档案分类1. 照片档案应根据内容、来源和形式进行分类。
2. 内容分类：根据照片所涵盖的主题、场景或对象进行分类，例如人物照片、风景照片、事件照片等。
3. 来源分类：根据照片的来源进行分类，例如个人拍摄照片、机构采集照片、社交媒体照片等。
4. 形式分类：根据照片的格式进行分类，例如数码照片、胶片照片、印刷照片等。
三、照片档案整理1. 照片档案应按照分类要求进行整理，确保照片的有序性和一致性。
2. 照片应按照时间顺序进行排序，确保照片的时序性。
3. 照片应配备相应的说明文字或标签，包括拍摄日期、地点、人物、事件等信息，以便于后续的检索和使用。
4. 照片档案应定期进行检查和更新，及时清理和整理无效或重复的照片。
四、照片档案存储1. 照片档案应选择合适的存储介质，确保照片的安全性和稳定性。
常见的存储介质包括硬盘、光盘、云存储等。
2. 照片档案应进行备份，确保照片的可靠性和防止意外丢失。
3. 照片档案应设立专门的存储区域或设备，避免与其他档案混淆或污损。
五、照片档案检索1. 照片档案应建立相应的索引系统，以便于快速检索和查找照片。
2. 索引系统可以按照照片的分类、时间、地点、人物等要素进行建立。
3. 索引系统应具备良好的可读性和易用性，方便用户进行检索操作。
4. 照片档案的检索结果应准确、全面和及时，能够满足用户的需求。
六、照片档案保密1. 照片档案管理人员应具备保密意识和责任心，确保照片档案的机密性和安全性。
2. 照片档案应设立权限管理机制，限制非授权人员的访问和使用。
3. 照片档案应采用加密技术，确保照片的安全传输和存储。
七、照片档案借阅1. 照片档案的借阅应遵循相应的借阅流程和规定。
关于照片电子档案整理问题的说明
在照片电子档案输入之前，必须首先设定照片档案的档号格式。见上图。
二、设定案卷目录
正确选择全宗号、实分类号，档号才能正确显示。见下图（以建设处为例）
三、输入照片电子档案
照片档案整理照片档案总说明照片档案文字说明档案整理照片档案照片档案说明档案整理情况说明如何整理档案照片档案管理规范档案整理方法
关于照片电子档案整理问题的说明
各有关单位：
建设处在接受施工单位电子档案时，发现部分施工单位照片电子档案档号格式不正确，特在此说明。请各有关单位按照正确的方式完成照片电子档案的输入工作，尽快移交建设处。
照片档案归档整理规则
照片档案归档整理规则一.归档内容：1.上级领导及主要负责人参与本本单位及本系统有关的重大公务活动、视察、考察本单位工作形成的照片。
2.反映本单位主要职能活动和工作成果的照片。
3.单位组织或参加重要外事活动的照片。
4.召开党代会、职代会、团代会及各种重要会议形成的照片。
5.记录本单位、本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片。
6.单位及各部室组织的各种活动及获奖作品的照片。
7.局领导和各部室深入基层检查、指导工作的重要照片。
8.举行重要表彰和重大纪念、庆祝活动形成的照片。
9.与其他载体有密切联系的照片。
10.重点基建工程奠基、竣工、剪彩仪式和工程主体、内部结构等形式的照片。
11.其他有保存价值的照片。
二.归档要求及归档方式：1.归档的照片材料，由形成单位负责一率由拍摄人员负责收集，整理后移交档案室统一整理归档。
2.归档的照片材料必须保证其完整、清晰、准确、系统，具有有机联系的，反映同一工作或事件的照片材料应为一组。
3.归档的数码照片必须是可读文件。
在有关设置上演示或检测运转正常，无病毒、清洁、无划伤，确保文件的完整性和内容的准确性。
4.归档使用照片光盘的性能质量，应分别符合国家有关规定，禁止使用劣质光盘。
5.归档的光盘文件应由文件形成部门编制归档说明。
即光盘需简要说明盘中存贮文件的内容。
即拍摄时间、地点、活动名称，保证文件的完整性和准确性等。
6.归档的照片材料由照片形成部门在OA办公自动化照片档案管理模块填写照片资料移交目录，相应的数码照片直接添加在文件目录下同时移交。
7.打印移交清单（一式二份）交档案室，交接双方清点后在移交清单上签字，各保管一份备查。
8.保留档案室集中整理方式，由专职档案人员著录案卷、卷内数据。
三.归档时间：1.照片资料每年三月——六月归档。
2. 照片制作成光盘或数码照片可根据具体活动情况随时归档。
四.整理规则1 整理原则照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。
工程照片档案整理指南
工程照片档案整理指南一、概述照片档案应以本项目建设活动为主，选用具有查考价值，尤其是具有历史意义的照片，大体可以包括以下几个方面：1、本项目在筹建、施工、竣工过程中产生的具有凭证和参考价值的照片；2、本项目领导活动的照片，上级有关领导在本项目视察活动的照片。
二、具体要求本项目照片档案全部要求使用相纸打印，装订组卷。
照片案卷的构成包括卷内目录、编制总说明、分组说明、照片及说明等5部分组成。
1、卷内目录：作用与其它案卷的卷内目录相同，作为本卷照片档案的索引。
原则上每组照片录入一条目录，总说明单独一条目录。
2、编制说明：作为本卷照片档案的概括性叙述，内容应包括：项目名称、案卷内照片所涉及的桩号范围、施工时间、案卷内照片总数、总分组数、每组的张数及其所反映内容的概述等。
若照片中有施工工艺的改进、质量问题的处理等，应重点介绍相关内容。
（详见附件）3、分组说明：为本组照片的概述性叙述，内容应包括：当组照片涉及的桩号范围、施工时间、照片总数、本组照片所反映的主要内容。
（详见附件）4、照片文字说明：包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六个要素，要求简短、完整、明了。
各要素的具体编写要求：a. 事由：照片所反映事件、事物的情由；b. 时间：照片拍摄的时间（由阿拉伯数字表示，如：2001.01.23）；c. 地点：被拍摄物所在的具体地点；d. 人物：照片所反映的主要人物的姓名、单位和身份；e. 背景：对揭示照片主题具有一定作用的背景；f. 摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。
照片档案中，如某次活动只收集了一张照片，则要以单张照片为单位填写文字说明。
三、其它说明1、本项目为绿化升级工程，反映施工效果的照片必须有施工前后的对比，即必须有同一位置施工前照片及施工后照片，两张作为一组。
2、若以一组有密切联系（或反映同一问题）的照片为单位，则需写分组说明，每张照片可以简写其它要素。
例如：初步设计审查会，会前走访线路现场，留下了会议代表察看地形的照片，然后在会议室具体讨论，又形成一些照片，可以把这一次会议全过程形成的若干张照片作为一组照片，写一个分组说明，说明这一组照片的内容，要说明开会的时间、地点、参加人员情况（主要部门）、设计、会议议题、结论、拍摄人等，文字一般不超过200字。
照片档案文字说明的编写
照片档案文字说明的编写
照片档案文字说明是针对照片所做的文本形式描述，可以包括照片的标题、拍摄时间、地点、主题、拍摄者、拍摄设备、拍摄角度、光线等信息。
文字说明的编写需要简洁明了、准确清晰，以便读者了解照片的内容和背景。
同时，也需要根据照片的不同用途与需求制定不同的文字说明，例如对于商业用途的照片需要更加详细的说明，而对于纪念和个人记录的照片可以简单描述即可。
在文字说明的编写中，还要注意表述语言的精准性和规范性，以确保信息的通用性和可读性。
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